Plataforma LMS: cómo elegir una sin pagar de más

Cuatro presupuestos encima de la mesa y ninguno se puede comparar con otro. El primero cobra por persona activa al mes, el segundo por persona registrada, el tercero una cuota plana con un tope de usuarios y el cuarto por curso publicado. Los cuatro dicen «desde» y ninguno dice hasta dónde. La reunión para decidir termina con la sensación de que falta información, y no falta: es que los números no hablan el mismo idioma.

Elegir plataforma LMS se ha vuelto difícil no por falta de opciones sino por lo contrario. Hay decenas de productos parecidos, todos con la misma cuadrícula de funciones en la página de precios, y la diferencia real entre uno y otro rara vez está en esa cuadrícula. Está en el modelo de cobro, en quién va a montar el contenido y en qué pasa el segundo año.

Esta guía sirve para llegar a esa decisión con una tabla que sí se pueda leer: los cuatro modelos de precio y cómo convertirlos a una cifra comparable, el coste real más allá de la licencia, las seis funciones que se usan de verdad el primer año, cuándo hace falta SCORM y cuándo te lo están vendiendo porque sí, la pregunta que decide el presupuesto entero, y una plantilla de comparación de doce filas.

Qué es exactamente una plataforma LMS y qué no lo es

Las siglas vienen de Learning Management System, sistema de gestión del aprendizaje. En español se usan indistintamente «plataforma LMS», «plataforma de formación» y «campus virtual», y a efectos de compra son lo mismo. Lo que cambia entre productos no es la definición sino qué añaden alrededor de esas tres funciones básicas.

Conviene fijar la definición porque explica por qué muchos proyectos se tuercen. Una empresa compra una plataforma esperando resolver «la formación» y lo que compra es el estante donde poner los cursos. Si no hay cursos, el estante está vacío y a los seis meses alguien pregunta para qué se paga esa cuota.

Tres cosas que la plataforma sí hace

La primera es alojar y organizar: cursos, módulos, materiales y evaluaciones en un sitio con permisos, en lugar de en una carpeta compartida que nadie mantiene. La segunda es asignar y recordar: quién tiene que hacer qué, con qué plazo, con avisos automáticos. La tercera es registrar: quién empezó, quién terminó, con qué resultado y en qué fecha, con un certificado si hace falta.

Esa tercera función es la que más se infravalora al comprar y la que más se usa después, sobre todo si hay formación obligatoria: prevención, protección de datos, protocolos internos. El día que alguien tenga que demostrar que la plantilla recibió una formación concreta, el registro es todo el valor de la herramienta.

Tres cosas que no hace

No crea contenido: los cursos los monta alguien, y ese alguien es el coste principal del proyecto. No decide el plan: qué formación necesita cada puesto es una decisión de la empresa. Y no convence a nadie de estudiar: la tasa de finalización depende de si la formación sirve para el trabajo, no del diseño de la plataforma.

Los cuatro modelos de precio y cómo compararlos

Aquí está la mitad del problema de la compra. Los cuatro modelos existen porque cada proveedor optimiza el que mejor le conviene según su tipo de cliente, y todos son legítimos. Lo que no es legítimo es presentarlos como si fueran comparables.

Por persona activa al mes

Solo pagas por quien entra ese mes. Favorece a empresas con formación puntual y estacional: una campaña de incorporaciones en septiembre y poco movimiento el resto del año. La trampa está en la definición de «activo»: en algunos contratos basta con iniciar sesión y en otros hay que abrir un curso. Pregúntalo y pide que quede por escrito, porque la diferencia entre las dos definiciones puede ser del cuarenta por ciento de la factura.

Por persona registrada

Pagas por cada cuenta que exista, la use o no. Es previsible y sale caro si tienes mucha rotación o si quieres dar acceso a colaboradores externos. Si vas por este camino, pregunta qué pasa con las cuentas de gente que ya no está: si no se pueden archivar sin perder el historial, la factura solo sube.

