Cách quản lý phép năm cho nhân viên đúng luật trong 7 bước (2026)

Cách quản lý phép năm cho nhân viên gồm ba việc: tính đúng số ngày mỗi người được nghỉ theo Bộ luật Lao động 2019, theo dõi số dư trên một bảng chung mà cả nhân viên lẫn quản lý cùng tin, và duyệt đơn theo một quy trình có người duyệt thay. Bài này đi qua 7 bước: soạn quy chế đúng luật, lập bảng theo dõi phép năm 3 trạng thái (được hưởng, đã duyệt, đang chờ), cài công thức số dư, quy đổi phép theo giờ cho nhân viên làm ca, thiết lập luồng duyệt, xử lý phép tồn và thanh toán ngày chưa nghỉ khi thôi việc, rồi đồng bộ ký hiệu sang bảng chấm công. Bạn cần danh sách nhân sự kèm ngày vào làm, nội quy về thời giờ làm việc và một file Google Sheets hoặc Excel; làm tập trung thì mất khoảng một buổi. Hướng dẫn dành cho người làm hành chính nhân sự, chuyên viên tiền lương (C&B) và trưởng bộ phận vận hành.

Cách quản lý phép năm cho nhân viên là gì và vì sao cần quy trình chuẩn?

Quản lý phép năm là việc ghi nhận, tính toán và phê duyệt những ngày nghỉ hằng năm hưởng nguyên lương của người lao động theo đúng luật, sao cho số dư của mỗi người luôn rõ ràng và lịch nghỉ không làm gián đoạn công việc. Khi chưa có quy trình, phòng nhân sự thường gặp ba chuyện: nhân viên hỏi "mình còn mấy ngày phép" mà không ai trả lời ngay được, nhiều người xin nghỉ dồn vào dịp lễ Tết, và tranh cãi khi một người thôi việc giữa năm.

Căn cứ pháp lý chính là Bộ luật Lao động 2019 (Luật số 45/2019/QH14). Điều 113 quy định người lao động làm đủ 12 tháng cho một người sử dụng lao động được nghỉ hằng năm hưởng nguyên lương 12 ngày nếu làm việc trong điều kiện bình thường; 14 ngày với người lao động chưa thành niên, người lao động là người khuyết tật, người làm nghề, công việc nặng nhọc, độc hại, nguy hiểm; 16 ngày với người làm nghề, công việc đặc biệt nặng nhọc, độc hại, nguy hiểm. Người làm chưa đủ 12 tháng thì số ngày nghỉ được tính theo tỉ lệ số tháng làm việc. Điều 114 bổ sung: cứ đủ 5 năm làm việc cho một người sử dụng lao động thì số ngày nghỉ hằng năm được tăng thêm 1 ngày.

Điều 113 còn nêu ba điểm mà quy trình của bạn phải bám theo. Thứ nhất, người sử dụng lao động có trách nhiệm quy định lịch nghỉ hằng năm sau khi tham khảo ý kiến người lao động và phải thông báo trước cho người lao động biết. Thứ hai, người lao động có thể thoả thuận với người sử dụng lao động để nghỉ hằng năm thành nhiều lần hoặc nghỉ gộp tối đa 3 năm một lần. Thứ ba, người lao động thôi việc hoặc bị mất việc làm mà chưa nghỉ hằng năm hoặc chưa nghỉ hết số ngày được nghỉ thì được người sử dụng lao động thanh toán tiền lương cho những ngày chưa nghỉ. Nghị định 145/2020/NĐ-CP hướng dẫn chi tiết những khoảng thời gian được coi là thời gian làm việc để tính số ngày nghỉ hằng năm; khi gặp trường hợp đặc biệt (nghỉ ốm dài, nghỉ thai sản, nghỉ không lương), bạn nên đối chiếu thẳng văn bản này thay vì tự suy.

Chuẩn bị trước khi bắt đầu thiết lập quản lý phép năm

Trước khi dựng bảng tính hay cấu hình phần mềm, bạn gom đủ dữ liệu nền. Thiếu một dòng ở đây thì các bước sau tính sai từ gốc.

