Câu hỏi phỏng vấn theo tiêu chí: hỏi sao cho chấm được

Chiều thứ Sáu, bạn đóng máy sau buổi phỏng vấn thứ năm trong ngày. Năm người, mỗi người bốn mươi phút, ai cũng dễ chịu, ai cũng có vẻ làm được việc. Sếp nhắn: "Chốt hai người vào vòng cuối nhé." Bạn mở tờ giấy ghi chép và thấy toàn chữ kiểu "ổn", "nhanh nhẹn", "hơi non". Không dòng nào giúp bạn so người thứ hai với người thứ tư. Đây chính là chỗ bộ câu hỏi phỏng vấn quyết định kết quả — không phải ở chỗ bạn nói chuyện có duyên tới đâu, mà ở chỗ bạn hỏi gì và cuối buổi còn lại cái gì để so sánh. Kỹ năng phỏng vấn của người tuyển nằm gọn trong chuyện đó. Vấn đề không nằm ở trí nhớ của bạn. Nó nằm ở chỗ buổi phỏng vấn không được dựng để so sánh ngay từ đầu.

Phỏng vấn kiểu trò chuyện có một cái bẫy rất êm: nó làm mọi người đều "được". Người hoạt ngôn kể chuyện hay thì bạn thấy thông minh. Người ít nói mà làm được việc thì bạn thấy hơi mờ nhạt. Người trùng quê, trùng trường, trùng sở thích với bạn thì buổi nói chuyện trôi nhanh và bạn nhớ họ lâu hơn. Cuối ngày, cái đọng lại là cảm giác, mà cảm giác thì không xếp hạng được. Bạn không thể nói với sếp rằng "bạn A hơn bạn C ở chỗ nào" bằng ngôn ngữ ai cũng hiểu.

Bài này viết cho người ngồi ghế phỏng vấn, không phải cho ứng viên. Nội dung gồm: cách lấy chính bộ tiêu chí bạn đã dùng để chấm hồ sơ làm khung câu hỏi, mỗi tiêu chí một đến hai câu, kèm dấu hiệu câu trả lời tốt và câu trả lời yếu; một bộ câu hỏi phỏng vấn mẫu xếp theo nhóm để nhặt ra dùng ngay; một mẫu phiếu ghi chép chấm được ngay trong buổi; cách chia tiêu chí cho từng vòng khi có nhiều vòng để không ai hỏi trùng ai; các kỹ thuật hỏi đào bằng chứng; và những lỗi mà gần như người phỏng vấn nào cũng mắc ít nhất một lần. Mọi con số trong bài đều là ví dụ tự đặt để bạn thấy cách tính, không phải số đo từ một công ty có thật.

Kỹ năng phỏng vấn của người tuyển là gì?

Định nghĩa này nghe khô, nhưng nó tách bạch được hai thứ hay bị trộn vào nhau. Thứ nhất là kỹ năng giao tiếp: bạn làm người đối diện thoải mái, bạn lắng nghe, bạn không cắt lời. Thứ hai là kỹ năng lấy dữ liệu: bạn ra khỏi phòng với đủ thông tin để chấm. Người phỏng vấn giỏi giao tiếp mà không có kỹ năng lấy dữ liệu sẽ có những buổi trò chuyện rất vui và những quyết định rất mù. Ngược lại, người chỉ đọc danh sách câu hỏi như đọc biên bản thì lấy được dữ liệu nhưng làm ứng viên đóng lại, và dữ liệu thu được cũng méo.

Cả hai đều học được. Nhưng chỉ cái thứ hai mới có công thức rõ ràng, và đó là phần bài này tập trung.

Vì sao buổi trò chuyện không so sánh được

Thử hình dung bạn phỏng vấn ba người cho cùng một vị trí, mỗi người bạn hỏi những câu khác nhau vì câu chuyện dẫn tới đâu thì bạn theo tới đó. Người thứ nhất bạn hỏi sâu về mảng nội dung vì họ kể chuyện viết bài. Người thứ hai bạn hỏi sâu về quảng cáo vì họ nhắc tới ngân sách. Người thứ ba bạn hỏi sâu về đội nhóm vì họ vừa nghỉ một chỗ có mâu thuẫn nội bộ.

Cuối buổi bạn có ba bộ thông tin về ba chủ đề khác nhau. Không có mặt phẳng chung nào để đặt ba người lên cạnh nhau. Bạn buộc phải quy tất cả về một thang duy nhất còn lại: cảm giác. Và cảm giác thì chịu ảnh hưởng của tốc độ nói, ngoại hình, sự giống nhau giữa bạn và họ, thậm chí là bạn đang đói hay no.

Cách sửa không phải là "hỏi khó hơn" hay "hỏi nhiều hơn". Cách sửa là hỏi cùng một bộ câu cho cùng một vị trí, và bộ câu đó phải sinh ra từ bộ tiêu chí mà bạn đã dùng khi lọc hồ sơ.

Bốn thứ một buổi phỏng vấn phải trả về

Trước khi bàn câu hỏi, hãy thống nhất đầu ra. Một buổi phỏng vấn làm đúng phải trả về đủ bốn thứ:

1. Điểm từng tiêu chí. Không phải một điểm tổng cảm tính, mà mỗi tiêu chí một con số.
2. Bằng chứng đi kèm từng điểm. Một hai dòng trích chính lời ứng viên, đủ để người khác đọc lại và hiểu vì sao bạn cho điểm đó.
3. Danh sách chỗ còn nghi. Cái gì bạn chưa hỏi kịp, hoặc hỏi rồi mà câu trả lời còn mơ hồ — để vòng sau đào tiếp.
4. Một câu kết luận có điều kiện. Kiểu "đạt nếu vòng sau xác nhận được phần quản lý ngân sách", chứ không phải "được, thích bạn này".

Nếu ba buổi phỏng vấn liên tiếp của bạn không trả về đủ bốn thứ này, vấn đề nằm ở khung câu hỏi chứ không ở ứng viên.

Lấy bộ tiêu chí chấm hồ sơ làm khung câu hỏi

Đây là ý chính của bài. Bạn đã tốn công biến bản mô tả công việc thành một bộ tiêu chí có trọng số để lọc hồ sơ — nếu chưa làm bước này, xem lại cách dựng bộ tiêu chí từ JD trong bài mẫu mô tả công việc thành bộ tiêu chí. Bộ tiêu chí đó không nên chết sau vòng lọc hồ sơ. Nó chính là dàn bài của buổi phỏng vấn.

Logic rất đơn giản. Hồ sơ chỉ trả lời được một nửa câu hỏi: người này nói họ có gì. Buổi phỏng vấn trả lời nửa còn lại: cái họ nói có thật không, sâu tới đâu, và tự tay họ làm hay đứng cạnh người làm. Cùng một bộ tiêu chí, hai công cụ kiểm chứng khác nhau.

