Logiciel de recrutement : comparatif et vrais critères

La décision est prise. Après deux années à suivre les candidatures dans un tableur partagé et une boîte aux lettres commune, vous allez acheter un logiciel de recrutement. Reste à choisir lequel, et c'est là que la recherche devient pénible : la première page de résultats propose des classements de vingt et un outils, parfois quarante, tous excellents, tous recommandés, et tous rédigés par quelqu'un qui gagne sa vie autrement qu'en recrutant.

Le problème de ces classements n'est pas qu'ils mentent. C'est qu'ils répondent à une question que vous ne vous posez pas. Vous ne cherchez pas à savoir quel éditeur a levé le plus d'argent l'an dernier ; vous cherchez à savoir ce que vous devez regarder pendant une démonstration de quarante-cinq minutes pour ne pas signer trois ans d'abonnement sur un malentendu. Un tableau à vingt et une colonnes ne vous dira jamais cela, parce que les critères qui font vraiment la différence dans une PME ne rentrent pas dans une case à cocher.

Ce guide est donc écrit à l'envers des comparatifs. Il commence par séparer les quatre produits très différents que le marché vend sous le même nom, parce que la moitié des mauvais achats vient de là. Il donne ensuite dix critères rangés dans l'ordre où ils comptent pour une entreprise de vingt à deux cents personnes, avec pour chacun le geste précis à faire pendant la démonstration. Il ouvre la boîte noire du tri de CV, qui recouvre cinq réalités très inégales. Il détaille les trois façons de facturer et le moment exact où chacune dérape. Il traite les deux instants les plus douloureux d'un abonnement : le jour de l'arrivée et le jour du départ. Il rappelle ce que la réglementation française impose dès qu'un logiciel intervient dans le tri. Et il finit par un tableau de décision entre un outil complet et deux outils assemblés.

Ce qu'il ne contient pas : aucune liste de noms d'éditeurs, aucun classement, aucun tarif d'un produit précis. Les prix bougent, les fonctionnalités bougent, et une page qui les recopie est périmée avant d'être lue. Les critères, eux, tiennent des années.

« Logiciel de recrutement » : quatre produits sous un seul nom

La phrase « nous cherchons un logiciel de recrutement » est aussi précise que « nous cherchons un véhicule ». Elle recouvre au moins quatre familles de produits, qui répondent à quatre douleurs différentes, se facturent différemment et ne se remplacent pas l'une l'autre. Un acheteur qui n'a pas fait ce tri avant les démonstrations écoutera quatre vendeurs lui expliquer que leur produit est le meilleur, sans jamais réaliser qu'ils ne parlent pas de la même chose.

L'ATS : ranger ce qui arrive

C'est la famille la plus connue et la plus vendue. L'ATS, pour applicant tracking system, s'occupe du flux entrant d'un poste ouvert : il publie l'offre, reçoit les candidatures venues de plusieurs endroits, les range dans des étapes, garde une trace des échanges et envoie les réponses. Sa promesse tient en une phrase : à tout moment, vous savez où en est chaque candidature et qui doit jouer le coup suivant.

Ce qu'il ne fait pas : aller chercher des gens. Un ATS attend. Si votre offre ne reçoit que quatre candidatures par mois, il rangera très proprement ces quatre candidatures et votre problème restera entier. Nous avons détaillé ailleurs le seuil à partir duquel cet outil devient rentable, et les signes qu'il ne l'est pas encore, dans un guide dédié à l'achat d'un ATS et au moment où il devient utile.

Le CRM candidats : garder ce qui ne sert pas tout de suite

Le CRM candidats, souvent appelé « vivier », travaille sur un tout autre horizon. Il ne s'occupe pas d'un poste ouvert cette semaine mais des profils que vous avez croisés il y a six mois, deux ans, et qui redeviendront intéressants un jour. Il segmente, il garde le contact, il permet d'envoyer une campagne ciblée le jour où un poste rouvre au lieu de repartir de zéro.

Dans les PME, cette famille est presque toujours absente et presque toujours regrettée. Les bons profils rencontrés lors d'un recrutement précédent finissent dans un dossier de messagerie, et personne ne les retrouve. Attention toutefois : un vivier est un fichier de personnes qui n'ont rien demandé depuis longtemps, ce qui pose une question de durée de conservation que nous traitons plus bas. La frontière entre ces deux familles est traitée en détail dans un article en anglais consacré au choix entre un CRM candidats et un ATS.

Le sourcing : fabriquer du flux quand personne ne postule

Troisième famille : les outils de recherche active. Ils explorent des bases publiques, rassemblent des coordonnées, organisent des séquences de prise de contact et suivent qui a répondu. On les achète quand le métier recherché est rare, quand les annonces ne rapportent rien, ou quand la concurrence sur le poste est telle que celui qui attend perd.

