Hogyan vezessük a munkaidő-nyilvántartást 7 lépésben (2026)

Ha azt keresi, hogyan vezessük a munkaidő-nyilvántartást úgy, hogy megfeleljen a munka törvénykönyvének (Mt.), és ne váljon napi adminisztrációs teherré, ez az útmutató hét lépésben végigvezeti a folyamaton: a munkarend rögzítésétől a napi bejegyzéseken és a rendkívüli munkaidő elkülönítésén át a havi zárásig. A végére egy 12 oszlopos táblázatszerkezetet kap, amelyet papíron, táblázatkezelőben vagy szoftverben egyaránt használhat. Az induláshoz a munkaszerződések munkarendre vonatkozó pontjaira, az érvényes munkaidő-beosztásokra és a szabadságok nyilvántartására lesz szüksége. Egy kivétel már az elején: akinek a munkáltató írásban átengedte a munkaidő beosztásának jogát (kötetlen munkarend), annál a rendes és a rendkívüli munkaidő, valamint a készenlét nyilvántartására vonatkozó szabályt nem kell alkalmazni (Mt. 96. § (3)), a szabadságát viszont ilyenkor is nyilván kell tartani.

Hogyan vezessük a munkaidő-nyilvántartást: az alapvető cél és követelmények

A munkaidő-nyilvántartás célja, hogy bármelyik napra visszamenőleg megállapítható legyen, ki mettől meddig dolgozott, mennyi volt ebből rendes és mennyi rendkívüli munkaidő, mikor volt készenlétben, és mikor volt szabadságon. A teljes folyamat hét lépésből áll, az alapok beállításától a havi zárásig.

A munka törvénykönyvéről szóló 2012. évi I. törvény 134. § (1) bekezdése szerint a munkáltató nyilvántartja a rendes és a rendkívüli munkaidő, a készenlét és a szabadság tartamát, valamint az önként vállalt túlmunka (109. § (2)) alapján teljesített rendkívüli munkaidőt. A (2) bekezdés hozzáteszi, hogy a nyilvántartásból naprakészen megállapíthatónak kell lennie a teljesített rendes és rendkívüli munkaidő, valamint a készenlét kezdő és befejező időpontjának is. A (3) bekezdés egyszerűbb utat is enged: a rendes és rendkívüli munkaidő nyilvántartása vezethető az írásban közölt munkaidő-beosztás hónap végi igazolásával és a változások naprakész feltüntetésével. A (4) bekezdés szerint a munkáltató a hosszabb teljes napi munkaidőről és az önként vállalt túlmunkáról szóló, valamint a 99. § (3) és a 135. § (3)–(4) szerinti megállapodásokat is nyilvántartja.

Sokan összetévesztik a beléptetőkapu adatait a munkaidő-nyilvántartással. A kapu azt mutatja, mikor lépett be valaki az épületbe; a munkaidő viszont az Mt. 86. § (1) szerint a munkavégzésre előírt idő kezdetétől annak befejezéséig tart, beleértve az előkészítő és befejező tevékenységet, a munkaközi szünet pedig a 86. § (3) szerint nem munkaidő. Ha egy munkavállaló 07:45-kor lép be a forgóvillán, de a munkát 08:00-kor kezdi meg, a kapu nyers adata önmagában nem mondja meg, mikor kezdődött a munkaidő, ezért túlóra vagy pihenőidő elszámolására sem alkalmas.

Előkészületek a nyilvántartási folyamat megkezdése előtt

Mielőtt bármilyen táblázatot vagy szoftvert élesítene, gyűjtse össze azokat a dokumentumokat, amelyekből a nyilvántartás szabályai következnek. Az alábbi táblázat összefoglalja, mire lesz szüksége:

Szükséges elem	Honnan szerezze be	Mit ellenőrizzen benne	Mi történik, ha hiányzik
Munkaszerződések munkarendi pontjai	HR-irattár	Általános, egyenlőtlen vagy kötetlen munkarend; teljes vagy részmunkaidő	A rendes és a rendkívüli munkaidő nem választható szét
Munkaidő-beosztások	Részlegvezetők, műszaktervek	Legalább egy hétre szólnak-e, és írásban közölték-e őket	Nincs mihez mérni az eltérést
A munkaközi szünetek rendje	Munkáltatói szabályzat, kollektív szerződés	Hány perc, mikor adják ki	A szünet levonása vitatható lesz
Írásbeli megállapodások	HR-irattár	Önként vállalt túlmunka, hosszabb teljes napi munkaidő	A 134. § (4) szerinti nyilvántartás hiányos
Jóváhagyási rend	Szervezeti szabályzat	Ki javíthat, ki hagy jóvá	Nem követhető, ki módosított utólag

A döntési fa abban segít, hogy a munkarend alapján melyik nyilvántartási formát válassza.