Ba câu hỏi trước khi soạn câu hỏi

Với mỗi tiêu chí trong bảng, tự hỏi ba câu:

• Tiêu chí này kiểm được từ hồ sơ chưa? Bằng cấp, số năm, tên công cụ từng dùng — hồ sơ nói gần đủ. Đừng phí thời gian phỏng vấn để hỏi lại thứ đã nằm trên giấy.
• Tiêu chí này chỉ kiểm được khi nói chuyện? Cách xử lý xung đột, cách ra quyết định khi thiếu dữ liệu, độ sâu chuyên môn thật. Đây là phần phải dồn thời gian.
• Tiêu chí này có phải bắt buộc không? Nếu bắt buộc, nó phải được hỏi ở vòng sớm nhất có thể. Không có lý do gì để tới vòng ba mới phát hiện người ta không đáp ứng một điều kiện gạch đầu dòng số một.

Trả lời ba câu này xong, bạn tự động loại được khoảng một phần ba số câu hỏi định hỏi. Đó là điều tốt. Bốn mươi phút không đủ để hỏi hết mười hai tiêu chí một cách tử tế.

Công thức biến một tiêu chí thành câu hỏi

Một tiêu chí thường được viết dưới dạng năng lực: "quản lý được ngân sách quảng cáo". Câu hỏi không được lặp lại chữ đó, vì hỏi "bạn quản lý ngân sách tốt không" thì ai cũng gật. Công thức bốn bước:

1. Đổi năng lực thành một tình huống có thật trong quá khứ. "Kể cho tôi lần gần nhất bạn phải cắt ngân sách giữa tháng."
2. Bắt buộc có bối cảnh. Ngân sách bao nhiêu, do ai quyết, bạn ở vai trò gì.
3. Bắt buộc có hành động của riêng họ. "Bạn tự tay làm phần nào?"
4. Bắt buộc có kết quả và cách biết kết quả. "Sau đó số liệu thay đổi thế nào, bạn nhìn ở đâu để biết?"

Bốn bước này quen thuộc với ai từng nghe về phỏng vấn hành vi. Điểm khác ở đây là bạn không dùng nó cho mọi câu hỏi một cách máy móc, mà chỉ dùng cho những tiêu chí có trọng số cao. Tiêu chí trọng số thấp thì một câu xác nhận nhanh là đủ.

Ví dụ: bộ tiêu chí và khung hỏi cho vị trí nhân viên marketing

Dưới đây là ví dụ tự đặt cho một vị trí nhân viên marketing một tới ba năm kinh nghiệm. Trọng số chấm theo thang 1–10. Bảng này là bảng chấm hồ sơ, và cột bên phải là câu hỏi sinh ra từ chính nó.

Tiêu chí	Nhóm	Trọng số	Câu hỏi phỏng vấn
Chạy được quảng cáo trên ít nhất một nền tảng	Bắt buộc	9	Kể chiến dịch gần nhất bạn tự tay lên và tự tay tắt. Ngân sách bao nhiêu, chạy bao lâu, bạn tắt vì thấy gì?
Viết được nội dung bán hàng	Quan trọng	8	Bài nào bạn viết mà ra đơn rõ nhất? Bạn biết nó ra đơn bằng cách nào? Nếu viết lại bây giờ bạn sửa chỗ nào?
Đọc được số liệu và ra quyết định	Quan trọng	8	Lần gần nhất số liệu bảo bạn dừng một việc bạn đang thích làm? Bạn xử lý thế nào?
Làm việc với bên thứ ba (agency, freelancer)	Ưu tiên	6	Kể một lần đối tác giao trễ hoặc giao sai. Bạn làm gì trong 24 giờ đầu?
Tự học công cụ mới	Ưu tiên	5	Công cụ gần nhất bạn học mà không ai bắt? Bạn học trong bao lâu và dùng vào việc gì?
Tiếng Anh đọc hiểu tài liệu	Cơ bản	4	Xác nhận nhanh: bạn thường đọc tài liệu tiếng Anh trong công việc không, loại nào?
Chấp nhận đi công tác ngắn ngày	Linh hoạt	2	Xác nhận nhanh: vị trí này mỗi quý có một chuyến hai ngày, bạn thấy sao?

Bảy tiêu chí, bảy câu chính. Với hai tiêu chí nhóm cơ bản và linh hoạt, câu hỏi chỉ để xác nhận — mất chưa tới một phút mỗi câu. Năm tiêu chí còn lại là chỗ tiêu thời gian. Nếu buổi phỏng vấn kéo bốn mươi lăm phút, bạn còn khoảng ba mươi lăm phút cho năm câu, tức bảy phút mỗi câu kể cả câu hỏi đuổi theo. Con số này là ví dụ tự đặt, nhưng cách chia thời gian thì áp dụng được cho mọi vị trí: thời gian phân bổ theo trọng số.

Dấu hiệu câu trả lời tốt và câu trả lời yếu

Đây là phần hay bị bỏ qua nhất, và cũng là phần làm cho việc chấm trở nên công bằng. Với mỗi câu hỏi, ghi trước hai cột: nghe thấy gì thì cho điểm cao, nghe thấy gì thì cho điểm thấp. Viết trước khi gặp người, không phải sau.

Lấy câu hỏi về quảng cáo trong bảng trên làm mẫu:

Dấu hiệu trả lời tốt	Dấu hiệu trả lời yếu
Nói được con số cụ thể của chiến dịch đó: ngân sách, thời gian, chỉ số theo dõi	Chỉ nói "chạy quảng cáo Facebook", không nhớ ngân sách cũng không nhớ chỉ số
Phân biệt rõ phần mình làm và phần người khác làm	Dùng "bên em" và "chúng em" suốt, không tách được vai trò riêng
Nêu được lý do tắt dựa trên một ngưỡng đã định trước	Tắt vì "sếp bảo tắt" hoặc "thấy không hiệu quả"
Nói cả cái sai của mình và cái học được	Mọi thứ đều thành công, không có gì trục trặc
Khi bị hỏi đuổi vẫn giữ được chi tiết nhất quán	Bị hỏi sâu một lớp là chi tiết đổi hoặc trả lời vòng ra chỗ khác

Có bảng này rồi, việc chấm không còn là chuyện thích hay không thích. Bạn đối chiếu những gì nghe được với hai cột, đếm số dấu hiệu mỗi bên, ra điểm. Hai người phỏng vấn khác nhau dùng cùng một bảng sẽ ra điểm gần nhau — đó là tiêu chuẩn để biết khung câu hỏi của bạn đã đủ chặt chưa.

Bộ câu hỏi phỏng vấn mẫu theo nhóm

Phần trên là cách tự sinh câu hỏi từ tiêu chí của riêng bạn. Nhưng lúc ngồi soạn, có sẵn một danh sách để nhìn vào vẫn nhanh hơn nghĩ từ tờ giấy trắng. Dưới đây là bộ câu hỏi phỏng vấn dùng được cho phần lớn vị trí văn phòng, xếp theo nhóm. Cách dùng: mở bảng tiêu chí của vị trí ra, mỗi tiêu chí trọng số cao nhặt một tới hai câu trong nhóm tương ứng rồi sửa lại cho khớp việc thật. Đừng hỏi hết — một buổi bốn mươi lăm phút chỉ chứa được năm tới bảy câu chính nếu bạn còn hỏi đuổi theo.

