Kako voditi evidenciju radnog vremena zaposlenika u 7 koraka (2026)

Pitanje kako voditi evidenciju radnog vremena zaposlenika predstavlja temeljnu zakonsku obvezu svakog poslodavca u Republici Hrvatskoj, bez obzira zapošljava li jednog radnika ili stotinu njih. Kada prođete kroz ovaj vodič, imat ćete uspostavljen sustav u kojemu se radno vrijeme, prekovremeni rad, noćni rad i sve odsutnosti bilježe po pravilima Pravilnika (NN 55/2024). Rezultat je uredan mjesečni šiht-list, točno pripremljen za računovodstvo i potpuno spreman za nenajavljeni inspekcijski nadzor.

Za uspostavu ovog procesa potrebno je pripremiti ugovore o radu s opisom ugovorenog radnog vremena, definirati raspored smjena unutar poduzeća, odabrati format evidencije te odrediti tko upisuje, a tko odobrava podatke.

Ovaj postupak nije namijenjen vlasnicima obrta koji posluju samostalno bez zaposlenika niti vanjskim honorarnim suradnicima na ugovorima o djelu. Namijenjen je poslodavcima, voditeljima ljudskih potencijala i voditeljima odjela koji žele uredno poslovanje.

Kako voditi evidenciju radnog vremena zaposlenika u praksi

Da biste uspješno vodili evidenciju radnog vremena zaposlenika, za svakog radnika i svaki dan u mjesecu bilježite ukupno dnevno radno vrijeme, zastoje bez krivnje radnika, terenski rad, pripravnost i sve sate nenazočnosti, uz posebne podatke o noćnom, prekovremenom i smjenskom radu te radu blagdanom (čl. 13. Pravilnika). Podatke unesite najkasnije sedmog dana od dana za koji se popunjavaju (čl. 15. st. 2.). Postupak obuhvaća sedam jasnih koraka, od zakonskog usklađivanja do mjesečnog zaključka za plaću.

Evidencija radnog vremena (u praksi često zvana šiht-lista) zakonski je propisan dokument kojim poslodavac dokazuje poštivanje radnog vremena i prava radnika na dnevni i tjedni odmor. Prema članku 5. Zakona o radu (NN 93/14, 127/17, 98/19, 151/22, 46/23, 64/23), poslodavac je dužan voditi evidenciju o radnicima koja sadrži podatke o radnicima i o radnom vremenu te je na zahtjev dostaviti inspektoru rada. Sadržaj i način vođenja propisuje Pravilnik o sadržaju i načinu vođenja evidencije o radnicima zaposlenim kod poslodavca (NN 55/2024), koji je na snazi od 1. listopada 2024. i zamijenio je raniji Pravilnik iz NN 73/17.

Priprema prije uvođenja evidencije radnog vremena

Prije nego što započnete s unosom radnih sati, potrebno je prikupiti ključnu internu dokumentaciju i odrediti tko u poduzeću ima ovlasti za upis i kontrolu podataka. Ako preskočite ovaj korak, kasnija evidencija radnog vremena bit će puna nepodudarnosti s ugovorima o radu, a dijagram u nastavku sažima odabir modela pripreme prema vrsti organizacije.

Što pripremiti	Gdje pronaći	Tko je odgovoran	Posljedica ako nedostaje
Ugovori o radu s ugovorenim radnim vremenom	Kadrovska arhiva ili mapa radnika	Kadrovska služba	Neusklađenost evidencije s ugovorenim punim ili nepunim radnim vremenom
Raspored radnog vremena (kolektivni ugovor, pravilnik o radu ili pisana odluka poslodavca, čl. 60.a ZOR)	Uprava poduzeća ili pravilnik o radu	Uprava	Nemogućnost definiranja redovnog rada, smjena i stanki
Pisani popis kratica za vrste sati i odsutnosti (čl. 18. st. 2. Pravilnika)	Interni akt poduzeća	Kadrovska služba	Pogrešno evidentiranje bolovanja, plaćenih dopusta i blagdana
Predložak šiht-liste ili softver	Digitalna tablica ili platforma u oblaku	Voditelj evidencije	Kašnjenje u unosu i gubitak podataka na neprovjerenim obrascima
Popis ovlaštenih osoba za odobrenje	Organizacijska shema poduzeća	Uprava	Nejasna hijerarhija i zakašnjeli ispravci zaboravljenih prijava

Kada osigurate ove elemente, možete prijeći na provedbu koraka koji jamče točnost i zakonsku usklađenost.

Korak 1: Uskladite evidenciju s Pravilnikom i Zakonom o radu

Cilj ovog koraka jest osigurati da vaša evidencija radnog vremena sadrži sve podatke iz članka 13. Pravilnika.

