Tuyển số lượng lớn: xử lý hàng trăm CV mà không bỏ sót người giỏi

Chín giờ sáng thứ Hai, bạn mở hộp thư tuyển dụng và thấy 137 thư chưa đọc. Cuối tuần trước công ty chạy bài đăng cho chi nhánh mới: 30 nhân viên chăm sóc khách hàng và 12 nhân viên kinh doanh, phải có mặt đủ trong sáu tuần. Hồ sơ đổ về đủ kiểu — PDF, file Word, ảnh chụp màn hình CV trên điện thoại, có bạn dán thẳng nội dung vào thân thư. Đến trưa thêm 40 thư nữa. Lúc đó bạn nhận ra tuyển số lượng lớn không phải là làm việc cũ nhiều lần hơn. Nó là một việc khác hẳn.

Trả lời thẳng: khi số hồ sơ vượt quá sức đọc của một người trong một buổi, cái hỏng đầu tiên không phải là tốc độ mà là sự công bằng — cùng một hồ sơ, đọc lúc chín giờ sáng và đọc lúc năm giờ chiều sẽ ra hai kết quả khác nhau. Nên quy trình tuyển số lượng lớn phải được thiết kế để giữ thước đo đứng yên, chứ không phải để đọc nhanh hơn.

Bài này là bài chốt của cả loạt bài về sàng lọc CV. Những bài trước bàn từng mảnh: cách biến mô tả công việc thành bộ tiêu chí, cách chấm điểm CV theo trọng số, cách đặt ngưỡng đạt và dải cân nhắc, cách bắt AI trích bằng chứng thay vì phán bừa. Bài này ghép hết lại thành một quy trình chạy được cho đợt vài trăm hồ sơ: chuẩn bị gì trước khi mở đơn, chia lô ra sao, xử nhóm Cân nhắc thế nào, xếp lịch phỏng vấn hàng loạt ra sao, và sau đợt thì ghi lại những gì để lần sau nhanh hơn.

Mọi con số trong bài là ví dụ tự đặt để bạn thấy phép tính, không phải số đo từ công ty nào. Bạn thay số của mình vào là dùng được.

Tuyển số lượng lớn khác tuyển lẻ ở chỗ nào?

Quy trình tuyển một hai người rất gọn: nhận hồ sơ, đọc, thấy hợp thì gọi, gọi xong thì hẹn. Nó chạy được vì cả đợt gói trong trí nhớ của một người. Bạn nhớ bạn A nói gì, nhớ bạn B thiếu chỗ nào, nhớ mình đang so ai với ai. Không cần bảng biểu gì cũng vẫn ra quyết định tạm ổn.

Đưa đúng quy trình đó vào đợt 400 hồ sơ thì nó gãy ở ba chỗ, và gãy theo thứ tự.

Chỗ gãy thứ nhất: đọc tay không kịp

Lấy ví dụ tự đặt. Vị trí chăm sóc khách hàng nhận 428 hồ sơ trong 10 ngày mở đơn. Bỏ ra 19 hồ sơ trùng (cùng một người nộp hai lần) và 23 file không đọc được, còn 386 hồ sơ thật sự phải đọc.

Đọc một CV cho tử tế — không phải liếc, mà đọc đủ để trả lời được năm câu: có làm ca xoay được không, ở gần chi nhánh không, đã làm chăm sóc khách hàng bao lâu, nhảy việc mấy lần, viết lách có sạch không — mất khoảng 4 phút. Nhân lên: 386 × 4 = 1.544 phút, tức khoảng 25,7 giờ.

25,7 giờ là hơn ba ngày làm việc, với điều kiện bạn không làm gì khác: không chấm công, không nghe điện thoại, không họp. Trong khi bạn ngồi đọc ba ngày đó, hồ sơ mới vẫn tiếp tục về, và những người nộp sớm nhất đã chờ mười hai ngày không nghe tin gì.

Nhiều người xử lý bằng cách đọc nhanh hơn: liếc 40 giây mỗi CV, chỉ nhìn tên công ty gần nhất và số năm kinh nghiệm. 386 CV × 40 giây còn khoảng 4,3 giờ, nghe có vẻ giải quyết được. Nhưng liếc 40 giây thì bạn không còn chấm theo tiêu chí nữa, bạn chấm theo cảm giác về hình thức CV. Người viết CV đẹp thắng người làm việc tốt. Đây chính là lúc bạn bắt đầu bỏ sót người giỏi mà không biết mình đang bỏ sót.

Chỗ gãy thứ hai: người đọc mệt dần nên tiêu chuẩn trôi

Đây là chỗ ít ai nói ra vì khó thừa nhận. Bạn đọc 30 CV đầu tiên rất kỹ, ghi chú đầy đủ, cân nhắc từng chỗ. Đến CV thứ 80 bạn bắt đầu chỉ tìm lý do để loại cho nhanh. Đến CV thứ 150 bạn loại theo phản xạ.

Cái trôi không phải tốc độ, mà là ngưỡng. Nửa đầu buổi, một bạn có 8 tháng kinh nghiệm tổng đài được bạn cho vào nhóm cân nhắc vì "cũng được, gọi thử xem". Nửa cuối buổi, đúng hồ sơ như vậy bị loại thẳng vì "thiếu kinh nghiệm". Không ai cố ý làm vậy. Đầu người mệt thì tự động nâng ngưỡng để giảm số việc còn lại.

Hệ quả trong đợt số lượng lớn rất rõ: chất lượng danh sách trúng tuyển phụ thuộc vào việc hồ sơ của người đó rơi vào giờ nào trong ngày. Đó không phải tuyển dụng, đó là xổ số.

Chỗ gãy thứ ba: hồ sơ đến sau bị xử ngặt hơn hồ sơ đến trước

Chỗ gãy này khác chỗ gãy thứ hai, và nguy hiểm hơn vì nó kéo dài suốt đợt chứ không chỉ trong một buổi.

Ngày đầu mở đơn, danh sách còn trống. Bạn chưa có ai để so, nên bạn dễ dãi: hồ sơ nào tàm tạm cũng được xếp vào nhóm gọi. Sang ngày thứ bảy, bạn đã có 40 người trong danh sách gọi, trong đó có vài bạn rất khá. Từ lúc đó, mỗi hồ sơ mới bị so ngầm với người khá nhất trong danh sách, chứ không còn được so với mô tả công việc.

Kết quả: một hồ sơ đủ tiêu chuẩn nộp ngày thứ chín bị loại, trong khi một hồ sơ yếu hơn nộp ngày thứ nhất vẫn nằm trong danh sách gọi và thậm chí đã được hẹn phỏng vấn. Chuẩn tuyển của bạn trượt lên theo thời gian mà không ai ghi lại là nó đã trượt.

