Com fer el registre de la jornada laboral a l'empresa en 7 passos (2026)

Saber com fer el registre de la jornada laboral a l'empresa vol dir, en essència, anotar cada dia l'hora concreta d'inici i de finalització de la jornada de cada persona treballadora, organitzar-ho per acord o consulta amb la plantilla i conservar els registres durant quatre anys. En aquesta guia trobaràs els 7 passos per muntar-ho, un model d'acord intern, un full de registre d'exemple i un checklist per revisar-ho tot abans d'una visita de la Inspecció.

Per començar només necessites el calendari laboral i el conveni col·lectiu que t'apliquen, la llista de persones amb el seu horari i modalitat (presencial, híbrida o a distància) i decidir quina eina faràs servir per registrar. La guia està pensada per a equips de recursos humans, gerents i responsables d'administració de pimes.

Descarrega el full de registre d'exemple: pots baixar el fitxer Excel que acompanya aquesta guia a https://orova.vn/downloads/templates/timesheet-template-ca.xlsx i tenir-lo obert mentre la llegeixes. Té dos fulls: Registre diari (data, persona, hora d'entrada, hora de sortida, pauses no computables, hores totals calculades i signatura o validació, amb el total del mes de cada persona) i Resum mensual (hores per persona, registres pendents d'esmena i data de lliurament del resum al temps parcial). Els noms i les hores són un exemple hipotètic; el fitxer només compta hores, no calcula salaris.

Com fer el registre de la jornada laboral a l'empresa

L'obligació es troba a l'article 34.9 de l'Estatut dels Treballadors, afegit per l'article 10 del Reial Decret llei 8/2019, de 8 de març. El text vigent publicat al BOE diu tres coses que marquen tot el procés:

1. L'empresa ha de garantir el registre diari de jornada, amb l'horari concret d'inici i de finalització de la jornada de cada persona treballadora.
2. El registre s'organitza i es documenta mitjançant negociació col·lectiva o acord d'empresa o, si no n'hi ha, per decisió de l'empresari amb consulta prèvia a la representació legal dels treballadors.
3. L'empresa ha de conservar els registres durant quatre anys, i han d'estar a disposició de les persones treballadores, dels seus representants legals i de la Inspecció de Treball i Seguretat Social.

La llei no imposa un format concret: pot ser paper, un full de càlcul o una eina digital, sempre que el registre sigui fiable i es pugui consultar. Per a les persones a temps parcial, l'article 12.4.c de l'Estatut afegeix que la jornada es registra dia a dia, es totalitza mensualment i se'n lliura còpia del resum amb el rebut de salari. La normativa sobre el registre ha estat objecte de debat i de propostes de canvi en els darrers anys, així que abans de tancar el sistema convé consultar el text consolidat vigent a boe.es.

Preparació abans de començar el registre horari

Abans d'activar qualsevol mecanisme de fitxatge, cal reunir la informació que definirà les regles del sistema. Sense aquests documents, és fàcil que les hores registrades no quadrin amb les hores pactades.

Element necessari	On obtenir-lo	Si falta, què passa?
Calendari laboral i conveni col·lectiu aplicable	Diari Oficial de la Generalitat de Catalunya (DOGC), BOE o gestoria laboral	Es poden comptar festius com a dies ordinaris o calcular malament les hores extraordinàries.
Llista de treballadors amb horari i modalitat	Departament de personal o contractes	No es distingeix bé la jornada completa, la parcial i el teletreball.
Eina de registre triada	Decisió interna (paper, full de càlcul o eina digital)	Cada responsable acaba fent servir un sistema diferent.
Esborrany d'acord o protocol per a la plantilla	Redacció pròpia (pots partir del model del Pas 1)	Falta la base documental que demana l'article 34.9.

Amb aquests quatre elements a punt, les regles del joc queden clares abans del primer marcatge.

Pas 1: Acordar el protocol intern de registre amb la plantilla

El primer pas és documentar com funcionarà el registre. L'article 34.9 diu que s'organitza per negociació col·lectiva o acord d'empresa i, si no n'hi ha, per decisió de l'empresa amb consulta prèvia a la representació legal dels treballadors. Si a l'empresa no hi ha representació, el més prudent és redactar un protocol escrit i comunicar-lo a cada persona amb justificant de recepció.

