Hogyan kell kiszámolni a szabadságot 6 lépésben (2026): útmutató

A kérdés, hogy hogyan kell kiszámolni a szabadságot, minden magyarországi munkavállaló, irodavezető és HR-szakember számára alapvető fontosságú a munkaügyi megfelelés és a pontos bérszámfejtés biztosításához. Röviden: az éves szabadság a 20 munkanapos alapszabadságból, az életkor szerinti pótszabadságból (legfeljebb 10 munkanap) és a gyermekek után, illetve egyéb jogcímen járó pótszabadságból áll; ha a munkaviszony év közben kezdődik vagy szűnik meg, ennek arányos része jár. Az alábbi lépések végrehajtásával egy ellenőrzött, a hatályos Munka Törvénykönyve előírásainak mindenben megfelelő éves szabadság-összesítő kartont kapsz kézhez. Ez a dokumentum pontosan elszámolja az alapszabadságot, az életkori és családi pótszabadságokat, valamint a műszakos munkarendek óraátváltásait is.

A folyamat megkezdéséhez mindössze a munkavállaló születési dátumára, a 16 év alatti gyermekek adataira, a munkaviszony kezdetének pontos napjára, valamint a heti munkaidő-beosztásra van szükség.

Nem szükséges követned ezt a folyamatot, ha megbízási szerződéssel, egyéni vállalkozóként vagy tisztán átalányadózó partnerként végzel feladatokat, hiszen a Munka Törvénykönyve fizetett távollétekre vonatkozó rendelkezései kizárólag a klasszikus munkaviszonyban állókra terjednek ki.

Hogyan kell kiszámolni a szabadságot: alapfogalmak és jogi háttér

A szabadság kiszámítása a mindenkinek járó 20 napos alapszabadság, az életkor és a gyermekek után járó pótszabadságok összegzéséből, valamint év közbeni munkakezdéskor ezek időarányosításából áll. A hat lépésből álló folyamat célja, hogy a szabadságnyilvántartás megfeleljen a törvénynek, és megbízható alapot adjon a bérszámfejtéshez.

A fizetett szabadságra vonatkozó alapszabályokat a Munka Törvénykönyvéről szóló 2012. évi I. törvény 115-125. §-ai rögzítik tételesen. A 115. § (1) bekezdése szerint a munkavállalónak a munkában töltött idő alapján minden naptári évben szabadság jár, amely alap- és pótszabadságból áll. A 122. § (5) bekezdése alapján a szabadságot megváltani nem lehet; az egyetlen kivétel a munkaviszony megszűnése (125. §). A szabadság idejére a munkavállalót távolléti díj illeti meg; ennek kiszámítása bérszámfejtési kérdés, ebben a cikkben nem térünk ki rá.

Főszabály szerint a szabadságot munkanapban kell kiadni és nyilvántartani. Egyenlőtlen munkaidő-beosztásnál a 124. § lehetővé teszi, hogy a szabadságot a beosztással azonos tartamra adják ki; ilyenkor a nyilvántartás órában történik.

Előkészületek a szabadság kiszámítása előtt

Mielőtt belevágnál a számítási képletek alkalmazásába, össze kell gyűjtened a dolgozó személyi és munkaügyi törzsadatait. Ha ezek az alapadatok hiányosak, a kalkuláció téves eredményt hoz, ami munkaügyi bírsághoz vagy bérreklamációhoz vezethet.

Az alábbi táblázat foglalja össze az induláshoz nélkülözhetetlen adatokat és dokumentumokat:

Szükséges adat vagy dokumentum	Beszerzés forrása	Következmény hiány esetén
Munkavállaló születési ideje	Személyi igazolvány, munkaszerződés	Helytelen életkori pótszabadság megállapítása
Munkaviszony kezdete és vége	Munkaszerződés vagy kilépő adatlap	Hibás időarányosítás év közbeni belépéskor
16 év alatti gyermekek adatai	Születési anyakönyvi kivonat, szülői nyilatkozat	Gyermekek utáni pótszabadság elmaradása
Megváltozott munkaképesség, fogyatékossági támogatás igazolása	Az illetékes hatóság határozata	A 120. § szerinti pótszabadság elmaradása
Munkaidő-beosztás és munkarend	Munkaidő-nyilvántartás, munkaszerződés	Hibás levonás egyenlőtlen beosztásnál

A pontos adatok birtokában a számítás már mechanikusan és hibamentesen elvégezhető a jogszabályi lépések sorrendjében.

Első lépés: Határozzuk meg az alapszabadságot és az életkori pótszabadságot

Az első lépés célja a törvény által garantált alapszabadság és a munkavállaló életkora alapján járó pótnapok összegzése.