Trong tuyển lẻ, chuyện này ít gây hại vì đợt ngắn. Trong đợt tuyển số lượng lớn kéo dài ba tuần, nó đủ để làm hỏng cả một nửa danh sách.

Chỗ gãy thứ tư, ít ai tính tới: việc phụ nở ra nhanh hơn việc chính

Với 20 hồ sơ, việc tải file, đặt tên, xếp thư mục mất 15 phút, không đáng kể. Với 428 hồ sơ, riêng khâu này đã là nhiều giờ, và nó sinh ra lỗi: file trùng tên bị ghi đè, một người nộp hai lần bị đếm thành hai người, ảnh chụp CV bị bỏ quên trong thư mục "xử lý sau" rồi không ai quay lại.

Nếu bạn chưa đọc kỹ chuỗi bảy bước của một đợt tuyển, bài quy trình tuyển dụng bảy bước mô tả từng bước và đầu ra bắt buộc của mỗi bước. Bài này giả định bạn đã nắm chuỗi đó và chỉ bàn phần khó thêm khi nhân số lượng lên hàng trăm.

Chuẩn bị trước khi mở đơn: năm thứ phải chốt xong

Quy tắc gọn của tuyển dụng hàng loạt: mọi quyết định có thể chốt trước thì phải chốt trước khi hồ sơ đầu tiên về. Lý do đơn giản — sau khi hồ sơ về, mọi quyết định đều bị nhiễm bởi hồ sơ bạn vừa đọc. Bạn đặt ngưỡng thấp xuống vì vừa thấy mấy hồ sơ yếu, hoặc nâng lên vì vừa thấy một hồ sơ giỏi.

Năm thứ dưới đây chốt trước được hết, và chốt trước thì đợt chạy êm hơn nhiều.

Một: chốt tiêu chí và trọng số

Đây là việc nặng nhất trong khâu chuẩn bị, và cũng là việc trả lãi nhiều nhất. Bạn ngồi với người quản lý trực tiếp một tiếng, biến mô tả công việc thành một danh sách tiêu chí đo được, mỗi tiêu chí một trọng số.

Ví dụ tự đặt cho vị trí chăm sóc khách hàng ở chi nhánh mới:

Tiêu chí	Nhóm	Trọng số
Làm được ca xoay, kể cả cuối tuần	Bắt buộc	9
Ở trong bán kính đi làm được tới chi nhánh	Bắt buộc	8
Đã làm chăm sóc khách hàng hoặc tổng đài từ 6 tháng	Quan trọng	7
Diễn đạt rõ ràng qua điện thoại và tin nhắn	Quan trọng	7
Từng dùng phần mềm tổng đài hoặc phần mềm quản lý khách hàng	Ưu tiên	5
Từng làm bán lẻ, nhà hàng, khách sạn	Ưu tiên	4
Tin học văn phòng cơ bản	Cơ bản	3
Bằng cấp chuyên ngành	Linh hoạt	2

Bảng này quan trọng ở hai chỗ. Thứ nhất, nó buộc người quản lý nói ra thứ tự ưu tiên thật, thay vì gật đầu với mọi thứ. Thứ hai, nó cho phép chấm nhất quán từ hồ sơ số 1 đến hồ sơ số 428 vì thước đo nằm trên giấy chứ không nằm trong đầu ai.

Cách biến mô tả công việc thành bảng như trên, gồm cả mẹo hỏi để người quản lý chịu xếp thứ tự, nằm trong bài biến mẫu mô tả công việc thành bộ tiêu chí chấm điểm. Còn cách tính điểm tổng từ trọng số và những cái bẫy khi cộng điểm thì ở bài chấm điểm CV theo trọng số.

Nhắc lại phép tính cho gọn, vì đợt số lượng lớn bạn sẽ dùng nó hàng trăm lần. Điểm tổng là bình quân theo trọng số, không phải cộng dồn. Một ứng viên được chấm lần lượt 80, 100, 60, 75, 40, 90, 70, 60 trên tám tiêu chí ở bảng trên. Tổng trọng số là 9 + 8 + 7 + 7 + 5 + 4 + 3 + 2 = 45. Tổng tích là 720 + 800 + 420 + 525 + 200 + 360 + 210 + 120 = 3.355. Điểm tổng = 3.355 ÷ 45 = 74,6.

Với đợt số lượng lớn, có một luật nữa phải chốt cùng lúc: tiêu chí bắt buộc dưới 50 điểm thì ép Không đạt, kể cả điểm tổng cao. Không có luật này, bạn sẽ có những hồ sơ 78 điểm rất đẹp nhưng không làm được ca xoay — gọi điện xong mới biết, mất công cả hai bên. Trong đợt 400 hồ sơ, loại lỗi này đủ để đốt vài buổi gọi điện.

Hai: chốt ngưỡng đạt và dải cân nhắc

Ngưỡng phải chốt trước khi thấy hồ sơ. Nếu chốt sau, bạn sẽ chọn ngưỡng sao cho ra đúng số người bạn muốn gọi, và như vậy ngưỡng không còn nghĩa gì.

Cách chốt cho đợt số lượng lớn: đi ngược từ số buổi phỏng vấn bạn tổ chức nổi. Ví dụ tự đặt — bạn cần tuyển 30 người, tỉ lệ nhận việc trên số người đến phỏng vấn khoảng 60% theo kinh nghiệm nội bộ của bạn, tỉ lệ đến trên số người hẹn khoảng 75%, tỉ lệ đồng ý phỏng vấn trên số người gọi được khoảng 70%, tỉ lệ bắt máy khoảng 70%. Nhân ngược lên, bạn cần khoảng 136 hồ sơ trong nhóm gọi. Nếu ngưỡng 70 chỉ cho ra 84 hồ sơ Đạt, bạn biết ngay từ đầu là phải lấy thêm từ nhóm Cân nhắc, chứ không phải đến tuần thứ ba mới cuống lên.

Dải cân nhắc thì đặt hẹp thôi. Ví dụ ngưỡng đạt 70, dải cân nhắc 60–69. Đặt dải rộng kiểu 50–69 nghe có vẻ an toàn nhưng thực tế tạo ra một đống hồ sơ lửng lơ mà không ai đủ thời gian xem lại — đây là cái bẫy lớn nhất của đợt số lượng lớn, bài này có hẳn một phần riêng cho nó ở dưới. Cách chọn hai con số này, kèm ví dụ điều chỉnh sau vài đợt, nằm ở bài ngưỡng đạt và dải cân nhắc.