Un outil de sourcing ne trie pas ce qui arrive : il fabrique du flux, ce qui est exactement le contraire. Acheter du sourcing quand vous croulez déjà sous les candidatures revient à ouvrir un second robinet dans une baignoire qui déborde. C'est pourtant une erreur fréquente, parce que le sourcing se démontre très bien : en trente secondes, le vendeur affiche cent profils à l'écran, et l'effet est spectaculaire.

L'évaluation : départager deux finalistes

La quatrième famille intervient tout à la fin. Tests de compétences, mises en situation, grilles d'entretien structurées, comparaison des résultats côte à côte : ces outils servent quand deux ou trois candidats restent en lice et que le choix repose sinon sur une impression d'entretien. Ils coûtent cher par candidat, donc on ne les applique jamais à toute une pile ; ils se déclenchent sur une poignée de personnes.

Comment savoir laquelle vous manque

Trois questions suffisent, et elles se répondent en regardant les chiffres de votre dernier recrutement plutôt qu'en discutant.

Première question : combien de candidatures avez-vous reçues sur votre dernier poste ouvert ? Si la réponse se compte en dizaines et que vous avez perdu du temps à savoir qui avait déjà été appelé, votre manque est un ATS. Si la réponse se compte sur les doigts d'une main, votre manque est du sourcing, et un ATS ne changera rien.

Deuxième question : sur ce même poste, combien de bons profils avez-vous écartés uniquement parce qu'il n'y avait qu'une place ? Si vous avez dû dire non à trois personnes que vous auriez volontiers embauchées ailleurs dans l'entreprise, et que vous seriez incapable de retrouver leurs coordonnées aujourd'hui, votre manque est un vivier.

Troisième question : combien de recrutements avez-vous regrettés dans les dix-huit derniers mois, et à quel moment le doute est-il apparu ? Si les erreurs se répètent et se voient dès le premier mois d'essai, votre manque est du côté de l'évaluation, pas du côté du rangement.

La plupart des éditeurs vendent une famille et demie : un ATS solide avec un vivier rudimentaire, ou un outil de sourcing avec un suivi de candidatures minimal. Savoir laquelle vous manque évite d'acheter deux fois le même produit et de laisser le vrai trou béant.

Dix critères de choix, dans l'ordre où ils comptent

Les grilles de comparaison que l'on trouve en ligne comptent souvent quarante lignes, ce qui revient à n'en avoir aucune : quand tout compte, plus rien ne départage. La liste qui suit en garde dix, rangées par ordre d'impact réel sur une PME. L'ordre est la partie utile ; c'est lui qui vous dira quoi abandonner quand deux outils se valent sur le reste.

Chaque critère est accompagné d'un geste, pas d'une question ouverte. « Est-ce que votre outil sait faire X ? » reçoit toujours la même réponse. « Montrez-le-moi maintenant, sur mes données » n'en reçoit qu'une seule sorte, et elle est instructive.

Les quatre premiers décident de ce que vous paierez et de ce que vous ferez

1. Le tri des CV, et jusqu'où il va vraiment. C'est le critère numéro un parce que c'est celui sur lequel les écarts entre produits sont les plus grands et les descriptions les plus floues. Toute la section suivante lui est consacrée. Le geste : demandez à charger vingt de vos propres CV, y compris deux ou trois mal fichus, et faites tourner le tri devant vous. Un éditeur qui ne peut pas le faire pendant la démonstration vous dit quelque chose d'important sur son produit.

2. Le temps de saisie que l'outil vous ajoute. Un logiciel de recrutement ne remplace pas du travail, il en déplace. La question n'est jamais « est-ce que ça fait gagner du temps ? » mais « combien de minutes par candidat me faudra-t-il pour que l'outil reste à jour ? ». Chronométrez deux gestes pendant la démonstration : créer un poste de bout en bout, puis ajouter à la main un candidat arrivé par courriel, ce qui arrive plus souvent qu'on ne le croit. Si le second geste demande plus de deux minutes, l'outil sera abandonné en trois mois par tout le monde sauf la personne qui l'a acheté.

3. La sortie des données. Ce critère est placé en troisième position, avant même le prix, et ce n'est pas un hasard. Le jour où vous voudrez changer d'outil, la seule chose qui comptera est votre capacité à emporter vos candidatures, vos évaluations et votre historique. Le geste, radical mais imparable : demandez un export complet pendant la démonstration, ouvrez le fichier obtenu, et regardez ce qu'il contient réellement. Un export qui rend les noms et les adresses mais perd les notes d'entretien et les pièces jointes n'est pas un export.