A folyamatot a személyügyi törzsnyilvántartásban vagy az erre a célra megnyitott táblázatban kell elvégezni. Elsőként írd be a rögzített alapszabadság értékét: a Munka Törvénykönyve 116. §-a szerint az alapszabadság mértéke 20 munkanap. Ezt követően vizsgáld meg a dolgozó születési évét, és határozd meg, hogy az adott naptári évben hányadik életévét tölti be.

Az életkori pótszabadság mértéke az életkor előrehaladtával sávosan növekszik a 117. § rendelkezései alapján:

• 25. életévtől: +1 munkanap (összesen 21 nap)
• 28. életévtől: +2 munkanap (összesen 22 nap)
• 31. életévtől: +3 munkanap (összesen 23 nap)
• 33. életévtől: +4 munkanap (összesen 24 nap)
• 35. életévtől: +5 munkanap (összesen 25 nap)
• 37. életévtől: +6 munkanap (összesen 26 nap)
• 39. életévtől: +7 munkanap (összesen 27 nap)
• 41. életévtől: +8 munkanap (összesen 28 nap)
• 43. életévtől: +9 munkanap (összesen 29 nap)
• 45. életévtől: +10 munkanap (összesen 30 nap)

Szemmel ellenőrizhető eredmény: A dolgozó személyi kartonján az alap- és életkori szabadság összege egy 20 és 30 közötti egész számmá áll össze.

Gyakori hiba ebben a lépésben: Sokan azt hiszik, hogy az életkori pótszabadság csak a születésnap napjától jár időarányosan. Ez tévedés: a 117. § (2) bekezdése szerint a hosszabb tartamú pótszabadság abban az évben jár először, amelyben a munkavállaló az adott életkort betölti, akkor is, ha december 31-én van a születésnapja.

Második lépés: Adjuk hozzá a gyermekek utáni és speciális pótszabadságokat

A második lépés célja a családi helyzet és a különleges jogi státuszok alapján járó kiegészítő napok megállapítása. Az alábbi ábra összefoglalja a gyermekek és az egyéb speciális jogcímek szerinti pótszabadságok döntési struktúráját.

A munkavállaló a gyermekek adatait nyilatkozatban adja meg a munkáltatónak. A Munka Törvénykönyve 118. § (1) bekezdése alapján a 16 évesnél fiatalabb gyermekek után az alábbi pótszabadság jár:

• Egy gyermek után: 2 munkanap
• Két gyermek után: 4 munkanap
• Kettőnél több gyermek után: összesen 7 munkanap

Ha a gyermek fogyatékos, a pótszabadság fogyatékos gyermekenként két munkanappal nő (118. § (2)). A gyermeket először a születése évében, utoljára abban az évben kell figyelembe venni, amelyben a 16. életévét betölti (118. § (3)). A gyermekek utáni pótszabadságot a munkáltató a munkavállaló kérésének megfelelő időpontban adja ki; az igényt legalább 15 nappal a szabadság kezdete előtt be kell jelenteni (122. § (4a)).

Ezen a ponton kell rögzíteni az egyéb pótszabadságokat is:

• Megváltozott munkaképességű, fogyatékossági támogatásra vagy vakok személyi járadékára jogosult munkavállaló: évenként 5 munkanap (120. §).
• A föld alatt állandó jelleggel vagy ionizáló sugárzásnak kitett munkahelyen naponta legalább három órát dolgozó munkavállaló: évenként 5 munkanap (119. § (2)).
• Fiatal munkavállaló: évenként 5 munkanap, utoljára abban az évben, amelyben a 18. életévét betölti (119. § (1)).
• Apasági szabadság: 10 munkanap, legkésőbb a gyermek születését (örökbefogadásnál az engedélyező határozat véglegessé válását) követő negyedik hónap végéig, kérésének megfelelő időpontban, legfeljebb két részletben (118. § (4)).
• Szülői szabadság: a gyermek hároméves koráig 44 munkanap, ha a munkaviszony egy éve fennáll (118/A. §).

Az apasági és a szülői szabadságot nem kell időarányosítani (121. § (1)), és nem az esedékesség évéhez kötött (123. § (1)).

