Apa itu aplikasi HRIS? Data karyawan, beda dengan HRMS, dan checklist memilih

Apa itu aplikasi HRIS? Aplikasi HRIS (Human Resource Information System) adalah sistem informasi yang menyimpan data karyawan di satu tempat, mulai dari identitas, posisi dalam struktur organisasi, absensi, cuti, sampai riwayat kerja, lalu mengolahnya menjadi laporan dan data siap pakai untuk proses lain seperti penggajian. Kata kuncinya ada pada huruf "I", yaitu information: HRIS pertama-tama adalah basis data personalia yang rapi dan bisa dipercaya, bukan sekadar aplikasi absen atau kalkulator gaji.

Jika Anda sedang mencari pengertian umum semua jenis perangkat lunak SDM, penjelasannya sudah ada di artikel software HR adalah. Artikel ini mengambil sudut yang lebih sempit: HRIS sebagai sistem data karyawan. Anda akan menemukan data apa saja yang dikelola HRIS, cara data itu mengalir dari absensi sampai laporan, perbedaan HRIS, HRMS, dan software HR menurut kriteria yang jelas, checklist memilih aplikasi beserta pertanyaan untuk vendor, langkah penerapan, serta batas apa yang bisa dan tidak bisa dikerjakan Orova untuk kebutuhan ini.

Apa Itu Aplikasi HRIS dan Data Apa yang Disimpannya

HRIS adalah singkatan dari Human Resource Information System, atau Sistem Informasi Sumber Daya Manusia. Fungsinya mencatat fakta tentang karyawan (siapa dia, di bagian mana, siapa atasannya, sejak kapan bekerja) dan fakta tentang kejadian kerja (kapan masuk, kapan cuti, kapan lembur, pelatihan apa yang sudah diikuti). Karena semua fakta itu tersimpan di satu basis data, HR, atasan, keuangan, dan karyawan sendiri melihat angka yang sama, bukan versi spreadsheet masing-masing.

Hampir semua isi HRIS adalah data pribadi. Nomor identitas kependudukan, alamat, nomor rekening, sampai surat keterangan sakit tersimpan di sana. Di Indonesia, pemrosesan data seperti ini berada di bawah Undang-Undang Nomor 27 Tahun 2022 tentang Pelindungan Data Pribadi (UU PDP). Undang-undang ini membedakan data pribadi yang bersifat umum dan data pribadi yang bersifat spesifik, misalnya data kesehatan dan data keuangan pribadi, serta mewajibkan pihak yang memproses data menjaga keamanan dan kerahasiaannya. Artinya, memilih dan mengatur HRIS bukan hanya urusan fitur, tetapi juga urusan siapa boleh melihat data apa.

Tabel berikut merangkum kelompok data yang biasanya dikelola aplikasi HRIS:

Kelompok Data	Contoh Isi	Dipakai untuk
Data induk karyawan	Nama lengkap, NIK, tanggal mulai kerja, status kontrak, nomor rekening	Administrasi kepegawaian, kontrak, data masukan penggajian
Struktur organisasi	Departemen, jabatan, atasan langsung, lokasi kerja	Alur persetujuan, pembagian hak akses, laporan per unit
Absensi dan jadwal	Jam masuk dan pulang, shift, keterlambatan, lembur	Rekap kehadiran, data masukan penggajian
Cuti dan izin	Jenis cuti, saldo, pengajuan, status persetujuan	Saldo cuti yang jelas, perencanaan kapasitas tim
Riwayat kerja dan pelatihan	Mutasi, promosi, pelatihan wajib yang sudah diikuti	Audit internal, pengembangan karyawan
Dokumen kepegawaian	Kontrak kerja, surat peringatan, sertifikat	Arsip dan pembuktian bila ada sengketa

Kolom riwayat pelatihan sering diremehkan. Padahal ketika ada pemeriksaan, perusahaan perlu menunjukkan siapa saja yang sudah mengikuti pelatihan wajib seperti pelatihan K3, kapan, dan dengan materi apa. HRIS yang baik menyimpan catatan itu di profil setiap karyawan, bukan di folder terpisah milik satu orang.

