Jak obliczyć nadgodziny w 7 krokach (2026): stawki i wzory

Jak obliczyć nadgodziny? Najpierw ustalasz, ile godzin pracownik przepracował ponad obowiązującą go normę lub przedłużony dobowy wymiar czasu pracy, potem liczysz stawkę godzinową z płacy zasadniczej, a na koniec do normalnego wynagrodzenia za te godziny dodajesz dodatek 50% albo 100% (art. 151¹ Kodeksu pracy) albo udzielasz czasu wolnego zamiast dodatku (art. 151²). Ten poradnik prowadzi przez 7 kroków, od sprawdzenia polecenia pracy po zestawienie dla działu płac, z odwołaniem do tekstu jednolitego Kodeksu pracy (Dz.U. 2026 poz. 1245).

Zanim zaczniesz, przygotuj regulamin pracy (system i okres rozliczeniowy), harmonogram pracownika, ewidencję czasu pracy za miesiąc, wnioski lub polecenia dotyczące pracy nadliczbowej oraz informację o wynagrodzeniu zasadniczym.

Poradnik dotyczy pracowników zatrudnionych na umowę o pracę. Nie obejmuje umów cywilnoprawnych. Osobne zasady mają pracownicy zarządzający zakładem pracy w imieniu pracodawcy, kierownicy wyodrębnionych komórek organizacyjnych (art. 151⁴) oraz osoby w zadaniowym systemie czasu pracy lub z ryczałtem za nadgodziny – piszemy o nich w osobnej sekcji.

Jak obliczyć nadgodziny: podstawowe zasady z Kodeksu pracy

Zgodnie z art. 151 § 1 Kodeksu pracy pracą w godzinach nadliczbowych jest praca wykonywana ponad obowiązujące pracownika normy czasu pracy, a także praca ponad przedłużony dobowy wymiar czasu pracy wynikający z jego systemu i rozkładu. Jest ona dopuszczalna tylko w dwóch sytuacjach: przy akcji ratowniczej (ochrona życia lub zdrowia, mienia, środowiska albo usunięcie awarii) oraz przy szczególnych potrzebach pracodawcy.

Normy czasu pracy z art. 129 § 1 to 8 godzin na dobę i przeciętnie 40 godzin w przeciętnie pięciodniowym tygodniu pracy w przyjętym okresie rozliczeniowym. Do obliczeń potrzebujesz też trzech granic:

• Limit roczny: godziny nadliczbowe wynikające ze szczególnych potrzeb pracodawcy nie mogą przekroczyć 150 godzin w roku kalendarzowym na pracownika (art. 151 § 3). Inną liczbę można ustalić w układzie zbiorowym, regulaminie pracy albo w umowie o pracę (art. 151 § 4).
• Limit tygodniowy: tygodniowy czas pracy łącznie z nadgodzinami nie może przekraczać przeciętnie 48 godzin w przyjętym okresie rozliczeniowym (art. 131 § 1); nie dotyczy to pracowników zarządzających zakładem pracy w imieniu pracodawcy.
• Wyłączenie: odpracowanie zwolnienia od pracy udzielonego na wniosek pracownika w celu załatwienia spraw osobistych nie jest pracą w godzinach nadliczbowych (art. 151 § 2¹).

Za każdą godzinę nadliczbową pracownikowi przysługuje normalne wynagrodzenie oraz dodatek: 100% za nadgodziny w nocy, w niedziele i święta niebędące dla niego dniami pracy oraz w dniu wolnym udzielonym w zamian za pracę w niedzielę lub święto; 50% w każdym innym dniu (art. 151¹ § 1). Dodatek 100% przysługuje także za przekroczenie przeciętnej tygodniowej normy w okresie rozliczeniowym, chyba że te godziny dostały już dodatek z § 1 (art. 151¹ § 2).

Co przygotować przed rozliczeniem nadgodzin

Bez kompletu dokumentów łatwo pomylić normę albo stawkę. Tabela poniżej pokazuje, czego potrzebujesz i co grozi, gdy czegoś brakuje.

