Onboarding process uzņēmumā: kā to izveidot 7 soļos (2026)

Pareizi izveidots onboarding process nodrošina, ka jaunais darbinieks jau pirmajā mēnesī sasniedz plānoto darba atdevi, nevis apjūk nepazīstamās sistēmās vai pamet uzņēmumu pirms pārbaudes laika beigām. Pēc šī ceļveža ieviešanas jūsu rīcībā būs pilnībā funkcionējoša ievadīšanas sistēma: gatavs 30-60-90 dienu uzdevumu plāns, sakārtotas piekļuves, automatizēti ievadkursi un pārskatāmi novērtēšanas kritēriji vadītājiem. Sagatavošanai būs vajadzīga administratora līmeņa piekļuve uzņēmuma saziņas platformām (piemēram, Google Workspace vai Microsoft 365), esošie iekšējie noteikumi un amata apraksti. Šis ceļvedis nav paredzēts neregulāriem gadījuma darbiem vai vienreizējiem ārpakalpojumu līgumiem, kur darbinieks nepiedalās komandas procesos un iekšējās sistēmās.

Kas ir onboarding un kāpēc tas nosaka darbinieka palikšanu uzņēmumā

Onboarding ir mērķtiecīgs process, kurā jaunais darbinieks apgūst amata pienākumus, uzņēmuma iekšējās sistēmas un kultūru, lai kļūtu par patstāvīgu komandas locekli. Šajā ceļvedī process sadalīts 7 secīgos soļos — no sagatavošanās pirms pirmās darba dienas līdz pārbaudes laika noslēgumam —, un tas prasa iepriekšēju plānošanu, lai novērstu dīkstāvi un haosu pirmajās nedēļās.

Bieži vien uzņēmumos vārdu "onboarding" jauc ar vienkāršu dokumentu parakstīšanu pirmajā darba dienā. Praksē formāla līguma noslēgšana ir tikai administratīvs solis. Pati ievadīšana darbā ir daudzdimensionāla sistēma, kas aptver tehniskos rīkus, praktiskās iemaņas un sociālo integrāciju komandā. Latvijā daļa no tās ir arī darba devēja pienākums: darba aizsardzības ievadapmācība, ko Valsts darba inspekcija (VDI) skaidro savā vietnē (sīkāk par to 3. solī).

Kad jaunais darbinieks aiziet jau pārbaudes laikā, uzņēmums zaudē daudz vairāk nekā vienu atlases kampaņu. Šie zaudējumi veidojas no vairākiem elementiem, ko vadītāji ikdienā bieži nepamana. Tabulā zemāk ir izmaksu pozīcijas, kuras var aprēķināt ar sava uzņēmuma skaitļiem — pēdējo kolonnu aizpildiet paši.

Izmaksu pozīcija	No kā tā sastāv	Kur atrast savu skaitli	Jūsu summa (aizpildiet)
Atkārtota personāla atlase	Sludinājumi, atlases speciālista un vadītāja darba stundas	Atlases rēķini, darba laika uzskaite	____ EUR
Izmaksātā darba alga un darba devēja VSAOI	Bruto alga par nostrādāto laiku un darba devēja sociālās iemaksas	Algu aprēķins grāmatvedībā	____ EUR
Vadītāja un mentora patērētais laiks	Stundas, kas veltītas skaidrošanai un kļūdu labošanai	Kalendārs, 1:1 sarunu protokoli	____ EUR
Neizdarītais darbs	Uzdevumi, kas aizkavējās, kamēr amats bija tukšs	Projektu vai pasūtījumu termiņi	____ EUR

Sagatavošanās pirms onboarding uzsākšanas

Pirms aicināt jauno speciālistu uz biroju vai virtuālo tikšanos, ir jāizveido visi tehniskie un organizatoriskie priekšnoteikumi, lai pirmā diena nepārvērstos par bezmērķīgu IT atbalsta gaidīšanu. Ja šos elementus nesakārto laikus pirms darbinieka ierašanās, pirmā nedēļa parasti tiek pazaudēta tehniskās problēmās.

Sagatavošanās posmā atbildība tiek sadalīta starp personāla vadību, tiešo vadītāju un sistēmas administratoru. Sagatavojiet tālāk tabulā norādītos resursus, pirms pārejat pie praktiskajiem soļiem.

Ko sagatavot	Kur iegūt	Kad jābūt gatavam	Kas notiek, ja trūkst
E-pasta un sistēmu lietotājkonts	Google Workspace vai Microsoft 365 Admin panelis	Darba dienu pirms ierašanās	Darbinieks pirmajā dienā nevar piekļūt darba failiem un e-pastam
Dators un fiziskie darba rīki	Uzņēmuma IT noliktava vai biroja vadītājs	Pirms pirmās dienas rīta	Dīkstāve un negatīvs pirmais iespaids par uzņēmuma organizētību
Amata sagaidāmo rezultātu saraksts	Tiešais vadītājs, saskaņojot ar amata aprakstu	Pirmās dienas ievadsarunā	Darbinieks nezina, pēc kādiem kritērijiem tiks vērtēts viņa darbs
Nozīmēts mentors ('buddy')	Komandas iekšējā vienošanās	Pirms pirmās dienas	Jaunais kolēģis baidās uzdot ikdienas jautājumus vadītājam
Pirmās nedēļas kalendārs	Google Calendar vai Outlook ielūgumi	Pirms pirmās dienas	Haotiska dienas gaita, pārslodze vai ilgstoša sēdēšana bez darba

Pēc šo bāzes elementu sagatavošanas var sākt struktūras ieviešanu dzīvē, izejot cauri septiņiem secīgiem soļiem.