Első lépés: Határozza meg a munkarendet és a munkaidőkeretet

A munkarend határozza meg, mihez képest számít egy óra rendesnek vagy rendkívülinek, ezért ez az első lépés.

Rendelje hozzá minden munkavállalóhoz a megfelelő munkarendet. Általános munkarendben a munkáltató a munkaidőt heti öt napra, hétfőtől péntekig osztja be (Mt. 97. § (2)), az általános teljes napi munkaidő pedig napi nyolc óra (92. § (1)). Egyenlőtlen munkaidő-beosztás munkaidőkeret vagy elszámolási időszak alkalmazásával lehetséges (97. § (3)); ilyenkor a nyilvántartás fejlécébe írja be a keret kezdő és záró napját, például 2026. január 1-jétől március 31-ig egy háromhavi keretnél. Kötetlen munkarendről akkor beszélünk, ha a munkáltató a munkaidő beosztásának jogát a munkavégzés önálló megszervezésére tekintettel írásban átengedi a munkavállalónak (96. § (2)).

A beosztásnál két határidőt érdemes a táblázat mellé felírni. A munkáltató a munkaidő-beosztást legalább egy hétre, a napi munkaidő kezdete előtt legalább 168 órával korábban írásban közli (97. § (4)), előre nem látható körülmény esetén pedig legalább 96 órával korábban módosíthatja (97. § (5)). A beosztás szerinti napi munkaidő legfeljebb tizenkét, a heti legfeljebb negyvennyolc óra lehet (99. § (2)).

A beállítás akkor kész, ha a nyilvántartás fejlécében minden munkavállalónál szerepel a munkarend típusa, a beosztás szerinti napi munkaidő és – ha van – a munkaidőkeret záró dátuma.

Gyakori hiba, hogy a cég kötetlen munkarendet ír a szerződésbe olyan munkavállalónál, akinek kötött érkezési ideje van, vagy akinek a feladatait a vezető osztja be óráról órára. A kötetlen munkarend lényege az önálló munkaszervezés; ha ez a valóságban hiányzik, a nyilvántartás mellőzése kockázatos. A munkakör és a munkarend pontos leírásához érdemes áttekinteni, hogyan írjunk jó álláshirdetést, mert a hirdetésben megadott munkarend később a szerződés alapja lesz.

Feltételezett példa: egy 12 fős logisztikai kisvállalkozásnál a raktárosok két műszakban dolgoztak, a bérüket mégis általános munkarend szerint számolták el. A vezető háromhavi munkaidőkeretet vezetett be, a munkaszerződés módosításában rögzítette a műszakok kezdő és befejező időpontját, a beosztást pedig legalább egy héttel előre, írásban tette közzé. A szombati napok körüli vitát az oldotta meg, hogy a pihenőnapok is szerepeltek az írásban közölt beosztásban, így a táblázatban minden dolgozó mellett látszott a keret aktuális állása.

Második lépés: Alakítsa ki a 12 oszlopos nyilvántartási táblázatot

A nyilvántartás gerince egy olyan táblázat, amelyből a 134. § minden eleme kiolvasható: a kezdő és befejező időpont, a rendes és a rendkívüli munkaidő, a készenlét és a szabadság.

Nyisson meg egy új munkalapot (vagy hozzon létre egy új mezőcsoportot a szoftverében), és a lap tetejére írja fel a fejlécadatokat: munkáltató, munkavállaló, hónap, munkarend, beosztás szerinti napi munkaidő. Alatta hozza létre a következő 12 oszlopot:

Oszlop	Megnevezés	Formátum	Feltételezett példa	Mire szolgál
1.	Dátum	ÉÉÉÉ.HH.NN	2026.11.10.	A nap azonosítása
2.	Nap	automatikus	kedd	Hétvége, vasárnap kiszűrése
3.	Jogcím	kód (legördülő lista)	R	Rendes munkaidő, rendkívüli munkaidő vagy készenlét
4.	Kezdés	ÓÓ:PP	08:00	A 134. § (2) szerinti kezdő időpont
5.	Befejezés	ÓÓ:PP	16:30	A 134. § (2) szerinti befejező időpont
6.	Munkaközi szünet	perc	30	Levonandó, mert nem munkaidő
7.	Időtartam	óra, képlettel	8,00	Az adott szakasz tényleges tartama
8.	Ebből 18:00–06:00	óra, képlettel	0,00	A műszakpótlék vizsgálatához
9.	Ebből 22:00–06:00	óra, képlettel	0,00	Az éjszakai munka vizsgálatához
10.	Távollét kódja	kód (legördülő lista)	–	Szabadság, betegszabadság, igazolt távollét
11.	Elrendelés	szöveg	–	Rendkívüli munkaidőnél: ki, mikor, milyen formában rendelte el
12.	Megjegyzés / javítás száma	szöveg	–	Hivatkozás a módosítási naplóra

A 3. oszlop kódjai: R = rendes munkaidő, RM = rendkívüli munkaidő munkanapon, RP = rendkívüli munkaidő heti pihenőnapon, RMSZ = rendkívüli munkaidő munkaszüneti napon, Ö = önként vállalt túlmunka, K = készenlét. Minden szakasz külön sorba kerül: ha valaki 08:00-tól 16:30-ig rendes munkaidőben, utána 17:30-ig rendkívüli munkaidőben dolgozik, az két sor. Így minden szakasznak saját kezdő és befejező időpontja van, ahogy a 134. § (2) kéri.

A 7. oszlop képlete: a befejezés és a kezdés különbsége órában, mínusz a szünet percben osztva hatvannal; éjfélen átnyúló szakasznál a különbséghez egy napot kell hozzáadni. A 8. és 9. oszlop azt számolja ki, a szakasz mekkora része esik a 18 és 6 óra, illetve a 22 és 6 óra közötti sávba. A táblázat akkor megfelelő, ha a 7. oszlop minden sorban magától kitöltődik, amint a kezdés, a befejezés és a szünet be van írva.

A különálló szünetoszlop és a szakaszonkénti sorok azt szolgálják, hogy egy ellenőrzéskor ne kelljen magyarázni, mi számít munkaidőnek: a 134. § (2) szerinti kezdő és befejező időpont minden sorból közvetlenül kiolvasható.

A fenti szerkezetet kész formában is megnézheti: töltse le a munkaidő-nyilvántartás mintafájlját Excelben. A fájl öt lapból áll (Napi nyilvántartás, Havi összesítő, Pótlékok, Kódok, Módosítási napló), és Kovács Anna kitalált novemberi adatait tartalmazza, a 2026.11.10-i kétsoros nappal együtt. A képletes oszlopok jelszó nélkül zároltak, a sárga és fehér mezőkbe szabadon írhat.

Harmadik lépés: Rögzítse a napi kezdést, befejezést és a munkaközi szünetet

A nyilvántartás alapelve a naprakészség: a bejegyzés akkor készül, amikor az esemény megtörténik, nem a hónap végén.

A munkavállaló a munka tényleges megkezdésekor rögzíti az időpontot: digitális eszközön a „Munkaidő indítása” gombbal, papíron a napi sor 4. oszlopába írva. A nap végén ugyanígy rögzíti a befejezést az 5. oszlopban. Ha a cég a 134. § (3) szerinti egyszerűbb formát választja, a rendes és a rendkívüli munkaidő nyilvántartása vezethető úgy is, hogy a hónap végén igazolják az írásban közölt beosztást, a beosztástól eltérő napokat pedig még aznap feltüntetik.

A munkaközi szünetet az Mt. 103. § (1) határozza meg: ha a beosztás szerinti napi munkaidő vagy a beosztástól eltérő rendkívüli munkaidő tartama a hat órát meghaladja, húsz perc, ha a kilenc órát meghaladja, további huszonöt perc szünetet kell biztosítani. A (2) bekezdés szerint a napi munkaidőbe a beosztástól eltérő rendkívüli munkaidőt is be kell számítani, a (3) szerint megállapodás vagy kollektív szerződés legfeljebb hatvan perc szünetet biztosíthat, a (4) szerint pedig a szünetet a munkavégzés megszakításával kell kiadni. Mivel a szünet a 86. § (3) szerint nem munkaidő, a 6. oszlopba mindig a ténylegesen kiadott percek kerülnek.

A sikeres rögzítés jele, hogy a befejezés beírásakor a 7. oszlopban megjelenik a nettó munkaidő, a szünet pedig külön oszlopban látszik.

