Phễu tuyển dụng: đo bốn con số là biết mình đang tắc ở đâu

Đội của bạn mở một vị trí từ đầu tháng ba. Đến giữa tháng tư vẫn chưa có ai vào làm. Sếp hỏi "sao lâu vậy", và bạn chỉ trả lời được đúng một câu: "Hồ sơ về ít quá anh." Cả hai cùng gật gù, cùng đi tới một kết luận nghe rất hợp lý là đăng thêm một kênh nữa. Tháng sau hồ sơ về gấp đôi, và vị trí vẫn trống. Đây chính là lúc bạn cần nhìn việc tuyển người như một cái phễu tuyển dụng, thay vì nhìn nó như một cái hộp đen chỉ có đầu vào là tiền đăng tin và đầu ra là "tuyển được mấy người".

Chuyện này lặp lại ở gần như mọi đội nhỏ. Không phải vì họ lười đo, mà vì họ chỉ đo được đúng một con số duy nhất: cuối tháng tuyển được mấy người. Một con số ở cuối đường thì không nói cho bạn biết đường bị tắc chỗ nào. Nó giống như đo huyết áp một lần rồi kết luận về sức khoẻ cả năm. Bạn biết là có vấn đề, nhưng mọi cách sửa đều là đoán: đoán rằng tin đăng chưa hay, đoán rằng kênh chưa đúng, đoán rằng lương thấp, đoán rằng thị trường khó. Mỗi lần đoán là một tháng trôi qua.

Trả lời thẳng: bạn dựng phễu bằng cách đếm số người còn lại sau mỗi vòng, rồi tính tỉ lệ rơi giữa hai vòng liền nhau. Tầng nào rơi bất thường so với các tầng còn lại thì đó là chỗ tắc, và mỗi tầng có đúng một nhóm cách sửa riêng — sửa tin đăng, đổi kênh, chỉnh tiêu chí, chỉnh ngưỡng đạt, sửa cách phỏng vấn, hay sửa lời mời nhận việc.

Bài này đi qua sáu tầng của phễu và cách đọc từng tầng, bốn chỉ số đáng đo nhất với đội nhỏ kèm công thức, một ví dụ số đầy đủ cho trọn một đợt tuyển, một bảng chẩn đoán để tra nhanh, và lý do vì sao con số mà ai cũng thích khoe — số hồ sơ nhận về — lại là con số dễ đánh lừa bạn nhất.

Phễu tuyển dụng là gì và gồm mấy tầng?

Chữ "phễu" là hình ảnh chứ không phải thuật ngữ khó. Miệng phễu rộng vì có nhiều người nhìn thấy tin. Càng xuống dưới càng hẹp vì mỗi vòng lại loại bớt người. Cái hay của hình ảnh này là nó buộc bạn đếm ở nhiều điểm chứ không chỉ ở đáy. Khi có số ở nhiều điểm, bạn nhìn được chỗ nào phễu bị bóp lại đột ngột.

Sáu tầng dưới đây là bộ tối thiểu. Đội nào cũng có đủ sáu tầng này dù có đếm hay không.

• Người xem tin. Số lượt người nhìn thấy tin tuyển dụng của bạn, cộng từ mọi kênh bạn đăng.
• Người nộp hồ sơ. Số người thật sự bấm nộp, tính theo người chứ không theo lượt gửi file.
• Hồ sơ đạt vòng sàng lọc. Số hồ sơ bạn quyết định gọi phỏng vấn sau khi đọc.
• Qua phỏng vấn. Số người vượt hết các vòng gặp mặt và được cả nhóm đồng ý là tuyển được.
• Nhận việc. Số người nhận lời mời và thật sự đi làm buổi đầu tiên.
• Còn ở lại sau thử việc. Số người vẫn còn làm sau khi hết thời gian thử việc.

Tầng cuối cùng là tầng hay bị bỏ quên nhất, và cũng là tầng đắt nhất khi hỏng. Nhiều đội coi việc tuyển là xong khi người mới ký hợp đồng. Nhưng nếu người đó nghỉ sau sáu tuần, bạn không tuyển được ai cả — bạn chỉ vừa đốt trọn chi phí của cả đợt rồi quay lại vạch xuất phát, cộng thêm phần thời gian mà cả đội đã bỏ ra để hướng dẫn người mới. Vì vậy phễu phải kéo dài qua khỏi ngày ký, ít nhất tới hết thử việc.

Một lưu ý về cách đếm. Ở tầng một, nếu bạn đăng ba kênh thì cộng lượt xem của ba kênh lại, và chấp nhận rằng một người có thể xem ở hai kênh. Con số này không chính xác tuyệt đối, nhưng bạn không cần chính xác tuyệt đối. Bạn cần một con số đo cùng một cách qua nhiều tháng để so được với chính mình. Sai số cố định thì không sao, sai số đổi cách đo mỗi tháng mới là vấn đề.

Sáu tầng: đo cái gì, tỉ lệ nói lên điều gì, tắc thì sửa ở đâu

Phần này là ruột của bài. Với mỗi tầng, bạn sẽ có ba thứ: con số cần đếm, ý nghĩa của tỉ lệ chuyển từ tầng trước xuống, và danh sách việc cần sửa nếu tầng đó tắc. Hãy đọc như một cuốn sổ tra, không cần thuộc.

Tầng 1 — Người xem tin

Đếm gì: tổng lượt xem tin trên mọi kênh trong suốt thời gian tin còn chạy. Hầu hết trang việc làm đều hiện con số này trong trang quản lý tin của bạn. Nếu bạn đăng lên nhóm mạng xã hội, dùng số lượt tiếp cận của bài viết.

Tỉ lệ nói lên điều gì: tầng này không có tỉ lệ chuyển đến từ tầng trước, nên nó đóng vai trò mẫu số cho tất cả tỉ lệ phía sau. Nếu lượt xem quá thấp, mọi tỉ lệ bên dưới đều mất ý nghĩa vì mẫu số quá nhỏ. Với một vị trí văn phòng ở thành phố lớn, vài trăm lượt xem trong hai tuần là quá ít để rút ra kết luận gì.