Pirmais solis: Sagatavot pirmsuzņemšanas dokumentāciju un tehniskās piekļuves

Pirmajā solī ir jānodrošina pilnīgs pirmsuzņemšanas process (pre-boarding), lai darba tiesiskās attiecības un tehniskā vide būtu sakārtota pirms darbinieka reālās ierašanās. Tas nozīmē darba līguma parakstīšanu, paziņojuma iesniegšanu Valsts ieņēmumu dienestā (VID) un visu kontu konfigurēšanu.

Šīs darbības tiek veiktas uzņēmuma e-paraksta rīkos (piemēram, eParakstītājs vai Dokobit), VID Elektroniskās deklarēšanas sistēmā (EDS) un IT administratora vadības panelī. Google Workspace vidē administratoram jāatver sadaļa Users, jānospiež Add new user, jāievada vārds, uzvārds, jāizveido korporatīvais e-pasts un jāpievieno lietotājs atbilstošajām drošības un e-pasta grupām. Microsoft 365 vidē administrators atver Microsoft 365 Admin Center, izvēlas Users > Active users > Add a user, piešķir licences un nokonfigurē daudzfaktoru autentifikāciju (MFA).

Pēc soļa pareizas izpildes personāla speciālista e-pastā ir saņemts abpusēji parakstīts darba līgums ar laika zīmogu, VID EDS sistēmā ir reģistrēts ziņojums par darba ņēmēja statusa iegūšanu pirms darba uzsākšanas, un jaunā darbinieka personīgajā e-pastā ir nosūtīta sagaidīšanas vēstule ar drošiem pieslēgšanās datiem un informāciju par ierašanās laiku.

Biežākā kļūda šajā posmā ir lietotāja kontu izveide pašā pirmajā darba dienas rītā. Tā rezultātā drošības politiku vai paroles atiestatīšanas dēļ darbinieks vairākas stundas gaida administratora palīdzību. Lai to novērstu, ieviesiet iekšēju noteikumu, ka IT piekļuves tiek izveidotas un pārbaudītas jau iepriekšējā darba dienā vai agrāk.

Otrais solis: Piesaistīt mentoru un saplānot pirmo darba dienu bez haosa

Otrā soļa mērķis ir noņemt psiholoģisko spriedzi un nodrošināt skaidru pirmās dienas dienas kārtību ar personīgu atbalsta personu. Mentors jeb kolēģis-biedrs ('buddy') nav tiešais vadītājs; tas ir līdzvērtīgs komandas biedrs, kurš palīdz apgūt neformālos procesus, iepazīstina ar biroja telpām un atbild uz vienkāršiem praktiskiem jautājumiem.

Darbības tiek veiktas uzņēmuma kalendārā un komandas saziņas platformā (Slack vai Microsoft Teams). Tiešais vadītājs nosūta kalendāra uzaicinājumu komandai uz rīta kafijas pauzi vai īsu iepazīšanās zvanu. Komandas kanālā tiek publicēts sirsnīgs paziņojums par jauno kolēģi, minot viņa pieredzi un lomu. Dienas plānā pietiek ar 3 galvenajiem notikumiem: ievadsaruna ar vadītāju, darba vietas un rīku iestatīšana kopā ar mentoru un kopīgas komandas pusdienas.

Pēc šī soļa izpildes jaunā darbinieka kalendārā ir precīzi atzīmēti visi pirmās dienas notikumi bez tukšām, mulsinošām pauzēm. Mentors ir apstiprinājis savu pieejamību, un darbiniekam ir zināms konkrēts cilvēks, pie kā vērsties par jebkuru neskaidrību.

Biežākā kļūda ir darbinieka pārkraušana ar korporatīvo prezentāciju lasīšanu visas dienas garumā. Cilvēks nespēj asimilēt desmitiem dokumentu lappušu pirmajās stundās. Ja pamanāt, ka jaunais darbinieks ilgstoši sēž viens pie ekrāna, uzdodiet mentoram iesaistīt viņu praktiskā biroja vai komandas ikdienas demonstrācijā.

Piemērs (izdomāts uzņēmums):

• Konteksts: Loģistikas uzņēmums Rīgā ar 35 darbiniekiem pieņēma darbā jaunu transporta dispečeru.
• Veiktās darbības: Tiešais vadītājs jau pirms darba uzsākšanas nozīmēja vecāko dispečeru par mentoru, sagatavoja vienkāršu kalendāra plānu pirmajai dienai ar konkrētu pusdienu laiku un pieteica caurlaidi pie ieejas.
• Šķērslis un risinājums: Pirmajā rītā sistēmas atjauninājuma dēļ nedarbojās viena no dispečeru iekšējām programmām. Tā vietā, lai darbinieks sēdētu dīkā, mentors uzaicināja viņu pie sava galda vērot reālu klientu zvanu apstrādi un pasūtījumu ievadi.
• Vizuāli redzams rezultāts: Pirmās dienas beigās jaunais dispečers bija aizpildījis 5 testa pasūtījumus mentora profilā un kalendārā apstiprinājis otrās dienas mācību plānu.

Trešais solis: Digitalizēt ievadapmācības un drošības instrukcijas

Trešais solis paredz pāreju no neefektīvām papīra mapēm uz strukturētu digitālo mācību vidi. Šeit notiek organizācijas pamatnoteikumu, iekšējās kārtības, datu aizsardzības (GDPR) un darba aizsardzības instrukciju apguve. Šajā posmā tiek organizēta pilnvērtīga jauno darbinieku apmācība, kas sniedz bāzes zināšanas pirms reālu amata pienākumu veikšanas.

