견적서 작성법 7단계: 견적서 양식 작성 예시(가상)와 부가세 계산, 발송 전 체크리스트

견적서 작성법의 핵심은 받는 사람이 "무엇을, 얼마에, 언제까지, 어떤 조건으로" 공급받는지 한 장에서 확인할 수 있게 만드는 것입니다. 견적번호와 견적일, 수신처, 공급자 정보(상호·사업자등록번호·대표자·주소), 품목·수량·단가, 공급가액과 부가가치세, 합계, 유효기간, 결제조건, 납기만 빠짐없이 들어가면 기본 견적서 양식은 완성됩니다. 이 글은 이 항목들을 7단계로 나누어 채우는 순서를 설명하고, 바로 따라 쓸 수 있는 작성 예시(가상)와 발송 전 검수 체크리스트를 함께 정리했습니다. 견적서가 세금계산서와 어떻게 다른지도 처음에 짚고 넘어갑니다.

견적서란? 세금계산서와 다른 점부터 정리하기

견적서는 공급자가 제공할 제품이나 용역의 내용과 금액, 거래 조건을 미리 제시하는 문서입니다. 고객은 견적서를 보고 예산을 잡거나 내부 결재를 올리고, 여러 업체의 조건을 비교한 뒤 발주 여부를 결정합니다. 견적서를 주고받은 뒤에 계약서나 발주서가 오가고, 실제로 재화나 용역을 공급한 뒤에 세금계산서가 발급되는 것이 일반적인 흐름입니다.

자주 헷갈리는 부분이 바로 견적서와 세금계산서의 차이입니다. 둘은 이름이 비슷하고 품목·금액·부가가치세 칸이 모두 있어 겉모습도 닮았지만, 성격이 전혀 다릅니다.

구분	견적서	세금계산서
작성 시점	거래가 확정되기 전, 조건을 제시할 때	재화나 용역을 공급할 때
근거	법정 서식이 없는 거래 관행상의 문서	부가가치세법에 따른 증빙
발급 방법	회사가 정한 양식(엑셀, 문서, 링크 등)	일반과세자 등 발급 대상 사업자가 전자세금계산서 등으로 발급
역할	가격과 조건 제안, 내부 결재 자료	부가가치세 신고와 매입세액 공제의 근거

견적서에 "부가가치세"를 적었다고 해서 세금계산서를 대신할 수는 없습니다. 견적서는 어디까지나 제안 문서이고, 공급이 이루어지면 세금계산서는 별도로 발급해야 합니다. 국세청 안내에 따르면 일반과세자에게는 10%의 부가가치세율이 적용되고, 일반과세자는 세금계산서를 발급할 수 있습니다. 간이과세자나 면세사업자는 적용 방식이 다르므로, 내 사업자 유형이 무엇인지 먼저 확인한 뒤 견적서의 세액 칸을 설계해야 합니다.

견적서 양식에 꼭 들어가는 항목: 작성 예시(가상)

아래는 웹 제작 용역을 가정하고 만든 견적서 작성 예시입니다. 회사명, 번호, 금액은 모두 가상이며, 대괄호 [ ]로 표시한 칸은 거래마다 직접 채워 넣는 자리입니다. 그대로 엑셀이나 문서 편집기에 옮겨 기본 견적서 양식으로 써도 됩니다.

항목	기재 내용(가상)
문서명	견 적 서
견적번호	Q-2026-11-001
견적일	2026년 11월 2일
수신	(주)다라상사 구매팀 귀중 / 담당자: [성명·연락처]
공급자 상호	(주)가나디자인랩
사업자등록번호	000-00-00000
대표자	홍길동 (인)
주소	서울특별시 ○○구 ○○로 00
연락처	[전화·이메일]