4. Le nombre de personnes qui devront ouvrir l'outil. Presque tous les éditeurs facturent, d'une manière ou d'une autre, l'accès. Or l'erreur classique consiste à compter l'équipe RH et à oublier les managers. Un recrutement dans une PME implique presque toujours le responsable du service concerné, souvent le dirigeant, parfois deux collègues du futur embauché. Comptez ces gens maintenant. Ce sont eux qui feront basculer la facture, et c'est aussi eux qui décideront si l'outil devient l'endroit où le recrutement se passe ou une base de données que seule la personne des RH consulte.

Les six suivants décident du jour où vous voudrez partir

5. Ce que voit le candidat. Vous achetez un outil pour votre confort, mais le candidat, lui, subit le formulaire. Postulez vous-même à une de vos offres, depuis un téléphone, jusqu'à l'écran de confirmation. Comptez les champs obligatoires. Vérifiez si l'on peut déposer un fichier depuis un téléphone sans créer de compte. Regardez le message de confirmation reçu : est-il rédigé en français correct, porte-t-il votre nom ou celui de l'éditeur ? Un parcours de candidature pénible vous coûte des candidats avant même que le tri commence, et aucun tableau de comparaison ne mesure cela.

6. La reprise de l'existant. Vous n'arrivez pas les mains vides : il y a un tableur, des dossiers de messagerie, parfois un ancien outil. Faites chiffrer la reprise avant de signer. La réponse « on vous accompagnera » n'est pas un chiffre. Demandez précisément : quel format d'entrée est accepté, qui prépare le fichier, combien de jours, et à quel tarif si cela dépasse.

7. La purge et la mention d'information. La réglementation française fixe une limite à la durée pendant laquelle vous gardez un CV, et impose d'en informer le candidat. Un bon outil rend cela automatique ; un mauvais outil vous laisse le faire à la main, ce qui signifie que personne ne le fera. Le geste : demandez où se règle la durée de conservation, et à quoi ressemble une suppression réelle. Nous détaillons cette exigence plus bas.

8. La diffusion des offres. Beaucoup d'outils annoncent la publication « en un clic » sur de nombreux supports. Une partie de ces supports est gratuite, une autre est payante, et la frontière n'apparaît jamais sur la page tarifaire. Demandez la liste précise de ce qui est inclus dans l'abonnement, et le tarif unitaire de ce qui ne l'est pas. Demandez aussi ce qui se passe quand une offre est modifiée après publication : sur certains supports, la modification recompte comme une nouvelle diffusion.

9. Les entretiens et la trace de la décision. Le moment le plus mal outillé du recrutement n'est pas le tri, c'est l'après-entretien. Trois personnes ont vu le candidat, chacune s'est fait un avis, et deux semaines plus tard il ne reste qu'un souvenir. Vérifiez qu'un avis d'entretien se rattache au candidat, que plusieurs personnes peuvent en déposer un sans écraser celui du voisin, et que l'ensemble reste lisible six mois plus tard. C'est aussi ce qui vous permettra de répondre à un candidat qui demande pourquoi il n'a pas été retenu.

10. Le contrat. Le dernier critère est le moins technique et le plus coûteux. Lisez trois choses : la durée d'engagement, la clause de révision annuelle du tarif, et le préavis à donner pour partir. Un engagement de trente-six mois avec une révision annuelle non plafonnée et un préavis de trois mois avant l'échéance transforme un abonnement raisonnable en dépense subie. Ces trois lignes se négocient toujours mieux avant la signature qu'après.

Ce que ces dix critères laissent volontairement de côté

Vous remarquerez trois absences. La première : le nombre de fonctionnalités. Un outil qui en fait deux fois plus n'est pas deux fois meilleur, il est deux fois plus long à paramétrer et personne dans une PME n'a le temps de le faire. La deuxième : la beauté de l'interface, qui se juge en trois minutes de démonstration et n'a plus aucune importance au bout d'un mois. La troisième : les avis en ligne, dont vous ne savez ni qui les a écrits, ni pour quelle taille d'entreprise, ni avec quel volume de recrutement.

À la place, si vous voulez un signal extérieur, demandez à l'éditeur deux références d'entreprises de votre taille et de votre secteur, puis appelez-les en posant une seule question : « qu'est-ce qui vous a surpris après trois mois ? ». Les réponses à cette question-là ne figurent dans aucun comparatif.

Le tri des CV : cinq niveaux sous le même mot

Tous les éditeurs annoncent qu'ils trient les CV. Certains veulent dire qu'ils cherchent un mot dans un fichier ; d'autres veulent dire qu'ils lisent le document, en extraient des éléments et justifient une note. Entre les deux, l'écart de valeur est considérable, et le vocabulaire commercial est rigoureusement identique. C'est la principale source de déception après achat, devant le prix.