Cara Kerja Aplikasi HRIS: Dari Data Induk sampai Laporan

Aplikasi HRIS bekerja seperti rantai. Data induk dan struktur organisasi menjadi fondasi; absensi dan cuti menempel pada fondasi itu; hasil rekapnya diteruskan ke penggajian; lalu semuanya bisa ditarik menjadi laporan. Jika satu mata rantai salah, misalnya atasan langsung seorang karyawan tidak tercatat, maka pengajuan cutinya tidak tahu harus dikirim ke siapa.

Data Induk dan Struktur Organisasi

Data induk adalah buku induk digital setiap karyawan. Selain identitas, bagian terpenting yang sering terlupa adalah relasi: karyawan ini masuk departemen apa, jabatannya apa, dan siapa atasannya. Relasi inilah yang dipakai HRIS untuk mengirim pengajuan ke orang yang tepat, membatasi atasan agar hanya melihat timnya sendiri, dan membuat laporan per departemen. Struktur organisasi di HRIS sebaiknya mencerminkan struktur yang benar-benar berlaku, bukan bagan lama yang belum diperbarui.

Absensi dan Jadwal Kerja

Modul absensi mencatat jam masuk dan pulang, lalu membandingkannya dengan jadwal atau shift yang berlaku. Dari perbandingan itu muncul keterlambatan, pulang lebih awal, ketidakhadiran, dan jam lembur. Cara pencatatannya bisa berbeda antaraplikasi, misalnya lewat web, aplikasi ponsel, atau mesin di lokasi. Untuk usaha yang belum siap memakai HRIS, langkah awal yang realistis adalah menertibkan pencatatan lewat absensi online atau metode sederhana seperti dijelaskan di panduan mencatat jam kerja karyawan untuk usaha kecil.

Cuti dan Pengajuan Izin

Di HRIS, cuti bukan lagi formulir kertas. Karyawan mengajukan, sistem mengirim ke atasan sesuai struktur, atasan menyetujui atau menolak, dan saldo cuti berubah otomatis. Hal yang perlu Anda siapkan sebelum modul ini dipakai adalah aturan tertulis: jenis cuti apa saja yang berlaku, berapa jatahnya menurut peraturan perusahaan, siapa yang menyetujui, dan siapa pengganti penyetuju ketika atasan sedang tidak di tempat.

Integrasi dengan Penggajian

Di sinilah banyak orang salah paham. HRIS menyiapkan data masukan untuk penggajian: hari hadir, jam lembur yang sudah disetujui, cuti tidak dibayar, perubahan status karyawan. Sebagian aplikasi HRIS juga menghitung gaji, sebagian lagi hanya mengekspor data ke software payroll atau ke tim keuangan. Perhitungan pajak penghasilan dan iuran BPJS mengikuti peraturan yang berlaku dan bisa berubah, sehingga hasil perhitungan dari aplikasi apa pun tetap perlu diverifikasi oleh tim keuangan atau konsultan pajak Anda. Saat menilai HRIS, tanyakan dengan jelas: aplikasi ini menghitung, atau hanya mengirim data?

Laporan untuk Manajemen

Nilai akhir HRIS terlihat di laporannya. Laporan yang paling sering dipakai antara lain daftar karyawan aktif per departemen, rekap kehadiran bulanan, daftar keterlambatan dan lembur, saldo cuti, kontrak yang akan berakhir, dan riwayat pelatihan. Laporan yang bagus bisa disaring per departemen atau per orang dan bisa diekspor, sehingga manajemen tidak perlu menunggu HR menyusun ulang data setiap kali ada pertanyaan.