Tắc thì sửa ở đâu: đây là chỗ duy nhất mà việc "đổi kênh" thật sự là câu trả lời đúng. Kiểm ba thứ theo thứ tự. Thứ nhất là tiêu đề tin — người tìm việc gõ chữ gì thì tiêu đề phải chứa chữ đó, đừng đặt tên nội bộ kiểu "Chuyên viên Phát triển Kinh doanh cấp 2". Thứ hai là nơi đăng — vị trí kỹ thuật, vị trí bán hàng và vị trí sản xuất sống ở ba nơi hoàn toàn khác nhau. Thứ ba là thời gian tin chạy — nhiều trang đẩy tin mới lên đầu, tin của bạn tụt xuống sau ba ngày và gần như biến mất.

Tầng 2 — Người nộp hồ sơ

Đếm gì: số người bấm nộp. Nhớ gộp trùng: một người gửi hồ sơ qua thư rồi nộp lại qua biểu mẫu vẫn chỉ là một người.

Tỉ lệ nói lên điều gì: tỉ lệ nộp trên lượt xem đo sức hút của tin đăng và độ dễ của việc nộp. Đây là tỉ lệ nhạy nhất với chữ nghĩa trong tin. Nếu nhiều người xem mà rất ít người nộp, tin đăng của bạn đang làm người ta bấm vào rồi bỏ đi — nghĩa là tiêu đề hứa một đằng, nội dung nói một nẻo, hoặc nội dung không trả lời được câu hỏi đầu tiên của mọi người tìm việc là lương bao nhiêu và làm ở đâu.

Tắc thì sửa ở đâu: sửa tin đăng, và sửa cái nút nộp. Về tin đăng, ba lỗi phổ biến là giấu mức lương, viết một danh sách hai mươi yêu cầu khiến người đọc tự thấy mình không đủ tư cách, và mô tả công việc bằng những câu chung chung không cho biết một ngày làm việc thật sự trông ra sao. Về cái nút nộp, hãy tự nộp thử hồ sơ vào chính vị trí của mình bằng điện thoại. Nếu bạn phải tạo tài khoản, nhập lại toàn bộ thông tin đã có sẵn trong hồ sơ, rồi mới được đính kèm file, thì bạn vừa tìm ra chỗ tắc. Cách viết tin sao cho vừa hút người nộp vừa dùng lại được làm bộ tiêu chí chấm điểm được mổ kỹ trong bài Mẫu mô tả công việc viết sao để chấm được ứng viên, không ch.

Tầng 3 — Hồ sơ đạt vòng sàng lọc

Đếm gì: số hồ sơ bạn quyết định gọi phỏng vấn. Nếu bạn có phân loại "cân nhắc" ở giữa, đếm riêng nhóm đó, đừng gộp bừa vào một bên nào.

Tỉ lệ nói lên điều gì: tỉ lệ hồ sơ đạt trên tổng hồ sơ nhận về là chỉ số nói nhiều nhất về chất lượng nguồn. Đây là con số duy nhất cho bạn biết kênh và tin đăng có kéo về đúng loại người hay không. Số hồ sơ về nhiều mà tỉ lệ đạt thấp nghĩa là bạn đang trả tiền để mời sai người tới nộp.

Tắc thì sửa ở đâu: tầng này có hai hướng tắc ngược nhau, và phải phân biệt cho đúng nếu không sẽ sửa nhầm.

Hướng thứ nhất là tỉ lệ đạt quá thấp, dưới khoảng một phần mười. Nguyên nhân gần như luôn nằm ở phía trên: tin đăng vẽ ra một công việc khác với công việc thật, hoặc kênh sai đối tượng. Ở đây việc phải làm là quay lên sửa tin và đổi kênh, chứ không phải hạ tiêu chí xuống cho có nhiều hồ sơ đạt hơn. Hạ tiêu chí chỉ đẩy chỗ tắc xuống tầng dưới, và tầng dưới đắt hơn nhiều vì mỗi buổi phỏng vấn nuốt một giờ của hai ba người.

Hướng thứ hai là tỉ lệ đạt quá cao, trên khoảng sáu phần mười, mà rồi phỏng vấn rớt gần hết. Đây là dấu hiệu tiêu chí sàng lọc của bạn quá lỏng hoặc đo sai thứ. Thường gặp nhất là bộ tiêu chí chỉ đếm số năm kinh nghiệm và tên công ty cũ, hai thứ gần như không dự đoán được gì về việc người đó làm được hay không. Việc phải làm là viết lại tiêu chí bám vào những việc cụ thể mà người vào làm sẽ phải làm trong ba tháng đầu, gắn trọng số cho từng tiêu chí, và đặt ngưỡng đạt tách khỏi dải cân nhắc.

Tầng 4 — Qua phỏng vấn

Đếm gì: số người vượt hết các vòng gặp mặt và được nhóm tuyển đồng ý là tuyển được. Đếm thêm một con số phụ rất hữu ích: số người được mời phỏng vấn nhưng không tới dự.

Tỉ lệ nói lên điều gì: tỉ lệ qua phỏng vấn trên số hồ sơ đạt sàng lọc là thước đo độ khớp giữa hai bộ tiêu chí — bộ dùng để đọc hồ sơ và bộ dùng để đánh giá lúc gặp mặt. Nếu hai bộ này khớp nhau, tỉ lệ sẽ ổn định qua các đợt. Nếu tỉ lệ nhảy loạn giữa các đợt, nghĩa là mỗi lần phỏng vấn cả nhóm lại đo một thứ khác nhau.

Tắc thì sửa ở đâu: sửa cách phỏng vấn trước, sửa tiêu chí sàng lọc sau. Ba việc theo thứ tự dễ làm nhất trước. Một, viết sẵn bộ câu hỏi cố định cho vị trí, hỏi mọi ứng viên cùng những câu đó, để so được người này với người kia. Hai, cho mỗi người phỏng vấn một phiếu chấm có sẵn tiêu chí và thang điểm, thu phiếu trước khi cả nhóm ngồi bàn với nhau — nếu bàn trước rồi mới chấm thì người nói to nhất sẽ quyết. Ba, chốt trước ai là người quyết cuối, để buổi họp không biến thành cuộc bỏ phiếu mà không ai chịu trách nhiệm. Phần khung câu hỏi và phiếu chấm có sẵn trong bài Kỹ năng phỏng vấn: hỏi theo tiêu chí thay vì hỏi theo cảm gi.