Ba: thống nhất định dạng nhận hồ sơ

Đây là việc rẻ nhất mà nhiều người bỏ qua, rồi trả giá bằng cả tuần.

Trong đợt số lượng lớn, hồ sơ về từ nhiều nguồn: một biểu mẫu trên trang tuyển dụng, một hộp thư, một số điện thoại nhận tin nhắn, vài nhóm chat, và người quen giới thiệu gửi thẳng cho quản lý. Mỗi nguồn cho ra một kiểu dữ liệu khác nhau, và đến ngày chấm thì bạn ngồi ghép tay.

Ba việc nên chốt trước:

1. Một cửa nhận duy nhất. Mọi nguồn đều đổ về một chỗ. Nếu quản lý được người quen gửi CV riêng, quy ước là quản lý chuyển tiếp vào cửa đó chứ không giữ trong hộp thư cá nhân. Hồ sơ nằm ngoài cửa nhận là hồ sơ sẽ bị quên.
2. Quy ước đặt tên file. Ví dụ: vitri_hoten_ngaynhan. Có quy ước thì tìm lại được, gộp trùng được, và không bị ghi đè khi hai người cùng tên nộp cùng ngày.
3. Nói rõ định dạng và dung lượng trong tin đăng. Một câu ngắn kiểu "gửi CV dạng PDF hoặc Word, dưới 10MB, nếu chụp ảnh thì chụp đủ sáng và đủ nét" cắt được phần lớn hồ sơ không đọc được. Đây là một câu, nhưng nó tiết kiệm cho bạn hàng chục lượt nhắn lại xin hồ sơ mới.

Về định dạng, thực tế ở Việt Nam bạn sẽ luôn nhận ảnh chụp CV, kể cả khi đã ghi rõ. Ứng viên công nhân, thời vụ, hoặc bạn trẻ mới ra trường nhiều khi chỉ có CV trên điện thoại. Đừng thiết kế quy trình giả định không có ảnh — hãy thiết kế quy trình xử được ảnh.

Bốn: đặt trước cách xử hồ sơ trùng

Trong đợt số lượng lớn, hồ sơ trùng là chuyện chắc chắn xảy ra, không phải ngoại lệ. Người ta nộp hai lần vì không chắc thư đã đến, nộp lại vì sửa CV, hoặc nộp cả hai vị trí cùng lúc.

Ví dụ tự đặt: 428 hồ sơ nhận về, 19 trong đó là trùng, còn 409 người thật.

Chốt trước ba luật:

• Nhận diện trùng theo cái gì. Số điện thoại là chìa khoá tốt nhất ở Việt Nam, vì một người thường có một số dùng lâu, còn email thì hay có nhiều cái. Nếu số điện thoại trùng thì coi là một người, kể cả tên viết khác dấu.
• Bản nào được tính. Lấy bản nộp sau cùng, vì thường là bản mới nhất. Nhưng giữ bản cũ chứ không xoá — có khi bản cũ có thông tin bản mới bỏ đi.
• Một người nộp hai vị trí thì tính sao. Chấm ở cả hai vị trí, nhưng khi gọi thì chỉ gọi một lần và hỏi luôn người đó thích vị trí nào. Gọi hai lần cho hai vị trí làm ứng viên nghĩ công ty bạn không có hệ thống.

Năm: đặt trước cách xử hồ sơ không đọc được

Hồ sơ không đọc được là ảnh chụp mờ, file hỏng, PDF khoá, hoặc file rỗng. Ví dụ tự đặt: 23 hồ sơ trong 409 rơi vào nhóm này, tức khoảng 5,6%.

Nhóm này nguy hiểm vì nó im lặng. Nó không báo lỗi, nó chỉ đơn giản không xuất hiện trong danh sách kết quả, và cuối đợt không ai nhớ ra là có 23 người chưa từng được chấm. Trong số 23 người đó hoàn toàn có thể có người bạn cần.

Luật nên chốt trước:

• Hồ sơ không đọc được phải có một trạng thái riêng, hiện rõ trong danh sách, chứ không bị trộn vào nhóm Không đạt.
• Có người chịu trách nhiệm rà nhóm này mỗi ngày, không để dồn đến cuối đợt.
• Có một mẫu tin nhắn sẵn: "Chào bạn, hồ sơ bạn gửi bên mình chưa mở được. Bạn gửi lại giúp mình bản PDF hoặc chụp lại rõ hơn nhé." Gửi trong ngày, chứ gửi sau một tuần thì người ta đã nhận chỗ khác.
• Đặt hạn: sau ba ngày không nhận được bản mới thì chuyển sang trạng thái khép lại, để danh sách không treo mãi.

Chia lô và chấm hàng loạt: cách chạy không hỏng giữa chừng

Đây là phần lõi của bài. Sai lầm phổ biến nhất khi sàng lọc hàng trăm CV là bấm chấm hết một lượt rồi đi làm việc khác, quay lại thấy 386 kết quả và không biết cái nào tin được.

Cách làm đúng ngược lại: chấm ít trước, kiểm tra kỹ, sửa thước đo, rồi mới chạy phần còn lại.

Bước một: lô số không — 10 hồ sơ đọc bằng tay

Trước khi chấm hàng loạt, bạn tự đọc 10 hồ sơ bằng tay và tự chấm theo bảng tiêu chí. Chọn 10 hồ sơ này cho có đủ loại: hai bản bạn thấy rõ ràng là tốt, hai bản rõ ràng là không hợp, bốn bản lửng lơ, một ảnh chụp, một CV viết lộn xộn.

Ghi điểm của bạn ra giấy trước. Đây là bản đối chứng. Không có bản này thì lát nữa bạn sẽ nhìn điểm máy chấm rồi gật gù "ừ, cũng hợp lý", mà không phát hiện được nó lệch.

Bước hai: cho chấm 10 hồ sơ đó rồi so từng dòng

Chạy chấm đúng 10 hồ sơ đó, rồi mở từng kết quả và so với bản đối chứng của bạn. Không so điểm tổng, mà so từng tiêu chí. Điểm tổng có thể trùng nhau một cách tình cờ trong khi hai bên chấm sai ở hai chỗ ngược nhau.

