Come organizzare la formazione sicurezza lavoratori in 7 passi

Per capire come organizzare la formazione sicurezza lavoratori servono quattro mosse concrete: leggere il DVR per sapere quali rischi corre ogni persona, tradurli in una matrice formativa (chi deve fare quale corso sicurezza lavoratori e quando), decidere se erogare i corsi con risorse interne o con un ente formatore, e conservare registri, verifiche e attestati in un fascicolo pronto per un controllo. Questa guida ti accompagna in 7 passi operativi, con tabelle da compilare e i riferimenti normativi da verificare insieme al tuo RSPP.

La guida è pensata per datori di lavoro, uffici HR e RSPP (Responsabile del Servizio di Prevenzione e Protezione) di aziende con dipendenti. Non sostituisce la consulenza tecnica: durate, modalità ammesse e requisiti dei docenti vanno sempre confrontati con il testo normativo in vigore.

Cosa prevede la legge: D.Lgs. 81/2008 e Accordo Stato-Regioni

Il riferimento di base è il Decreto Legislativo 9 aprile 2008, n. 81 (Testo unico sulla salute e sicurezza sul lavoro). L'articolo 36 riguarda l'informazione ai lavoratori, l'articolo 37 la formazione: il datore di lavoro deve assicurare a ciascun lavoratore una formazione sufficiente e adeguata in materia di salute e sicurezza, con particolare riferimento ai rischi della mansione e del settore. La formazione va svolta in orario di lavoro e non può comportare oneri economici per i lavoratori.

Durata, contenuti minimi e modalità di erogazione sono definiti dagli accordi in Conferenza Stato-Regioni. Per anni il punto di riferimento è stato l'Accordo del 21 dicembre 2011; nel 2025 è stato approvato un nuovo Accordo che riordina la materia e sostituisce i precedenti, con un periodo transitorio. Prima di pianificare, chiedi al tuo RSPP di confermare quale testo si applica ai corsi che stai programmando e di verificarlo su Gazzetta Ufficiale o Normattiva.

Fonte	Cosa chiede in pratica	Cosa devi verificare
D.Lgs. 81/2008, art. 36	Informare ogni lavoratore su rischi, procedure di emergenza, nominativi di RSPP, addetti e medico competente	Che l'informazione sia documentata e comprensibile anche per chi non conosce bene l'italiano
D.Lgs. 81/2008, art. 37	Formazione sufficiente e adeguata, in orario di lavoro, senza costi per il lavoratore	Che il piano copra assunzione, trasferimento, cambio mansione e nuove attrezzature
D.Lgs. 81/2008, art. 37 (preposti)	Formazione specifica per i preposti e aggiornamento a cadenza biennale	Chi svolge di fatto il ruolo di preposto, anche senza nomina formale
Accordo Stato-Regioni in vigore	Struttura in formazione generale + formazione specifica per livello di rischio (basso, medio, alto), aggiornamento periodico, regole su e-learning e verifica finale	Durate, quote ammesse a distanza e tempi di completamento per i neoassunti nel testo vigente
D.Lgs. 81/2008, art. 50	L'RLS è consultato sull'organizzazione della formazione	Che la consultazione risulti da un documento scritto

Nella struttura consolidata dall'Accordo 2011, per i lavoratori la formazione generale dura 4 ore per tutti i settori e la formazione specifica dura 4, 8 o 12 ore a seconda che il rischio sia basso, medio o alto, con un aggiornamento di 6 ore ogni cinque anni. La formazione generale è il modulo che più comunemente si può svolgere in e-learning. Se il nuovo Accordo ha modificato una di queste voci per il tuo caso, vale il testo nuovo: l'RSPP ti dirà quali ore e quali moduli puoi erogare a distanza.

Cosa preparare prima di iniziare

Prima di iscrivere chiunque a un corso, raccogli i documenti che ti servono per decidere chi deve fare cosa.

Documento	Dove si trova di solito	A cosa serve
Documento di Valutazione dei Rischi (DVR)	RSPP o ufficio sicurezza	Stabilire rischi e livello di rischio per mansione
Mansionario e organigramma aggiornati	Ufficio HR	Capire chi è lavoratore, preposto o dirigente
Attestati già posseduti dal personale	Fascicoli del personale	Evitare corsi doppi e individuare quelli in scadenza
Codice ATECO dell'azienda	Visura camerale	Collegare l'attività al livello di rischio previsto dall'Accordo
Nomine di RSPP, RLS e medico competente	Documentazione sicurezza	Coinvolgere le figure giuste nel piano

Passo 1: Analizzare il DVR e mappare le mansioni reali

Apri il DVR nella parte dedicata alle mansioni o ai gruppi omogenei. Per ogni dipendente annota reparto, mansione effettiva, macchine e attrezzature usate e il livello di rischio indicato. Non fermarti al contratto: un impiegato che passa parte della giornata in magazzino è esposto anche ai rischi del magazzino.