El document ha de definir el mètode de registre, com es tracten les pauses (esmorzar, dinar), què passa quan algú s'oblida de fitxar i qui pot consultar les dades. En equips repartits en diverses seus, una sessió per explicar-ho, preparada amb pautes de com fer una reunió en línia eficaç, ajuda a resoldre dubtes abans de començar.

L'error més freqüent en aquesta fase és posar en marxa el sistema sense haver explicat per escrit com es computen les pauses: després, cada persona interpreta el registre a la seva manera.

Model d'acord intern per adaptar a la teva organització:

ACORD INTERN SOBRE EL SISTEMA DE REGISTRE DE LA JORNADA LABORAL

D'una part, la representació de l'empresa [Nom de l'Empresa], amb NIF [Número de NIF].
I de l'altra, la representació legal dels treballadors / La plantilla de l'empresa.

MANIFESTEN:
Que en compliment de l'article 34.9 de l'Estatut dels Treballadors, acorden establir el següent protocol:

1. Mètode de registre: El registre de la jornada es farà mitjançant [descriure el mètode: eina web, full signat, etc.].
2. Obligació de registre: Cada persona treballadora registrarà individualment l'hora d'inici i de finalització de la seva jornada.
3. Pauses i descansos: Les pauses que no tinguin la consideració de temps de treball efectiu segons el conveni col·lectiu (com la pausa per dinar en jornada partida) quedaran reflectides com a períodes no computables.
4. Esmenes: En cas d'oblit o error, la persona treballadora sol·licitarà la rectificació indicant l'hora real i el motiu, en el termini de [X] dies, i la validarà el seu responsable directe. Es conservarà l'anotació original.
5. Accés a les dades: Les persones treballadores podran consultar el seu registre. Els registres es conservaran durant quatre anys a disposició de les persones treballadores, dels seus representants legals i de la Inspecció de Treball i Seguretat Social.

A [Municipi], a [Dia] de [Mes] de [Any].
Signat: Per l'Empresa / Per la Representació dels Treballadors.

Què ha de contenir cada línia del registre? La llei exigeix com a mínim l'hora d'inici i de finalització de cada dia; la resta de columnes ajuden a llegir-lo i a revisar-lo. Exemple hipotètic d'un full de registre diari:

Data	Persona	Hora d'entrada	Hora de sortida	Pauses no computables	Hores totals	Signatura o validació
03/03	Laia Puig Serra	09:00	18:00	13:30–14:30	8 h	Validat
04/03	Laia Puig Serra	08:55	17:10	13:30–14:15	7 h 30 min	Validat
05/03	Laia Puig Serra	09:05	—	—	Pendent	Esmena sol·licitada

Les hores totals surten de restar: hora de sortida − hora d'entrada − pauses no computables. Al fitxer d'exemple, aquestes tres files formen part d'un mes complet (març de 2026) per a tres persones, i el dia amb l'esmena pendent no suma hores fins que el responsable l'aprova.

Exemple hipotètic: una assessoria de Girona amb 14 persones i un delegat de personal presenta l'esborrany de protocol, amb un marge de cortesia a l'entrada, i obre uns dies per rebre propostes. El delegat pregunta si la pausa del cafè s'ha de descomptar; l'empresa revisa el conveni aplicable, comprova com la qualifica i ho escriu explícitament a la clàusula 3. L'acord queda signat i arxivat abans d'activar el registre.

Pas 2: Triar un mètode de registre vàlid davant la Inspecció i l'AEPD

El segon pas és triar l'eina amb què es registraran les entrades i sortides. Ha de complir la normativa laboral i també el Reglament General de Protecció de Dades (RGPD), perquè el registre conté dades personals.

