Phần mềm nhân sự chia bốn nhóm: bạn đang thiếu nhóm nào

Sếp vừa duyệt ngân sách và bảo bạn đi tìm một phần mềm nhân sự. Bạn gõ đúng cụm đó lên Google, mở mười tab, và sau nửa tiếng thì thấy mười trang bán mười thứ khác nhau. Trang này nói chấm công bằng khuôn mặt. Trang kia nói sàng lọc hồ sơ ứng viên bằng AI. Trang nữa nói bảng lương tự tính thuế. Cả ba đều tự gọi mình là phần mềm nhân sự, và đều nói đúng.

Vấn đề nằm ở chỗ đó. Nghề nhân sự gánh nhiều việc không giống nhau, nên thị trường phần mềm cũng vỡ ra thành nhiều nhóm. Người mua lần đầu không biết mình đang đứng trước nhóm nào, nên hay chọn theo cảm giác: bên nào demo mượt hơn, bên nào giảm giá sâu hơn. Sáu tháng sau, phần mềm vẫn chạy, hoá đơn vẫn trả, nhưng việc làm bạn khổ nhất hồi đầu năm vẫn nguyên trên bàn.

Bài này chia thị trường thành bốn nhóm theo bốn cụm việc nghề nhân sự thật sự làm, đưa ba câu hỏi để biết bạn thiếu nhóm nào, tám việc một phần mềm tuyển người phải làm được, và mười câu hỏi nhà cung cấp trước khi ký. Đọc xong bạn tự chấm được báo giá đang nằm trong hộp thư.

Phần mềm nhân sự là gì và chia thành mấy nhóm?

Bốn nhóm này không phải cách chia của riêng ai. Nó bám theo vòng đời một người trong công ty. Trước khi vào công ty, người đó là ứng viên, và bạn cần nhóm tuyển người. Vào rồi thì phải chấm công, tính lương, đóng bảo hiểm, và bạn cần nhóm thứ hai. Ở lại thì phát sinh hợp đồng, phụ lục, ngày phép, quyết định điều chuyển, và bạn cần nhóm thứ ba. Muốn người đó giỏi hơn thì phải dạy, phải kiểm tra, và bạn cần nhóm thứ tư.

Nhìn theo vòng đời, bạn thấy ngay hai điều. Thứ nhất, bốn nhóm chạm vào bốn loại dữ liệu khác nhau, bốn nhóm người dùng khác nhau, bốn nhịp thời gian khác nhau. Nhóm tuyển người bận theo đợt, khi nào mở vị trí mới thì cháy. Nhóm chấm công chạy đều đặn từng ngày, đến cuối tháng thì cao điểm. Thứ hai, một công ty gần như không bao giờ thiếu cả bốn nhóm cùng lúc. Bao giờ cũng có một nhóm đang làm bạn đau hơn hẳn ba nhóm còn lại.

Người bán thường không chia rõ như vậy, vì chia rõ thì khó bán trọn gói. Trang bán hàng hay dùng những chữ rất rộng: quản trị nguồn nhân lực, nền tảng nhân sự toàn diện, hệ sinh thái HR. Đọc xong bạn không biết họ mạnh ở nhóm nào. Cách nhanh nhất để bóc ra là nhìn phần đặt giá. Bên tính tiền theo số nhân viên mỗi tháng thường mạnh ở nhóm chấm công hoặc hồ sơ. Bên tính tiền theo số vị trí tuyển hoặc số hồ sơ xử lý thường mạnh ở nhóm tuyển người. Bên tính tiền theo số học viên hoặc dung lượng bài giảng thì mạnh ở nhóm đào tạo. Cách tính tiền phản ánh cái mà sản phẩm thật sự làm nhiều nhất.

Có một nhóm thứ năm hay bị gộp nhầm vào đây: phần mềm chấm hiệu suất và đặt mục tiêu. Nhóm đó bán cho ban giám đốc nhiều hơn bán cho phòng nhân sự, và nó chỉ có ích khi ba nhóm đầu đã chạy trơn. Nếu bạn đang tìm phần mềm nhân sự lần đầu, gạt nhóm này sang một bên đã.

Ba câu hỏi để biết bạn đang thiếu nhóm nào

Đừng bắt đầu bằng việc xem demo. Bắt đầu bằng ba câu hỏi dưới đây, trả lời bằng số của chính công ty mình trong ba tháng gần nhất. Mất khoảng bốn mươi lăm phút, và nó tiết kiệm cho bạn nhiều tháng.