Cuota plana con tramos

Un precio fijo hasta cierto número de usuarios y un salto al siguiente tramo. Es el modelo más fácil de presupuestar y el que peor envejece: la empresa crece, cruza el tramo por doce personas y la cuota da un salto que nadie previó. Mira siempre el precio del tramo siguiente, no solo el del tuyo.

Por curso o por contenido publicado

Menos común y muy útil en un caso concreto: pocos cursos y mucha gente. Una formación obligatoria anual para toda la plantilla puede salir muy barata así y carísima por usuario registrado. Al revés también: un catálogo grande para pocos usuarios es donde este modelo se dispara.

La conversión que hace comparables los cuatro

Hay una sola forma de poner los cuatro presupuestos en la misma mesa y no es pedir descuentos: es definir tu escenario y pedir precio para él. El escenario tiene cuatro números: cuántas personas en total, cuántas van a hacer formación al año, cuántos cursos distintos vas a tener y cuánto crece la plantilla. Con eso, cada proveedor tiene que darte una cifra anual concreta, no un «desde». Si alguien no puede darla, es que el modelo tiene una variable que no te ha contado.

El coste real: la licencia es la parte pequeña

Esta es la conversación que casi ningún presupuesto refleja y la que decide si el proyecto llega vivo a diciembre.

Las horas de quien monta el contenido

Es el bloque más grande casi siempre. Convertir un documento de treinta páginas en un curso con estructura, evaluación y materiales lleva tiempo, y ese tiempo sale de alguien que además tiene otro trabajo. Antes de firmar, calcula cuántos cursos quieres tener el primer año y quién los va a montar exactamente, con nombre. Si la respuesta es «ya veremos», el proyecto va a tener plataforma y no va a tener cursos.

La migración de lo que ya tienes

Todo el mundo tiene algo: presentaciones, vídeos grabados en reuniones, manuales en PDF, un curso comprado hace años. Migrar no es subir archivos: es decidir qué sobrevive, actualizarlo y darle forma de curso. Si tienes material antiguo en formato de paquete, comprueba que la plataforma nueva lo acepta antes de firmar, y compruébalo con un archivo tuyo, no con la demostración del proveedor.

Las integraciones

Dos importan y el resto puede esperar. La primera es de dónde salen los usuarios: si hay que dar de alta a mano a cada persona nueva y darla de baja a mano, alguien va a dedicar horas todos los meses a eso y va a dejar de hacerlo en marzo. La segunda es el inicio de sesión: si la gente tiene que recordar otra contraseña más, la tasa de entrada baja de forma medible.

El coste de salida

Poco romántico y muy real. Pregunta en qué formato te llevas los cursos y el histórico de finalizaciones si un día cambias. Un catálogo montado con las herramientas propias de una plataforma suele ser difícil de sacar; contenido en formato de paquete estándar, mucho menos. Esa diferencia es una de las razones sensatas para dar valor a los estándares, y ahora vamos con ello.

SCORM: cuándo lo necesitas de verdad

Es la sigla que más se usa en las reuniones de compra y la que menos se explica. Merece un apartado propio porque decide más cosas de lo que parece.

La documentación oficial lo define sin adornos: SCORM establece una manera concreta de construir el contenido de formación y los sistemas que lo alojan, de modo que ese contenido funcione bien en cualquier sistema que cumpla la norma. Dicho en términos de compra: es un formato de intercambio. Un curso empaquetado así se puede llevar de una plataforma a otra y sigue registrando quién lo hizo y con qué resultado.

Cuándo sí importa

Tres casos claros. Uno: vas a comprar cursos hechos a un proveedor externo, que casi siempre los entrega en ese formato. Dos: vas a entregar formación a terceros —clientes, distribuidores, franquicias— que tienen su propia plataforma y necesitan un paquete que puedan cargar en ella. Tres: no quieres quedarte atrapado, y quieres que lo que montes hoy se pueda mover mañana.