Co przygotować	Skąd pobrać	Skutek braku
Harmonogram czasu pracy (grafik)	Dział kadr / przełożony	Brak punktu odniesienia do wykrycia przekroczeń normy
Ewidencja czasu pracy za miesiąc	System rejestracji czasu pracy / listy obecności	Nie wiadomo, ile faktycznie przepracowano
Polecenia lub wnioski o pracę nadliczbową	Przełożony / obieg dokumentów	Trudno wykazać, że praca była zlecona lub akceptowana
Wynagrodzenie zasadnicze (osobiste zaszeregowanie)	Umowa o pracę / regulamin wynagradzania	Błędna podstawa dodatku
Regulamin pracy: system, okres rozliczeniowy, pora nocna	Regulamin pracy / układ zbiorowy	Błędne zakwalifikowanie godzin do 50% lub 100%

Krok 1: Sprawdź polecenie pracy nadliczbowej lub zgodę przełożonego

Celem tego kroku jest ustalenie, czy dodatkowe godziny to praca w godzinach nadliczbowych, czy np. czas spędzony w zakładzie z własnej inicjatywy pracownika.

Sprawdź polecenie przełożonego lub zatwierdzony wniosek: datę, liczbę godzin, powód (akcja ratownicza albo szczególne potrzeby pracodawcy, art. 151 § 1) i osobę, która zleciła pracę. W orzecznictwie przyjmuje się, że o pracy nadliczbowej decyduje polecenie pracodawcy – wyraźne albo dorozumiane, np. gdy przełożony wie o pracy po godzinach i ją akceptuje. Sama dłuższa obecność w biurze bez polecenia i bez wiedzy przełożonego zwykle nie wystarcza. Jasna ścieżka zgłaszania pracy po godzinach powinna być częścią tego, co nowa osoba poznaje w ramach onboardingu pracownika krok po kroku.

Sprawdź też, czy pracownik nie przekroczy limitu rocznego (150 godzin lub inna liczba z regulaminu) i przeciętnie 48 godzin tygodniowo.

Po tym kroku masz listę pracowników z godzinami nadliczbowymi potwierdzonymi poleceniem lub akceptacją przełożonego.

Typowy błąd to automatyczne uznawanie każdego odczytu z czytnika wejść i wyjść za nadgodziny. Odwrotny błąd jest równie groźny: pomijanie godzin, o których przełożony wiedział i które akceptował.

Przykład (fikcyjny):

1. Kontekst: magazyn firmy dystrybucyjnej, kilkudziesięciu pracowników.
2. Działanie: specjalistka ds. kadr porównała odczyty kart z grafikiem i poprosiła kierownika o potwierdzenie polecenia pracy dla każdej osoby z przekroczeniem.
3. Problem: kierownik nie potwierdził polecenia dla kilku osób, które po zmianie czekały na prywatny transport. Kadry sprawdziły zadania w systemie magazynowym – po końcu zmiany nie było operacji tych osób.
4. Rezultat: w zestawieniu zostały tylko godziny potwierdzone poleceniem i zadaniami, a kierownik podpisał zestawienie bez rozbieżności.

Krok 2: Ustal normę dobową i tygodniową, aby wykryć nadgodziny

Celem tego kroku jest odróżnienie przekroczeń normy dobowej od przekroczeń przeciętnej normy tygodniowej. Te drugie wychodzą zwykle dopiero na koniec okresu rozliczeniowego.

Sprawdź, w jakim systemie czasu pracy jest zatrudniony pracownik:

• W systemie podstawowym praca ponad 8 godzin w dobie to nadgodzina dobowa.
• W systemie równoważnym nadgodziną dobową jest praca ponad przedłużony dobowy wymiar zaplanowany w rozkładzie. Praca w granicach zaplanowanego, przedłużonego wymiaru nadgodziną nie jest.

Pamiętaj o dobie pracowniczej. Zgodnie z art. 128 § 3 pkt 1 Kodeksu pracy doba to 24 kolejne godziny, poczynając od godziny, w której pracownik rozpoczyna pracę zgodnie z rozkładem. Jeśli pracownik w poniedziałek zaczął o 8:00, a we wtorek zaczyna o 7:00, godzina 7:00–8:00 przypada jeszcze na dobę poniedziałkową i może stanowić pracę nadliczbową.