Az alábbi kétoldalú mátrix segítségével számolgatás nélkül leolvashatod az éves szabadságkeretet az életkor (a tárgyévben betöltött életév) és a 16 év alatti, nem fogyatékos gyermekek száma alapján. A táblázat a 119–120. § szerinti pótszabadságot, a fogyatékos gyermek utáni többletet, valamint az apasági és a szülői szabadságot nem tartalmazza, ezeket külön kell hozzáadni:

Életkori sáv	0 gyermek	1 gyermek (+2 nap)	2 gyermek (+4 nap)	3 vagy több gyermek (+7 nap)
18–24 év	20 nap	22 nap	24 nap	27 nap
25–27 év	21 nap	23 nap	25 nap	28 nap
28–30 év	22 nap	24 nap	26 nap	29 nap
31–32 év	23 nap	25 nap	27 nap	30 nap
33–34 év	24 nap	26 nap	28 nap	31 nap
35–36 év	25 nap	27 nap	29 nap	32 nap
37–38 év	26 nap	28 nap	30 nap	33 nap
39–40 év	27 nap	29 nap	31 nap	34 nap
41–42 év	28 nap	30 nap	32 nap	35 nap
43–44 év	29 nap	31 nap	33 nap	36 nap
45+ év	30 nap	32 nap	34 nap	37 nap

Példa (fiktív): Egy 18 fős logisztikai kisvállalkozásnál az irodavezető készítette el a tárgyévi szabadságnyilvántartást. Első lépésként bekérte a munkatársak születési évét és a gyermekekre vonatkozó nyilatkozatokat, majd felvezette az alapszabadságokat a táblázatba, ezt követően hozzáadta az életkori és a gyermekek után járó pótszabadságokat. A folyamat során kiderült, hogy egy 34 éves, kétgyermekes raktárosnál a munkáltató korábban nem vette figyelembe a gyermekek utáni pótszabadságot arra hivatkozva, hogy az édesanya már igénybe vette a saját munkahelyén. Az irodavezető felülvizsgálta az Mt. 118. §-át, és jóváírta a dolgozónak járó plusz 4 munkanapot: 20 nap alapszabadság + 4 nap életkori pótszabadság (33. életévtől) + 4 nap két gyermek után = 28 munkanap, a korábbi 24 helyett.

Szemmel ellenőrizhető eredmény: A dolgozó adatlapján az alapszabadság, az életkori pótszabadság és a családi napok összege végleges éves keretté adódik össze.

Gyakori hiba ebben a lépésben: A munkáltatók egy része még mindig azt gondolja, hogy a gyermek utáni pótszabadságot meg kell osztani a szülők között. A 118. § a pótszabadságot a munkavállalónak biztosítja, és nem ír elő megosztást a szülők között, így mindkét dolgozó szülő a saját munkáltatójánál jogosult rá.

Harmadik lépés: Számítsuk ki az időarányos szabadságot év közbeni változáskor

A harmadik lépés célja az éves szabadságkeret pontos csökkentése, ha a munkaviszony nem a teljes naptári évet fedi le. Az alábbi ábra összefoglalja az időarányos szabadság kiszámításának képletét és a kerekítés logikáját.

A 121. § (1) bekezdése szerint, ha a munkaviszony év közben kezdődött vagy szűnt meg, a szabadság arányos része jár. Hasonlóan figyelni kell azokra az időszakokra, amelyek a 115. § (2) szerint nem minősülnek munkában töltött időnek (például a gyermek gondozása céljából igénybe vett fizetés nélküli szabadság hat hónapon túli része). A törvény az arányosítás menetét nem részletezi; a gyakorlatban leggyakrabban naptári napok arányában számolnak, ezt a módszert mutatjuk be. Nyisd meg a bérszámfejtési vagy szabadságnyilvántartó felületet, és határozd meg a munkaviszonyban töltött naptári napok számát az adott évben. Ezt szorozd meg az éves összes szabadságnapok számával, majd oszd el a naptári év napjainak számával (365 vagy szökőévben 366).

A hivatalos képlet: Időarányos szabadság = (Éves összes szabadság ÷ 365) × Munkaviszonyban töltött naptári napok

A kerekítést a Munka Törvénykönyve 121. § (2) bekezdése szabályozza: „A fél napot elérő töredéknap egész munkanapnak számít.” Ha a matematikai eredmény 14,50 vagy 14,72 nap, akkor a munkavállalónak 15 teljes munkanap jár. Ha azonban az eredmény 14,48 nap, akkor a tört elvész, és 14 napot kell rögzíteni.

Példa (fiktív): Egy 45 fős gyártóüzemben egy új gépbeállító 2026. május 12-én állt munkába (2026 nem szökőév, 365 nap). A HR-ügyintéző kiszámolta, hogy május 12-től december 31-ig, mindkét napot beleszámítva, 234 naptári nap van hátra (20 + 30 + 31 + 31 + 30 + 31 + 30 + 31), majd beszorozta a munkavállaló teljes éves jogosultságával (26 nap), és elosztotta 365-tel. A számítás eredménye (26 × 234) ÷ 365 = 16,67 nap lett, ám a műszakvezető eredetileg 16 napra akarta lezárni a kartont, mondván, hogy a cég mindig lefelé kerekít. A HR-ügyintéző felhívta a figyelmet a Munka Törvénykönyve 121. § (2) bekezdésére, miszerint a fél napot elérő töredéknap egész napnak minősül, és a kartonon 17 munkanapra állította be a jóváírt keretet.

