Urlaubsanspruch berechnen in 7 Schritten (2026): Kompletter HR-Guide

Den Urlaubsanspruch berechnen Sie in zwei Rechenschritten: Zuerst bestimmen Sie den Jahresurlaub (gesetzlich mindestens 24 Werktage nach § 3 BUrlG, das entspricht 20 Arbeitstagen bei einer 5-Tage-Woche, oder der höhere vertragliche Urlaub). Danach rechnen Sie ihn auf die individuellen Arbeitstage um: Jahresurlaub ÷ betriebliche Arbeitstage pro Woche × individuelle Arbeitstage pro Woche. Beginnt oder endet das Arbeitsverhältnis im laufenden Jahr, kommt die Zwölftelung nach § 5 BUrlG hinzu.

Dieser Leitfaden führt Sie Schritt für Schritt durch die Vorgaben des Bundesurlaubsgesetzes, erklärt Sonderfälle wie den Wechsel von Vollzeit in Teilzeit und rechnet jede Formel an einem gekennzeichneten Beispiel vor. Sie brauchen dafür den Arbeitsvertrag, gegebenenfalls den Tarifvertrag, das Arbeitszeitmodell und die bisher genommenen Urlaubstage des Jahres. Der Text ersetzt keine Rechtsberatung: Tarifverträge und Betriebsvereinbarungen können günstigere Regeln enthalten.

Gesetzliche Grundlagen: Werktage, Arbeitstage und Mindesturlaub

Das Bundesurlaubsgesetz (BUrlG) legt die Untergrenze für bezahlten Erholungsurlaub fest. Nach § 1 BUrlG hat jeder Arbeitnehmer in jedem Kalenderjahr Anspruch darauf. § 3 BUrlG bestimmt die Dauer: mindestens 24 Werktage im Jahr. Als Werktage gelten alle Kalendertage, die nicht Sonn- oder gesetzliche Feiertage sind – das Gesetz geht also von einer 6-Tage-Woche aus.

Die meisten Betriebe arbeiten jedoch an fünf Tagen. Deshalb wird der Mindesturlaub in Arbeitstage umgerechnet: 24 Werktage ÷ 6 × 5 = 20 Arbeitstage. Wer an drei Tagen pro Woche arbeitet, hat entsprechend 24 ÷ 6 × 3 = 12 Arbeitstage gesetzlichen Mindesturlaub. Die Freizeit ist in allen Fällen gleich lang: vier Wochen.

Drei weitere Paragrafen brauchen Sie für fast jede Berechnung:

• § 4 BUrlG (Wartezeit): Den vollen Urlaubsanspruch erwirbt man erstmals nach sechsmonatigem Bestehen des Arbeitsverhältnisses.
• § 5 BUrlG (Teilurlaub): Ein Zwölftel des Jahresurlaubs für jeden vollen Monat, wenn die Wartezeit im Kalenderjahr nicht erfüllt wird, wenn jemand vor erfüllter Wartezeit ausscheidet oder nach erfüllter Wartezeit in der ersten Jahreshälfte ausscheidet. Bruchteile ab einem halben Tag werden aufgerundet.
• § 7 BUrlG (Übertragung und Abgeltung): Urlaub ist im laufenden Kalenderjahr zu nehmen. Eine Übertragung ist nur aus dringenden betrieblichen oder persönlichen Gründen zulässig; dann muss er in den ersten drei Monaten des Folgejahres genommen werden. Kann Urlaub wegen Beendigung des Arbeitsverhältnisses nicht mehr gewährt werden, ist er abzugelten.

Vorbereitung: Diese Daten brauchen Sie

Bevor Sie eine Formel anwenden, sollten alle Stammdaten vorliegen. Fehlt eine Angabe, entstehen falsche Resturlaubssalden, die sich oft erst beim Austritt eines Mitarbeiters zeigen.