HRIS vs HRMS vs Software HR: Perbandingan Menurut Kriteria

Istilah HRIS, HRMS (Human Resource Management System), dan software HR tidak memiliki definisi baku. Setiap vendor memakainya dengan cara berbeda, dan sebagian memakai ketiganya untuk produk yang sama. Karena itu, jangan memilih aplikasi berdasarkan label. Gunakan tabel berikut sebagai gambaran umum, lalu nilai produk berdasarkan kriteria di kolom kiri.

Kriteria	HRIS	HRMS	Software HR
Pengertian umum	Sistem informasi berbasis data karyawan	Sistem manajemen SDM yang lebih luas, dibangun di atas data karyawan	Istilah payung untuk semua perangkat lunak yang dipakai tim HR
Fokus utama	Data yang akurat dan terpusat: siapa, di mana, hadir atau tidak	Proses: dari data sampai pengelolaan kinerja dan pengembangan	Bisa satu fungsi saja atau paket lengkap
Proses yang biasa dicakup	Data induk, struktur, absensi, cuti, data masukan payroll, laporan	Cakupan HRIS ditambah penilaian kinerja, pelatihan, kadang rekrutmen	Tergantung produk: ATS, payroll, absensi, LMS, atau gabungan
Pengguna utama	Tim HR, atasan, karyawan untuk layanan mandiri	Tim HR, manajemen, atasan, karyawan	Sesuai fungsinya
Pertanyaan saat menilai	Seberapa rapi dan aman data dikelola?	Proses mana yang benar-benar Anda butuhkan sekarang?	Fungsi apa yang sebenarnya dijual dengan nama ini?

Ada dua istilah lain yang sering muncul di samping ketiganya. ATS (Applicant Tracking System) mengurus pelamar sebelum mereka menjadi karyawan; penjelasan lengkapnya ada di artikel ATS adalah. HCM (Human Capital Management) biasanya dipakai untuk paket yang menekankan pengelolaan talenta jangka panjang. Dalam praktik, perusahaan sering memakai beberapa sistem sekaligus, misalnya ATS untuk rekrutmen dan HRIS untuk karyawan yang sudah bergabung. Yang penting adalah memastikan data bisa berpindah di antara keduanya tanpa diketik ulang.

Kapan Perusahaan Perlu Aplikasi HRIS

Tidak ada angka jumlah karyawan yang otomatis membuat HRIS wajib. Yang lebih berguna adalah melihat dua hal: seberapa tersebar data Anda dan seberapa rumit jadwal kerjanya. Tanda-tanda berikut biasanya menunjukkan perusahaan sudah membutuhkan HRIS:

• Data karyawan yang sama tersimpan di beberapa file dan versinya sering berbeda.
• Rekap absensi tim HR tidak cocok dengan data yang dipakai tim keuangan untuk penggajian.
• Saldo cuti sering dipertanyakan karena tidak ada catatan pengajuan yang jelas.
• Atasan harus meminta file ke HR hanya untuk melihat kehadiran timnya.
• File berisi data gaji atau nomor identitas beredar lewat email atau grup obrolan tanpa pengaturan akses.
• Ketika ada pemeriksaan, perusahaan kesulitan menunjukkan riwayat kontrak, cuti, atau pelatihan seorang karyawan.

Sebaliknya, jika jumlah karyawan masih sedikit, jadwal kerjanya seragam, dan data dipegang satu orang yang teliti, spreadsheet yang terstandar ditambah absensi online sering kali masih cukup. Menunda HRIS dalam kondisi ini bukan kesalahan, asalkan format datanya sudah rapi sehingga pindah ke sistem nanti tidak menjadi pekerjaan besar. Di antara dua kondisi itu, jika data masih tersebar tetapi jadwalnya seragam, mulailah dengan menyatukan data induk; jika data sudah rapi tetapi shift-nya banyak, tertibkan dulu pencatatan absensinya.