Pravilnik o sadržaju i načinu vođenja evidencije o radnicima zaposlenim kod poslodavca (NN 55/2024), koji je donijelo Ministarstvo rada, mirovinskoga sustava, obitelji i socijalne politike, u članku 13. stavku 1. navodi što evidencija o radnom vremenu sadrži. Otvorite svoj obrazac ili softverske postavke i provjerite imate li polje za svaki od ovih podataka:

1. Ime i prezime radnika
2. Datum u mjesecu
3. Početak rada
4. Završetak rada
5. Vrijeme i sati zastoja, prekida rada i sl. do kojega je došlo krivnjom poslodavca ili zbog drugih okolnosti za koje radnik nije odgovoran
6. Ukupno dnevno radno vrijeme
7. Sati terenskog rada
8. Sati pripravnosti
9. Vrijeme nenazočnosti na radu: sati korištenja odmora (dnevnog, tjednog i godišnjeg), neradni dani i blagdani utvrđeni zakonom, sati privremene nesposobnosti za rad, sati plaćenog dopusta i odsutnosti, očinskog dopusta, neplaćenog dopusta za pružanje osobne skrbi, nenazočnosti na zahtjev radnika ili njegovom krivnjom, vojne obveze, štrajka i isključenja s rada (lockout).

Uz to, članak 13. stavak 2. traži posebne podatke o kojima ovise prava radnika: sate rada noću, prekovremeni rad, smjenski rad, dvokratni rad te rad u dane blagdana ili neradnih dana. Kratice smijete koristiti samo ako je njihovo značenje prethodno jasno objašnjeno u pisanom dokumentu (čl. 18. st. 2.).

U oglednoj Excel datoteci (poveznica za preuzimanje nalazi se u Koraku 6) list „Evidencija“ ima 16 stupaca: datum, dan, početak i završetak rada, zastoj bez krivnje radnika, ukupno dnevno radno vrijeme, terenski rad, pripravnost, šifru i sate nenazočnosti, noćne sate (22:00 do 06:00), prekovremeni rad, rad nedjeljom, rad blagdanom ili neradnim danom, smjenski ili dvokratni rad te napomenu. Poslodavac, ime radnika i mjesec upisuju se u zaglavlje, a list „Šifre“ sadrži pisano objašnjenje svake kratice (GO, BO, PD, OD, NOS, ND, ŠT i druge) i popis blagdana. Ukupno dnevno radno vrijeme, noćni sati, rad nedjeljom i rad blagdanom računaju se formulom iz početka, završetka i datuma.

Prilikom zapošljavanja novih članova tima kroz razgovor za posao važno je unaprijed utvrditi model rada kako bi se ovi podaci odmah pravilno evidentirali u kadrovskoj bazi.

Nakon ovog koraka imate usklađenu strukturu stupaca ili podatkovnih polja u kojoj ne nedostaje nijedan zakonski podatak.

Česta pogreška u ovom koraku jest pretpostavka da su početak i završetak rada uvijek obvezni ili da nikad nisu. Prema članku 13. stavku 3. Pravilnika, poslodavac ih je dužan voditi samo ako je to ugovoreno kolektivnim ugovorom, sporazumom s radničkim vijećem, ugovorom o radu ili uređeno pravilnikom o radu. Ipak, iz samog zbroja ("8 sati") teško je pokazati poštivanje stanke i dnevnog odmora, pa je unos satnice (npr. 08:00 do 16:30) praktično najsigurniji izbor.

Korak 2: Postavite raspored radnog vremena i definirajte smjene

Cilj ovog koraka jest formalno definirati tjedni fond radnih sati, početak i završetak smjena te trajanje i uračunavanje stanki unutar radnog dana.

U postavkama radnog rasporeda odredite točne vremenske okvire za svaku skupinu zaposlenika. Ako imate jednokratno radno vrijeme, unesite standardni raspon (npr. 08:00 do 16:00). Za rad u smjenama postavite jutarnju (06:00 do 14:00), popodnevnu (14:00 do 22:00) i noćnu smjenu (22:00 do 06:00). Prema članku 73. Zakona o radu, radnik koji radi najmanje šest sati dnevno ima svakoga radnog dana pravo na stanku od najmanje 30 minuta, a vrijeme stanke ubraja se u radno vrijeme. Stanku ne miješajte s dnevnim odmorom od najmanje 12 sati neprekidno između dva radna dana (čl. 74.).

Hipotetski primjer: Distribucijsko poduzeće s 18 skladištara i 4 voditelja smjene uvelo je rad u dvije smjene s promjenjivim tjednim rasporedom. Voditelj logistike definirao je jutarnju smjenu od 06:00 do 14:00 i popodnevnu od 14:00 do 22:00 u zajedničkom rasporedu te svakom radniku dodijelio fiksnu grupu. Raspored se objavljuje svakog petka u 12:00 za sljedeći radni tjedan. Radnici su u početku mijenjali smjene međusobnim usmenim dogovorom bez znanja uprave, pa su prijave dolazaka odstupale od rasporeda. Voditelj je problem riješio uvođenjem kratkog pisanog obrasca zamjene smjene koji radnici moraju predati na odobrenje najkasnije u četvrtak do 16:00 sati. Nakon uvođenja ovog pravila, voditelji smjena na početku svakog radnog dana imaju točan popis prisutnih radnika, a mjesečni fond sati u potpunosti odgovara ugovorima o radu.