Benötigte Unterlage	Typische Quelle	Wofür Sie sie brauchen
Arbeitsvertrag und Nachträge	Personalakte	Vertraglicher Jahresurlaub, Trennung von Mindest- und Mehrurlaub, Kürzungsklauseln
Tarifvertrag oder Betriebsvereinbarung (falls vorhanden)	Personalabteilung	Abweichende, günstigere Urlaubsregeln
Arbeitszeitmodell (Tage pro Woche, Wechsel im Jahr)	Dienstplan, Zeiterfassung	Umrechnung bei Teilzeit und Schichtarbeit
Eintritts- und Austrittsdatum	Stammdaten	Wartezeit (§ 4) und Teilurlaub (§ 5)
Bereits genommener Urlaub im laufenden Jahr	Abwesenheitsplan	Resturlaub und Abgeltung
Urlaubsbescheinigung des Vorarbeitgebers	Unterlagen bei Eintritt	Ausschluss von Doppelansprüchen (§ 6 BUrlG)

Schritt 1: Gesetzlichen Mindesturlaub und vertraglichen Mehrurlaub trennen

Im ersten Schritt bestimmen Sie, welcher Teil des vereinbarten Urlaubs gesetzlich geschützt ist und welcher Teil freiwillig gewährt wird.

Öffnen Sie dazu die Urlaubsklausel im Arbeitsvertrag. Prüfen Sie, ob dort nur eine Gesamtzahl steht (beispielsweise 30 Urlaubstage) oder ob der Vertrag ausdrücklich zwischen dem gesetzlichen Mindesturlaub (20 Tage bei einer 5-Tage-Woche) und dem vertraglichen Mehrurlaub (in diesem Beispiel 10 Tage) unterscheidet.

Merkmal	Gesetzlicher Mindesturlaub	Vertraglicher Mehrurlaub
Umfang	24 Werktage, bei 5-Tage-Woche 20 Arbeitstage	Frei vereinbar, im Beispiel 10 Tage
Abweichung zulasten des Arbeitnehmers	Nicht zulässig	Möglich, wenn der Vertrag es klar regelt
Zwölftelung bei Austritt in der zweiten Jahreshälfte	Nein	Nur mit wirksamer Kürzungsklausel
Verfall und Übertragung	Nach § 7 BUrlG und Rechtsprechung	Eigene Regeln möglich, wenn vereinbart

Sie erkennen das richtige Ergebnis daran, dass Sie zwei getrennte Werte notieren können: den geschützten Mindesturlaub und den Mehrurlaub mit den dazu vereinbarten Regeln.

Ein typischer Fehler ist, eine fehlende Klausel zu übersehen. Unterscheidet der Vertrag nicht zwischen beiden Urlaubsarten, behandelt die Rechtsprechung den Mehrurlaub in der Regel wie den gesetzlichen Urlaub – Kürzung, Verfall und Abgeltung folgen dann denselben Regeln.

Schritt 2: Wöchentliche Arbeitstage erfassen und Umrechnungsfaktor anwenden

Im zweiten Schritt rechnen Sie den Jahresurlaub auf die tatsächliche Arbeitswoche der Beschäftigten um.

Ermitteln Sie aus der Arbeitszeitvereinbarung, an wie vielen Tagen pro Woche gearbeitet wird. Für die Umrechnung zählt die Verteilung auf Tage, nicht die Zahl der Wochenstunden. Die Grundformel lautet:

(Jahresurlaub ÷ betriebliche Arbeitstage pro Woche) × individuelle Arbeitstage pro Woche

Ist der Urlaub in Werktagen angegeben (wie im BUrlG), teilen Sie durch 6. Ist er in Arbeitstagen einer 5-Tage-Woche angegeben (wie in den meisten Verträgen), teilen Sie durch 5.

Beispiel: Eine Vollzeitkraft mit 30 Urlaubstagen wechselt dauerhaft auf eine 4-Tage-Woche. Ihr Jahresurlaub beträgt dann 30 ÷ 5 × 4 = 24 Urlaubstage. Die Freizeit bleibt gleich lang, nämlich sechs Wochen.

Der häufigste Fehler ist, nach Wochenstunden zu rechnen. Wer 20 Stunden an fünf Tagen à 4 Stunden arbeitet, hat weiterhin 30 Urlaubstage, weil für jede freie Woche fünf Arbeitstage Urlaub eingesetzt werden müssen.