Cuándo no

Si vas a montar tus propios cursos, para tu propia gente, en tu propia plataforma, y no tienes intención de moverlos, el estándar no te da nada que no tengas ya. En ese escenario, pagar un plan superior «porque incluye SCORM» es pagar por una puerta que no vas a usar. Pregunta siempre cuál de los tres casos de arriba es el tuyo antes de aceptar esa línea del presupuesto.

Un detalle que sí conviene mirar

Hay versiones del estándar y no todas registran lo mismo. Las más antiguas guardan si el curso se completó y la nota; las posteriores permiten secuenciar y registrar con más detalle. Para la mayoría de los usos de empresa, la versión sencilla basta. Lo importante no es la versión sino que plataforma y contenido hablen la misma: un paquete que el sistema acepta pero cuyo resultado no registra es el peor de los mundos, porque parece que funciona.

Las seis funciones que se usan de verdad el primer año

Las páginas de producto listan entre treinta y cincuenta funciones. En el primer año se usan seis, y son siempre casi las mismas en empresas de tamaño medio.

Las seis

Uno, subir contenido y ordenarlo en cursos y módulos. Dos, asignar a personas o a grupos, idealmente por puesto o por departamento. Tres, evaluar con un cuestionario sencillo al final. Cuatro, certificar, aunque sea un documento descargable con fecha. Cinco, ver quién ha terminado en una pantalla sin exportar nada. Seis, avisar automáticamente a quien va tarde.

Con esas seis funciona la mayor parte de la formación interna de una empresa de cien a mil personas. Ninguna es sofisticada y todas están en los planes básicos de casi cualquier producto.

Las doce que se pagan y no se abren

Rutas de aprendizaje con condiciones complejas, gamificación con insignias y clasificaciones, foros y redes sociales internas, videoconferencia integrada, tienda para vender cursos, aplicación para el teléfono con descarga sin conexión, evaluación entre compañeros, planes de carrera enlazados con desempeño, catálogo de contenidos de terceros incluido, informes con constructor propio, encuestas de satisfacción avanzadas, y personalización profunda del diseño.

Ninguna es mala. Todas son excelentes para alguien. Y casi ninguna se usa el primer año en una empresa que está empezando, porque el primer año se va en montar los cursos. La pregunta que ordena la conversación con el proveedor es: ¿qué necesito para lanzar los seis primeros cursos? Todo lo demás es una decisión del segundo año.

La pregunta que decide el presupuesto entero

No es cuántos usuarios ni qué funciones. Es quién va a montar los cursos. Según la respuesta, el proyecto entero cambia de forma, y también el producto que conviene.

Si los monta alguien de dentro sin experiencia previa

Entonces lo que necesitas es una plataforma con un editor sencillo y plantillas, y una forma rápida de convertir el material que ya existe en algo presentable. Aquí la sofisticación es un problema, no una ventaja: cada opción de más es una decisión que retrasa el primer curso. Y conviene ser realista con el calendario: la primera persona que monta un curso tarda entre tres y cinco veces más que la quinta vez que lo hace.

Si los monta un equipo con experiencia

Entonces probablemente ya usen una herramienta de autor externa y lo que necesitan de la plataforma es que acepte bien sus paquetes y no estorbe. En ese escenario, un producto con editor propio muy elaborado es dinero gastado dos veces.

Si los compras hechos

Entonces lo que importa es el catálogo y el formato de entrega, y la plataforma es casi un detalle. Lo que sí hay que mirar con lupa es cómo se renueva ese catálogo y qué pasa con los cursos que ya asignaste si el proveedor los retira.

Si es una mezcla

Es el caso más común y el que más se olvida al comparar. Formación obligatoria comprada, formación de producto montada en casa, y algún curso heredado de antes. Si es tu caso, la plataforma tiene que aceptar las tres vías sin que ninguna sea de segunda categoría, y eso se comprueba en la prueba, no en la lista de funciones.