Materiālu izvietošanai izmanto uzņēmuma iekšējo zināšanu bāzi, mācību vadības sistēmu vai strukturētu portālu. Lai uzzinātu vairāk par to, kā pareizi organizēt apmācību sistēmu digitālajā vidē, noder ceļvedis par to, kas ir e-mācības un kā tās izmantot uzņēmumā. Materiāli jāsadala īsos moduļos (mikroapmācība), ko var apgūt vienā piegājienā. Teksta dokumenti jāpapildina ar vizuāliem slaidiem un īsiem ekrāna ierakstiem par to, kā lietot uzņēmuma pamatprogrammas.

Rezultāts ir pārbaudāms sistēmas administratora pārskatā: jaunajam darbiniekam ir izveidots mācību profils, kurā redzami piešķirtie moduļi ar precīziem izpildes termiņiem un progresa joslu procentos.

Biežākā kļūda ir pieņēmums, ka darbinieks patstāvīgi izlasīs biezu PDF failu ar iekšējās kārtības noteikumiem. Parasti šādi dokumenti tiek pārskaitīti virspusēji. Risinājums ir sadalīt saturu tematiskos blokos un katra bloka beigās iestrādāt dažus kontroles jautājumus.

Kā nodrošināt, ka darbinieki patiešām apgūst drošības noteikumus

Latvijā darba aizsardzības apmācības kārtību nosaka Ministru kabineta 2010. gada 10. augusta noteikumi Nr. 749 "Apmācības kārtība darba aizsardzības jautājumos". Valsts darba inspekcijas skaidrojumā par darba aizsardzību ir norādītas prasības, kas tieši ietekmē onboarding plānu:

Ko nosaka VDI skaidrojums	Ko tas nozīmē onboarding plānā
Ievadapmācību nodrošina visiem nodarbinātajiem uzreiz pēc darba uzsākšanas: uzņēmuma darbības veids, būtiskākie darba vides riska faktori, darba kārtības noteikumi, darba aizsardzības sistēma	Ievadapmācība ir pirmās dienas plānā, nevis "kad būs laiks"
Instruktāžā darba vietā darbiniekam praktiski parāda drošus darba paņēmienus konkrētajā darbā	Instruktāžu ieplāno kopā ar cilvēku, kuram ir pieredze šajā darbā
Apmācību darba devējs organizē darba laikā, atvēlot laiku arī zināšanu pārbaudei	Mācību moduļi un tests ir ierakstīti darba laika kalendārā
Ziņas par ievadapmācību un instruktāžu reģistrē dokumentos, kas satur šo noteikumu 3. un 4. pielikumā minēto informāciju; drīkst arī elektroniski, ja puses paraksta atbilstoši Elektronisko dokumentu likumam	Reģistrācija ar parakstu ir atsevišķs kontrolsaraksta punkts
Atkārtotā instruktāža notiek ne retāk kā reizi gadā, bet darbos ar bīstamām iekārtām un paaugstinātas bīstamības darbos — ne retāk kā reizi sešos mēnešos	To pašu mācību moduli saglabā atkārtotai lietošanai

Tātad paraksts reģistrācijas dokumentā joprojām ir vajadzīgs. Digitālā mācību vide to neaizstāj, bet palīdz pārliecināties, ka aiz paraksta ir reālas zināšanas, un to pašu moduli var izmantot arī atkārtotajai instruktāžai. Kuras tēmas un kādā apjomā jāiekļauj, saskaņojiet ar sava uzņēmuma darba aizsardzības speciālistu.

Lai paraksts nebūtu tikai formalitāte, digitālajā mācību vidē iestatiet divus apguves nosacījumus. Pirmais ir obligāts minimālais lasīšanas vai skatīšanās laiks konkrētam materiālam, kura laikā nav iespējams pārtīt saturu vai uzreiz atzīmēt to kā pabeigtu. Otrais ir zināšanu tests moduļa noslēgumā ar sekmības slieksni, ko nosaka pats uzņēmums, — tikai pēc tā nokārtošanas darbinieks pāriet pie nākamajiem materiāliem.

Ja vēlaties automatizēt jauno darbinieku apmācību bez manuālas prezentāciju veidošanas, Orova Training ļauj pārvērst iekšējos dokumentus interaktīvos slaidos, video ar audio ierunāšanu un zināšanu pārbaudes testos.

Ceturtais solis: Izveidot detalizētu 30-60-90 dienu uzdevumu matricu

Ceturtajā solī tiek izstrādāts skaidrs rīcības plāns pirmajiem trim mēnešiem, lai novērstu neskaidrību par darba prioritātēm. Šī matrica sadala ievadīšanas posmu trīs loģiskos blokos: 1.–30. diena veltīta mācībām un procesu apguvei, 31.–60. diena – pirmajiem patstāvīgajiem darbiem ar uzraudzību, bet 61.–90. diena – pilnīgai patstāvībai un rezultātu sasniegšanai. Šis dalījums ir tikai ietvars: termiņus un uzdevumus pielāgojiet konkrētajam amatam un darba līgumā noteiktajam pārbaudes laikam.

Plāns tiek fiksēts koplietojamā dokumentā vai projektu vadības rīkā (piemēram, Asana, Notion vai Trello). Matrica ietver konkrētus uzdevumus, par katru punktu atbildīgo personu un nepārprotamu izpildes kritēriju (Definition of Done – DoD). Šāda pieeja novērš subjektīvus strīdus pārbaudes laika noslēgumā.

Piemērs (izdomāts uzņēmums): zemāk ir onboarding kontrolsaraksts, ko SIA "Ziemeļkrasts" izmanto biroja amatiem — 24 punkti trim lomām. Nokopējiet to un kolonnas "Atbildīgais" un "Izpildes kritērijs" pielāgojiet savam uzņēmumam.