Die folgende Tabelle zeigt die Umrechnung für typische Modelle (Beispielwerte; vertraglicher Urlaub bezogen auf eine 5-Tage-Woche, ohne Rundung):

Arbeitstage pro Woche	Gesetzlicher Mindesturlaub	Vertraglich 25 Tage	Vertraglich 28 Tage	Vertraglich 30 Tage
6 Tage	24 Tage	30 Tage	33,6 Tage	36 Tage
5 Tage	20 Tage	25 Tage	28 Tage	30 Tage
4 Tage	16 Tage	20 Tage	22,4 Tage	24 Tage
3 Tage	12 Tage	15 Tage	16,8 Tage	18 Tage
2 Tage	8 Tage	10 Tage	11,2 Tage	12 Tage
1 Tag	4 Tage	5 Tage	5,6 Tage	6 Tage

Wenn Sie die Berechnung in einer eigenen Tabellenkalkulation abbilden, genügen fünf Spalten: Name, Arbeitstage pro Woche, vertraglicher Jahresurlaub, volle Beschäftigungsmonate im Jahr und errechneter Anspruch. Die Formel für die letzte Spalte entspricht der Grundformel oben, bei Teiljahren multipliziert mit Monaten ÷ 12.

Schritt 3: Urlaubsanspruch bei Teilzeit und unregelmäßigen Schichten berechnen

In diesem Schritt berechnen Sie den Anspruch von Mitarbeitenden, deren Einsatztage von Woche zu Woche schwanken.

Ist keine feste Zahl von Arbeitstagen pro Woche vereinbart, stellen Sie von der Wochen- auf die Jahresbetrachtung um. Grundlage ist der Dienstplan oder die Jahresplanung für das Kalenderjahr. Die Formel lautet:

(Jahresurlaub ÷ betriebliche Jahresarbeitstage) × individuelle Arbeitstage im Kalenderjahr

Bei einer 5-Tage-Woche wird als Teiler häufig 260 verwendet (52 Wochen × 5 Tage), bei Werktagen 312 (52 Wochen × 6 Tage).

Das Ergebnis ist die Zahl der Urlaubstage für genau dieses Schichtmodell.

Ein wiederkehrender Fehler ist, lange und kurze Schichten unterschiedlich zu gewichten. Ein Urlaubstag stellt von der gesamten Schicht dieses Tages frei, unabhängig davon, ob sie 6 oder 10 Stunden dauert.

Beispiel: Teilzeit mit wechselnden Einsatztagen

Beispiel (fiktiv): Eine Servicekraft arbeitet 20 Stunden pro Woche. Der Vertrag sieht 30 Urlaubstage bezogen auf eine 5-Tage-Woche vor. Laut Jahresplanung ist sie an 156 Tagen im Jahr eingesetzt, also an durchschnittlich drei Tagen pro Woche.

Die Personalabteilung hatte zunächst nach Stunden gerechnet: 20 von 40 Wochenstunden ergibt die Hälfte, also 15 Urlaubstage. Richtig ist die Rechnung nach Tagen: 30 ÷ 260 × 156 = 18 Urlaubstage. Für jeden Einsatztag, an dem sie Urlaub nimmt, wird genau ein Urlaubstag abgezogen.

Schritt 4: Unterjährigen Modellwechsel methodisch aufteilen

Dieser Schritt ist nötig, wenn Beschäftigte im Laufe des Kalenderjahres die Zahl ihrer wöchentlichen Arbeitstage ändern.

In der Praxis wird das Jahr dafür in Abschnitte vor und nach dem Wechsel geteilt und jeder Abschnitt zeitanteilig berechnet. Wichtig ist dabei eine Grenze aus der Rechtsprechung: Nach dem Europäischen Gerichtshof darf Urlaub, der vor dem Wechsel in Teilzeit erworben wurde und noch nicht genommen werden konnte, nicht nachträglich verringert werden. Das Bundesarbeitsgericht hat sich dem angeschlossen.

Der schwerste Fehler in der Praxis: Resturlaub aus der Vollzeitphase wird mit dem neuen, niedrigeren Teilzeitfaktor umgerechnet. Wer vor dem Wechsel noch 7 Urlaubstage aus der 5-Tage-Woche offen hat, behält diese 7 Tage ungekürzt.

