Nối dữ liệu tìm kiếm với tài khoản quảng cáo trong một quy trình

Dữ liệu tìm kiếm và tài khoản quảng cáo thường nằm ở hai màn hình khác nhau, do hai người khác nhau mở. Bài này nói về cách nối chúng lại thành một quy trình chạy theo lịch: một chuỗi bước có thứ tự, trong đó bước lấy điều kiện từ dữ liệu tìm kiếm đứng cạnh bước thao tác trên tài khoản quảng cáo.

Bạn sẽ thấy một quy trình đầy đủ trông ra sao, có sẵn những khối gì để lắp, vì sao các bước phải chạy nối đuôi nhau chứ không cùng lúc, ba quy trình nên dựng trước, và cách quay lại khi dựng hỏng.

Phần cuối nói thẳng những việc quy trình tự động không nên làm, và những giới hạn nên biết trước khi bạn bỏ công vào.

Quy trình nhiều bước khác quy tắc đơn lẻ ở chỗ nào

Hai thứ này hay bị dùng lẫn, và mỗi thứ giải quyết một vấn đề khác nhau.

Quy tắc tự động, tức automated rules trên Google Ads và Meta, trả lời câu hỏi "khi số liệu thế này thì làm gì" trong phạm vi một kênh. Nó là một cặp điều kiện và hành động, chạy trên tài khoản quảng cáo, và nó không biết gì về website của bạn.

Quy trình nhiều bước là một chuỗi bước chạy theo lịch. Mỗi bước có thể là điều kiện hoặc hành động, và các bước được phép thuộc những kênh khác nhau. Bước một đọc số liệu quảng cáo, bước ba đọc dữ liệu Search Console, bước năm gửi email. Quy tắc tự động là bộ não của một kênh. Quy trình là lịch làm việc nối các kênh lại.

	Quy tắc tự động	Quy trình nhiều bước
Phạm vi	Một tài khoản quảng cáo	Nhiều kênh, nhiều dự án
Hình dạng	Một cặp điều kiện và hành động	Chuỗi nhiều bước có thứ tự
Chạy khi nào	Theo chu kỳ nền tảng đặt sẵn	Theo lịch bạn đặt
Biết về website không	Không	Có, nếu bạn thêm bước đọc dữ liệu tìm kiếm
Hợp với việc gì	Phán đoán trên từng chiến dịch	Việc lặp có thứ tự rõ ràng
Chỗ hay hỏng	Ngưỡng đặt sai, không ai xem lại	Chuỗi quá dài, không ai đọc lại nổi

Chọn cái nào khi nào

Dùng quy tắc tự động khi quyết định phụ thuộc bối cảnh của từng chiến dịch và cần cân nhắc nhiều yếu tố cùng lúc. Ví dụ: chiến dịch này nên tăng hay giảm ngân sách, xét cả hiệu quả, trạng thái máy học, lẫn tình trạng nghẽn ngân sách.

Dùng quy trình khi việc cần làm là một chuỗi thao tác có thứ tự rõ ràng, không cần cân nhắc gì. Ví dụ: cập nhật số liệu, rồi chạy phân tích, rồi gửi email.

Hai thứ dùng chung được. Một bước trong quy trình có thể là "chạy phân tích theo quy tắc đã đặt". Đây thường là cách dùng mạnh nhất: quy trình lo phần lịch và thứ tự, quy tắc lo phần phán đoán.

Một quy trình chạm cả hai kênh trông ra sao

Lấy một quy trình chạy sáng thứ Hai hằng tuần làm ví dụ.

Bước một, điều kiện, kênh quảng cáo. Kiểm tra có chiến dịch nào giá mỗi kết quả vượt ngưỡng không. Nếu không có, quy trình dừng ngay tại đây và các bước sau không chạy.

Bước hai, hành động, kênh quảng cáo. Tắt những chiến dịch giá cao đó, tối đa mấy chiến dịch một lượt theo trần bạn đặt.

Bước ba, điều kiện, dữ liệu tìm kiếm. Kiểm tra còn bài cũ nào chưa được tối ưu không.

Bước bốn, hành động, dữ liệu tìm kiếm. Đưa những bài đó vào hàng đợi tối ưu.

Bước năm, hành động chung. Gửi email tóm tắt những gì vừa xảy ra.