Szemmel ellenőrizhető eredmény: Az időarányosított mezőben egy tizedesjegyek nélküli, egész munkanapban megadott szám szerepel, amely arányos a belépés dátumával.

Gyakori hiba ebben a lépésben: a fél napot elérő töredéknapot lefelé kerekítik, ami ellentétes a 121. § (2) bekezdésével. Az is gyakori, hogy dolgozónként más arányosítási módszert használnak; érdemes a választott módszert belső szabályzatban rögzíteni. Ha új kolléga felvételét tervezed, a vonzó és pontos álláshirdetés írása során érdemes már előre tisztázni a munkarendet és a juttatási csomagokat.

A szabadságkérelmek és a jelenléti ív kézi egyeztetése sok hibát szül a bérszámfejtés előtt. Az Orova Timekeepingben a munkavállalók a Requests oldalon adhatnak le szabadságkérelmet egész napra, műszakrészre vagy órákra, a vezetők több lépcsőben hagyhatják jóvá, a jóváhagyott szabadság pedig megjelenik a havi jelenléti íven.

Negyedik lépés: Váltsuk át a szabadságnapokat munkaórákra műszakos munkarendben

A negyedik lépés célja a szabadság órában történő nyilvántartása az egyenlőtlen munkaidő-beosztásban vagy több műszakban dolgozóknál.

A Munka Törvénykönyve 124. § (2) bekezdése szerint egyenlőtlen munkaidő-beosztásnál a szabadság kiadása során a hét minden napja munkanapnak számít, kivéve a beosztás szerinti heti pihenőnapot és a munkaszüneti napot. A (3) bekezdés ettől eltérően azt is lehetővé teszi, hogy a munkavállaló a munkaidő-beosztással azonos tartamra mentesüljön a munkavégzés alól; ilyenkor a (4) bekezdés szerint a szabadságot a mentesülés tartamával egyező óraszámban kell nyilvántartani.

Az órakeretet a gyakorlatban jellemzően úgy határozzák meg, hogy a szabadságnapok számát megszorozzák a napi munkaidővel. Ezt a szorzást a törvény tételesen nem írja elő, ezért a módszert érdemes belső szabályzatban rögzíteni. Ha például a munkavállaló napi 8 órás munkaidővel, de 12 órás műszakokban dolgozik, 25 napos szabadsága így 200 órás keretnek felel meg (25 × 8 = 200). Ha egy olyan napra kér szabadságot, amelyre a beosztása szerint 12 órás műszak volt kiírva, a keretből 12 órát vonnak le.

Példa (fiktív): Egy folyamatos üzemben működő élelmiszeripari cégnél egy 12 órás műszakban dolgozó operátor négy beosztott műszakjára kért szabadságot. A műszakvezető a távollétet 4 munkanapként, napi 8 órával vezette le, holott a dolgozó a beosztás szerint 48 órára mentesült a munkavégzés alól. A bérszámfejtő órás nyilvántartásra állt át, és a 200 órás keretből a ténylegesen kieső órákat vonta le:

Tétel	Számítás	Eredmény
Éves keret órában	25 nap × 8 óra	200 óra
Hibás levonás (munkanapként)	4 nap × 8 óra	32 óra
Helyes levonás (beosztás szerint)	4 műszak × 12 óra	48 óra
Eltérés a két módszer között	48 − 32	16 óra
Fennmaradó keret helyes levonás után	200 − 48	152 óra

Szemmel ellenőrizhető eredmény: A munkaidő-nyilvántartásban a szabadság órákban kerül levonásra, és a ledolgozott plusz a szabadságos órák összege pontosan kiadja a havi kötelező beosztás szerinti óraszámot.

Gyakori hiba ebben a lépésben: A műszaknapokat 8 órás munkanapként vonják le a jelenléti íven. Emiatt a 12 órás műszakos dolgozó papíron kevesebb órát teljesít, és a munkaidőkeret végén hibás óraegyenleg keletkezik. A műszakok tervezéséhez elengedhetetlen a munkaidő-nyilvántartás pontos vezetése, amely megelőzi a munkaidőkeret elcsúszását.

Ötödik lépés: Osszuk fel a szabadságnapokat munkavállalói és munkáltatói keretre

Az ötödik lépés célja a szabadságkiadási jogkörök jogszabályi szétválasztása a munkáltató és a munkavállaló között.

A Munka Törvénykönyve 122. § (1) bekezdése szerint a szabadságot – a munkavállaló előzetes meghallgatása után – a munkáltató adja ki. A (2) bekezdés alapján azonban a munkáltató évente 7 munkanapot – a munkaviszony első három hónapját kivéve – legfeljebb két részletben a munkavállaló kérésének megfelelő időpontban köteles kiadni; a munkavállalónak az igényét legalább 15 nappal a szabadság kezdete előtt be kell jelentenie. Külön szabály, hogy a gyermekek utáni pótszabadságot is a munkavállaló kérésének megfelelő időpontban kell kiadni (122. § (4a)).