Nhóm 1 — Mở đầu và xác minh hồ sơ

Mấy câu này để hạ nhịp và kiểm lại những gì CV đã nói. Chấm nhẹ thôi, đừng dồn thời gian vào đây.

• Ở công việc gần nhất, một ngày làm việc bình thường của bạn diễn ra thế nào?
• Ba tháng cuối ở chỗ cũ, bạn dồn sức nhiều nhất vào việc gì?
• Hồ sơ ghi bạn phụ trách [phần việc trong CV]. Cụ thể phần nào bạn tự tay làm, phần nào bạn phối hợp với người khác?
• Vì sao bạn rời chỗ cũ, và bạn đang tìm gì ở chỗ mới?
• Bạn biết gì về công việc này trước khi tới đây hôm nay?

Nhóm 2 — Chuyên môn và tay nghề

Nhóm này chiếm phần lớn thời gian với vị trí chuyên viên. Mỗi câu đều bắt đi vào một việc có thật, không hỏi quan điểm.

• Kể một việc trong chuyên môn bạn tự tay làm từ đầu tới cuối. Đầu vào là gì, bạn làm những bước nào, ra kết quả gì?
• Công cụ nào bạn dùng hằng ngày? Cho tôi một việc cụ thể bạn làm bằng công cụ đó trong tuần vừa rồi.
• Nếu tôi giao bạn [một đầu việc điển hình của vị trí] vào sáng mai, bạn làm theo thứ tự nào trong ngày đầu?
• Bạn kiểm tra chất lượng phần việc mình làm bằng cách nào trước khi giao đi?
• Lần gần nhất bạn phải học một thứ mới để làm được việc là khi nào? Học trong bao lâu và dùng vào đâu?
• Phần nào trong chuyên môn này bạn tự thấy mình còn yếu?

Nhóm 3 — Xử lý tình huống và giải quyết vấn đề

Đây là nhóm phân loại rõ nhất giữa người từng chịu trách nhiệm và người mới chỉ đứng cạnh xem.

• Kể lần gần nhất một việc bạn phụ trách hỏng giữa chừng. Bạn phát hiện lúc nào, và làm gì trong ngày hôm đó?
• Có bao giờ bạn nhận ra mình làm sai sau khi việc đã giao đi rồi không? Bạn xử thế nào?
• Khi hai việc gấp rơi vào cùng một buổi mà chỉ đủ sức làm một, bạn chọn dựa trên cái gì?
• Kể một lần bạn phải quyết trong lúc thiếu thông tin. Bạn dựa vào đâu để quyết?
• Việc nào bạn từng đề xuất dừng lại dù nó đang chạy? Bạn thuyết phục thế nào?

Nhóm 4 — Làm việc với người khác

• Kể một lần bạn bất đồng với đồng nghiệp về cách làm. Cuối cùng đi tới đâu?
• Bạn từng làm việc với ai khó phối hợp nhất? Bạn xoay xở ra sao để việc vẫn chạy?
• Khi cần một bộ phận khác hỗ trợ mà họ không ưu tiên việc của bạn, bạn làm gì?
• Lần gần nhất bạn nhận một góp ý khó nghe là về chuyện gì? Sau đó bạn đổi gì?
• Bạn làm việc tốt hơn khi được giao việc rồi để yên, hay khi trao đổi thường xuyên?

Nhóm 5 — Động lực và mức độ hợp chỗ

Nhóm này dễ trôi thành chuyện phiếm nhất. Giữ nó gắn với công việc thật, đừng hỏi về con người nói chung.

• Việc gì làm bạn thấy một ngày đi làm là đáng?
• Phần nào của công việc trước bạn không thích, và bạn xử ra sao khi vẫn phải làm nó?
• Một năm nữa, bạn muốn mình làm được thứ gì mà bây giờ chưa làm được?
• Môi trường như thế nào thì bạn làm việc kém đi?
• Nếu vào đây, ba tháng đầu bạn muốn được hỗ trợ điều gì?

Nhóm 6 — Câu hỏi thêm cho vị trí quản lý

• Đội lớn nhất bạn từng quản là bao nhiêu người, làm những mảng việc gì?
• Bạn nhận một người mới vào đội theo cách nào? Tuần đầu bạn giao gì cho họ?
• Ai trong đội cũ tiến bộ rõ nhất dưới tay bạn? Bạn đã làm gì cho người đó?
• Kể một lần bạn phải cho một người thôi việc hoặc chuyển vị trí. Trước đó bạn đã làm những bước nào?
• Khi kết quả của đội không đạt, bạn báo lên trên vào lúc nào và báo thế nào?
• Bạn dựa vào dấu hiệu gì để biết một người trong đội đang đuối?

Nhóm 7 — Câu xác nhận nhanh và câu khép buổi

Nhóm này mất chưa tới một phút mỗi câu. Để cuối buổi, hỏi liền một mạch.

• Bạn có thể bắt đầu từ thời điểm nào?
• Mức lương bạn mong muốn là bao nhiêu, và con số đó bạn dựa trên gì?
• Vị trí này có [đặc thù: đi công tác, trực cuối tuần, làm tại văn phòng]. Bạn thấy thế nào?
• Có điều gì trong hồ sơ bạn muốn nói thêm mà tôi chưa hỏi tới không?
• Bạn muốn hỏi tôi điều gì về công việc hoặc về đội?

Câu cuối cùng đáng chấm hơn vẻ ngoài của nó. Người đã tìm hiểu công việc sẽ hỏi về phạm vi trách nhiệm, cách đo kết quả, người mình sẽ làm việc cùng. Người chưa tìm hiểu gì thì hỏi về phúc lợi hoặc không hỏi gì cả.

Đổi câu hỏi mẫu thành câu hỏi của bạn

Ba việc phải làm với mọi câu trong danh sách trên trước khi mang vào buổi phỏng vấn:

1. Thay chỗ trong ngoặc vuông bằng đầu việc thật của vị trí. Câu hỏi càng chạm vào công việc cụ thể, ứng viên càng khó trả lời thuộc lòng.
2. Gắn mỗi câu vào một tiêu chí trong bảng chấm. Câu nào không gắn được vào tiêu chí nào thì bỏ, dù nghe hay tới đâu.
3. Viết trước hai cột dấu hiệu tốt và dấu hiệu yếu như phần trên. Thiếu hai cột đó thì câu hỏi mẫu chỉ là chuyện phiếm có cấu trúc.

Và một nhóm câu không nên có mặt trong bất kỳ buổi nào: tình trạng hôn nhân, dự định sinh con, quê quán, tôn giáo, tuổi tác. Chúng không gắn được vào tiêu chí nào, không giúp bạn đoán được ai làm được việc, nhưng lại ảnh hưởng tới cách bạn chấm mà bạn không nhận ra.

Mẫu phiếu ghi chép chấm được ngay trong buổi

Ghi chép rời rạc trên giấy nháp là lý do chính khiến bạn không chấm được sau buổi. Phiếu phải in sẵn theo tiêu chí, và phải chấm được ngay trong lúc nói chuyện, không để dồn tới cuối.

