Gmail IMAP設定教學：6步驟完成應用程式密碼與伺服器設定

Gmail IMAP設定的重點只有三件事：個人Google帳戶的IMAP存取現在一律啟用，不必再到Gmail設定裡手動開啟；郵件用戶端若提供「使用Google帳戶登入」，優先用這個方式連結；用戶端只接受帳號和密碼時，才需要先開啟兩步驟驗證，再建立16位數的Gmail應用程式密碼，並填入imap.gmail.com與smtp.gmail.com的伺服器設定。本文依Google說明中心的繁體中文頁面整理6個步驟、伺服器設定表與常見錯誤排解，最後附上把Gmail連接到工作用信箱工具的實際範例。只在瀏覽器或Gmail應用程式收發郵件的人，不需要做這些設定。

什麼是Gmail IMAP設定？什麼時候需要

IMAP（Internet Message Access Protocol）是讓其他郵件程式讀取伺服器上郵件的通訊協定。依Google說明中心〈在其他電子郵件用戶端中新增Gmail〉，在Microsoft Outlook、Apple郵件或Mozilla Thunderbird等用戶端新增Gmail後，郵件和標籤會與用戶端保持同步。

同一頁說明了兩項異動。第一，2025年1月起，個人Google帳戶的Gmail不再提供「啟用IMAP」或「停用IMAP」選項，IMAP存取一律啟用，現有連結不受影響。第二，Gmail不再支援要求你提供Google使用者名稱和密碼的裝置或第三方應用程式，Google建議改用「使用Google帳戶登入」選項。

IMAP和POP都能在其他程式讀取Gmail。依Google說明中心〈使用其他電子郵件用戶端讀取Gmail郵件（透過POP協定）〉，兩者差別如下：

比較項目	IMAP	POP
可用裝置	可在多個裝置上使用	只能在單一電腦上使用
同步方式	系統即時同步處理郵件	下載郵件，下載頻率由你決定
適合情境	手機、電腦與工作系統同時看同一個信箱	只想把郵件下載到一台電腦

Gmail IMAP設定前要確認的4件事

動手前先確認下列項目，可以少走很多冤枉路：

確認項目	怎麼確認	沒確認會遇到的狀況
帳戶類型	看登入的是個人Gmail，還是公司、學校或其他機構的帳戶	機構帳戶可能看不到部分設定，需要管理員協助
用戶端支援的登入方式	在用戶端新增帳戶時，找有沒有「使用Google帳戶登入」選項	有這個選項卻改用應用程式密碼，等於多開一道風險較高的門
兩步驟驗證	Google帳戶的「安全性與登入」頁面	沒開啟就無法建立應用程式密碼
用戶端版本	用戶端的更新或版本資訊頁面	舊版用戶端（例如Outlook 2016）可能不支援Google建議的安全性標準

步驟1：確認帳戶類型與IMAP存取狀態

本步驟的目的是確認Gmail允許外部程式讀取郵件。個人Google帳戶不用做任何事：依Google說明，2025年1月起IMAP存取一律啟用，設定頁已經沒有開關。

公司、學校或其他機構的Google Workspace帳戶情況不同。想查看自己的畫面，可以在電腦上開啟Gmail，依序按右上方的「設定」圖示、「查看所有設定」，再按「轉寄和POP/IMAP」分頁。Google說明提到，受機構管理的帳戶可能看不到這個分頁；這時請向帳戶管理員確認是否允許IMAP。

完成標準：個人帳戶直接跳過本步驟；機構帳戶已向管理員確認可以使用IMAP。

步驟2：先找「使用Google帳戶登入」選項

本步驟的目的是選對連結方式。Google說明中心〈使用應用程式密碼登入帳戶〉開頭就寫明：Google不建議使用應用程式密碼，大多數情況也不需要，應優先透過「使用Google帳戶登入」把應用程式連結到Google帳戶。

在用戶端新增帳戶時，先找這個選項。依同一頁的提示，使用iOS 11以上版本的iPhone和iPad不需要應用程式密碼，直接改用「使用Google帳戶登入」即可。只有用戶端或工作系統只提供「電子郵件地址＋密碼」欄位時，才繼續做步驟3和步驟4。