Posms / Laiks	Uzdevums	Atbildīgais	Izpildes kritērijs (DoD)
Pirms 1. dienas	1. Sagatavot un parakstīt darba līgumu	HR	Līgums parakstīts ar e-parakstu, VID EDS iesniegts ziņojums par darba ņēmēju
Pirms 1. dienas	2. Izveidot e-pasta un sistēmu piekļuves	IT / Vadītājs	Lietotājvārds aktīvs, licences piešķirtas
Pirms 1. dienas	3. Sagatavot darba vietu un tehniku	Biroja vadītājs	Dators pārbaudīts, programmas uzinstalētas
Pirms 1. dienas	4. Nozīmēt darba mentoru ('buddy')	Vadītājs	Mentors piekritis un informēts par pienākumiem
1. diena	5. Iepazīstināt ar biroju un telpām	Mentors	Darbiniekam izsniegta caurlaide, parādītas telpas
1. diena	6. Novadīt pirmo ievadsarunu	Vadītājs	Pārrunāti mērķi un pirmās nedēļas plāns
1. diena	7. Iepazīstināt ar komandas biedriem	Vadītājs / Mentors	Organizēts īss komandas ievadzvans vai tikšanās
1. diena	8. Pārbaudīt piekļuves un saziņas rīkus	Mentors	Darbinieks spēj nosūtīt ziņu komandas čatā
1. nedēļa	9. Apgūt darba aizsardzības ievadapmācību	Darbinieks / HR	Tests nokārtots, ievadapmācība reģistrēta un parakstīta
1. nedēļa	10. Apgūt uzņēmuma pamatrīkus	Darbinieks / Mentors	Izpildīti 3 testa uzdevumi iekšējā sistēmā
1. nedēļa	11. Iepazīties ar komandas struktūru	HR	Apskatīta organizācijas shēma un galvenie kontakti
1. nedēļa	12. Pirmās nedēļas 1:1 pārrunas	Vadītājs	Aizpildīta atsauksmju veidlapa, pārrunātas neskaidrības
30 dienas	13. Pabeigt visus obligātos ievadkursus	Darbinieks	Visi moduļi sistēmā atzīmēti kā pabeigti
30 dienas	14. Izpildīt pirmos 5 patstāvīgos uzdevumus	Darbinieks	Uzdevumus pārbaudījis un apstiprinājis vadītājs
30 dienas	15. Apgūt uzņēmuma darba laika uzskaiti	HR / Darbinieks	Apgūta darba stundu un prombūtņu reģistrācija
30 dienas	16. Pirmā mēneša izvērtēšanas saruna	Vadītājs / HR	Izvērtēti pirmā mēneša mērķi, fiksētas korekcijas
60 dienas	17. Pārņemt ikdienas darba pienākumu bāzi	Darbinieks	Darbs tiek veikts bez pastāvīgas mentora uzraudzības
60 dienas	18. Piedalīties starpnodaļu projektos	Darbinieks	Izveidots pirmais kontakts ar sadarbības nodaļām
60 dienas	19. Sniegt atgriezenisko saiti par procesiem	Darbinieks	Iesniegti 2 ieteikumi ikdienas uzlabojumiem
60 dienas	20. Otrā mēneša 1:1 progresa saruna	Vadītājs	Saskaņoti pēdējā mēneša individuālie mērķi
90 dienas	21. Sasniegt amata standarta produktivitāti	Darbinieks	KPI rādītāji atbilst amata prasībām
90 dienas	22. Aizpildīt noslēguma zināšanu pārbaudi	Darbinieks	Nokārtots visaptverošs amata kompetenču tests
90 dienas	23. Veikt pārbaudes laika noslēguma sarunu	Vadītājs / HR	Parakstīts pārbaudes laika novērtējuma protokols
90 dienas	24. Saņemt ievadapmācību sertifikātu	HR	Izsniegts oficiāls digitālais sertifikāts ar QR kodu

Šādas detalizētas matricas esamība nodrošina, ka ikviens solis ir izmērāms un neviena no iesaistītajām pusēm nevar aizbildināties ar aizmirstiem pienākumiem.

Piektais solis: Iestatīt zināšanu pārbaudes un progresa kontroli

Piektajā solī tiek ieviesta automatizēta zināšanu kontrole, lai novērtētu, cik labi darbinieks apguvis iekšējās procedūras. Bez kontroles mehānisma ievadīšanas process balstās tikai uz pieņēmumiem, kas vēlāk izpaužas kļūdās darbā ar klientiem vai iekšējās datu bāzēs.

Šīs darbības tiek veiktas uzņēmuma testēšanas vai mācību platformā. Pēc katras galvenās tēmas (klientu apkalpošanas standarti, datu apstrāde, produktu specifika) izveidojiet īsu testu. Izmantojiet dažādus jautājumu veidus: viena pareizā atbilde, vairākas atbildes un īsas situāciju analīzes. Iestatiet sekmības slieksni, ko nosaka pats uzņēmums, un iepriekš vienojieties, pēc cik neveiksmīgiem mēģinājumiem darbiniekam jāsaņem mentora konsultācija.

Rezultāts ir redzams mācību sistēmas analītikas panelī: katra jaunā darbinieka profilā uzrādās precīzs testa rezultāts, kļūdainās atbildes un patērētais laiks. Ja darbinieks testu nenokārto, mentors rezultātos redz, kuras tēmas prasa papildu skaidrojumu.