Wymiar czasu pracy w okresie rozliczeniowym liczysz według art. 130: 40 godzin razy liczba tygodni, plus 8 godzin za każdy dzień od poniedziałku do piątku pozostały do końca okresu; każde święto przypadające w innym dniu niż niedziela obniża wymiar o 8 godzin.

Wynikiem tego kroku są dwie grupy godzin: przekroczenia dobowe oraz godziny, które mogą dać przekroczenie przeciętnej normy tygodniowej na koniec okresu (np. praca w dniu wolnym wynikającym z przeciętnie pięciodniowego tygodnia).

Typowy błąd to ignorowanie doby pracowniczej przy zmianach rozpoczynanych o różnych godzinach. Kodeks przewiduje tu ruchome rozkłady czasu pracy (art. 140¹) – ponowne wykonywanie pracy w tej samej dobie w takim rozkładzie nie stanowi pracy w godzinach nadliczbowych.

Krok 3: Przelicz minuty na ułamki godziny

Celem tego kroku jest zamiana przepracowanego czasu na liczbę, którą da się pomnożyć przez stawkę.

Kodeks pracy nie przewiduje minimalnego progu, od którego liczy się nadgodziny, ani zasad zaokrąglania. Jeśli firma stosuje w regulaminie zasady rejestracji czasu, nie mogą one prowadzić do pominięcia czasu, który jest pracą w godzinach nadliczbowych. Najbezpieczniej liczyć faktyczny czas pracy wykonanej na polecenie przełożonego, co do minuty.

Minuty zamieniasz na godziny, dzieląc je przez 60:

Minuty ponad normę	Ułamek godziny	Działanie
15	0,25 h	15 ÷ 60
30	0,5 h	30 ÷ 60
45	0,75 h	45 ÷ 60
1 h 45 min (105 min)	1,75 h	105 ÷ 60
20	0,33 h (w zaokrągleniu)	20 ÷ 60

Zasady prowadzenia ewidencji i to, co powinno się w niej znaleźć, opisuje poradnik jak prowadzić ewidencję czasu pracy pracowników.

Częsty błąd to ucinanie niepełnych godzin (np. 55 minut liczonych jako zero). Taka praktyka zaniża wynagrodzenie i może zostać zakwestionowana podczas kontroli PIP.

Krok 4: Wylicz stawkę godzinową z płacy zasadniczej

Celem tego kroku jest ustalenie wartości jednej godziny, od której liczysz dodatek.

Zgodnie z art. 151¹ § 3 Kodeksu pracy podstawą obliczania dodatku jest wynagrodzenie pracownika wynikające z jego osobistego zaszeregowania określonego stawką godzinową lub miesięczną, a jeżeli taki składnik nie został wyodrębniony – 60% wynagrodzenia. Przy stawce miesięcznej dzielisz ją przez liczbę godzin pracy w danym miesiącu:

$$\text{Stawka godzinowa} = \frac{\text{Wynagrodzenie zasadnicze}}{\text{Wymiar czasu pracy w danym miesiącu}}$$

Wymiar miesiąca liczysz według art. 130 (Krok 2). W 2026 roku luty ma wymiar 160 godzin, a lipiec 184 godziny, więc ta sama pensja daje w tych miesiącach różną stawkę.

Wynikiem tego kroku jest stawka w złotych z dokładnością do grosza.

Najczęstszy błąd to stały dzielnik (np. 168 godzin) we wszystkich miesiącach. Taki uproszczony kalkulator nadgodzin zawyża stawkę w miesiącach z mniejszym wymiarem i zaniża ją w miesiącach z większym.

Przykład (fikcyjny): nadgodziny w dzień roboczy i w niedzielę

Założenia: pełny etat, wynagrodzenie zasadnicze 5 000,00 zł brutto miesięcznie (cała pensja to płaca zasadnicza), wymiar miesiąca 168 godzin. Pracownik przepracował na polecenie przełożonego 1 h 45 min ponad 8 godzin w zwykły dzień roboczy, w ciągu dnia, oraz 2 godziny w niedzielę, która nie była dla niego dniem pracy według rozkładu, i nie otrzymał za nią innego dnia wolnego.