完成標準：已確認用戶端沒有「使用Google帳戶登入」選項；如果有，並已用它完成連結，可以直接跳到步驟6測試。

步驟3：開啟兩步驟驗證

本步驟的目的是滿足建立應用程式密碼的前提。依Google說明，只有開啟兩步驟驗證功能的帳戶才能使用應用程式密碼。

依Google說明中心〈開啟兩步驟驗證功能〉，開啟Google帳戶，點選「安全性與登入」，在「登入Google的方式」下方選取「啟用兩步驟驗證功能」，再按照畫面上的步驟操作。如果新增電話號碼作為第二個步驟，Google最多可能需要7天才會信任該號碼。使用公司或學校帳戶時，這些步驟可能不適用，設定不了請向管理員尋求協助。

完成標準：「登入Google的方式」下方顯示兩步驟驗證已開啟。

步驟4：建立Gmail應用程式密碼

本步驟的目的是產生一組只給這個用戶端使用的密碼。依Google說明，應用程式密碼是16位數的密碼，讓無法使用「使用Google帳戶登入」的應用程式或裝置存取Google帳戶。

從Google說明頁的「設定及管理應用程式密碼」連結進入應用程式密碼頁面（可能需要先登入），輸入一個方便辨識的名稱，例如用戶端或工作系統的名字，再建立密碼。畫面會顯示一組格式類似xxxx xxxx xxxx xxxx的密碼，請直接貼到用戶端的密碼欄位。依Google說明，一般來說每個應用程式或裝置只需要輸入一次。

另外兩件事要記住。變更Google帳戶密碼後，系統會撤銷應用程式密碼，需要重新建立。遺失裝置或不再使用某個程式時，到應用程式密碼頁面找到該程式，按「移除」圖示撤銷存取權。

完成標準：應用程式密碼頁面的清單出現剛才命名的程式。

找不到「應用程式密碼」選項時

已經開啟兩步驟驗證，卻找不到新增應用程式密碼的選項，Google說明列出3種可能原因：帳戶設為只使用安全金鑰進行兩步驟驗證；登入的是公司、學校或其他機構的帳戶；帳戶開啟了進階保護功能。公司或學校帳戶請管理員協助；開啟進階保護的帳戶，改用「使用Google帳戶登入」；只用安全金鑰的帳戶，可以加入其他第二步驟方式。下圖整理這3種情況。

需要每天處理多個公司信箱時，Orova Connect把Gmail和公司網域信箱集中在同一處：透過IMAP/SMTP加上應用程式密碼連接，密碼只有連接信箱的成員看得到，內建助理還能改寫選取的段落並翻譯郵件。

步驟5：在郵件用戶端填入IMAP與SMTP伺服器設定

本步驟的目的是把Gmail的伺服器資料填進用戶端。新增帳戶時選擇手動設定或IMAP，使用者名稱填完整的電子郵件地址（包含@gmail.com或公司網域），密碼欄位貼上步驟4的應用程式密碼，不是平常登入Google的密碼。

設定項目	收信（IMAP）	寄信（SMTP）
伺服器	imap.gmail.com	smtp.gmail.com
通訊埠	993	587（TLS／STARTTLS）；用戶端只提供SSL時可選465
加密	SSL	需要SSL；可用時使用TLS
需要驗證	是	是
使用者名稱	完整電子郵件地址	完整電子郵件地址
密碼	應用程式密碼	應用程式密碼

SMTP伺服器smtp.gmail.com、587通訊埠與「需要驗證：是」出自Google說明中心〈使用其他電子郵件用戶端讀取Gmail郵件（透過POP協定）〉繁體中文版；同一頁也提醒，使用公司或學校專屬的Gmail帳戶時，請向管理員確認正確的SMTP設定。目前的繁體中文說明頁沒有列出IMAP伺服器數值，imap.gmail.com、993與SSL是Gmail的IMAP連線設定，下文Orova Connect的表單也預先填入同一組數值。

完成標準：用戶端儲存帳戶時，沒有跳出登入錯誤或伺服器連線錯誤。若465無法連線，改用587搭配TLS（STARTTLS）。

步驟6：測試收信與寄信

本步驟的目的是確認雙向都能運作。從剛設定好的用戶端寄一封信到你的另一個信箱，再從那個信箱回覆。回覆應出現在用戶端的收件匣；寄出的信則應同時出現在用戶端和Gmail網頁版的寄件備份。