Nakon ovog koraka raspolažete fiksnim kalendarom smjena prema kojemu se može točno mjeriti je li netko zakasnio, otišao ranije ili radio prekovremeno.

Uobičajena pogreška jest obavještavanje radnika o rasporedu smjena svega dan ili dva ranije. Članak 60.a stavak 5. Zakona o radu propisuje da poslodavac mora obavijestiti radnika o rasporedu ili promjeni rasporeda najmanje tjedan dana unaprijed; iznimka je prijeka potreba za radom, kada radnika treba obavijestiti u razumnom roku, do početka posla (st. 6.). Rješenje je uspostavljanje fiksnog dana u tjednu za objavu rasporeda za naredni tjedan.

Korak 3: Odaberite format evidencije: papir, Excel ili oblak

Cilj ovog koraka jest odabrati stabilan alat za svakodnevno vođenje evidencije radnog vremena koji odgovara veličini i operativnim potrebama vašeg tima, a dijagram u nastavku sažima usporedbu ključnih modela evidencije.

Pri odabiru formata usporedite tri najčešća modela u poslovanju: papirnatu evidenciju (šiht-knjigu), vlastite Excel tablice i specijalizirani softver u oblaku. Pravilnik dopušta vođenje evidencije pisano, u papirnatom ili elektroničkom obliku (čl. 2. st. 2.), i dopušta vlastiti tipizirani obrazac (čl. 13. st. 9.). Papir je naizgled jednostavan, ali nosi rizik gubitka podataka i ručnog prepisivanja. Excel tablice olakšavaju zbrojeve, ali bez dodatnih alata ne pokazuju tko je i kada mijenjao podatak.

Kriterij usporedbe	Ručna papirnata evidencija	Vlastita Excel tablica	Sustav u oblaku
Ručno zbrajanje na kraju mjeseca	Puno	Malo (formule)	Malo (automatski zbroj)
Izvor pogrešaka	Nečitkost, zagubljeni listovi	Pogrešne formule i prepisane ćelije	Pogrešno postavljena pravila smjena
Uvid radnika u vlastite podatke	Na zahtjev, pregledom lista	Na zahtjev, slanjem datoteke	Radnik vidi svoje sate putem weba
Trag tko je i kada mijenjao podatak	Nema	Nema bez dodatnih alata	Ima, ako sustav vodi povijest izmjena
Dostava podataka inspektoru (čl. 5. st. 3. ZOR)	Traženje registratora	Moguće, ako je datoteka uredna	Izvoz iz sustava

Nakon ovog koraka imate usvojen službeni format evidencije koji svi zaposlenici i voditelji koriste kao jedini izvor podataka.

Česta pogreška jest paralelno vođenje dvostruke evidencije, gdje radnici potpisuju papirnati dolazak na porti, a voditelj odvojeno vodi svoju privatnu Excel tablicu. Na kraju mjeseca ti se podaci rijetko podudaraju, što stvara pomutnju pri obračunu plaće. Rješenje je ukidanje paralelnih popisa i određivanje jednog službenog sustava unosa.

Korak 4: Uvedite pravila dnevnog evidentiranja dolazaka i odlazaka

Cilj ovog koraka jest uspostaviti disciplinu svakodnevnog bilježenja vremena dolaska, odlaska i stanki, uz posebno definiranje pravila za rad od kuće i rad na daljinu.

Zaposlenici bilježe početak rada pri dolasku na radno mjesto ili pri početku rada na računalu, a završetak bilježe neposredno prije odlaska. Prema članku 16. Pravilnika, poslodavac je dužan voditi evidenciju i za radnike s ugovorom o radu na izdvojenom mjestu rada ili o radu na daljinu. Ako je radnika zadužio da sam unosi podatke, radnik ih mora redovito dostavljati, a poslodavac nadzire vodi li se evidencija točno i u roku (čl. 17.).

Posebno se često postavlja pitanje kako evidentirati rad od kuće, a da se pritom ne prekrši Opća uredba o zaštiti podataka (GDPR). Članak 18. stavak 1. Pravilnika traži da se svaka obrada podataka o radnom vremenu provodi u skladu s odredbama Zakona o radu o zaštiti privatnosti radnika i propisima o zaštiti osobnih podataka. Snimanje zaslona, bilježenje sadržaja tipkanja ili uključivanje kamere prikupljaju daleko više podataka nego što je potrebno za evidenciju sati, pa je takve alate najbolje izbjegavati.