Câu một: tháng vừa rồi bạn mất nhiều giờ nhất cho việc gì? Không hỏi việc gì quan trọng nhất, hỏi việc gì ngốn giờ nhất. Ngồi đọc hồ sơ ứng viên, hay ngồi đối chiếu bảng chấm công với đơn xin nghỉ, hay ngồi tìm bản hợp đồng cũ trong tủ tài liệu, hay ngồi điểm danh lớp đào tạo an toàn. Việc ngốn giờ nhất chỉ vào đúng nhóm bạn thiếu. Nếu bạn không nhớ nổi, ghi lại một tuần bằng giấy, mỗi lần đổi việc thì ghi một dòng.

Câu hai: sai sót gần nhất khiến bạn phải đi xin lỗi ai đó là sai sót gì? Gọi phỏng vấn hai lần cho một ứng viên. Tính thiếu công tăng ca của một tổ. Hết hạn hợp đồng lao động mà không ai ký lại. Chứng chỉ đào tạo bắt buộc hết hiệu lực mà đoàn kiểm tra phát hiện trước bạn. Mỗi loại sai sót nằm gọn trong một nhóm, và sai sót lặp lại là dấu hiệu rõ hơn cả cảm giác bận.

Câu ba: sang năm công ty tăng gấp đôi số người thì việc nào vỡ trước? Câu này lọc ra thứ đang chạy được nhờ sức người. Nhiều việc nhân sự vẫn ổn ở quy mô ba mươi người vì có một bạn rất chăm làm bằng tay. Ở quy mô một trăm người thì cùng cách làm đó sẽ vỡ. Nhóm nào vỡ trước là nhóm nên mua trước, kể cả khi hôm nay nó chưa đau bằng nhóm khác.

Ba câu trả lời có thể chỉ vào ba nhóm khác nhau. Khi đó chọn theo thứ tự: nhóm nào gây ra sai sót phải đi xin lỗi thì ưu tiên nhất, vì sai sót đó có giá bằng tiền hoặc bằng uy tín. Sau đó tới nhóm ngốn giờ. Cuối cùng mới tới nhóm sẽ vỡ trong tương lai. Tương lai còn chờ được, sai sót thì không.

Một cách kiểm chéo rẻ tiền: hỏi ba người ngoài phòng nhân sự. Hỏi một trưởng bộ phận đang tuyển người, một kế toán trả lương, một nhân viên mới vào ba tháng. Chỗ nào cả ba đều kêu thì chỗ đó thật sự hỏng. Chỗ chỉ mình bạn kêu thì có khi chỉ cần sửa cách làm việc, chưa cần mua gì cả. Nếu bạn muốn nhìn lại toàn bộ đầu việc của nghề trước khi chấm, bài hành chính nhân sự làm những việc gì theo tuần liệt kê khá đủ.

Nhóm tuyển người: tám việc một phần mềm phải làm được

Đây là nhóm bị hiểu nhầm nhiều nhất, vì hai sản phẩm cùng gọi là phần mềm tuyển dụng có thể làm hai việc hoàn toàn khác nhau. Một bên gom hồ sơ và theo dõi ai đang ở vòng nào. Một bên đọc hồ sơ và chấm điểm. Bên thứ nhất giải bài toán trật tự, bên thứ hai giải bài toán chọn người. Bạn cần biết mình đang thiếu bên nào trước khi nghe báo giá.

Theo SHRM, thời gian tuyển trung bình ở Mỹ đã lên bốn mươi bốn ngày, tăng khoảng một phần ba so với năm 2021. Con số ở Việt Nam không giống hệt, nhưng hướng đi thì quen thuộc với bất kỳ ai đang tuyển: chặng kéo dài ra, và phần lớn thời gian trôi ở khâu chờ đọc hồ sơ chứ không phải khâu phỏng vấn.

Dưới đây là tám việc tạo thành một vòng tuyển dụng đầy đủ. Khi đi xem sản phẩm, bạn đối chiếu từng việc và đánh dấu ba mức: làm được, làm nửa vời, không làm.