Thứ cần chuẩn bị	Lấy ở đâu	Mất bao lâu	Thiếu thì sao
Danh sách nhân sự kèm ngày bắt đầu làm việc	Hồ sơ nhân sự, hợp đồng lao động	30 phút	Không tính được phép theo tỉ lệ và mốc thâm niên 5 năm
Nhóm điều kiện làm việc của từng vị trí (bình thường, nặng nhọc độc hại, đặc biệt nặng nhọc độc hại)	Danh mục nghề của doanh nghiệp, phòng an toàn lao động	20 phút	Dễ cấp nhầm 12 ngày cho người đáng được 14 hoặc 16 ngày
Nội quy về thời giờ làm việc và các ca	Nội quy lao động, bảng phân ca	20 phút	Không quy đổi được phép theo giờ cho người làm ca
Lịch nghỉ lễ, Tết và lịch nghỉ chung của công ty	Thông báo của ban giám đốc	15 phút	Nhầm ngày nghỉ lễ thành ngày trừ phép
Mẫu đơn xin nghỉ và nơi lưu đơn	Phòng hành chính nhân sự	15 phút	Không có dấu vết để đối chiếu khi có thắc mắc

Bước 1: Soạn quy chế nghỉ phép năm đúng Bộ luật Lao động 2019

Mục tiêu của bước này là có một văn bản nội bộ ghi rõ cách tính số ngày phép, cách đăng ký lịch nghỉ và cách xử lý phép chưa nghỉ, để mọi người cùng hiểu một kiểu.

Phần cứng của quy chế là hạn mức theo luật, doanh nghiệp không được cấp thấp hơn. Bạn chép bảng dưới vào quy chế và gắn mỗi nhân viên vào đúng một nhóm:

Nhóm người lao động	Số ngày nghỉ khi đủ 12 tháng	Thâm niên (Điều 114)	Căn cứ
Làm việc trong điều kiện bình thường	12 ngày	Cứ đủ 5 năm thêm 1 ngày	Điều 113 khoản 1 điểm a
Người chưa thành niên, người khuyết tật, người làm nghề nặng nhọc, độc hại, nguy hiểm	14 ngày	Cứ đủ 5 năm thêm 1 ngày	Điều 113 khoản 1 điểm b
Người làm nghề đặc biệt nặng nhọc, độc hại, nguy hiểm	16 ngày	Cứ đủ 5 năm thêm 1 ngày	Điều 113 khoản 1 điểm c
Làm chưa đủ 12 tháng	Theo tỉ lệ số tháng làm việc	Chưa áp dụng	Điều 113 khoản 2

Phần còn lại là quy định nội bộ, doanh nghiệp tự đặt miễn là không trái luật. Gợi ý các điều khoản nên có:

1. Cách đăng ký lịch nghỉ: đầu năm, phòng nhân sự lấy ý kiến người lao động rồi lập lịch nghỉ hằng năm và thông báo cho mọi người, đúng tinh thần Điều 113. Ngoài lịch chung, nhân viên vẫn gửi đơn cho từng lần nghỉ.
2. Thời hạn gửi đơn (ví dụ do doanh nghiệp tự đặt): nghỉ 1 ngày báo trước 1 ngày làm việc, nghỉ từ 3 ngày liên tiếp báo trước 1 tuần. Mục đích là để trưởng bộ phận kịp sắp người, không phải để từ chối quyền nghỉ.
3. Số người nghỉ cùng lúc (ví dụ do doanh nghiệp tự đặt): bộ phận trực ca không quá 1/5 số người của ca nghỉ cùng ngày; đơn trùng thì thương lượng đổi ngày, ưu tiên người gửi trước.
4. Nghỉ nhiều lần hoặc gộp: ghi rõ người lao động có thể thoả thuận nghỉ thành nhiều lần hoặc gộp tối đa 3 năm một lần.
5. Phép chưa nghỉ hết trong năm: ghi rõ cách xử lý đã thoả thuận với người lao động, ví dụ chuyển sang năm sau hoặc gộp theo khoản trên. Khi thôi việc hoặc mất việc làm, ngày chưa nghỉ được thanh toán tiền lương theo Điều 113 khoản 3.
6. Thời gian được tính để hưởng phép: dẫn chiếu Nghị định 145/2020/NĐ-CP, không tự liệt kê theo trí nhớ.

Sau bước này bạn phải có bản quy chế đã được người có thẩm quyền ký ban hành và gửi tới toàn bộ nhân viên.

Lỗi hay gặp là chép một mẫu quy chế trên mạng có câu "hết năm không nghỉ thì mất phép" hoặc "đi muộn bị trừ phép". Dấu hiệu nhận ra là nhân viên thắc mắc ngay khi quy chế được gửi ra. Cách sửa là bỏ các câu đó, thay bằng cách xử lý phép tồn đã thoả thuận, còn đi muộn thì xử lý theo nội quy lao động, không đụng vào quỹ phép.