A fennmaradó résszel a munkáltató rendelkezik a működési igényeknek megfelelően. A szabadság kiadásának időpontját a munkavállalóval legkésőbb a szabadság kezdete előtt 15 nappal közölni kell (122. § (4)). Eltérő megállapodás hiányában a szabadságot úgy kell kiadni, hogy a munkavállaló naptári évenként egy alkalommal legalább 14 egybefüggő napra mentesüljön a munkavégzési és rendelkezésre állási kötelezettsége alól; ebbe a heti pihenőnap, a munkaszüneti nap és az egyenlőtlen beosztás szerinti szabadnap is beszámít (122. § (3)).

Szemmel ellenőrizhető eredmény: A személyzeti nyilvántartásban világosan elkülönül a munkavállaló által szabadon kért 7 napos keret és a cég által beosztott szabadságnapok egyenlege.

Gyakori hiba ebben a lépésben: A vezetők gyakran elfelejtik a 15 napos előzetes közlési kötelezettséget, és pénteken közlik a munkavállalóval, hogy hétfőtől szabadságra küldik. Ez ellentétes a 122. § (4) bekezdésével, amely szerint a kiadás időpontját legkésőbb 15 nappal a szabadság kezdete előtt közölni kell.

Hatodik lépés: Zárjuk le a tárgyévi egyenleget és kezeljük az átvitt szabadságokat

A hatodik lépés célja az év végi egyenlegek felülvizsgálata, a fel nem használt napok jogszabályi kezelése és a következő évre való átvitel előkészítése. Az alábbi ábra összefoglalja a szabadság átvitelének döntési feltételeit.

A főszabály egyértelmű: a szabadságot abban az esedékességi évben kell kiadni, amelyben a jogosultság keletkezett. A 123. § (1) bekezdése szerint a szabadságot – az apasági és a szülői szabadságot kivéve – az esedékességének évében kell kiadni. A törvény ez alól több kivételt is meghatároz, a leggyakoribbak:

1. Ha a munkaviszony október 1-jén vagy azt követően kezdődött, a munkáltató a szabadságot az esedékességet követő év március 31-ig adhatja ki (123. § (2)).
2. Ha a szabadságot a munkavállaló oldalán felmerült ok (például keresőképtelenség) miatt nem lehetett az esedékesség évében kiadni, az ok megszűnésétől számított 60 napon belül ki kell adni (123. § (3)).
3. A felek naptári évre kötött megállapodása alapján az életkor szerinti pótszabadság (117. §) az esedékesség évét követő év végéig adható ki (123. § (6)).
4. Ha a szabadság igénybevétele az esedékesség évében megkezdődik, és a következő évben kiadott része nem haladja meg az 5 munkanapot, a szabadságot az esedékesség évében kiadottnak kell tekinteni (123. § (4)).

Kivételesen fontos gazdasági érdek vagy a működést közvetlenül és súlyosan érintő ok esetén a munkáltató további eszközökkel élhet (123. § (5)), például kollektív szerződés rendelkezése esetén a szabadság egynegyedét az esedékességet követő év március 31-ig adhatja ki; intézkedését írásban kell indokolnia (123. § (5a)).

Szemmel ellenőrizhető eredmény: Az év végi zárójelentésben minden dolgozó mellett nullás egyenleg szerepel, vagy pontos jogszabályi hivatkozással ellátott, határidőhöz kötött átvitt napok száma látható.

Gyakori hiba ebben a lépésben: Sok cégvezető úgy gondolja, hogy a ki nem vett szabadságot év végén egyszerűen ki lehet fizetni pénzben. A 122. § (5) bekezdése szerint a szabadságot megváltani nem lehet. Kivétel a 125. §: a munkaviszony megszűnésekor a ki nem adott arányos szabadságot – az apasági és a szülői szabadságot kivéve – meg kell váltani.