La clau no és el format, sinó que el registre sigui diari, fiable i consultable, i que es pugui saber si algú ha modificat una dada, qui ho ha fet i quan. Pel que fa a l'empremta dactilar o el reconeixement facial, l'Agència Espanyola de Protecció de Dades (AEPD) i l'Autoritat Catalana de Protecció de Dades (APDCAT) han insistit que les dades biomètriques són especialment protegides; abans d'utilitzar-les cal justificar que són necessàries i proporcionades, i normalment hi ha alternatives menys invasives.

L'error habitual és mantenir un full de càlcul compartit on qualsevol persona pot canviar hores passades sense deixar rastre. El paper o l'Excel no estan prohibits, però és més difícil demostrar que no s'han alterat i custodiar-los quatre anys.

Comparativa qualitativa de les quatre alternatives més comunes:

Mètode	Fiabilitat i traçabilitat	Privadesa (RGPD)	Apte per a teletreball	Valoració
Full de paper signat a mà	Baixa: fàcil de refer o perdre	Cal evitar que els noms i signatures quedin a la vista de tothom	No	Vàlid si es custodia bé, però feixuc de totalitzar i arxivar.
Full de càlcul (Excel / Sheets)	Baixa si no hi ha historial de canvis	Depèn de qui hi tingui accés	Parcialment	Poc recomanable: les cel·les es poden editar sense deixar rastre.
Rellotge biomètric (empremta/facial)	Alta	Dades especialment protegides: cal justificar necessitat i proporcionalitat	No	Desaconsellable per a la majoria de pimes.
Eina digital al navegador	Alta si guarda l'historial de canvis	Accés per rols i sense dades biomètriques	Sí	Opció més pràctica per a equips mixtos.

Vols portar el registre de jornada sense fulls de càlcul? Amb Orova Timekeeping cada persona fitxa des del navegador amb un sol botó, configures torns amb pauses que no computen i les correccions d'oblits passen per aprovació, amb historial.

Pas 3: Configurar calendaris, torns partits i coeficients d'hores extres

El tercer pas és traslladar a l'eina l'estructura horària real: torns, pauses no computables i regles per a les hores extraordinàries.

Cal crear patrons diferents per a la jornada continuada i la jornada partida, indicant la franja de matí, la pausa per dinar i la franja de tarda. Si el conveni preveu coeficients (per exemple, un torn de vespre que compta 1,3 o un dia festiu treballat a ×2), s'han d'introduir aquí perquè el resum mensual ja surti calculat.

L'error típic és permetre que en una jornada partida només es marqui l'entrada del matí i la sortida de la tarda sense descomptar el dinar. Aleshores, el sistema compta una hora de més cada dia i apareixen hores extres que no existeixen.

Exemple hipotètic: una empresa de serveis de Terrassa té 10 persones a jornada completa, de dilluns a divendres.

• Horari: de 09:00 a 13:30 i de 14:30 a 18:00 (8 hores efectives i 1 hora de pausa no retribuïda).
• Mes de 21 dies laborables: 21 × 8 = 168 hores ordinàries per persona.
• La treballadora A fa 4 hores un dissabte i el conveni (hipotètic) aplica un coeficient d'1,5: 4 × 1,5 = 6 hores equivalents, que es poden retribuir o compensar amb descans segons el que s'hagi pactat.
• Sense descomptar la pausa, el sistema hauria sumat 9 hores diàries: 21 × 9 = 189 hores, és a dir, 21 hores "extres" que en realitat són temps de dinar.

Pas 4: Adaptar el registre al teletreball sense envair la intimitat

El quart pas és donar accés al registre a les persones que treballen a distància o en model híbrid, respectant la seva intimitat. L'article 20 bis de l'Estatut dels Treballadors reconeix el dret a la intimitat en l'ús dels dispositius digitals que posa a disposició l'empresa, a la desconnexió digital i a la intimitat davant la videovigilància i la geolocalització, en els termes de la normativa de protecció de dades.

L'opció més senzilla és que cadascú fitxi des del navegador del seu equip de treball, sense instal·lar aplicacions al mòbil personal. La geolocalització contínua, la càmera o el registre del que s'escriu són mesures molt intrusives que difícilment superen el criteri de proporcionalitat de les autoritats de protecció de dades. Si l'empresa vol mesurar l'activitat, és més respectuós limitar-se a dades agregades (temps actiu o comptadors de pulsacions i clics) sense guardar mai el contingut, i explicar-ho per escrit a la plantilla. Aquesta explicació encaixa bé dins dels plans formatius interns: en parlem a com crear un pla de formació per als treballadors.