Một, viết và soi lại mô tả công việc. Phần lớn vị trí tuyển hỏng ngay từ bản mô tả. Bản mô tả chép lại từ vị trí cũ, đầy tính từ không chấm được kiểu chịu khó, nhiệt tình, có tinh thần cầu tiến. Phần mềm tốt phải giúp bạn viết bản mô tả mới và chỉ ra chỗ nào là yêu cầu đếm được, chỗ nào là chữ thừa.

Hai, đặt bộ tiêu chí chấm cho từng vị trí. Tiêu chí phải tách khỏi bản mô tả và phải có trọng số. Vị trí kế toán tổng hợp cần tám đến mười hai tiêu chí, mỗi tiêu chí một mức quan trọng, trong đó vài cái là bắt buộc. Không có bước này thì mọi bước sau đều là cảm tính có màu công nghệ.

Ba, đọc hồ sơ hàng loạt. Đây là chỗ tốn giờ nhất và cũng là chỗ dễ đo nhất. Hỏi thẳng: một vị trí nhận được tối đa bao nhiêu hồ sơ, hệ thống đọc được những định dạng nào, hồ sơ scan mờ thì xử lý ra sao. Một sản phẩm nghiêm túc phải trả lời được cả ba, kể cả câu thứ ba.

Bốn, chấm hồ sơ theo tiêu chí đã đặt. Kết quả nên gọn thành ba mức: đạt, cân nhắc, không đạt. Ba mức dễ dùng hơn thang một trăm điểm, vì bạn sẽ hành động khác nhau với ba mức đó. Quan trọng hơn con số là bằng chứng: hệ thống phải chỉ ra câu nào trong hồ sơ dẫn tới điểm đó, để bạn kiểm lại được. Bài ATS là gì và chỗ chấm điểm hồ sơ nói kỹ chỗ ranh giới giữa quản lý hồ sơ và chấm hồ sơ.

Năm, chuẩn bị và chạy phỏng vấn. Câu hỏi phỏng vấn nên sinh ra từ chính bộ tiêu chí, không phải từ danh sách câu hỏi chung trên mạng. Buổi phỏng vấn cần ghi lại được, và bản ghi nên gỡ được thành chữ, vì không ai nhớ chính xác ứng viên thứ tư nói gì sau khi gặp bảy người trong một ngày.

Sáu, ra quyết định và lưu vết. Ai chọn, chọn lúc nào, dựa vào tiêu chí nào. Phần này nhàm chán cho tới ngày có tranh cãi, hoặc ngày một trưởng bộ phận hỏi vì sao hồ sơ anh ta giới thiệu bị loại. Lúc đó lưu vết là thứ duy nhất cứu bạn.

Bảy, thư mời và thư từ chối. Thư mời phải có mẫu, điền thông tin tự động, và gửi được theo luật đã đặt sẵn. Thư từ chối cũng vậy, và nó quan trọng hơn nhiều người nghĩ, vì ứng viên bị bỏ rơi không hồi âm là nguồn tiếng xấu ổn định nhất của một công ty.

Tám, chuyển hồ sơ người trúng tuyển sang bên trong. Trúng tuyển xong thì người đó rời nhóm tuyển người và bước sang nhóm hồ sơ nhân viên. Chỗ nối này thường xấu. Hỏi rõ dữ liệu chuyển sang bằng cách nào: xuất tệp, gọi sang hệ thống khác, hay chép tay.

Đếm xong tám việc, bạn thường phát hiện sản phẩm mình định mua chỉ mạnh ở việc một, hai và tám, còn ba việc giữa thì để trống. Ba việc giữa mới là chỗ ngốn giờ. Nếu bạn đang ở giai đoạn triển khai chứ không phải chọn mua, bài chọn và chạy phần mềm tuyển dụng trong ba mươi ngày đi sâu vào phần đưa vào dùng thật.

Nhóm chấm công và tính lương: vì sao đừng mua chung với nhóm tuyển

Nhóm này bao gồm chấm công, quản lý ca kíp, đơn xin nghỉ, tăng ca, bảng lương, thuế thu nhập cá nhân, bảo hiểm xã hội. Nó là nhóm nặng nhất về mặt kỹ thuật và cũng là nhóm ít khoan nhượng nhất, vì sai một dòng là sai tiền của người khác.

Có bốn lý do để tách nhóm này ra khỏi nhóm tuyển người, kể cả khi một nhà cung cấp chào bán cả hai trong một hợp đồng.