Điểm đáng chú ý nằm ở bước một. Nếu điều kiện đầu không thoả, toàn bộ quy trình dừng, kể cả phần nội dung ở phía sau. Đây là hành vi có chủ đích chứ không phải hạn chế. Một chuỗi thẳng thì dễ hiểu, dễ đoán, và khi nó dừng bạn biết chính xác nó dừng ở đâu.

Nếu bạn muốn phần nội dung chạy độc lập với phần quảng cáo, cách đúng là tách thành hai quy trình. Nhồi mọi thứ vào một chuỗi rồi mong nó rẽ nhánh ra nhiều hướng là cách nhanh nhất để có một thứ sáu tháng sau không ai đọc lại nổi.

Có sẵn những khối gì để lắp

Một quy trình được lắp từ bốn loại khối: nguồn dữ liệu, điều kiện, hành động, và điểm chờ người duyệt.

Nguồn dữ liệu

Khối này kéo số liệu mới về trước khi các bước sau đọc. Bên quảng cáo là số liệu chiến dịch. Bên website là báo cáo từ Search Console. Đây là loại khối gọi việc chạy nền, nghĩa là quy trình phải đợi nó xong hẳn mới đi tiếp.

Quy trình nào cũng nên bắt đầu bằng một khối nguồn dữ liệu. Bỏ qua bước này thì mọi điều kiện phía sau đang xét số liệu của lần chạy trước.

Điều kiện

Phía quảng cáo có bảy điều kiện dựng sẵn: giá mỗi kết quả vượt ngưỡng, giá không giảm so với kỳ trước, giá đang rẻ đi từ một mức phần trăm nào đó, tổng chi tiêu vượt mức, tiêu tiền mà không ra kết quả nào, doanh thu trên chi phí thấp, và còn chiến dịch nào đang chạy hay không.

Phía website có tám điều kiện, xoay quanh quota còn lại, tỉ lệ nhấp, thứ hạng, điểm sức khoẻ website, hàng bài viết còn hay cạn, đề xuất chưa xử, bài đối thủ mới đăng, và bài cũ chưa tối ưu.

Hành động

Phía quảng cáo có mười hành động: cập nhật số liệu, tắt chiến dịch giá cao, tắt chiến dịch không ra kết quả, tắt chiến dịch giá không cải thiện, tăng ngân sách chiến dịch tốt có trần, giảm ngân sách chiến dịch xấu có sàn, hẹn giờ bật tắt chiến dịch, đặt ngân sách theo lịch, gửi email báo cáo số liệu, và chạy phân tích theo quy tắc đã đặt.

Phía website có mười hai hành động, chủ yếu là cập nhật báo cáo, đưa bài vào hàng đợi tối ưu, quét đối thủ, khám sức khoẻ website, và gửi email.

Nhìn danh sách này sẽ thấy một điều: không có khối nào tên là "làm cho tốt hơn". Mọi khối đều là một việc cụ thể, kiểm chứng được, có kết quả rõ ràng là làm hay không làm. Khối càng mơ hồ thì quy trình càng khó tin.

Điểm chờ người duyệt

Loại khối thứ tư, và là loại hay bị bỏ quên. Nó dừng quy trình lại, gửi cho bạn danh sách những gì sắp làm, và chỉ đi tiếp khi bạn bấm đồng ý.

Đặt điểm chờ ở đâu là một quyết định đáng nghĩ. Đặt trước mọi hành động thì quy trình mất hết tính tự động. Không đặt ở đâu cả thì bạn không còn chỗ nào can thiệp. Cách chia hợp lý: hành động phòng thủ, kiểu tắt một chiến dịch đang đốt tiền, cho chạy thẳng. Hành động mở rộng, kiểu tăng ngân sách hoặc đăng nội dung, đi qua điểm chờ.

Về chi phí mỗi bước

Mỗi bước được thực thi đều tính phí. Ở công cụ chúng tôi dùng, con số là hai mươi lượt quota cho mỗi bước, cộng phí gọi mô hình cho những bước có phân tích. Con số này đáng nhớ khi dựng, vì nó đổi cách thiết kế.