Pozycja	Obliczenie	Kwota
Stawka godzinowa	5 000,00 zł ÷ 168 h	29,76 zł
Dzień roboczy: normalne wynagrodzenie	1,75 h × 29,76 zł	52,08 zł
Dzień roboczy: dodatek 50%	1,75 h × 14,88 zł	26,04 zł
Niedziela: normalne wynagrodzenie	2 h × 29,76 zł	59,52 zł
Niedziela: dodatek 100%	2 h × 29,76 zł	59,52 zł
Razem za nadgodziny	52,08 + 26,04 + 59,52 + 59,52	197,16 zł brutto

Przykład pokazuje tylko mechanikę dodatku. Sposób ustalania normalnego wynagrodzenia przy składnikach zmiennych, a także składki i podatek, sprawdź w regulaminie wynagradzania lub z osobą prowadzącą listę płac.

Ręczne sumowanie nadgodzin z kilku arkuszy łatwo prowadzi do pomyłek. W Orova Timekeeping ustawisz, od której minuty liczyć nadgodziny, czy wymagać zatwierdzonego wniosku Overtime i czy przeliczać je na czas wolny, a miesięczny Timesheet wyeksportujesz do Excela dla działu płac.

Krok 5: Przypisz dodatek 50% lub 100% za nadgodziny

Celem tego kroku jest przypisanie każdej godziny nadliczbowej do właściwego dodatku zgodnie z art. 151¹ Kodeksu pracy. Sprawdzasz porę doby, dzień tygodnia i rozkład czasu pracy pracownika.

Tabela zestawia dodatek pieniężny z czasem wolnym, który można udzielić zamiast dodatku (art. 151²).

Kiedy przypada nadgodzina	Dodatek	Czas wolny na wniosek pracownika	Czas wolny bez wniosku	Przepis
W nocy (pora nocna według regulaminu)	100%	1 h za 1 h	1,5 h za 1 h	art. 151¹ § 1 pkt 1 lit. a
W niedzielę lub święto, które nie są dla pracownika dniami pracy według rozkładu	100%	1 h za 1 h	1,5 h za 1 h	art. 151¹ § 1 pkt 1 lit. b
W dniu wolnym udzielonym w zamian za pracę w niedzielę lub święto	100%	1 h za 1 h	1,5 h za 1 h	art. 151¹ § 1 pkt 1 lit. c
W każdym innym dniu (np. ponad 8 h w zwykły dzień roboczy, poza porą nocną)	50%	1 h za 1 h	1,5 h za 1 h	art. 151¹ § 1 pkt 2
Przekroczenie przeciętnej tygodniowej normy w okresie rozliczeniowym (gdy te godziny nie dostały już dodatku z § 1)	100%	1 h za 1 h	1,5 h za 1 h	art. 151¹ § 2

Wynikiem tego kroku są dwie kolumny: „Nadgodziny z dodatkiem 50%” i „Nadgodziny z dodatkiem 100%”.

Częsty błąd dotyczy pracy w dniu wolnym wynikającym z przeciętnie pięciodniowego tygodnia (np. w wolną sobotę). Za taki dzień przysługuje w zamian inny dzień wolny, udzielony do końca okresu rozliczeniowego w terminie uzgodnionym z pracownikiem (art. 151³). Jeśli go nie udzielono, godziny te zwykle prowadzą do przekroczenia przeciętnej tygodniowej normy, za które art. 151¹ § 2 przewiduje dodatek 100%.

Krok 6: Rozlicz czas wolny zamiast dodatku

Celem tego kroku jest prawidłowe rozliczenie nadgodzin czasem wolnym, jeśli taka forma została wybrana.

Art. 151² Kodeksu pracy przewiduje dwa tryby:

1. Na wniosek pracownika złożony w postaci papierowej lub elektronicznej: czas wolny w tym samym wymiarze (1 godzina wolna za 1 godzinę nadliczbową).
2. Bez wniosku pracownika: pracodawca udziela czasu wolnego najpóźniej do końca okresu rozliczeniowego, w wymiarze o połowę wyższym niż liczba nadgodzin (1,5 godziny za 1 godzinę). Nie może to obniżyć wynagrodzenia należnego za pełny miesięczny wymiar czasu pracy.