Il risultato di questo passo è un elenco persona per persona con mansione reale e livello di rischio, validato dall'RSPP. Se trovi mansioni miste o dubbie, chiarisci con l'RSPP e, dove serve, con il medico competente prima di andare avanti.

Esempio ipotetico: in una piccola carpenteria due impiegati amministrativi controllano ogni giorno i pezzi in officina. Nell'elenco non vanno trattati come puro personale d'ufficio: l'RSPP valuta se assegnare loro anche i contenuti sui rischi dell'officina.

Passo 2: Costruire la matrice formativa

La matrice formativa è la tabella che incrocia persone e corsi obbligatori. Ogni riga è un lavoratore, ogni colonna un'informazione che ti serve per pianificare. Le durate le inserisci tu, partendo dal testo dell'Accordo vigente e dalle indicazioni dell'RSPP.

Nome	Mansione reale	Livello di rischio	Ruolo (lavoratore / preposto / dirigente)	Corsi richiesti	Attestati validi	Data di scadenza	Corso da programmare
Esempio: Rossi M.	Magazziniere con carrello	Da DVR	Lavoratore	Generale + specifica + abilitazione attrezzatura	Generale	[da compilare]	Specifica, abilitazione

Se vuoi inserire la sicurezza in un piano più ampio, con le competenze tecniche e le soft skill, leggi la guida su come creare un piano di formazione per i dipendenti: qui ci concentriamo solo sulla parte obbligatoria.

Un errore frequente è trattare il preposto come un lavoratore qualsiasi. Il D.Lgs. 81/2008 prevede per i preposti una formazione aggiuntiva e un aggiornamento biennale: individua chi coordina di fatto altre persone e segnalo nella colonna "Ruolo".

Organizzare la parte teorica della formazione richiede ordine: chi ha seguito cosa, con quale esito. Con Orova Training trasformi procedure e materiali interni in lezioni, assegni i corsi per gruppi di lavoratori, blocchi l'avanzamento rapido dei video e rilasci certificati con QR da allegare al fascicolo.

Passo 3: Scegliere tra formazione interna ed ente formatore

Puoi organizzare i corsi con risorse interne, se il docente possiede i requisiti richiesti, oppure affidarti a un ente formatore. Non esiste una scelta valida per tutti: dipende da chi hai in azienda, dai rischi e da quanto tempo puoi dedicare alla gestione. Usa la tabella e compila l'ultima colonna con la tua situazione.

Criterio	Formazione interna	Ente formatore	La tua situazione
Requisiti del docente	Devi documentare che il docente rispetta i criteri del Decreto interministeriale 6 marzo 2013	L'ente deve dimostrare i requisiti dei propri docenti; chiedi i CV
Conoscenza dei rischi aziendali	Alta: il docente conosce macchine, reparti e procedure	Va trasferita all'ente con DVR e sopralluogo
Flessibilità di calendario	Puoi adattarti ai turni	Dipende dal calendario dell'ente
Gestione documentale	Registri, verifiche e attestati sono a tuo carico	In genere li gestisce l'ente; conserva comunque le copie
Abilitazioni su attrezzature specifiche	Da verificare caso per caso con l'RSPP	Spesso richieste a soggetti formatori con requisiti specifici
Carico di lavoro per HR e RSPP	Maggiore	Minore, ma serve controllo su contenuti e requisiti

Una formula frequente è mista: la parte teorica e la verifica di apprendimento gestite internamente, la parte pratica e le abilitazioni affidate a chi ha i requisiti. Sulla scelta del canale vale la stessa logica:

• Aula o videoconferenza sincrona: adatta ai moduli specifici e alle parti in cui il docente deve interagire con i partecipanti.
• E-learning: utile per la formazione generale e per i moduli che l'Accordo ammette a distanza; richiede una piattaforma che tracci accessi, tempi di fruizione ed esito dei test.
• Addestramento pratico: sempre sul posto, con le attrezzature reali e con la presenza di chi può dimostrarne l'uso corretto.