Một quy trình mười lăm bước chạy mỗi ngày tốn gấp năm lần một quy trình ba bước chạy mỗi ngày. Nên nguyên tắc là đặt điều kiện lọc ở đầu chuỗi. Nếu bước một không thoả thì mười bốn bước sau không chạy, và bạn chỉ trả tiền cho một bước.

Đây cũng là lý do trong ví dụ ở trên, bước kiểm tra điều kiện đứng trước bước hành động, chứ không phải chạy hành động rồi mới xét.

Vì sao chạy tuần tự chứ không song song

Câu hỏi kỹ thuật hay gặp: sao không cho các bước chạy cùng lúc cho nhanh?

Hai lý do thực tế.

Bước sau thường phụ thuộc bước trước. Bước đồng bộ kéo số liệu mới nhất về. Bước phân tích đọc số liệu đó. Nếu hai bước chạy song song, bước phân tích đọc số liệu của lần đồng bộ trước, nghĩa là quyết định được đưa ra trên số của hôm qua trong khi số hôm nay đang tải về ngay bên cạnh.

Với những bước gọi việc chạy nền, tức đồng bộ, phân tích, quét đối thủ, khám sức khoẻ website, hệ thống phải đợi việc đó xong hẳn mới đi bước tiếp. Chậm hơn, và đúng.

Hai bước có thể đụng nhau. Một bước tắt chiến dịch, một bước khác đổi ngân sách cùng chiến dịch đó. Chạy song song thì kết quả phụ thuộc bước nào xong trước. Đây là loại lỗi khó tái hiện và khó truy nhất, vì lần chạy sau có thể ra kết quả khác lần chạy trước với cùng dữ liệu.

Chỗ dừng được nằm ở đâu

Chạy tuần tự cho bạn ba chỗ dừng rõ ràng, và biết ba chỗ này thì đọc lịch sử chạy sẽ dễ hơn nhiều.

Dừng vì điều kiện không thoả. Quy trình đi tới một khối điều kiện, kết quả là không, và nó dừng. Đây là kiểu dừng lành, và trên một tài khoản khoẻ thì đây là kiểu dừng thường gặp nhất.

Dừng vì chờ người. Quy trình tới điểm chờ duyệt và đứng lại. Nó không tính là lỗi, nhưng nếu bạn không xử thì nó cũng không tự đi tiếp. Đặt hạn cho điểm chờ là việc nên làm ngay từ đầu.

Dừng vì lỗi. Một bước gặp lỗi, chẳng hạn mất kết nối tới tài khoản quảng cáo. Chuỗi dừng và ghi lý do. Các bước sau không chạy, và đó là hành vi cố ý, vì chạy tiếp sau một bước lỗi dễ dẫn tới hành động dựa trên dữ liệu không đầy đủ.

Cái giá phải trả cho tuần tự là thời gian. Một quy trình có hai bước gọi việc nền có thể mất vài phút mới xong. Với một việc chạy theo lịch hằng ngày thì vài phút không phải vấn đề.

Ba quy trình đáng dựng đầu tiên

Nếu chưa biết bắt đầu từ đâu, ba cái này bao phủ phần lớn nhu cầu. Mô tả dưới đây đủ chi tiết để bạn dựng theo.

Một: bảo vệ ngân sách hằng ngày

Chạy mỗi sáng. Bước một, cập nhật số liệu quảng cáo. Bước hai, điều kiện: có chiến dịch nào tiêu tiền mà không ra kết quả trong hai ngày liên tiếp không. Bước ba, hành động: tắt những chiến dịch đó, đặt trần tối đa hai chiến dịch một lượt. Bước bốn, gửi email báo đã tắt gì.

Đây là quy trình dễ tin nhất và cũng cho giá trị sớm nhất. Nó làm đúng cái việc mà con người hay để dồn tới cuối tuần.

Trần hai chiến dịch một lượt là chi tiết đáng giữ. Nếu một hôm số liệu hỏng và mười chiến dịch cùng lọt vào diện tắt, cái trần đó giữ cho một lỗi dữ liệu không làm sập cả tài khoản.

Hai: rà nội dung hằng tuần

Chạy sáng thứ Hai. Bước một, cập nhật báo cáo website. Bước hai, điều kiện: có bài nào tỉ lệ nhấp thấp mà thứ hạng lại tốt không. Bước ba, đưa những bài đó vào hàng đợi tối ưu với mục đích sửa tiêu đề và mô tả. Bước bốn, gửi email danh sách.