Cấu trúc phiếu gồm sáu phần:

• Đầu phiếu: tên ứng viên, vị trí, vòng số mấy, người phỏng vấn, ngày giờ. Nghe thừa nhưng thiếu là hai tuần sau không biết ai chấm phiếu nào.
• Bảng tiêu chí: mỗi tiêu chí một hàng, có sẵn trọng số in kèm. Ba cột: điểm, bằng chứng, còn nghi.
• Cột điểm: dùng thang bốn mức thay vì thang mười. Bốn mức là 0 – không có bằng chứng, 1 – có nhưng nông, 2 – đủ, 3 – vượt mức cần. Thang mười làm người chấm phân vân giữa 6 và 7 một cách vô ích.
• Cột bằng chứng: chỗ này ghi lời ứng viên, không ghi nhận xét của bạn. "Ngân sách 30 triệu/tháng, tự tay tắt nhóm quảng cáo khi giá mỗi tin nhắn vượt 45 nghìn" là bằng chứng. "Có vẻ nắm được" là nhận xét, ghi vào đây là hỏng phiếu.
• Cột còn nghi: một dòng cho vòng sau. Đây là thứ nối các vòng lại với nhau.
• Cuối phiếu: ba ô — điểm tổng tính theo trọng số, kết luận (đạt / cân nhắc / không đạt), và một câu lý do có điều kiện.

Ví dụ một phiếu điền xong

Ví dụ tự đặt, ứng viên tên B, vị trí nhân viên marketing, vòng chuyên môn, thang điểm bốn mức:

Tiêu chí	Trọng số	Điểm	Bằng chứng ghi trong buổi
Chạy được quảng cáo	9	3	Tự lên 4 nhóm quảng cáo, ngân sách 30 triệu/tháng, đặt ngưỡng dừng ở 45 nghìn/tin nhắn, tắt 2 nhóm sau 5 ngày
Viết nội dung bán hàng	8	2	Viết 3 bài landing, biết bài nào ra đơn qua mã giảm giá riêng; chưa từng thử hai phiên bản song song
Đọc số liệu, ra quyết định	8	2	Dừng kênh TikTok sau 6 tuần vì chi phí mỗi đơn gấp đôi kênh còn lại; nhìn bảng tính tự làm
Làm việc với bên thứ ba	6	1	Có làm với freelancer thiết kế nhưng chỉ chuyển yêu cầu, không tự chốt tiến độ
Tự học công cụ mới	5	3	Tự học một công cụ dựng landing trong hai tuần, đã dựng 3 trang thật đang chạy

Cách tính điểm tổng: nhân điểm với trọng số, cộng lại, chia cho tổng trọng số, rồi quy về thang 100. Với ví dụ trên: (3×9 + 2×8 + 2×8 + 1×6 + 3×5) = 27 + 16 + 16 + 6 + 15 = 80. Tổng trọng số là 36, điểm tối đa là 3×36 = 108. Vậy 80 chia 108 bằng 0,74, tức 74 trên 100. Toàn bộ con số ở đây là ví dụ tự đặt để bạn thấy phép tính, không phải chuẩn của ngành.

Cái hay của cách tính này là nó bắt bạn nhìn thấy điều mà cảm giác hay giấu: ứng viên B mạnh nhất ở tiêu chí nặng nhất, và yếu ở một tiêu chí nhóm ưu tiên trọng số vừa phải. Kết luận hợp lý không phải "loại" mà là "cho qua vòng, vòng sau đào phần làm việc với đối tác". Nếu chỉ dựa vào ấn tượng, một điểm yếu nhìn thấy rõ thường kéo cả buổi xuống, kể cả khi nó chỉ nặng 6 trên tổng 36.

Ghi chép mà vẫn giữ được không khí

Nhiều người ngại ghi vì sợ ứng viên thấy mình bị chấm. Ba cách xử lý:

• Nói trước ngay đầu buổi. Một câu là đủ: "Mình sẽ ghi khá nhiều trong lúc bạn nói, vì bên mình chấm theo bảng tiêu chí chung cho tất cả ứng viên. Bạn thấy mình cúi xuống viết thì đừng lo nhé." Câu này còn có tác dụng phụ tốt: nó báo cho ứng viên biết đây là buổi làm việc nghiêm túc.
• Ghi từ khoá, không ghi câu. "30tr/th · ngưỡng 45k · tắt 2 nhóm · d5" là đủ để bạn dựng lại nguyên đoạn trong vòng mười phút sau buổi.
• Chừa năm phút cuối buổi để hoàn thiện phiếu, trước khi gọi người tiếp theo vào. Đây là năm phút quan trọng nhất của cả bốn mươi phút. Đừng xếp lịch phỏng vấn sát nhau tới mức không còn khoảng trống này.

Quy trình phỏng vấn nhiều vòng: chia tiêu chí cho từng vòng

Khi có từ hai vòng trở lên, lỗi phổ biến là mỗi người phỏng vấn tự nghĩ câu hỏi. Kết quả là ứng viên phải kể lại cùng một câu chuyện ba lần, còn ba người phỏng vấn thì cùng nắm được một nửa thông tin và cùng không biết nửa còn lại. Cách chữa: chia bộ tiêu chí ra, mỗi vòng nhận một phần, không chồng lấn. Bài quy trình tuyển dụng bảy bước mô tả toàn bộ chuỗi từ mở tin tới nhận việc; phần dưới đây phóng to riêng khúc phỏng vấn.

Bảng chia vòng mẫu

Với một vị trí bảy tiêu chí như ví dụ trên, cách chia gợi ý:

Vòng	Ai làm	Thời lượng	Tiêu chí phụ trách	Việc phải quyết
1. Sàng qua điện thoại	Nhân sự	15 phút	Toàn bộ nhóm bắt buộc, cơ bản và linh hoạt: có chạy quảng cáo thật không, tiếng Anh, đi công tác, mức lương mong muốn, thời điểm nhận việc	Có mời lên gặp không
2. Chuyên môn	Quản lý trực tiếp	45 phút	Ba tiêu chí nhóm quan trọng: chạy quảng cáo (đào sâu), viết nội dung, đọc số liệu	Có đủ nghề không
3. Bài tập nhỏ	Ứng viên làm ở nhà, quản lý chấm	Ứng viên tự chủ động, chấm 20 phút	Kiểm chéo hai tiêu chí quan trọng bằng sản phẩm thật	Cái họ kể có làm được không
4. Vòng cuối	Trưởng bộ phận	30 phút	Hai tiêu chí ưu tiên còn lại, cộng những dòng "còn nghi" từ vòng 2 và 3	Nhận hay không, mức nào

Có ba nguyên tắc chạy kèm bảng này:

1. Tiêu chí bắt buộc phải nằm ở vòng sớm nhất. Nếu một điều kiện mà thiếu là loại, thì đừng để nó tới vòng bốn.
2. Không tiêu chí nào xuất hiện ở hai vòng, trừ khi cố ý. Cố ý ở đây nghĩa là bạn muốn kiểm chéo: vòng hai nghe kể, vòng ba nhìn sản phẩm. Còn hỏi lại vì người sau không biết người trước đã hỏi thì là lãng phí.
3. Người vòng sau phải đọc phiếu vòng trước trước khi vào phòng. Cụ thể là đọc cột "còn nghi". Nếu không có thói quen này, việc chia vòng vô nghĩa.