Bước 2: Lập bảng theo dõi phép năm 3 trạng thái

Mục tiêu của bước này là có một bảng theo dõi phép năm tách riêng ngày đã duyệt và ngày đang chờ duyệt, để số dư hiển thị luôn là số người đó còn được xin thêm.

Vì sao phải có cột "đang chờ"? Bảng cũ chỉ có hai cột "đã nghỉ" và "còn lại". Khi một người gửi liền hai đơn trong lúc quản lý chưa duyệt đơn nào, bảng vẫn báo còn phép, quản lý duyệt cả hai và số dư âm. Thêm cột "đang chờ" thì đơn vừa gửi đã được trừ tạm khỏi số dư.

Bạn mở Google Sheets hoặc Excel, tạo trang tính tên So_Du_Phep với các cột sau:

Cột	Tên cột	Nội dung	Ví dụ giả định
A	Mã NV	Mã duy nhất của nhân viên, định dạng chữ	NV015
B	Họ và tên	Tên đầy đủ	Nguyễn Văn An
C	Ngày bắt đầu làm việc	Lấy từ hợp đồng lao động	01/03/2019
D	Nhóm điều kiện	12, 14 hoặc 16 ngày theo Điều 113	12
E	Được hưởng năm nay	Nhóm điều kiện cộng thâm niên, hoặc theo tỉ lệ nếu chưa đủ 12 tháng	13
F	Đã duyệt	Tổng ngày phép đã duyệt trong năm	4
G	Đang chờ	Tổng ngày phép của các đơn chưa duyệt	2
H	Số dư khả dụng	E − F − G	7
I	Trạng thái	Còn phép / Sắp hết / Hết phép	Còn phép

Ở ví dụ giả định trên, nhân viên bắt đầu làm việc từ 01/03/2019 nên tới năm 2026 đã đủ 5 năm, được 12 + 1 = 13 ngày; đã duyệt 4 ngày, đang chờ 2 ngày, nên số dư khả dụng là 13 − 4 − 2 = 7 ngày.

Bạn tô màu để đọc nhanh bằng định dạng có điều kiện: cột Đang chờ nền vàng nhạt, cột Đã duyệt nền xám, cột Số dư khả dụng nền xanh nhạt. Trang trợ giúp của Microsoft hướng dẫn cách tạo quy tắc tô màu theo giá trị ô.

Lỗi hay gặp là gộp đơn đang chờ vào cột đã duyệt, hoặc bỏ hẳn cột đang chờ. Dấu hiệu nhận ra là mỗi lần nhân viên hỏi số dư, người phụ trách phải lục email để đếm lại đơn chưa xử lý. Cách sửa là tách hẳn hai cột và khoá quyền sửa tay ở cột Số dư khả dụng.

Bước 3: Cài công thức tính số dư phép và cảnh báo hết phép

Mục tiêu của bước này là để bảng tự cộng ngày phép từ danh sách đơn, tự trừ ra số dư và tự đổi màu khi số dư về 0.

Bạn tạo thêm một trang Don_Nghi, mỗi đơn một dòng: cột A mã nhân viên, cột B ngày bắt đầu nghỉ, cột C ngày kết thúc, cột D số ngày phép (cho phép số lẻ 0,5), cột E trạng thái (Đã duyệt, Đang chờ, Từ chối). Ở trang So_Du_Phep, bạn nhập công thức cho dòng 2 rồi kéo xuống:

• Ô F2 (Đã duyệt): =SUMIFS(Don_Nghi!$D:$D; Don_Nghi!$A:$A; A2; Don_Nghi!$E:$E; "Đã duyệt")
• Ô G2 (Đang chờ): =SUMIFS(Don_Nghi!$D:$D; Don_Nghi!$A:$A; A2; Don_Nghi!$E:$E; "Đang chờ")
• Ô H2 (Số dư khả dụng): =E2-F2-G2
• Ô I2 (Trạng thái): =IF(H2<=0; "Hết phép"; IF(H2<=2; "Sắp hết"; "Còn phép"))

Máy cài dấu phân cách là dấu phẩy thì bạn thay ; bằng ,. Hàm SUMIFS cộng cột số ngày theo hai điều kiện cùng lúc: đúng mã nhân viên và đúng trạng thái. Nếu bạn cần ôn lại cách dựng hàm đếm công, tô màu ngày Chủ nhật hay khoá công thức, bài bảng chấm công Excel tự động đã đi chi tiết, ở đây mình chỉ giữ phần riêng cho phép năm.