Prüfen Sie zusätzlich, ob Tarifvertrag oder Arbeitsvertrag eine eigene Berechnungsweise für den Wechsel vorsehen.

Beispiel: Wechsel von Vollzeit in Teilzeit ab Juli

Beispiel (fiktiv): Eine Mitarbeiterin wechselt zum 1. Juli von einer 5-Tage-Woche auf eine 3-Tage-Woche. Ihr vertraglicher Urlaub beträgt bei Vollzeit 30 Tage pro Jahr. Bis zum 30. Juni hat sie 8 Urlaubstage genommen.

Abschnitt	Rechnung	Ergebnis
Januar bis Juni (5-Tage-Woche)	30 ÷ 12 × 6	15 Tage
abzüglich genommen bis 30. Juni	15 − 8	7 Tage Rest (bleiben ungekürzt)
Juli bis Dezember (3-Tage-Woche)	(30 ÷ 5 × 3) ÷ 12 × 6 = 18 ÷ 12 × 6	9 Tage
Offener Urlaub für das zweite Halbjahr	7 + 9	16 Tage

Die 16 Tage werden ohne weitere Umrechnung im Urlaubskonto geführt. Jeder Urlaubstag an einem der drei neuen Arbeitstage verbraucht einen dieser Tage.

Wenn die Formeln stehen, führen Sie die Urlaubskonten in Orova Timekeeping: eigene Abwesenheitsarten mit Tagen pro Jahr, Resturlaub als Anspruch minus genommen minus beantragt und eine mehrstufige Freigabe der Urlaubsanträge.

Schritt 5: Rundungsregeln nach § 5 Abs. 2 BUrlG korrekt anwenden

Im fünften Schritt prüfen Sie, ob und wie Bruchteile von Urlaubstagen gerundet werden.

§ 5 Abs. 2 BUrlG lautet: Bruchteile von Urlaubstagen, die mindestens einen halben Tag ergeben, sind auf volle Urlaubstage aufzurunden. Die Regel steht im Paragrafen über den Teilurlaub. Nach der Rechtsprechung des Bundesarbeitsgerichts gilt sie für Teilurlaub nach § 5 Abs. 1, nicht automatisch für Bruchteile, die bei der Umrechnung auf Teilzeit entstehen. Bruchteile unter einem halben Tag werden nicht einfach gestrichen, sondern stundenanteilig gewährt – es sei denn, Vertrag oder Tarif sehen eine günstigere Rundung vor.

Beispiel	Rechnung	Ergebnis	Rundung
Eintritt 1. August, 20 Tage Jahresurlaub	20 ÷ 12 × 5	8,33 Tage	Keine Aufrundung, 0,33 Tage stundenanteilig gewähren
Eintritt 1. August, 30 Tage Jahresurlaub	30 ÷ 12 × 5	12,5 Tage	Aufrundung auf 13 Tage
Umrechnung: 28 Tage, 3-Tage-Woche	28 ÷ 5 × 3	16,8 Tage	§ 5 Abs. 2 greift nicht; Rundung nur nach Vertrag oder Tarif

Bei einem Eintritt am 1. August kann die sechsmonatige Wartezeit im selben Kalenderjahr nicht mehr erfüllt werden; deshalb entsteht hier Teilurlaub nach § 5 Abs. 1 Buchstabe a für die fünf vollen Monate August bis Dezember.

Ein häufiger Fehler ist, Bruchteile unter 0,5 ersatzlos zu streichen. Ebenso riskant ist es, jeden Bruchteil pauschal kaufmännisch zu runden, ohne dass Vertrag oder Tarif das vorsehen.

Schritt 6: Urlaubsanspruch bei Kündigung und Stichtagsregelung zum 30. Juni prüfen

In diesem Schritt ermitteln Sie den Urlaub, der beim Ende des Arbeitsverhältnisses zusteht.

Prüfen Sie das Austrittsdatum gegen zwei Grenzen: die sechsmonatige Wartezeit nach § 4 BUrlG und die Jahreshälfte. Scheidet jemand nach erfüllter Wartezeit in der ersten Jahreshälfte aus, also mit Ablauf des 30. Juni oder früher, steht ihm nach § 5 Abs. 1 Buchstabe c BUrlG für jeden vollen Monat ein Zwölftel des Jahresurlaubs zu. Endet das Arbeitsverhältnis nach erfüllter Wartezeit in der zweiten Jahreshälfte, bleibt der volle gesetzliche Mindesturlaub erhalten.