A leggyakoribb hiba a sorok előre kitöltése. Ha egy ellenőrzés délután kettőkor talál egy 17:00-s befejezést, a nyilvántartás nem a valóságot mutatja, és ezzel az egész hónap hitelessége kérdőjeleződik meg. Mindig a tényleges esemény bekövetkezésekor írja be az időpontot.

Ha a kézi összesítés helyett egy helyen szeretné látni a jelenléteket, az Orova Timekeeping böngészőből egy gombnyomással indítja és zárja a munkanapot, a havi jelenléti összesítőt pedig a műszakok szorzói szerint maga állítja össze. A kérelmeket többlépcsős jóváhagyással kezeli.

Negyedik lépés: Különítse el a rendkívüli munkaidőt és a pótlékos órákat

A táblázat nem számol bért, de a bérszámfejtőnek pontosan látnia kell, hány óra esik az egyes pótlékkategóriákba.

Az Mt. 107. § szerint rendkívüli munkaidő a munkaidő-beosztástól eltérő, a munkaidőkereten felüli, elszámolási időszak alkalmazásakor az alapul szolgáló heti munkaidőt meghaladó munkaidő, továbbá az ügyelet tartama. A rendkívüli munkaidőt a munkavállaló kérésére írásban kell elrendelni (108. § (1)) – ezt rögzíti a 11. oszlop. Naptári évenként kétszázötven óra rendkívüli munkaidő rendelhető el (109. § (1)), írásbeli megállapodás alapján ezen felül legfeljebb százötven óra önként vállalt túlmunka (109. § (2)); évközben kezdődő, határozott idejű vagy részmunkaidős jogviszonynál a kereteket arányosan kell alkalmazni (109. § (3)).

Feltételezett példa: Kovács Anna (kitalált név) általános munkarendben, 08:00 és 16:30 között dolgozik, 30 perc szünettel. Kedden a vezető írásban egy óra rendkívüli munkaidőt rendel el 17:30-ig. A táblázatban így néz ki a nap:

Sor	Jogcím	Kezdés	Befejezés	Szünet (perc)	Időtartam (óra)	Elrendelés
1	R	08:00	16:30	30	8,00	–
2	RM	16:30	17:30	0	1,00	írásban, hétfőn
Összesen				30	9,00

A napi munkaidő a rendkívüli órával együtt 9,00 óra. Ez meghaladja a hat órát, de nem haladja meg a kilencet, ezért a 103. § (1) szerint húsz perc szünet kötelező; a kiadott 30 perc ennek megfelel. Ha Anna 18:00-ig maradt volna, a napi munkaidő 9,50 óra lenne, és a 103. § (1) b) szerint további huszonöt perc, vagyis összesen legalább negyvenöt perc szünet járna – a 30 perc ebben az esetben kevés.

A havi összesítőben a rendkívüli órákat jogcímenként gyűjtse, mert a pótlék mértéke jogcímenként más. Az alábbi táblázat csak azokat a mértékeket tartalmazza, amelyek a törvény szövegében szerepelnek; kollektív szerződés vagy megállapodás ettől eltérhet:

Kategória	Mikor jár	Mérték a törvény szerint	Mt.
Rendkívüli munkaidő munkanapon (RM)	A beosztás szerinti napi munkaidőn felül, kereten vagy elszámolási időszakon felül	50 % bérpótlék vagy szabadidő	143. § (2)
Rendkívüli munkaidő heti pihenőnapon (RP)	A beosztás szerinti heti pihenőnapra elrendelve	100 %, ha másik pihenőnapot adnak: 50 %	143. § (4)
Munkaszüneti nap	Munkaszüneti napon végzett munka	100 %	140. § (2)
Vasárnap	Csak a 140. § (1) szerinti esetekben	50 %	140. § (1)
Műszakpótlék	18 és 6 óra között, ha a napi kezdés rendszeresen változik	30 %	141. §
Éjszakai pótlék	22 és 6 óra között, ha egy óránál hosszabb, és nincs műszakpótlék	15 %	142. §, 89. §

A műszakpótléknál a „rendszeresen változik” feltételt a 141. § (2) pontosan meghatározza: havonta a munkanapok legalább egyharmadán eltér a napi kezdés időpontja, és a legkorábbi és legkésőbbi kezdés között legalább négy óra a különbség. Ezért kell a 8. és a 9. oszlop külön: a 18–06 órás sáv a műszakpótlékhoz, a 22–06 órás sáv az éjszakai munkához tartozik. Kovács Anna kedden 17:30-kor végzett, így egyik sávba sem esett órája.