품목	규격	수량	단가(원)	공급가액(원)
홈페이지 화면 기획	화면 설계서 1식	1	1,500,000	1,500,000
반응형 웹 퍼블리싱	페이지 단위	10	200,000	2,000,000
관리자 페이지 개발	게시판·회원 관리 1식	1	2,500,000	2,500,000
공급가액 합계				6,000,000
부가가치세(10%)				600,000
합계 금액				6,600,000

조건	기재 내용(가상)
합계(한글 병기)	일금 육백육십만원정 (₩6,600,000, 부가가치세 포함)
유효기간	견적일로부터 [ ]일
결제조건	[차수별 청구 시점과 금액 — 5단계 참고]
납기	계약 체결 후 [ ]주 이내
특약	견적 범위 외 추가 작업은 별도 견적

계산을 다시 확인해 보면 1,500,000 + 2,000,000 + 2,500,000 = 6,000,000원이 공급가액 합계이고, 그 10%인 600,000원이 부가가치세, 둘을 더한 6,600,000원이 합계 금액입니다. 견적서를 쓸 때마다 이 세 줄이 서로 맞는지 확인하는 습관을 들이면 대부분의 금액 오류를 막을 수 있습니다.

데이터 시각화란 무엇인가? 비즈니스 성과를 높이는 실전 대시보드 가이드

작성 전 준비할 자료

견적서를 쓰는 도중에 사업자 정보나 단가를 찾으러 다니면 오기재가 생기기 쉽습니다. 아래 자료를 미리 모아 두세요.

준비 자료	어디서 확인하나	빠뜨리면 생기는 문제
자사 사업자등록증	홈택스 또는 회사 관리부서	상호·사업자등록번호 오기재
고객사 정확한 상호와 담당자 정보	고객 사업자등록증, 담당자 명함	수신처가 모호해져 결재가 늦어짐
품목별 단가 기준	내부 단가표, 이전 견적 기록	담당자마다 다른 단가 제시
작업 범위와 일정	실무 담당자, 고객 요구사항 문서	범위 해석 차이로 추가 작업 분쟁
입금 계좌 정보	회사 명의 통장	입금 지연, 예금주 확인 문의

1단계: 견적번호·견적일·수신처 기재하기

문서 맨 위에 "견적서"라는 문서명을 크게 적고, 그 아래에 견적번호와 견적일을 둡니다. 견적번호는 회사 안에서 겹치지 않도록 연도·월·순번처럼 규칙을 정해 두면 나중에 수정본을 낼 때 "Q-2026-11-001-R1"처럼 버전을 붙이기 쉽습니다.

수신 칸에는 고객사의 정식 상호와 부서, 담당자를 적습니다. 담당자 이름만 적으면 담당자가 바뀌었을 때 누구에게 제안한 문서인지 모호해지므로, 회사명과 부서를 함께 적고 "귀중"을 붙이는 것이 일반적입니다.

자주 하는 실수는 고객사 상호를 줄여 쓰거나 브랜드명으로 적는 것입니다. 결재 서류에 첨부되는 문서이므로 사업자등록증에 적힌 상호 그대로 적으세요.

2단계: 공급자 정보(상호·사업자등록번호·대표자·주소) 기재하기

공급자 칸에는 귀사의 상호, 사업자등록번호, 대표자 성명, 사업장 주소, 연락처를 적습니다. 업태와 종목을 함께 적는 회사도 많습니다. 대표자 이름 옆에는 직인이나 사용인감을 찍을 자리를 마련해 두면 종이로 제출해야 하는 거래처에도 바로 대응할 수 있습니다.

사업자등록번호는 숫자 한 자리만 틀려도 고객사 구매팀에서 확인 요청이 옵니다. 사업자등록증을 보며 그대로 옮기고, 양식 파일에 한 번 정확히 입력해 고정해 두면 매번 다시 칠 필요가 없습니다.

