Mẫu JD tuyển dụng: viết sao để chấm được ứng viên

Sếp báo tuần sau mở tuyển một nhân viên marketing. Việc đầu tiên bạn làm là mở Google, gõ mẫu mô tả công việc, tải về một file Word có sẵn, thay tên công ty, sửa vài gạch đầu dòng cho hợp, rồi đăng lên ba trang việc làm. Mười ngày sau hộp thư có 137 hồ sơ. Bạn mở cái đầu tiên, đọc, thấy ổn. Mở cái thứ hai, cũng ổn. Đến cái thứ mười lăm thì bắt đầu lẫn. Đến cái thứ sáu mươi thì bạn không còn nhớ mình đã loại người số 12 vì lý do gì.

Lúc đó bạn quay lại đọc chính bản mô tả công việc mình vừa đăng, hy vọng nó nhắc mình đang tìm ai. Và bạn thấy những dòng thế này: "Kỹ năng giao tiếp tốt". "Chịu được áp lực cao". "Có tư duy sáng tạo". "Yêu thích công việc marketing". Không dòng nào trong đó nói cho bạn biết, khi cầm một file PDF hai trang trên tay, thì cái gì trong file đó là bằng chứng cho "giao tiếp tốt".

Đó là vấn đề gốc. Phần lớn mẫu mô tả công việc trên mạng được viết để đăng tin: đọc cho xuôi, nghe cho oai, đủ dài để trông chuyên nghiệp. Không ai viết chúng để chấm hồ sơ. Nên khi hồ sơ đổ về, bản JD nằm im một chỗ, còn bạn thì chấm bằng trí nhớ và cảm giác.

Bài này chỉ ra cách viết một bản mô tả công việc dùng được hai lần: một lần để đăng tin, một lần để làm bảng chấm. Cụ thể là viết từng dòng yêu cầu sao cho nó biến thẳng thành một tiêu chí có thể chấm được. Có ví dụ JD hoàn chỉnh cho vị trí nhân viên marketing, kèm bảng tiêu chí sinh ra từ chính bản JD đó, và ba lỗi khiến bản JD của bạn không chấm được dù trông rất đẹp.

Mô tả công việc là gì và vì sao một bản phải dùng được hai lần?

Hãy tách rõ hai công dụng, vì chúng đòi hỏi hai kiểu câu chữ khác nhau.

Công dụng thứ nhất: quảng cáo vị trí. Người đọc là ứng viên. Họ lướt trong khoảng vài chục giây, muốn biết mình sẽ làm gì hằng ngày, làm cho ai, có hợp không, lương ra sao. Ở vai trò này, bản JD cần dễ đọc, cụ thể, không sáo rỗng, và nói thật về công việc. Viết hay ở đây kéo được nhiều hồ sơ đúng loại.

Công dụng thứ hai: làm thước đo. Người đọc là chính bạn, ba tuần sau, lúc 10 giờ đêm, khi đang mở hồ sơ thứ tám mươi. Ở vai trò này, bản JD cần trở thành một danh sách kiểm: cái gì bắt buộc, cái gì nặng hơn cái gì, và mỗi cái tìm ở đâu trong CV. Viết hay ở đây giúp bạn chấm hồ sơ số 80 giống hệt cách bạn chấm hồ sơ số 3.

Đa số nơi chỉ làm công dụng thứ nhất. Kết quả là quy trình tuyển dụng có một lỗ hổng ngay giữa: tin đăng nói một đằng, thước đo trong đầu người chấm là một nẻo, và không ai kiểm được. Nếu bạn muốn nhìn lỗ hổng đó nằm ở chỗ nào trong toàn bộ đường đi của một vị trí, bài quy trình tuyển dụng bảy bước chỉ rõ khâu nào ngốn thời gian nhất và vì sao khâu đọc hồ sơ luôn là chỗ tắc.

Điểm mấu chốt rất đơn giản: nếu một dòng trong JD không nói được bạn sẽ kiểm nó bằng gì trong CV, thì dòng đó chỉ là chữ trang trí. Nó không sai, nhưng nó không giúp gì cho bạn ở vòng lọc hồ sơ. Và JD của bạn càng nhiều chữ trang trí thì càng ít dùng được lần thứ hai.

Vì sao mẫu bản mô tả công việc tải trên mạng chấm không được

Không phải vì chúng viết dở. Nhiều mẫu viết rất gọn gàng. Vấn đề là chúng được thiết kế cho mục đích khác. Có bốn đặc điểm khiến một bản mô tả công việc mẫu tải về gần như không thể dùng làm thước đo.

Một, chúng viết chung cho mọi công ty. Một mẫu JD nhân viên marketing phải dùng được cho công ty bán mỹ phẩm, công ty phần mềm, và công ty xây dựng. Muốn thế thì mọi câu phải chung chung. "Lên kế hoạch marketing" là câu đúng với cả ba, và vì đúng với cả ba nên nó không nói gì về công ty bạn. Trong khi cái bạn cần là biết ứng viên đã làm loại marketing nào, cho khách hàng loại nào, ngân sách cỡ nào.

Hai, chúng trộn lẫn nhiệm vụ với yêu cầu. Nhiệm vụ là việc người đó sẽ làm sau khi vào. Yêu cầu là thứ người đó phải có trước khi vào. Hai thứ này khác nhau hoàn toàn ở khâu chấm: nhiệm vụ không chấm được từ CV, yêu cầu thì có. Nhiều mẫu gộp chung thành một danh sách gạch đầu dòng dài, và bạn không tách ra được cái nào là cái nào.

Ba, chúng liệt kê phẩm chất thay vì dấu hiệu. "Trung thực", "nhiệt tình", "ham học hỏi", "tinh thần đồng đội". Đây là những thứ thật sự quan trọng, nhưng không ai đọc được chúng từ hai trang PDF. Chúng chỉ lộ ra ở vòng phỏng vấn hoặc lúc thử việc. Đưa vào JD thì được, đưa vào bảng chấm CV thì thành ô trống ai cũng cho điểm bừa.

Bốn, chúng không nói cái nào nặng hơn cái nào. Một danh sách mười gạch đầu dòng ngang bằng nhau về mặt hình thức. Nhưng trong thực tế, "có 2 năm kinh nghiệm chạy quảng cáo" và "biết dùng Canva" không thể cùng trọng lượng. Khi danh sách phẳng, người chấm tự gán trọng số trong đầu, mỗi người một kiểu, và không ai ghi lại.