Összesítő ellenőrzőlista a szabadság kiszámításához

Az alábbi táblázat egyetlen áttekinthető rendszerbe foglalja össze a szabadság kiszámításának teljes műveleti folyamatát, amelyet a munkaügyi zárások során ellenőrző listaként használhatsz:

Lépés	Fő feladat	Elkészültségi jel	Jogszabályhely
1. Alapszabadság és életkori pótlék	20 nap alapszabadság és a betöltött kor szerinti pótnapok összegzése	20–30 napos alapkeret rögzítve	Mt. 116–117. §
2. Gyermekek és egyéb jogcímek	Gyermekek utáni és egyéb pótszabadságok hozzáadása	Véglegesített éves jogosultság	Mt. 118–120. §
3. Időarányosítás	Év közbeni kezdésnél vagy megszűnésnél arányosítás és kerekítés	Egész napra kerekített arányos szám	Mt. 121. §
4. Órás nyilvántartás	Egyenlőtlen beosztásnál a kieső órák levonása	Órában vezetett szabadságkeret	Mt. 124. §
5. Kiadás rendje	A munkavállaló kérése szerinti 7 nap és a munkáltatói kiadás rögzítése	Elkülönített kérések és kiadott napok	Mt. 122. §
6. Év végi zárás és átvitel	Felhasznált napok levonása, átviteli jogcímek ellenőrzése	Nullás vagy jogcímmel átvitt egyenleg	Mt. 123., 125. §

Gyakori hibák és javításuk a szabadság számításakor

A szabadságok adminisztrációjában rendszeresen visszatérnek bizonyos típusú tévedések.

Az alábbi táblázat bemutatja a leggyakoribb hibákat, azok valós okait és a jogszabályszerű javítási módokat:

Típusos hiba	Gyakori ok	Megoldás és jogszabályi javítás
Gyermek utáni pótszabadság megtagadása az apától	A cég azt feltételezi, hogy csak az egyik szülő veheti igénybe	A 118. § nem ír elő megosztást, a dolgozó szülő kartonján is jóvá kell írni
Lefelé kerekítés tört szabadságnál (pl. 8,6 napból 8 nap)	Egyszerűsítés a nyilvántartásban	Az Mt. 121. § (2) alapján a fél napot elérő töredéknap egész munkanapnak számít
Műszakos dolgozó 12 órás hiányára 8 óra levonása	Munkanapi szemléletű nyilvántartás műszakos beosztásnál	Órás kiadásnál a kieső órákat kell levonni és órában nyilvántartani (Mt. 124. § (3)–(4))
Ki nem vett szabadság kifizetése év végén	Dolgozói kérésre vagy felhalmozódás miatt pénzzel váltják meg	Megváltás csak a munkaviszony megszűnésekor (Mt. 125. §); egyébként a napokat ki kell adni
Életkori pótlék arányosítása év közbeni születésnapnál	Havi szintre lebontva próbálják kiszámolni az életkori napokat	A betöltés évében jár először a hosszabb pótszabadság (Mt. 117. § (2))
15 napos előzetes értesítés elmulasztása a kiadásnál	Sürgős leállás vagy termeléscsökkenés miatti azonnali kiadás	A kiadás időpontját legkésőbb 15 nappal előbb közölni kell (Mt. 122. § (4))

Szabadságkérelmek és szabadságnapok nyilvántartása az Orova Timekeepingben

Ha az éves keretet a fenti lépésekkel már kiszámoltad, a napi adminisztrációt – a kérelmeket, a jóváhagyást és a szabadságnapok megjelenítését a jelenléti íven – egy munkaidő-nyilvántartó eszközben is vezetheted. Az Orova Timekeeping a törvényi jogosultságot (életkori, gyermekek utáni pótszabadság) nem számolja ki helyetted, és bérszámfejtést sem végez; a jelenléti ívet Excelbe exportálja. Az alábbi képernyőképek az Orova angol nyelvű felületét mutatják, kitalált mintaadatokkal.

Szabadságkérelem beadása

1. Nyisd meg a Requests oldalt, és kattints a New request gombra.
2. Válaszd a Time off típust, majd a Leave type mezőben a szabadság fajtáját (például Annual leave). A mező alatt látszik, hány nap maradt (days left).
3. Add meg a From és a To dátumot, majd a Day part résznél válassz: Full day, By shift segment vagy Hours. Műszakos vagy órában vezetett szabadságnál az utóbbi kettő a hasznos.
4. Írd be az indoklást a Reason mezőbe, szükség esetén csatolj fájlt (Choose files), majd kattints a Send gombra.
5. A jóváhagyó a To approve fülön látja a függőben lévő (Pending) kérelmeket; a jóváhagyás több lépcsőben is beállítható.

Szabadságnapok a havi jelenléti íven

A Timesheet oldalon a Paid leave és a Days off oszlop dolgozónként mutatja a szabadságos és a szabadnapokat az adott hónapban. A Departments és People nézet között válthatsz, az Export Excel gombbal pedig letöltheted a táblázatot a bérszámfejtéshez.

Ne kelljen év végén kézzel összesítened a szabadságokat: az Orova Timekeeping havi jelenléti íve dolgozónként mutatja a szabadságnapokat, és egy kattintással Excelbe exportálható a bérszámfejtéshez. 2027. július 7-ig ingyenesen kipróbálhatod.