Bao nhiêu vòng là đủ

Không có con số chuẩn, nhưng có một cách tự kiểm: mỗi vòng phải quyết được một việc mà vòng trước chưa quyết được. Nếu bạn thêm một vòng mà không nói được vòng đó quyết cái gì, thì đó là vòng thừa. Vòng thừa tốn thời gian của cả hai bên, và với ứng viên đang có nhiều lựa chọn thì mỗi vòng thừa là một cơ hội để họ nhận lời chỗ khác.

Với vị trí nhân viên, hai tới ba vòng thường là đủ. Với vị trí quản lý, thêm một vòng gặp người sẽ làm cùng cấp là hợp lý. Với vị trí đòi hỏi sản phẩm cụ thể (thiết kế, viết lách, lập trình), một vòng bài tập thay được cho một vòng nói chuyện, và thường cho dữ liệu tốt hơn.

Khi nhiều người cùng phỏng vấn một buổi

Phỏng vấn theo nhóm hai ba người cùng lúc tiết kiệm thời gian, nhưng dễ thành buổi mà ai cũng hỏi xen ngang. Ba quy tắc giữ trật tự:

• Chia trước ai hỏi tiêu chí nào, ghi rõ trên phiếu của từng người.
• Người đang hỏi thì người kia ghi. Đừng cùng hỏi cùng ghi.
• Chấm phiếu riêng trước khi bàn với nhau. Đây là điểm quan trọng nhất. Nếu người có chức vụ cao hơn nói ý kiến trước, điểm của người còn lại sẽ trôi theo. Chấm xong, đưa phiếu ra, rồi mới bàn chỗ lệch.

Kỹ thuật hỏi: đào bằng chứng thay vì nghe kể

Có khung câu hỏi rồi, phần còn lại là kỹ thuật trong lúc nói. Đây là chỗ tách người phỏng vấn có nghề với người mới.

Hỏi đào bằng chứng có sẵn trong CV

Hồ sơ là mỏ câu hỏi. Trước buổi, đọc CV và khoanh ba tới năm chỗ có thể đào. Loại chỗ đáng khoanh:

• Con số không có cách kiểm. "Tăng trưởng 200% doanh thu kênh online." Hỏi: gốc là bao nhiêu, trong bao lâu, phần nào do bạn?
• Danh sách công cụ dài bất thường. Mười hai công cụ trong hai năm kinh nghiệm. Hỏi: cái nào bạn dùng hằng ngày, cái nào chỉ mở vài lần?
• Khoảng trống thời gian. Hỏi thẳng và không phán xét: khoảng tháng 3 tới tháng 9 năm ngoái bạn làm gì?
• Nhảy việc ngắn. Ba chỗ dưới tám tháng. Hỏi từng chỗ một, tìm mẫu lặp lại.
• Chức danh không khớp mô tả. Ghi "trưởng nhóm" nhưng phần việc toàn là thực thi cá nhân. Hỏi: nhóm bạn có bao nhiêu người, bạn quyết được những gì?

Cách mở câu đào nên trung tính, không giống hỏi cung: "Chỗ này trong CV hay, mình muốn nghe kỹ hơn." Rồi mới hỏi chi tiết. Cách chấm điểm CV theo trọng số và chuyện đọc bằng chứng trong hồ sơ được nói kỹ hơn ở bài Phần Mềm Quản Lý Tuyển Dụng ATS Là Gì? Dùng Để Làm Gì.

Câu hỏi đuổi theo

Một câu hỏi chính hiếm khi đủ. Câu trả lời đầu tiên thường là bản đã được tập trước. Bằng chứng thật nằm ở lớp thứ hai và thứ ba. Bốn kiểu câu đuổi dùng được cho gần như mọi tình huống:

• Đuổi vai trò: "Trong việc đó, phần nào do bạn tự tay làm, phần nào người khác làm?"
• Đuổi con số: "Cụ thể là bao nhiêu? Trong bao lâu?"
• Đuổi cách biết: "Bạn biết nó hiệu quả bằng cách nào? Nhìn ở đâu?"
• Đuổi chỗ hỏng: "Có chỗ nào không như tính toán không? Lúc đó bạn làm gì?"

Bốn câu này nên nằm ngay trên phiếu, in nhỏ ở đầu trang, để bạn không phải nghĩ ra chúng trong lúc đang nghe. Người phỏng vấn ít kinh nghiệm hay quên đuổi vì đang bận nghĩ câu tiếp theo.

Xử khi ứng viên trả lời chung chung

Đây là tình huống xảy ra nhiều nhất. Ứng viên nói: "Em luôn cố gắng phối hợp tốt với đội để đạt mục tiêu chung." Câu đó không chấm được vào đâu cả. Ba nước đi, theo thứ tự:

1. Xin một lần cụ thể. "Cho mình một lần gần đây nhất mà việc phối hợp đó khó nhé — lần nào cũng được, kể cả lần không suôn sẻ." Chữ "kể cả lần không suôn sẻ" là chìa khoá: nó cho phép ứng viên kể chuyện thật.
2. Nếu vẫn chung chung, thu hẹp bằng mốc thời gian. "Trong ba tháng cuối ở chỗ cũ, việc nào bạn phải làm cùng nhiều người nhất?" Mốc thời gian ép trí nhớ về một sự việc.
3. Nếu vẫn không ra, đổi sang tình huống giả định và ghi rõ trên phiếu là giả định. "Giả sử bên thiết kế giao trễ hai ngày và ngày mai phải lên bài, bạn làm gì trong buổi sáng đó?" Câu trả lời giả định có giá trị thấp hơn bằng chứng thật, nên khi chấm phải trừ. Ghi trên phiếu: "chỉ trả lời được giả định, không đưa được ví dụ thật".

Một lưu ý: trả lời chung chung không phải lúc nào cũng là dấu hiệu xấu. Có người lần đầu đi phỏng vấn, căng thẳng, chưa quen kể chuyện có cấu trúc. Nếu đến câu thứ ba mà họ bắt đầu vào chi tiết được, đừng chấm họ theo hai câu đầu. Đó là lý do vì sao chấm theo tiêu chí tốt hơn chấm theo cảm giác chung: bạn chấm cái họ nói ra được, không chấm độ trơn tru của họ.

Dùng im lặng

Kỹ thuật đơn giản nhất và bị dùng ít nhất. Sau khi ứng viên trả lời xong, đếm thầm ba giây trước khi nói tiếp. Phần lớn người sẽ tự nói thêm để lấp khoảng lặng, và phần nói thêm đó thường thật hơn phần đã chuẩn bị. Ba giây nghe rất dài với người phỏng vấn nhưng bình thường với người đang nghĩ.