Sebelum data seorang karyawan masuk ke HRIS, ia lebih dulu melewati tahap seleksi. Di Orova Recruit, Anda mengunggah CV, menetapkan kriteria posisi, lalu melihat setiap kriteria dinilai terpenuhi atau tidak beserta kutipan dari CV, sehingga alasan di balik setiap skor bisa ditelusuri.

Checklist Memilih Aplikasi HRIS

Brosur vendor biasanya menampilkan daftar fitur yang panjang. Checklist berikut membantu Anda membandingkan aplikasi berdasarkan pertanyaan yang sama untuk semua vendor. Kosongkan kolom jawaban, lalu isi saat demo atau saat membaca dokumen penawaran.

Area	Pertanyaan untuk Vendor	Jawaban Vendor	Catatan Tim Anda
Impor data induk	Bagaimana cara mengimpor data dari spreadsheet lama? Ada template dan validasi kolom?	[isi sendiri]	[isi sendiri]
Struktur organisasi	Bisakah departemen, jabatan, dan atasan langsung diatur sendiri, termasuk perubahan saat mutasi?	[isi sendiri]	[isi sendiri]
Absensi	Metode absensi apa saja yang didukung? Bagaimana shift dan lembur dicatat?	[isi sendiri]	[isi sendiri]
Cuti dan izin	Bisakah jenis cuti, jatah, dan alur persetujuan bertingkat disesuaikan dengan peraturan perusahaan?	[isi sendiri]	[isi sendiri]
Penggajian	Aplikasi menghitung gaji sendiri atau hanya mengekspor data? Dalam format apa?	[isi sendiri]	[isi sendiri]
Laporan	Laporan apa yang tersedia? Bisakah disaring per departemen dan diekspor?	[isi sendiri]	[isi sendiri]
Hak akses	Bisakah atasan dibatasi hanya melihat timnya? Siapa yang bisa melihat data gaji?	[isi sendiri]	[isi sendiri]
Pelindungan data	Di mana data disimpan? Ada log akses? Bagaimana data dihapus saat kontrak berakhir?	[isi sendiri]	[isi sendiri]
Ekspor keluar	Jika berhenti berlangganan, bisakah seluruh data diekspor dalam format yang bisa dibaca sistem lain?	[isi sendiri]	[isi sendiri]
Layanan mandiri	Apa saja yang bisa dilakukan karyawan sendiri tanpa menghubungi HR?	[isi sendiri]	[isi sendiri]

Pertanyaan tentang Pelindungan Data Pribadi

Baris "pelindungan data" di checklist di atas layak mendapat perhatian khusus. Dalam hubungan dengan vendor HRIS berbasis cloud, perusahaan Anda menentukan tujuan pemrosesan data karyawan, sedangkan vendor memproses data itu atas nama perusahaan. UU PDP mengatur kewajiban kedua peran tersebut. Detail kewajibannya sebaiknya Anda pastikan bersama penasihat hukum perusahaan, tetapi beberapa pertanyaan praktis bisa langsung diajukan ke vendor:

• Apakah ada perjanjian tertulis tentang pemrosesan data karyawan?
• Siapa saja di pihak vendor yang bisa mengakses data, dan apakah akses itu tercatat?
• Bagaimana vendor memberi tahu Anda bila terjadi kegagalan pelindungan data?
• Apakah perusahaan bisa menghapus atau mengekspor data seorang karyawan ketika diminta?

Langkah Menerapkan Aplikasi HRIS

Penerapan HRIS lebih sering gagal karena data dan aturan yang belum siap daripada karena aplikasinya. Lima langkah berikut menjaga urutan yang aman.

Langkah 1: Rapikan Data Induk Karyawan

Kumpulkan semua file karyawan dari setiap departemen ke satu format. Hapus duplikasi, pisahkan karyawan yang sudah keluar, dan samakan penulisan nama, tanggal, serta nomor identitas. Periksa juga kecocokan nama pemilik rekening dengan nama karyawan agar transfer gaji tidak gagal setelah sistem berjalan.