Du filtre par mots-clés au score justifié

Niveau un : le filtre par mots-clés. Le logiciel cherche une chaîne de caractères dans le document. Le mot y est, ou il n'y est pas. C'est rapide, c'est prévisible, et c'est brutal : un candidat qui écrit « comptabilité fournisseurs » là où votre offre dit « comptabilité auxiliaire » disparaît. Les meilleurs profils sont souvent ceux qui décrivent leur métier avec leurs propres mots plutôt qu'avec le vocabulaire de l'annonce.

Niveau deux : les règles dures. Diplôme exigé, nombre d'années, distance domicile-travail. C'est plus fin qu'un mot-clé, et cela reste aveugle aux parcours de travers, qui sont précisément ceux que les PME recrutent le mieux. Une règle dure sur le diplôme écarte la personne qui a appris sur le terrain ; une règle dure sur les années d'expérience écarte celle qui a fait en trois ans ce que d'autres font en huit.

Niveau trois : le score opaque. Le logiciel affiche une note, souvent sur cent, et ne dit pas d'où elle vient. C'est le niveau le plus vendu et le plus problématique. Vous ne pouvez ni la vérifier, ni la corriger, ni l'expliquer à un candidat qui demande pourquoi il a été écarté. Vous avez remplacé un jugement humain discutable par un jugement machine indiscutable, ce qui n'est pas un progrès.

Niveau quatre : le score justifié. Le logiciel affiche une note et, à côté, le passage du CV sur lequel elle repose. Vous pouvez lire la phrase, être d'accord ou non, et changer la décision en connaissance de cause. C'est le premier niveau où l'outil travaille avec vous plutôt qu'à votre place, et c'est le seuil qui devrait déterminer votre achat si le volume de candidatures est votre problème.

Niveau cinq : la décision, qui reste humaine. L'outil classe, cite, propose. La personne tranche, et sa décision reste écrite quelque part avec la raison. Ce niveau n'est pas une fonctionnalité de plus : c'est une façon de travailler que l'outil doit permettre au lieu de l'empêcher. Un logiciel qui n'offre que « retenu » et « rejeté », sans catégorie intermédiaire ni commentaire, vous pousse à des décisions plus tranchées que ce que vous pensez réellement.

Un point de repère concret, puisque nous éditons nous-mêmes un outil de cette catégorie : notre module de lecture de CV se situe au quatrième niveau. Il traite jusqu'à cinq cents CV par poste, les classe en trois catégories — retenu, à revoir, écarté — et affiche pour chaque point l'extrait du CV qui le justifie, avec un statut distinct pour les documents qu'il n'a pas su lire. Ce qu'il ne fait pas, en revanche : publier vos offres sur des sites d'emploi, ni tenir un site carrière. Le détail des fonctions figure sur la page Orova Recruit.

Les CV que personne ne lit : le silence le plus coûteux

Il existe une catégorie de candidatures dont aucun comparatif ne parle : celles que le logiciel n'a pas su ouvrir. Un CV transmis sous forme d'image, un document exporté depuis un traitement de texte exotique, un fichier envoyé depuis un téléphone dans un format inattendu, une pièce jointe corrompue. Selon les produits, ces candidatures reçoivent une note de zéro, sont classées en bas de pile, ou disparaissent purement et simplement de l'écran.

Cette question mérite d'être posée frontalement pendant la démonstration : « que devient un CV que votre logiciel n'a pas su lire ? ». La bonne réponse est un statut visible et distinct, quelque chose comme « illisible », qui appelle une lecture humaine. La mauvaise réponse est une note basse, parce qu'une note basse ressemble à un mauvais candidat et que personne ne rouvre les mauvais candidats.

L'enjeu n'est pas théorique. Les candidatures mal formatées viennent souvent des mêmes profils : personnes moins à l'aise avec l'informatique, candidats qui postulent depuis un téléphone, reconversions professionnelles. Les écarter silencieusement revient à filtrer sur autre chose que la compétence, ce qui pose un problème d'efficacité avant même de poser un problème de conformité.

Quatre questions à poser pendant la démonstration

Ces quatre questions se posent dans l'ordre, prennent moins de dix minutes, et suffisent à situer un produit dans l'échelle ci-dessus.

« Que se passe-t-il si le CV est un document scanné, ou une photographie prise avec un téléphone ? » — vous saurez si l'outil lit le contenu ou seulement le texte déjà présent dans le fichier.

« Montrez-moi la phrase du CV qui justifie cette note. » — c'est la question qui sépare le niveau trois du niveau quatre, et le vendeur ne peut pas y répondre par une promesse.

« Que devient un CV que le logiciel n'a pas su lire ? » — vous saurez si le produit sait dire qu'il ne sait pas.

« Qui tranche à la fin, et où cette décision reste-t-elle écrite ? » — vous saurez si l'outil vous laisse un dossier défendable dans six mois.