Alojada por el proveedor o de código abierto

La comparación honesta no es «de pago frente a gratis», porque el código abierto no es gratis: cambia dónde se paga.

Lo que se ahorra y lo que se paga

Con una plataforma de código abierto te ahorras la licencia por usuario, que en plantillas grandes es mucho dinero. A cambio pagas alojamiento, actualizaciones de seguridad, copias de seguridad, y alguien que sepa mantenerla. Si ese alguien existe ya en tu empresa y tiene tiempo, la cuenta puede salir muy bien. Si hay que contratarlo o subcontratarlo, la cuenta se acerca bastante a la otra opción.

La pregunta que resuelve la duda

Es de responsabilidad, no de dinero: si la plataforma deja de funcionar el lunes a las nueve, con doscientas personas haciendo una formación obligatoria, ¿a quién se llama? Si hay una respuesta clara y con nombre, cualquiera de las dos vías es viable. Si la respuesta es «al informático, que ya lo mirará», la vía alojada compra tranquilidad y probablemente valga lo que cuesta.

El caso híbrido

Existe y es razonable: código abierto alojado y mantenido por una empresa especializada. Pagas mantenimiento pero no licencia por usuario, y el contenido sigue siendo portable. Es una vía que rara vez aparece en las comparaciones y que encaja bien en plantillas grandes con presupuesto ajustado.

Cómo se llena el catálogo el primer año

Un catálogo vacío es la forma más común de que un proyecto de formación muera en silencio. Nadie lo cancela: simplemente deja de mirarse. Estos seis cursos, en este orden, son el arranque que mejor funciona en empresas de tamaño medio, y ninguno requiere producción sofisticada.

Curso uno: la incorporación

Qué hace la empresa, cómo está organizada, con quién hablar para cada cosa, qué herramientas se usan y dónde están las políticas. Es el curso que más veces se va a reproducir y el que hoy se hace mal en casi todas partes: repitiendo la misma conversación en persona cada vez, con contenido distinto según quién la dé. Montarlo una vez rinde desde la segunda incorporación.

Curso dos: la formación obligatoria que ya existe

Prevención, protección de datos, protocolos internos, seguridad de la información. Ya la estás dando de alguna forma; el cambio no es el contenido sino el registro. Es el curso que justifica la herramienta ante quien firma el gasto, porque convierte una carpeta de firmas en papel en una lista consultable.

Curso tres: el producto o el servicio

Qué vende la empresa exactamente, con qué se compara, qué preguntas hace la gente y cuáles son las respuestas buenas. Sirve a ventas, a soporte y a cualquiera que hable con un cliente. Se monta a partir de material que ya existe disperso en presentaciones y correos.

Curso cuatro: la herramienta interna que más dudas genera

Siempre hay una: el sistema de gestión, el de tickets, el de gastos. Mira las preguntas repetidas del chat interno del último trimestre y ahí está el guion del curso, escrito por la propia gente.

Cursos cinco y seis: lo que pida el negocio

A estas alturas ya sabes cuánto cuesta montar un curso en tu casa, y la conversación con las áreas cambia: en lugar de «necesitamos formación» se puede hablar de «este curso son doce horas de trabajo, ¿lo hacemos ahora o en el trimestre siguiente?». Esa conversación es el verdadero indicador de que el proyecto ha arrancado.

Una regla para no atascarse

Ningún curso del primer año debería llevar más de dos semanas de trabajo. Si uno se alarga, casi siempre es porque se está intentando cubrir demasiado en una sola pieza. Partirlo en dos cursos cortos es mejor que retrasar el catálogo entero por una obra maestra que nadie ha pedido.

Las cinco señales de que la plataforma no se está usando

Las cinco se detectan pronto si alguien las mira, y todas tienen arreglo mientras el proyecto sigue vivo. El problema no es que aparezcan: es que nadie las esté vigilando.