Lý do thứ nhất là ràng buộc pháp lý. Cách tính thuế thu nhập cá nhân, mức đóng bảo hiểm, quy định giờ làm thêm đều thay đổi theo văn bản của nhà nước. Nhà cung cấp mạnh ở nhóm này phải có người theo dõi văn bản và cập nhật kịp. Đó là một năng lực riêng, không liên quan gì tới năng lực đọc hồ sơ ứng viên.

Lý do thứ hai là phần cứng. Chấm công thật thường dính máy quét vân tay, quét khuôn mặt, thẻ từ, hoặc định vị trên điện thoại cho nhân viên đi thị trường. Phần mềm phải nói chuyện được với thiết bị bạn đang có. Đây là chỗ chết người khi mua trọn gói: bộ phần mềm hay thì hay, nhưng không đọc được máy chấm công cũ, và bạn phải thay cả dàn máy.

Lý do thứ ba là người dùng khác nhau. Nhóm tuyển người phục vụ vài người trong phòng nhân sự cộng với các trưởng bộ phận. Nhóm chấm công phục vụ toàn bộ nhân viên, kể cả người không dùng máy tính, kể cả người chỉ có điện thoại đời cũ. Yêu cầu về giao diện và về đường truyền hoàn toàn khác nhau.

Lý do thứ tư là nhịp thay đổi. Bảng lương đúng thì năm sau vẫn đúng, nên nhóm này thay đổi chậm và nên chọn bên đã chạy lâu, ổn định. Nhóm tuyển người thì ngược lại, cách làm đang thay đổi nhanh vì máy đọc hiểu văn bản tiến bộ từng quý. Trói hai nhóm vào một hợp đồng ba năm nghĩa là bạn đang khoá phần thay đổi nhanh theo nhịp của phần thay đổi chậm.

Điều này không có nghĩa là hai nhóm không được nối với nhau. Chúng nên nối. Nhưng nối bằng đường trao đổi dữ liệu thì rẻ và dễ đổi, còn gộp vào một hợp đồng thì đắt và khó ra. Khi nhà cung cấp nói rằng mua trọn gói sẽ liền mạch hơn, hãy hỏi cụ thể: liền mạch ở chỗ nào, dữ liệu nào đi qua, và nếu tôi bỏ một nửa gói thì nửa còn lại có chạy không.

Nhóm hồ sơ nhân viên: chỗ dễ mua thừa nhất

Nhóm thứ ba giữ thông tin của người đang làm việc: hồ sơ cá nhân, hợp đồng lao động và phụ lục, quyết định bổ nhiệm, sơ đồ tổ chức, ngày phép, tài sản công ty giao. Người ta hay gọi nhóm này bằng ba chữ cái viết tắt trong tiếng Anh, nhưng bản chất là một tủ hồ sơ điện tử có nhắc việc.

Đây là nhóm dễ mua thừa nhất, vì hai lý do. Một, tính năng nghe rất hợp lý: ai chẳng cần lưu hồ sơ. Hai, phần lớn nhu cầu thật ở công ty dưới năm mươi người có thể giải quyết bằng thư mục dùng chung cộng một bảng tính đặt quy tắc rõ ràng. Bạn chỉ thật sự cần phần mềm khi chạm một trong bốn ngưỡng sau.

Ngưỡng một: nhiều điểm làm việc. Hai chi nhánh trở lên, mỗi nơi giữ một bản hồ sơ riêng, và không ai biết bản nào mới nhất.

Ngưỡng hai: hợp đồng có thời hạn nhiều. Khi số người ký hợp đồng có thời hạn vượt vài chục, việc theo dõi ngày hết hạn bằng bảng tính bắt đầu rơi. Rơi một lần là dính rủi ro pháp lý thật.

Ngưỡng ba: có kiểm toán hoặc kiểm tra định kỳ. Khi có bên ngoài đòi xuất hồ sơ theo mẫu trong một ngày, bạn cần chỗ lưu có phân quyền và có lưu vết ai xem, ai sửa.

Ngưỡng bốn: nhân viên tự hỏi quá nhiều. Khi mỗi ngày có năm người nhắn hỏi còn bao nhiêu ngày phép, đó là lúc cần một trang để họ tự xem. Phần này tiết kiệm giờ cho bạn nhiều hơn mọi báo cáo đẹp.