Langkah 2: Tulis Aturan Absensi dan Cuti Sebelum Dikonfigurasi

Aplikasi hanya menjalankan aturan yang Anda masukkan. Pastikan toleransi keterlambatan, aturan lembur, jenis dan jatah cuti, serta alur persetujuan sudah tertulis dalam peraturan perusahaan atau kebijakan internal. Aturan yang masih berupa kebiasaan lisan akan menimbulkan perdebatan begitu sistem mulai menghitung.

Langkah 3: Atur Struktur, Alur Persetujuan, dan Hak Akses

Masukkan struktur organisasi yang berlaku, tetapkan siapa menyetujui apa, lalu atur hak akses. Prinsipnya sederhana: setiap orang hanya melihat data yang ia butuhkan untuk pekerjaannya. Atasan melihat kehadiran timnya, bukan gaji orang lain; akses admin penuh dibatasi pada sedikit orang yang memang bertanggung jawab.

Langkah 4: Jalankan Paralel dengan Proses Lama

Jangan langsung meninggalkan spreadsheet lama. Jalankan HRIS bersamaan dengan proses lama selama satu periode penggajian, lalu bandingkan rekap kehadiran, lembur, dan saldo cuti dari kedua cara. Setiap selisih adalah petunjuk adanya data atau aturan yang belum tepat.

Langkah 5: Sosialisasikan dan Evaluasi

Tunjukkan kepada karyawan cara absen, mengajukan cuti, dan memeriksa saldo cuti. Materi singkat yang bisa diulang kapan saja lebih efektif daripada satu kali presentasi; di sinilah sistem pelatihan internal seperti LMS membantu. Setelah beberapa periode, tanyakan kepada atasan dan karyawan bagian mana yang masih membingungkan.

Tabel berikut merangkum kesalahan yang sering terjadi saat penerapan:

Kesalahan Umum	Dampaknya	Cara Mencegah
Mengimpor data mentah tanpa dibersihkan	Profil ganda dan masa kerja yang salah	Validasi kolom dan pisahkan karyawan nonaktif sebelum impor
Tidak menjalankan periode paralel	Selisih perhitungan langsung sampai ke karyawan	Bandingkan hasil sistem dengan cara lama selama satu periode penggajian
Hak akses admin terlalu luas	Data gaji dan identitas terbuka untuk orang yang tidak perlu	Batasi admin penuh pada penanggung jawab yang ditunjuk
Aturan cuti dan lembur belum tertulis	Perdebatan setiap kali sistem menghitung	Tetapkan aturan tertulis sebelum konfigurasi
Sosialisasi hanya sekali	Karyawan lupa absen pulang atau salah mengajukan izin	Siapkan panduan singkat yang bisa dibuka kapan saja

Siapkan juga pertanyaan wawancara yang menyasar bagian lemah setiap CV dan rekam wawancara langsung di browser. Orova Recruit dapat dipakai gratis hingga 7 Juli 2027, dan keputusan akhir tentang kandidat tetap ada di tangan tim Anda.

Mengelola Sebagian Fungsi HRIS dengan Orova

Agar jelas sejak awal: Orova bukan aplikasi HRIS lengkap dan tidak menghitung gaji. Orova adalah platform kerja dengan beberapa modul, dan tiga di antaranya menutup sebagian fungsi yang biasanya ada di HRIS. Nama karyawan dan departemen diambil dari anggota workspace, sehingga Anda tidak perlu memasukkan daftar karyawan berulang kali di setiap modul. Data induk lengkap seperti nomor identitas, kontrak, dan rekening, serta perhitungan gaji, pajak, dan BPJS tetap perlu dikelola di sistem lain.