3단계: 품목·수량·단가로 공급가액 계산하기

본문 표는 품목, 규격, 수량, 단가, 공급가액 순으로 구성합니다. 복합적인 작업은 "웹사이트 제작 1식"처럼 한 줄로 뭉뚱그리지 말고 기획, 퍼블리싱, 개발처럼 작업 단위로 나누세요. 고객이 어떤 부분에 얼마가 드는지 이해하기 쉬워지고, 나중에 범위를 조정할 때도 해당 행만 바꾸면 됩니다.

엑셀을 쓴다면 공급가액 셀에 =수량*단가 수식을 넣고, 합계 셀에는 =SUM(공급가액 범위)를 넣습니다. 수식으로 묶어 두면 수량을 바꿨을 때 금액이 자동으로 다시 계산됩니다. 여러 시트의 숫자를 한눈에 모아 보는 방법이 궁금하다면 엑셀로 대시보드 만드는 방법도 참고할 수 있습니다.

규격 칸을 비워 두는 것도 흔한 실수입니다. 같은 품목이라도 사양, 페이지 수, 포함 범위가 적혀 있지 않으면 납품 뒤에 "이 기능도 포함인 줄 알았다"는 말이 나옵니다. 규격 칸에 포함 범위를 짧게라도 적어 두세요.

견적서와 수금 현황을 엑셀 파일과 메일함에 흩어 두고 계신가요? Orova CRM에서는 양식을 골라 견적서를 만들고 링크로 공유하며, 여러 차례로 나눈 수금과 미수금을 고객별로 한곳에서 확인할 수 있습니다.

4단계: 부가가치세 10%와 합계 금액 표기하기

본문 표 아래에 공급가액 합계, 부가가치세, 합계 금액 세 줄을 둡니다. 일반과세자라면 부가가치세는 공급가액 합계의 10%입니다. 품목마다 부가가치세를 따로 계산해 반올림한 뒤 더하면 끝자리가 맞지 않을 수 있으므로, 공급가액을 먼저 모두 더한 다음 10%를 한 번에 계산하는 편이 깔끔합니다.

엑셀에서는 부가가치세 셀에 =ROUND(공급가액합계*0.1,0), 합계 셀에 =공급가액합계+부가가치세를 넣습니다. 원 단위 끝수를 어떻게 처리할지는 회사 기준을 하나로 정해 두고 모든 견적서에 똑같이 적용하세요.

합계 금액은 "일금 육백육십만원정 (₩6,600,000, 부가가치세 포함)"처럼 한글과 숫자를 함께 적으면 자릿수 착오를 줄일 수 있습니다. 단가를 부가가치세 별도로 적었다면 표 위나 합계 옆에 "부가가치세 별도"를, 포함 금액이라면 "부가가치세 포함"을 분명히 적어 둡니다. 이 문구가 없으면 고객이 공급가액을 최종 금액으로 오해해 결제 단계에서 금액 차이가 생깁니다.

간이과세자나 면세사업자는 일반과세자와 세금 처리 방식이 다르므로 10%를 그대로 적용하면 안 될 수 있습니다. 내 과세 유형은 홈택스나 국세청 안내에서 확인한 뒤 세액 칸을 정하세요.

5단계: 유효기간·결제조건·납기 적기

견적서 하단에는 거래 조건을 적습니다. 가장 먼저 유효기간입니다. 유효기간이 없으면 시간이 한참 지난 뒤 고객이 예전 금액 그대로 계약하자고 할 때 대응하기 어렵습니다. "견적일로부터 [ ]일" 또는 "[ ]년 [ ]월 [ ]일까지"처럼 날짜가 분명하게 드러나게 적으세요. 기간은 단가 변동 가능성과 고객의 결재 기간을 고려해 회사가 정합니다.

다음은 결제조건입니다. 작업 기간이 긴 용역이라면 한 번에 받기보다 차수를 나누어 청구 시점과 금액을 적어 두는 편이 서로에게 명확합니다. 비율은 업종과 거래처 관행에 따라 다르므로 아래 표의 빈칸을 직접 채우세요.