Nói cho công bằng, mẫu tải về vẫn có ích: nó cho bạn khung sườn và nhắc bạn không quên mục nào. Bạn cứ lấy khung đó. Việc phải làm thêm là viết lại phần yêu cầu bằng ngôn ngữ chấm được. Phần đó không ai viết hộ bạn, vì nó phụ thuộc vào việc công ty bạn thật sự cần gì.

Cấu trúc mẫu mô tả công việc dùng được hai lần

Đây là khung tôi khuyên dùng, và cũng là bảng mô tả công việc mẫu bạn có thể chép thẳng ra file bảng tính. Sáu phần, viết theo thứ tự này, mỗi phần có nhiệm vụ riêng. Phần 1 đến 3 chủ yếu phục vụ việc đăng tin. Phần 4 và 5 là phần sinh ra bảng chấm. Phần 6 là thủ tục.

Phần 1 — Tên vị trí và vị trí trong sơ đồ. Tên gọi đúng như thị trường gọi, không sáng tạo. "Nhân viên Marketing" thì cứ để "Nhân viên Marketing", đừng đặt "Chuyên viên Truyền thông Thương hiệu Đa nền tảng" vì người tìm việc không gõ cụm đó. Thêm một dòng: báo cáo cho ai, làm việc cùng bộ phận nào, có quản lý ai không.

Phần 2 — Mục tiêu vị trí, một câu. Vị trí này tồn tại để làm gì. Ví dụ: "Vị trí này tồn tại để mỗi tháng đưa ra thị trường lượng nội dung và chiến dịch đủ để đội bán hàng có nguồn khách mới liên tục." Một câu này là kim chỉ nam cho toàn bộ phần sau. Khi bạn phân vân một yêu cầu có nên đưa vào không, hãy hỏi nó có phục vụ câu này không.

Phần 3 — Công việc chính. Năm đến bảy gạch đầu dòng, mỗi dòng bắt đầu bằng một động từ và kết thúc bằng một đầu ra nhìn thấy được. Không phải "tham gia hỗ trợ các hoạt động marketing", mà "viết và đăng 8 bài blog mỗi tháng, tự làm ảnh minh hoạ bằng công cụ có sẵn". Ứng viên đọc phần này để biết mình sẽ sống với việc gì.

Phần 4 — Kết quả mong đợi trong 90 ngày đầu. Phần này ít người viết, và nó là phần lọc mạnh nhất. Ba đến bốn dòng nói rõ sau ba tháng thì cái gì phải chạy được. Người không đủ năng lực đọc xong sẽ tự rút. Người đủ năng lực đọc xong sẽ thấy công ty này nghiêm túc.

Phần 5 — Yêu cầu, chia sẵn theo năm nhóm. Đây là phần biến thành bảng chấm. Thay vì một danh sách phẳng, bạn chia sẵn: bắt buộc, quan trọng, ưu tiên, cơ bản, linh hoạt. Mỗi dòng viết theo một khuôn cố định mà tôi sẽ nói ở mục sau.

Phần 6 — Quyền lợi, địa điểm, cách nộp. Ghi khoảng lương thật. Bỏ khoảng lương ra khỏi tin đăng chỉ làm bạn nhận nhiều hồ sơ lệch kỳ vọng, rồi mất thời gian cả hai bên ở vòng gọi điện.

Khung này không dài hơn mẫu thường bao nhiêu. Nó chỉ khác ở chỗ phần yêu cầu được viết có kỷ luật. Và chính kỷ luật đó tiết kiệm cho bạn nhiều giờ ở vòng sau.

Viết một dòng yêu cầu thành một tiêu chí chấm được

Đây là phần cốt lõi của bài. Mỗi dòng trong phần yêu cầu phải trả lời được bốn câu hỏi. Nếu thiếu bất kỳ câu nào, dòng đó chưa chấm được.

Câu 1: Dòng này thuộc nhóm nào trong năm nhóm?

Năm nhóm này không phải tôi bịa ra cho vui. Nó phản ánh đúng cách một người tuyển dụng thật sự nghĩ khi đọc hồ sơ.

• Bắt buộc — thiếu là loại, không bàn thêm. Ví dụ: giấy phép hành nghề, số năm kinh nghiệm tối thiểu, ngôn ngữ làm việc. Nhóm này nên rất ít. Ba cái là nhiều rồi. Mỗi cái bạn thêm vào đây là một lần bạn tự thu hẹp nguồn ứng viên.
• Quan trọng — không có thì rất khó làm việc, nhưng thiếu một chút vẫn bù được bằng cái khác. Đây là nhóm nặng ký nhất trong bảng chấm và cũng là nhóm phân loại người thật sự.
• Ưu tiên — có thì tốt, không có cũng không sao. Kinh nghiệm đúng ngành, đã dùng đúng công cụ công ty đang dùng, đã làm với quy mô tương tự.
• Cơ bản — thứ gần như ai cũng có, nhưng vẫn cần xác nhận. Tin học văn phòng, trình bày hồ sơ rõ ràng, tiếng Anh đọc hiểu tài liệu.
• Linh hoạt — điều kiện hoàn cảnh, thương lượng được. Thời gian có thể bắt đầu, địa điểm, khả năng đi công tác.

Việc chia nhóm này có một tác dụng phụ rất hay: nó buộc bạn phải thừa nhận cái gì bạn thật sự cần. Rất nhiều lần, khi phải xếp một dòng vào nhóm, bạn sẽ nhận ra mình không dám xếp nó vào "bắt buộc", và thế là bạn vừa tự cứu mình khỏi việc loại nhầm người giỏi.

Câu 2: Dòng này nặng bao nhiêu?

Gán cho mỗi tiêu chí một trọng số từ 1 đến 10. Cách gán nhanh: hỏi "nếu người này chỉ hơn người kia đúng ở điểm này thôi, tôi có đổi ý không?". Nếu có, trọng số cao. Nếu không, trọng số thấp.

Vài mốc để bạn định hình. Trọng số 8 đến 10 dành cho thứ quyết định được việc: kinh nghiệm cốt lõi, kỹ năng chuyên môn chính. Trọng số 5 đến 7 cho kỹ năng bổ trợ nhưng dùng hằng ngày. Trọng số 3 đến 4 cho ưu tiên. Trọng số 1 đến 2 cho cơ bản và linh hoạt.

Đừng cố làm tổng trọng số tròn 100. Cứ gán số thô, rồi để phép tính bình quân theo trọng số lo phần còn lại. Điểm tổng luôn quy về thang 0 đến 100 bằng công thức: cộng tất cả tích của điểm nhân trọng số, rồi chia cho tổng trọng số. Cách tính này và các bẫy kèm theo được nói kỹ hơn trong bài về chấm điểm CV theo trọng số của cụm này.