Señal uno: nadie entra sin recordatorio. Si las entradas se concentran en el día siguiente al aviso automático y el resto del mes está plano, la formación se percibe como trámite. Arreglo: enlazar el curso a un momento real de trabajo, no a una fecha del calendario.

Señal dos: muchas asignaciones, pocas finalizaciones. Si más de la mitad empieza y no termina, mira la longitud. Los cursos de más de cuarenta minutos sin partir tienen una caída medible en la segunda mitad; partirlos en módulos de quince minutos suele resolverlo sin tocar el contenido.

Señal tres: el mismo curso se repite en persona. Si el responsable de un área sigue explicando en una reunión lo que ya está en la plataforma, es que la versión de la plataforma no le convence. Vale la pena preguntarle por qué, en lugar de insistir.

Señal cuatro: nadie mira los informes. Si el panel de finalizaciones no lo abre nadie durante dos meses, la información no le sirve a ninguna decisión. O se conecta con algo real —una revisión de desempeño, un requisito de cliente, una auditoría— o deja de tener sentido mantenerlo.

Señal cinco: el catálogo lleva seis meses igual. Es la más clara de todas. Una plataforma cuyo contenido no cambia es un archivo, y un archivo no necesita cuota mensual.

Idiomas, accesibilidad y datos

Tres temas que se dejan para el final y que a veces obligan a rehacer decisiones. Media hora de conversación antes de firmar evita el problema entero.

Varios idiomas

Hay dos cosas distintas y conviene no confundirlas: que la interfaz esté en el idioma de cada persona, y que el contenido exista en varios idiomas. Lo primero lo resuelven casi todos los productos. Lo segundo es trabajo de contenido y multiplica el coste de montaje por el número de idiomas. Si tienes centros en varios países, decide desde el principio qué cursos se traducen y cuáles se dan en un idioma común, porque traducirlo todo por defecto es la vía rápida a un catálogo que nadie mantiene.

Accesibilidad

Si la formación es obligatoria para toda la plantilla, tiene que poder hacerla toda la plantilla. Eso significa subtítulos en los vídeos, texto alternativo en las imágenes que aportan información, contraste suficiente y navegación con teclado. La mayoría de las plataformas serias lo cumplen; el punto débil suele ser el contenido que monta uno mismo. Vale la pena tener una lista corta de comprobación y aplicarla a cada curso antes de publicarlo.

Datos de las personas

Una plataforma de formación guarda datos que dicen bastante de cada persona: qué hizo, cuándo, cuántas veces lo intentó y con qué nota. Tres decisiones hay que tomar y dejar escritas: cuánto tiempo se conservan los registros, quién puede ver el detalle individual frente a quién ve solo agregados, y qué pasa con el historial cuando alguien deja la empresa. Si la herramienta no permite separar el acceso agregado del individual, la conversación con los representantes de la plantilla va a ser más larga de lo necesario.

La prueba: cómo hacerla para que sirva

Casi todos los proveedores dan acceso de prueba y casi todas las pruebas se desaprovechan igual: alguien entra, mira los menús, le parece bien y se acaba. Una prueba útil dura una semana y tiene cinco tareas concretas.

Tarea uno: sube tu peor material. No la presentación bonita: el PDF escaneado, el vídeo de una hora grabado en una reunión, el documento con tablas. Lo que pase con ellos es lo que va a pasar todos los meses.

Tarea dos: monta un curso completo de principio a fin, con evaluación y certificado, y cronométralo. Ese número —horas por curso— es el dato que falta en todos los presupuestos y el que te permite planificar el año.

Tarea tres: asigna ese curso a cinco personas de verdad de distintos departamentos y pídeles que lo hagan sin ayuda. Sus tres primeras preguntas te dicen más que cualquier demostración.

Tarea cuatro: intenta sacar los cinco datos que vas a necesitar —asignados, empezados, terminados, nota media y tiempo medio— sin llamar al soporte. Si hace falta configurar un informe a medida para eso, ya sabes cómo va a ser el día a día.