Absensi, Timesheet, dan Cuti di Orova Timekeeping

Orova Timekeeping mencatat absensi lewat web dengan satu tombol. Tidak ada aplikasi ponsel, absensi GPS, wajah, atau sidik jari. Yang bisa Anda lakukan:

• Timesheet bulanan: setiap karyawan satu baris, dihitung menurut shift dan koefisien yang Anda atur, dengan kolom keterlambatan, pulang lebih awal, lembur, dan kekurangan jam. Tampilan bisa disaring lewat Departments atau People, dan Flagged only menampilkan baris yang tidak biasa.
• Ekspor untuk penggajian: tombol Export Excel menghasilkan file timesheet untuk diteruskan ke proses penggajian di luar Orova.
• Pengajuan: karyawan membuat New request dengan jenis Time off, Time correction, atau Overtime. Atasan menyetujui atau menolak di tab To approve, alurnya bisa bertingkat, dan Delegate dipakai untuk menunjuk penyetuju pengganti.

Penyaringan Kandidat di Orova Recruit

Fungsi rekrutmen bekerja sebelum seseorang masuk ke data karyawan. Di Orova Recruit, Anda membuat lowongan lewat New opening di halaman Job openings, lalu membuka CV Screening untuk mengunggah berkas dengan Upload CVs atau Upload folder dan menekan Analyze all. Setiap kriteria dinilai terpenuhi atau tidak disertai kutipan dari CV, sehingga alasan di balik skor bisa ditelusuri. Recruit juga menyusun pertanyaan wawancara yang menyasar bagian lemah setiap CV dan bisa merekam wawancara di browser. Keputusan menerima atau menolak tetap ada di tangan Anda. Recruit tidak menyediakan halaman lamaran untuk kandidat dan tidak memasang iklan lowongan. Langkah menyaring berkasnya dijelaskan di panduan screening CV.

Riwayat Pelatihan di Orova Training

Untuk kolom riwayat pelatihan, Orova Training mengubah dokumen yang sudah Anda miliki menjadi materi belajar dan kuis. Anda membuat kursus lewat New course di tab Courses, mengelompokkan peserta di Learner groups, dan karyawan yang lulus mendapatkan sertifikat dengan kode QR.

Ringkasan cakupannya:

Fungsi yang Biasa Ada di HRIS	Di Orova	Catatan
Data induk karyawan	Sebagian	Nama dan departemen dari anggota workspace; data identitas, kontrak, dan rekening dikelola di luar Orova
Absensi dan timesheet	Ada, di Orova Timekeeping	Absensi lewat web, bukan GPS atau aplikasi ponsel
Cuti dan izin	Ada, di Orova Timekeeping	Time off, Time correction, Overtime dengan persetujuan bertingkat
Penggajian, pajak, BPJS	Tidak ada	Gunakan file Export Excel sebagai data masukan untuk proses penggajian Anda
Rekrutmen	Ada, di Orova Recruit	Penyaringan CV dan wawancara, bukan portal lamaran
Pelatihan	Ada, di Orova Training	Kursus, kuis, dan sertifikat internal

Tren Aplikasi HRIS ke Depan: Pandangan Penulis

Berikut tiga hal yang menurut saya akan makin menentukan cara perusahaan menilai aplikasi HRIS. Ini pandangan pribadi, bukan prediksi pasti.

Pertama, saya menduga perusahaan akan lebih menilai kualitas dan keterbukaan data daripada panjangnya daftar modul. Banyak tim HR kini memakai beberapa aplikasi sekaligus, misalnya satu untuk rekrutmen, satu untuk absensi, dan satu untuk penggajian. Aplikasi yang datanya mudah diekspor dan dihubungkan ke sistem lain akan lebih disukai daripada paket besar yang mengunci data di dalamnya. Pandangan ini bisa keliru jika vendor besar berhasil membuat paket lengkapnya cukup murah dan cukup mudah sehingga perusahaan tidak perlu menggabungkan beberapa aplikasi.