Câu 3: Kiểm chứng từ CV bằng cái gì?

Đây là câu hỏi bị bỏ quên nhiều nhất, và cũng là câu quyết định dòng yêu cầu của bạn có sống được hay không. Với mỗi tiêu chí, bạn phải viết ra dấu hiệu cụ thể mà bạn sẽ tìm trong hồ sơ.

Có bốn loại bằng chứng thường gặp trong một CV:

1. Mốc thời gian. Từ tháng nào đến tháng nào, ở công ty nào, chức danh gì. Đây là loại bằng chứng chắc nhất, dùng để kiểm số năm kinh nghiệm và tính liên tục.
2. Câu mô tả công việc trong CV. Người đó tự kể mình đã làm gì. Loại này chủ quan nhưng vẫn dùng được, vì bạn tìm được từ ngữ chuyên môn, quy mô, công cụ.
3. Con số ứng viên tự nêu. Ngân sách đã quản, số bài đã viết, số khách đã chăm, tỉ lệ đạt chỉ tiêu. Cần đọc với thái độ thận trọng, nhưng người có làm thật thường nêu số cụ thể hơn người không làm.
4. Vật chứng đính kèm. Đường dẫn tới sản phẩm, hồ sơ năng lực, chứng chỉ có mã tra cứu, tài khoản nghề nghiệp.

Nếu một tiêu chí không rơi vào bốn loại trên, nó không kiểm được từ CV. Lúc đó bạn có hai lựa chọn: bỏ nó ra khỏi bảng chấm hồ sơ và chuyển xuống vòng phỏng vấn, hoặc viết lại nó thành một thứ khác có dấu hiệu. Đừng giữ nó trong bảng chấm với hy vọng "để đó cũng được" — nó sẽ trở thành ô mà người chấm cho điểm theo cảm tính, và làm hỏng cả bảng.

Câu 4: Mức nào là mấy điểm?

Câu cuối. Với thang 0 đến 100, bạn nên mô tả trước ít nhất ba mốc, để lần chấm nào cũng như lần nào.

• Khoảng 85 đến 100: có bằng chứng rõ, vượt mức yêu cầu.
• Khoảng 60 đến 84: có bằng chứng, đủ mức yêu cầu hoặc thiếu chút ít.
• Khoảng 30 đến 59: có dấu hiệu gián tiếp, không xác nhận được.
• Dưới 30: không tìm thấy gì trong hồ sơ.

Chỉ cần viết bốn mốc này một lần cho cả bảng, không phải viết riêng cho từng tiêu chí. Nhưng với hai đến ba tiêu chí quan trọng nhất, bạn nên viết riêng cho chính xác. Ví dụ với tiêu chí "kinh nghiệm chạy quảng cáo có ngân sách": 90 là đã tự quản ngân sách hằng tháng liên tục trên một năm, 70 là có chạy nhưng dưới một năm hoặc ngân sách nhỏ, 40 là chỉ hỗ trợ người khác chạy, 10 là không thấy nhắc gì.

Khuôn viết một dòng yêu cầu, gói gọn: [Nhóm] — [Yêu cầu nói bằng hành vi hoặc con số] — kiểm bằng [dấu hiệu trong CV] — trọng số [1 đến 10]. Trong tin đăng, bạn chỉ hiện phần giữa. Ba phần còn lại nằm trong bảng nội bộ. Nhưng chúng phải được viết cùng lúc, cùng một buổi, bởi cùng một người. Viết sau là quên.

Ví dụ JD tuyển dụng hoàn chỉnh: nhân viên marketing

Dưới đây là một bản JD viết theo khung trên. Toàn bộ số liệu trong ví dụ này là số tự đặt để minh hoạ cách viết, không phải số liệu thị trường và không phải của một công ty có thật. Công ty giả định: một công ty phần mềm bán cho doanh nghiệp, khoảng 40 người, văn phòng tại TP.HCM, đội marketing hiện có một trưởng nhóm và một cộng tác viên thiết kế.

Vị trí và sơ đồ

Nhân viên Marketing (nội dung và kênh số). Báo cáo trực tiếp cho Trưởng nhóm Marketing. Làm việc hằng ngày với đội bán hàng và cộng tác viên thiết kế. Không quản lý nhân sự.

Mục tiêu vị trí

Vị trí này tồn tại để mỗi tháng đưa đều đặn nội dung và chiến dịch ra thị trường, sao cho đội bán hàng luôn có nguồn khách quan tâm mới để gọi.

Công việc chính

• Viết và đăng 8 bài blog mỗi tháng trên website công ty, tự tối ưu tiêu đề và mô tả, tự đặt ảnh minh hoạ.
• Lên lịch và đăng nội dung cho hai kênh mạng xã hội của công ty, khoảng 12 bài mỗi tháng.
• Chạy và theo dõi các chiến dịch quảng cáo tìm khách trên hai nền tảng, ngân sách khoảng 40 triệu đồng mỗi tháng.
• Soạn và gửi bản tin email hai lần mỗi tháng cho danh sách khách hàng hiện có.
• Lập báo cáo kết quả hằng tháng: số khách quan tâm mới theo từng kênh, chi phí trên một khách quan tâm, nội dung nào kéo được nhiều nhất.
• Phối hợp với cộng tác viên thiết kế: viết yêu cầu, duyệt bản nháp, chốt bản cuối.

Kết quả mong đợi trong 90 ngày đầu

• Tháng 1: nắm được sản phẩm đủ để tự viết bài mà không cần trưởng nhóm sửa lại toàn bộ; dựng xong lịch nội dung ba tháng.
• Tháng 2: tự chạy độc lập một chiến dịch quảng cáo từ đầu đến cuối, có báo cáo kết quả.
• Tháng 3: báo cáo tháng do bạn tự làm, tự đọc số và tự đề xuất điều chỉnh cho tháng sau.

Yêu cầu — nhóm bắt buộc

• Đã làm marketing toàn thời gian từ 2 năm trở lên (thực tập và cộng tác bán thời gian không tính vào mốc này).
• Đã tự viết và tự đăng nội dung cho kênh của một doanh nghiệp, không phải chỉ viết cho trang cá nhân.