Transparentniji način je web-prijava radnika jednim klikom ("Započni dan" i "Završi dan"). Ako vam treba i podatak o aktivnosti, birajte alate koji broje samo sekunde aktivnosti računala te broj pritisaka tipki i klikova miša, bez uvida u sadržaj onoga što radnik piše ili gleda, i o tome unaprijed pisano obavijestite radnike.

Nakon ovog koraka radnici svakodnevno samostalno evidentiraju svoje radno vrijeme, a voditelji imaju stalan uvid u prisutnost tima.

Glavna pogreška radnika jest zaboravljanje odjave na kraju radnog dana, zbog čega sustav ili tablica prikazuje nerealno velik broj sati. Rješenje je postavljanje automatskog podsjetnika e-poštom pred kraj smjene ili konfiguriranje pravila koje automatski zatvara dan u zadano vrijeme i označava ga zastavicom za pregled voditelja.

Vodite evidenciju radnih sati bez ručnog zbrajanja uz Orova Timekeeping: web-prijava jednim gumbom, mjesečna tablica sati prema smjenama i koeficijentima koje sami postavite te odobravanje zahtjeva za ispravak, dopust i prekovremeni rad.

Korak 5: Uspostavite proceduru za naknadne ispravke i odobrenja

Cilj ovog koraka jest stvoriti jasan postupak odobravanja zaboravljenih prijava, terenskog rada i prekovremenih sati u tri koraka, s cjelovitim revizijskim tragom, a dijagram u nastavku sažima postupak odobravanja naknadnih ispravaka.

Kada radnik zaboravi evidentirati radni sat ili ode na neplanirani službeni put, evidencija se ne smije prepravljati usmenim dogovorom. Postupak ispravka provodi se kroz tri faze:

1. Radnik podnosi digitalni zahtjev za ispravak u kojemu navodi točno vrijeme početka i završetka rada te obvezno tekstualno obrazloženje (npr. "Zaboravljena prijava zbog hitnog odlaska na sastanak kod naručitelja").
2. Neposredni voditelj pregledava zahtjev, provjerava njegovu vjerodostojnost te ga odobrava ili odbija uz pisanu napomenu.
3. Sustav trajno pohranjuje revizijski trag (audit trail), odnosno podatak o tome tko je, kada i iz kojeg razloga unio ili izmijenio izvorni zapis o radnom vremenu.

Za organizaciju rada s kupcima i terenske sastanke tvrtke često uvode integrirani crm sustav, što voditeljima olakšava unakrsnu provjeru terenskih sati radnika.

Hipotetski primjer: Arhitektonski ured s 12 inženjera koji često izlaze na gradilišta i sastanke s investitorima suočavao se s neredovitim prijavama rada. Inženjeri su unosili terenski rad s kašnjenjem od tri tjedna, čime su redovito kršili zakonski rok od sedam dana za unos podataka u evidenciju. Ured je uveo digitalni obrazac za terenski rad u kojemu radnici moraju označiti naziv projekta i vrijeme provedeno na terenu najkasnije do petka u 17:00 sati. Voditelj projekata ponedjeljkom ujutro prolazi kroz pristigle zahtjeve i odobrava sate. Kao rezultat, voditelj ureda svakog ponedjeljka u 10:00 ima zaključen i odobren šiht-list za prethodni tjedan, a u slučaju inspekcijskog nadzora na gradilištu postoji točan digitalni trag o upućivanju inženjera na teren.

Nakon ovog koraka imate uspostavljen standardiziran tok odobrenja u kojemu nijedan radni sat ne može biti dodan ili promijenjen bez odobrenja voditelja.

Česta pogreška jest omogućavanje radnicima da sami naknadno mijenjaju i prepravljaju svoje satnice bez odobrenja uprave. Time se gubi vjerodostojnost evidencije pred inspekcijom rada. Rješenje je zaključavanje mogućnosti izravnog uređivanja za radnike te uvođenje isključivo prava na podnošenje zahtjeva za ispravak.

Korak 6: Odvojite noćne sate i obračunajte posebne koeficijente

Cilj ovog koraka jest razdvojiti smjene koje prelaze ponoć na dva kalendarska dana i uz svaki sat zabilježiti vrstu rada o kojoj ovisi povećanje plaće, a dijagram u nastavku sažima vremenski tijek podjele smjene preko ponoći.

Prema članku 69. Zakona o radu, noćni rad je rad između 22:00 sata uvečer i 06:00 sati ujutro idućega dana, a u poljoprivredi između 22:00 i 05:00, ako zakonom, kolektivnim ugovorom ili sporazumom nije drukčije određeno. Budući da se evidencija vodi po danima u mjesecu (čl. 13. st. 1. Pravilnika), smjenu od 22:00 do 06:00 najbolje je upisati u dva retka: sate do 24:00 (Dan 1) i sate od 00:00 do 06:00 (Dan 2).