Biežākā kļūda ir pārāk teorētisku, likumu pantiem pārblīvētu testu veidošana. Tā vietā, lai vaicātu noteikumu rindkopu numurus, formulējiet jautājumus caur reālām ikdienas situācijām, piemēram: "Klients pieprasa izsniegt rēķina kopiju citai personai bez pilnvaras – kāda ir pareizā rīcība pēc uzņēmuma drošības protokola?".

Piemērs (izdomāts uzņēmums):

• Konteksts: E-komercijas uzņēmums Liepājā ar 20 klientu atbalsta speciālistiem ieviesa jaunus darbiniekus attālinātā režīmā.
• Veiktās darbības: HR nodaļa sagatavoja 4 interaktīvus moduļus par preču atgriešanas kārtību un katram modulim pievienoja situāciju analīzes testu ar uzņēmuma noteiktu sekmības slieksni.
• Šķērslis un risinājums: Divi jaunie speciālisti nespēja nokārtot naudas atmaksas moduli, jo nepārzināja nestandarta bankas karšu transakcijas. Mācību sistēmas atskaite parādīja konkrētos kļūdainos jautājumus, un mentors noorganizēja īsu praktisku sesiju tieši par šo gadījumu.
• Vizuāli redzams rezultāts: Pēc atkārtotas pārbaudes abi darbinieki testu nokārtoja, un mācību sistēmā viņu statuss mainījās uz "nokārtots".

Kā to iestatīt Orova Training

Ja kursu, testu un rezultātu kontroli vēlaties turēt vienuviet, to var izdarīt Orova Training. Saskarne latviešu valodā pagaidām nav pieejama, tāpēc pogu nosaukumi zemāk norādīti angliski, tieši tā, kā tie redzami ekrānā.

1. Training sadaļā atveriet Courses un nospiediet New course.
2. Cilnē Content pievienojiet materiālus: augšupielādētu PDF vai PPTX, slaidus, ko AI sagatavo no esoša dokumenta (PDF, DOCX u. c.), vai video ar ierunātu tekstu.
3. Katram materiālam ieslēdziet Required, Minimum time on this item un No skipping ahead.
4. Sadaļā Quizzes izveidojiet testu (jautājumus var ģenerēt ar AI no tā paša dokumenta) un pievienojiet to kursam.
5. Nospiediet Assign course un izvēlieties grupu vai konkrētus darbiniekus, norādot izpildes termiņu.
6. Cilnē Results katram darbiniekam redzams Progress, Quiz score, Status un Certificate; sadaļā Certificates sagatavojiet sertifikāta veidni, ko sistēma piešķir, kad sasniegts noteiktais sekmības slieksnis. Jaunajiem darbiniekiem kursu var piešķirt arī automātiski ar workflow.

Sestais solis: Vadīt regulāras atgriezeniskās saites un 1:1 pārrunas

Sestais solis nodrošina pastāvīgu divvirzienu komunikāciju starp darbinieku un vadītāju visā pārbaudes laikā. Daudzi vadītāji kļūdaini uzskata, ka klusēšana nozīmē veiksmīgu darbu, taču bieži vien jaunais darbinieks vienkārši kautrējas uzdot jautājumus, baidoties izskatīties nekompetents.

Sarunas tiek plānotas kalendārā kā regulāras 1:1 tikšanās: pirmajā mēnesī biežāk, vēlāk retāk — biežumu nosakiet atkarībā no amata. Lai saruna nepārvērstos par formālu atskaitīšanos par paveiktajiem uzdevumiem, vadītājam jāizmanto strukturēts jautājumu ietvars. Zemāk ir sarunas veidne, ko var nokopēt kopīgā dokumentā un aizpildīt pēc katras tikšanās.

Jautājums darbiniekam	Ko pierakstīt protokolā	Vienošanās un atbildīgais (aizpildiet)
Kas šajā nedēļā izdevās vislabāk un sniedza gandarījumu?	Konkrēts paveiktais uzdevums	____
Kuros procesos vai rīkos tu saskāries ar aizkavēšanos vai neskaidrībām?	Rīks vai process un kas tieši nebija skaidrs	____
Vai tev ir pietiekami skaidri nākamās nedēļas mērķi?	Mērķi, kas jāprecizē	____
Kādu konkrētu atbalstu es kā vadītājs vai mentors tev varu sniegt?	Pieprasītais atbalsts un termiņš	____

Vizuāli pārbaudāms rezultāts ir kopīgs 1:1 sarunu protokols (piemēram, Google Docs vai uzņēmuma personāla vadības rīkā), kurā pēc katras tikšanās tiek piefiksēti galvenie vienošanās punkti un atbildīgie par to izpildi līdz nākamajai sarunai.

Biežākā kļūda ir šo sarunu regulāra atcelšana vai pārcelšana "steidzamu darbu dēļ". Tas jaunajam kolēģim signalizē, ka viņa integrācija nav svarīga. Ja tikšanos nākas pārcelt neparedzamu apstākļu dēļ, jaunais laiks jānosaka tajā pašā vai nākamajā darba dienā.

Septītais solis: Novērtēt pārbaudes laika rezultātus un izsniegt sertifikātu

Septītais solis ir pārbaudes laika noslēgums (tā ilgumu nosaka darba līgums Darba likuma robežās), kurā tiek pieņemts lēmums par darba attiecību turpināšanu un darbinieka oficiālu pieņemšanu pamatkomandā. Šim lēmumam jābalstās uz objektīviem 30-60-90 dienu plāna datiem, nevis subjektīvām emocijām.