W obu przypadkach dodatek za pracę w godzinach nadliczbowych nie przysługuje (art. 151² § 3). Normalne wynagrodzenie za przepracowane godziny jest wypłacane – przy stałej pensji miesięcznej zwykle mieści się ono w pensji, bo pracownik odbiera czas wolny w tym samym miesiącu lub okresie.

Wniosek pracownika czy decyzja pracodawcy

Cecha	Na wniosek pracownika	Bez wniosku (decyzja pracodawcy)
Wymiar czasu wolnego	1 h za 1 h	1,5 h za 1 h
Termin udzielenia	Przepis nie wiąże go z końcem okresu rozliczeniowego – ustal go we wniosku	Najpóźniej do końca okresu rozliczeniowego
Wynagrodzenie miesięczne	Bez zmian	Nie może ulec obniżeniu
Dodatek 50% / 100%	Nie przysługuje	Nie przysługuje
Dokument	Wniosek w postaci papierowej lub elektronicznej	Decyzja pracodawcy w ewidencji

Po tym kroku nadgodziny rozliczone czasem wolnym znikają z kolumn płatnych dodatków, a w ewidencji pojawia się odebrany czas wolny. Przy planowaniu nieobecności przydają się też zasady naliczania urlopu wypoczynkowego, aby w jednym miesiącu nie kumulować różnych form wolnego.

Typowy błąd to rozliczenie 1:1 bez wniosku pracownika. Bez wniosku obowiązuje wymiar 1,5 godziny za 1 godzinę albo wypłata należnego dodatku.

Przykład (fikcyjny):

1. Kontekst: sklep sieci handlowej w okresie przedświątecznym, sporo godzin nadliczbowych.
2. Działanie: kierownik zebrał od części pracowników ustne deklaracje, że chcą odebrać wolne w styczniu, i wpisał je do grafiku w wymiarze 1:1.
3. Problem i rozwiązanie: kadry zauważyły brak wniosków. Pracownicy, którzy chcieli wolnego, złożyli wnioski elektroniczne przed zamknięciem listy płac.
4. Rezultat: osoby z wnioskiem odebrały czas wolny 1:1, a pozostałym naliczono należne dodatki 50% lub 100%.

Krok 7: Zestaw dane o nadgodzinach dla działu płac

Celem ostatniego kroku jest zestawienie, które osoba prowadząca listę płac może przyjąć bez dopytywania. Ewidencja czasu pracy i naliczanie płac to dwa odrębne procesy, które spotykają się właśnie w tym zestawieniu.

Zestawienie powinno rozdzielać godziny z dodatkiem 50%, z dodatkiem 100% i czas wolny udzielony zamiast dodatku.

Przykład (fikcyjny) – zestawienie jednego pracownika, październik 2026, system podstawowy:

Data	Godziny wg harmonogramu	Przepracowano	Nadgodziny 50%	Nadgodziny 100%	Czas wolny zamiast dodatku	Dokument / uwagi
05.10.2026 (pn)	8,0	9,5	1,5	0,0	0,0	Polecenie przełożonego
12.10.2026 (pn)	8,0	10,0	0,0	2,0 (pora nocna)	0,0	Polecenie przełożonego
24.10.2026 (sb, dzień wolny)	0,0	6,0	–	–	–	Inny dzień wolny do końca okresu (art. 151³)
28.10.2026 (śr)	8,0	9,0	0,0	0,0	1,0 (wniosek, 1:1)	Wniosek pracownika

Wynikiem tego kroku jest miesięczne zestawienie podpisane przez przełożonego i przekazane do działu płac.

Częsty błąd to łączenie w jednej kolumnie godzin nadliczbowych i godzin w porze nocnej. Dodatek za pracę w porze nocnej przysługuje niezależnie od dodatku za nadgodziny (art. 151⁸), więc obie wartości trzeba wykazać osobno.