Eredmények mérése és ellenőrzése a szabadság kiszámítása után

A szabadságok kiszámításának helyességét nem csupán az év végi záráskor, hanem folyamatosan mérni kell. Az alábbi ábra összefoglalja a sikeres egyenlegzárás és a jogszabályi megfelelés legfontosabb ellenőrző pontjait.

A munkaügyi megfelelés legfőbb mutatószáma a szabadság-egyenleg eltérés, amelynek értéke ideális esetben 0 munkanap a bérszámfejtési szoftver és a munkaidő-nyilvántartás összevetésekor. Ezt az adatot negyedéves felülvizsgálat során érdemes ellenőrizni a jelenléti ívek és a kikérők egyeztetésével.

A második mérőszám a szabadságok miatti bérszámfejtési korrekciók száma. Ha rendszeresen kell utólag javítani a tévesen levont vagy elszámolt szabadságnapokat, az a nyilvántartás hibájára utal.

A harmadik mutató a ki nem vett szabadságnapok száma az év utolsó hónapjaiban. Mivel a szabadságot főszabályként az esedékesség évében kell kiadni (123. § (1)), ha sok nap marad hátra, érdemes időben ütemtervet egyeztetni a vezetőkkel, hogy elkerüld a decemberi torlódást. A belső képzések szervezésekor a munkavállalói képzési terv készítése során is ügyelni kell arra, hogy az oktatási napok ne ütközzenek a kötelezően kiadandó szabadságokkal.

A szabadság kiszámításának trendjei a következő években: a szerző meglátása

A hazai munkaerőpiacon 2026-ban egyértelműen érzékelhető, hogy a hagyományos, kockás füzetben vagy alapszintű Excel-táblákban vezetett szabadságnyilvántartás fenntarthatatlanná vált a hibrid munkavégzés és a rugalmas munkaidőkeretek terjedése miatt. Az alábbiakban bemutatom a témával kapcsolatos három legfontosabb személyes szakmai meglátásomat.

A mesterséges intelligencia átveszi az előrejelző szabadságtervezést

Véleményem szerint a következő két-három évben a szabadságok kezelése a passzív rögzítésből átalakul prediktív kapacitástervezéssé. Ma még a HR manuálisan ellenőrzi, hogy egy osztályon egyszerre hányan mennek szabadságra a nyári főszezonban. Úgy gondolom, hogy a fejlett algoritmusok egyre inkább képesek lesznek elemezni a beérkező kérelmeket, összevetve azokat a korábbi évek szezonális leterheltségével és a határidős projektekkel, azonnal jelezve a szűk keresztmetszeteket a vezetőknek. A vállalkozásoknak már most érdemes digitalizálniuk a távolléti kérelmek jóváhagyási láncát, hogy megfelelő mennyiségű strukturált adat álljon rendelkezésre a gépi modellek számára. Ezt a folyamatot lelassíthatja, ha a szigorodó európai uniós adatvédelmi előírások korlátozzák a munkavállalói szokások algoritmusos elemzését.

Az óraalapú elszámolás dominanciája a szellemi munkakörökben

Úgy látom, hogy a Munka Törvénykönyve által biztosított óraalapú szabadságkezelés a következő években kilép a gyári és logisztikai műszakok világából, és általánossá válik a rugalmas munkaidőben dolgozó szellemi foglalkozásúaknál is. A 4 vagy 6 órás részmunkaidős megállapodások és a kötetlen munkarendek terjedése miatt a merev, 8 órás munkanapokban való gondolkodás egyre több bérfeszültséget kelt. A munkáltatóknak fel kell készülniük a percalapú munkaidő-nyilvántartások integrálására a bérszámfejtéssel, elkerülve a törthónapok vitáit. Ez az előrejelzés akkor veszítheti érvényét, ha a jogalkotó a jövőben leegyszerűsíti a Munka Törvénykönyve távolléti díjra vonatkozó számítási szabályait.

A jogszabályi megfelelés teljes automatizálása

Meglátásom szerint a munkaügyi megfelelési kockázatok csökkentése érdekében a következő években egyre kevesebb vállalat hagyatkozik majd kézi szabadságkalkulációra. Az automatizált szabálymotorok, amelyek azonnal letiltják a törvénybe ütköző kiadásokat (például a 15 napos értesítési határidő figyelmen kívül hagyását vagy a 14 napos egybefüggő pihenő felaprózását), egyre elterjedtebbek lesznek. Azok a cégek, amelyek most kezdik el rendszerezni a szabályzataikat, előnybe kerülhetnek a munkaerő megtartásában, hiszen a transzparens és hibátlan elszámolás közvetlenül építi a munkavállalói bizalmat.

Gyakran ismételt kérdések a szabadság kiszámításáról

Mi történik, ha a munkavállaló decemberben tölti be a 25., 28. vagy 31. életévét?