Còn con số phụ kia — người không tới dự phỏng vấn — thì đừng bỏ qua. Nó hiếm khi nói về ứng viên. Nó thường nói rằng bạn gọi quá chậm sau khi họ nộp, hoặc buổi hẹn nằm quá xa ngày gọi, hoặc bạn chưa nói rõ mức lương nên họ đi phỏng vấn chỗ khác trước và có kết quả trước.

Tầng 5 — Nhận việc

Đếm gì: số lời mời gửi đi và số người đồng ý. Hai con số, không phải một.

Tỉ lệ nói lên điều gì: tỉ lệ đồng ý trên số lời mời gửi đi là thước đo mức độ cạnh tranh của cái bạn đưa ra và chất lượng của trải nghiệm mà ứng viên vừa đi qua. Đây là tầng đau nhất khi tắc, vì tới đây bạn đã đốt gần hết chi phí của cả đợt rồi mới mất người.

Tắc thì sửa ở đâu: sửa lời mời, và sửa cả đoạn đường dẫn tới lời mời. Về nội dung lời mời, hãy hỏi thẳng ứng viên đang cân nhắc chỗ nào khác ngay từ buổi đầu, và hỏi mức mong muốn của họ trước khi bạn bỏ ra bốn buổi phỏng vấn — một câu hỏi mười lăm giây có thể cứu bạn cả tuần công. Về đoạn đường, đếm số ngày từ lúc họ nộp tới lúc nhận lời mời. Quy trình càng dài thì càng nhiều khả năng có bên khác chốt trước bạn. Nếu quy trình của bạn đang có bốn vòng, thử hỏi vòng nào từng thay đổi quyết định của bạn trong sáu tháng qua; vòng nào chưa bao giờ đổi kết quả thì bỏ đi.

Một chi tiết nhỏ mà hiệu quả: gửi lời mời bằng điện thoại trước, thư sau. Nghe thì cổ điển, nhưng một cuộc gọi cho phép bạn nghe được sự do dự, và xử lý ngay lúc đó thay vì chờ ba ngày để nhận một dòng từ chối lịch sự.

Tầng 6 — Còn ở lại sau thử việc

Đếm gì: trong số người đã đi làm, bao nhiêu người còn ở lại khi hết thử việc. Đếm cả hai chiều nghỉ: người tự xin nghỉ và người không được nhận chính thức.

Tỉ lệ nói lên điều gì: đây là tầng duy nhất nói cho bạn biết cả cái phễu phía trên có đo đúng thứ cần đo hay không. Bạn có thể tuyển rất nhanh, rất rẻ, hồ sơ đạt rất nhiều, mà nếu người vào rồi ra trong sáu tuần thì mọi con số đẹp phía trên đều là ảo.

Tắc thì sửa ở đâu: chia làm hai loại nguyên nhân và sửa khác nhau. Nếu người ta tự nghỉ, nguyên nhân gần như luôn là khoảng cách giữa công việc được vẽ ra và công việc thật — tin đăng và buổi phỏng vấn đã nói quá hay. Cách sửa nằm ngược lên tầng một và tầng bốn: nói thật phần khó của công việc ngay trong tin, và dành mười phút cuối buổi phỏng vấn để mô tả những gì khó chịu nhất của vị trí này. Bạn sẽ mất vài ứng viên ở khâu đó, nhưng mất ở khâu đó rẻ hơn mất sau hai tháng rất nhiều.

Nếu bạn là bên không nhận chính thức, thì tiêu chí đánh giá của bạn đang bỏ sót một thứ gì đó quan trọng. Hãy ngồi lại và hỏi: thứ khiến người này không đạt, có cách nào phát hiện sớm hơn ở vòng phỏng vấn không? Câu trả lời thường là có, và nó trở thành một tiêu chí mới cho lần sau.

Bốn chỉ số tuyển dụng đáng đo nhất với đội nhỏ

Nếu bạn đọc tài liệu nhân sự, bạn sẽ thấy danh sách vài chục chỉ số. Đội nhỏ không cần vài chục. Bốn cái dưới đây đủ để điều hành, và quan trọng hơn là đủ ít để bạn thật sự duy trì được việc đo suốt cả năm. Một bộ kpi tuyển dụng mà tháng nào cũng đo được thì hơn hẳn một bảng ba mươi dòng bị bỏ sau tháng thứ hai.

Thời gian tuyển dụng

Công thức: lấy trung bình, trên tất cả người đã nhận việc trong kỳ, của số ngày từ ngày ứng viên nộp hồ sơ đến ngày họ đồng ý nhận lời mời.

Nên đo kèm một con số thứ hai là thời gian lấp vị trí: số ngày từ ngày mở tin đến ngày người cuối cùng đồng ý. Hai con số này trả lời hai câu khác nhau. Thời gian tuyển dụng đo tốc độ xử lý của đội bạn kể từ khi có người trong tay. Thời gian lấp vị trí đo tổng thời gian mà bộ phận phải chịu cảnh thiếu người, bao gồm cả quãng ngồi chờ hồ sơ về.

Cách đọc: nếu thời gian tuyển dụng ngắn mà thời gian lấp vị trí dài, chỗ tắc nằm ở đầu phễu — bạn xử lý nhanh nhưng chẳng có ai để xử lý. Ngược lại, nếu thời gian tuyển dụng dài, chỗ tắc nằm trong chính quy trình của bạn: hồ sơ nằm chờ ai đó đọc, lịch phỏng vấn hẹn tuần sau, trưởng bộ phận đi công tác. Con số này còn có mặt trái ít ai nói: rút ngắn quá mức bằng cách bỏ bớt vòng đánh giá sẽ đẩy hỏng xuống tầng sáu. Đọc nó cùng với tỉ lệ trụ lại, đừng đọc một mình.

Chi phí tuyển dụng

Công thức: tổng chi phí của đợt chia cho số người nhận việc. Tổng chi phí gồm hai phần: tiền mặt chi ra (đăng tin, phí dịch vụ, phí công cụ, thưởng giới thiệu) cộng với giờ người quy ra tiền (số giờ mà đội bỏ vào đợt tuyển nhân với chi phí giờ công).

Phần giờ người là phần hầu hết đội nhỏ bỏ quên, và nó thường lớn hơn phần tiền mặt. Bỏ quên nó dẫn tới kết luận sai kinh điển: "tuyển đợt này gần như không tốn gì, chỉ mất tiền đăng tin." Thực tế bạn vừa tiêu bốn mươi giờ của những người đắt nhất công ty.