依Google說明中心〈為Gmail調整IMAP電子郵件用戶端設定〉，用戶端透過SMTP寄信時，系統會自動把寄出的郵件複製到寄件備份資料夾，所以不要讓用戶端再把寄件備份另存到伺服器，否則會出現兩份。同一頁還建議：不要開啟用戶端的垃圾郵件篩選器，因為Gmail會先濾除垃圾郵件和惡意軟體；也不要把IMAP設定改成將刪除的郵件存到「垃圾桶」，否則從用戶端刪除的郵件會在30天後從Gmail永久刪除。

完成標準：測試信雙向收發成功，寄件備份裡每封信只有一份。

Gmail IMAP設定檢核表

下表把6個步驟的要點與完成標準放在一起，設定時可以逐項打勾：

步驟	要做的事	完成標準
步驟1	確認帳戶類型與IMAP存取狀態	個人帳戶免設定；機構帳戶已獲管理員確認
步驟2	先找「使用Google帳戶登入」	已用該選項連結，或確認用戶端沒有這個選項
步驟3	開啟兩步驟驗證	「登入Google的方式」顯示已開啟
步驟4	建立Gmail應用程式密碼	清單出現剛命名的程式
步驟5	填入IMAP與SMTP伺服器設定	儲存帳戶時沒有錯誤訊息
步驟6	測試收信與寄信	雙向收發成功，寄件備份沒有重複

Gmail IMAP設定常見錯誤與排解

Google說明列出的登入錯誤，常見訊息包括「使用者名稱和密碼遭拒」、「憑證無效」，或系統一再要求輸入使用者名稱和密碼。請依下表對照處理：

狀況	可能原因	處理方式
「使用者名稱和密碼遭拒」或「憑證無效」	輸入的是Google帳戶密碼，或用戶端版本太舊	改用應用程式密碼或「使用Google帳戶登入」，並把用戶端更新到最新版本
最近改過Google密碼後無法登入	變更密碼後，應用程式密碼已被撤銷	建立新的應用程式密碼，重新輸入帳戶資料
「同時有太多連線」	同一個Gmail帳戶同時在太多用戶端連線（上限為15個用戶端）	關閉或登出部分用戶端
用戶端停止運作或下載太久	一次下載的郵件太多	設定不同步特定資料夾；或在「轉寄和POP/IMAP」分頁的「資料夾大小限制」選擇允許同步的郵件數量上限
找不到應用程式密碼選項	只用安全金鑰、機構帳戶或已開啟進階保護	參考步驟4的判斷圖

用戶端不接受應用程式密碼時

確定已經開啟兩步驟驗證，用戶端仍然拒絕應用程式密碼時，依序檢查4項：使用者名稱是否填完整的電子郵件地址；清空密碼欄後重新貼上應用程式密碼，前後不留空白；把用戶端更新到最新版本；仍不行就移除舊的應用程式密碼，再建立一組新的。下圖整理這個檢查順序。

範例：將Gmail連接到Orova Connect

Orova Connect是Orova中處理電子郵件與會議的模組，Gmail透過IMAP/SMTP加上應用程式密碼連接，所以前面的步驟在這裡同樣適用。Orova目前沒有繁體中文介面，下列按鈕與欄位名稱照畫面上的英文寫出。

1. 在Orova Connect開啟Settings，切換到Mailboxes分頁，按Add mailbox。
2. 按Connect Gmail。按鈕說明是「Prefill servers, open app password page.」：表單會預先填入Gmail伺服器，並開啟Google的應用程式密碼頁面。
3. 依步驟4建立應用程式密碼後，回到表單。
4. 依下表填寫後按Save，檢查期間會顯示Testing the connection…
5. 成功時會顯示Connection works. Mailbox saved.；如果Google不接受密碼，會顯示App password rejected.，請建立新的應用程式密碼再貼一次。

表單欄位	填寫內容
Email address	完整的Gmail或Google Workspace信箱地址
App password	步驟4建立的應用程式密碼
Sender display name	收件人看到的寄件者名稱
Incoming mail server (IMAP)	imap.gmail.com，通訊埠993，SSL（Connect Gmail會自動填入）
Outgoing mail server (SMTP)	smtp.gmail.com，通訊埠587搭配STARTTLS，或465搭配SSL

在Orova Connect裡，應用程式密碼只有連接信箱的那位成員看得到、改得了，工作區擁有者和被分享信箱的同事都看不到。第一次連接時會載入最近90天的郵件，之後新郵件約在幾秒到一分鐘內進來。如果你正在研究中小企業如何選擇CRM系統，可以把「信箱怎麼連接、密碼誰看得到」列入比較項目。同一個模組也能排定會議，並從已連接的信箱寄出邀請；常開線上會議的團隊，可以再看看Google Meet時間限制的整理。