Chưa chạm ngưỡng nào thì chưa cần mua. Điều đáng làm ngay là dọn lại cách đặt tên tệp và quy định một chỗ lưu duy nhất. Việc dọn này bạn phải làm trước sau gì, vì đưa dữ liệu bẩn vào phần mềm mới thì phần mềm mới cũng bẩn. Nhà cung cấp nào hứa nhập dữ liệu giúp mà không hỏi bạn dữ liệu đang nằm ở đâu, dạng gì, thì câu hứa đó chưa có giá trị.

Nhóm đào tạo nội bộ: mua khi nào thì đáng tiền

Nhóm thứ tư lo việc dạy người trong công ty: khoá học nội bộ, tài liệu, bài kiểm tra, chứng nhận hoàn thành, theo dõi ai học tới đâu. Nhóm này bị mua sớm quá hoặc muộn quá, ít khi đúng lúc.

Mua sớm quá trông như thế này. Công ty ba mươi người, dựng một hệ thống học trực tuyến đầy đủ, tải lên bốn khoá, rồi sáu tháng sau nhìn lại thấy mười hai lượt học. Lý do không phải phần mềm dở. Lý do là ba mươi người thì dạy trực tiếp vẫn nhanh hơn, và không ai có thời gian dựng nội dung cho tử tế.

Mua muộn quá trông như thế này. Công ty hai trăm người, mỗi tháng nhận mười người mới, và mười người đó được đào tạo bằng cách ngồi cạnh người cũ xem làm. Chất lượng phụ thuộc hoàn toàn vào việc hôm đó người cũ có bận không. Kiến thức nằm trong đầu vài người, ai nghỉ việc là mất một mảng.

Có ba dấu hiệu cho biết đã đến lúc. Thứ nhất, cùng một nội dung được dạy lại quá ba lần trong một quý. Thứ hai, có nội dung bắt buộc phải chứng minh là đã dạy, như an toàn lao động, quy tắc bảo mật, quy định phòng chống rửa tiền. Thứ ba, có nhóm nhân viên làm việc theo ca hoặc ở xa, không tập hợp được vào một phòng học cùng giờ.

Khi chấm sản phẩm nhóm này, đừng chấm bằng số lượng tính năng. Chấm bằng công sức bỏ ra để có bài học đầu tiên. Câu hỏi đúng là: tôi có sẵn một tệp tài liệu bốn mươi trang, mất bao lâu để nó thành một khoá học có bài kiểm tra và có danh sách ai đã học xong. Nếu câu trả lời là vài giờ thì đáng thử. Nếu câu trả lời cần một người chuyên dựng nội dung học liệu, hãy tính luôn lương người đó vào giá phần mềm.

Bảng so bốn nhóm: ai dùng, mua lúc nào, tiền nằm ở đâu

Bảng dưới đây gom lại phần khác nhau giữa bốn nhóm. Cột tiền không ghi con số, vì giá công bố thay đổi liên tục và phụ thuộc quy mô. Cột đó ghi cách tính tiền, thứ ổn định hơn nhiều và cũng là thứ quyết định hoá đơn của bạn khi công ty lớn lên.

Nhóm	Người dùng chính	Nên mua khi	Cách tính tiền thường gặp
Tuyển người	Phòng nhân sự và trưởng bộ phận đang tuyển	Một vị trí nhận trên năm mươi hồ sơ, hoặc mở trên năm vị trí một quý	Theo số vị trí, số hồ sơ xử lý, hoặc số người dùng trong phòng
Chấm công và lương	Toàn bộ nhân viên, kế toán, quản lý ca	Có ca kíp, tăng ca, nhiều điểm làm việc, hoặc bảng lương đang tính tay	Theo đầu nhân viên mỗi tháng, cộng chi phí thiết bị chấm công
Hồ sơ nhân viên	Phòng nhân sự, nhân viên tự tra cứu	Nhiều chi nhánh, nhiều hợp đồng có thời hạn, có kiểm tra định kỳ	Theo đầu nhân viên mỗi tháng, đôi khi kèm phí dung lượng lưu trữ
Đào tạo nội bộ	Người phụ trách đào tạo, học viên	Một nội dung dạy lại quá ba lần một quý, hoặc có nội dung bắt buộc	Theo số học viên hoạt động, hoặc theo dung lượng bài giảng

Đọc bảng theo chiều dọc cột cuối, bạn thấy một điều đáng chú ý. Ba trong bốn nhóm tính tiền theo đầu người. Nghĩa là chi phí nhân sự phần mềm của bạn sẽ tăng đúng theo tốc độ tuyển người. Nhóm tuyển người là nhóm duy nhất thường tính theo khối lượng việc, nên khi bạn ngừng tuyển thì chi phí cũng xuống. Chi tiết này ít ai nói trong buổi demo, nhưng nó đổi hẳn phép tính ba năm.