Se stai valutando una piattaforma per la parte online, la guida su come implementare un LMS aziendale spiega come scegliere e avviare un sistema di gestione dei corsi.

Passo 4: Preparare docenti, materiali e registro presenze

Per i corsi in presenza o in videoconferenza raccogli il CV del docente con l'indicazione del criterio di qualificazione posseduto. Prepara un programma con argomenti, durata e date, e un registro presenze con nome del corso, data, orari di inizio e fine, firme dei partecipanti e del docente.

I materiali devono parlare dei rischi della tua azienda, non di rischi generici: usa le schede delle macchine, le procedure di reparto e i casi tratti dal DVR. Il risultato di questo passo è un fascicolo del corso con programma, CV dei docenti, materiali e registro pronto da firmare.

Passo 5: Erogare i corsi e tracciare la frequenza

Durante l'erogazione l'obiettivo è poter dimostrare chi ha partecipato, per quanto tempo e con quale esito.

• In aula fai firmare il registro a inizio e fine sessione e annota eventuali uscite anticipate.
• In e-learning assegna credenziali personali, comunica una scadenza e controlla i report di fruizione prima di ammettere al test finale.
• Per chi supera le assenze ammesse dall'Accordo, programma il recupero prima della verifica finale.

Per i neoassunti, l'articolo 37 prevede che la formazione avvenga in occasione della costituzione del rapporto di lavoro. I tempi massimi per completarla sono fissati dall'Accordo vigente: verificali con l'RSPP e, nel frattempo, non assegnare il nuovo assunto ad attività o attrezzature per cui non è ancora formato. In fase di selezione, chiedere gli attestati già posseduti aiuta a evitare corsi doppi: trovi indicazioni nella guida sulla selezione del personale.

Passo 6: Verificare l'apprendimento

Ogni corso si chiude con una verifica. Per la teoria si usa di solito un test a risposta multipla; per le mansioni operative serve anche una prova pratica con le attrezzature reali. Il numero di domande e la soglia di superamento li stabilisce il progetto formativo, nel rispetto dell'Accordo: scrivili nel programma prima di iniziare.

Dopo il corso, chiedi al preposto di osservare i comportamenti sul campo. La scheda seguente è un modello: le aree vanno adattate ai rischi del tuo DVR.

Area osservata	Comportamento atteso	Esito (Sì / No / Parziale)	Azione correttiva
Dispositivi di protezione individuale	Uso corretto e costante dei DPI previsti per la mansione
Movimentazione carichi	Sollevamento corretto, uso degli ausili disponibili
Macchine e attrezzature	Protezioni integre e non rimosse
Ordine e vie di fuga	Corridoi e uscite liberi
Segnalazione dei quasi incidenti	Segnalazione al preposto secondo la procedura

Passo 7: Archiviare i fascicoli e pianificare gli aggiornamenti

Per ogni lavoratore crea un fascicolo formativo, cartaceo o digitale con copia di sicurezza, che contenga: attestati, registri o report di fruizione, esito delle verifiche, programma dei corsi e nominativi dei docenti.

Poi trasforma la colonna "Data di scadenza" della matrice in uno scadenzario: aggiornamento quinquennale per i lavoratori, biennale per i preposti, formazione aggiuntiva a ogni cambio di mansione o introduzione di nuove attrezzature. Imposta promemoria con un anticipo sufficiente a trovare una data per il corso prima della scadenza.

Prepara test teorici con l'AI, segui l'avanzamento di ogni lavoratore e conserva i risultati in un unico posto con Orova Training, gratuito fino al 7 luglio 2027.

Come gestire la parte teorica con Orova Training

Orova Training non sostituisce l'ente formatore e non rende di per sé un corso conforme all'Accordo Stato-Regioni: requisiti dei docenti, durate e validità degli attestati restano responsabilità del datore di lavoro e dell'RSPP. Può però aiutarti a organizzare la parte teorica, le verifiche e l'archivio dei risultati.

1. Crea i gruppi di discenti. In Learners apri la scheda Learner groups, premi New group e usa Pick people per riunire i lavoratori con la stessa mansione o lo stesso turno: sono le righe della tua matrice formativa.
2. Prepara il corso dai tuoi documenti. In Courses premi New course: l'AI di Orova Training trasforma procedure e materiali che hai già in lezioni, slide, video con voce narrante e schede di ripasso. Rileggi e correggi i contenuti con l'RSPP prima di assegnarli.
3. Assegna e imponi la fruizione. Assegni il corso a persone o gruppi, attivi la fruizione obbligatoria con blocco dell'avanzamento rapido dei video e del download, e segui l'avanzamento di ciascuno.
4. Prepara la verifica. In Quizzes premi New e scegli Exam Quiz per il test teorico: l'AI corregge e puoi modificare il punteggio a mano.
5. Rilascia e conserva gli attestati interni. Chi supera la verifica riceve un certificato con codice di verifica pubblico e QR, scaricabile in PDF, che puoi allegare al fascicolo del lavoratore.