Ob auch der vertragliche Mehrurlaub voll zusteht, hängt davon ab, ob der Arbeitsvertrag für ihn eine wirksame zeitanteilige Kürzung (pro rata temporis) beim Austritt vorsieht.

Zwei weitere Punkte gehören dazu: Urlaub, den ein früherer Arbeitgeber im selben Kalenderjahr bereits gewährt hat, wird angerechnet (§ 6 Abs. 1 BUrlG), und beim Austritt muss der Arbeitgeber eine Bescheinigung über den gewährten oder abgegoltenen Urlaub aushändigen (§ 6 Abs. 2 BUrlG). Kann Resturlaub bis zum letzten Arbeitstag nicht mehr genommen werden, ist er nach § 7 Abs. 4 BUrlG abzugelten.

Die folgende Tabelle vergleicht drei Fälle (Beispiel: Arbeitsverhältnis besteht seit mehreren Jahren, 5-Tage-Woche, 30 Tage vertraglicher Urlaub = 20 Tage gesetzlich + 10 Tage Mehrurlaub, kein Urlaub bei einem anderen Arbeitgeber im selben Jahr):

Regelungsbereich	Austritt zum 30. Juni	Austritt zum 31. Juli, mit Kürzungsklausel	Austritt zum 31. Juli, ohne Klausel
Gesetzlicher Mindesturlaub	10 Tage (6/12 von 20)	20 Tage (voller Mindesturlaub)	20 Tage (voller Mindesturlaub)
Vertraglicher Mehrurlaub	5 Tage (6/12 von 10)	5,83 Tage (7/12 von 10; Rundung nach Vertrag)	10 Tage
Anspruch für das Jahr	15 Tage	25,83 Tage	30 Tage
Rechtsgrundlage	§ 5 Abs. 1 Buchstabe c BUrlG	§§ 3, 4 BUrlG und Vertragsklausel	§§ 3, 4 BUrlG

Beispiel: Austritt zum 31. Juli

Beispiel (fiktiv): Ein Vertriebsmitarbeiter mit 30 Urlaubstagen (5-Tage-Woche) kündigt zum 31. Juli. Sein Vertrag unterscheidet nicht zwischen gesetzlichem und vertraglichem Urlaub.

Die Personalabteilung rechnet zunächst sieben Zwölftel des Gesamtanspruchs: 30 ÷ 12 × 7 = 17,5 Tage, aufgerundet 18 Tage. Das ist falsch. Die Wartezeit ist erfüllt und das Arbeitsverhältnis endet in der zweiten Jahreshälfte, also bleibt der volle gesetzliche Mindesturlaub von 20 Tagen. Weil der Vertrag den Mehrurlaub nicht gesondert regelt, folgt er denselben Regeln – es stehen 30 Tage zu. Was bis zum Austritt nicht genommen werden kann, wird abgegolten. Wer die letzten Wochen vor dem Austritt im Urlaub verbringt, sollte rechtzeitig eine Abwesenheitsnotiz in Outlook einrichten, damit Kunden wissen, wer übernimmt.

Schritt 7: Urlaubsaufforderung nach BAG-Rechtsprechung rechtssicher versenden

Im siebten Schritt stellen Sie sicher, dass offener Urlaub nicht unbemerkt in Folgejahre wandert.

Nach § 7 Abs. 3 BUrlG muss Urlaub im laufenden Kalenderjahr genommen werden. Nach der Rechtsprechung des Bundesarbeitsgerichts, die auf Vorgaben des Europäischen Gerichtshofs beruht, verfällt der gesetzliche Urlaub aber in der Regel nur, wenn der Arbeitgeber den Mitarbeiter zuvor konkret aufgefordert hat, seinen Urlaub zu nehmen, und ihn klar und rechtzeitig darauf hingewiesen hat, dass der Urlaub sonst verfällt. Fehlt dieser Hinweis, kann der Anspruch bestehen bleiben, und auch die Verjährung beginnt nach dieser Rechtsprechung erst nach einem solchen Hinweis.