Nhóm bài này là nhóm dễ ăn nhất: đã có thứ hạng rồi, chỉ là tiêu đề chưa đủ để người ta bấm. Sửa hai dòng chữ hiện trên trang kết quả rẻ hơn nhiều so với viết lại cả bài.

Lưu ý khi đặt: quy trình này chỉ đưa bài vào hàng đợi, không tự sửa và không tự đăng. Phần sửa vẫn phải qua mắt người.

Ba: báo cáo tổng hợp cuối tuần

Chạy chiều thứ Sáu. Không có hành động thay đổi gì cả. Chỉ cập nhật số liệu hai kênh rồi gửi một email tóm tắt.

Nghe nhàm, và đây là quy trình nhiều người giữ lâu nhất. Vì nó thay đúng cái việc mở năm cửa sổ sáng thứ Hai, mà không đòi hỏi bạn phải tin máy làm gì trên tài khoản cả.

Nếu bạn mới bắt đầu, dựng cái này trước. Nó không đụng vào tiền, nên sai cũng không mất gì, và nó cho bạn làm quen với cách nghĩ theo chuỗi bước.

Điều kiện là chỗ quyết định quy trình tinh hay thô

Nhiều người dồn công vào chọn hành động mà xem nhẹ phần điều kiện. Thực tế thì ngược lại. Hành động chỉ có vài lựa chọn rõ ràng. Điều kiện mới là chỗ phân biệt một quy trình dùng được với một quy trình gây phiền.

Bảy điều kiện phía quảng cáo chia thành ba nhóm.

Nhóm ngưỡng tuyệt đối. Giá mỗi kết quả vượt một con số, tổng chi tiêu vượt một mức, doanh thu trên chi phí thấp hơn một mức. Dễ hiểu, dễ đặt, và có nhược điểm lớn: một con số cố định không biết mùa vụ. Ngưỡng đúng cho tháng thường sẽ báo động liên tục trong tháng cao điểm.

Nhóm so sánh hai kỳ. Giá không giảm so với kỳ trước, giá đang rẻ đi ít nhất một mức phần trăm. Nhóm này so khoảng thời gian lấy số liệu bảy ngày gần nhất với bảy ngày trước đó, nên tự thích nghi với mùa vụ tốt hơn nhiều. Nếu tài khoản của bạn dao động mạnh theo mùa, dùng nhóm này thay nhóm trên.

Nhóm trạng thái. Tiêu tiền mà không ra kết quả nào, còn chiến dịch đang chạy hay không. Đây là nhóm nhị phân, không có ngưỡng để cãi, và cũng là nhóm an toàn nhất để bắt đầu.

Ví dụ một điều kiện tốt và một điều kiện tồi

Điều kiện tốt: "chiến dịch tiêu quá 500.000 đồng trong hai ngày liên tiếp mà không có kết quả nào". Nó nói rõ ngưỡng tiền, rõ khoảng thời gian, rõ thế nào là thất bại. Ai đọc cũng hiểu giống nhau, và nếu nó kích hoạt thì bạn không phải tra thêm gì để biết vì sao.

Điều kiện tồi: "chiến dịch hiệu quả kém". Kém so với cái gì, trong bao lâu, kém bao nhiêu thì tính. Loại điều kiện này hoặc kích hoạt liên tục, hoặc không bao giờ kích hoạt, và cả hai trường hợp bạn đều không biết vì sao.

Điều kiện tồi kiểu thứ hai: ngưỡng đặt theo con số đẹp thay vì theo số liệu nền của tài khoản. "Giá mỗi kết quả vượt 100.000" nghe gọn, nhưng nếu giá trung bình thật của tài khoản là 220.000 thì điều kiện đó kích hoạt mọi ngày và bạn sẽ tắt nó sau một tuần.

Lời khuyên thực tế: quy trình đầu tiên nên dùng điều kiện nhóm trạng thái. "Tiêu tiền hai ngày liền không ra kết quả nào" là câu không ai tranh cãi được, không cần hiệu chỉnh ngưỡng, và bắt đúng loại vấn đề tốn tiền nhất. Khi đã quen thì chuyển dần sang nhóm so sánh hai kỳ. Nhóm ngưỡng tuyệt đối để cuối cùng, vì nó đòi hỏi bạn biết rõ số liệu nền của tài khoản mình.