A forintösszeget a bérszámfejtő számolja ki a munkabér és a 139. § szerinti számítási alap ismeretében; a nyilvántartás dolga az, hogy minden pótlékos óra a helyes oszlopba kerüljön.

Hibaforrás: a szünet levonásának elmulasztása. Ha valaki 08:00-tól 17:00-ig dolgozik, és a 30 perces szünetet nem vonják le, a táblázatban tévesen fél óra rendkívüli munkaidő jelenik meg.

Feltételezett példa: egy nyolcfős pékségben a reggeli és az esti műszak kezdése hétről hétre változott. A vezető korábban egy füzetbe írta az óraszámokat, és a bérszámfejtő nem tudta szétválasztani a műszakpótlékos és a rendkívüli órákat. Miután a műszakokat szakaszonként, külön sorokban rögzítették, a 18 óra utáni órák automatikusan külön oszlopba kerültek, és a havi összesítőből jogcímenként kiolvasható lett minden pótlékkategória.

Ötödik lépés: Kezelje a javításokat és a jóváhagyási láncot

A napi gyakorlatban elkerülhetetlenek a mulasztások: elfelejtett befejezés, orvosi vizsgálat miatti késés, váratlan feladat.

Alakítson ki egy háromlépcsős folyamatot a javításokra:

1. A munkavállaló a következő munkanapon módosítási kérelmet ad be, megjelölve a helyes időpontot és az elmaradás okát.
2. A közvetlen felettes ellenőrzi a kérelmet a ténylegesen elvégzett munka alapján.
3. A felettes jóváhagyja vagy elutasítja a javítást, és ez bekerül a módosítási naplóba.

A módosítási napló egy külön munkalap, amely minden javítást egy sorban őriz meg:

Oszlop	Tartalom	Feltételezett példa
Sorszám	A javítás azonosítója (ezt írja a napi lap 12. oszlopába)	1
Érintett nap	Melyik nap sorát javítják	2026.11.12.
Mező	Melyik oszlop változik	Befejezés
Eredeti érték	A javítás előtti bejegyzés	üres
Új érték	A javított bejegyzés	16:30
Indoklás	Miért kellett javítani	elfelejtett befejezés
Kérte	A munkavállaló neve	Kovács Anna
Jóváhagyta, dátum	A felettes neve és a jóváhagyás napja	2026.11.13.

A javítás akkor szabályos, ha a napi lapon látszik az új érték és a naplóhivatkozás, a naplóban pedig az eredeti érték, a módosító és a jóváhagyó.

A legnagyobb hiba, ha a munkavállalók ellenőrzés és napló nélkül átírhatják a saját munkaidejüket. Ha az adatok a hónap végén nyomtalanul változnak, a nyilvántartás hitelessége megkérdőjelezhető, akár papíron, akár szoftverben vezetik.

Hatodik lépés: Távmunka és home office: nyilvántartás adatvédelmi szempontból

A távmunka nem mentesít a nyilvántartás alól, a mérés módját viszont az adatvédelem korlátozza.

Az Mt. 196. § (1) szerint távmunkavégzés esetén a munkavállaló a munkaidő egy részében vagy egészében a munkáltató telephelyétől elkülönült helyen dolgozik, és eltérő megállapodás hiányában a munkáltató az ellenőrzési jogát távolról, számítástechnikai eszközzel gyakorolja (196. § (3) b)). A 134. § a távmunkára is vonatkozik; kivétel csak az, ha a felek írásban kötetlen munkarendben állapodtak meg (96. § (2)–(3)). A távmunkás ugyanúgy rögzíti a munka kezdetét és végét, mint az irodában, a 12 oszlopos táblázat tehát változatlanul használható.

Az ellenőrzésnél a GDPR adattakarékossági elve (5. cikk (1) c) pont) az irányadó: csak annyi adatot gyűjtsön, amennyi a munkaidő megállapításához szükséges. A be- és kijelentkezés időpontja és az aktív, illetve inaktív idő összesítése ehhez elegendő; a képernyőképek, a begépelt szöveg vagy a webkamera képe már messze túlmegy ezen. A munkavállalót előre és érthetően tájékoztassa arról, milyen adat keletkezik, és ki látja. A távoli csapat napi egyeztetéseihez érdemes azt is átnézni, hogyan tartsunk hatékony online megbeszélést, mert a rövid, rendszeres megbeszélések csökkentik az ellenőrzés iránti igényt.