在Orova Connect連接Gmail與公司信箱，讓郵件、範本和會議集中在同一個工作區。可自行註冊開始使用，服務免費使用至2027年7月7日。

如何確認Gmail IMAP設定成功

符合下列3點，就代表連線正常：

1. 用戶端或工作系統儲存帳戶時，沒有出現登入錯誤。
2. 用戶端收件匣的郵件與Gmail網頁版一致。
3. 測試信已送達，且在用戶端和Gmail網頁版的寄件備份都看得到。

之後每隔一段時間打開應用程式密碼頁面，移除不再使用的程式。Google建議在遺失裝置或不再使用某個應用程式時撤銷它的應用程式密碼，避免他人透過該裝置或程式存取你的帳戶。整體來說，應用程式密碼有4個使用原則：一個程式一組密碼，名稱好辨認；貼在用戶端的密碼欄，不是Google登入頁；改了Google帳戶密碼就要重新建立；不再使用的程式立即移除。

Gmail IMAP設定的未來趨勢：筆者觀點

應用程式密碼會越來越像備用方案。Google在說明頁已經把「使用Google帳戶登入」放在第一位，並直接寫出不建議使用應用程式密碼。我認為接下來挑選郵件用戶端或工作系統時，「支不支援使用Google帳戶登入」會比「能不能填IMAP」更值得先問；不過只要還有只支援帳號密碼的舊設備和系統，應用程式密碼就不會馬上消失。

機構帳戶的規則會比個人帳戶更嚴。個人帳戶的IMAP已經一律啟用，機構帳戶卻可能連「轉寄和POP/IMAP」分頁都看不到。我的看法是，越來越多決定會交給管理員，員工自己能調的設定會變少；先問清楚公司政策，比自己反覆試錯省事。

連線清單的整理會變得更重要。同一個Gmail帳戶可以同時在多個用戶端新增，一個人可能同時連著手機、電腦和好幾套工作系統。我認為定期檢查哪些程式還握有應用程式密碼、哪些該移除，會從資訊部門的工作變成每個使用者的基本習慣；連到帳戶的AI會議記錄等工具，也適合一起放進這份清單。

常見問題：Gmail IMAP設定

個人Gmail還需要手動啟用IMAP嗎？

不需要。依Google說明，2025年1月起個人Google帳戶的Gmail一律啟用IMAP存取，設定頁不再提供「啟用IMAP」或「停用IMAP」選項，你無須採取任何行動。

為什麼開了兩步驟驗證，還是找不到應用程式密碼？

Google說明列出3種可能：帳戶設為只使用安全金鑰進行兩步驟驗證、登入的是公司學校或其他機構的帳戶、帳戶開啟了進階保護功能。機構帳戶請洽管理員；只用安全金鑰的帳戶，可以另外加入其他第二步驟方式。

改了Google帳戶密碼，應用程式密碼還能用嗎？

不能。為了保護帳戶安全，系統會在你變更Google帳戶密碼後撤銷應用程式密碼。要繼續在用戶端使用Gmail，請建立新的應用程式密碼並重新輸入。

同一個Gmail帳戶可以同時連幾個用戶端？

依Google說明，一次最多可以在15個電子郵件用戶端中新增同一個Gmail帳戶。同時收信的用戶端太多時，可能會看到「同時有太多連線」錯誤，請關閉或登出部分用戶端。

iPhone設定Gmail需要應用程式密碼嗎？

使用iOS 11以上版本的iPhone和iPad不需要。依Google說明，可以開啟「設定」應用程式，依序點選「郵件」、「帳號」、「加入帳號」、「Google」，以「使用Google帳戶登入」的方式加入。

你該從哪裡開始？

如果你只用一個個人信箱：先看用戶端有沒有「使用Google帳戶登入」；沒有的話，再開啟兩步驟驗證並建立應用程式密碼。

如果你用的是公司或學校帳戶：先問管理員是否允許IMAP與應用程式密碼，再動手設定，避免卡在看不到的選項。

如果你要把團隊信箱接進工作系統：每個系統、每個信箱各建立一組應用程式密碼，並記下它連到哪裡，日後要撤銷時才找得到。照著本文的Gmail IMAP設定順序做，大部分連線問題都能在步驟4和步驟5找到原因。