Nói rõ luật chơi ngay đầu buổi

Dành bốn mươi giây đầu để nói ba thứ: buổi này dài bao lâu, sẽ đi qua mấy phần, và cuối buổi có thời gian cho ứng viên hỏi. Việc này giảm căng thẳng, và quan trọng hơn, nó cho bạn quyền cắt khi ứng viên kể quá dài: "Phần này hay, nhưng mình còn ba mục nữa, cho mình chuyển nhé."

Lỗi hay gặp của người phỏng vấn

Những lỗi dưới đây không phải lỗi của người kém. Chúng là lỗi mặc định — ai không có khung câu hỏi thì đều rơi vào ít nhất vài cái.

Nói nhiều hơn ứng viên

Bạn giới thiệu công ty mười phút, giải thích vị trí năm phút, kể chuyện đội mình bảy phút. Còn hai mươi phút cho ứng viên nói, trong đó bạn còn xen vào. Kết quả là bạn về với rất ít dữ liệu, còn ứng viên thì có cảm giác buổi phỏng vấn dễ chịu — nên nếu họ bị loại, họ cũng không hiểu vì sao.

Tỉ lệ nên nhắm là ứng viên nói khoảng bảy phần, bạn nói ba phần, tính cả phần giới thiệu công ty. Đây là con số kinh nghiệm để tự nhắc mình, không phải chuẩn đo được. Cách chữa dễ nhất: dồn phần giới thiệu công ty và vị trí xuống cuối buổi, sau khi đã hỏi xong. Làm vậy còn có lợi khác — bạn biết ứng viên quan tâm gì rồi mới nói cho trúng.

Hỏi câu đánh đố

Câu đố mẹo, bài toán xác suất, "vì sao nắp cống hình tròn" — loại này cho bạn biết ứng viên có từng gặp câu đó chưa, không cho bạn biết họ làm việc thế nào. Nó cũng làm lệch kết quả về phía người quen môi trường phỏng vấn kiểu phương Tây hoặc người mới đọc sách luyện phỏng vấn.

Nếu bạn thật sự muốn kiểm cách suy nghĩ, dùng tình huống có thật trong công việc của vị trí đó. Ví dụ tự đặt cho vị trí marketing: "Sáng thứ Hai bạn thấy chi phí mỗi tin nhắn tăng gấp rưỡi so với tuần trước. Bạn kiểm những gì, theo thứ tự nào?" Câu này khó tương đương, nhưng nó nằm trong nghề, và nó chấm được vào đúng tiêu chí "đọc số liệu, ra quyết định".

Chấm theo ấn tượng năm phút đầu

Bạn quyết trong năm phút đầu, rồi ba mươi lăm phút còn lại dùng để tìm bằng chứng ủng hộ quyết định đó. Nếu ấn tượng tốt, câu trả lời mơ hồ được bạn hiểu theo hướng có lợi. Nếu ấn tượng xấu, một câu trả lời khá được bạn nghe thành bình thường.

Ba cách hãm:

• Chấm ngay từng tiêu chí trong lúc nói, không để tới cuối. Điểm đã ghi khó bị sửa cho hợp với cảm giác chung.
• Bắt buộc ghi bằng chứng trước, cho điểm sau. Viết ra lời họ nói rồi mới chấm, thứ tự này quan trọng.
• Hỏi cùng thứ tự cho mọi ứng viên. Nếu bạn hỏi câu nặng nhất ở phút thứ mười với người này và phút thứ ba mươi với người kia, hai bối cảnh khác nhau đã làm hỏng so sánh rồi.

Hỏi mỗi người một kiểu

Đã nói ở đầu bài, nhưng đáng nhắc lại vì đây là lỗi gốc sinh ra mọi lỗi khác. Biểu hiện dễ nhận: cuối đợt, khi ai đó hỏi "bạn A với bạn C ai hơn ở khoản viết nội dung", bạn phải trả lời "cái này em không hỏi bạn C".

Cách chữa duy nhất là bộ câu hỏi cố định theo vị trí. Không cứng tới mức không được hỏi thêm — bạn vẫn đuổi theo tự do — nhưng bộ câu chính thì mọi ứng viên đều phải qua.

Hỏi những thứ không liên quan tới công việc

Tình trạng hôn nhân, kế hoạch sinh con, tuổi tác, quê quán, tôn giáo, tình hình gia đình. Ngoài chuyện những câu này làm ứng viên khó chịu và kể lại cho người khác nghe, chúng còn tạo ra dữ liệu mà bạn không dùng được vào bất cứ tiêu chí nào — nhưng lại ảnh hưởng tới cảm giác của bạn.

Nếu điều bạn thật sự cần biết là mức độ sẵn sàng cho một yêu cầu công việc, hãy hỏi thẳng vào yêu cầu đó: "Vị trí này mỗi tháng có khoảng hai buổi tối làm sự kiện, bạn sắp xếp được không?" Câu này liên quan tới việc, chấm được, và không đụng tới đời tư.

Để phiếu trống rồi chấm bằng trí nhớ vào cuối tuần

Lỗi này thường xảy ra khi lịch phỏng vấn xếp sát nhau. Trí nhớ về buổi phỏng vấn xuống rất nhanh, và cái xuống nhanh nhất là chi tiết — tức đúng phần bạn cần để chấm. Cái còn lại lâu nhất lại là ấn tượng chung, tức đúng phần bạn không nên dùng để chấm.

Nguyên tắc cứng: phiếu phải xong trước khi người tiếp theo bước vào. Nếu lịch không cho phép, thì lịch sai, không phải phiếu sai.

Đánh giá ứng viên sau phỏng vấn và ra quyết định

Có đủ phiếu rồi, phần ra quyết định gọn hơn nhiều so với cách làm theo cảm giác. Ba bước.

Bước 1: kiểm điều kiện loại trước

Trước khi so điểm, kiểm các tiêu chí nhóm bắt buộc. Nếu một tiêu chí bắt buộc bị chấm quá thấp, ứng viên không đạt bất kể điểm tổng bao nhiêu. Đây là điểm mà bảng điểm bình quân hay đánh lừa: một người mạnh đều ở năm tiêu chí phụ vẫn có thể ra điểm tổng cao trong khi thiếu đúng cái điều kiện mà thiếu là không làm được việc.

Bước 2: xếp ba nhóm, không xếp hai

Đừng chia đạt và trượt. Chia ba: đạt · cân nhắc · không đạt. Nhóm cân nhắc là nhóm nằm trong một dải quanh ngưỡng — ví dụ tự đặt: ngưỡng đạt là 70, dải cân nhắc từ 60 tới dưới 70. Nhóm này không loại ngay, mà xếp hàng chờ. Nếu nhóm đạt nhận lời hết thì bạn không phải mở tuyển lại từ đầu.