차수	청구 시점(조건)	공급가액(원)	부가가치세(공급가액 × 10%)	합계(원)
1차	[예: 계약 체결 시]	[ ]	[ ]	[ ]
2차	[예: 중간 결과물 검수 완료 시]	[ ]	[ ]	[ ]
3차	[예: 최종 납품·검수 완료 시]	[ ]	[ ]	[ ]
합계		견적서의 공급가액 합계와 같아야 함	견적서의 부가가치세와 같아야 함	견적서의 합계 금액과 같아야 함

청구 시점은 "작업 완료 후"처럼 모호하게 쓰기보다 "검수 확인서 서명 후"처럼 누구나 확인할 수 있는 행위로 적어야 분쟁이 줄어듭니다. 마지막으로 납기(계약 후 언제까지 납품하는지)와 특약(견적 범위 밖 작업은 별도 견적, 수정 범위, 결과물 권리 귀속 등)을 적습니다.

6단계: 발송 전 검수 체크리스트로 점검하기

보내기 직전, PDF로 변환한 최종본을 열어 놓고 아래 항목을 하나씩 확인하세요. 엑셀에서 수식을 고친 뒤 저장하지 않고 이전 파일로 PDF를 만드는 실수가 의외로 많으므로, 반드시 최종 PDF를 기준으로 봅니다.

점검 항목	확인 방법	확인
견적번호·견적일	다른 견적서와 번호가 겹치지 않는지	☐
수신처	고객사 정식 상호·부서·담당자가 맞는지	☐
공급자 정보	상호·사업자등록번호·대표자·주소가 사업자등록증과 같은지	☐
품목·규격	품목마다 규격과 포함 범위가 적혀 있는지	☐
금액 계산	수량 × 단가, 공급가액 합계, 부가가치세, 합계가 서로 맞는지	☐
부가가치세 표기	"부가가치세 별도/포함"이 분명한지	☐
유효기간	만료 날짜가 분명하게 적혀 있는지	☐
결제조건·납기	차수별 금액 합계가 견적 합계와 같은지, 납기가 적혀 있는지	☐
입금 계좌	예금주가 회사 명의인지	☐

특히 0의 개수를 꼭 다시 세어 보세요. 6,600,000원을 660,000원으로 적는 것 같은 자릿수 오류는 눈으로 대충 훑어서는 잘 보이지 않습니다.

7단계: PDF 또는 링크로 보내고 후속 연락하기

엑셀 원본을 그대로 보내면 받는 쪽 환경에 따라 서식이 깨지거나 수식이 바뀔 수 있으므로 PDF로 변환하거나 열람용 링크로 보내는 것이 좋습니다. 메일 본문에는 첨부 파일만 덩그러니 두지 말고 합계 금액, 납기, 유효기간을 두세 줄로 요약해 적으세요. 이메일이나 링크로 보낸 견적서도 전자문서 및 전자거래 기본법에 따라 전자적 형태라는 이유만으로 효력이 부인되지는 않지만, 종이 서류와 직인을 요구하는 거래처라면 그 관행에 맞추는 것이 안전합니다.

보낸 뒤에는 고객이 먼저 연락하기만 기다리지 말고 단계를 나누어 확인하세요. 간격은 거래 규모와 고객의 결재 절차에 맞추어 정합니다.

1. 발송 직후: 수신 확인 "안녕하십니까, [담당자님]. 요청하신 [프로젝트명] 견적서를 보내드렸습니다. 파일이 정상적으로 열리는지 확인 부탁드리며, 추가로 필요한 자료가 있으면 말씀해 주십시오."
2. 검토 중: 궁금한 점 확인 "보내드린 견적서를 검토하시면서 품목 구성이나 결제조건에 조정이 필요한 부분이 있는지 여쭙고자 연락드렸습니다. 편하신 시간에 짧게 통화 가능하실까요?"
3. 유효기간 만료 전: 일정 확인 "앞서 보내드린 견적의 유효기간이 [날짜]까지입니다. 일정에 맞춰 작업 준비를 하기 위해 내부 검토 상황을 알려 주시면 감사하겠습니다."