Còn cột E (Được hưởng năm nay) thì tính theo nhóm điều kiện và thâm niên. Với người đã làm đủ 12 tháng, công thức gợi ý là =D2+INT(DATEDIF(C2; DATE(2026;12;31); "y")/5), tức nhóm điều kiện cộng thêm 1 ngày cho mỗi 5 năm đủ. Người mới vào trong năm thì tính theo tỉ lệ ở bước 6.

Ba trạng thái ở cột I nên gắn với một hành động cụ thể:

Trạng thái	Điều kiện	Màu gợi ý	Việc cần làm
Còn phép	Số dư khả dụng lớn hơn 2	Xanh nhạt	Duyệt theo quy trình thường
Sắp hết	Số dư khả dụng từ trên 0 đến 2	Vàng nhạt	Quản lý xem kỹ ngày xin nghỉ trước khi duyệt
Hết phép	Số dư khả dụng bằng 0 hoặc âm	Đỏ nhạt	Không duyệt thêm đơn phép năm; nếu người lao động cần nghỉ thì trao đổi loại nghỉ khác theo quy định

Ví dụ giả định: một công ty 35 người theo dõi phép bằng bảng trên. Một nhân viên còn 1 ngày khả dụng gửi đơn nghỉ thứ Sáu; ngay khi đơn vào trang Don_Nghi với trạng thái "Đang chờ", số dư về 0 và ô trạng thái chuyển đỏ. Sáng hôm sau người này gửi thêm đơn nghỉ thứ Hai; chuyên viên C&B nhìn ô đỏ, báo lại cho nhân viên trước khi chuyển đơn cho trưởng phòng, nên không có đơn nào bị duyệt lố.

Lỗi hay gặp là quên dấu $ trong vùng tham chiếu, kéo công thức xuống thì vùng bị trượt. Dấu hiệu là nhân viên ở dòng dưới có đơn nhưng cột Đã duyệt vẫn bằng 0. Cách sửa là cố định cả cột $A:$A, $D:$D, $E:$E như công thức trên.

Nếu bạn đang mất thời gian dò số dư phép bằng tay, hãy thử Orova Timekeeping: tự đặt loại đơn có ký hiệu, có công hoặc không công, số dư = được hưởng − đã dùng − đang chờ, cộng phép theo thâm niên và duyệt nhiều bước có người duyệt thay.

Bước 4: Quy đổi phép theo giờ cho nhân viên làm ca

Mục tiêu của bước này là để người làm ca ngắn, ca gãy hay ca tối xin nghỉ một phần ngày vẫn bị trừ đúng phần đã nghỉ, không làm tròn lên 1 ngày.

Nguyên tắc gợi ý là quy đổi theo số giờ làm việc bình thường của một ngày trong hợp đồng, thường 8 giờ: nghỉ bao nhiêu giờ thì trừ bấy nhiêu phần tám ngày. Đây là quy ước nội bộ, bạn ghi vào quy chế để mọi người cùng áp dụng. Với ca chia nhiều đoạn, bài ca gãy là gì giải thích cách tính giờ làm của từng đoạn.

Trường hợp (ví dụ giả định)	Số giờ xin nghỉ	Trừ phép năm	Ký hiệu trên bảng công
Ca hành chính 8 giờ, nghỉ cả ngày	8 giờ	1 ngày	P
Ca hành chính 8 giờ, nghỉ buổi sáng	4 giờ	0,5 ngày	P/2
Ca gãy 2 đoạn, nghỉ đoạn chiều 3 giờ	3 giờ	0,375 ngày	P giờ
Ca tối 8 giờ, nghỉ cả ca	8 giờ	1 ngày	P

Ví dụ giả định: một chuỗi đồ uống 3 chi nhánh cho nhân viên phục vụ làm ca 8 giờ chia hai đoạn. Một nhân viên xin nghỉ đoạn tối 4 giờ vào thứ Bảy. Bảng theo dõi trừ 0,5 ngày thay vì 1 ngày, ô thứ Bảy trên bảng công hiện P/2, nửa ca còn lại vẫn chấm công làm việc bình thường.

Lỗi hay gặp là ca tối có hệ số công riêng nên bị trừ phép nhiều hơn hoặc ít hơn ca ngày. Dấu hiệu là người làm ca tối thấy số dư giảm lệch so với đồng nghiệp ca ngày dù cùng nghỉ 1 ca. Cách sửa là tách hai chuyện: phép năm trừ theo số giờ nghỉ, còn hệ số công và tiền làm ca tối xử lý ở bảng công và quy chế lương. Ngày nghỉ hằng năm là ngày nghỉ hưởng nguyên lương theo Điều 113; cách xác định khoản nào thuộc tiền lương ngày nghỉ, bạn đối chiếu hợp đồng lao động và hướng dẫn tại Nghị định 145/2020/NĐ-CP. Phần tính giờ làm thêm, làm ca tối có hệ số, bạn xem thêm bài cách tính tiền tăng ca.