Kto nie dostaje dodatku: kierownicy, ryczałt i zadaniowy czas pracy

Nie każdemu pracownikowi liczy się nadgodziny według powyższych kroków:

• Pracownicy zarządzający zakładem pracy w imieniu pracodawcy i kierownicy wyodrębnionych komórek organizacyjnych wykonują w razie konieczności pracę poza normalnymi godzinami bez prawa do wynagrodzenia i dodatku za nadgodziny (art. 151⁴ § 1).
• Kierownikom wyodrębnionych komórek przysługuje jednak wynagrodzenie i dodatek za nadgodziny w niedzielę i święto, jeśli w zamian za pracę w takim dniu nie otrzymali innego dnia wolnego (art. 151⁴ § 2).
• Pracownicy stale pracujący poza zakładem pracy mogą otrzymywać ryczałt zamiast wynagrodzenia z dodatkiem; jego wysokość powinna odpowiadać przewidywanemu wymiarowi pracy w godzinach nadliczbowych (art. 151¹ § 4).
• Wobec pracowników w zadaniowym systemie czasu pracy, zarządzających zakładem pracy oraz otrzymujących ryczałt za nadgodziny lub za pracę w porze nocnej nie ewidencjonuje się godzin pracy (art. 149 § 2).

Zbiorcza checklista: rozliczanie nadgodzin w praktyce

Tabela podsumowuje całą procedurę. Kolumnę „Zrobione” uzupełniasz przy zamykaniu każdego miesiąca.

Krok	Główne zadanie	Wskaźnik ukończenia	Zrobione
1. Polecenie pracy	Sprawdzenie poleceń, akceptacji i limitów	Godziny potwierdzone przez przełożonego	[ ]
2. Normy	Wymiar, doba pracownicza, system czasu pracy	Rozdzielone przekroczenia dobowe i tygodniowe	[ ]
3. Minuty	Przeliczenie minut na ułamki godziny	Wartości dziesiętne bez ucinania minut	[ ]
4. Stawka	Płaca zasadnicza ÷ wymiar miesiąca	Stawka w zł/h	[ ]
5. Dodatek	Przypisanie 50% lub 100%	Dwie kolumny: 50% i 100%	[ ]
6. Czas wolny	Wnioski (1:1) i decyzje pracodawcy (1,5:1)	Aktualny bilans godzin do wypłaty	[ ]
7. Zestawienie	Tabela dla działu płac	Podpisane zestawienie przekazane do płac	[ ]

Typowe błędy przy naliczaniu nadgodzin i sposoby ich naprawy

Błąd	Częsta przyczyna	Sposób naprawy
Dzielenie pensji przez stałe 168 h	Szablon arkusza bez aktualizacji wymiaru	Licz wymiar każdego miesiąca według art. 130 KP
Dodatek 50% za wolną sobotę bez innego dnia wolnego	Pomylenie nadgodzin dobowych z przekroczeniem przeciętnej normy	Udziel innego dnia wolnego (art. 151³) albo rozlicz przekroczenie normy tygodniowej z dodatkiem 100% (art. 151¹ § 2)
Obniżenie pensji przy odbiorze 1,5:1	Odliczanie godzin wolnych od pensji	Pełne wynagrodzenie za miesięczny wymiar (art. 151² § 2)
Premie w podstawie dodatku	Błędna interpretacja „osobistego zaszeregowania”	Podstawa z art. 151¹ § 3: zaszeregowanie albo 60% wynagrodzenia
Ignorowanie doby pracowniczej	Zmiany zaczynające się wcześniej następnego dnia	Zmień grafik lub zastosuj ruchomy rozkład (art. 140¹)
Ryczałt oderwany od realnych nadgodzin	Kwota ustalona raz i nigdy nieweryfikowana	Ryczałt ma odpowiadać przewidywanemu wymiarowi nadgodzin (art. 151¹ § 4)

Uporządkuj wnioski o nadgodziny i miesięczną ewidencję czasu pracy w jednym miejscu. Wypróbuj Orova Timekeeping: wszystkie funkcje, w tym wieloetapowe zatwierdzanie wniosków i eksport Timesheet do Excela, są dostępne bezpłatnie do 7 lipca 2027 r.