고객이 단가 조정을 요청하면 기존 견적번호에 수정 번호(R1, R2)를 붙인 변경 견적서를 새로 내고, 무엇이 바뀌었는지 메일 본문에 적어 두세요. 이전 버전과 섞이지 않게 관리하는 것만으로도 혼선이 크게 줄어듭니다.

자주 생기는 견적서 오류와 해결 방법

견적 업무를 반복하다 보면 비슷한 실수가 되풀이됩니다. 고객이 할인이나 범위 변경을 요청할 때의 기본 대응도 함께 정리했습니다.

오류	원인	해결 방법
합계 끝자리가 맞지 않음	품목마다 부가가치세를 따로 반올림	공급가액을 모두 더한 뒤 10%를 한 번에 계산
납품 후 추가 작업 요구	규격·수정 범위 미기재	규격 칸과 특약에 포함 범위, 추가 작업 처리 방식 명시
예전 단가로 계약 요구	유효기간 미기재	모든 견적서에 유효기간을 날짜로 명시
이전 버전 파일 재발송	파일이 여러 폴더에 흩어짐	견적번호에 수정 번호를 붙이고 최신본 한 곳에 보관
고객사 정보 오기재	구두로 들은 상호 사용	고객 사업자등록증 기준으로 입력
견적서를 세금계산서로 오해	두 문서의 역할 혼동	견적서는 제안 문서, 세금계산서는 공급 시 별도 발급

고객 정보부터 견적, 수금까지 한 화면에서 관리해 보세요. Orova CRM은 2027년 7월 7일까지 무료로 모든 기능을 쓸 수 있으며, 견적서·청구서 양식 라이브러리와 차수별 수금 기록을 바로 활용할 수 있습니다.

Orova CRM으로 견적서 만들고 링크로 공유하기

견적서가 늘어나면 엑셀 파일과 메일함만으로는 어떤 고객에게 어떤 견적을 보냈고 얼마를 받았는지 따라가기 어려워집니다. 고객 정보와 견적, 수금을 한곳에서 보고 싶다면 Orova CRM의 Sales 화면을 쓸 수 있습니다. 아래 화면은 Orova 영어 인터페이스이며 데이터는 모두 가상입니다.

Sales 화면의 Orders 탭에서는 견적과 주문이 목록으로 정리되고, 건마다 합계, 받은 금액, 남은 금액(미수금)이 함께 보입니다. 결제를 여러 차례로 나누어 받는 거래도 차수별로 기록해 남은 금액을 확인할 수 있습니다.

Documents 탭의 Template library에서는 Orova templates와 Community에서 견적서(Quotation), 청구서(Invoice) 등 양식을 골라 쓰거나 Upload template으로 회사 양식을 올릴 수 있습니다. 양식을 적용하면 공급자 정보, 수신 고객, 품목, 소계, 부가가치세, 합계, 입금 정보가 들어간 견적서가 만들어지고, 고객에게는 열람용 링크로 공유할 수 있습니다.

단, Orova CRM은 견적서와 청구서를 만들고 공유하는 도구이며 세금계산서를 발행하지는 않습니다. 세금계산서는 홈택스 등 기존 경로로 발급하세요. 고객 관리 도구를 고르는 기준이 궁금하다면 CRM이란 무엇이고 어떻게 선택해야 할까를 함께 읽어 보세요.

견적서 작성과 관리의 흐름: 작성자의 견해

저는 견적서를 "한 번 쓰고 끝나는 파일"이 아니라 "고객과 조건을 맞춰 가는 기록"으로 보는 팀이 점점 늘어날 것이라고 생각합니다. 같은 고객에게 수정본이 몇 번씩 오가는 일이 흔한데, 버전과 변경 이유가 남아 있지 않으면 나중에 어떤 조건으로 합의했는지 다시 확인하기 어렵기 때문입니다.