Bước 5: Thiết lập quy trình duyệt đơn nghỉ phép có người duyệt thay

Mục tiêu của bước này là để không đơn nào nằm chờ vô thời hạn khi quản lý trực tiếp đi vắng.

Bạn chia luồng duyệt thành bốn giai đoạn, mỗi giai đoạn có người chịu trách nhiệm và thời hạn rõ:

Giai đoạn	Ai làm	Việc cụ thể	Thời hạn gợi ý
1. Gửi đơn	Nhân viên	Chọn ngày, nghỉ cả ngày hay theo đoạn ca, ghi lý do; số ngày vào cột Đang chờ	Theo thời hạn báo trước trong quy chế
2. Duyệt	Quản lý trực tiếp	Duyệt hoặc từ chối kèm lý do, đề xuất ngày khác nếu trùng lịch	12 giờ làm việc, quá hạn thì nhắc
3. Duyệt thay	Người được uỷ quyền	Xử lý đơn khi quản lý vắng hoặc quá hạn sau lần nhắc	Đặt trước khi quản lý đi vắng
4. Ghi nhận	Chuyên viên C&B	Chuyển đơn sang Đã duyệt, gắn ký hiệu lên bảng công	Trước ngày chốt công

Việc từ chối ở giai đoạn 2 chỉ để sắp lại ngày nghỉ cho hợp lịch công việc, không phải để bỏ quyền nghỉ. Nếu quản lý từ chối, nên đề xuất ngay ngày thay thế để người lao động vẫn nghỉ đủ số ngày theo luật trong năm.

Nếu bạn làm bằng bảng tính, phần nhắc và duyệt thay thường chạy bằng email và lịch: quản lý đi vắng từ 2 ngày trở lên thì ghi tên người duyệt thay vào một ô dùng chung, C&B kiểm ô này mỗi sáng. Phần mềm quản lý nhân sự thì thường có sẵn bước duyệt thay và nhắc tự động; bài phần mềm nhân sự liệt kê các nhóm tính năng nên xem khi chọn.

Kiểm bằng mắt sau bước này: tạo một đơn thử, để quá hạn, xem người duyệt thay có nhận được thông tin đơn kèm số dư của nhân viên không.

Lỗi hay gặp là không có người duyệt thay, nhân viên nghỉ trước rồi nộp đơn bù sau. Dấu hiệu là bảng công xuất hiện nhiều ngày vắng chưa có đơn hoặc đơn ghi lùi ngày. Cách sửa là bắt buộc mỗi quản lý đặt người duyệt thay trước khi đi vắng và ghi điều này vào quy chế.

Bước 6: Tính phép theo tỉ lệ và thanh toán ngày chưa nghỉ khi thôi việc

Mục tiêu của bước này là tính đúng số ngày phép cho người vào làm giữa năm, người thôi việc giữa năm, và số ngày chưa nghỉ phải thanh toán.

Với người làm chưa đủ 12 tháng, Điều 113 cho tính theo tỉ lệ số tháng làm việc. Công thức dùng trong bảng:

Số ngày phép theo tỉ lệ = Số ngày được hưởng cả năm × Số tháng làm việc / 12

Cách xác định thế nào là một tháng làm việc, và những ngày nghỉ nào vẫn được coi là thời gian làm việc, theo hướng dẫn của Nghị định 145/2020/NĐ-CP. Doanh nghiệp nên ghi rõ quy tắc làm tròn trong quy chế để mọi người được tính như nhau.

Trường hợp (ví dụ giả định)	Cách tính	Kết quả
Vào làm, tới cuối năm được 7 tháng, điều kiện bình thường	12 × 7 / 12	7 ngày
Vào làm, tới cuối năm được 4 tháng, nghề nặng nhọc độc hại	14 × 4 / 12	4,67 ngày, làm tròn theo quy chế
Đã đủ 12 tháng, làm việc được 10 năm, điều kiện bình thường	12 + 2	14 ngày
Thôi việc sau 7 tháng của năm, đã nghỉ 4 ngày	12 × 7 / 12 − 4	3 ngày chưa nghỉ, được thanh toán

Kiểm lại phép tính dòng cuối: 12 × 7 / 12 = 7 ngày theo tỉ lệ, trừ 4 ngày đã nghỉ còn 3 ngày. Theo Điều 113 khoản 3, người lao động thôi việc hoặc mất việc làm mà chưa nghỉ hết được thanh toán tiền lương cho những ngày chưa nghỉ, nên 3 ngày này phải đưa vào kỳ thanh toán cuối cùng. Mức tiền lương làm căn cứ tính trả cho những ngày này theo hướng dẫn của Nghị định 145/2020/NĐ-CP; bạn ghi rõ căn cứ trong bảng thanh toán để nhân viên đối chiếu được.