Darbības tiek veiktas klātienes vai video sarunā, piedaloties darbiniekam, tiešajam vadītājam un HR speciālistam. Tiek caurskatīta uzdevumu matrica, testu rezultāti un sasniegtie KPI rādītāji. Ja visi kritēriji ir izpildīti, tiek parakstīts pārbaudes laika novērtējuma akts. Lai noslēgtu procesu pozitīvi, darbiniekam tiek piešķirts oficiāls iekšējās apmācības pabeigšanas sertifikāts ar digitāli pārbaudāmu kodu.

Rezultāts ir abpusēji parakstīts pārbaudes laika izvērtējuma dokuments uzņēmuma lietvedībā un sistēmā ģenerēts digitāls sertifikāts, kas apliecina darbinieka kvalifikācijas atbilstību amatam.

Biežākā kļūda ir novēlota pārbaudes laika saruna – piemēram, tad, kad pārbaudes termiņš jau ir beidzies. Plānojiet noslēguma sarunu ar rezervi pirms termiņa beigām, lai lēmumu varētu pieņemt un noformēt laikus, un pārbaudes laika noteikumus skatiet aktuālajā Darba likuma redakcijā.

Piemērs (izdomāts uzņēmums):

• Konteksts: Ražošanas uzņēmumā Jelgavā ar 80 darbiniekiem kvalitātes kontrolierim tuvojās pārbaudes laika noslēgums.
• Veiktās darbības: HR speciālists laikus pirms termiņa apkopoja digitālās mācību sistēmas datus (visi 6 moduļi nokārtoti) un ražošanas brāķu atskaiti, noorganizējot noslēguma sarunu.
• Šķērslis un risinājums: Vadītājam bija šaubas par darbinieka iniciatīvu jaunu procesu uzlabošanā, taču 60 dienu pārskatā darbinieks jau bija fiksējis divus rakstiskus priekšlikumus, kas gaidīja vadītāja apstiprinājumu. Sarunas laikā šie priekšlikumi tika atvērti un apstiprināti ieviešanai.
• Vizuāli redzams rezultāts: Pārbaudes laiks tika veiksmīgi noslēgts, darbinieks saņēma digitālu sertifikātu un tika apstiprināts patstāvīgā amatā ar paplašinātām sistēmas pilnvarām.

Pilns onboarding procesa kopsavilkuma kontrolsaraksts

Lai visa procedūra būtu ērti pārskatāma vienuviet, zemāk apkopoti visi ievadīšanas soļi ar to galvenajiem uzdevumiem, pabeigtības pazīmēm un laiku, kad tie jāveic. Šo tabulu var izdrukāt vai iekļaut uzņēmuma iekšējā rokasgrāmatā.

Solis	Galvenais uzdevums	Pabeigtības pazīme	Kad
1. solis	Pre-boarding dokumentācija un piekļuves	Līgums parakstīts, VID ziņojums iesniegts, konts aktīvs	Pirms 1. dienas
2. solis	Mentora piesaiste un 1. dienas kārtība	Apstiprināts kalendārs un nozīmēts mentors	Pirms 1. dienas
3. solis	Ievadapmācību digitalizācija	Piešķirti moduļi, ievadapmācība reģistrēta	1. nedēļa
4. solis	30-60-90 dienu mērķu matrica	Saskaņota un koplietota uzdevumu tabula	1. nedēļa
5. solis	Zināšanu pārbaudes un kontrole	Testi nokārtoti ar noteikto slieksni	Pēc katra moduļa
6. solis	Regulāras 1:1 pārrunas	Aizpildīts atgriezeniskās saites protokols	Visu pārbaudes laiku
7. solis	Pārbaudes laika noslēgums un sertifikācija	Parakstīts protokols un izsniegts sertifikāts	Pirms pārbaudes laika beigām

Šis kopsavilkums ļauj personāla nodaļai un vadītājiem dažu sekunžu laikā pārbaudīt, kurā posmā atrodas konkrētais darbinieks un kādi soļi vēl jāveic.

Biežākās kļūdas onboarding procesā un to novēršana

Pat uzņēmumos ar labiem nodomiem ievadīšanas process bieži saskaras ar tipiskām kļūdām, kas mazina darbinieka motivāciju un rada nevajadzīgus zaudējumus. Lai nodrošinātu kvalitatīvu procesu, personāla atlases posmā svarīgi sagatavot atbilstošus amata kritērijus, ko palīdz izdarīt tas, kā uzrakstīt labu darba sludinājumu, kā arī pārdomāti darba intervijas jautājumi pretendentu atlases gaitā. Kad darbinieks jau pieņemts, pievērsiet uzmanību zemāk tabulā apkopotajām kļūdām un to risinājumiem.

Kļūda	Biežākais cēlonis	Risinājums
Informācijas pārslodze 1. nedēļā	Vēlme iemācīt visu uzreiz no apjomīgiem PDF	Sadalīt saturu īsos mikroapmācības blokos
Tehniskā dīkstāve pirmajā rītā	IT nodaļas neinformēšana pirms darba uzsākšanas	Ieviest automatizētu pirmsuzņemšanas kontrolsarakstu
Skaidru vērtēšanas kritēriju trūkums	Vadītājs paļaujas uz "vispārēju sajūtu"	Fiksēt 24 punktu 30-60-90 dienu matricu ar precīzu DoD
Mentora izolācija vai trūkums	Pienākums uzlikts formāli bez laika atvēlēšanas	Iekļaut mentoringu mentora ikdienas slodzes plānā
Formāla drošības noteikumu parakstīšana	Steiga un pārbaudes testu neesamība	Iestatīt minimālo apguves laiku un obligātu zināšanu testu
Pārbaudes laika saruna pēdējā dienā	Aizmirsts kalendāra termiņš	Ieplānot novērtēšanas sarunu laikus pirms termiņa

Ja mācību materiālus un testus sagatavot manuāli nav resursu, daļu darba var uzticēt mācību platformai — kā to iestatīt, skatiet 5. solī.