Cách đọc: luôn tính thêm một biến thể là chi phí trên mỗi người còn trụ lại sau thử việc. Nếu bạn tuyển hai người với chi phí sáu triệu mỗi người mà chỉ một người ở lại, thì chi phí thật của một người dùng được là mười hai triệu, không phải sáu. Đây là cách nhìn duy nhất khiến việc đầu tư vào chất lượng sàng lọc trở nên có lý về mặt tiền bạc, thay vì bị coi là chi phí phụ nên cắt.

Tỉ lệ hồ sơ đạt

Công thức: số hồ sơ được gọi phỏng vấn chia cho tổng hồ sơ nhận về, tính theo phần trăm.

Cách đọc: đây là chỉ số duy nhất trong bốn cái cho bạn biết nguồn ứng viên tốt hay xấu, và nó là thứ thay thế xứng đáng cho thói quen đếm số hồ sơ nhận về. Nó chỉ có ý nghĩa nếu tiêu chí sàng lọc của bạn giữ nguyên giữa các đợt. Nếu tháng này bạn siết tiêu chí, tỉ lệ sẽ tụt, nhưng đó không phải nguồn xấu đi. Vì vậy hãy ghi lại phiên bản tiêu chí kèm mỗi lần đo, giống như ghi lại đơn vị đo vậy.

Đọc kèm tỉ lệ qua phỏng vấn thì con số này mới đủ nghĩa. Tỉ lệ hồ sơ đạt cao mà tỉ lệ qua phỏng vấn thấp là dấu hiệu tiêu chí lỏng. Tỉ lệ hồ sơ đạt thấp mà những người được gọi thì hầu như ai cũng qua phỏng vấn là dấu hiệu bạn đang lọc quá chặt và có thể đang bỏ sót người tốt ở vòng đọc hồ sơ.

Tỉ lệ trụ lại sau thử việc

Công thức: số người còn làm khi hết thử việc chia cho số người đã bắt đầu đi làm trong cùng nhóm, tính theo phần trăm.

Cách đọc: đây là chỉ số chậm nhất — bạn phải chờ hết thử việc mới có số — nhưng cũng là chỉ số duy nhất kiểm chứng được ba cái kia. Ba chỉ số trên đo tốc độ, tiền và độ khớp trên giấy. Chỉ số này đo xem người bạn chọn có làm được việc thật hay không.

Với đội nhỏ, mẫu số thường rất bé — cả quý tuyển ba người. Đừng vội kết luận từ một trường hợp. Cách dùng đúng là gom theo quý hoặc theo nửa năm, và quan trọng hơn con số là phần ghi chú: mỗi lần có người nghỉ trong thử việc, viết đúng ba dòng về lý do và về việc dấu hiệu đó có nhìn thấy được ở vòng nào trong phễu. Sau bốn năm trường hợp, bạn sẽ có một danh sách tiêu chí mới đáng giá hơn mọi tài liệu tải trên mạng.

Một đợt tuyển đo đủ số: ví dụ tự đặt từ đầu đến cuối

Toàn bộ con số dưới đây do bài này tự đặt để làm mẫu tính. Đây không phải số đo từ công ty nào, không phải số trung bình ngành, và bạn không nên lấy làm chuẩn để so. Việc của ví dụ là cho bạn thấy các phép tính nối vào nhau ra sao.

Bối cảnh giả định: một công ty phần mềm sáu mươi người mở một vị trí nhân viên kinh doanh. Tin mở ngày 1 tháng 3, đăng ba kênh. Đợt kết thúc ngày 25 tháng 4 với hai người nhận việc.

Tầng	Số người	Tỉ lệ so với tầng trước
Người xem tin (3 kênh cộng lại)	2.400	—
Người nộp hồ sơ	96	4,0%
Hồ sơ đạt vòng sàng lọc	24	25,0%
Qua phỏng vấn	6	25,0%
Nhận việc	2	33,3%
Còn ở lại sau thử việc	1	50,0%

Ở tầng nhận việc còn một con số phụ: trong 6 người qua phỏng vấn, công ty gửi lời mời cho 3 người và 2 người đồng ý, tức tỉ lệ đồng ý trên lời mời là 66,7%.

Bây giờ tính bốn chỉ số.

Thời gian tuyển dụng. Người thứ nhất nộp ngày 5 tháng 3, đồng ý ngày 12 tháng 4, tức 38 ngày. Người thứ hai nộp ngày 20 tháng 3, đồng ý ngày 25 tháng 4, tức 36 ngày. Trung bình 37 ngày. Thời gian lấp vị trí tính từ ngày mở tin 1 tháng 3 đến ngày 25 tháng 4 là 55 ngày.

Chi phí tuyển dụng. Tiền mặt: ba kênh, mỗi kênh 1.500.000 đồng cho tám tuần, thành 4.500.000 đồng. Giờ người: đọc và chấm 96 hồ sơ, mỗi hồ sơ 5 phút, thành 480 phút tức 8 giờ; điều phối lịch cho 24 buổi, mỗi buổi 10 phút, thành 240 phút tức 4 giờ; phỏng vấn vòng một 24 buổi, mỗi buổi 45 phút, thành 1.080 phút tức 18 giờ; phỏng vấn vòng hai 6 buổi, mỗi buổi 60 phút với hai người dự, thành 720 phút tức 12 giờ. Cộng lại 42 giờ. Quy đổi 200.000 đồng một giờ công thành 8.400.000 đồng.

Tổng chi phí đợt: 4.500.000 cộng 8.400.000 bằng 12.900.000 đồng. Chia cho 2 người nhận việc ra 6.450.000 đồng mỗi người. Nhưng chỉ 1 người trụ lại sau thử việc, nên chi phí trên mỗi người dùng được thật sự là 12.900.000 đồng.

Tỉ lệ hồ sơ đạt: 24 chia 96 bằng 25,0%.

Tỉ lệ trụ lại sau thử việc: 1 chia 2 bằng 50,0%.

Đọc cả bộ số này ra được gì? Ba điều rất cụ thể, và không điều nào là "đăng thêm kênh".