Az életkor szerinti pótszabadság abban az évben jár először teljes egészében, amelyben a munkavállaló az adott életkort betölti. Nem számít, hogy a születésnap az év elején vagy december 31-én van, a munkavállalót a teljes naptári évre megilleti a magasabb szabadságkeret, és azt nem szabad időarányosan lecsökkenteni.

Gyűlik-e a szabadság betegség, szülési szabadság és fizetés nélküli szabadság ideje alatt?

A Munka Törvénykönyve 115. § (2) bekezdése szerint munkában töltött időnek minősül többek között a szülési szabadság, a gyermek gondozása céljából igénybe vett fizetés nélküli szabadság első hat hónapja, valamint a munkavégzés alóli mentesülés 55. § (1) bekezdés a)–n) pontjában felsorolt esetei, ide tartozik a keresőképtelenség is. A gyermek gondozása céljából igénybe vett fizetés nélküli szabadság hat hónapon túli részére nem jár szabadság. Egyedi esetben érdemes a hatályos jogszabályszöveget közvetlenül ellenőrizni.

Mindkét szülő igénybe veheti a gyermekek után járó pótszabadságot ugyanazon gyermek után?

Igen. A 118. § a pótszabadságot a munkavállalónak biztosítja, és nem ír elő megosztást a szülők között, így az édesanya és az édesapa is jogosult rá a saját munkáltatójánál, ha a szükséges adatokat leadta.

Megváltható-e pénzben a ki nem vett szabadság az év végén?

Nem. A 122. § (5) bekezdése szerint a szabadságot megváltani nem lehet; a fel nem használt napokat az esedékesség évében vagy a 123. §-ban meghatározott kivételes határidőkön belül kell kiadni. Megváltásnak csak a munkaviszony megszűnésekor van helye (125. §).

Milyen szerepet tölthet be a mesterséges intelligencia a szabadságok nyilvántartásában és számításában?

A mesterséges intelligencia automatikusan képes felismerni a beosztási anomáliákat, előre jelezni a szabadságok év végi feltorlódását, és optimalizálni a helyettesítési láncokat a munkavállalói preferenciák alapján. Ezzel tehermentesíti a HR-t az adminisztratív ellenőrzések alól, és minimalizálja az emberi elírásból származó bérszámfejtési hibákat.

Hogyan kell kerekíteni a fél napos tört szabadságot év közbeni kilépésnél?

A Munka Törvénykönyve 121. § (2) bekezdése szerint a fél napot elérő töredéknap egész munkanapnak számít. Ha az időarányos számítás eredménye 11,50 nap, azt kötelezően 12 munkanapra kell felfelé kerekíteni, míg a 11,49 napos eredmény esetén 11 nap vehető figyelembe a végelszámolás során.

Hol érdemes elkezdeni a szabadságok rendezését?

A szabadságok pontos adminisztrációjának kialakítása nem igényel hetekig tartó projektet, ha az aktuális szervezeti érettségedhez igazítod az első teendőt. Az alábbiakban meghatározzuk a legfontosabb kezdő lépést a három leggyakoribb vállalati helyzet alapján:

Ha kezdő mikrovállalkozást vezetsz vagy frissen kinevezett irodavezető vagy egy 5-10 fős csapatban, az első teendőd az adatok azonnali leltározása. Nyiss meg egy megosztott táblázatot, és kérd be a dolgozóktól a születési évüket, valamint a 16 év alatti gyermekeik igazolásait. Ezzel az egyetlen lépéssel felszámolhatod az életkori és családi pótszabadságok téves nyilvántartását, és tiszta lapot teremthetsz a tárgyévre.

Ha több műszakban, folyamatos munkarendben működő KKV-t irányítasz, az első lépés a jelenléti ívek óraalapú átállítása. Vizsgáld felül a munkaidőkeretre vonatkozó belső szabályzatot, és a következő műszakbeosztás elkészítésekor már órákban határozd meg a távollétek levonását. Ezzel a lépéssel megelőzöd a műszakveszteségekből fakadó bérreklamációkat és a túlórák téves elszámolását.

Ha év végi szabadságfelhalmozódással küzdő középvállalat HR-vezetője vagy, az első teendőd egy azonnali audit elvégzése az aktuális egyenlegekről. Szűrd le a nyilvántartásból azokat a kollégákat, akiknek az éves keretéből még jelentős rész nincs kivéve, és írj elő kötelező egyeztetést a közvetlen vezetőkkel a szabadságkiadási ütemterv véglegesítésére.

Bármelyik csoportba is tartozol, az alapos felkészülés a garancia arra, hogy pontosan tudd, hogyan kell kiszámolni a szabadságot minden egyes munkatárs esetében.