Yêu cầu — nhóm quan trọng

• Đã trực tiếp chạy quảng cáo tìm khách có ngân sách trên ít nhất một nền tảng, nêu được ngân sách và kết quả.
• Đọc và giải thích được số liệu kênh: lượt truy cập, nguồn đến, tỉ lệ chuyển đổi, chi phí trên một khách quan tâm.
• Viết tiếng Việt gãy gọn, đúng chính tả, không cần người khác biên tập lại từ đầu.

Yêu cầu — nhóm ưu tiên

• Từng làm marketing cho sản phẩm bán cho doanh nghiệp, hoặc cho sản phẩm có chu kỳ bán dài.
• Từng làm việc với người thiết kế hoặc đơn vị bên ngoài: viết được yêu cầu rõ ràng và duyệt bản nháp.

Yêu cầu — nhóm cơ bản

• Tiếng Anh đủ để đọc tài liệu sản phẩm và tài liệu công cụ.
• Hồ sơ trình bày rõ ràng, có nêu kết quả cụ thể ở các công việc trước.

Yêu cầu — nhóm linh hoạt

• Có thể bắt đầu trong vòng 30 ngày kể từ ngày nhận việc.

Quyền lợi và cách nộp

Khoảng lương 15 đến 22 triệu đồng tuỳ năng lực, xét lại sau 6 tháng. Làm tại văn phòng, thứ Hai đến thứ Sáu, hai ngày làm từ xa mỗi tháng. Gửi hồ sơ kèm 2 đường dẫn tới nội dung bạn tự viết về địa chỉ trong tin.

Bạn để ý phần yêu cầu: không có dòng nào là "kỹ năng giao tiếp tốt", "chịu được áp lực", "có tinh thần trách nhiệm". Không phải vì những thứ đó không quan trọng, mà vì chúng không đọc được từ CV. Chúng sẽ được hỏi ở vòng phỏng vấn, bằng câu hỏi tình huống, và chấm bằng thang riêng.

Bảng tiêu chí sinh ra từ bản JD trên

Giờ chuyển phần yêu cầu thành bảng chấm. Mỗi dòng yêu cầu ở trên thành đúng một dòng trong bảng. Không thêm tiêu chí nào không có trong JD — nếu bạn thấy cần thêm, hãy quay lại sửa JD trước, rồi mới thêm vào bảng. Đó là cách giữ cho tin đăng và thước đo luôn khớp nhau.

Tiêu chí	Nhóm	Trọng số	Kiểm từ CV bằng
Kinh nghiệm marketing toàn thời gian từ 2 năm	Bắt buộc	9	Mốc thời gian và chức danh trong phần kinh nghiệm
Đã tự viết và đăng nội dung cho kênh doanh nghiệp	Bắt buộc	8	Câu mô tả công việc, đường dẫn bài viết đính kèm
Trực tiếp chạy quảng cáo có ngân sách	Quan trọng	7	Tên nền tảng, con số ngân sách hoặc kết quả tự nêu
Đọc và giải thích được số liệu kênh	Quan trọng	6	Tên công cụ đo, chỉ số cụ thể được nhắc trong CV
Viết tiếng Việt gãy gọn	Quan trọng	6	Chính văn phong của CV, cộng bài viết đính kèm
Từng làm sản phẩm bán cho doanh nghiệp	Ưu tiên	4	Ngành nghề của các công ty đã qua
Từng làm việc với thiết kế hoặc bên ngoài	Ưu tiên	4	Câu mô tả phối hợp, vai trò trong dự án
Tiếng Anh đọc hiểu tài liệu	Cơ bản	3	Chứng chỉ, hoặc môi trường làm việc trước đó
Hồ sơ trình bày rõ, có nêu kết quả	Cơ bản	2	Chính bản CV
Bắt đầu được trong 30 ngày	Linh hoạt	1	Dòng mục tiêu nghề nghiệp hoặc ghi chú trong hồ sơ

Tổng trọng số của bảng này là 50. Mười tiêu chí, đủ chi tiết để phân loại nhưng chưa đến mức khiến người chấm nản. Kinh nghiệm cá nhân của tôi là dưới 6 tiêu chí thì mọi người đều giống nhau, trên 16 tiêu chí thì chấm mệt và các tiêu chí nhỏ triệt tiêu lẫn nhau.

Thử chấm ba ứng viên bằng bảng này

Ba hồ sơ dưới đây là hồ sơ giả định, số điểm do tôi tự đặt để minh hoạ phép tính. Ngưỡng đạt đặt ở 70 điểm, dải cân nhắc từ 60 đến 69.

Tiêu chí (trọng số)	A — 3 năm agency	B — 2 năm in-house phần mềm	C — 1 năm, nhiều chứng chỉ
Kinh nghiệm 2 năm (9)	90	75	40
Tự viết và đăng nội dung (8)	85	80	60
Chạy quảng cáo có ngân sách (7)	80	45	70
Đọc số liệu kênh (6)	60	85	55
Viết tiếng Việt gãy gọn (6)	80	70	75
Sản phẩm bán cho doanh nghiệp (4)	30	95	20
Làm việc với thiết kế (4)	90	50	40
Tiếng Anh đọc tài liệu (3)	60	80	90
Hồ sơ trình bày rõ (2)	70	60	95
Bắt đầu trong 30 ngày (1)	80	60	90
Điểm tổng theo trọng số	75	71	58
Nếu cộng bình quân thường	73	70	64

Cách tính điểm tổng: nhân điểm từng tiêu chí với trọng số, cộng lại, chia cho 50. Với ứng viên A: tổng tích là 3.770, chia 50 được 75,4, làm tròn 75. Với B: 3.560 chia 50 được 71,2. Với C: 2.900 chia 50 được 58.

Đọc bảng này bạn thấy ngay ba điều mà cách chấm bằng cảm giác không cho bạn thấy.

Thứ nhất, ứng viên C bị loại vì tiêu chí bắt buộc. Điểm tổng 58 đã dưới ngưỡng, nhưng kể cả nếu điểm tổng có cao thì C vẫn trượt: tiêu chí bắt buộc "kinh nghiệm 2 năm" chỉ được 40 điểm. Đây là luật nên đặt cứng — tiêu chí bắt buộc dưới 50 điểm thì ép Không đạt bất kể điểm tổng bao nhiêu. Nếu không có luật này, một hồ sơ đẹp với nhiều chứng chỉ sẽ leo lên khá cao nhờ các tiêu chí nhỏ.

Thứ hai, cộng bình quân thường làm sai thứ hạng. Nhìn dòng cuối: nếu cộng mười điểm rồi chia mười, C được 64 và lọt vào dải cân nhắc. Lý do là C rất mạnh ở ba tiêu chí nhẹ nhất bảng (tiếng Anh, trình bày hồ sơ, thời gian bắt đầu) và yếu ở tiêu chí nặng nhất. Bình quân thường coi mọi ô như nhau nên nó khen nhầm.