또 저는 견적서를 첨부 파일로 보내는 방식과 링크로 공유하는 방식이 당분간 함께 쓰일 것이라고 봅니다. 링크는 수정본을 다시 보내기 편하지만, 종이 서류와 직인을 요구하는 거래처도 여전히 있습니다. 상대의 결재 관행에 맞춰 두 방식을 모두 준비해 두는 것이 현실적입니다.

마지막으로, 저는 견적서 작성에 AI를 쓰더라도 금액 검산은 사람이 끝까지 맡아야 한다고 생각합니다. 요구사항을 정리하거나 메일 문구를 다듬는 데는 도움이 되지만, 단가와 부가가치세, 합계가 맞는지는 최종 PDF를 보며 직접 확인해야 합니다.

견적서 작성법에 대해 자주 묻는 질문

견적서와 세금계산서는 무엇이 다른가요?

견적서는 거래 전에 가격과 조건을 제안하는 문서이고, 정해진 법정 서식이 없습니다. 세금계산서는 재화나 용역을 공급할 때 부가가치세법에 따라 발급하는 증빙으로, 부가가치세 신고와 매입세액 공제의 근거가 됩니다. 견적서에 부가가치세를 적었더라도 세금계산서를 대신하지는 않습니다.

견적서에 도장을 꼭 찍어야 하나요?

법으로 정해진 요건은 아니지만, 공식 문서로 받아들이는 거래처가 많아 대표자 직인이나 사용인감을 찍는 경우가 일반적입니다. PDF로 보낼 때는 직인 이미지를 넣어 두면 종이 제출을 요구하는 곳에도 대응하기 쉽습니다.

유효기간이 지난 견적서로 계약하자고 하면 어떻게 하나요?

유효기간이 지났다면 단가와 일정을 다시 검토한 뒤 새 견적서를 발행하는 것이 원칙입니다. 조건이 그대로라면 유효기간만 새로 정한 견적서를 다시 보내고, 단가가 바뀌었다면 바뀐 이유를 적어 수정 견적서를 보냅니다.

고객이 할인을 요청하면 견적서를 어떻게 고쳐야 하나요?

총액만 깎기보다 수량, 범위, 납기, 결제조건 중 무엇을 함께 조정할지 정한 뒤 수정 견적서를 내는 것이 좋습니다. 견적번호 뒤에 수정 번호(R1)를 붙이고 바뀐 행을 표시해 두면 고객도 차이를 쉽게 확인할 수 있습니다.

간이과세자나 면세사업자도 부가가치세 10%를 적어야 하나요?

아닐 수 있습니다. 부가가치세 10%는 일반과세자 기준이며, 간이과세자와 면세사업자는 세금 처리 방식이 다릅니다. 내 과세 유형과 세금계산서 발급 가능 여부를 홈택스나 국세청 안내에서 확인한 뒤 세액 칸을 정하세요.

어디서부터 시작할까요?

처음이라면 이 글의 작성 예시(가상)를 엑셀이나 문서 편집기에 옮겨 회사 정보와 계좌를 고정한 기본 견적서 양식을 하나 만드세요. 공급가액, 부가가치세, 합계를 수식으로 묶어 두는 것만으로도 계산 실수가 줄어듭니다.

이미 양식이 있다면 6단계의 체크리스트를 인쇄해 두고, 다음 견적서부터 보내기 전에 한 번씩 확인해 보세요. 유효기간과 결제조건이 빠져 있지 않은지가 특히 중요합니다.

견적서가 많아 관리가 어렵다면 견적번호 규칙과 수정 번호 규칙부터 정하고, 고객별로 보낸 견적과 받은 금액을 한곳에 모아 두는 방법을 찾아보세요. 올바른 견적서 작성법은 한 장의 문서를 넘어 고객과의 약속을 정확하게 남기는 습관에서 시작됩니다.