Thứ nhất, tầng rơi mạnh nhất là từ xem tin sang nộp hồ sơ: 2.400 người nhìn thấy mà chỉ 96 người nộp. Tin đăng đang là chỗ đáng sửa trước tiên, không phải kênh — vì lượt xem 2.400 cho một vị trí đã là đủ để đánh giá.

Thứ hai, tỉ lệ hồ sơ đạt 25% là con số lành. Nguồn về không tệ. Nếu đội này quyết định đổi kênh, họ sẽ phá hỏng thứ đang chạy được để chữa thứ không hỏng.

Thứ ba, và đây là chỗ đau: một nửa số người nhận việc rời đi trong thử việc, khiến chi phí thật cho một người dùng được tăng gấp đôi. Với bộ số này, việc đáng làm nhất cho đợt sau không phải là tuyển nhanh hơn hay rẻ hơn, mà là tìm cho ra thứ mà vòng phỏng vấn đã bỏ sót. Nếu đội đó chỉ nhìn con số "tuyển được 2 người trong 55 ngày", họ sẽ không bao giờ nhìn ra điều này.

Bảng chẩn đoán: thấy dấu hiệu này thì khả năng tắc ở tầng nào

Bảng dưới đây để tra nhanh. Cột giữa là tầng nhiều khả năng đang tắc, cột phải là việc nên thử trước. Đây là suy luận theo cấu trúc phễu, không phải kết quả khảo sát — vẫn phải kiểm bằng số của chính bạn.

Dấu hiệu bạn thấy	Khả năng tắc ở tầng	Việc nên thử trước
Lượt xem tin rất thấp dù đã đăng hai tuần	Người xem tin	Đổi tiêu đề tin theo chữ người tìm việc thật sự gõ; xem lại kênh có đúng nghề không
Nhiều lượt xem nhưng rất ít người nộp	Xem tin sang nộp hồ sơ	Sửa tin đăng: ghi mức lương, cắt danh sách yêu cầu, mô tả một ngày làm việc thật; tự nộp thử bằng điện thoại
Hồ sơ về rất nhiều nhưng tỉ lệ đạt dưới một phần mười	Nộp hồ sơ sang đạt sàng lọc	Đổi kênh và sửa tin cho khớp việc thật; đừng hạ tiêu chí
Tỉ lệ đạt sàng lọc rất cao nhưng phỏng vấn rớt gần hết	Đạt sàng lọc sang qua phỏng vấn	Viết lại tiêu chí bám việc thật, gắn trọng số, nâng ngưỡng đạt và tách dải cân nhắc
Mời phỏng vấn nhưng nhiều người không tới dự	Đạt sàng lọc sang qua phỏng vấn	Rút ngắn khoảng cách từ ngày nộp đến ngày gọi; nói rõ mức lương ngay từ liên hệ đầu
Phỏng vấn rất nhiều buổi nhưng ít ai được cả nhóm đồng ý	Qua phỏng vấn	Bộ câu hỏi cố định, phiếu chấm thu trước khi bàn, chốt trước ai quyết cuối
Gửi lời mời hay bị từ chối vào phút cuối	Qua phỏng vấn sang nhận việc	Hỏi mức mong muốn và các nơi đang cân nhắc ngay buổi đầu; cắt vòng phỏng vấn chưa từng đổi kết quả
Người nhận việc rồi nghỉ trong vòng vài tuần	Trụ lại sau thử việc	Nói thật phần khó của công việc trong tin và cuối buổi phỏng vấn; ghi lại dấu hiệu bỏ sót thành tiêu chí mới
Mọi tầng đều bình thường nhưng vị trí vẫn trống lâu	Người xem tin	Mẫu số quá nhỏ: tăng lượng người thấy tin trước khi động vào bất cứ tầng nào khác

Một nguyên tắc khi dùng bảng này: mỗi lần chỉ sửa một tầng. Nếu bạn đổi tin đăng, đổi kênh và siết tiêu chí cùng lúc, tháng sau số có đổi bạn cũng không biết nhờ cái nào. Sửa một thứ, chạy đủ một đợt, đọc lại số. Chậm hơn về cảm giác nhưng nhanh hơn nhiều về kết quả, vì bạn không phải làm lại từ đầu.

Vì sao đếm số hồ sơ nhận về là chỉ số dễ đánh lừa nhất

Số hồ sơ nhận về là con số được nhắc nhiều nhất trong mọi cuộc họp tuyển dụng, và cũng là con số ít giá trị nhất trong sáu tầng. Có bốn lý do, và cả bốn đều đáng nói ra thành lời với sếp của bạn.

Một, nó là con số tuyệt đối, không phải tỉ lệ. Nhận về 200 hồ sơ nghe hoành tráng hơn 60. Nhưng 60 hồ sơ với 20 hồ sơ đạt tốt hơn hẳn 200 hồ sơ với 12 hồ sơ đạt — vừa ra nhiều người đáng gọi hơn, vừa đỡ cho bạn 140 lần mở file. Một con số tuyệt đối không có mẫu số thì không so được với gì cả.

Hai, nó tăng được bằng cách làm hỏng chất lượng. Đây là điểm nguy hiểm nhất. Muốn hồ sơ về nhiều hơn thì rất dễ: viết tin mơ hồ hơn, hạ yêu cầu xuống, hứa nhiều hơn, đăng vào những nơi ai cũng nộp mọi thứ. Cả bốn cách đều làm con số đẹp lên trong khi làm việc của bạn nặng hơn. Khi một chỉ số có thể cải thiện bằng cách làm sai, thì đặt nó làm mục tiêu là tự đặt bẫy cho chính mình. Đây đúng là kiểu chỉ số mà bài Các chỉ số quan trọng khi chạy quảng cáo Facebook gọi là chỉ số hư danh — dễ tăng, dễ khoe, không dẫn tới hành động nào đúng.

Ba, nó chuyển chi phí sang chỗ không ai đếm. Mỗi hồ sơ thừa là vài phút của một người phải mở ra đọc rồi loại. Hai trăm hồ sơ với năm phút một cái là gần mười bảy giờ, tức hơn hai ngày công. Chi phí đó không hiện ra ở đâu trong báo cáo, nên "hồ sơ về nhiều" bị coi là tin vui. Chỉ khi bạn đưa giờ người vào công thức chi phí tuyển dụng thì phần đó mới lộ ra.