Kedua, menurut saya pertanyaan tentang pelindungan data pribadi akan bergeser dari urusan tim hukum menjadi bagian dari demo produk. Dengan UU PDP yang sudah berlaku, tim HR yang memilih aplikasi akan makin sering menanyakan log akses, pengaturan hak akses, dan cara menghapus data. Vendor yang tidak bisa menjawab dengan jelas akan kesulitan, meskipun fiturnya lengkap.

Ketiga, saya melihat data absensi pelan-pelan tidak lagi dipakai sendirian untuk menilai kinerja, terutama untuk pekerjaan yang dilakukan dari jarak jauh. Kehadiran akan tetap dicatat, tetapi atasan akan lebih banyak membacanya bersama hasil kerja yang nyata. Perubahan ini bisa berjalan lambat di perusahaan yang budaya kerjanya masih mengukur kedisiplinan dari jam datang ke kantor.

Pertanyaan yang Sering Diajukan tentang Aplikasi HRIS

Apa itu aplikasi HRIS secara singkat?

Aplikasi HRIS adalah sistem informasi yang menyimpan data karyawan di satu tempat, seperti identitas, struktur organisasi, absensi, cuti, dan riwayat kerja, lalu mengolahnya menjadi laporan dan data masukan untuk proses lain seperti penggajian.

Apa bedanya aplikasi HRIS dengan software payroll?

Software payroll fokus menghitung gaji dan potongannya. HRIS fokus mengelola data karyawan dan kejadian kerja yang menjadi bahan perhitungan itu. Sebagian HRIS sudah memiliki modul payroll, sebagian lain hanya mengirimkan data ke software payroll.

Apakah HRIS sama dengan ATS?

Tidak. ATS mengurus pelamar sebelum diterima kerja, sedangkan HRIS mengurus karyawan setelah bergabung. Banyak perusahaan memakai keduanya dan memindahkan data kandidat yang diterima dari ATS ke HRIS.

Apakah data karyawan di HRIS termasuk data pribadi yang dilindungi UU PDP?

Ya. Identitas, alamat, rekening, dan data kesehatan karyawan adalah data pribadi, dan sebagian termasuk data pribadi yang bersifat spesifik. Perusahaan perlu memastikan hak akses, keamanan, dan perjanjian dengan vendor sesuai UU Nomor 27 Tahun 2022; untuk rincian kewajiban, konsultasikan dengan penasihat hukum perusahaan.

Berapa jumlah karyawan minimal untuk memakai HRIS?

Tidak ada angka baku. Ukuran yang lebih tepat adalah seberapa tersebar data karyawan dan seberapa rumit jadwal kerja Anda. Jika data sering tidak cocok antarbagian atau saldo cuti sering diperdebatkan, itu tanda HRIS mulai dibutuhkan.

Apakah Orova bisa dipakai sebagai aplikasi HRIS?

Hanya sebagian. Orova Timekeeping menangani absensi, timesheet, dan pengajuan cuti; Orova Recruit menangani penyaringan kandidat; Orova Training menangani pelatihan. Orova tidak menghitung gaji, pajak, atau BPJS.

Dari Mana Sebaiknya Anda Memulai dengan Aplikasi HRIS?

Mulailah dari data, bukan dari brosur. Jika data karyawan Anda masih tersebar, satukan dulu ke satu format dan tuliskan aturan absensi serta cuti yang berlaku. Jika data sudah rapi, gunakan checklist di atas untuk membandingkan beberapa aplikasi dengan pertanyaan yang sama, dan pastikan pertanyaan tentang hak akses serta pelindungan data ikut dijawab vendor.

Jika perusahaan Anda sudah memakai aplikasi HRIS tetapi karyawannya jarang memakainya, periksa bagian mana yang tidak aktif dan tanyakan langsung kendalanya kepada pengguna. Sering kali masalahnya bukan pada sistem, melainkan pada aturan yang belum jelas atau panduan yang belum pernah disampaikan. Memahami apa itu aplikasi HRIS sebagai sistem data, bukan sekadar aplikasi absen, akan membantu Anda memilih dan menjalankannya dengan lebih tepat.