Gyakori tévedés, hogy home office esetén elég az elvégzett feladatokat ellenőrizni. Ha nincs írásos megállapodás a kötetlen munkarendről, a munkaidőt távmunkában is nyilván kell tartani.

Feltételezett példa: egy 25 fős szoftverfejlesztő cég teljes távmunkára állt át. A vezetés először képernyőképeket készítő programot fontolgatott, de a belső adatvédelmi felülvizsgálat aránytalannak ítélte. Helyette a fejlesztők böngészőben indították és zárták a munkanapot, a cég pedig csak az aktív és inaktív idő összesítését látta, tartalom nélkül. Mivel a dolgozók pontosan ugyanazt az adatot látták, mint a vezetőjük, a bevezetés nem okozott bizalmi problémát.

Hetedik lépés: Zárja le a hónapot és adja át a bérszámfejtésnek

A folyamat utolsó lépése az adatok összesítése és átadása a bérszámfejtőnek vagy a külső könyvelőirodának.

A hónap utolsó napját követő munkanapon nyissa meg a havi összesítő lapot, és keressen lezáratlan napokat, kód nélküli hiányzásokat, negatív vagy túl hosszú szakaszokat, valamint elrendelés nélküli rendkívüli órákat. A havi összesítő munkavállalónként egy sort tartalmaz:

Oszlop	Honnan számol	Mire figyeljen
Munkanapok száma	R jogcímű sorok napjai	Egyezik-e a beosztással
Rendes munkaidő (óra)	R sorok 7. oszlopa	Munkaidőkeretnél a keret egészét nézze
Rendkívüli munkaidő jogcímenként (RM, RP, RMSZ, Ö)	3. és 7. oszlop	Minden sorhoz van-e elrendelés
Készenlét (óra)	K sorok	Kezdő és befejező időpont minden sorban
18–06 és 22–06 órák	8. és 9. oszlop	Pótlékkategória a 4. lépés táblázata szerint
Távollétek kódonként (nap)	10. oszlop	Szabadság, betegszabadság, igazolt távollét
Éves rendkívüli munkaidő eddig	Az előző hónapok összege + e hónap	250 óra (109. § (1)), önként vállalt túlmunkánál +150 óra (109. § (2))
Heti beosztás szerinti munkaidő	Hétfőtől vasárnapig összegezve	48 óra felett jelez (99. § (2) b))
Szünet-ellenőrzés	6. és 7. oszlop	6 óra felett 20 perc, 9 óra felett további 25 perc (103. § (1))
Jóváhagyta, dátum	Kézzel	Üres mező = nincs lezárva

Miután a hibákat a napi lapon (és nem az összesítőben) javította, a lezárt hónapot zárolja, és küldje el a bérszámfejtőnek Excel vagy CSV formában.

A lezárás akkor sikeres, ha a munkalap zárolt, és a bérszámfejtő visszaigazolta a fájl beolvasását.

Hiba: a bérszámfejtőnek küldött fájl kézi átírása a forrásadat javítása helyett. Ha az exportált fájl eltér a nyilvántartástól, egy ellenőrzéskor rögtön látszik az eltérés a kifizetett bér és a nyilvántartott órák között. Mindig a napi lapon javítson, a jóváhagyási láncon keresztül.

A havi jelenléti összesítő Excelbe exportálható a bérszámfejtéshez, a javítások indoklással és előzménnyel maradnak meg. Próbálja ki az Orova Timekeeping modult: 2027. július 7-ig ingyenesen használható.

Havi ellenőrző lista munkaügyi ellenőrzés előtt

Az alábbi lista segítségével a vezetők és a HR-szakemberek gyorsan áttekinthetik, hogy a nyilvántartás készen áll-e egy ellenőrzésre.