Thứ ba, A và B hơn kém nhau rất ít, và bạn biết chính xác vì sao. 75 với 71 là khoảng cách nhỏ, nghĩa là cả hai đều đáng gọi. Nhưng bảng cho bạn biết họ khác nhau ở đâu: A mạnh về sản xuất nội dung và chạy quảng cáo, B mạnh về đọc số và hiểu ngành. Ở vòng phỏng vấn, bạn sẽ hỏi A về khả năng đọc số, hỏi B về việc tự chạy chiến dịch. Đó là giá trị thật của bảng: nó không chỉ xếp hạng, nó viết sẵn câu hỏi phỏng vấn cho bạn.

Ba lỗi làm hỏng một bản mô tả công việc

Sau khi xem qua khá nhiều bản JD, tôi thấy đi thấy lại đúng ba lỗi. Chúng khác nhau về nguyên nhân nhưng cùng một hậu quả: bảng chấm không dùng được.

Lỗi 1: Yêu cầu mơ hồ, không có hành vi bên dưới

"Kỹ năng giao tiếp tốt" là ví dụ kinh điển. Vấn đề không phải giao tiếp không quan trọng. Vấn đề là cụm này nghĩa rất khác nhau tuỳ vị trí. Với nhân viên chăm sóc khách hàng, giao tiếp tốt nghĩa là giữ được bình tĩnh khi khách gắt và diễn đạt được chính sách phức tạp bằng câu đơn giản. Với nhân viên marketing, giao tiếp tốt nghĩa là viết được yêu cầu cho người thiết kế mà họ không phải hỏi lại ba lần.

Cách sửa: hỏi "giao tiếp tốt trong công việc này trông như thế nào?", rồi viết chính câu trả lời đó vào JD. Bạn sẽ có một dòng dài hơn nhưng chấm được. Và bạn sẽ ngạc nhiên là ứng viên đọc dòng cụ thể đó thấy hấp dẫn hơn dòng chung chung, vì họ hình dung được công việc.

Danh sách những cụm nên bị cấm trong phần yêu cầu: "năng động", "nhiệt tình", "chịu được áp lực", "tư duy sáng tạo", "có tinh thần trách nhiệm", "yêu thích công việc", "hoà đồng", "trung thực". Không phải xoá khỏi JD hoàn toàn — bạn có thể để trong phần văn hoá đội nhóm. Nhưng đừng để trong phần sinh ra bảng chấm.

Lỗi 2: Yêu cầu không kiểm chứng được từ CV

Lỗi này tinh vi hơn lỗi 1, vì câu chữ trông rất cụ thể. Ví dụ: "khả năng làm việc độc lập trong môi trường thay đổi nhanh". Cụ thể đấy, nhưng bạn tìm nó ở đâu trong hai trang PDF? Không có dòng nào trong CV nói được điều này một cách đáng tin.

Vài ví dụ khác cùng loại: "cam kết gắn bó lâu dài", "phù hợp văn hoá công ty", "chủ động đề xuất cải tiến", "học hỏi nhanh". Toàn thứ tốt. Toàn thứ không đọc được từ hồ sơ.

Cách sửa có hai hướng. Hướng thứ nhất: tìm dấu hiệu gián tiếp và ghi rõ dấu hiệu đó, chấp nhận nó chỉ là dấu hiệu. Ví dụ "cam kết lâu dài" có thể nhìn qua độ dài trung bình mỗi chặng trong CV — nhưng phải ghi rõ trong bảng là bạn đang nhìn cái đó, để người chấm khác cũng nhìn đúng chỗ đó. Hướng thứ hai, và thường tốt hơn: chuyển hẳn tiêu chí xuống vòng phỏng vấn hoặc vòng gọi điện, và ghi trong bảng chấm là "hỏi ở vòng 2". Cách này giữ cho bảng chấm CV sạch, chỉ còn những thứ thật sự đọc được.

Có một cách phân biệt nhanh giữa hai loại tiêu chí, và nó giống hệt cách phân biệt việc nào giao cho luật cứng, việc nào cần đọc hiểu — chủ đề được bàn kỹ trong bài AI Agent là gì? Khác gì tự động hoá theo luật thông thường. Tiêu chí có đáp án đúng sai rõ ràng thì lọc bằng luật, nhanh và chắc. Tiêu chí phải hiểu nghĩa câu văn mới trả lời được thì cần đọc hiểu, và đó là chỗ dễ sai nhất nếu bạn chỉ đếm từ khoá.

Lỗi 3: Nhồi yêu cầu, làm rụng mất người giỏi

Lỗi này gây thiệt hại lớn nhất và ít ai nhận ra, vì hậu quả của nó là những hồ sơ không bao giờ đến. Bạn không thấy được cái mình không nhận.

Nó xảy ra thế này. Trưởng phòng liệt kê mọi thứ mong muốn. Nhân sự thêm vài dòng chuẩn của công ty. Ai đó nói "thêm điều kiện cho chắc". Kết quả là một danh sách 14 gạch đầu dòng ở phần "yêu cầu bắt buộc", trong đó có cả "thành thạo Photoshop", "biết dựng video", "có kinh nghiệm quản lý đội", "tiếng Anh giao tiếp tốt" — cho một vị trí nhân viên lương 15 đến 22 triệu.

Ba hậu quả rất cụ thể. Một, người đủ giỏi ở phần lõi nhưng thiếu một điều kiện phụ sẽ tự loại mình, vì họ đọc thấy chữ "bắt buộc". Người tự tin quá mức thì vẫn nộp. Nghĩa là bạn đang lọc theo mức độ tự tin chứ không phải theo năng lực. Hai, nếu bạn giữ đúng nguyên tắc "bắt buộc thiếu là loại", bạn sẽ loại gần hết hồ sơ và phải mở lại vòng tuyển. Ba, nếu bạn không giữ nguyên tắc và nhắm mắt cho qua, thì nhóm "bắt buộc" mất nghĩa, và bảng chấm của bạn trở lại thành cảm tính.

Cách sửa rất máy móc nhưng hiệu quả: giới hạn cứng nhóm bắt buộc ở tối đa 3 dòng. Mỗi lần muốn thêm dòng thứ tư, bạn phải bỏ một dòng cũ ra. Mọi thứ bị bỏ ra thì chuyển xuống nhóm quan trọng hoặc ưu tiên, nơi chúng vẫn được tính điểm nhưng không giết chết hồ sơ. Quy tắc này buộc cả đội phải nói ra cái gì mới thật sự là điều kiện sống còn.