Ví dụ giả định: một công ty thương mại 60 người có nhân viên bán hàng thôi việc sau 7 tháng của năm, mới nghỉ 4 ngày phép. Chuyên viên C&B lấy số tháng từ bảng theo dõi phép năm, ra 7 ngày theo tỉ lệ, trừ 4 ngày đã nghỉ, lập dòng "thanh toán 3 ngày phép chưa nghỉ" trong bảng thanh toán khi thôi việc, kèm căn cứ Điều 113. Nhân viên đối chiếu được từng con số nên không có thắc mắc.

Trường hợp ngược lại, người thôi việc đã nghỉ nhiều hơn số ngày theo tỉ lệ (thường do được cho nghỉ trước cả năm), thì đây là chỗ dễ phát sinh tranh chấp. Cách an toàn nhất là phòng từ đầu: cấp phép theo tỉ lệ tích luỹ và dùng cột Số dư khả dụng ở bước 3 để không duyệt vượt. Nếu doanh nghiệp vẫn muốn cho nghỉ trước, hãy thoả thuận rõ bằng văn bản với người lao động ngay từ lúc duyệt và xin ý kiến người có chuyên môn pháp lý về cách xử lý khi thôi việc, vì Bộ luật Lao động giới hạn chặt các trường hợp được khấu trừ tiền lương.

Lỗi hay gặp là quên dòng thanh toán ngày phép chưa nghỉ khi chốt hồ sơ thôi việc, hoặc xoá luôn số phép tồn của người nghỉ. Dấu hiệu là người lao động hỏi lại sau khi nhận khoản thanh toán cuối. Cách sửa là đưa "đối chiếu số dư phép" thành một dòng bắt buộc trong danh sách việc khi thôi việc.

Bước 7: Đồng bộ ký hiệu nghỉ phép sang bảng chấm công tháng

Mục tiêu của bước này là để mọi đơn đã duyệt hiện đúng ký hiệu trên bảng chấm công, vì bảng công là đầu vào của khâu tính lương.

Bạn thống nhất một bộ ký hiệu và dùng đúng bộ đó cho cả bảng theo dõi phép lẫn bảng công:

Ký hiệu	Loại nghỉ	Trừ quỹ phép năm	Tính công
P	Nghỉ hằng năm cả ngày	Trừ 1 ngày	Có hưởng lương
P/2	Nghỉ hằng năm nửa ngày	Trừ 0,5 ngày	Nửa ngày phép có lương, nửa ngày công làm việc
L	Nghỉ lễ, Tết	Không trừ	Theo quy định nghỉ lễ
Ô	Nghỉ ốm	Không trừ	Theo chế độ bảo hiểm xã hội
R	Nghỉ việc riêng có hưởng lương (kết hôn, tang)	Không trừ	Theo quy định về nghỉ việc riêng
KL	Nghỉ không hưởng lương	Không trừ	Không tính công

Với bảng tính, bạn dùng hàm tìm theo mã nhân viên và ngày trên trang Don_Nghi để gán ký hiệu vào ô ngày tương ứng; phần dựng khung bảng công 31 ngày đã có ở bài bảng chấm công Excel tự động nêu trên. Ngày nghỉ lễ do công ty khai báo trước nên không bao giờ được trừ vào quỹ phép.

Kiểm bằng mắt sau bước này: lọc một nhân viên có đơn đã duyệt, các ngày nghỉ hiện P hoặc P/2, tổng công cuối tháng cộng cả công làm việc lẫn ngày phép có lương.

Lỗi hay gặp là gõ nhầm KL thay cho P, làm nhân viên bị trừ lương oan. Dấu hiệu là có khiếu nại ngay sau ngày nhận phiếu lương. Cách sửa là bỏ gõ tay trên bảng công, chỉ cho ký hiệu chảy từ danh sách đơn đã duyệt.