Versenden Sie die Aufforderung so rechtzeitig vor Jahresende, dass der Urlaub tatsächlich noch genommen werden kann. Das Ergebnis dieses Schritts ist ein Nachweis pro Mitarbeiter in der Personalakte.

Ein verbreiteter Fehler ist ein allgemeiner Aushang oder eine Rundmail ohne die konkrete Zahl offener Tage. Ein solcher pauschaler Hinweis gilt als riskant, weil er den einzelnen Mitarbeiter nicht konkret informiert.

Arbeiten Sie diese Prüfpunkte ab:

• Individuelle Mitteilung: Jeder Mitarbeiter erhält ein eigenes Schreiben, nachweisbar zum Beispiel per Brief oder personalisierter E-Mail.
• Genaue Zahl: Das Schreiben nennt die offenen Urlaubstage des laufenden Jahres.
• Klare Folge: Es weist darauf hin, dass nicht genommener Urlaub mit Ablauf des Jahres beziehungsweise des Übertragungszeitraums nach § 7 Abs. 3 BUrlG verfällt.
• Nachweis: Der Zugang wird dokumentiert, etwa durch Empfangsbestätigung oder Systemprotokoll.

Gesamt-Checkliste der sieben Schritte

Prüfschritt	Hauptaufgabe	Woran Sie erkennen, dass er erledigt ist
Schritt 1	Vertragsklausel prüfen	Mindest- und Mehrurlaub als zwei Werte notiert
Schritt 2	Auf Arbeitstage umrechnen	Faktor nach Wochentagen, nicht nach Stunden
Schritt 3	Unregelmäßige Schichten berücksichtigen	Jahresformel mit geplanten Einsatztagen angewendet
Schritt 4	Modellwechsel aufteilen	Resturlaub vor dem Wechsel ungekürzt übernommen
Schritt 5	Rundung prüfen	§ 5 Abs. 2 nur auf Teilurlaub angewendet
Schritt 6	Austritt prüfen	Fall vor oder nach dem 30. Juni zugeordnet, Abgeltung geklärt
Schritt 7	Urlaubsaufforderung versenden	Individuelle Mitteilung mit Tageszahl dokumentiert

Häufige Fehler und wie Sie sie vermeiden

Fehler bei der Urlaubsberechnung führen zu Nachforderungen oder zu falschen Urlaubsrückstellungen.

Typischer Fehler	Ursache in der Praxis	Richtiges Vorgehen
Kürzung nach Wochenstunden	Teilzeit wird über Stunden statt über Tage umgerechnet	Formel auf Arbeitstage pro Woche anwenden
Abwertung nach Teilzeitwechsel	Alter Resturlaub wird mit neuem Faktor umgerechnet	Vor dem Wechsel erworbene Tage unverändert lassen
Verfall ohne Hinweis	Vertrauen auf den 31. Dezember oder 31. März	Individuelle Aufforderung mit Tageszahl versenden
Bruchteile gestrichen	Werte unter 0,5 werden abgerundet	Bruchteile stundenanteilig gewähren oder günstiger regeln
Zwölftelung im zweiten Halbjahr	Austritt nach dem 30. Juni wie im ersten Halbjahr behandelt	Vollen Mindesturlaub gewähren
Fehlende Kürzungsklausel	Vertragsmuster ohne Trennung der Urlaubsarten	Mehrurlaub im Vertrag gesondert regeln

Wer solche Fehler dauerhaft vermeiden will, braucht saubere Daten zu Arbeitstagen und Abwesenheiten. Wenn Sie eine Arbeitszeiterfassung im Kleinbetrieb einführen, lassen sich Arbeitstage und Urlaubsanträge lückenlos nachvollziehen.

Urlaubsanträge, Freigaben und Stundenzettel an einem Ort: Testen Sie Orova Timekeeping kostenlos bis zum 7. Juli 2027.