Lỗi 4: Chép JD của vị trí cũ mà không sửa

Thêm một lỗi hay gặp ở các công ty tuyển đi tuyển lại cùng một vị trí. Bản JD của lần tuyển trước được lấy ra dùng lại nguyên xi. Nhưng công ty đã khác: có thêm sản phẩm mới, đội đã đông hơn, công cụ đã đổi. Bản JD cũ vẫn mô tả một công việc đã không còn tồn tại chính xác như thế.

Cách sửa rẻ nhất: trước khi đăng lại, ngồi 20 phút với người quản lý trực tiếp và hỏi đúng ba câu. Sáu tháng qua vị trí này thật sự làm gì nhiều nhất? Người vừa nghỉ mạnh nhất ở đâu, yếu nhất ở đâu? Nếu chỉ được chọn một kỹ năng để người mới có sẵn thì chọn cái gì? Ba câu này sẽ thay đổi ít nhất một nửa phần yêu cầu.

Bảng đổi câu mơ hồ thành câu chấm được

Để bạn dùng ngay, đây là bảng đối chiếu các câu hay gặp nhất. Cột bên phải là gợi ý cách viết lại; bạn vẫn phải chỉnh cho khớp công việc thật của mình.

Câu hay viết	Viết lại thành	Kiểm từ CV bằng
Kỹ năng giao tiếp tốt	Viết được yêu cầu công việc cho bên thiết kế hoặc đối tác, không cần trao đổi lại nhiều lần	Câu mô tả vai trò phối hợp, mẫu tài liệu đính kèm
Chịu được áp lực cao	Đã làm ở nơi có nhiều đầu việc song song, ví dụ phụ trách từ 3 kênh trở lên cùng lúc	Số đầu mục công việc nêu trong CV
Thành thạo tin học văn phòng	Tự dựng được bảng tính theo dõi kết quả có công thức tính, không cần người khác làm hộ	Câu mô tả công việc báo cáo, tên công cụ
Có kinh nghiệm marketing	Đã làm marketing toàn thời gian từ 2 năm, trong đó có ít nhất 1 năm phụ trách nội dung	Mốc thời gian và chức danh
Am hiểu khách hàng	Đã làm cho nhóm khách hàng doanh nghiệp hoặc sản phẩm có chu kỳ bán trên 1 tháng	Ngành nghề công ty cũ, mô tả sản phẩm
Ham học hỏi	Chuyển xuống vòng phỏng vấn, hỏi bằng câu hỏi tình huống	Không chấm ở vòng hồ sơ
Trung thực, cẩn thận	Chuyển xuống vòng phỏng vấn và khâu kiểm tra người tham chiếu	Không chấm ở vòng hồ sơ

Hai dòng cuối cùng quan trọng không kém các dòng trên. Việc thừa nhận thẳng thắn rằng một tiêu chí không chấm được từ CV là một quyết định tốt, không phải là bỏ cuộc. Nó giữ cho bảng chấm hồ sơ trung thực, và đẩy đúng câu hỏi xuống đúng vòng.

Quy trình viết một bản JD chấm được trong 60 phút

Bạn không cần cả buổi. Đây là trình tự tôi khuyên, đã tính sẵn thời gian cho từng bước.

1. 15 phút — hỏi người quản lý trực tiếp. Ba câu ở lỗi 4 phía trên. Ghi âm hoặc gõ lại nguyên văn, đừng biên tập vội. Ngôn ngữ của người quản lý thường cụ thể hơn ngôn ngữ của bộ phận nhân sự.
2. 10 phút — viết phần công việc chính. Lấy thẳng từ câu trả lời vừa rồi. Mỗi dòng một động từ, một đầu ra. Đừng làm đẹp câu văn ở bước này.
3. 10 phút — viết kết quả mong đợi 90 ngày. Hỏi: sau ba tháng, cái gì phải chạy được mà bây giờ chưa chạy? Ba dòng là đủ.
4. 15 phút — viết phần yêu cầu theo năm nhóm. Bắt đầu bằng nhóm bắt buộc, tối đa 3 dòng. Sau đó mới đến quan trọng, ưu tiên, cơ bản, linh hoạt. Với mỗi dòng, viết luôn cột "kiểm bằng gì" vào bảng nội bộ.
5. 5 phút — gán trọng số. Chạy một lượt từ trên xuống, gán số từ 1 đến 10 theo cảm nhận đầu tiên, đừng cân nhắc lâu. Cảm nhận đầu tiên của người hiểu việc thường đúng.
6. 5 phút — soát bằng ba câu hỏi kiểm. Nhóm bắt buộc có quá 3 dòng không? Có dòng nào không ghi được cột "kiểm bằng gì" không? Có cụm nào nằm trong danh sách cấm không?

Sáu mươi phút này đổi lấy nhiều giờ ở vòng đọc hồ sơ, và quan trọng hơn, đổi lấy khả năng giải thích được vì sao bạn loại ai. Khi trưởng phòng hỏi "sao không gọi bạn này?", bạn mở bảng ra chỉ đúng dòng, thay vì nói "em thấy chưa phù hợp lắm".

Sau mỗi đợt tuyển, sửa lại mẫu một lần

Bản JD tốt không viết một lần là xong. Nó tốt lên sau mỗi vòng tuyển, với điều kiện bạn dành 20 phút để nhìn lại. Bốn việc cần làm, làm ngay khi vừa chốt người, lúc còn nhớ.

1. Đếm tỉ lệ đạt. Trong tổng số hồ sơ, bao nhiêu phần trăm vượt ngưỡng? Nếu quá ít, có thể yêu cầu bắt buộc đang quá chặt hoặc tin đăng chạy sai kênh. Nếu quá nhiều, ngưỡng đang quá thấp và bạn vẫn phải đọc tay gần hết.
2. So người được nhận với bảng điểm của chính họ. Người bạn cuối cùng chọn có đứng top đầu bảng không? Nếu người được chọn nằm giữa bảng, nghĩa là trọng số của bạn chưa phản ánh đúng cái bạn thật sự coi trọng. Sửa trọng số, đừng sửa kết quả.
3. Ghi lại tiêu chí nào không phân loại được ai. Nếu một tiêu chí mà 90% hồ sơ đều được điểm gần giống nhau, tiêu chí đó không giúp gì. Hoặc bỏ đi, hoặc viết lại cho khắt khe hơn.
4. Ghi lại điều bạn phát hiện ở vòng phỏng vấn mà hồ sơ không nói. Đây là nguồn tốt nhất để thêm tiêu chí mới cho lần sau, hoặc để chuyển một tiêu chí từ vòng hồ sơ xuống vòng phỏng vấn.