La parte pratica, l'addestramento sulle attrezzature e le firme previste dall'Accordo restano da gestire sul posto.

Errori comuni e come evitarli

Errore	Causa tipica	Come evitarlo
Corsi svolti con docenti senza requisiti	Nessuna verifica del CV	Chiedere e archiviare il CV con il criterio di qualificazione
RLS non consultato	Piano deciso solo da HR e RSPP	Inviare il programma all'RLS e conservare la risposta
E-learning senza tracciamento	Video o PDF inviati per email	Usare una piattaforma che registra accessi, tempi ed esiti
Neoassunti al lavoro senza formazione	Corsi programmati dopo l'ingresso	Avviare la formazione al momento dell'assunzione
Preposti formati come semplici lavoratori	Ruolo di fatto non riconosciuto	Mappare chi coordina altre persone e prevedere il modulo aggiuntivo
Attestati scaduti senza accorgersene	Scadenze tenute a memoria	Scadenzario con promemoria collegato alla matrice

Tendenze della formazione sicurezza sul lavoro: considerazioni dell'autore

Secondo me il primo cambiamento sarà nella verifica più che nell'aula. Gli organi di vigilanza guardano sempre di più a ciò che il lavoratore sa fare, non solo all'attestato. Mi aspetto che le aziende affianchino al test finale osservazioni sul campo documentate, come la scheda del passo 6.

Penso anche che l'intelligenza artificiale entrerà nella preparazione dei materiali, soprattutto per trasformare procedure e schede interne in lezioni brevi. Il rischio è usarla per produrre contenuti generici: il valore resta nel collegamento con i rischi reali del DVR, che l'RSPP deve controllare.

Infine credo che la formazione si sposterà da pochi corsi lunghi a momenti più brevi e frequenti, integrati nel lavoro quotidiano. Non tutto potrà valere come ore di aggiornamento obbligatorio, ma rafforza ciò che il corso ha insegnato.

Domande frequenti sulla formazione sicurezza lavoratori

Quali corsi si possono fare in e-learning?

La formazione generale dei lavoratori è il modulo che più comunemente si svolge a distanza. Per la formazione specifica, per i preposti e per gli aggiornamenti le regole dipendono dall'Accordo Stato-Regioni vigente e dal livello di rischio: verifica con l'RSPP prima di acquistare o creare un corso online. L'addestramento pratico si svolge sempre in presenza.

Posso organizzare la formazione con l'RSPP interno, senza enti esterni?

Sì, se il docente possiede i requisiti del Decreto interministeriale 6 marzo 2013 e se rispetti programma, durata, registro presenze e verifica finale previsti dall'Accordo. Ricorda di consultare l'RLS. Alcune abilitazioni su attrezzature possono richiedere soggetti formatori con requisiti specifici.

Entro quando va formato un neoassunto?

Il D.Lgs. 81/2008 prevede che la formazione avvenga in occasione dell'assunzione. Il termine massimo per completarla è indicato dall'Accordo vigente. In attesa, il lavoratore non va adibito ad attività o attrezzature per cui non è stato formato.

Ogni quanto si fa l'aggiornamento?

Per i lavoratori l'aggiornamento è quinquennale, per i preposti biennale. La durata dell'aggiornamento e le modalità ammesse sono indicate nell'Accordo: segna la scadenza di ogni attestato nella matrice formativa.

Chi paga la formazione sulla sicurezza?

Il datore di lavoro. L'articolo 37 prevede che la formazione si svolga durante l'orario di lavoro e non comporti oneri economici per i lavoratori.

Da dove iniziare?

• Se non sai quali attestati ha il personale: raccogli quelli esistenti e crea la matrice formativa del passo 2.
• Se hai la matrice ma perdi le scadenze: aggiungi la colonna "Data di scadenza" e imposta i promemoria del passo 7.
• Se devi formare nuovi assunti: concorda subito con l'RSPP il calendario e i tempi previsti dall'Accordo vigente.