Urlaubskonten in Orova Timekeeping führen

Die Formeln aus diesem Leitfaden ermitteln, wie viele Tage jemandem zustehen. Für die laufende Verwaltung der Urlaubskonten können Sie Orova Timekeeping nutzen. Orova Timekeeping rechnet die BUrlG-Formeln nicht selbst nach; Sie hinterlegen den ermittelten Anspruch, und das System führt das Konto. Die Abbildungen zeigen die englische Oberfläche; die Schaltflächennamen unten sind daraus übernommen.

1. Abwesenheitsarten anlegen: In den Einstellungen legen Sie eigene Abwesenheitsarten an, etwa Erholungsurlaub oder unbezahlten Sonderurlaub. Jede Art erhält ein Kürzel, das im Stundenzettel erscheint, gilt als bezahlt oder unbezahlt und hat eine Zahl von Tagen pro Jahr. Sie können sie für Abteilungen, Positionen oder einzelne Personen festlegen und zusätzlichen Urlaub nach Betriebszugehörigkeit hinterlegen.
2. Individuellen Anspruch eintragen: Für Teilzeitkräfte oder Teiljahre tragen Sie den nach Schritt 2 bis 5 errechneten Wert ein oder korrigieren das Konto der Person manuell.
3. Urlaub beantragen: Mitarbeitende öffnen die Seite Requests, klicken auf New request, wählen Time off und unter Leave type die Abwesenheitsart. Darunter sehen sie die verbleibenden Tage und wählen unter Day part Full day, By shift segment oder Hours; Belege lassen sich über Choose files anhängen, danach Send.
4. Freigeben: Vorgesetzte finden offene Anträge im Tab To approve und genehmigen oder lehnen mit Notiz ab. Die Freigabe kann mehrstufig sein (direkte Führungskraft, nächsthöhere Ebene oder eine bestimmte Person); über Delegate lässt sich eine befristete Vertretung festlegen.
5. Resturlaub kontrollieren: Das Konto zeigt Anspruch minus genommene minus beantragte Tage. Auf Wunsch blockiert das System neue Anträge, wenn keine Tage mehr übrig sind.

Den Stundenzettel mit bezahlten Abwesenheiten exportieren Sie bei Bedarf als Excel-Datei für die externe Lohnabrechnung. Eine Lohnabrechnung selbst bietet Orova nicht an.

Trends in der Urlaubsverwaltung: Einschätzung des Autors

Die Verwaltung von Urlaubsansprüchen bewegt sich weg von einer festen Jahrestabelle hin zu Konten, die laufend gepflegt werden.

Als ersten Trend beobachte ich eine zunehmende Vielfalt der Arbeitszeitmodelle: Jobsharing, 4-Tage-Wochen und wechselnde Einsatztage werden häufiger. Ich gehe davon aus, dass dadurch die Umrechnung nach Arbeitstagen und der Wechsel von Modellen innerhalb eines Jahres zum Normalfall in der Personalarbeit werden. Personalverantwortliche sollten deshalb ihre Vertragsmuster daraufhin prüfen, ob sie solche Wechsel klar regeln. Diese Entwicklung könnte langsamer verlaufen, wenn Tarifverträge in vielen Branchen feste Modelle beibehalten.

Zweitens rechne ich damit, dass die Hinweis- und Aufforderungspflichten des Arbeitgebers in der Praxis noch wichtiger werden. Seit die Rechtsprechung den Verfall an eine konkrete Aufforderung knüpft, hängt viel an einem sauberen Nachweis. Ich vermute, dass Unternehmen diese Aufforderungen zunehmend in ihre Personalsysteme einbinden und protokollieren, statt sie einmal im Jahr per Rundschreiben zu verschicken.

Drittens erwarte ich, dass Software bei der Urlaubsplanung stärker Vorschläge macht, etwa Hinweise auf hohe Restsalden oder auf Zeiträume, in denen viele Teammitglieder gleichzeitig fehlen. Ob das in Deutschland breit genutzt wird, hängt auch von Mitbestimmungsrechten des Betriebsrats und vom Datenschutz ab; hier könnte ich mich in der Geschwindigkeit irren.

Häufig gestellte Fragen zum Urlaubsanspruch

Wie wird der Urlaubsanspruch bei Kündigung in der Probezeit berechnet?