Tarea cinco: intenta exportarlo todo y borrarlo. El curso, el histórico y las cuentas. Es la tarea que nadie hace en una prueba y la única que enseña cómo será la salida si algún día toca.

La plantilla de comparación de doce filas

Esta es la tabla que hace comparables presupuestos que no lo eran. Se rellena con los proveedores en una sola conversación por cabeza y se decide en media hora.

#	Fila	Qué preguntar exactamente
1	Modelo de cobro	Cuál de los cuatro, y la definición literal de «usuario» en el contrato
2	Precio anual para mi escenario	Con mis cuatro números, no un «desde»
3	Precio del año dos y del año tres	Y qué pasa si la plantilla crece un veinte por ciento
4	Qué incluye la implantación	Horas, quién las hace y qué queda por mi cuenta
5	Formatos de contenido aceptados	Probado con un archivo mío, no con el suyo
6	Alta y baja de usuarios	Manual, importación o conexión con el directorio de la empresa
7	Inicio de sesión	Contraseña propia o la que ya usa la plantilla
8	Informes de serie	Los cinco datos que necesito, ¿están sin configurar nada?
9	Certificados	Personalizables y con validación, o un archivo genérico
10	Exportación	Cursos e histórico, en qué formato y en cuánto tiempo
11	Soporte	Horario, idioma y plazo comprometido por escrito
12	Referencias de mi tamaño	Dos clientes parecidos a mí con los que pueda hablar

La fila doce es la que más información da y la que menos se pide. Un proveedor con clientes contentos de tu tamaño los presenta sin dudar. Uno que solo tiene referencias de empresas mucho más grandes o mucho más pequeñas te está diciendo que serías un caso raro.

Dónde encaja Orova y dónde no

Conviene decirlo claro: Orova Training no es una plataforma LMS completa en el sentido de este artículo. No es el estante corporativo con directorio de empleados, rutas de carrera y catálogo comprado. Resuelve la parte que casi todas las plataformas dan por hecha y que es donde se atasca el proyecto: convertir el material que ya tienes en curso.

Lo que hace, concretamente: Orova Training toma los documentos que ya existen —PDF, DOCX, TXT y formatos similares— y genera a partir de ellos diapositivas imprimibles, audio tipo pódcast, vídeo y tarjetas de memoria; le engancha cuestionario y certificado; y exporta el curso en paquete SCORM para que puedas cargarlo en el sistema de un cliente o en tu propia plataforma. Es decir: se ocupa del bloque de coste que ningún presupuesto de LMS incluye.

Si tu problema es que necesitas un estante con control de accesos y directorio corporativo, esto no lo sustituye. Si tu problema es que tienes plataforma y no tienes cursos, es exactamente la parte que falta.

Preguntas frecuentes sobre plataformas LMS

¿Cuánto cuesta una plataforma LMS al año?

No hay una cifra útil porque los cuatro modelos dan resultados muy distintos para la misma empresa. Lo que sí se puede decir es que el reparto habitual del coste total del primer año pone la licencia por debajo de la mitad, y las horas de montaje de contenido por encima. Presupuestar solo la licencia es presupuestar la parte pequeña.

¿Cuánto se tarda en tener la plataforma funcionando?

La plataforma en sí, días. El primer curso publicado, entre tres y seis semanas si hay alguien dedicado. El catálogo mínimo con el que la herramienta empieza a tener sentido —seis u ocho cursos— rara vez baja de tres meses. Cualquier calendario que prometa un catálogo completo en un mes está contando solo la configuración.

¿Sirve una plataforma LMS para una empresa de cincuenta personas?

Sí, si hay formación obligatoria que registrar o si entra gente nueva con frecuencia. En ese tamaño el argumento no es la escala, es la trazabilidad: poder demostrar quién hizo qué y cuándo. Si no hay formación obligatoria y las incorporaciones son dos al año, una carpeta ordenada y una lista de comprobación cubren el caso.

¿Qué diferencia hay entre un LMS y una herramienta de autor?