Bốn, nó nằm quá xa kết quả. Từ hồ sơ về đến người trụ lại sau thử việc còn bốn tầng nữa. Bốn tầng đó có thể bóp con số xuống bất cứ mức nào. Một chỉ số ở đầu phễu chỉ đáng theo dõi khi bạn biết tỉ lệ chuyển của các tầng phía sau đủ ổn định, và muốn biết điều đó thì bạn lại phải đo cả phễu.

Vậy thay bằng gì? Thay bằng cặp số này: số hồ sơ đạt vòng sàng lọc và tỉ lệ hồ sơ đạt. Cặp này không tăng được bằng cách làm ẩu — muốn nó lên thì buộc phải kéo về đúng loại người. Nếu trong họp có ai hỏi "tháng này về bao nhiêu hồ sơ", câu trả lời tốt là: "96 hồ sơ, 24 hồ sơ đạt, tỉ lệ đạt 25%, tháng trước là 19%." Câu đó vừa trả lời câu hỏi vừa lái cuộc họp về đúng chỗ.

Bốn nhầm lẫn hay gặp khi mới bắt đầu đo

Đo bằng trí nhớ thay vì ghi tại chỗ

Cuối tháng ngồi nhớ lại xem đã gọi bao nhiêu người là cách chắc chắn ra số sai. Trí nhớ luôn thiên về những trường hợp gây ấn tượng: người phỏng vấn rất tệ, người từ chối vào phút chót. Cách sửa rất rẻ: một bảng tính có sáu cột, mỗi ứng viên một dòng, ghi ngày ở từng mốc ngay lúc nó xảy ra. Ghi tại chỗ mất mười lăm giây, nhớ lại cuối tháng mất một buổi và vẫn sai.

Đổi cách đếm giữa chừng

Tháng này tính "hồ sơ đạt" là người được gọi điện sàng lọc, tháng sau tính là người được mời phỏng vấn trực tiếp. Hai định nghĩa khác nhau thì hai con số không so được, nhưng chúng vẫn nằm cạnh nhau trong bảng và trông rất giống nhau. Hãy viết định nghĩa của từng tầng ra một dòng, dán ngay đầu bảng tính, và không đổi trong ít nhất hai quý.

Đo một vị trí rồi kết luận cho cả công ty

Phễu của vị trí kế toán và phễu của vị trí lập trình viên khác nhau đến mức không nên gộp. Vị trí này có thể nhận trăm hồ sơ trong ba ngày, vị trí kia mười hồ sơ trong ba tuần. Gộp lại thì cả hai đều biến thành một con số trung bình không tả đúng cái nào. Với đội nhỏ, cách làm gọn nhất là đo riêng theo nhóm vị trí — chẳng hạn nhóm văn phòng, nhóm kỹ thuật, nhóm hiện trường — và chỉ so vị trí với chính nó qua các đợt.

Lấy tỉ lệ trên mẫu số quá nhỏ

Một đợt có 7 hồ sơ, 2 hồ sơ đạt, ra tỉ lệ 28,6%. Con số này trông chính xác nhưng gần như không có ý nghĩa: chỉ cần một hồ sơ nữa đạt là tỉ lệ nhảy lên 42,9%. Với mẫu số dưới khoảng ba mươi, hãy đọc số tuyệt đối và đọc bằng cảm nhận, đừng đưa tỉ lệ vào báo cáo như một sự thật. Cách khác là gộp nhiều đợt cùng loại vị trí lại rồi mới tính tỉ lệ.

Nhịp đo lặp lại: mười lăm phút mỗi tuần, một giờ mỗi tháng

Bộ chỉ số nào cũng chỉ có giá trị nếu bạn duy trì được. Dưới đây là nhịp làm việc gọn nhất mà một người kiêm nhiệm vẫn giữ nổi.

1. Mỗi ngày, ghi tại chỗ. Mỗi khi có hồ sơ mới, một quyết định gọi hay loại, một buổi phỏng vấn, một lời mời gửi đi, ghi ngay ngày vào dòng của người đó. Không gom lại làm sau.
2. Mỗi thứ sáu, mười lăm phút. Cập nhật số người còn lại ở từng tầng cho mọi vị trí đang mở. Nhìn xem tầng nào tuần này không nhúc nhích. Một tầng đứng yên hai tuần liền là tín hiệu, không phải sự trùng hợp.
3. Mỗi tháng, một giờ. Tính bốn chỉ số cho các vị trí đã đóng trong tháng. So với tháng trước và với chính vị trí đó ở đợt trước. Chọn đúng một tầng để sửa cho tháng sau, viết ra bạn sẽ sửa gì và mong số nào đổi.
4. Mỗi khi đóng một vị trí, mười phút. Ghi ba dòng: tầng nào tắc nhất, việc gì đã thử, kết quả ra sao. Ba dòng này sau một năm là tài sản đáng giá nhất trong hồ sơ tuyển dụng của bạn.
5. Mỗi khi có người nghỉ trong thử việc, ba dòng. Lý do nghỉ, dấu hiệu đó có thể nhìn thấy ở vòng nào, và tiêu chí mới nào nên thêm vào cho lần sau.

Nhịp này nằm gọn trong quy trình tuyển dụng thông thường chứ không phải việc thêm — nếu bạn đang chạy theo một quy trình có bước rõ ràng như trong bài Quy Trình Tuyển Dụng Nhân Sự Gồm Mấy Bước? Chi Tiết A-Z thì mỗi mốc đo đã trùng với một bước bạn vẫn làm.

Làm tay tới đâu thì hết sức, khi nào cần công cụ

Bốn tầng trên của phễu — xem tin, nộp hồ sơ, đạt sàng lọc, qua phỏng vấn — hoàn toàn đo tay được bằng một bảng tính. Thật ra với dưới năm mươi hồ sơ một vị trí thì bảng tính còn nhanh hơn phần mềm, vì bạn không mất công nhập liệu hai lần. Đừng vội mua gì khi chưa đo được một tháng bằng tay; bạn sẽ không biết mình cần công cụ giải bài toán nào.

Chỗ làm tay hết sức thường là tầng ba, tầng hồ sơ đạt vòng sàng lọc, và nó hết sức theo ba kiểu.