Ellenőrzési pont	Mit nézzen meg	Mt. hivatkozás
Munkarend	Minden munkavállalónál rögzítve van a munkarend és a napi munkaidő	96–97. §, 92. §
Beosztás közlése	A beosztást legalább egy hétre, 168 órával előre írásban közölték	97. § (4)
Naprakészség	Nincs előre kitöltött vagy hónap végén pótolt nap	134. § (2)–(3)
Kezdő és befejező időpont	Rendes, rendkívüli munkaidő és készenlét soronként	134. § (2)
Munkaközi szünet	A szünet külön oszlopban, a tartama megfelel a napi munkaidőnek	103. §, 86. § (3)
Rendkívüli munkaidő	Jogcím, elrendelés, éves halmozott összeg	107–109. §
Szabadság és távollét	Minden hiányzó nap kódolva van	134. § (1) c)
Megállapodások	Önként vállalt túlmunka és hosszabb teljes napi munkaidő megállapodásai megvannak	134. § (4)
Javítások	Minden módosításnak van naplósora és jóváhagyója	–

A lista pontjainak havi végigvétele a nyilvántartás minden törvényi elemét lefedi.

Gyakori hibák a munkaidő rögzítésében és javításuk

A vállalkozások egy része még mindig olyan gyakorlatot követ, amely egy munkaügyi ellenőrzésen kockázatot jelent. Az alábbi összefoglaló a leggyakoribb problémákat és a megoldásukat mutatja be:

Tipikus hiba	Gyakori kiváltó ok	Helyes eljárás
Hó végi utólagos kitöltés	A napi adminisztráció elkerülése	Napi rögzítés, vagy a 134. § (3) szerinti beosztás-igazolás az eltérések naprakész feltüntetésével
Ebédszünet munkaidőként kezelése	A 86. § (3) nem ismerete	Külön szünetoszlop, a 103. § szerinti tartam ellenőrzése
Beléptetőkártya nyers adatainak használata	Kényelmi szempont	A kapuátlépés és a munkakezdés szétválasztása
Elrendelés nélküli rendkívüli munkaidő	Szóbeli utasítás a műszak végén	Elrendelés rögzítése a 11. oszlopban
Kötetlen munkarend téves alkalmazása	Az adminisztráció elkerülése	A munkaszerződés felülvizsgálata, kötött munkarendnél nyilvántartás
Szabadságok pontatlan kódolása	Minden távollét egy kód alatt	Külön kód a szabadságra, betegszabadságra, igazolt távollétre

Hogyan mérje, hogy működik a nyilvántartás?

A bevezetés után néhány egyszerű mutatóval ellenőrizheti, hogy a rendszer a gyakorlatban is működik. A cél nem egy szám elérése, hanem az, hogy a mutatók hónapról hónapra javuljanak.

Mutató	Hogyan mérje	Mit jelez, ha romlik
Javítások aránya	A módosítási napló sorai osztva a napi sorok számával	A rögzítés nem napi szokás
Elrendelés nélküli rendkívüli órák	RM/RP/RMSZ sorok üres 11. oszloppal	A vezetők szóban rendelnek el túlórát
Lezáratlan napok a zárás napján	Üres befejezésű sorok száma	Hiányzik a napi emlékeztető
Bérszámfejtő visszakérdezései	A zárás utáni kérdések száma	Az összesítő oszlopai nem egyértelműek
Zárás időigénye	A zárás kezdetétől a bérszámfejtő visszaigazolásáig eltelt idő	Túl sok kézi javítás a zárás napján

A rendszer bevezetésekor a munkatársakat is be kell tanítani a napi rögzítésre és a javítási folyamatra; ehhez jó alap lehet a céges e-learning a vállalatoknál, amely rövid modulokban mutatja be a szabályokat.

A munkaidő-nyilvántartás trendjei az elkövetkező években: a szerző meglátásai

A papíralapú jelenléti ívek fokozatosan háttérbe szorulnak. A törvény ma is megengedi a papíralapú nyilvántartást és a beosztás hónap végi igazolását, ezért nem gondolom, hogy a papír egyik napról a másikra eltűnik. Én úgy látom, hogy a cégek inkább a saját érdekükben váltanak: egy digitális időbélyeg és egy módosítási napló egy vitás helyzetben sokkal könnyebben megvédhető, mint egy utólag aláírt lap. Ezt a folyamatot az lassíthatja, ha a legkisebb vállalkozásoknál a papír marad az egyszerűbb megoldás.

A mesterséges intelligencia az anomáliák kiszűrésében segít majd a legtöbbet. Már ma is vannak szoftverek, amelyek jelzik, ha valaki rendszeresen hiányos napokat hagy, vagy ha egy műszakban elmarad a szünet. Véleményem szerint a következő lépés az lesz, hogy ezek a rendszerek figyelmeztetnek a jogszabályi határok közelségére, például a heti munkaidő vagy az éves rendkívüli munkaidő keretének kimerülésére. A döntés azonban a vezetőnél marad: egy jelzés csak arra jó, hogy megnézze az adatot a munkavállalóval együtt.