Đơn nghỉ đã duyệt hiện ký hiệu ngay trên ô bảng công tháng, xuất Excel bảng công sang khâu tính lương. Orova Timekeeping miễn phí đến hết 7/7/2027, bắt đầu ngay trên trình duyệt.

Kiểm tra toàn bộ quy trình quản lý phép năm qua bảng kiểm tổng

Bạn rà bảng kiểm này mỗi quý, và mỗi khi có thay đổi lớn về nhân sự hoặc quy chế:

Bước	Việc chính	Dấu hiệu làm đúng	Thời gian ước lượng
1. Quy chế	Hạn mức theo Điều 113, 114; cách đăng ký lịch nghỉ; xử lý phép tồn	Văn bản đã ký và gửi toàn bộ nhân viên	60 phút
2. Bảng theo dõi	Tách Đã duyệt và Đang chờ	Số dư khả dụng = Được hưởng − Đã duyệt − Đang chờ	30 phút
3. Công thức	SUMIFS, cảnh báo 3 trạng thái	Ô trạng thái đổi màu khi số dư về 0	45 phút
4. Quy đổi theo giờ	Quy ước trừ phép cho ca ngắn, ca gãy	Nghỉ 4 giờ trừ 0,5 ngày	30 phút
5. Luồng duyệt	Thời hạn duyệt, người duyệt thay	Đơn thử quá hạn được chuyển đúng người	30 phút
6. Tỉ lệ và thôi việc	Công thức tỉ lệ, dòng thanh toán ngày chưa nghỉ	Hồ sơ thôi việc có dòng đối chiếu số dư phép	30 phút
7. Bảng công	Ký hiệu chảy từ đơn đã duyệt	Ô ngày nghỉ hiện đúng P hoặc P/2	15 phút

Các lỗi thường gặp khi quản lý phép năm và cách khắc phục

Dưới đây là 6 lỗi hay gặp khi theo dõi phép bằng tay, kèm nguyên nhân và cách sửa:

Lỗi	Nguyên nhân	Cách sửa
Số dư âm mà không ai biết	Nhiều đơn gửi cùng lúc, bảng chưa trừ đơn đang chờ	Thêm cột Đang chờ và cảnh báo khi số dư về 0
Cấp nhầm 12 ngày cho người đáng được 14 hoặc 16 ngày	Không gắn nhóm điều kiện làm việc cho từng vị trí	Thêm cột Nhóm điều kiện và rà lại danh mục nghề
Quên cộng ngày thâm niên	Không theo dõi mốc đủ 5 năm	Tính thâm niên tự động từ ngày bắt đầu làm việc
Đơn treo nhiều ngày	Quản lý đi vắng, không có người duyệt thay	Đặt thời hạn duyệt và người duyệt thay bắt buộc
Quên thanh toán ngày chưa nghỉ khi thôi việc	Không có bước đối chiếu số dư trong hồ sơ thôi việc	Thêm dòng đối chiếu số dư phép vào danh sách việc khi thôi việc
Ký hiệu sai trên bảng công	Gõ tay, nhầm nghỉ ốm với nghỉ phép	Ký hiệu chảy tự động từ đơn đã duyệt

Ngoài ra, có vài cách làm nghe quen tai nhưng trái luật mà bạn nên loại khỏi quy chế ngay: trừ phép năm khi nhân viên đi muộn, buộc nhân viên dùng ngày phép năm để nghỉ vào ngày lễ, Tết, xoá phép chưa nghỉ của người thôi việc mà không thanh toán, hay không cho nhân viên nghỉ hằng năm.

Đo kết quả sau khi hoàn tất quy trình quản lý phép năm

Sau 1 đến 2 kỳ chốt công, bạn theo dõi 4 chỉ số sau để biết quy trình mới đã chạy chưa:

• Số thắc mắc về số dư phép mỗi tháng: đếm số lần nhân viên hỏi hoặc khiếu nại về số ngày phép còn lại. Bảng 3 trạng thái chạy đúng thì con số này giảm dần.
• Thời gian xử lý một đơn: tính từ lúc gửi đơn tới lúc có quyết định. Nếu thường xuyên vượt thời hạn ở bước 5, xem lại người duyệt thay.
• Số ngày ca bị thiếu người do nghỉ trùng: đếm trên bảng phân ca. Nếu còn nhiều, xem lại lịch nghỉ đầu năm và quy định số người nghỉ cùng lúc.
• Tỉ lệ phép đã nghỉ so với được hưởng vào cuối quý 3: nếu nhiều người mới dùng chưa tới một nửa, hãy nhắc lịch nghỉ sớm để tránh dồn cuối năm.