Izveidojiet strukturētu onboarding mācību kursu un automatizējiet digitālo sertifikātu izsniegšanu jaunajiem kolēģiem ar Orova Training. Reģistrējieties un izmantojiet visas funkcijas bez maksas līdz 2027. gada 7. jūlijam bez bankas kartes piesaistes.

Kā mērīt onboarding efektivitāti uzņēmumā

Lai saprastu, vai ievadīšanas process darbojas veiksmīgi, nepieciešams sekot līdzi četriem galvenajiem rādītājiem. Šie dati parāda reālo situāciju un ļauj savlaicīgi veikt uzlabojumus, negaidot gada pārskatus. Mērķa vērtības katrs uzņēmums nosaka pats, salīdzinot rezultātus ar saviem iepriekšējiem ceturkšņiem.

Rādītājs	Kā aprēķināt	Kur ņemt datus	Jūsu mērķis (aizpildiet)
Aiziešana pārbaudes laikā (early turnover rate)	Pārbaudes laikā aizgājušie ÷ visi tajā pašā periodā pieņemtie	Personāla uzskaite	____
Laiks līdz pilnai produktivitātei (time-to-productivity)	Dienas no darba sākuma līdz amata standarta izpildes apjomam	30-60-90 dienu matrica, KPI pārskats	____ dienas
Ievadtestu nokārtošana pirmajā mēģinājumā	Pirmajā mēģinājumā nokārtojušie ÷ visi, kas kārtoja testu	Mācību sistēmas rezultāti	____
Jaunā darbinieka apmierinātība (eNPS)	Īsa anonīma aptauja pirmā mēneša beigās	Aptaujas rīks	____

Laiku līdz pilnai produktivitātei katram amatam definējiet konkrēti, piemēram, kā spēju patstāvīgi apstrādāt standarta klientu pieprasījumu vai sagatavot standarta līgumu. Darba režīma dati šim rādītājam noder arī tad, ja zināt, kā ieviest darba laika uzskaiti uzņēmumā.

Ja kādu konkrētu testu pirmajā mēģinājumā nenokārto ievērojama daļa jauno darbinieku, problēma visbiežāk slēpjas neskaidri pasniegtā mācību materiālā, nevis darbiniekos.

Onboarding tendences nākamajos gados: autora viedoklis

Vērtējot darba tirgus attīstību un tehnoloģiju ietekmi uz personāla vadību, es uzskatu, ka nākamo 2–3 gadu laikā darbinieku ievadīšanas pieeja piedzīvos būtiskas pārmaiņas. Šeit ir trīs manas prognozes par to, kā attīstīsies onboarding vide.

Pirmkārt, manuprāt, tradicionālie statiskie uzņēmuma iekšējās kārtības dokumenti zaudēs lielu daļu savas nozīmes. Jau šodien redzams, ka jaunie speciālisti ignorē desmitiem lappušu garus tekstus un sagaida informāciju īsu video, audio fragmentu un interaktīvu uzdevumu formātā. Es sliecos domāt, ka tuvāko gadu laikā uzņēmumi, kuri nepāries uz personalizētām mikromācībām, saskarsies ar kritisku zināšanu trūkumu par iekšējiem procesiem. Šī prognoze var nepiepildīties tikai tādās stingri regulētās nozarēs kā valsts pārvalde vai smagā rūpniecība, kur apmācību reģistrācija un paraksti joprojām tiek kārtoti galvenokārt papīrā.

Otrkārt, es uzskatu, ka mākslīgais intelekts kļūs par ikdienas asistentu ikvienam jaunajam darbiniekam. Tā vietā, lai pastāvīgi traucētu mentoru ar vienkāršiem jautājumiem par to, kur atrast noteiktu veidlapu vai kā pieteikt atvaļinājumu, darbinieki saņems tūlītējas atbildes no iekšējiem AI asistentiem, kas apmācīti uz uzņēmuma zināšanu bāzes datiem. Tas atslogos mentorus un ļaus viņiem koncentrēties uz praktisku iemaņu nodošanu un cilvēcīgu atbalstu. Šī tendence varētu bremzēties tikai gadījumā, ja uzņēmumi nespēs sakārtot iekšējo datu drošību un piekļuves līmeņus.

Treškārt, es prognozēju, ka robeža starp atlasi un pirmsuzņemšanas posmu kļūs gandrīz nemanāma. Uzņēmumi sāks iepazīstināt kandidātus ar savu darba vidi un sistēmām jau pirms līguma parakstīšanas, piedāvājot īsus interaktīvus simulāciju uzdevumus. Lai tam sagatavotos, uzņēmumu vadītājiem jau šodien ir vērts sākt digitalizēt savus amata standartus un veidot vienotus mācību moduļus, ko var izmantot gan jauno darbinieku ievadīšanai, gan esošās komandas kvalifikācijas celšanai.

Prognoze	Kas to varētu bremzēt	Ko darīt jau tagad
Statiskus iekšējos dokumentus aizstās mikromācības	Nozares, kur apmācību reģistrācija joprojām notiek papīrā	Sadalīt galvenās instrukcijas īsos moduļos
Iekšējie AI asistenti atbildēs uz jaunpienācēju ikdienas jautājumiem	Nesakārtota iekšējo datu drošība un piekļuves līmeņi	Sakārtot zināšanu bāzi un piekļuves tiesības
Atlase un pirmsuzņemšana saplūdīs	Kandidātu laika trūkums pirms līguma parakstīšanas	Digitalizēt amata standartus un mācību moduļus

Biežāk uzdotie jautājumi par onboarding

Kā panākt, lai darba aizsardzības un datu aizsardzības instrukcijas tiek apgūtas, nevis tikai parakstītas?