Jak rozliczyć nadgodziny w Orova Timekeeping

Orova Timekeeping to moduł ewidencji czasu pracy: pracownicy rejestrują start i koniec pracy w przeglądarce, a miesięczny Timesheet liczy się według zmian i reguł ustawionych przez firmę. Orova nie nalicza wynagrodzeń – przygotowuje dane godzinowe, które eksportujesz do Excela i przekazujesz do działu płac. Interfejs na zrzutach jest w wersji angielskiej.

Ustaw reguły nadgodzin w Attendance rules

W Settings › Attendance rules w sekcji Overtime wybierasz, co dzieje się z nadgodzinami: Track only (tylko ewidencja), Convert to credit (przeliczenie na dodatkowe dniówki) albo Convert to comp time (przeliczenie na czas wolny). W polu Rates ustawiasz współczynniki dla dnia roboczego, weekendu i święta (Weekday, Weekend, Holiday). Count from (min) określa, od której minuty po zmianie system zaczyna liczyć nadgodziny, a Round down – zaokrąglanie w dół. Te ustawienia wpisz zgodnie z regulaminem pracy tak, aby nie pomijały czasu, który według Kodeksu jest pracą w godzinach nadliczbowych. Święta firma dodaje sama w harmonogramie pracy (Manage in Work schedule).

Włączona opcja Requires approved overtime request sprawia, że nadgodziny są liczone dopiero po zatwierdzeniu wniosku – to odpowiednik Kroku 1.

Zbieraj i zatwierdzaj wnioski Overtime

Pracownik składa wniosek na stronie Requests przyciskiem New request, wybierając typ Overtime (obok Time off i Time correction) i dołączając w razie potrzeby plik. Przełożony widzi go w zakładce To approve i zatwierdza lub odrzuca z komentarzem. Zatwierdzanie może być wieloetapowe, a na czas nieobecności można wyznaczyć zastępcę (Delegate).

Pamiętaj, że Orova nie rozróżnia nadgodzin w porze nocnej ani przekroczeń przeciętnej normy tygodniowej. Podział na dodatek 50% i 100% według tabeli z Kroku 5 zostaje po stronie kadr.

Sprawdź kolumnę Overtime i wyeksportuj Timesheet

W Timesheet każdy pracownik ma jeden wiersz z sumami za miesiąc, m.in. Make-up, Overtime, OT credit i Short. Filtr Flagged only pokazuje tylko wiersze z nieprawidłowościami, a przycisk Export Excel pobiera plik z danymi godzinowymi, który przekazujesz do działu płac. Kierownik może poprawić dzień w ewidencji z obowiązkową notatką, a zmiany zostają w historii.

Jak sprawdzić, czy rozliczenie nadgodzin jest poprawne

Poprawność procesu ocenisz po trzech sygnałach:

1. Liczba korekt list płac: ile wyrównań trzeba było zrobić z powodu błędnie policzonych godzin. W dobrze działającym procesie korekty są wyjątkiem.
2. Zgodność bilansu czasu wolnego: godziny odebrane w trybie 1:1 mają pokrycie we wnioskach pracowników, a godziny w trybie 1,5:1 zostały udzielone do końca okresu rozliczeniowego.
3. Limity: żaden pracownik nie zbliża się niezauważenie do limitu rocznego nadgodzin ani do przeciętnie 48 godzin tygodniowo. Szkolenia z zasad czasu pracy i odpoczynku warto łączyć z regularnym szkoleniem bhp.

Trendy w rozliczaniu nadgodzin: opinia autora

Patrząc na rynek pracy w 2026 roku, widzę przesunięcie od papierowej kontroli obecności do analizy danych o czasie pracy. Oto trzy moje prognozy.

Po pierwsze, uważam, że narzędzia oparte na sztucznej inteligencji coraz częściej będą wstępnie przeglądać ewidencję czasu pracy. Mogą sygnalizować ryzyko naruszenia 11-godzinnego odpoczynku dobowego (art. 132) czy 35-godzinnego odpoczynku tygodniowego (art. 133), zanim kierownik zleci nadgodziny. Decyzja zostanie jednak po stronie człowieka, a bez uporządkowanej ewidencji takie podpowiedzi nie będą wiarygodne.