To je presudno kada noćna smjena prelazi sa subote na nedjelju ili s radnog dana na blagdan. Članak 94. Zakona o radu daje pravo na povećanu plaću za noćni i prekovremeni rad te rad nedjeljom, blagdanom i neradnim danom, u visini određenoj kolektivnim ugovorom, pravilnikom o radu ili ugovorom o radu; zakon izravno propisuje samo da povećanje za svaki sat rada nedjeljom ne može biti manje od 50 %. Zato tablica ispod ne pretpostavlja postotke koje zakon ne propisuje: uz sate stoji samo vrsta dodatka, a jedini broj iz zakona jest najmanje 0,50 (50 %) za svaki sat rada nedjeljom. Postotke za noćni rad, rad blagdanom i prekovremeni rad upisujete iz svog kolektivnog ugovora, pravilnika o radu ili ugovora o radu, a dodaci se zbrajaju.

Dan početka smjene	Početak	Završetak	Sati za Dan 1 (do 24:00)	Sati za Dan 2 (od 00:00)	Dodaci po satu
Ponedjeljak	22:00	06:00	2,0 (noćni rad)	6,0 (noćni rad)	Dan 1 i Dan 2: noćni (prema ugovoru)
Subota	22:00	06:00	2,0 (noćni rad)	6,0 (noćni rad + nedjelja)	Dan 1: noćni; Dan 2: noćni + nedjelja (najmanje 0,50)
Dan uoči blagdana	22:00	06:00	2,0 (noćni rad)	6,0 (noćni rad + blagdan)	Dan 1: noćni; Dan 2: noćni + blagdan (prema ugovoru)
Petak, smjena od 10 sati (8 redovnih + 2 prekovremena)	20:00	06:00	4,0 (2 redovna + 2 noćna)	6,0 (4 noćna + 2 noćna prekovremena)	20–22 h: bez dodatka; 22–04 h: noćni; 04–06 h: noćni + prekovremeni

Hipotetski primjer zbroja za petak: priznati sati = 10 + 8 × k(noćni) + 2 × k(prekovremeni), gdje koeficijente k upisujete iz svog kolektivnog ugovora ili ugovora o radu; dok ih ne upišete, ostaje 10 sati. Za subotnju smjenu sam zakonski minimum daje 8 + 6 × 0,50 = 11 priznatih sati. Evidencija bilježi sate; iznos plaće računa računovodstvo.

Isti izračun možete provjeriti u oglednoj Excel datoteci evidencije radnog vremena. List „Noćna smjena“ sadrži ova četiri retka s formulama za podjelu u ponoć i žuta polja za koeficijente: 0,50 za nedjelju, a noćni rad, blagdan i prekovremeni rad ostaju prazni dok ih ne upišete iz svog ugovora. List „Evidencija“ prikazuje prosinac 2026. za izmišljenu radnicu, s noćnim smjenama podijeljenima u dva retka i retkom ukupno u mjesecu, a list „Prekovremeni“ zbraja prekovremene sate od početka godine. Formule su zaključane bez lozinke, a datoteka broji samo sate, ne i plaću.

Nakon ovog koraka vaša evidencija razdvaja sate po datumima i vrstama rada, pa računovodstvo dobiva točnu podlogu za obračun.

Pogreška koja se stalno ponavlja u praksi jest bilježenje cijele smjene od 22:00 do 06:00 pod datumom kada je smjena započela. Takav unos stvara privid da radnik na sam blagdan nije radio, iako je odradio šest noćnih sati, pa povećanje za blagdan lako izostane. Rješenje je dijeljenje smjene točno u 00:00 sati, ručno ili pravilom u alatu.

Korak 7: Zaključite mjesečnu evidenciju i pripremite podatke za plaću

Cilj ovog koraka jest provjeriti usklađenost ukupnog fonda sati radnika s mjesečnim fondom, zaključati evidenciju za protekli mjesec i izvesti podatke za obračun plaća.

Posljednjeg radnog dana u mjesecu ovlaštena osoba zatvara evidenciju radnog vremena i provjerava sljedeće kategorije:

• Ukupan zbroj redovnih radnih sati
• Sati rada nedjeljom, blagdanom i neradnim danom
• Sati noćnog rada
• Prekovremeni sati (čl. 65. ZOR: ukupno trajanje rada najviše 50 sati tjedno, prekovremeni rad najviše 180 sati godišnje, odnosno 250 ako je tako ugovoreno kolektivnim ugovorom; za svaki prekovremeni rad postoji pisani zahtjev poslodavca)
• Sati privremene nesposobnosti za rad, uz liječničku doznaku
• Dani plaćenog dopusta, neplaćenog dopusta i godišnjeg odmora.

U oglednoj datoteci tjedne zbrojeve prenosite na list „Prekovremeni“: on zbraja prekovremene sate od početka godine, pokazuje koliko je ostalo do limita od 180 sati (250 ako to predviđa kolektivni ugovor) i crveno označava svaki tjedan s više od 50 sati ukupnog rada.