Az arányos mérés a munkáltatói márka része lesz. A képernyőképeket készítő vagy webkamerát használó megfigyelőprogramok ma is vitát váltanak ki. Én úgy vélem, hogy a jól képzett munkavállalók egyre inkább azokat a munkáltatókat választják, ahol pontosan ugyanazt az adatot látják magukról, mint a vezetőjük. Ez a hozzáállás akkor változhat meg, ha a munkaerőpiac erőviszonyai a munkáltatók felé tolódnak, de az uniós adatvédelmi szabályok ekkor is határt szabnak.

A három meglátás röviden:

Meglátás	Mire építsen már most	Mi lassíthatja
A papír háttérbe szorul	Időbélyeg és módosítási napló	A legkisebb cégeknél a papír egyszerűbb
Az AI az anomáliákat szűri	Tiszta, szakaszonkénti napi adatok	A jelzést mindig embernek kell átnéznie
Az arányos mérés márkaérték	Ugyanaz az adat a dolgozónak és a vezetőnek	A munkaerőpiac erőviszonyainak változása

Gyakran ismételt kérdések a munkaidő-nyilvántartásról

Kötelező-e papíron aláíratni a jelenléti ívet a hónap végén?

Az Mt. 134. §-a nem ír elő aláírást. A nyilvántartásból naprakészen megállapíthatónak kell lennie a rendes és rendkívüli munkaidő, valamint a készenlét kezdő és befejező időpontjának (134. § (2)). A rendes és rendkívüli munkaidő nyilvántartása vezethető úgy is, hogy a hónap végén igazolják az írásban közölt beosztást, és a változásokat naprakészen feltüntetik (134. § (3)).

Hogyan vezessük a munkaidő-nyilvántartást távmunka és home office esetén?

Ugyanúgy, mint a telephelyen: a munkavállaló rögzíti a kezdés és a befejezés időpontját, kivéve, ha írásban kötetlen munkarendben állapodtak meg (96. § (2)–(3)). Az ellenőrzésnél csak a munkaidő megállapításához szükséges adatot gyűjtse, és erről tájékoztassa a munkavállalót.

Elfogadható-e a beléptetőkapu adata munkaidő-nyilvántartásként?

Önmagában nem elég, mert a kapu az épületbe lépést rögzíti, nem a munka megkezdését, és nem választja le a munkaközi szünetet, amely a 86. § (3) szerint nem munkaidő. Kiindulópontnak használható, ha a szoftver ebből külön kezelni tudja a kezdést, a befejezést, a szünetet és a rendkívüli munkaidőt.

Mi a teendő, ha a munkavállaló elfelejti rögzíteni a munkaidő végét?

A munkavállaló a következő munkanapon indoklással ellátott módosítási kérelmet ad be, amelyet a felettese hagy jóvá. Az eredeti, hiányos bejegyzést és a jóváhagyott javítást a módosítási naplóban meg kell őrizni.

Hogyan segíthet a mesterséges intelligencia (AI) a munkaidő-nyilvántartás kezelésében?

Az AI felismerheti a rögzítési anomáliákat, például az elfelejtett kijelentkezéseket vagy a kimaradt szüneteket, és jelezheti, ha egy munkavállaló a heti vagy éves keret közelébe ér. A jelzés kiindulópont a vezető és a munkavállaló közös átnézéséhez, nem végleges döntés.

Hol érdemes elkezdeni?

Ha vállalkozása még füzetben vagy papíron gyűjti a jelenléteket, az első lépés a 12 oszlopos táblázat létrehozása még ma. Nyisson meg egy táblázatkezelőt, és vegye fel a 2. lépésben megadott oszlopokat és kódokat – vagy töltse le a kész mintafájlt, és a kitalált sorokat írja át a saját adataira. Ezután kérje meg a munkatársakat, hogy holnaptól a munka tényleges kezdésekor és befejezésekor írják be az időpontokat.

Ha már táblázatot használ, de a hónap végi összesítés rendszeresen elakad, ma nézze át a szünetoszlopot és a jogcímoszlopot. Állítson be egy ellenőrző képletet, amely jelez, ha a napi munkaidő hat óránál hosszabb és a szünet húsz percnél rövidebb, vagy ha a napi munkaidő kilenc óránál hosszabb és a szünet negyvenöt percnél rövidebb.