Bốn thứ phải xem:

1. Bằng chứng có thật không. Mỗi điểm số phải kèm câu trích từ CV. Nếu tiêu chí "đã làm tổng đài từ 6 tháng" được 90 điểm mà bằng chứng chỉ là "ứng viên có vẻ phù hợp với công việc chăm sóc khách hàng", đó là suy diễn, không phải bằng chứng. Cách đọc và bắt lỗi phần bằng chứng nằm ở bài bằng chứng trích từ CV.
2. Tiêu chí nào lệch nhiều nhất. Thường là tiêu chí viết mơ hồ. "Giao tiếp tốt" luôn lệch. "Diễn đạt rõ ràng qua điện thoại và tin nhắn" thì đỡ hơn, nhưng vẫn cần nói rõ nhìn vào đâu để chấm.
3. Có tiêu chí nào gần như ai cũng được điểm cao không. Nếu 10/10 hồ sơ đều được trên 85 ở tiêu chí "tin học văn phòng", tiêu chí đó không phân loại được ai. Giữ nó cũng được, nhưng đừng để trọng số cao, vì nó chỉ đẩy điểm tổng của mọi người lên đều nhau.
4. Ảnh chụp có ra kết quả tử tế không. Bản ảnh trong nhóm 10 là để thử chỗ này. Nếu bản ảnh ra điểm thấp bất thường ở mọi tiêu chí, khả năng cao là chữ bóc ra bị thiếu chứ không phải người đó kém.

Bước ba: sửa tiêu chí, rồi chấm lại chính 10 hồ sơ đó

Sửa xong thì phải chấm lại đúng 10 hồ sơ cũ để biết sửa có ăn thua không. Nhiều người sửa rồi chạy thẳng 300 hồ sơ còn lại, cuối cùng không biết bản sửa tốt hơn hay tệ hơn.

Ví dụ tự đặt về một lần sửa: ở vòng đầu, tiêu chí "làm được ca xoay" cho điểm cao với mọi CV không nói gì về ca kíp, vì không có thông tin thì mặc định là được. Kết quả là tiêu chí bắt buộc quan trọng nhất mất tác dụng lọc. Sửa lại thành: không có thông tin thì chấm 50, tức nằm giữa, và ghi rõ trong phần bằng chứng là "CV không đề cập". Sau khi sửa, nhóm Đạt trong 10 hồ sơ thử giảm từ 6 xuống 4, và 4 bản đó đúng là 4 bản bạn tự chấm cao. Lúc này thước đo mới dùng được.

Bước bốn: chia lô và chạy tuần tự

Sau khi thước đo ổn, chạy phần còn lại theo lô, không chạy hết một phát. Ví dụ tự đặt: 386 hồ sơ chia thành 10 lô, mỗi lô khoảng 40 hồ sơ.

Vì sao chia lô, dù công cụ có thể chấm hết một lượt:

• Để phát hiện sớm khi có gì đó sai. Nếu cả lô 40 hồ sơ đều rơi vào Không đạt, có gì đó hỏng ở tiêu chí chứ không phải 40 người cùng kém. Phát hiện sau 40 hồ sơ rẻ hơn nhiều so với phát hiện sau 386 hồ sơ.
• Để chia việc theo dòng thời gian. Hồ sơ về liên tục trong 10 ngày. Chấm theo lô mỗi ngày nghĩa là người nộp hôm nay được liên hệ trong hai ngày tới, thay vì chờ đến khi đóng đơn.
• Để không phụ thuộc vào một lượt chạy dài. Lượt chạy dài mà đứt giữa chừng thì bạn không biết dừng ở đâu. Lô nhỏ thì mất nhiều nhất là một lô.

Về mặt kỹ thuật, phần mềm chấm CV thường gửi file theo lô nhỏ và chấm tuần tự từng bản chứ không chấm song song hàng trăm bản. Điều này nghe như hạn chế nhưng thực ra tốt cho bạn: có tiến trình thật để nhìn, biết đang chạy đến bản nào, và dừng lại được khi thấy sai.

Bước năm: kiểm tra chéo ở giữa và ở cuối

Đừng chỉ kiểm tra ở lô đầu. Đặt thêm hai mốc kiểm tra:

• Ở khoảng giữa (ví dụ sau lô thứ 5): rút ngẫu nhiên 5 hồ sơ đã chấm, trong đó ít nhất 2 hồ sơ thuộc nhóm Không đạt. Đọc lại bằng tay. Nhóm Không đạt là nhóm không ai kiểm tra, nên nếu có lỗi hệ thống thì nó nằm ở đó.
• Ở cuối đợt: rút 5 hồ sơ điểm thấp nhất toàn đợt và đọc. Nếu trong 5 bản đó có một người rõ ràng làm được việc, bạn có một lỗi cần sửa cho đợt sau, và ghi nó lại ngay.

Quy tắc trong đợt số lượng lớn: bạn không kiểm tra được hết, nên phải kiểm tra có chọn lọc, và luôn kiểm tra ở nhóm bị loại chứ không chỉ ở nhóm được chọn.

Nhóm Cân nhắc: chỗ dễ vỡ nhất khi tuyển số lượng lớn

Nếu bài này chỉ được giữ lại một phần, giữ phần này.

Trong đợt tuyển lẻ, nhóm Cân nhắc có 3 người và bạn gọi cả 3 trong một buổi chiều. Trong đợt số lượng lớn, nhóm Cân nhắc có 71 người (ví dụ tự đặt: ngưỡng 70, dải cân nhắc 60–69, 386 hồ sơ chấm được cho ra 84 Đạt, 71 Cân nhắc, 231 Không đạt). 71 người là quá nhiều để gọi hết, và quá nhiều để bỏ qua.

Chuyện xảy ra trên thực tế là nhóm này bị treo. Tuần một bạn bận gọi nhóm Đạt. Tuần hai bạn bận xếp lịch phỏng vấn. Tuần ba bạn tuyển đủ và đóng đợt. Nhóm 71 người kia không ai gọi, không ai từ chối, và ba tháng sau khi cần tuyển bổ sung thì họ đã đi làm chỗ khác hết.

Vì sao nhóm này vỡ khi số lượng lớn

Ba lý do, và không lý do nào là do lười.

Thứ nhất, nhóm Cân nhắc không có việc mặc định. Nhóm Đạt có việc rõ ràng là gọi. Nhóm Không đạt có việc rõ ràng là gửi thư cảm ơn. Nhóm Cân nhắc thì việc tiếp theo là "xem lại", mà "xem lại" không phải một hành động có thể xếp vào lịch.

Thứ hai, nó tốn đầu nhất. Mỗi hồ sơ trong nhóm này đòi một quyết định riêng, không dùng lại được quyết định trước. Với 71 hồ sơ, đó là 71 lần suy nghĩ.