L'error principal és fer servir programari que fa captures de pantalla periòdiques de l'ordinador de casa. A més del conflicte amb la plantilla, pot vulnerar el dret a la intimitat.

Exemple hipotètic: una empresa de desenvolupament web de Mataró amb 16 persones en teletreball descarta una aplicació mòbil que demanava la ubicació precisa i activa el fitxatge web als portàtils de feina, amb un avís per correu si algú no ha tancat la jornada. Com que la gent s'oblidava de pausar en atendre trucades personals, pacten que les pauses curtes es marquen amb un clic sense haver de justificar-les.

Pas 5: Implementar el circuit d'esmenes per a oblits i incidències

El cinquè pas és definir com es corregeixen els oblits sense que el registre perdi credibilitat. Quan algú s'oblida de marcar la sortida, ni la mateixa persona hauria de poder sobreescriure l'hora ni un administrador hauria d'esborrar-la sense deixar rastre. El circuit té tres passos:

1. La persona treballadora sol·licita l'esmena indicant l'hora real i el motiu.
2. El responsable revisa la petició i l'aprova o la rebutja amb una nota.
3. L'eina guarda el valor original, el valor nou, qui l'ha aprovat i quan.

L'error més estès és que la gerència ajusti marcatges a final de mes sense consentiment ni traça. Un registre on totes les sortides coincideixen exactament amb l'horari teòric durant mesos genera sospites lògiques en qualsevol revisió.

Pas 6: Garantir l'arxiu documental durant 4 anys i l'accessibilitat immediata

El sisè pas és assegurar que tots els registres es conserven durant quatre anys, tal com estableix l'article 34.9, i que es poden consultar quan els demanin la plantilla, els seus representants o la Inspecció.

A la pràctica, això vol dir organitzar els registres per persona i per mes, distingir hores ordinàries i extraordinàries, fer còpies de seguretat i comprovar que es poden exportar a formats habituals com Excel o PDF. Igual que quan es compara una plataforma e-learning al núvol amb una instal·lada en servidors propis, aquí també convé decidir on viuen les dades i qui en fa les còpies, perquè no depenguin d'un sol ordinador.

Al full Resum mensual del fitxer d'exemple, cada persona té el total d'hores registrades del mes, els registres pendents d'esmena, les hores teòriques segons la jornada pactada i, per al temps parcial, la data en què se li lliura la còpia del resum amb el rebut de salari.

L'error habitual és guardar el registre només a l'ordinador de recepció o en carpetes en paper que es perden en un trasllat d'oficina.

Pas 7: Executar l'autodiagnòstic previ a la Inspecció de Treball

El setè pas és revisar el sistema periòdicament per trobar punts febles abans que ho faci algú altre. Revisa l'últim trimestre: que no hi hagi persones sense registres, que les hores extres estiguin separades i que el registre es pugui consultar des del mateix centre de treball. Si a l'entrada del centre vols facilitar l'accés al portal de fitxatge, pots crear un codi QR que hi porti directament.

Checklist de 8 punts per auditar el teu registre:

• [ ] 1. Consta l'hora d'inici i de finalització de cada dia per a cada persona, sense arrodoniments artificials?
• [ ] 2. Cap dada es pot modificar sense deixar constància del motiu i de qui l'ha canviada?
• [ ] 3. Els registres es poden mostrar de seguida si els demana la Inspecció o la representació dels treballadors?
• [ ] 4. Les persones a temps parcial reben el resum mensual de les seves hores amb el rebut de salari?
• [ ] 5. Estan separades les hores ordinàries, les extraordinàries i els descansos compensatoris?
• [ ] 6. El mètode evita dades biomètriques i geolocalització innecessàries?
• [ ] 7. Es conserven els registres dels darrers quatre anys?
• [ ] 8. Hi ha un acord o protocol escrit sobre com funciona el registre?