Bước 3: họp chốt mười lăm phút, có luật

Cuộc họp chốt dễ biến thành cuộc thi ai nói to hơn. Ba luật giữ nó ngắn và công bằng:

1. Đọc điểm trước, bàn sau. Mỗi người đọc điểm từng tiêu chí của mình. Chưa ai được nêu ý kiến chung.
2. Chỉ bàn chỗ lệch từ hai bậc trở lên. Nếu người A cho 3 và người B cho 1 ở cùng một tiêu chí, đó là chỗ đáng bàn — thường vì một trong hai nghe được một chi tiết mà người kia không nghe. Chỗ lệch một bậc thì bỏ qua, lấy trung bình.
3. Kết luận phải nêu được tiêu chí. "Không chọn vì tiêu chí bắt buộc số 1 chỉ được 1 điểm, bằng chứng ở phiếu vòng 2" là kết luận. "Không hợp văn hoá công ty" thì không, trừ khi "hợp văn hoá" đã được viết thành tiêu chí có dấu hiệu chấm được từ đầu.

Phản hồi cho người không được chọn

Khi bạn chấm theo tiêu chí, việc viết thư từ chối trở nên dễ và tử tế hơn hẳn. Bạn nêu được một lý do cụ thể liên quan tới công việc, thay vì câu mẫu "hồ sơ của bạn chưa phù hợp ở thời điểm hiện tại". Không cần dài — hai câu là đủ, và không cần liệt kê hết điểm yếu. Người nhận được phản hồi cụ thể là người sẽ ứng tuyển lại khi bạn mở vị trí khác.

Làm tay tới đâu thì hết sức, khi nào cần công cụ

Toàn bộ những gì bài này mô tả — bảng tiêu chí, khung câu hỏi, phiếu chấm, chia vòng — bạn làm được bằng một file bảng tính và một tờ giấy in. Với một vị trí, vài chục hồ sơ, hai vòng phỏng vấn, làm tay là hợp lý và cho kết quả tốt.

Chỗ làm tay đuối là trước đó một bước: khi số hồ sơ đổ về lớn tới mức bạn không đọc kỹ nổi, thì bộ tiêu chí công phu của bạn chỉ được áp dụng cho hai chục hồ sơ đầu, còn lại là lướt. Lúc đó buổi phỏng vấn dù dựng chuẩn tới đâu cũng đang chọn trong một nhóm đã bị lọc sai từ đầu. Đây là lúc công cụ có ích: để máy đọc từng hồ sơ, chấm theo đúng bộ tiêu chí và trọng số bạn đặt, kèm bằng chứng trích thẳng từ hồ sơ, rồi bạn chỉ đọc kỹ nhóm trên và nhóm cân nhắc. Orova Recruit làm đúng phần đó, và làm tiếp cả phần phỏng vấn: từ bộ tiêu chí đã duyệt, nó soạn câu hỏi riêng cho từng ứng viên kèm tiêu chí chấm và trọng số từng câu, mở khung ghi chú cho bạn gõ từng dòng hoặc bấm mic để máy nghe và gõ hộ ngay trong buổi, rồi chấm lại buổi phỏng vấn theo đúng phiếu đó — câu nào ghi chú không nhắc tới thì tính 0 điểm và ghi rõ là chưa hỏi, chứ không đoán hộ bạn.

Vài chi tiết đáng nói vì chúng quyết định buổi phỏng vấn có dùng lại được không. Ô nghe cho chọn 56 ngôn ngữ và chạy bằng bộ nhận giọng của trình duyệt nên không tốn lượt AI; song song đó buổi phỏng vấn được ghi âm, sau này nghe lại đúng đoạn tranh cãi thay vì cãi theo trí nhớ. Khi chấm, bản ghi âm là nguồn chính còn ghi chú gõ tay là nguồn phụ — ghi chú sót một câu không bị hiểu thành trả lời kém. Mỗi dòng ghi chú lưu kèm giờ và người ghi, dòng nào sửa thì vẫn xem lại được bản cũ. Mỗi vòng phỏng vấn lưu thành một phiên riêng gồm câu hỏi, ghi chú và file ghi âm của vòng đó, nên vòng hai không đè lên vòng một. Còn chốt chọn hay loại là một nút riêng, có ghi ai bấm và lúc nào.

Điều cần nói rõ: không công cụ nào phỏng vấn thay bạn, và không nên có. Máy đọc được cái viết trên giấy; chuyện người đó tự tay làm hay đứng cạnh người làm, chuyện họ xử lý ra sao khi việc hỏng, thì chỉ có bốn mươi phút ngồi đối diện mới trả lời được. Vai trò của công cụ là dọn đường để bốn mươi phút đó dành cho đúng người.

Ghi chú trong buổi phỏng vấn: chỗ hỏng mà ít ai gọi tên

Sách dạy phỏng vấn nói rất nhiều về cách hỏi, rất ít về cách ghi. Nhưng nếu bạn nhìn lại những lần chọn nhầm người, nguyên nhân thường không phải là hỏi sai câu — mà là đến lúc ngồi so sánh thì không còn dữ liệu để so.

Ba dạng hỏng hay gặp:

Ghi chú thưa dần. Người đầu tiên trong ngày được ghi nửa trang. Người thứ năm được ghi ba dòng. Khi so sánh, người đầu tiên trông "rõ ràng" hơn — không phải vì họ trả lời tốt hơn, mà vì họ được ghi kỹ hơn. Đây là thiên lệch do mệt, và nó có thật ở mọi hội đồng.

Ghi kết luận thay vì ghi lời nói. "Ứng viên có tư duy tốt" là kết luận. "Khi hỏi về lần dự án trễ hạn, ứng viên tự nêu ba nguyên nhân, trong đó nhận phần lỗi của mình ở khâu ước lượng" là dữ liệu. Kết luận thì không kiểm lại được; lời nói thì kiểm lại được. Một tuần sau, chính bạn cũng sẽ không nhớ vì sao mình từng kết luận như thế.

Vừa nghe vừa gõ. Đây là lựa chọn bất khả thi mà ai cũng phải làm: nhìn màn hình để gõ thì mất giao tiếp mắt, nhìn ứng viên thì ghi thiếu. Người phỏng vấn giỏi thường chọn nghe, và trả giá bằng ghi chú mỏng.

Cách vá bằng tay

Nếu chỉ có giấy bút, ba quy ước dưới đây đã đỡ được phần lớn:

Một, in sẵn phiếu có đúng các câu hỏi và một khoảng trống dưới mỗi câu. Ghi chú vào đúng ô của câu đó chứ không ghi tràn theo dòng thời gian. Điều này buộc bạn ghi đủ mọi câu, và khiến việc chấm sau đó chỉ là đọc lại từng ô.

Hai, dùng dấu ngoặc kép cho lời ứng viên và dấu ngoặc vuông cho nhận xét của bạn. Chỉ một quy ước nhỏ đó thôi đã tách được dữ liệu khỏi diễn giải.

Ba, dành năm phút ngay sau khi ứng viên rời phòng để bổ sung. Không phải mười phút sau, không phải cuối ngày. Trí nhớ về một buổi trò chuyện rơi rất nhanh trong nửa giờ đầu.