Thứ ba, nó không cấp bách. Không ai hỏi bạn về nhóm Cân nhắc. Quản lý hỏi "tuyển được mấy người rồi", không hỏi "còn bao nhiêu người đang treo".

Việc phải làm: xếp hạng trong nhóm, không xử đồng loạt

71 hồ sơ trong dải 60–69 không giống nhau. Một bạn 69 điểm thiếu đúng một thứ nhỏ khác hẳn một bạn 60 điểm thiếu lung tung. Nên việc đầu tiên là tách nhóm Cân nhắc thành ba tầng:

Tầng	Đặc điểm	Việc phải làm	Ví dụ số lượng
Cận trên	Điểm 66–69, không hụt tiêu chí bắt buộc nào	Gọi như nhóm Đạt, chỉ thêm một câu hỏi kiểm tra chỗ hụt	24
Giữa	Điểm 62–65, hụt một tiêu chí quan trọng	Nhắn tin hỏi đúng chỗ hụt, trả lời được thì đẩy lên nhóm gọi	29
Cận dưới	Điểm 60–61 hoặc hụt nhiều chỗ	Xếp vào danh sách chờ, chỉ gọi khi nhóm trên không đủ người	18

Cách chia này biến một khối 71 hồ sơ không xử được thành ba việc có thể xếp vào lịch: gọi 24, nhắn 29, để lại 18.

Việc phải làm: cuộc gọi năm phút để phá thế lửng lơ

Phần lớn hồ sơ trong nhóm Cân nhắc lửng lơ vì thiếu đúng một mẩu thông tin, và mẩu đó thường không nằm trong CV: có làm ca tối được không, nhà cách chi nhánh bao xa, đang đi làm hay đã nghỉ, mong muốn mức lương khoảng bao nhiêu.

Một cuộc gọi năm phút hỏi ba câu là đủ để chuyển hồ sơ sang Đạt hoặc Không đạt. Với 24 hồ sơ tầng cận trên, đó là hai tiếng gọi điện, và nó thường cho ra thêm 8–12 người vào danh sách phỏng vấn — nhiều hơn cả một tuần chạy thêm quảng cáo tuyển dụng.

Mẹo cho đợt số lượng lớn: soạn sẵn ba câu hỏi cố định cho từng vị trí và ghi câu trả lời vào đúng ô của tiêu chí đang hụt, chứ đừng ghi vào ô ghi chú chung. Ghi vào ô tiêu chí thì điểm tự cập nhật và hồ sơ tự đổi nhóm. Ghi vào ô ghi chú thì tuần sau không ai đọc.

Việc phải làm: đặt hạn cho nhóm Cân nhắc

Luật cứng: mỗi hồ sơ nằm trong nhóm Cân nhắc tối đa 5 ngày làm việc. Hết hạn thì phải chuyển sang một trong ba trạng thái — đưa lên nhóm gọi, đưa vào danh sách chờ có ngày hẹn xem lại, hoặc khép lại và gửi thư cảm ơn.

Có hạn thì nhóm này không phình. Không có hạn thì đến cuối đợt nó luôn phình, vì mỗi ngày bạn lại đẩy thêm vài hồ sơ khó vào đó.

Việc phải làm: gửi thư cho người bị khép lại, kể cả khi bận

Trong đợt số lượng lớn, số người bị từ chối là con số lớn — ví dụ tự đặt là 231 người nhóm Không đạt cộng thêm phần nhóm Cân nhắc bị khép. Đây cũng chính là 231 người sẽ nói về công ty bạn với bạn bè họ, và ở các đợt tuyển thời vụ hay tuyển công nhân thì bạn bè họ chính là nguồn ứng viên đợt sau.

Một thư ngắn, gửi hàng loạt, có tên người nhận, gửi trong vòng một tuần. Không cần giải thích lý do từng người. Chỉ cần đúng hai điều: nói rõ là lần này chưa hợp, và nói rõ hồ sơ được giữ lại cho đợt sau nếu người đó đồng ý.

Xếp lịch phỏng vấn hàng loạt mà không để ứng viên tốt nguội mất

Sàng lọc xong là xong một nửa. Nửa còn lại là biến danh sách thành người ngồi trước mặt bạn, và đây là chỗ đợt tuyển số lượng lớn hay rơi rụng nhất.

Lý do rơi rụng rất đơn giản: người giỏi trong đợt tuyển thời vụ hoặc tuyển sale thường đang nộp cùng lúc ba bốn chỗ. Ai gọi trước thì người đó có lợi thế. Bạn chấm xong ngày thứ ba mà gọi ngày thứ mười thì bạn đang phỏng vấn phần còn lại của thị trường.

Luật 48 giờ

Từ lúc một hồ sơ được xếp vào nhóm Đạt đến lúc có người gọi, tối đa 48 giờ. Đây là luật nên treo lên tường phòng nhân sự trong suốt đợt.

Muốn giữ được luật này thì phải chấm theo lô hằng ngày như phần trên, chứ chấm dồn cuối đợt thì không cách nào giữ nổi.

Kèm theo là hai luật nhỏ:

• Gọi hai lần vào hai khung giờ khác nhau trong ngày trước khi kết luận là không liên lạc được. Ứng viên đang đi làm ở chỗ cũ thường không nghe được máy giờ hành chính.
• Gọi không được thì nhắn tin ngay, kèm tên công ty, vị trí và một câu hỏi có thể trả lời bằng một dòng. Tin nhắn có tỉ lệ hồi đáp tốt hơn nhiều so với gọi lại lần ba.

Phỏng vấn theo cụm thay vì đặt lịch từng người

Đặt lịch từng người cho 44 ứng viên là một tuần làm việc chỉ để nhắn qua nhắn lại. Cách chạy được là mở sẵn các khung giờ cố định và cho ứng viên chọn.

Ví dụ tự đặt: mở 4 buổi phỏng vấn, mỗi buổi 3 khung, mỗi khung nhận 4 người, tổng 48 chỗ. Trong 44 người nhận lời, 34 người đến — tỉ lệ đến khoảng 77%, con số này bạn phải tự đo ở đợt của mình vì mỗi vị trí một khác.