Exemple hipotètic: un taller de mecanitzat de Sabadell amb 22 operaris en dos torns passa el checklist i exporta els registres dels últims mesos. Detecta que cinc persones del torn de tarda tenen sortides automàtiques sempre a la mateixa hora, perquè el sistema tancava sol la jornada. Decideix que els tancaments automàtics quedin marcats com a pendents de revisió i que cada persona confirmi l'hora real pel circuit d'esmenes.

Resum del procés per implementar el registre de jornada

Pas	Tasca principal	Senyal de finalització
1. Acord de plantilla	Negociar o redactar el protocol de registre	Document signat o rebut per totes les persones
2. Selecció del mètode	Triar una eina fiable i respectuosa amb el RGPD	Eina escollida, sense dades biomètriques innecessàries
3. Paràmetres horaris	Configurar torns, pauses i coeficients	Calendari carregat amb torns i festius
4. Teletreball	Habilitar el fitxatge a distància	Accés web actiu, sense geolocalització
5. Circuit d'esmenes	Definir petició i aprovació d'oblits	Esmenes amb valor original conservat
6. Arxiu de 4 anys	Còpies i exportació	Prova d'exportació d'un mes antic superada
7. Autodiagnòstic	Passar el checklist	Els 8 punts revisats

Prova Orova Timekeeping, gratuït fins al 7 de juliol de 2027: full d'hores mensual calculat per torns i coeficients, exportable a Excel per a la gestoria.

Incidències habituals en el control horari i solucions

Incidència	Causa habitual	Com solucionar-ho
Oblits de marcar la sortida	Manca d'hàbit o presses	Avisos per correu i correcció pel circuit d'esmenes amb motiu.
Dades modificades pel comandament sense justificació	Voler quadrar la jornada amb l'horari teòric	Bloquejar l'edició directa i guardar sempre el valor original.
Hores de més en jornada partida	No es descompta la pausa de dinar	Configurar el torn amb trams de matí i tarda.
Lector d'empremta sense anàlisi prèvia	Pensar que és el mètode més ràpid	Revisar-ne la necessitat amb criteris de l'AEPD o l'APDCAT i valorar el fitxatge web.
Registres dispersos	Fitxers en ordinadors locals o carpetes físiques	Centralitzar-los i provar l'exportació.
Confusió entre hores extres pagades i descans compensatori	Regles del conveni no configurades	Introduir els coeficients i l'opció de compensació a l'eina.

Com ajuda Orova en aquest procés: Orova Timekeeping permet fitxar des del navegador amb un sol botó (no té aplicació mòbil pròpia), configurar torns amb trams de treball i pauses que no computen, assignar un coeficient a cada torn (per exemple, torn de vespre 1,3) i convertir un dia de descans (per exemple, un diumenge) en dia de treball addicional amb coeficient propi (per exemple, ×2). Les persones poden sol·licitar la correcció d'un fitxatge oblidat i el responsable l'aprova; quan un gestor corregeix un dia, la nota és obligatòria i queda l'historial. El full d'hores mensual es calcula sol i es pot exportar a Excel per passar-lo a la gestoria: Orova no calcula nòmines.

Mesurar els resultats després d'implementar el registre de jornada

Per saber si el registre funciona sense convertir-se en una càrrega, n'hi ha prou amb seguir uns pocs indicadors de manera regular:

Indicador	Què mostra	Com es mesura
Jornades tancades sense esmena	Si l'hàbit de fitxar s'ha consolidat	Recompte mensual de dies amb inici i final registrats sense correcció
Temps de resposta a les esmenes	Si els responsables revisen les peticions a temps	Data de la petició comparada amb la data d'aprovació
Facilitat per extreure un informe	Si el registre està realment disponible	Prova periòdica d'exportar un mes d'un departament
Persones sense registres	Si hi ha forats a la plantilla	Comparació de la llista de plantilla amb la llista de registres del mes

Tendències en el registre horari per als propers anys: opinió de l'autor

Del paper al registre digital

Crec que el registre en paper anirà perdent pes. Fa temps que es debat una reforma perquè el registre sigui digital i consultable a distància per la Inspecció; com que els detalls i les dates poden canviar, recomano seguir el BOE abans de prendre decisions. Tant si la norma canvia com si no, triar avui una eina digital amb historial de canvis em sembla la decisió menys arriscada.