Dựng quy trình đầu tiên, từng bước một

Lấy quy trình báo cáo cuối tuần làm ví dụ, vì nó an toàn nhất và không đụng gì tới tài khoản.

Bước một: mở trang thiết kế. Đây là một khung vẽ toàn màn hình. Các khối kéo thả được, nối với nhau bằng dây có mũi tên. Bấm chuột phải để thêm hoặc xoá khối.

Bước hai: đặt lịch. Khối đầu tiên luôn là lịch chạy. Chọn hằng tuần, thứ Sáu, giờ chiều muộn. Bạn nhập theo giờ máy mình, hệ thống hiện dòng nhắc giờ tương ứng ngay bên dưới để đối chiếu.

Bước ba: thêm khối cập nhật số liệu quảng cáo. Chọn kênh quảng cáo, chọn dự án cần lấy số. Khối này gọi việc chạy nền, nên hệ thống sẽ đợi nó xong mới sang bước sau.

Bước bốn: thêm khối cập nhật báo cáo website. Chọn kênh dữ liệu tìm kiếm, chọn dự án website. Đây là khối thuộc kênh khác và dự án khác với bước ba, hoàn toàn hợp lệ, và chính là điểm mạnh của cách dựng này.

Bước năm: thêm khối gửi email tóm tắt. Nhập địa chỉ nhận. Nếu quy trình của bạn có bước đụng vào tài khoản, chèn một điểm chờ người duyệt ngay trước bước đó.

Bước sáu: bấm chạy thử. Đừng bật lịch vội. Chạy thử cho biết chuỗi có đi hết được không, mỗi bước mất bao lâu, và email nhận được trông thế nào.

Bước bảy: bật lịch. Chỉ bật sau khi chạy thử ra kết quả đúng.

Toàn bộ mất khoảng mười lăm phút. Cái thứ hai sẽ mất năm phút, vì phần khó là hiểu cách nghĩ chứ không phải thao tác.

Bốn chỗ hay sai khi dựng

Quên rằng điều kiện sai thì dừng cả chuỗi. Người ta hay dựng một chuỗi dài với điều kiện quảng cáo ở đầu và phần nội dung ở cuối, rồi thắc mắc vì sao phần nội dung không bao giờ chạy. Lý do đơn giản: tài khoản quảng cáo đang khoẻ nên điều kiện đầu không thoả, và chuỗi dừng ngay từ bước một. Cách chữa là tách thành hai quy trình độc lập, hoặc đặt phần không phụ thuộc lên trước.

Đặt lịch chạy quá dày. Số liệu quảng cáo và số liệu tìm kiếm không đổi nhanh tới mức cần chạy nhiều lần mỗi ngày. Chạy dày chỉ tốn quota mà không thêm thông tin. Với phần lớn tài khoản: quy trình bảo vệ chạy hằng ngày, quy trình rà soát chạy hằng tuần, thế là đủ.

Nhầm múi giờ. Bạn nhập giờ theo máy mình và hệ thống tự quy đổi khi lưu. Nếu đội của bạn ở nhiều nước, hoặc bạn đang đặt lịch cho một tài khoản ở múi giờ khác, hãy đối chiếu lại dòng nhắc giờ hiện bên cạnh. Đặt nhầm mười hai tiếng nghĩa là quy trình chạy lúc nửa đêm và đọc số liệu của một ngày chưa xong.

Trộn nhiều đơn vị tiền trong cùng một ngưỡng. Nếu phạm vi của một bước bao gồm cả tài khoản chạy đô la lẫn tài khoản chạy đồng, ngưỡng "chi tiêu vượt 500" trở nên vô nghĩa. Hệ thống chặn không cho chạy trong trường hợp này thay vì tự quy đổi tỉ giá. Chúng tôi chọn chặn vì tỉ giá đổi hằng ngày, và một quyết định tắt chiến dịch dựa trên tỉ giá lấy sai thời điểm là loại lỗi rất khó truy về sau. Cách xử: chọn đơn vị tiền cho từng ngưỡng, và tách quy trình theo đơn vị nếu tài khoản của bạn trộn.