Mấy điểm cần chuẩn bị khi phỏng vấn theo cụm:

• Đặt dư chỗ. Luôn có người không đến. Nếu bạn cần 34 người đến, hãy hẹn khoảng 44. Đặt vừa khít là buổi phỏng vấn trống nửa phòng.
• Nhắc trước một ngày. Một tin nhắn nhắc kèm địa chỉ và tên người phụ trách nâng tỉ lệ đến lên rõ rệt. Đây là việc rẻ nhất trong cả đợt.
• Có người đón ở cửa. Trong đợt tuyển số lượng lớn, ứng viên đến cùng lúc chục người. Không có người đón thì họ đứng ngoài hành lang, và ấn tượng đầu tiên về công ty bạn là sự lộn xộn.
• Chuẩn bị chỗ ngồi chờ và biểu mẫu điền sẵn. Thời gian chờ dùng để điền thông tin còn thiếu thì không phí.

Một bộ câu hỏi chung, một thang chấm chung

Khi phỏng vấn hàng chục người trong bốn buổi, thường có nhiều hơn một người hỏi. Nếu mỗi người hỏi một kiểu và chấm một kiểu, bạn quay lại đúng vấn đề ban đầu: thước đo trôi.

Chuẩn bị trước một bộ 6–8 câu hỏi bám đúng những tiêu chí quan trọng nhất trong bảng trọng số, cộng một thang chấm ba mức có mô tả. Người phỏng vấn được thêm câu hỏi riêng, nhưng bộ câu hỏi chung phải hỏi đủ cho mọi ứng viên. Cách dựng bộ câu hỏi và thang chấm nằm ở bài kỹ năng phỏng vấn và quy trình phỏng vấn.

Danh sách chờ thay vì thư từ chối vội

Trong đợt tuyển 30 người, chuyện gần như chắc chắn xảy ra là một số người nhận việc rồi không đến ngày đầu tiên, hoặc nghỉ trong tuần đầu. Nếu bạn đã gửi thư từ chối cho tất cả những người xếp sau, bạn không còn ai để gọi và phải mở lại đợt từ đầu.

Cách làm gọn hơn: với những người phỏng vấn tốt nhưng xếp sau, gửi thư nói rõ là đợt này chưa đủ chỗ và hỏi họ có đồng ý để bạn liên hệ lại trong vòng một tháng không. Người đồng ý thì giữ trong danh sách chờ có ngày. Khi thiếu người, bạn gọi trong hai giờ chứ không phải hai tuần.

Đo lại sau đợt: ghi lại gì để đợt sau nhanh hơn

Đợt tuyển số lượng lớn kết thúc là lúc mọi người thở phào và quên hết. Đây là sai lầm tốn kém nhất, vì đợt sau sẽ đến — mùa cao điểm năm sau, chi nhánh tiếp theo, đợt thực tập sinh kỳ tới — và bạn lại bắt đầu từ con số không.

Dành đúng một buổi chiều sau khi đóng đợt để ghi lại. Không cần báo cáo đẹp, cần một trang giấy có số.

Bảy con số nên ghi

1. Số hồ sơ nhận theo từng nguồn. Không có số này thì đợt sau bạn lại rải tiền đều cho mọi kênh. Ví dụ tự đặt: 428 hồ sơ đến từ ba kênh, kênh A 246, kênh B 121, kênh C 61.
2. Tỉ lệ hồ sơ không đọc được theo từng nguồn. Nếu một kênh cho 30% hồ sơ là ảnh chụp mờ, vấn đề nằm ở cách kênh đó nhận file, không phải ở ứng viên.
3. Tỉ lệ Đạt / Cân nhắc / Không đạt. Ví dụ tự đặt: 84 / 71 / 231 trên 386 hồ sơ chấm được, tức khoảng 22% / 18% / 60%. Nếu tỉ lệ Đạt dưới 10%, ngưỡng của bạn quá cao hoặc tin đăng thu hút sai người.
4. Tỉ lệ bắt máy và tỉ lệ đồng ý phỏng vấn. Đây là hai số quyết định bạn cần bao nhiêu hồ sơ Đạt cho đợt sau.
5. Tỉ lệ đến trên số người hẹn. Ví dụ tự đặt: 34 trên 44, khoảng 77%. Số này thay đổi theo vị trí và theo mùa, đo được thì đặt lịch chính xác hơn hẳn.
6. Số ngày từ lúc mở đơn đến lúc người đầu tiên đi làm. Đây là con số quản lý quan tâm nhất và cũng là con số dễ cải thiện nhất bằng việc rút ngắn khâu sàng lọc.
7. Tỉ lệ trụ lại sau 30 ngày. Đợt tuyển số lượng lớn dễ ảo thành công: tuyển đủ 30 người, sau ba tuần còn 19. Không đo số này thì bạn đang tối ưu sai thứ.

Cách đọc và dùng các chỉ số này theo từng chặng của phễu, kèm cách phát hiện chặng nào đang rò, nằm ở bài phễu tuyển dụng và chỉ số cần đo.

Bốn thứ nên ghi mà không phải số

• Bản tiêu chí cuối cùng. Không phải bản bạn viết lúc đầu, mà bản sau khi đã sửa qua các lô. Đây là tài sản có giá nhất của cả đợt. Đợt sau bạn mở ra, chỉnh vài chỗ là chạy được ngay, tiết kiệm cả buổi họp.
• Danh sách những chỗ đã sửa và vì sao. Ví dụ: "tiêu chí ca xoay — CV không nói gì thì chấm 50, không chấm cao". Ghi một dòng thôi, nhưng đợt sau nó ngăn bạn lặp lại đúng lỗi cũ.
• Danh sách chờ có ngày hết hạn. Những người phỏng vấn tốt nhưng chưa nhận. Đây là nguồn ứng viên rẻ nhất cho đợt kế tiếp.
• Ba câu hỏi gọi sàng lọc hiệu quả nhất. Sau vài chục cuộc gọi bạn sẽ biết câu nào phân loại được người, câu nào ai cũng trả lời giống nhau. Giữ lại câu có tác dụng.

Bảng sai lầm hay gặp khi tuyển số lượng lớn

Tất cả những lỗi dưới đây đều đến từ việc dùng thói quen của tuyển lẻ cho đợt lớn. Không lỗi nào là do thiếu cố gắng.