Chỗ máy làm hộ được

Việc ghi lại lời nói là việc thuần cơ học, và đó là loại việc máy làm tốt hơn người đang phải vừa nghe vừa nghĩ. Trình duyệt ngày nay nghe và gõ hộ được ngay trong lúc phỏng vấn, chọn được ngôn ngữ nghe, nên người phỏng vấn rảnh mắt để nhìn ứng viên và rảnh đầu để nghĩ câu hỏi tiếp theo. Buổi phỏng vấn cũng nên được ghi âm để nghe lại đúng đoạn cần, thay vì tranh cãi dựa trên trí nhớ hai bên.

Có ba lưu ý khi làm việc này. Thứ nhất, phải báo trước và xin phép ứng viên khi ghi âm — không có ngoại lệ, cả về mặt pháp lý lẫn mặt tử tế. Thứ hai, bản gỡ băng của máy không phải là đánh giá; nó chỉ là nguyên liệu, việc chấm vẫn phải làm theo phiếu và do người làm. Thứ ba, ghi chú nên lưu kèm giờ và tên người ghi, vì khi hai người phỏng vấn cùng một ứng viên mà nhớ khác nhau, thứ giải quyết tranh cãi là dòng ghi chú có dấu thời gian chứ không phải giọng ai to hơn.

Còn một lợi ích ít ai nghĩ tới: khi ghi chú đủ và có cấu trúc, bạn đưa được phản hồi cụ thể cho ứng viên bị từ chối. Một câu "phần kinh nghiệm quản lý đội nhóm chưa đủ so với yêu cầu của vị trí này" đáng giá hơn nhiều so với im lặng, và người nhận được câu đó thường quay lại ứng tuyển vị trí khác của bạn.

Câu hỏi thường gặp

Phỏng vấn bao nhiêu phút là hợp lý?

Tính ngược từ số tiêu chí. Mỗi tiêu chí trọng số cao cần khoảng năm tới bảy phút kể cả câu đuổi; tiêu chí xác nhận nhanh cần một phút. Cộng thêm ba phút mở đầu, năm phút cho ứng viên hỏi lại và năm phút hoàn thiện phiếu. Với ba tiêu chí nặng và ba tiêu chí nhẹ, bạn ra khoảng bốn mươi phút. Nếu lịch chỉ cho ba mươi phút, cắt bớt tiêu chí chứ đừng cắt thời gian mỗi câu.

Có nên gửi trước câu hỏi cho ứng viên không?

Gửi trước chủ đề thì nên, gửi nguyên văn câu hỏi thì tuỳ. Báo trước kiểu "buổi này mình sẽ đi qua ba mảng: chạy quảng cáo, viết nội dung, đọc số liệu; bạn nên chuẩn bị sẵn vài ví dụ thật" giúp bạn nhận được câu trả lời có chi tiết hơn, và không làm giảm giá trị của các câu đuổi theo. Người bịa sẽ vẫn lộ ở lớp thứ hai. Người làm thật thì nhớ được số liệu chính xác hơn — đó là điều bạn muốn.

Ứng viên nói dối thì phát hiện bằng cách nào?

Không có mẹo nhìn ánh mắt hay ngôn ngữ cơ thể nào đáng tin. Thứ đáng tin là độ sâu và độ nhất quán của chi tiết. Hỏi đuổi ba lớp về cùng một sự việc: bối cảnh, hành động riêng, cách đo kết quả. Người kể chuyện thật càng đào càng ra chi tiết mới và các chi tiết khớp nhau. Người kể chuyện dựng thì tới lớp thứ hai bắt đầu nói vòng, chuyển sang nói về nguyên tắc chung, hoặc chi tiết đổi so với lúc nãy. Ghi lại chỗ đổi ấy vào cột bằng chứng, đừng kết luận vội trong đầu.

Ứng viên hỏi ngược lại thì đánh giá thế nào?

Phần ứng viên hỏi là dữ liệu tốt, nên đừng coi là thủ tục cuối buổi. Câu hỏi về cách đo kết quả công việc, về người sẽ làm cùng, về việc gì đang khó ở bộ phận — những câu đó cho thấy người ta đang hình dung mình làm thật. Câu hỏi chỉ xoay quanh chế độ và thời gian nghỉ cũng không xấu, nhưng nếu không có câu nào về công việc thì đó là một dòng đáng ghi vào phiếu. Đừng biến nó thành tiêu chí chấm riêng nếu bạn chưa viết nó vào bảng tiêu chí từ đầu.

Khi phỏng vấn qua video có gì khác?

Khung câu hỏi và phiếu chấm giữ nguyên. Ba điều chỉnh nhỏ: nói trước một câu để ứng viên biết bạn đang ghi chép chứ không phải đang lơ đãng; chừa khoảng lặng dài hơn một chút vì độ trễ đường truyền dễ làm hai bên nói chồng lên nhau; và nếu tín hiệu chập chờn khiến bạn nghe sót, ghi rõ vào phiếu là "nghe không rõ", đừng chấm thấp phần đó. Chất lượng đường truyền của ứng viên không phải một tiêu chí tuyển dụng.

Người phỏng vấn không phải dân nhân sự thì cần chuẩn bị gì?

Đúng ba thứ, mất khoảng mười lăm phút: đọc bảng tiêu chí phần mình phụ trách, đọc CV và khoanh ba chỗ định đào, đọc cột "còn nghi" của phiếu vòng trước. Không cần học thuộc kỹ thuật gì thêm. Phần lớn quản lý trực tiếp phỏng vấn tệ không phải vì thiếu năng lực, mà vì bước vào phòng khi chưa đọc gì và phải nghĩ câu hỏi tại chỗ. Việc nhân sự chuẩn bị sẵn phiếu in kèm CV cho từng người phỏng vấn giải quyết được phần lớn vấn đề này — và đó là một trong những việc thường ngày của nghề nhân sự.

Việc nên làm trong tuần này

Không cần dựng lại cả quy trình. Bắt đầu bằng bốn việc, làm cho đúng một vị trí đang tuyển:

1. Mở lại bảng tiêu chí bạn đã dùng để lọc hồ sơ vị trí đó. Nếu chưa có, viết ra bảy dòng: mỗi dòng một yêu cầu, kèm nhóm và trọng số 1–10.
2. Viết một câu hỏi cho mỗi dòng, theo công thức bốn bước: tình huống thật · bối cảnh · hành động riêng · kết quả và cách biết.
3. Viết hai cột dấu hiệu cho ba câu hỏi nặng nhất: nghe gì thì điểm cao, nghe gì thì điểm thấp.
4. In phiếu và dùng cho ứng viên tiếp theo. Chấm ngay trong buổi, hoàn thiện phiếu trước khi gọi người kế.

Sau ba ứng viên, bạn sẽ có ba tờ phiếu đặt cạnh nhau được. Đó là lần đầu tiên bạn trả lời được câu "ai hơn ai, ở chỗ nào" mà không phải dựa vào trí nhớ. Từ đó trở đi, việc còn lại chỉ là chỉnh dần khung câu hỏi cho từng vị trí — và đó chính là cách kỹ năng phỏng vấn của một người tuyển được xây lên, từng vị trí một.