Làm đủ ba vòng tuyển với thói quen này, bạn sẽ có một bộ JD mẫu riêng của công ty mình, chính xác hơn bất kỳ mẫu nào tải trên mạng. Đó mới là tài sản thật.

Làm tay đến đâu thì hết sức, và khi nào cần công cụ

Viết JD và dựng bảng tiêu chí thì làm tay tốt, không cần công cụ gì ngoài một file bảng tính. Việc này chỉ tốn một giờ và phải do người hiểu công việc làm.

Chỗ hết sức nằm ở khâu sau: mang bảng tiêu chí đó đi chấm từng hồ sơ. Bảng mười tiêu chí, chấm tử tế mỗi hồ sơ mất ba đến năm phút nếu bạn thật sự đọc và ghi bằng chứng cho từng ô. Với 30 hồ sơ thì được. Với 137 hồ sơ như tình huống đầu bài, đó là gần một ngày làm việc liên tục, và phần cuối ngày bạn chấm không còn giống phần đầu ngày nữa. Đó chính là hiện tượng trôi tiêu chuẩn, và nó xảy ra với tất cả mọi người, không riêng ai.

Đến ngưỡng đó thì đáng thêm một lớp máy đọc hộ. Điều cần lưu ý là chọn công cụ làm đúng việc này, vì phần mềm quản lý hồ sơ và phần mềm đánh giá hồ sơ là hai loại khác nhau — bài Phần Mềm Quản Lý Tuyển Dụng ATS Là Gì? Dùng Để Làm Gì phân tích rõ ranh giới này. Nếu bạn muốn một công cụ nhận thẳng bản JD vừa viết rồi tự tách ra bộ tiêu chí, Orova Recruit làm đúng luồng đó: bạn tải file JD lên hoặc dán chữ vào, AI tách ra từ 8 đến 16 tiêu chí, chia sẵn theo năm nhóm bắt buộc, quan trọng, ưu tiên, cơ bản, linh hoạt, gán trọng số 1 đến 10 cho từng tiêu chí và đề xuất ngưỡng đạt. Bạn sửa lại tiêu chí, chỉnh trọng số, đặt ngưỡng và dải cân nhắc theo ý mình. Sau đó tải CV lên và chấm; mỗi hồ sơ được chấm 0 đến 100 ở từng tiêu chí kèm bằng chứng trích thẳng từ file, điểm tổng do máy chủ tính bình quân theo trọng số, và tiêu chí bắt buộc dưới 50 điểm thì bị ép Không đạt dù điểm tổng cao.

Nếu chưa có sẵn bản JD để tải lên, chiều ngược lại cũng chạy được: gõ tên vị trí kèm vài gạch đầu dòng rồi bấm viết bằng AI, hệ thống lấy đúng những gì bạn vừa gõ làm brief và trả về bản mô tả hoàn chỉnh ngay trong ô soạn thảo để bạn sửa. Và vì bộ tiêu chí đã có trọng số, nó còn được dùng lại ở vòng sau: bộ câu hỏi phỏng vấn sinh theo tiêu chí, phiếu chấm phỏng vấn tính điểm theo cùng bộ trọng số ấy. Đăng ký miễn phí được tặng 1.000 quota và không cần thẻ, đủ để bạn thử một vị trí thật rồi tự đánh giá.

Một điểm cần nói thẳng: máy không quyết định thay bạn. Nó đọc nhanh và đọc đều tay, đưa ra thứ hạng kèm dẫn chứng để bạn kiểm. Việc chọn ai đi tiếp vẫn là việc của người, và bạn vẫn nên mở lại vài hồ sơ ở nhóm giữa bằng mắt mình trước khi chốt danh sách gọi.

Bộ tiêu chí không chỉ để chấm CV: dùng tiếp cho vòng phỏng vấn

Phần lớn công sức viết mẫu mô tả công việc và tách nó thành bộ tiêu chí thường chỉ được dùng đúng một lần, cho khâu đọc hồ sơ. Xong khâu đó, file tiêu chí đóng lại, và buổi phỏng vấn bắt đầu từ số không với những câu hỏi nghĩ ra tại chỗ. Đó là lãng phí, và tệ hơn, nó khiến hai vòng đánh giá cùng một con người lại đo bằng hai cái thước khác nhau.

Cách dùng lại rất đơn giản, và bạn làm bằng tay được ngay tuần này.

Bước 1: chọn tiêu chí nào cần hỏi lại

Không phải tiêu chí nào cũng cần đưa vào phỏng vấn. Có ba loại. Loại thứ nhất là thứ CV chứng minh được gần như chắc chắn — bằng cấp, chứng chỉ, số năm ở một vị trí. Không cần hỏi lại, chỉ cần xác nhận. Loại thứ hai là thứ CV chỉ tuyên bố mà không chứng minh được — "quản lý đội 5 người", "thành thạo công cụ X". Đây chính là loại phải hỏi. Loại thứ ba là thứ CV không bao giờ nói tới — cách xử lý xung đột, cách phản ứng khi bị phản hồi tiêu cực, động cơ đổi việc. Đây là loại chỉ phỏng vấn mới trả lời được.

Bộ câu hỏi tốt gần như chỉ gồm loại hai và loại ba. Nếu bạn thấy mình đang hỏi nhiều loại một, buổi phỏng vấn đang bị dùng để đọc lại CV thành tiếng.

Bước 2: giữ nguyên trọng số

Đây là mẹo đơn giản nhưng đổi hẳn chất lượng so sánh. Tiêu chí nào trọng số 9 khi chấm CV thì câu hỏi kiểm tra tiêu chí đó cũng mang trọng số 9 khi chấm phỏng vấn. Nhờ vậy hai điểm số nói cùng một ngôn ngữ: một người điểm CV cao nhưng phỏng vấn hụt đúng ở tiêu chí nặng ký sẽ tụt hạng đúng như nó phải tụt, chứ không được cứu bằng những câu nhẹ mà anh ta trả lời trôi chảy.