Ievadapmācības un instruktāžas reģistrācija ar parakstu ir jāsaglabā, bet to var papildināt ar digitālu mācību vidi. Iestatiet minimālo apguves laiku, aizliedziet pārtīt video vai pārslēgt slaidus ātrāk, un moduļa beigās ievietojiet testu ar sekmības slieksni, ko nosaka uzņēmums. Tā vadītājs redz ne tikai parakstu, bet arī to, kā darbinieks atbildēja uz jautājumiem.

Kādas ir galvenās atšķirības onboarding procesam attālinātā vai hibrīda darba režīmā Latvijā?

Attālinātajā režīmā lielākais risks ir darbinieka sociālā izolācija un informācijas vakuums. Tāpēc nepieciešams ieviest biežākas, bet īsākas video tikšanās (pirmajā nedēļā — katru rītu), obligātu mentora piesaisti ikdienas saziņai čatā un nodrošināt visas piekļuves digitāli pirms pirmās darba dienas ar drošu daudzfaktoru autentifikāciju. Tāpat svarīgi nosūtīt darba aprīkojumu ar kurjeru laikus pirms darba sākuma.

Kā automatizēt mācību materiālu nodošanu un sertifikāciju bez manuālas testu labošanas?

Automatizācija tiek panākta, integrējot mācību platformu ar uzņēmuma darbinieku sarakstu. Tiklīdz tiek izveidots jauns lietotāja konts ar konkrētu amata lomu, sistēma automātiski piešķir atbilstošo mācību kursu kopumu ar noteiktiem izpildes termiņiem. Testi tiek vērtēti automātiski uzreiz pēc to aizpildīšanas, un sekmīga rezultāta gadījumā sistēma automātiski ģenerē digitālu sertifikātu ar unikālu identifikatoru un QR kodu bez personāla speciālista manuāla darba.

Kāda ir mākslīgā intelekta loma onboarding procesā?

Mākslīgais intelekts ievērojami samazina laiku, kas nepieciešams ievadmateriālu radīšanai un uzturēšanai. Tā vietā, lai personāla vadītājs nedēļām ilgi rakstītu rokasgrāmatas, AI rīki spēj dažu minūšu laikā pārveidot esošos standartus interaktīvās prezentācijās, ierunātos video materiālos un daudzlīmeņu testos. Tāpat AI palīdz ģenerēt situāciju uzdevumus un analizēt darbinieku sniegumu, norādot uz tēmām, kurās komandai nepieciešams papildu atbalsts.

Ko darīt, ja jaunajam darbiniekam trūkst iniciatīvas pirmajās 30 dienās?

Iniciatīvas trūkums pirmajā mēnesī visbiežāk liecina par bailēm pieļaut kļūdu vai neskaidrām vadītāja gaidām, nevis par slinkumu. Pārbaudiet 30 dienu mērķu matricu: vai darbiniekam ir doti konkrēti, izmērāmi uzdevumi ar skaidru izpildes kritēriju, nevis vispārīgi norādījumi "iepazīties ar sistēmu". Nākamajā 1:1 sarunā tieši pārrunājiet šo jautājumu, uzticiet vienu nelielu patstāvīgu uzdevumu ar skaidru atbildību un nodrošiniet mentora atbalstu tā izpildē.

Ar ko sākt onboarding ieviešanu?

Onboarding sistēmas sakārtošana nav jāveic vienā dienā visiem uzņēmuma amatiem uzreiz. Izvēlieties savu pašreizējo situāciju un speriet pirmo praktisko soli, ko iespējams paveikt vienas pēcpusdienas laikā.

Ja jūsu uzņēmumā pašlaik nav nekādas sistēmas un katrs vadītājs jaunos darbiniekus ievada pēc saviem ieskatiem, sāciet ar vienkāršu bāzes inventarizāciju. Atveriet jaunu dokumentu un izveidojiet tehnisko piekļuvju kontrolsarakstu kopā ar IT atbildīgo: kādi konti, programmas un iekārtas ir nepieciešamas populārākajam amatam uzņēmumā. Šī viena saraksta ieviešana novērsīs lielāko daļu dīkstāves pirmajā dienā.

Ja jums jau ir sagatavotas instrukcijas un amatu apraksti, taču tie glabājas dažādās mapēs vai papīra formātā, nākamais solis ir to digitalizācija. Izvēlieties vienu vissvarīgāko ievadinstrukciju (piemēram, iekšējās kārtības vai drošības noteikumus) un sadaliet to dažos īsos, koncentrētos digitālos blokos ar kontroles jautājumiem beigās. Tas palīdzēs pārliecināties, ka aiz paraksta instruktāžas reģistrācijā ir reālas zināšanas.

Ja jūsu uzņēmums strauji paplašinās un vadītājiem trūkst laika nepārtrauktām apmācībām, ieviesiet standartizētu 30-60-90 dienu matricu un nozīmējiet mentorus ārpus tiešās pakļautības. Pārrunājiet ar komandu atbildības sadalījumu un uzticiet ievadkursu kontroli digitālajiem rīkiem, lai vadītāji varētu pievērsties jēgpilnām 1:1 sarunām un jauno talantu noturēšanai. Pareizi sakārtots un pārdomāts onboarding process atmaksājas jau pirmajos mēnešos, nodrošinot augstu darbinieku iesaisti un pasargājot organizāciju no dārgas kadru mainības.