Kiểu thứ nhất là số lượng. Một trăm hồ sơ cho một vị trí, mỗi hồ sơ năm phút, là hơn tám giờ đọc liên tục. Không ai đọc hồ sơ thứ chín mươi bằng cùng mức tập trung như hồ sơ thứ năm. Con số "tỉ lệ hồ sơ đạt" của bạn khi đó không đo chất lượng nguồn nữa, mà đo mức mệt của người đọc.

Kiểu thứ hai là nhiều người cùng chấm. Ba người đọc chung một chồng hồ sơ mà không có bộ tiêu chí chung thì cho ra ba tỉ lệ đạt khác nhau, và bạn không thể cộng chúng lại thành một con số có nghĩa.

Kiểu thứ ba là không truy được lý do. Ba tháng sau bạn nhìn lại và muốn biết vì sao hồ sơ này bị loại, thì trong bảng tính chỉ có chữ "không đạt". Không truy được lý do thì không sửa được tiêu chí, và không sửa được tiêu chí thì tầng ba mãi mãi là chỗ mù trong phễu của bạn.

Đúng ba kiểu đó là lúc một công cụ chấm điểm CV đáng bỏ tiền. Chẳng hạn Orova Recruit nhận bản mô tả công việc dạng file hoặc dán chữ, tách ra 8 đến 16 tiêu chí chia theo năm nhóm bắt buộc, quan trọng, ưu tiên, cơ bản, linh hoạt, mỗi tiêu chí một trọng số từ 1 đến 10 kèm đề xuất ngưỡng đạt — và bạn sửa, thêm, xoá tiêu chí thoải mái vì đó vẫn phải là bộ tiêu chí của bạn. Hồ sơ tải lên theo file lẻ, nhiều file hoặc cả thư mục, nhận PDF, Word, văn bản thuần và cả ảnh chụp, tối đa 10MB mỗi file và 500 hồ sơ mỗi vị trí. Mỗi hồ sơ được chấm 0 đến 100 từng tiêu chí kèm bằng chứng trích thẳng từ hồ sơ, điểm tổng do máy chủ tự tính bình quân theo trọng số chứ không lấy con số AI tự cộng, và tiêu chí bắt buộc dưới 50 điểm thì ép thành không đạt dù điểm tổng cao. Kết quả xếp ba loại đạt, cân nhắc, không đạt — đúng ba nhóm mà tầng ba của phễu cần để tính tỉ lệ hồ sơ đạt cho ổn định qua các đợt.

Với người phải báo cáo phễu, điểm đáng giá nằm ở chỗ các tầng dưới cũng sinh ra dữ liệu trong cùng một chỗ: trạng thái do người tuyển tự đánh giá nằm cạnh trạng thái AI chấm, điểm phỏng vấn tính theo cùng bộ trọng số, quyết định cuối là chọn hay loại có ghi ai bấm và lúc nào, lịch phỏng vấn có giờ hẹn thật, và thư gửi ứng viên có mốc thời gian gửi. Nhờ vậy các chỉ số như tỉ lệ chuyển tầng, thời gian từ nộp hồ sơ tới phản hồi đầu tiên hay độ lệch giữa máy chấm và người chấm đều lấy ra được từ dữ liệu có sẵn, thay vì phải gõ tay vào bảng tính mỗi tuần. Đăng ký miễn phí được tặng 1.000 quota và không cần thẻ, đủ để bạn chạy thử một vị trí thật rồi so với cách đọc tay của chính mình.

Một điều công cụ không làm thay được: quyết định tuyển ai vẫn là của bạn. Công cụ chỉ giúp tầng ba có tiêu chí ổn định và có lý do truy được, để con số đo được của tầng đó nói về ứng viên chứ không nói về mức mệt của người đọc.

Muốn đo phễu thì dữ liệu phải sinh ra từ đâu

Phần lớn các bài về phễu tuyển dụng dừng ở chỗ liệt kê chỉ số. Nhưng lý do thật khiến đội tuyển dụng không đo được không phải là không biết đo cái gì — mà là dữ liệu không tồn tại ở dạng lấy ra được. Mục này nói về chỗ đó.

Ba loại dữ liệu và độ khó rất khác nhau

Loại một: đếm được tự nhiên. Số hồ sơ nhận, số hồ sơ đạt, số buổi phỏng vấn, số thư mời. Loại này gần như luôn có sẵn, chỉ cần chỗ lưu thống nhất. Nếu bạn còn phải mở ba nơi để đếm thì vấn đề nằm ở chỗ lưu chứ không phải ở việc đo.

Loại hai: cần mốc thời gian. Thời gian từ nộp hồ sơ tới phản hồi đầu tiên, từ phản hồi tới buổi phỏng vấn, từ phỏng vấn tới quyết định. Loại này chỉ có nếu mỗi lần đổi trạng thái được ghi lại kèm giờ. Bảng tính hiếm khi làm được, vì người ta sửa ô trạng thái đè lên giá trị cũ và mốc thời gian biến mất.

Loại ba: cần cả người lẫn máy cùng chấm. Đây là loại giá trị nhất và ít ai có. Ví dụ: trong số hồ sơ máy xếp Đạt, bao nhiêu phần trăm người tuyển cũng đánh giá là Đạt? Chỉ số này đo chính chất lượng bộ tiêu chí của bạn. Muốn có nó thì hệ thống phải giữ hai cột trạng thái song song thay vì để cái sau ghi đè cái trước.

Năm chỉ số đáng đo, xếp theo độ khó lấy dữ liệu

Tỉ lệ chuyển tầng. Dễ nhất. Đo hằng tuần cho từng vị trí, không gộp cả công ty — gộp lại thì mọi bất thường triệt tiêu nhau.

Thời gian tới phản hồi đầu tiên. Chỉ số này ảnh hưởng trực tiếp tới tỉ lệ ứng viên còn ở lại phễu. Nó cũng là chỉ số dễ cải thiện nhất bằng thao tác vận hành thuần tuý: gắn việc gửi thư vào thao tác đổi trạng thái.

Tỉ lệ ứng viên nhận được lời trả lời. Ít nơi đo, nhưng đây là chỉ số về danh tiếng tuyển dụng. Mẫu số là mọi hồ sơ đã nộp, không phải mọi hồ sơ đã đọc.