Lỗi hay gặp nhất: mua trọn gói rồi dùng hai mươi phần trăm

Kịch bản này lặp lại đủ nhiều để gọi tên. Công ty cần một việc, thường là chỗ ngốn giờ nhất. Nhà cung cấp chào gói đầy đủ với lời hứa quen thuộc: mua lẻ thì đắt hơn, mua trọn gói rẻ hơn tính trên mỗi tính năng, và sau này cần gì cũng có sẵn. Nghe rất hợp lý, nên hợp đồng được ký. Sáu tháng sau, đúng một phân hệ được dùng, ba phân hệ còn lại chưa ai đăng nhập.

Chỗ tốn kém không nằm ở tiền thuê bao. Nó nằm ở bốn chỗ khác.

Chỗ thứ nhất: công đưa vào dùng. Mỗi phân hệ đều đòi khai báo dữ liệu ban đầu, đòi tập huấn, đòi người chịu trách nhiệm. Mua bốn phân hệ nghĩa là nhận bốn phần việc đó cùng lúc, trong khi đội bạn chỉ đủ sức làm tốt một.

Chỗ thứ hai: dữ liệu nửa vời. Phân hệ hồ sơ nhân viên được khai báo nửa chừng rồi bỏ dở là thứ nguy hiểm, vì nó trông như có dữ liệu. Nửa năm sau ai đó lấy số từ đó ra báo cáo, và số sai được truyền đi mà không ai nghi ngờ.

Chỗ thứ ba: mất quyền mặc cả. Khi đã đưa cả bốn nhóm việc vào một nhà cung cấp, chi phí chuyển đi rất lớn. Đến kỳ gia hạn, bạn không còn gì để thương lượng ngoài lời đề nghị lịch sự.

Chỗ thứ tư: che mất vấn đề thật. Đây là chỗ đắt nhất. Mua trọn gói cho bạn cảm giác đã xử lý xong chuyện phần mềm nhân sự, nên cái việc ngốn giờ nhất được yên tâm gác lại. Một năm sau nó vẫn nguyên đó, chỉ khác là giờ có thêm một hoá đơn hằng tháng.

Cách tránh không phải là cấm mua trọn gói. Có công ty mua trọn gói rất hợp lý, thường là công ty đủ lớn để có người chuyên trách từng phân hệ. Cách tránh là đảo lại thứ tự: chọn nhóm đau nhất, mua đúng nhóm đó, chạy thật trong một quý, đo lại bằng chính ba câu hỏi ở đầu bài. Hết quý mà nhóm thứ hai nổi lên thành chỗ đau mới thì lúc đó mua tiếp, và lúc đó bạn đã có kinh nghiệm để mặc cả tử tế hơn nhiều.

Nếu bắt buộc phải ký gói lớn vì lý do ngân sách, hãy xin điều khoản kích hoạt theo giai đoạn: phân hệ nào chưa bật thì chưa tính tiền, và có mốc thời gian cụ thể để bật. Đây là điều khoản nhiều nhà cung cấp chấp nhận nếu bạn hỏi, và gần như không ai tự đề nghị nếu bạn không hỏi.

Orova làm nhóm nào, không làm nhóm nào

Nói thẳng cho khỏi mất thời gian của bạn. Orova làm nhóm thứ nhất, tuyển người, qua sản phẩm tên là Recruit. Orova cũng làm nhóm thứ tư, đào tạo nội bộ, qua sản phẩm tên là Training. Orova không làm chấm công, không tính lương, không quản lý bảo hiểm xã hội, và cũng không giữ hồ sơ nhân viên hay hợp đồng lao động.