Điểm quay lại: giữ bao nhiêu bản và quay lại thế nào

Mỗi lần lưu, hệ thống chụp lại một bản lưu của quy trình và giữ mười bản gần nhất. Muốn quay lại bản cũ thì bấm phục hồi, và chính thao tác phục hồi cũng tự chụp một bản trước khi ghi đè.

Nghe như chi tiết phụ, nhưng nó đổi hẳn cách người ta dùng. Khi biết mình quay lại được, người ta dám thử. Khi không có đường lùi, người ta hoặc không đụng vào, hoặc đụng vào rồi không dám lưu.

Mười bản là con số đủ cho một tháng sửa vặt và không đủ cho một quý. Nên nếu bạn vừa làm một thay đổi lớn và muốn giữ được lâu, cách chắc chắn hơn là nhân bản quy trình rồi sửa trên bản mới, giữ nguyên bản cũ ở trạng thái tắt.

Ghi lý do mỗi lần sửa ngưỡng

Thói quen nhỏ đáng làm: mỗi lần sửa ngưỡng thì ghi kèm một câu vì sao vào phần mô tả quy trình. Ba tháng sau, câu ghi chú đó là thứ cho biết có nên đổi lại hay không. Con số trơ trọi thì không nói được gì, và bạn sẽ không nhớ nổi vì sao mình đặt 320.000 chứ không phải 300.000.

Khi quy trình và quy tắc cùng đụng một chiến dịch

Tình huống này chắc chắn sẽ xảy ra khi bạn dùng cả hai, nên nói trước.

Giả sử một quy tắc tự động đang theo dõi chiến dịch A và có quyền tăng ngân sách. Đồng thời một quy trình chạy hằng ngày cũng có bước giảm ngân sách chiến dịch xấu, và chiến dịch A lọt vào diện đó. Kết quả: ngân sách bị đẩy qua đẩy lại, và không ai hiểu vì sao con số cứ nhảy.

Ba cách xử, theo thứ tự nên dùng.

Tách phạm vi. Quy tắc lo nhóm chiến dịch này, quy trình lo nhóm khác. Sạch nhất, và nên chọn cách này trừ khi có lý do rõ ràng để không chọn.

Phân vai theo loại việc. Quy tắc lo những quyết định cần cân nhắc, tức tăng giảm ngân sách theo hiệu quả. Quy trình chỉ lo những việc phòng thủ dứt khoát, tức tắt chiến dịch tiêu tiền mà không ra kết quả. Hai loại việc này ít khi đụng nhau.

Thêm khoảng nghỉ. Nếu buộc phải để cả hai cùng đụng, đặt điều kiện "không đổi lại trong ba ngày" ở cả hai phía. Ít sạch hơn nhưng chặn được vòng lặp.

Điều nên tránh: để cả hai chạy rồi chỉnh ngưỡng qua lại cho tới khi hết đụng. Cách đó khiến cả hai đều lệch khỏi ý định ban đầu, và sáu tháng sau không ai giải thích được vì sao ngưỡng lại là con số kỳ quặc đó.

Đọc lịch sử chạy để biết quy trình có làm đúng không

Mỗi quy trình có một tab lịch sử ghi lại từng lượt chạy. Đọc được tab này là biết hệ thống đang làm gì.

Một dòng lịch sử cho biết ba thứ: quy trình chạy lúc nào, đi tới bước nào, và dừng vì lý do gì. Ba trạng thái hay gặp:

Chạy hết, có hành động. Chuỗi đi tới cuối và có ít nhất một bước hành động được thực thi. Dòng lịch sử ghi rõ đã làm gì, trên chiến dịch nào.

Chạy hết, không hành động. Chuỗi đi tới cuối nhưng các điều kiện đều cho kết quả là không cần làm gì. Đây là trạng thái phổ biến nhất trên một tài khoản khoẻ, và nó không phải lỗi.

Dừng giữa chừng. Một điều kiện không thoả, hoặc một bước gặp lỗi. Dòng lịch sử ghi dừng ở bước nào và vì sao.

Trạng thái thứ hai là trạng thái nên gặp nhiều nhất. Nếu tuần nào quy trình cũng có hành động, hoặc tài khoản đang thật sự có vấn đề liên tục, hoặc ngưỡng đặt quá nhạy. Cả hai đều đáng xem lại.