Maßgeblich ist nicht die Probezeit, sondern die sechsmonatige Wartezeit nach § 4 BUrlG; beide dauern oft gleich lang. Scheidet jemand vor erfüllter Wartezeit aus, steht ihm nach § 5 Abs. 1 Buchstabe b BUrlG für jeden vollen Monat ein Zwölftel des Jahresurlaubs zu. Beispiel: Austritt nach vier vollen Monaten ergibt 4/12 des Jahresurlaubs. Angefangene Monate zählen nicht.

Was passiert mit dem Urlaubsanspruch bei längerer Arbeitsunfähigkeit?

Kann Urlaub wegen Krankheit nicht genommen werden, verfällt der gesetzliche Urlaub nach der Rechtsprechung des Europäischen Gerichtshofs und des Bundesarbeitsgerichts nicht schon am 31. Dezember oder 31. März. In der Regel erlischt er erst 15 Monate nach Ende des Urlaubsjahres. Für Sonderfälle, etwa wenn vorher keine Aufforderung erfolgte, lassen Sie den Einzelfall prüfen.

Wie wirkt sich Kurzarbeit auf den Urlaubsanspruch aus?

Fallen durch Kurzarbeit ganze Arbeitstage aus, werden diese Tage nach der Rechtsprechung des Bundesarbeitsgerichts bei der Urlaubsberechnung nicht als Arbeitstage gezählt. Der Jahresurlaub kann sich dadurch anteilig verringern. Prüfen Sie dazu auch Tarifvertrag und Betriebsvereinbarung.

Was gilt beim Arbeitgeberwechsel im laufenden Jahr?

Nach § 6 Abs. 1 BUrlG besteht kein Anspruch, soweit ein früherer Arbeitgeber für das laufende Kalenderjahr bereits Urlaub gewährt hat. Deshalb muss der alte Arbeitgeber beim Austritt eine Urlaubsbescheinigung aushändigen (§ 6 Abs. 2 BUrlG). Lassen Sie sich diese Bescheinigung bei neuen Mitarbeitenden vorlegen, bevor Sie den Anspruch festlegen.

Dürfen Arbeitgeber Urlaubstage bei unbezahltem Sonderurlaub kürzen?

Während unbezahlten Sonderurlaubs ruhen die Hauptpflichten aus dem Arbeitsvertrag. Nach der Rechtsprechung des Bundesarbeitsgerichts zählen diese Tage bei der Berechnung nicht als Arbeitstage, sodass sich der Jahresurlaub anteilig verringern kann. Halten Sie die Vereinbarung über den Sonderurlaub schriftlich fest.

Wann verfällt Resturlaub zum 31. März?

Nach § 7 Abs. 3 BUrlG wird Urlaub nur aus dringenden betrieblichen oder persönlichen Gründen auf die ersten drei Monate des Folgejahres übertragen. Dass er danach verfällt, setzt nach der Rechtsprechung in der Regel voraus, dass der Arbeitgeber vorher konkret zur Urlaubsnahme aufgefordert und auf den Verfall hingewiesen hat.

Wo sollten Sie anfangen?

Der erste Schritt hängt von Ihrer Ausgangslage ab:

Wenn Sie Urlaubsansprüche bisher manuell in Tabellen führen, wählen Sie drei Personalakten mit unterschiedlichen Arbeitszeitmodellen aus. Rechnen Sie diese nach den sieben Schritten durch, vergleichen Sie die Ergebnisse mit Ihren aktuellen Salden und korrigieren Sie Abweichungen, vor allem bei Teilzeitkräften. Damit das Wissen im Team bleibt, können Sie zusätzlich einen Schulungsplan für Mitarbeiter erstellen, der die Grundlagen des Urlaubsrechts abdeckt.

Wenn das Jahresende näher rückt und noch viele Resttage offen sind, ermitteln Sie die offenen Tage aller Mitarbeitenden und versenden Sie die individuellen Aufforderungen aus Schritt 7, solange der Urlaub noch genommen werden kann.

Wenn Ihr Unternehmen flexiblere Arbeitszeitmodelle einführt, prüfen Sie Ihre Vertragsmuster: Eine klare Trennung von Mindest- und Mehrurlaub und eine Regel für den Austritt im laufenden Jahr machen jede spätere Berechnung einfacher.