Ở nhóm tuyển người, Recruit nhận tối đa năm trăm hồ sơ cho một vị trí, chấm thành ba mức đạt, cân nhắc, không đạt theo bộ tiêu chí bạn đặt cho vị trí đó, kèm trạng thái riêng cho hồ sơ không đọc được để bạn không loại nhầm. Nó viết và soi lại bản mô tả công việc, sinh câu hỏi phỏng vấn bám theo tiêu chí, ghi âm buổi phỏng vấn rồi gỡ thành chữ, đặt lịch phòng và khung giờ phỏng vấn, rồi gửi thư mời theo mẫu có sẵn. Bạn xem chi tiết ở trang Orova Recruit.

Ở nhóm đào tạo, Training nhận tài liệu dạng PDF, Word, văn bản thường, rồi từ tài liệu đó sinh ra slide in được, bản đọc thành tiếng, video, thẻ ghi nhớ, bài kiểm tra trắc nghiệm và giấy chứng nhận hoàn thành. Nó giao khoá học cho từng học viên hoặc từng nhóm, và xuất được gói bài giảng theo chuẩn dùng chung nếu bạn đã có hệ thống học trực tuyến khác.

Chỗ này cần nói rõ để tránh hiểu nhầm: giấy chứng nhận Training cấp là chứng nhận hoàn thành khoá học nội bộ của công ty bạn. Nó không phải chứng chỉ có giá trị pháp lý do đơn vị được cấp phép cấp. Nội dung nào phải có chứng chỉ hợp pháp thì vẫn phải qua đơn vị có thẩm quyền, phần mềm không thay được.

Nếu bài toán đau nhất của bạn nằm ở nhóm hai hoặc nhóm ba, Orova không phải chỗ nên gọi. Đi tìm bên chuyên chấm công và tính lương, và chọn bên đã chạy lâu ở đúng ngành của bạn. Chọn đúng nhóm quan trọng hơn chọn đúng thương hiệu.

Mười câu hỏi hỏi nhà cung cấp trước khi ký

Mang danh sách này vào buổi demo và hỏi thành lời. Ghi lại câu trả lời, vì phần lớn tranh cãi sau này nằm ở khoảng cách giữa cái người bán nói và cái hợp đồng viết.

Một, sản phẩm này mạnh nhất ở nhóm nào trong bốn nhóm? Người bán hiểu nghề sẽ trả lời gọn. Người trả lời rằng chúng tôi mạnh cả bốn thì thường mạnh một và có phần còn lại cho đủ bộ.

Hai, khách hàng giống công ty tôi nhất là ai? Giống về quy mô, ngành, cách làm việc. Xin nói chuyện với một khách như vậy. Bên tự tin sẽ nối máy.

Ba, đưa vào dùng mất bao lâu và ai làm phần nào? Đòi một bảng có ngày tháng và tên người chịu trách nhiệm từng đầu việc, phía họ và phía bạn.

Bốn, dữ liệu cũ của tôi vào bằng cách nào? Nói rõ dữ liệu đang nằm ở đâu và ở dạng gì. Hỏi ai làm phần chuyển, mất bao lâu, tính tiền không.

Năm, lấy dữ liệu ra bằng cách nào nếu tôi ngừng dùng? Đây là câu hỏi lọc mạnh nhất trong mười câu. Xin xem thử một tệp xuất ra thật, không phải lời hứa xuất được.

Sáu, giá thay đổi thế nào khi công ty tăng gấp đôi số người? Xin bảng giá theo bậc. Tính thử hoá đơn ở quy mô sang năm, không phải quy mô hôm nay.

Bảy, những gì không nằm trong giá thuê bao? Hỏi thẳng về phí khởi tạo, phí tập huấn, phí nối với hệ thống khác, phí hỗ trợ ngoài giờ, phí thiết bị.

Tám, hỗ trợ chạy thế nào? Giờ làm việc, kênh liên hệ, thời gian cam kết trả lời, và ai xử lý khi lỗi xảy ra đúng ngày trả lương.

Chín, dữ liệu nhân sự của tôi lưu ở đâu và ai xem được? Hỏi về phân quyền theo vai trò, lưu vết truy cập, và nơi đặt máy chủ. Dữ liệu lương và hồ sơ là loại dữ liệu nhạy cảm nhất trong công ty.

Mười, tôi bỏ một nửa gói thì nửa còn lại có chạy không? Câu này lộ ra mức trói buộc thật của hợp đồng, và nó nên được trả lời bằng chữ trong phụ lục chứ không bằng gật đầu.