Le prix : par utilisateur, par poste ouvert, ou au forfait

Trois modèles de facturation coexistent sur le marché français, et aucun n'est malhonnête. Chacun fait payer une chose différente, et chacun a un moment précis où il devient désagréable. Le problème n'est donc pas de choisir le moins cher sur le papier : c'est de deviner lequel correspond à la forme de votre activité de recrutement dans deux ans.

Par utilisateur

Vous payez chaque compte ouvert, tous les mois, que la personne se connecte quotidiennement ou trois fois par an. C'est le modèle le plus répandu, le plus lisible, et celui qui pénalise le plus les entreprises où le recrutement est un travail collectif.

Le moment où il dérape est parfaitement identifiable : c'est le jour où vous décidez que les managers doivent lire les CV eux-mêmes plutôt que de recevoir une sélection par courriel. Cette décision est bonne pour la qualité du recrutement et coûteuse pour la facture, ce qui produit un arbitrage stupide : on garde l'ancienne méthode pour économiser des comptes. Avant de signer, demandez donc s'il existe un accès en lecture, ou un accès limité aux postes qui concernent la personne, et à quel tarif. Certains éditeurs le proposent gratuitement, d'autres le facturent plein pot, et cette seule ligne peut doubler le coût réel.

Par poste ouvert

Vous payez le nombre d'offres actives simultanément. Refermer un poste libère une place pour le suivant. Ce modèle est excellent pour une entreprise qui recrute par à-coups, avec de longues périodes sans aucun poste à pourvoir : vous ne payez pas pour les mois creux.

Il dérape à la saison où plusieurs postes s'ouvrent en même temps, ce qui arrive plus souvent qu'on ne le prévoit : un départ en entraîne un autre, une croissance soudaine ouvre trois postes d'un coup. Vous vous retrouvez alors à choisir entre payer davantage au pire moment ou publier moins d'offres, c'est-à-dire à laisser le logiciel décider de votre calendrier de recrutement. Demandez avant de signer comment se fait le dépassement : à l'unité, au mois, ou par saut de palier, et si un poste refermé libère la place immédiatement ou à la fin de la période facturée.

Au forfait annuel

Un prix fixe pour l'année, calculé sur votre effectif ou sur un volume de candidatures inclus. C'est le modèle le plus confortable au quotidien : plus d'arbitrage sur les accès, plus de calcul avant de publier une offre. C'est aussi celui qui demande le plus d'attention au moment de la lecture du contrat.

Il dérape sur le dépassement du volume inclus, facturé à l'unité et découvert sur la facture du mois suivant. Deux questions règlent le problème avant qu'il n'arrive : quel est exactement le compteur qui déclenche le dépassement — les candidatures reçues, les candidats distincts, les postes, l'effectif au premier janvier ? — et existe-t-il une alerte avant d'atteindre la limite ? Un forfait sans alerte est un forfait avec une surprise programmée.

Les coûts qui n'apparaissent sur aucun devis

Le prix affiché de l'abonnement représente rarement le coût total de la première année. Quatre postes s'y ajoutent presque toujours, et il vaut mieux les faire chiffrer avant qu'après.

La mise en service, d'abord : paramétrage des étapes, des modèles de messages, des droits d'accès. Certains éditeurs l'offrent, d'autres la facturent à part, d'autres encore la rendent obligatoire. La reprise des données, ensuite, dont nous avons parlé plus haut : c'est le poste le plus souvent sous-estimé et celui qui bloque le plus de projets à mi-parcours. La formation des utilisateurs, troisièmement — non pas la formation de la personne des RH, qui apprendra seule, mais celle des managers, qui n'ouvriront l'outil que six fois par an et auront oublié entre deux fois. Et la diffusion payante, enfin, quand les supports gratuits ne suffisent pas.

À ces quatre postes s'ajoute un cinquième, invisible et pourtant le plus lourd : le temps de votre équipe pendant les deux premiers mois. Comptez au moins une journée entière pour la personne qui pilote, plus une heure par manager. Ce temps existera quel que soit l'outil ; ne pas le prévoir, en revanche, est la meilleure façon de laisser le projet s'enliser.

Comment comparer deux devis qui ne se ressemblent pas

Deux propositions bâties sur des modèles différents ne se comparent pas ligne à ligne. Ramenez-les au même dénominateur : le coût d'un recrutement mené jusqu'à la signature, sur une année complète.

Prenez le nombre de postes que vous avez réellement pourvus l'an dernier — pas le nombre que vous espérez pourvoir cette année. Additionnez, pour chaque devis, l'abonnement sur douze mois, la mise en service, la reprise et la diffusion payante estimée. Divisez par le nombre de postes. Vous obtenez un chiffre unique, comparable, et souvent surprenant : l'offre la moins chère au mois n'est presque jamais la moins chère au recrutement.