Sai lầm	Vì sao xảy ra	Cách tránh
Mở đơn trước, chốt tiêu chí sau	Bị hối tuyển gấp, ai cũng nghĩ "cứ nhận hồ sơ đã"	Bỏ một tiếng chốt bảng tiêu chí và trọng số trước khi bấm đăng tin
Đặt ngưỡng sau khi đã xem hồ sơ	Muốn ngưỡng ra đúng số người mình muốn gọi	Chốt ngưỡng và dải cân nhắc trước, đi ngược từ số buổi phỏng vấn tổ chức nổi
Chấm hết một lượt rồi mới xem kết quả	Thấy nhanh hơn, đỡ phải theo dõi	Chấm 10 bản, so với bản tự chấm, sửa tiêu chí, rồi mới chạy các lô còn lại
Chỉ kiểm tra nhóm Đạt	Nhóm Đạt là nhóm sắp gọi nên được chú ý	Rút ngẫu nhiên vài hồ sơ nhóm Không đạt đọc lại ở giữa đợt và cuối đợt
Để nhóm Cân nhắc treo đến cuối đợt	Nhóm này không có việc mặc định và không cấp bách	Chia ba tầng, đặt hạn 5 ngày làm việc, mỗi hồ sơ phải rời nhóm bằng một quyết định
Bỏ quên hồ sơ không đọc được	Nó không báo lỗi, chỉ lặng lẽ vắng mặt trong danh sách	Cho nhóm này một trạng thái riêng, rà mỗi ngày, có mẫu tin nhắn xin gửi lại
Đếm hai lần một người nộp hai lần	Không có quy ước nhận diện trùng từ đầu	Gộp theo số điện thoại, lấy bản nộp sau, giữ bản cũ, gọi một lần duy nhất
Chấm xong để đó, một tuần sau mới gọi	Chấm dồn cuối đợt nên không kịp gọi ai	Chấm theo lô hằng ngày và giữ luật gọi trong 48 giờ
Đặt lịch phỏng vấn vừa khít số cần	Quên rằng luôn có người hẹn rồi không đến	Hẹn dư khoảng một phần ba, nhắc trước một ngày, có người đón ở cửa
Gửi thư từ chối cho tất cả người xếp sau	Muốn dọn danh sách cho gọn	Giữ danh sách chờ có ngày hết hạn cho những người phỏng vấn tốt
Đóng đợt xong không ghi lại gì	Ai cũng mệt và muốn quay lại việc thường ngày	Một buổi chiều, một trang giấy: bảy con số và bản tiêu chí cuối cùng

Làm tay đến đâu thì hết sức, và khi nào nên dùng công cụ

Có một mốc khá rõ. Dưới khoảng 50 hồ sơ cho một vị trí, làm tay vẫn ổn nếu bạn có bảng tiêu chí và chịu khó ghi chép. Bạn đọc trong một ngày rưỡi, còn nhớ được ai là ai, và sai số do mệt vẫn ở mức chấp nhận được.

Từ khoảng 100 hồ sơ trở lên, làm tay bắt đầu hỏng ở đúng ba chỗ đã nói ở đầu bài. Và từ 300 hồ sơ trở lên thì nó không còn là chuyện cố gắng nữa: bạn không có 26 giờ đọc liên tục, và kể cả có thì kết quả cũng không nhất quán.

Đây là lúc công cụ chấm CV có ích, nhưng phải hiểu đúng nó làm gì. Nó không quyết định tuyển ai. Việc nó làm là bóc chữ từ mọi định dạng hồ sơ, chấm từng tiêu chí kèm câu trích dẫn từ chính CV, và tính điểm tổng theo đúng trọng số bạn đặt — làm 386 lần với cùng một thước đo, không mệt, không trôi chuẩn theo giờ trong ngày. Quyết định vẫn là của bạn, chỉ khác là bạn quyết định trên một danh sách đã xếp hạng có bằng chứng, thay vì trên một chồng file.

Orova Recruit là công cụ thuộc nhóm này, và mấy giới hạn của nó cũng đáng nói vì chúng ảnh hưởng trực tiếp đến cách bạn tổ chức đợt lớn. Mỗi vị trí nhận tối đa 500 CV và mỗi file tối đa 10MB — nghĩa là với đợt 428 hồ sơ ở ví dụ trên thì vừa đủ, nhưng nếu bạn định gộp cả ba vị trí vào một chỗ thì phải tách ra. Trình duyệt gửi file theo lô 10 file mỗi lượt, và việc chấm chạy tuần tự từng bản với tiến trình hiện trên màn hình, nên bạn nhìn được đang chấm tới đâu chứ không phải chờ trong bóng tối. File hỏng hoặc không bóc được chữ thì đánh dấu riêng là không đọc được, không gọi AI và không trừ quota — đúng cái nhóm 23 hồ sơ mà bạn phải rà tay mỗi ngày. Và nếu hết quota giữa chừng, lượt chạy dừng lại còn các CV chưa chấm vẫn giữ nguyên trạng thái chưa phân tích chứ không mất, nên bạn nạp thêm rồi chạy tiếp từ đúng chỗ dừng.

Với đợt lớn, ba thứ ở vòng sau đáng tính trước. Một là phân quyền theo từng vị trí: người tuyển vị trí A không nhìn thấy vị trí B, nên chia việc cho ba người mà không phải mở hết dữ liệu. Hai là mỗi vòng phỏng vấn lưu thành một phiên riêng kèm câu hỏi, ghi chú và ghi âm của vòng đó — đợt đông thường có vòng loại nhanh rồi mới tới vòng sâu, giữ tách ra thì cuối đợt còn so được. Ba là lịch phòng: mỗi phòng khai khung giờ từng ngày và hệ thống chặn đặt trùng, thứ này chỉ thành vấn đề khi bạn xếp bốn mươi cuộc trong một tuần. Chấm xong từ hai ứng viên trở lên thì bấm cho AI so sánh và đề xuất thứ tự được, nhưng nút chọn hay loại vẫn là của bạn, và hệ thống ghi lại ai bấm lúc nào.

Với đợt lớn, hai chỗ tắc thật sự lại nằm sau khâu chấm, và cùng công cụ đó cũng lo: lịch phỏng vấn khai theo phòng với khung giờ mở cửa từng ngày trong tuần, xếp trùng phòng hay ngoài giờ là bị chặn ngay thay vì phát hiện lúc ứng viên đã tới nơi; và email gửi từ hộp thư của chính công ty bạn với luật tự gửi theo trạng thái, mỗi luật chỉ gửi một lần cho một ứng viên. Hai thứ đó là khác biệt giữa một đợt tuyển hai trăm người chạy êm và một đợt để lại hàng chục người không bao giờ nhận được hồi âm.

Cách chọn giữa các loại phần mềm tuyển dụng, và chỗ nào một hệ thống theo dõi ứng viên làm tốt hơn một công cụ chấm CV, nằm ở bài phần mềm tuyển dụng chọn thế nào. Còn nếu bạn muốn hiểu AI làm được và không làm được gì trong tuyển dụng trước khi đưa nó vào đợt lớn, đọc bài ứng dụng AI trong tuyển dụng.