Po drugie, moim zdaniem praca hybrydowa i dyskusje o krótszym tygodniu pracy będą skłaniać firmy do częstszego korzystania z ruchomych rozkładów czasu pracy, które Kodeks już dziś przewiduje (art. 140¹). Spodziewam się też debaty o tym, czy konstrukcja doby pracowniczej pasuje do pracy zdalnej. Warto już teraz przejrzeć regulamin pracy pod tym kątem.

Po trzecie, sądzę, że rośnie zainteresowanie czasem wolnym zamiast dodatku pieniężnego, zwłaszcza w trybie na wniosek pracownika. Mogę się mylić – jeśli koszty życia będą rosły szybciej niż płace, pracownicy mogą wybierać raczej wypłatę dodatku.

Najczęściej zadawane pytania: jak obliczyć nadgodziny

Czy pracownik zostający z własnej woli po godzinach ma prawo do wynagrodzenia za nadgodziny?

Co do zasady praca w godzinach nadliczbowych wymaga polecenia pracodawcy. Jeśli przełożony wiedział o pracy po godzinach i ją akceptował, w orzecznictwie traktuje się to zwykle jak polecenie dorozumiane. Sama obecność w zakładzie bez wykonywania pracy i bez wiedzy przełożonego nie daje prawa do dodatku.

Co jest podstawą dodatku przy stawce miesięcznej i zmiennych premiach?

Według art. 151¹ § 3 podstawą dodatku jest wynagrodzenie z osobistego zaszeregowania (stawka godzinowa lub miesięczna), a jeśli taki składnik nie został wyodrębniony – 60% wynagrodzenia. Sposób ustalenia normalnego wynagrodzenia przy składnikach zmiennych potwierdź w regulaminie wynagradzania.

Czy firma może zaokrąglać nadgodziny w regulaminie?

Kodeks pracy nie przewiduje progu ani zaokrągleń przy nadgodzinach. Zasady rejestracji czasu w regulaminie nie mogą prowadzić do pomijania pracy w godzinach nadliczbowych, dlatego najbezpieczniej liczyć faktycznie przepracowane minuty.

Do kiedy trzeba udzielić czasu wolnego za nadgodziny?

Jeśli pracodawca udziela czasu wolnego bez wniosku pracownika (1,5 godziny za 1 godzinę), musi to zrobić najpóźniej do końca okresu rozliczeniowego (art. 151² § 2). Przy czasie wolnym na wniosek pracownika (1:1) przepis nie wskazuje takiego terminu – warto ustalić go we wniosku.

Ile nadgodzin można przepracować w roku?

Z powodu szczególnych potrzeb pracodawcy – 150 godzin w roku kalendarzowym na pracownika (art. 151 § 3), chyba że układ zbiorowy, regulamin pracy albo umowa o pracę ustalają inną liczbę (art. 151 § 4). Jednocześnie tygodniowy czas pracy z nadgodzinami nie może przekraczać przeciętnie 48 godzin w okresie rozliczeniowym (art. 131 § 1).

Od czego zacząć rozliczanie nadgodzin w firmie?

Nie musisz od razu przebudowywać całego procesu. Wybierz jeden krok dopasowany do sytuacji w Twoim dziale:

• Jeśli liczysz nadgodziny w arkuszu: zamień stały dzielnik na wymiar czasu pracy danego miesiąca liczony według art. 130 Kodeksu pracy.
• Jeśli pojawiają się spory o pojedyncze minuty: sprawdź, czy regulamin nie pozwala pomijać czasu pracy wykonanej na polecenie, i licz faktyczne minuty.
• Jeśli nie wiesz, kto zostaje po godzinach i dlaczego: wprowadź prosty wniosek lub polecenie pracy nadliczbowej, zatwierdzane przez przełożonego przed rozliczeniem.

Jasne reguły w regulaminie i rzetelna ewidencja to podstawa, by wiedzieć, jak obliczyć nadgodziny zgodnie z Kodeksem pracy.