Refaites ensuite le même calcul avec deux fois plus de postes, puis avec deux fois moins. Les trois résultats vous montreront lequel des modèles supporte le mieux vos variations, et c'est cette robustesse-là qu'il faut acheter, pas le tarif du premier mois.

Reprendre l'existant, et pouvoir repartir

Deux moments font mal dans la vie d'un abonnement, et ce sont les deux extrémités : l'arrivée et le départ. Ils se préparent tous les deux avant de signer, jamais après, parce qu'après vous n'avez plus aucun levier de négociation.

La reprise : ce qui passe et ce qui se perd

Personne n'arrive vierge. Il y a un tableur avec deux cents lignes, des dossiers de messagerie, parfois un ancien outil dont on veut partir. La reprise consiste à faire entrer tout cela dans le nouveau produit sans y passer trois semaines.

Ce qui passe bien : les données structurées et courtes — nom, coordonnées, poste visé, date, statut. Ce qui passe mal : les pièces jointes, les fils de discussion, les commentaires libres, et surtout l'historique des étapes, c'est-à-dire l'information qui dit à quel moment ce candidat a été vu et par qui. Or c'est justement cet historique qui a de la valeur.

La bonne pratique consiste à décider explicitement ce que vous ne reprenez pas. Reprendre trois ans d'archives dans un outil neuf est presque toujours une mauvaise idée : cela coûte cher, cela retarde le démarrage, et cela remplit votre nouvel outil de candidatures que vous n'avez de toute façon plus le droit de conserver. Reprenez les douze derniers mois et les profils de votre vivier actif ; archivez le reste ailleurs, proprement, avec une date de suppression.

La sortie : la question à poser avant de signer

La sortie est la clause que personne ne lit et que tout le monde regrette. Elle se règle par trois demandes écrites, à obtenir avant la signature et à conserver avec le contrat.

Ce qu'il faut obtenir	Formulation à demander par écrit	Pourquoi c'est ce point-là
Un export complet, à tout moment	Quels formats, quel périmètre exact, déclenché par vous sans intervention de l'éditeur	Un export sur demande dépend du bon vouloir et du délai d'un service commercial que vous êtes en train de quitter
Le sort des pièces jointes	Les CV et lettres sont-ils inclus dans l'export, sous quelle forme, avec quel lien vers le candidat	C'est la partie la plus volumineuse et la plus souvent absente des exports standard
Le délai de suppression après résiliation	Combien de jours vos données restent accessibles, puis sous combien de temps elles sont effacées	Vous avez besoin d'une fenêtre pour récupérer, et d'une garantie d'effacement pour vos propres obligations
Le préavis et la date d'échéance	Le nombre de mois, et la date exacte à laquelle il faut avoir écrit	Une reconduction tacite manquée de trois jours coûte une année entière d'abonnement

Ces quatre lignes se demandent naturellement pendant la phase commerciale, au moment où l'éditeur veut votre signature. Elles se demandent beaucoup moins bien deux ans plus tard, quand vous voulez partir.

RGPD : ce que la réglementation demande dès qu'un logiciel trie

Acheter un logiciel de recrutement, c'est confier des données personnelles de candidats à un prestataire, et déclencher plusieurs obligations concrètes. La Commission nationale de l'informatique et des libertés — la CNIL — publie sur son site une fiche destinée aux TPE et PME qui les résume. Les éléments qui suivent en sont tirés, page consultée le 23 août 2026 ; ils sont énoncés ici tels quels, sans interprétation, et ne remplacent pas l'avis d'un juriste sur votre situation.

Informer les candidats, y compris de l'existence d'un tri automatisé

La CNIL énumère ce dont les candidats doivent être informés : l'identité et les coordonnées du responsable du fichier de recrutement, les coordonnées du délégué à la protection des données s'il en existe un, l'objectif poursuivi, la base légale, le caractère obligatoire ou facultatif des réponses, les destinataires des informations, la durée de conservation, les conditions d'exercice de leurs droits, la possibilité d'adresser une plainte à la CNIL, et — le cas échéant — l'existence d'une prise de décision automatisée telle que l'utilisation d'une solution algorithmique de tri des candidatures.

Ce dernier point est celui qui vous concerne directement le jour où vous achetez. Il ne dit pas que le tri automatisé est interdit ; il dit qu'il ne peut pas être silencieux. Concrètement, votre mention d'information devra être mise à jour au moment de la mise en service, pas six mois plus tard.

La CNIL rappelle également que, pour respecter le droit du travail, l'employeur doit informer le comité social et économique avant d'utiliser ou de modifier des méthodes ou techniques d'aide au recrutement. Un nouveau logiciel de tri entre dans cette catégorie. Cela n'a rien d'insurmontable, mais cela se prévoit dans le calendrier de déploiement, en amont de la date de bascule.