Độ lệch giữa máy chấm và người chấm. Cần hai cột trạng thái. Lệch nhiều không có nghĩa máy sai; thường nghĩa là tiêu chí viết chưa rõ, hoặc bạn đang có một tiêu chí ngầm trong đầu mà chưa viết ra.

Độ phủ câu hỏi phỏng vấn. Chỉ số ít gặp nhất: trong bộ câu hỏi đã chuẩn bị, bao nhiêu phần trăm thật sự được hỏi trong buổi. Nếu tỉ lệ này thấp một cách đều đặn, hoặc buổi phỏng vấn quá ngắn so với bộ câu hỏi, hoặc bộ câu hỏi đang được viết cho vui chứ không để dùng. Chỉ số này chỉ tính được nếu phiếu chấm phân biệt rõ "hỏi rồi, điểm thấp" với "chưa hỏi tới".

Nhịp đo thực tế

Đo hằng tuần ba con số đầu, mỗi tháng một lần xem hai con số sau. Và một quy ước nhỏ nhưng quan trọng: đóng sổ một vị trí ngay khi tuyển xong, chốt lại các con số của vị trí đó rồi mới mở đợt mới. Chỉ số của một phễu đang chạy dở luôn đẹp hơn thực tế, vì những người còn kẹt ở giữa chưa kịp trở thành mẫu số của bất kỳ tỉ lệ nào.

Câu hỏi thường gặp

Đội tôi mỗi năm tuyển năm người, đo phễu có thừa không?

Không thừa, nhưng phải đo khác. Với năm người một năm, mọi tỉ lệ đều nằm trên mẫu số quá nhỏ để tin. Cái đáng làm là ghi số tuyệt đối ở sáu tầng cho từng vị trí, và giữ phần ghi chú ba dòng khi đóng vị trí. Sau ba bốn đợt, bạn sẽ nhận ra một tầng lặp đi lặp lại là chỗ tắc. Đó là kết luận có giá trị mà không cần tới phần trăm nào.

Tôi không lấy được số lượt xem tin thì làm sao dựng tầng một?

Bỏ tầng một, bắt đầu phễu từ tầng nộp hồ sơ, và ghi rõ trong bảng rằng bạn thiếu tầng đó. Phễu năm tầng vẫn dùng được. Bù lại, hãy để ý một dấu hiệu thay thế: nếu hồ sơ về đều đặn mỗi ngày trong hai tuần đầu rồi tắt hẳn, khả năng cao tin của bạn đã tụt khỏi trang đầu chứ không phải hết người quan tâm.

Chi phí tuyển dụng có nên tính lương của người làm tuyển dụng không?

Nếu bạn có người làm tuyển dụng toàn thời gian thì nên tính, chia theo tỉ lệ thời gian họ dành cho từng vị trí. Nếu tuyển dụng là việc kiêm nhiệm, cách gọn hơn là chỉ tính số giờ thực bỏ ra cho đợt đó nhân với chi phí giờ công. Điều quan trọng không phải chọn cách nào, mà là chọn một cách rồi giữ nguyên, để so được giữa các đợt.

Tỉ lệ hồ sơ đạt bao nhiêu là tốt?

Không có con số chuẩn chung, và bất cứ ai đưa cho bạn một con số chuẩn mà không nói rõ đo trên vị trí nào, kênh nào, tiêu chí nào thì con số đó vô dụng. Chuẩn duy nhất đáng dùng là chính bạn ở đợt trước, với cùng vị trí và cùng bộ tiêu chí. Điều cần nhìn là xu hướng và là mối quan hệ với tỉ lệ qua phỏng vấn ở tầng kế tiếp.

Nên đo tỉ lệ trụ lại ở mốc nào, hết thử việc hay sáu tháng?

Bắt đầu bằng mốc hết thử việc vì bạn có số sớm hơn và còn kịp sửa cho đợt sau. Khi đã quen, thêm mốc sáu tháng để bắt những trường hợp trụ qua thử việc rồi mới nghỉ. Hai mốc kể hai câu chuyện khác nhau: mốc thử việc thường nói về việc chọn sai người hoặc vẽ sai công việc, mốc sáu tháng thường nói nhiều hơn về quản lý và về đường phát triển.

Phễu tuyển dụng có cần phần mềm riêng để dựng không?

Không. Một bảng tính với các cột ngày ở từng mốc là đủ dựng cả sáu tầng, và đó nên là chỗ bạn bắt đầu. Phần mềm chỉ đáng cân nhắc khi việc nhập liệu tay bắt đầu bỏ sót, hoặc khi có nhiều người cùng phải nhìn cùng một con số. Bắt đầu bằng bảng tính còn có cái lợi là bạn hiểu rõ từng con số được tính ra sao trước khi giao cho máy tính hộ.

Việc nên làm trong tuần này

Đừng dựng cả hệ thống đo. Làm đúng ba việc dưới đây trong tuần này là đủ để lần sau sếp hỏi "sao lâu vậy", bạn có câu trả lời chỉ đúng vào một tầng.

Việc thứ nhất, mở một bảng tính, mỗi vị trí đang chạy một tab, mỗi ứng viên một dòng, sáu cột ngày theo sáu tầng. Điền ngược lại cho các vị trí đang mở bằng dữ liệu còn tra được trong hộp thư và lịch. Đừng cố điền hoàn hảo, điền được đến đâu hay đến đó.

Việc thứ hai, viết định nghĩa của sáu tầng ra sáu dòng, dán ở đầu bảng tính. Đặc biệt là định nghĩa của tầng ba: chính xác thì thế nào là một hồ sơ đạt vòng sàng lọc trong công ty bạn. Nếu bạn viết ra mà thấy mình lưỡng lự, đó chính là lý do con số của bạn chưa bao giờ so được giữa các đợt.

Việc thứ ba, tính tỉ lệ chuyển của năm cặp tầng cho vị trí gần nhất bạn vừa đóng, kể cả khi số liệu chưa đầy đủ. Nhìn xem tỉ lệ nào rơi mạnh bất thường so với các tỉ lệ còn lại. Tra bảng chẩn đoán ở trên, chọn đúng một việc để sửa, và chỉ sửa một việc đó cho vị trí kế tiếp. Đến khi vị trí đó đóng, bạn sẽ biết chắc chắn việc mình sửa có tác dụng hay không — đó là điều mà mọi tháng trước đây bạn chưa từng biết.