La intel·ligència artificial com a ajuda, no com a jutge

Penso que la intel·ligència artificial s'utilitzarà cada cop més per detectar desquadraments de torns o resumir l'activitat d'un equip. Tanmateix, veig més útil que serveixi de punt de partida per parlar amb cada persona que no pas per decidir sola. Per això recomano definir des d'ara criteris d'avaluació clars i coneguts per la plantilla.

Més exigència en privadesa

Tinc la impressió que la pressió sobre els sistemes biomètrics i de vigilància intensiva continuarà creixent, i que les empreses s'inclinaran per sistemes més senzills basats en credencials. Pot ser que apareguin tecnologies que canviïn aquest equilibri, però avui apostaria per mètodes que no demanin dades sensibles.

Preguntes freqüents sobre el registre de la jornada laboral a l'empresa

Quines sancions preveu la llei si l'empresa no porta el registre de la jornada laboral?

No portar el registre pot constituir una infracció en l'ordre social. Les infraccions i les quanties de les sancions les regula la Llei sobre Infraccions i Sancions en l'Ordre Social (LISOS), i convé consultar-ne el text vigent a boe.es perquè els imports s'han actualitzat i poden tornar a canviar.

És obligatori registrar la jornada dels treballadors a temps parcial i en teletreball?

Sí. L'article 34.9 parla del registre diari de cada persona treballadora, sense distingir modalitat. Per al temps parcial, l'article 12.4.c afegeix que la jornada es totalitza mensualment i se'n lliura el resum amb el rebut de salari; si no es compleix, el contracte es presumeix a jornada completa, llevat de prova en contra.

Com es gestiona legalment si un empleat oblida registrar la sortida?

El més segur és tenir un circuit d'esmenes: la persona demana la rectificació amb l'hora real i el motiu, el responsable la valida i es conserva el valor original. Així es pot demostrar que el canvi no és arbitrari.

Es pot utilitzar l'empremta dactilar o el reconeixement facial per fitxar?

Les dades biomètriques són dades especialment protegides. L'AEPD i l'APDCAT recomanen justificar abans que el sistema és necessari i proporcionat; quan existeixen alternatives menys invasives, com el fitxatge web, és difícil sostenir-ne l'ús.

Com influeix la intel·ligència artificial en la gestió del registre horari?

S'utilitza per detectar patrons, desquadraments de torns o resumir l'activitat. La decisió final ha de ser humana, i qualsevol avís automàtic hauria de servir per parlar-ne amb la persona, no per sancionar.

Durant quant de temps s'han de conservar els registres de jornada i qui hi té accés?

Quatre anys, segons l'article 34.9 de l'Estatut dels Treballadors. Han d'estar a disposició de les persones treballadores, dels seus representants legals i de la Inspecció de Treball i Seguretat Social.

Per on començar?

No cal aturar l'activitat per posar en marxa el registre. Segons on siguis avui:

• Si encara fas servir paper o un Excel compartit: copia el model d'acord del Pas 1, adapta'l i explica a la plantilla com funcionarà el registre a partir de la setmana vinent.
• Si ja tens una eina digital però el còmput dels torns falla: revisa la configuració de la jornada partida perquè la pausa de dinar no compti com a treball.
• Si l'equip treballa en remot: comprova que l'eina no demani ubicació contínua ni capturi la pantalla, i que el fitxatge es faci des del navegador.

Sigui quin sigui el teu cas, si vols provar-ho primer en un full de càlcul, descarrega el fitxer d'exemple a https://orova.vn/downloads/templates/timesheet-template-ca.xlsx. Canvia els noms hipotètics del full Registre diari per les persones del teu equip, ajusta les pauses al teu conveni i, al full Resum mensual, indica la jornada pactada de cadascú i els festius del mes segons el calendari laboral.

Amb aquests tres moviments tindràs la base per saber com fer el registre de la jornada laboral a l'empresa de manera ordenada i defensable.