Combien de temps garder un CV

Sur la durée de conservation, la CNIL donne un exemple explicite : en cas d'issue négative à une candidature, conserver le CV et la lettre de motivation pour alimenter un vivier de candidats est possible, sous réserve que la durée de conservation n'excède en principe pas deux ans à compter du dernier contact avec le candidat, et que celui-ci en ait été informé.

Cette phrase a deux conséquences pratiques au moment de l'achat. La première : votre outil doit savoir calculer une date à partir du dernier contact, et pas seulement à partir de la date de candidature — ce sont deux choses différentes dès que vous relancez quelqu'un. La seconde : la suppression doit pouvoir être réelle et vérifiable, pas un simple masquage à l'écran. Demandez à voir ce que devient une fiche supprimée, et si elle reste visible dans les exports ou dans les corbeilles.

Qui peut ouvrir les candidatures, et ce que le candidat peut demander

La CNIL pose un principe d'accès limité : seules les personnes en charge du recrutement — par exemple le manager qui encadrera la personne recrutée, ou le dirigeant qui l'embauche — peuvent accéder aux informations personnelles des candidats. Elle précise aussi que tous les salariés de l'entreprise n'ont a priori pas vocation à accéder aux CV et lettres de motivation.

Cela remonte directement dans votre grille de choix, au critère numéro quatre : il ne s'agit pas seulement de compter les accès pour la facture, mais de vérifier que l'outil permet de donner à un manager l'accès aux candidatures de son poste, et à celles-là seulement. Un outil où tout le monde voit tout est un outil qui vous met en difficulté sur ce point.

La CNIL indique par ailleurs qu'un candidat peut obtenir copie des informations personnelles le concernant, sur simple demande et sans avoir à la justifier. Traduit en critère d'achat : vous devez pouvoir sortir, pour une personne donnée, l'ensemble de ce que votre outil détient sur elle, y compris les notes d'entretien. C'est encore une raison de préférer un logiciel où chaque note est rattachée proprement à une fiche plutôt que griffonnée dans un champ libre partagé.

Deux détails qui piègent souvent

Premier détail : la CNIL liste des informations qu'il est interdit de demander à un candidat, parmi lesquelles son numéro de sécurité sociale et ses coordonnées bancaires — sauf le cas particulier des entreprises de travail temporaire en leur qualité d'employeur —, des informations relatives aux membres de sa famille, ou encore s'il souhaite avoir des enfants. Or les formulaires de candidature paramétrables laissent ajouter des champs librement. Relisez le vôtre après paramétrage, champ par champ.

Second détail, particulièrement utile si vous envisagez d'enregistrer vos entretiens : la CNIL indique que filmer ou enregistrer un entretien d'embauche sans en informer préalablement le candidat constitue une collecte déloyale. L'enregistrement n'est donc pas interdit en soi, mais l'information préalable n'est pas une politesse : c'est la condition. Si un outil vous propose cette fonction, prévoyez la phrase d'information dans votre modèle de convocation, dès le premier entretien.

Enfin, la CNIL rappelle que les fichiers de recrutement doivent être inscrits au registre des activités de traitement tenu par l'entreprise. Un nouveau logiciel signifie une ligne de plus dans ce registre, avec le nom du prestataire. C'est cinq minutes de travail, et c'est exactement le genre de cinq minutes que l'on oublie pendant deux ans.

Un outil complet ou deux outils assemblés : le tableau de décision

Reste la question d'architecture, celle que l'on se pose en dernier alors qu'elle change tout : faut-il un produit qui couvre l'ensemble du recrutement, ou deux produits spécialisés qui se parlent ? La réponse dépend de trois éléments seulement : votre volume, l'endroit précis où ça coince aujourd'hui, et le nombre de personnes capables de s'occuper d'un outil dans votre entreprise.

Votre situation	Ce qui coince	Le choix qui tient
Moins de six recrutements par an, une personne aux RH	Le suivi : on ne sait plus qui a été appelé	Un seul outil, le plus simple possible. Un assemblage coûtera plus en attention qu'il ne rapportera
Six à vingt recrutements par an, beaucoup de candidatures par poste	La lecture : la pile de CV ne passe pas	Un outil de suivi léger, plus un outil de tri qui justifie ses notes. C'est le cas où l'assemblage paie
Six à vingt recrutements par an, très peu de candidatures	Le flux : personne ne postule	Le sourcing d'abord. Un outil de suivi n'améliorera rien tant que la file d'entrée est vide
Plus de vingt recrutements par an, plusieurs sites	La coordination entre managers	Un produit complet, avec des droits par poste, quitte à payer plus. La cohérence vaut plus que l'économie
Un logiciel de gestion des ressources humaines déjà en place	Un module recrutement inclus mais peu utilisé	Regardez d'abord ce que ce module sait faire du tri. S'il s'arrête au rangement, ajoutez la brique qui manque plutôt que de tout remplacer

Le cas du produit complet

Un seul outil, un seul contrat, un seul interlocuteur, une seule formation. Pour une PME, cet argument n'est pas un confort : c'est souvent la condition pour que le projet aboutisse. Chaque outil supplémentaire demande quelqu'un qui s'en occupe, et cette personne n'existe pas toujours.