Bốn thứ nhìn trước khi đọc lịch sử

Tỉ lệ giữa lượt chạy có hành động và lượt chạy không hành động. Con số này nói ngưỡng của bạn đang nhạy hay chặt, và nó là thứ nên nhìn đầu tiên mỗi tháng.

Bước hay dừng nhất. Nếu một bước dừng chuỗi ở phần lớn lượt chạy, hoặc điều kiện ở đó sai, hoặc thứ tự bước đang sai.

Khoảng thời gian mỗi lượt chạy mất. Tăng dần theo tháng thường có nghĩa là dữ liệu nhiều lên, không phải lỗi. Tăng đột ngột thì đáng tra.

Lượt chạy bị lỗi. Đọc lý do, không chỉ đọc số lần. Lỗi mất kết nối và lỗi thiếu quyền có cách xử hoàn toàn khác nhau.

Với những bước thay đổi tài khoản quảng cáo, ngoài lịch sử của quy trình còn có một dòng ghi vào lịch sử của tài khoản, đánh dấu rõ nguồn là quy trình nào. Nghĩa là khi nhìn vào tài khoản và thấy một chiến dịch bị tắt, bạn truy được ngay là do quy trình nào tắt, lúc nào, theo điều kiện gì.

Những việc quy trình không nên làm

Phần này quan trọng ngang phần trên. Có mấy loại việc mà về kỹ thuật thì dựng được, nhưng không nên.

Đừng để quy trình đăng bài lên website mà không ai duyệt. Bật cả tự viết lẫn tự đăng nghĩa là nội dung ra công chúng mà không qua mắt người nào. Với nội dung thương hiệu, đó là rủi ro không đáng đổi lấy chút tiện lợi. Nếu bạn muốn giữ nhịp đăng đều, đặt điểm chờ người duyệt trước bước đăng thay vì bỏ hẳn bước đăng.

Đừng để quy trình đụng vào chiến dịch trong tuần cao điểm. Ngày lễ, đợt khuyến mãi lớn, tuần ra mắt sản phẩm. Những lúc đó số liệu bất thường theo kế hoạch, mà điều kiện thì so với trạng thái bình thường. Tắt phần hành động trong những tuần đó, giữ lại phần báo cáo.

Đừng dựng quy trình để thay thế việc nhìn tài khoản. Đây là cái bẫy tâm lý nguy hiểm nhất. Có quy trình chạy đều dễ tạo cảm giác mọi thứ trong tầm kiểm soát, và người ta ngừng mở tài khoản ra xem. Nhưng quy trình chỉ bắt được những gì nó được đặt để bắt. Chuyện nằm ngoài danh sách điều kiện thì nó không biết, và nó cũng không báo là nó không biết.

Đừng dựng quy trình trên chỉ số mà chính bạn chưa tin. Nếu dữ liệu chuyển đổi của tài khoản đang không chính xác, đếm trùng, đếm thiếu, hoặc đếm cả lead rác, thì mọi điều kiện dựa trên nó đều lệch. Sửa dữ liệu trước, dựng quy trình sau. Tự động hoá trên tín hiệu bẩn không cho kết quả xấu thỉnh thoảng, nó cho kết quả xấu đều đặn và nhanh.

Quy trình thay đổi thế nào qua vài tháng đầu

Quy trình không phải thứ dựng một lần rồi để đó. Nó thay đổi, và nhịp thay đổi khá đều.

Tháng đầu. Quy trình thường quá nhạy. Nó báo động những thứ hoá ra bình thường, và bạn bắt đầu quen với việc nhận email mà không đọc kỹ. Đây là dấu hiệu cần siết ngưỡng, không phải dấu hiệu công cụ dở.

Tháng thứ hai. Sau khi siết, quy trình im lặng hơn nhiều. Lúc này mới thấy giá trị thật: những lần nó lên tiếng đều đáng nghe. Nhiều người tới đây mới bắt đầu tin và thêm bước hành động vào, thay vì chỉ để nó báo cáo.

Tháng thứ ba. Bắt đầu thấy những chỗ quy trình không phủ được. Ví dụ nó bắt được chiến dịch tiêu tiền không hiệu quả, nhưng không bắt được chuyện quảng cáo bị từ chối duyệt. Đây là lúc thêm quy trình thứ hai, chứ không phải nhồi thêm bước vào quy trình cũ.