El LMS es el estante y la herramienta de autor es el taller donde se fabrica el contenido. Muchos productos incluyen un editor básico, y para material sencillo basta. Cuando el contenido tiene interacción compleja o hay que producir mucho volumen, suelen convivir las dos cosas.

¿Cómo se mide si la formación está sirviendo?

Con tres números el primer año y ninguno más: porcentaje de personas asignadas que terminan, tiempo medio desde la asignación hasta la finalización, y resultado medio de la evaluación. Si el primero es bajo, el problema suele ser que la formación no se percibe útil, no que la plataforma sea incómoda. La disciplina de elegir pocos indicadores y leerlos siempre igual es la misma que describimos para campañas de pago en la guía sobre el administrador de anuncios.

¿Y la formación de la gente que acaba de entrar?

Es el uso que más rendimiento da y el primero que conviene montar, porque se repite con cada incorporación y siempre es la misma. Si tu empresa está en un momento de contratación intensa, montar ese curso antes que ningún otro cambia la percepción interna del proyecto. Y si el cuello de botella está antes, en el propio proceso de selección, la guía sobre software ATS explica dónde está el umbral y qué preguntar.

¿Merece la pena la aplicación para el teléfono?

Depende de dónde trabaje la gente. Si la plantilla está delante de una pantalla todo el día, la aplicación se usa poco y no debería pesar en la decisión. Si hay tienda, obra, almacén o reparto, cambia por completo: ahí la formación se hace en los huecos y el teléfono es el único acceso real. En ese segundo caso, pregunta además si el contenido se puede descargar para verlo sin conexión, porque un almacén con mala cobertura convierte un buen curso en una pantalla girando.

¿Puedo empezar sin plataforma y montarla después?

Sí, y a menudo es la decisión más sensata. Monta dos cursos con las herramientas que ya tienes, repártelos como puedas y mira qué pasa: cuánta gente los termina, qué preguntas surgen, cuánto tiempo te lleva producirlos. Con esos datos, la elección de plataforma deja de ser teórica. Lo que no funciona es el orden inverso: comprar primero y descubrir después que nadie tenía horas para montar contenido.

¿Qué pasa con los cursos que ya compramos a un tercero?

Pregunta dos cosas al proveedor de esos cursos: en qué formato los entrega y si la licencia permite alojarlos en una plataforma distinta de la suya. Es habitual que el contrato ate el contenido a su propio sistema, y eso convierte «cambiar de plataforma» en «volver a comprar el catálogo». Mejor saberlo antes de elegir plataforma nueva que después.

¿Dónde encaja esto dentro de «software de recursos humanos»?

La formación es uno de los cuatro productos distintos que se venden bajo ese paraguas, junto con nómina, control horario y selección. Comprarlos juntos parece más barato y a menudo no lo es, porque acabas pagando módulos que no vas a abrir. Lo desarrollamos en la guía sobre qué tipo de software de RRHH necesita cada empresa.

Por dónde empezar el lunes

Tres tareas, ninguna necesita presupuesto aprobado.

Primero, escribe tu escenario en cuatro números. Personas en total, personas que harán formación al año, cursos distintos previstos y crecimiento estimado. Sin esos cuatro números no puedes pedir un precio comparable, y con ellos la conversación comercial cambia de tono.

Segundo, contesta la pregunta de quién monta los cursos. Con nombre y con horas semanales. Si no hay respuesta, ese es el problema que hay que resolver antes de mirar plataformas.

Tercero, elige el primer curso. El de incorporación o el obligatorio que más se repite. Un solo curso montado de verdad enseña más sobre lo que necesitas que diez demostraciones.

Y si quieres seguir por aquí, en el catálogo de guías en español vamos publicando el resto de piezas de este mapa. Para el detalle de evaluaciones y cuestionarios hay además material más largo en inglés, como la guía sobre cuestionarios para formación y la de crecer sin romper el aprendizaje.