Le prix à payer est connu : dans un produit qui fait tout, une ou deux fonctions sont excellentes et les autres sont acceptables. Votre travail consiste à vérifier que la fonction excellente est bien celle dont vous avez besoin. Un outil remarquable pour la diffusion d'offres et médiocre pour le tri sera un mauvais achat si votre problème est une pile de six cents CV.

Le cas de l'assemblage

Deux outils spécialisés donnent presque toujours un meilleur résultat sur chaque fonction prise séparément. Le coût caché est le point de jonction : le passage d'un candidat d'un outil à l'autre, la double saisie, et la question de savoir lequel des deux fait foi.

Cet assemblage tient à une condition simple : que la jonction se fasse à un moment naturel du processus, et dans un seul sens. Trier d'abord, puis faire entrer dans le suivi les seuls candidats retenus, fonctionne bien parce que le passage se fait une fois, dans une direction, sur un petit nombre de personnes. À l'inverse, deux outils qui doivent rester synchronisés en permanence sur les mêmes candidats produiront des divergences dans les six mois.

Le piège du milieu

Il existe une troisième voie, très tentante, qui consiste à prendre un produit complet et à n'en utiliser qu'un tiers en attendant de faire mieux plus tard. C'est le scénario le plus fréquent et le plus coûteux : vous payez pour l'ensemble, vous formez les gens sur l'ensemble, et la moitié des fonctions non utilisées finit par gêner celles que vous utilisez, ne serait-ce qu'en occupant l'écran.

Si vous vous reconnaissez dans cette description, la question à vous poser est celle du périmètre : quel est le plus petit outil qui règle le problème d'aujourd'hui ? Vous pourrez toujours élargir. L'inverse est beaucoup plus difficile. Le même raisonnement s'applique d'ailleurs à l'échelle du système d'information des ressources humaines dans son ensemble, sujet que nous traitons dans notre guide des sept briques d'un SIRH et de l'ordre dans lequel les acheter.

Par où commencer cette semaine

Un guide n'a d'intérêt que s'il produit une action dans les jours qui suivent. Voici la suite de gestes qui transforme cette lecture en décision, dans l'ordre, sur environ trois semaines.

Jour un : nommez votre manque. Reprenez les trois questions de la première partie et répondez-y avec les chiffres de votre dernier recrutement. Écrivez la réponse en une phrase : « il nous manque un outil qui… ». Cette phrase sera votre filtre pour tout le reste, et vous éviterez d'acheter une famille pour un problème qui relève d'une autre.

Jour deux : comptez les gens. Listez nominativement les personnes qui devront ouvrir l'outil, en incluant les managers. Ce nombre décidera de votre modèle de prix bien plus sûrement que votre budget.

Jour trois : préparez votre jeu de test. Rassemblez vingt CV réels de votre dernier poste, dont deux ou trois mal formatés, et une offre d'emploi que vous connaissez par cœur. Ce dossier est votre banc d'essai. Il vaut mieux que tous les comparatifs du marché, parce qu'il est fait de vos données à vous.

Semaine deux : trois démonstrations, pas dix. Trois produits suffisent, et il faut les voir dans la même semaine pour pouvoir les comparer de mémoire. Imposez votre ordre du jour : le tri sur vos vingt CV en premier, l'export complet ensuite, la création d'un poste chronométrée, puis vos questions. Refusez la visite guidée des fonctions ; c'est un temps de vente, pas un temps d'achat.

Semaine trois : le calcul et le contrat. Ramenez les devis au coût par recrutement mené jusqu'à la signature, refaites le calcul avec deux fois plus et deux fois moins de postes, puis lisez les trois lignes du contrat : engagement, révision, préavis. Demandez par écrit les quatre points du tableau de sortie. Ensuite seulement, signez.

Une dernière remarque, qui vaut pour tous les outils de cette catégorie. Un logiciel de recrutement ne recrute pas mieux que vous : il vous rend le temps que vous passiez à ranger, à relancer et à chercher, et il vous laisse celui de parler aux gens. Si, six mois après la mise en service, vous ne passez pas plus de temps en entretien qu'avant, l'outil n'a pas fait son travail — ou vous n'avez pas acheté celui qu'il vous fallait. D'autres guides pratiques sur le recrutement, la formation et le marketing sont publiés régulièrement sur notre blog.