Sau đó. Nhịp ổn định. Thỉnh thoảng sửa ngưỡng khi mục tiêu kinh doanh đổi. Dấu hiệu đáng lo là quy trình chạy nửa năm không đổi gì, vì thường có nghĩa là không ai đọc kết quả nữa.

Giới hạn thực tế nên biết trước khi bỏ công vào

Bốn giới hạn dưới đây không làm cách làm này mất giá. Chúng chỉ giúp bạn khỏi kỳ vọng sai.

Quy trình chỉ làm được những việc có tên trong danh sách khối. Không có khối nào cho việc bạn nghĩ ra thì bạn không dựng được, và không có cách nào vòng qua. Trước khi bỏ công, mở danh sách khối ra đọc hết một lượt xem việc bạn định làm có nằm trong đó không.

Chuỗi càng dài càng khó giữ. Trong thực tế, những quy trình sống lâu nhất thường có ba tới sáu bước. Chuỗi mười lăm bước dựng thì vui, sáu tháng sau không ai dám sửa vì không biết đụng vào đâu sẽ vỡ chỗ nào.

Nó không giúp gì cho việc bạn chưa biết cách làm bằng tay. Quy trình là cách viết ra một việc bạn đã làm quen. Nếu bạn còn chưa biết khi nào nên tắt một chiến dịch thì tự động hoá quyết định đó chỉ làm sai nhanh hơn.

Nó không thay được việc nhìn thị trường. Quý này nên đẩy dòng sản phẩm nào, có nên phản ứng khi đối thủ giảm giá, thông điệp nào hợp lúc này. Không điều kiện nào viết ra được, vì đầu vào nằm ngoài mọi bảng số liệu.

Câu hỏi thường gặp

Quy trình có thay được người không?

Không. Nó thay phần lặp lại của công việc: mở đúng chỗ, đọc đúng số, làm đúng thao tác đã có quy tắc. Phần quyết định chiến lược, chọn thông điệp, phản ứng khi thị trường đổi thì vẫn là người.

Một quy trình chạy được cho nhiều dự án không?

Được. Mỗi bước tự chọn dự án của nó, nên một quy trình trộn được nhiều dự án lẫn nhiều kênh. Nhưng nên cẩn thận, chuỗi càng trộn thì càng khó đọc lại sau vài tháng.

Nếu một bước lỗi thì sao?

Chuỗi dừng tại đó và ghi lý do vào lịch sử. Các bước sau không chạy. Đây là hành vi cố ý, vì chạy tiếp sau một bước lỗi dễ dẫn tới hành động dựa trên dữ liệu không đầy đủ.

Quy trình có chạy được khi máy tôi tắt không?

Có. Nó chạy trên máy chủ theo lịch đã đặt, không phụ thuộc máy của bạn có mở hay không. Đây là khác biệt so với những công cụ chạy trong trình duyệt, loại đó cần cửa sổ mở mới hoạt động.

Có giới hạn số bước không?

Không có giới hạn cứng, nhưng có giới hạn thực tế: mỗi bước tốn quota, và chuỗi càng dài càng khó hiểu.

Quy trình có tự đụng vào tài khoản quảng cáo không?

Chỉ những bước hành động mới đụng, và mặc định chỉ đụng những chiến dịch đã bật theo dõi. Mọi thay đổi đều ghi một dòng vào lịch sử của tài khoản, đánh dấu rõ là do quy trình thực hiện chứ không phải do quy tắc tự động.

Nên dựng cái nào trước nếu chỉ có thời gian cho một cái?

Cái mà tuần nào bạn cũng làm bằng tay và ghét nhất. Đó gần như luôn là câu trả lời đúng, vì nó vừa là việc lặp nhiều nhất, vừa là việc bạn đã hiểu rõ tới mức viết ra thành các bước không mất công suy nghĩ.

Đọc thêm: tuần đầu tiên với một trợ lý quảng cáo AI, phân bổ ngân sách giữa nhiều nền tảng, và năm báo cáo Search Console nên xem.

Muốn dựng quy trình đầu tiên, bắt đầu ở orova.vn. Làm cái báo cáo cuối tuần trước, vì nó không đụng gì tới tài khoản.