Za edukaciju djelatnika o internim procedurama evidencije mnoge organizacije koriste sustav za upravljanje učenjem (LMS) kako bi osigurale da svaki zaposlenik točno zna svoja prava i obveze.

Hipotetski primjer: Proizvodna tvrtka s 35 radnika u metaloprerađivačkoj industriji s radom u turnusima suočavala se sa zastojima pri obračunu plaća svakog prvog u mjesecu. Voditeljica računovodstva morala je ručno provjeravati preklapanja smjena i bolovanja za svakog radnika, što je stvaralo kašnjenja u isplati. Tvrtka je postavila pravilo da se zaključavanje šiht-lista provodi svakog prvog dana u mjesecu u 10:00 sati, pri čemu voditelji pogona moraju priložiti potpisane naloge za sve prekovremene sate. Voditeljica računovodstva sada preuzima jedan tablični pregled s razvrstanim vrstama sati i šiframa odsutnosti, umjesto da sama traži preklapanja smjena i bolovanja.

Nakon ovog koraka imate zaključen, potpisan i arhiviran mjesečni šiht-list za sve zaposlenike, spreman za unos u program za obračun plaće.

Česta pogreška jest zaključavanje evidencije bez prethodne provjere liječničkih doznaka za bolovanje. Ako radnik prijavi bolovanje, a liječnik izda doznaku s datumom koji zahvaća i neradne dane, ručni unosi u evidenciji mogu biti pogrešni. Rješenje je unakrsna provjera doznaka prije konačnog klika za zaključavanje mjeseca.

Sažeti kontrolni popis za vođenje evidencije radnog vremena

U nastavku se nalazi pregled cjelokupnog postupka koji možete ispisati i koristiti kao operativni podsjetnik u uredu, a dijagram u nastavku sažima ključne obveze poslodavca.

Korak	Glavni zadatak	Znak završetka koraka	Učestalost
Korak 1: Pravno usklađivanje	Polja za sve podatke iz čl. 13. Pravilnika	Popunjeni svi propisani stupci	Jednokratno
Korak 2: Postavljanje smjena	Raspored i pravila za stanke	Raspored objavljen tjedan dana unaprijed	Tjedno
Korak 3: Odabir formata	Odabir tablice ili sustava u oblaku	Jedan službeni format za sve	Jednokratno
Korak 4: Dnevno bilježenje	Prijava dolazaka, odlazaka i rada od kuće	Ažurirani dnevni zapisi	Dnevno
Korak 5: Procedura ispravaka	Zaboravljene prijave uz odobrenje	Zahtjevi odobreni uz trag izmjena	Tjedno
Korak 6: Podjela noćnih sati	Razdvajanje smjena u 00:00	Smjene podijeljene po danima	Uz svaku noćnu smjenu
Korak 7: Mjesečni zaključak	Provjera zbrojeva i izvoz za plaću	Zaključena šiht-lista	Mjesečno

Pripremite uredne podatke za plaću i izvezite tablicu sati u Excel. Isprobajte Orova Timekeeping u svom radnom prostoru, besplatno do kraja 7. srpnja 2027.

Česte pogreške pri vođenju evidencije radnog vremena i rješenja

Tijekom primjene zakonskih propisa poslodavci se susreću s nizom operativnih izazova. U tablici su navedene najčešće pogreške i načini njihovog otklanjanja.

Pogreška u evidenciji	Čest uzrok u praksi	Preporučeno rješenje
Propuštanje roka od 7 dana za unos (čl. 15. st. 2. Pravilnika)	Ostavljanje unosa za kraj mjeseca zbog gužve	Uvođenje tjedne kontrole unosa
Odbijanje stanke bez pravne osnove	Automatsko odbijanje 30 minuta radnicima koji rade manje od 6 sati	Konfiguriranje pravila da se stanka obračunava samo za rad od 6 i više sati
Neoznačavanje rada na izdvojenom mjestu	Tretiranje rada od kuće jednako kao rada u uredu	Uvođenje posebne oznake za rad na daljinu u šifrarnik
Prekoračenje zakonskog limita prekovremenih (čl. 65. ZOR)	Neredovito praćenje kumulativnih prekovremenih sati	Stupac s kumulativnim zbrojem prekovremenih sati od početka godine
Nedostatak putnog naloga za terenski rad	Usmeno slanje radnika na teren bez pisane odluke	Uvođenje digitalnog putnog naloga ili zahtjeva za izbivanje
Prekomjerno prikupljanje podataka pri radu na daljinu	Korištenje softvera za snimanje ekrana ili tipkovnice	Korištenje alata koji mjere samo sekunde aktivnosti bez snimanja sadržaja

Kako biste bili sigurni da je vaša dokumentacija u potpunosti usklađena prije eventualnog dolaska inspektora rada, provjerite sljedeći kontrolni popis:

• [ ] 1. Rok: Svi podaci uneseni su najkasnije sedmog dana od dana za koji se popunjavaju (čl. 15. st. 2. Pravilnika).
• [ ] 2. Cjelovitost: Evidencija sadrži podatke iz čl. 13. st. 1. i posebne podatke iz čl. 13. st. 2. Pravilnika.
• [ ] 3. Kratice: Za svaku kraticu postoji pisano objašnjenje (čl. 18. st. 2.).
• [ ] 4. Pravo uvida: Radnik na svoj zahtjev može vidjeti svoje podatke (čl. 5. i 20. Pravilnika).
• [ ] 5. Usklađenost s ugovorom o radu: Mjesečni zbroj redovnih sati odgovara ugovorenom tjednom fondu radnog vremena.
• [ ] 6. Prateća dokumentacija: Za svaku odsutnost postoji službeno pokriće (liječnička doznaka, rješenje o godišnjem odmoru ili nalog za prekovremeni rad).
• [ ] 7. Noćni rad: Sve smjene koje prelaze ponoć podijeljene su na dva kalendarska dana.
• [ ] 8. Rad na daljinu: Evidencija se vodi i za radnike na izdvojenom mjestu rada ili na daljinu (čl. 16.), bez snimanja zaslona ili sadržaja tipkanja.
• [ ] 9. Čuvanje: Evidencija se čuva najmanje šest godina od isteka godine u kojoj je nastala (čl. 18. st. 3.).

Ako tablicu želite zamijeniti alatom, Orova Timekeeping nudi web-prijavu jednim gumbom, mjesečnu tablicu sati izračunatu prema smjenama i koeficijentima koje sami postavite (npr. večernja smjena 1,3), zahtjeve za ispravak zaboravljene prijave s odobravanjem u više koraka te izvoz tablice u Excel za vanjski obračun plaće. Prateći računalni program (Windows, macOS, Ubuntu) broji samo sekunde aktivnosti i broj pritisaka tipki ili klikova miša, bez snimanja zaslona i bez bilježenja sadržaja tipkanja.

Mjerenje uspješnosti i provjera točnosti evidencije

Je li evidencija dobro postavljena, vidjet ćete po nekoliko pokazatelja koje možete pratiti iz mjeseca u mjesec:

Pokazatelj	Kako ga mjeriti	Na što upozorava
Pravovremeni unos	Udio dana unesenih najkasnije sedmog dana (zakonski cilj: svi dani)	Kašnjenje unosa i rizik od netočnih podataka
Broj naknadnih ispravaka	Broj zahtjeva za ispravak zaboravljene prijave mjesečno	Nejasna pravila prijave ili nedostatak podsjetnika
Neobjašnjene kratice	Broj kratica u evidenciji bez pisanog objašnjenja	Neusklađenost s čl. 18. st. 2. Pravilnika
Vrijeme pripreme podataka za plaću	Usporedba s prethodnim mjesecom u istom poduzeću	Ručno prepisivanje i dvostruke evidencije

Podatke možete pratiti u zbirnim mjesečnim tablicama ili kroz filtre neuobičajenih zapisa, a za vizualni prikaz operativnih podataka poslodavci mogu odabrati prikladne grafikone uz vodič kako odabrati pravu vrstu grafikona.

Trendovi u evidenciji radnog vremena u sljedećih nekoliko godina: mišljenje autora

Kao netko tko godinama prati razvoj radnog zakonodavstva i digitalizaciju operativnih procesa, prema stanju u 2026. godini primjećujem jasne signale koji pokazuju u kojem će se smjeru razvijati praćenje radnih sati. U nastavku iznosim tri ključna predviđanja.

Potpuni nestanak papirnatih evidencija i nepovezanih Excel tablica

Pravilnik i dalje dopušta papirnati oblik (čl. 2. st. 2.), ali rok od sedam dana i obveza točnog i ažurnog vođenja u praksi guraju poduzeća prema digitalnom unosu. Smatram da će papirnate šiht-liste ostati u sve manjem broju poduzeća, i to ondje gdje nema smjenskog rada ni rada na daljinu. Kod ostalih je teško iz papira ili obične tablice pokazati kada je podatak upisan i tko ga je mijenjao, pa vjerujem da će tablica sve češće biti tek izvoz iz sustava, a ne izvor podataka.

Umjetna inteligencija preuzet će raspodjelu smjena i kontrolu usklađenosti

Danas vidimo prve alate koji označavaju neuobičajena odstupanja u radnim satima i predlažu rasporede. Po mom mišljenju, u bliskoj budućnosti umjetna inteligencija neće služiti za kažnjavanje radnika, već kao operativni asistent koji sprječava kršenje Zakona o radu. Sustavi će automatski upozoravati voditelje ako planirana smjena radniku ne ostavlja zakonom propisanih 12 sati neprekidnog dnevnog odmora ili ako se približava godišnjem limitu prekovremenih sati. Ono što bi moglo usporiti ovaj trend jesu pravila Europske unije o umjetnoj inteligenciji (AI Act), koja za alate u upravljanju radnicima traže veću transparentnost.