Chấm mỗi câu ba mức: trả lời rõ, trả lời vòng, không trả lời. Bên nào có quá ba câu vòng thì hãy chậm lại. Không phải vì họ xấu, mà vì bạn sẽ phải sống với những chỗ vòng đó suốt thời hạn hợp đồng.

Câu hỏi thường gặp

Công ty ba mươi người có cần phần mềm nhân sự không?

Thường là cần đúng một nhóm, không cần cả bốn. Ở quy mô đó, nhóm hay đau trước là tuyển người khi công ty đang mở rộng, hoặc chấm công khi có ca kíp. Ba nhóm còn lại vẫn chạy được bằng thư mục dùng chung và bảng tính, miễn là có quy tắc đặt tên rõ và một người chịu trách nhiệm.

Nên mua một bên làm hết bốn nhóm hay bốn bên chuyên từng nhóm?

Nếu bạn có người chuyên trách từng mảng và quy mô trên vài trăm người, một bên làm hết có cái tiện. Dưới mức đó, mua đúng nhóm đang đau rồi nối dữ liệu sang nhau vừa rẻ vừa dễ đổi. Điều quan trọng hơn là hỏi trước cách lấy dữ liệu ra, để lần sau bạn còn đường đi.

Phần mềm chấm hồ sơ có loại nhầm người giỏi không?

Có, nếu bạn để nó tự quyết. Cách dùng an toàn là coi kết quả chấm như một vòng sắp xếp thứ tự, không phải bản án. Đọc kỹ nhóm cân nhắc, và luôn mở tay nhóm hồ sơ không đọc được. Yêu cầu hệ thống chỉ ra câu chữ nào trong hồ sơ dẫn tới điểm đó, để bạn kiểm lại được từng trường hợp.

Dữ liệu nhân sự đưa lên phần mềm bên ngoài có an toàn không?

Câu trả lời phụ thuộc vào ba thứ bạn kiểm được: phân quyền theo vai trò, lưu vết ai xem ai sửa, và điều khoản về nơi lưu dữ liệu trong hợp đồng. Đòi cả ba bằng văn bản. Đừng chấp nhận câu trả lời chung chung về bảo mật mà không có ba điểm cụ thể này.

Mất bao lâu để biết một phần mềm nhân sự có hợp hay không?

Một quý là đủ, nếu bạn đặt trước thước đo. Chọn hai số đo được từ trước khi mua, ví dụ số giờ đọc hồ sơ mỗi vị trí và số ngày từ lúc mở vị trí tới lúc gửi thư mời. Đo lại sau ba tháng. Không đặt thước trước thì sau ba tháng bạn chỉ còn cảm giác, và cảm giác thì luôn nghiêng về phía cái mình vừa trả tiền.

Việc nên làm trong tuần này

Bạn chưa cần gọi cho nhà cung cấp nào. Ba việc dưới đây làm được bằng thứ đang có trên bàn.

Một, ghi lại một tuần làm việc của phòng nhân sự theo dòng, mỗi lần đổi việc ghi một dòng kèm giờ. Cuối tuần cộng lại theo bốn nhóm. Bảng này là căn cứ mạnh nhất khi trình sếp, mạnh hơn mọi bản so sánh tính năng.

Hai, liệt kê ba sai sót gần nhất phải đi xin lỗi ai đó, và xếp mỗi sai sót vào một trong bốn nhóm. Nhóm nào xuất hiện hai lần trở lên thì đó là nhóm nên mua trước.

Ba, mở lại báo giá đang nằm trong hộp thư, đối chiếu với tám việc ở mục nhóm tuyển người hoặc với bốn ngưỡng ở mục hồ sơ nhân viên, tuỳ nhóm bạn đang xét. Đánh dấu ba mức cho từng dòng. Sau đó gửi lại cho người bán mười câu hỏi ở trên và hẹn một buổi trả lời.

Phần mềm nhân sự không phải một thứ để mua cho xong. Nó là bốn thứ, và bạn gần như chắc chắn chỉ đang thiếu một trong bốn. Tìm ra cái thiếu đó rồi mua đúng nó, phần còn lại để năm sau. Nếu bước tiếp theo của bạn là dựng lại vòng tuyển cho gọn trước khi chọn công cụ, bài quy trình tuyển dụng bảy bước và bài câu hỏi phỏng vấn theo tiêu chí là hai chỗ nên đọc tiếp.