Bước 3: viết sẵn "nghe thấy gì thì cho điểm"

Mỗi câu hỏi nên đi kèm một dòng mô tả câu trả lời tốt trông như thế nào. Không cần dài — một dòng là đủ: "nêu được con số cụ thể và nói rõ phần việc của mình, phân biệt được cái mình làm với cái đội làm". Dòng này có ba tác dụng. Nó giúp người phỏng vấn mới chấm gần giống người có kinh nghiệm. Nó khiến việc chấm nhanh hơn vì không phải nghĩ lại thang điểm cho từng người. Và nó là bằng chứng bạn đưa ra khi có người hỏi vì sao ứng viên A hơn ứng viên B.

Bước 4: quy ước cho câu không hỏi tới

Buổi phỏng vấn nào cũng thiếu thời gian, và luôn có câu bị bỏ. Quy ước cứng nên là: câu không hỏi tới thì ghi rõ là chưa hỏi và tính 0 điểm cho câu đó, chứ không cho điểm trung bình để "cho công bằng". Nghe có vẻ khắt khe, nhưng nó tạo áp lực đúng chỗ — người phỏng vấn sẽ ưu tiên hỏi những câu nặng ký trước, và bảng điểm cuối cùng phản ánh những gì thật sự được kiểm chứng thay vì những gì được đoán.

Bước 5: soi lại mẫu mô tả công việc sau mỗi vòng

Sau khi tuyển xong, mở lại bộ tiêu chí và đánh dấu ba thứ: tiêu chí nào phân loại tốt (người điểm cao thật sự làm tốt), tiêu chí nào mọi ứng viên đều đạt (vô dụng, bỏ hoặc hạ trọng số), tiêu chí nào không ai đạt (có thể yêu cầu của bạn xa rời thị trường). Ba dấu đó sửa lại chính mẫu mô tả công việc cho lần tuyển sau. Mẫu tốt không phải mẫu viết hay ngay lần đầu, mà là mẫu được sửa sau mỗi vòng bằng dữ liệu thật.

Câu hỏi thường gặp

Mô tả công việc và JD tuyển dụng có khác nhau không?

Trong thực tế dùng ở Việt Nam thì gần như là một. "JD" viết tắt của job description, tức là bản mô tả công việc. Có nơi phân biệt: bản mô tả công việc nội bộ dùng cho quản lý nhân sự và đánh giá hiệu quả, còn JD tuyển dụng là bản rút gọn để đăng tin. Nếu công ty bạn có phân biệt, hãy dùng bản nội bộ làm nguồn, rút gọn ra bản đăng tin, và giữ phần yêu cầu giống hệt nhau ở cả hai. Khác nhau ở phần yêu cầu là nguồn gốc của mọi rắc rối sau này.

Bao nhiêu tiêu chí là vừa?

Từ 8 đến 14 là khoảng dễ làm việc nhất. Ít hơn 6 thì mọi ứng viên đều xấp xỉ nhau và bảng không phân loại được ai. Nhiều hơn 16 thì các tiêu chí nhỏ bắt đầu triệt tiêu lẫn nhau, người chấm mệt, và điểm tổng bị kéo về giữa hết. Nếu bạn thấy mình cần 20 tiêu chí, khả năng cao là có vài tiêu chí trùng nghĩa nên gộp lại.

Nên đặt ngưỡng đạt bao nhiêu?

Không có con số đúng cho mọi vị trí. Cách làm thực tế: chấm thử 15 đến 20 hồ sơ đầu, nhìn phân bố điểm, rồi đặt ngưỡng sao cho nhóm đạt vào khoảng 15 đến 25 phần trăm tổng hồ sơ. Đủ ít để bạn đọc kỹ được, đủ nhiều để không phải mở lại vòng tuyển. Dải cân nhắc nên rộng khoảng 8 đến 12 điểm ngay dưới ngưỡng — đây là nhóm bạn xem lại bằng mắt khi nhóm đạt quá mỏng.

Có nên ghi khoảng lương trong tin đăng không?

Nên. Không ghi thì bạn vẫn nhận hồ sơ, nhưng nhận nhiều hồ sơ lệch kỳ vọng, và bạn chỉ phát hiện ra ở vòng gọi điện, sau khi cả hai bên đã mất thời gian. Ghi một khoảng, kèm câu "tuỳ năng lực" và mốc xét lại. Với bảng tiêu chí trong tay, bạn cũng dễ giải thích vì sao một người được trả ở đầu trên của khoảng.

Một mẫu JD dùng chung cho nhiều vị trí tương tự được không?

Phần khung thì dùng chung được và nên dùng chung: sáu phần, cách chia năm nhóm, thang điểm bốn mốc. Phần yêu cầu thì không. Hai vị trí cùng tên gọi ở hai bộ phận khác nhau thường cần hai bộ tiêu chí khác nhau về trọng số. Cách tiết kiệm thời gian là giữ một thư viện tiêu chí của công ty, mỗi lần tuyển thì nhặt ra 10 dòng phù hợp và gán lại trọng số, thay vì viết mới từ đầu.

Ứng viên viết CV theo đúng từ khoá trong JD thì sao?

Chuyện này có thật và ngày càng phổ biến. Đó chính là lý do mỗi điểm chấm phải kèm bằng chứng trích ra được, chứ không chỉ là dấu tích có hay không có từ khoá. Một người viết "chạy quảng cáo Facebook" mà không nêu được ngân sách, thời gian, kết quả, thì tiêu chí đó chỉ đáng mức giữa thang, không phải mức cao. Khi bạn yêu cầu bằng chứng cho từng ô, việc nhồi từ khoá gần như không còn tác dụng.

Việc nên làm trong tuần này

Chọn một vị trí bạn đang tuyển hoặc sắp tuyển. Mở bản JD hiện tại ra, và làm đúng bốn việc.

Một, kẻ một bảng bốn cột: tiêu chí, nhóm, trọng số, kiểm từ CV bằng gì. Hai, chép từng dòng ở phần yêu cầu vào cột đầu tiên. Ba, điền ba cột còn lại. Dòng nào bạn không điền nổi cột cuối thì đánh dấu — đó là dòng cần viết lại hoặc chuyển xuống vòng phỏng vấn. Bốn, đếm số dòng trong nhóm bắt buộc; nếu quá ba, chuyển bớt xuống nhóm quan trọng.

Xong bốn việc đó, bạn cầm bảng quay lại sửa chính bản JD cho khớp, rồi mới đăng tin. Lần tới khi hồ sơ đổ về, bạn sẽ không phải nhớ lại mình đang tìm ai — vì bạn đã viết sẵn ra giấy, bằng ngôn ngữ mà người khác cũng đọc được và chấm ra kết quả giống bạn.