Pomak s nadzora prisutnosti na zaštitu prava na isključenje (Right to Disconnect)

Iako je fokus dosad bio na dokazivanju da radnik doista radi, Zakon o radu već spominje načelo nedostupnosti u profesionalnoj komunikaciji tijekom odmora i dopusta (čl. 60.a st. 8.), a o pravu na isključenje raspravlja se i na razini EU. Vjerujem da će evidencije radnog vremena u sljedećim godinama primarno služiti kao dokaz da radnik nije bio prisiljen odgovarati na poruke i pozive izvan ugovorene satnice. Poslodavci bi trebali već danas definirati jasne granice komunikacije nakon radnog vremena kako bi izbjegli buduće tužbe za neevidentirani prekovremeni rad.

Često postavljana pitanja: kako voditi evidenciju radnog vremena zaposlenika

Koji je krajnji rok za unos podataka u evidenciju radnog vremena prema zakonu?

Prema članku 15. stavku 2. Pravilnika (NN 55/2024), poslodavac je dužan podatke unijeti najkasnije sedmog dana od dana za koji se podaci popunjavaju. Preporučuje se svakodnevno bilježenje dolazaka i odlazaka kako bi se izbjegle pogreške i zaboravljeni unosi.

Mora li se evidencija radnog vremena voditi za radnike koji rade od kuće?

Da. Članak 16. Pravilnika propisuje da je poslodavac dužan voditi evidenciju i za radnike s ugovorom o radu na izdvojenom mjestu rada ili o radu na daljinu. Ako radnik sam unosi podatke, dužan ih je redovito dostavljati, a poslodavac nadzire točnost i rok (čl. 17.).

Kako se u šiht-listi ispravno evidentira noćna smjena koja prelazi ponoć?

Budući da se evidencija vodi po danima u mjesecu, smjenu od 22:00 do 06:00 najbolje je podijeliti na dva kalendarska dana: dva sata (22:00 do 24:00) pod datumom početka smjene, a šest sati (00:00 do 06:00) pod datumom sljedećeg dana, uz oznaku noćnog rada.

Može li poslodavac koristiti softver za snimanje ekrana radi provjere radnog vremena?

Pravilnik ne propisuje alat, ali traži da se obrada podataka o radnom vremenu provodi u skladu sa zaštitom privatnosti radnika i propisima o zaštiti osobnih podataka (čl. 18. st. 1.). Snimanje zaslona i bilježenje sadržaja tipkanja prikupljaju mnogo više od podataka potrebnih za evidenciju sati, pa je sigurnije koristiti prijavu početka i završetka rada te, po potrebi, samo broj sekundi aktivnosti bez uvida u sadržaj.

Kakva je uloga umjetne inteligencije u modernom vođenju evidencije radnog vremena?

Umjetna inteligencija danas pomaže u analizi usklađenosti ostvarenih sati s opisom radnog mjesta, automatskom prepoznavanju neuobičajenih odstupanja i predlaganju optimalnih rasporeda smjena. AI služi kao alat za pomoć voditeljima, dok konačne odluke o radnom vremenu uvijek donosi čovjek.

Koliko dugo poslodavac mora čuvati evidencije o radnom vremenu?

Prema članku 18. stavku 3. Pravilnika, evidenciju o radnom vremenu treba čuvati najmanje šest godina računajući od isteka godine u kojoj je dokumentacija nastala, odnosno do pravomoćnog okončanja spora ako poslodavac zna da je pokrenut radni spor.

Od čega započeti?

Uspostava točne evidencije ne zahtijeva prekid poslovanja niti višetjedne pripreme. Vaš prvi korak ovisi o trenutnom stanju vaše administracije:

Vaša situacija	Prvi korak
Malo poduzeće s papirnatim obrascima ili priručnim bilježnicama	Otvorite jednostavnu tablicu sa stupcima za podatke iz čl. 13. Pravilnika i odredite jednu osobu koja jednom tjedno provjerava unose
Tim koji kombinira rad u uredu i rad na daljinu	Donesite interno pravilo o prijavi početka i završetka rada putem web-preglednika i pisano jamčite radnicima da se zasloni i privatna komunikacija neće snimati
Poduzeće sa smjenskim radom	Pregledajte noćne smjene i podijelite sve sate koji prelaze ponoć na dva kalendarska dana prema tablici iz Koraka 6

Ako krećete od nule, preuzmite oglednu Excel datoteku, kopirajte list „Evidencija“ za svakog radnika i zamijenite izmišljene retke svojim podacima; žuta polja su za unos, a siva računaju formule.

Kada postavite ova temeljna pravila unutar organizacije, pitanje kako voditi evidenciju radnog vremena zaposlenika prestat će biti izvor stresa i postati pouzdana svakodnevna rutina vašeg tima.