Xu hướng quản lý phép năm trong vài năm tới: nhận định của tác giả

Theo tôi, bảng phép và bảng công sẽ dần nhập làm một. Hiện nhiều doanh nghiệp vẫn giữ một file phép riêng rồi chép tay sang bảng công cuối tháng, và phần lớn lỗi nằm ở bước chép đó. Tôi nghĩ người làm nhân sự sẽ chuộng cách làm mà đơn được duyệt là ký hiệu hiện luôn trên ô ngày của bảng công, nên chuẩn hoá bộ ký hiệu ngay từ bây giờ là việc đáng làm.

Tôi cho rằng nhân viên sẽ ngày càng muốn tự xem số dư phép của mình. Thay vì nhắn hỏi phòng nhân sự, người lao động quen nhìn số dư ngay lúc viết đơn, kể cả phần đang chờ duyệt. Điều này buộc bảng theo dõi phải minh bạch và đúng từng nửa ngày, vì sai một chút là có người thấy ngay.

Tôi nghiêng về khả năng lịch nghỉ hằng năm sẽ được lập sớm và bàn bạc nhiều hơn. Điều 113 đã yêu cầu người sử dụng lao động tham khảo ý kiến người lao động trước khi quy định lịch nghỉ. Tôi đoán các nhóm làm ca sẽ chốt lịch nghỉ cả năm ngay từ quý đầu để tránh dồn đơn cuối năm, và công cụ gợi ý ngày nghỉ ít trùng lịch có thể giúp việc này, dù quyết định cuối vẫn thuộc về người quản lý và chính người lao động.

Câu hỏi hay gặp về cách quản lý phép năm cho nhân viên

Nhân viên thử việc có được tính phép năm không?

Nghị định 145/2020/NĐ-CP hướng dẫn những khoảng thời gian được coi là thời gian làm việc để tính ngày nghỉ hằng năm, trong đó có thời gian thử việc nếu người lao động tiếp tục làm việc cho người sử dụng lao động sau khi hết thử việc. Vì vậy khi nhân viên ký tiếp hợp đồng lao động, bạn tính số tháng làm việc từ ngày bắt đầu thử việc.

Hết năm không nghỉ hết phép thì xử lý thế nào?

Điều 113 cho phép người lao động thoả thuận với người sử dụng lao động để nghỉ hằng năm thành nhiều lần hoặc nghỉ gộp tối đa 3 năm một lần. Cách xử lý phép chưa nghỉ hết trong năm nên được ghi rõ trong quy chế sau khi đã thoả thuận với người lao động. Khi người lao động thôi việc hoặc mất việc làm, những ngày chưa nghỉ được thanh toán tiền lương theo Điều 113 khoản 3.

Nhân viên làm chưa đủ 12 tháng thì được bao nhiêu ngày phép?

Số ngày được tính theo tỉ lệ số tháng làm việc. Ví dụ giả định: người làm việc trong điều kiện bình thường, tới cuối năm được 7 tháng thì có 12 × 7 / 12 = 7 ngày.

Nhân viên làm ca xin nghỉ nửa ca thì trừ phép thế nào?

Cách phổ biến là quy đổi theo số giờ làm việc bình thường của một ngày trong hợp đồng, thường 8 giờ: nghỉ 4 giờ trừ 0,5 ngày và bảng công ghi P/2. Quy ước này cần được ghi trong quy chế để mọi người áp dụng giống nhau.

Công ty có được lấy ngày phép năm bù cho ngày đi muộn không?

Không nên. Ngày nghỉ hằng năm là quyền nghỉ hưởng nguyên lương của người lao động; đi muộn xử lý theo nội quy lao động và bảng chấm công, không trừ vào quỹ phép.

Nên bắt đầu từ đâu?

Tuỳ hiện trạng, bạn chọn một điểm khởi đầu làm được trong một buổi:

• Đang theo dõi phép bằng giấy và tin nhắn: lập danh sách nhân sự kèm ngày bắt đầu làm việc và nhóm điều kiện, rồi soạn quy chế theo bước 1.
• Đã có bảng nhưng hay lệch số dư: thêm cột Đang chờ và công thức số dư khả dụng theo bước 2 và bước 3.
• Có nhiều ca kíp và nhiều cấp duyệt: viết quy ước quy đổi theo giờ ở bước 4 và đặt người duyệt thay ở bước 5.

Làm xong một điểm, bạn đi tiếp các bước còn lại; đến cuối năm, bảng theo dõi phép năm của bạn sẽ trả lời được ngay câu "mình còn mấy ngày phép" cho từng người.