Đợt lớn tắc ở đâu sau khi chấm xong: lịch và hộp thư

Giả sử phần khó nhất đã xong: 428 hồ sơ đã được chấm, còn lại 90 người vào vòng phỏng vấn. Nhiều đội nghĩ phần còn lại chỉ là thủ tục. Thực tế, đây là chỗ các đợt tuyển số lượng lớn đổ vỡ nhiều nhất, vì hai nút thắt rất tầm thường: xếp lịch và trả lời ứng viên.

Nút thắt thứ nhất: lịch phỏng vấn

Chín mươi buổi phỏng vấn, mỗi buổi 45 phút, hai người phỏng vấn, hai phòng họp. Bài toán này nghe đơn giản cho tới khi bạn thử xếp bằng tay. Vài con số để thấy quy mô: chín mươi buổi là hơn sáu mươi bảy giờ họp, tức khoảng chín ngày làm việc kín mít của hai người phỏng vấn nếu không làm gì khác.

Bốn quy tắc giúp đợt lớn không vỡ lịch:

Khai giờ trước, xếp người sau. Ấn định trước các khung giờ nhận phỏng vấn trong tuần — ví dụ 9h đến 11h30 và 14h đến 16h30, trừ chiều thứ Sáu — rồi mới xếp ứng viên vào khung. Làm ngược lại là cách chắc chắn nhất để lịch phỏng vấn ăn hết ngày làm việc của người phỏng vấn.

Chừa khoảng đệm. Buổi 45 phút thì xếp cách nhau 60 phút. Không có đệm thì một buổi kéo dài sẽ đẩy trễ cả chuỗi, và người cuối ngày phải ngồi chờ ba mươi phút ở sảnh — ấn tượng đầu tiên của họ về công ty bạn.

Chặn trùng ngay lúc đặt. Trùng phòng hay trùng người phỏng vấn phải bị phát hiện lúc bạn đang xếp, không phải lúc ứng viên đã tới. Nếu đang xếp bằng lịch giấy hoặc bảng tính, ít nhất hãy để một người duy nhất giữ quyền ghi vào lịch.

Gộp theo cụm. Với đợt lớn, xếp mười ứng viên cùng một buổi sáng hiệu quả hơn nhiều so với rải mỗi ngày hai người: người phỏng vấn giữ được cùng một thước đo trong đầu, và việc so sánh sau đó dễ hơn hẳn.

Nút thắt thứ hai: hộp thư

Trong 428 người, có 338 người sẽ không được vào vòng phỏng vấn. Nếu bạn định gõ thư cho từng người thì đó là việc không bao giờ xong, nên thực tế là gần như không ai nhận được gì. Đây là chỗ đợt tuyển số lượng lớn phá hoại danh tiếng tuyển dụng của công ty nhanh nhất — 338 người kể lại trải nghiệm đó, và họ nói với nhau nhiều hơn bạn nghĩ.

Cách xử lý gọn là gắn thư vào trạng thái thay vì vào ý chí của người phụ trách. Có bốn trạng thái đáng gắn thư trong một đợt lớn: vừa nhận hồ sơ (thư xác nhận, một dòng cũng được), không vào vòng tiếp (thư từ chối, gửi trong vòng bảy ngày), được mời phỏng vấn (thư mời kèm giờ, phòng, địa chỉ), và có kết quả cuối. Bốn mẫu thư này viết một lần rồi dùng cho cả đợt.

Ba lưu ý khi làm tự động: chặn gửi trùng cho cùng một người, vì gửi hai lần một lời từ chối là lỗi rất khó xin lỗi; gửi từ hộp thư của công ty chứ không phải từ tên miền của một nhà cung cấp, kẻo thư rơi vào hòm rác hoặc bị nghi là lừa đảo; và với thư từ chối, để lại một câu cụ thể thay vì câu chung chung, vì người nhận được câu cụ thể thường vẫn ứng tuyển lại vị trí khác của bạn.

Kiểm tra nhanh trước khi mở đợt lớn

Trước khi bấm đăng tin cho một đợt vài trăm hồ sơ, tự trả lời bốn câu: các khung giờ phỏng vấn trong tuần đã được ấn định và người phỏng vấn đã đồng ý chưa; bốn mẫu thư đã viết xong chưa; ai là người duy nhất được ghi vào lịch; và mỗi ngày ai chịu trách nhiệm rà nhóm hồ sơ không đọc được. Bốn câu này mất một buổi để chuẩn bị và tiết kiệm cả tháng lộn xộn sau đó.

Câu hỏi thường gặp về tuyển số lượng lớn

Bao nhiêu hồ sơ thì gọi là tuyển số lượng lớn?

Không có mốc chuẩn, nhưng có mốc thực tế: khi số hồ sơ vượt quá sức đọc của người phụ trách trong một tuần mà vẫn phải làm việc khác. Với một người kiêm nhiệm, mốc đó rơi vào khoảng 100 hồ sơ cho một vị trí. Với một người chuyên tuyển dụng toàn thời gian, khoảng 200. Trên mốc đó, bạn cần quy trình khác chứ không phải cần cố gắng hơn.

Tuyển thời vụ ngắn ngày có cần làm đủ mấy bước này không?

Cần, nhưng rút gọn. Đợt thời vụ hai tuần thì bỏ phần đo lại chi tiết, giữ ba thứ: bảng tiêu chí có trọng số, luật gọi trong 48 giờ, và cách xử hồ sơ không đọc được. Ba thứ này chiếm ít thời gian chuẩn bị nhất mà cứu được nhiều nhất. Ngược lại, đợt thời vụ càng ngắn thì luật 48 giờ càng quan trọng, vì ứng viên thời vụ nhận việc rất nhanh.

Nhiều CV là ảnh chụp bằng điện thoại thì xử sao?

Đừng chống lại nó, hãy tính trước cho nó. Trong tin đăng ghi rõ nếu chụp thì chụp đủ sáng và đủ nét. Trong quy trình, cho ảnh đi đường riêng: ảnh không bóc được chữ bằng cách thông thường thì phải có cách đọc khác, và những bản đọc ra nhưng thiếu chữ phải được đánh dấu để người rà lại. Đặc biệt với tuyển công nhân, tuyển thời vụ, tuyển thực tập sinh, ảnh chụp có thể chiếm phần lớn hồ sơ. Loại bỏ hết ảnh nghĩa là bạn tự cắt mất phần lớn nguồn ứng viên.

Có nên đặt ngưỡng thấp xuống để có nhiều người gọi hơn không?

Không nên hạ ngưỡng, nên dùng nhóm Cân nhắc. Hạ ngưỡng làm hỏng thước đo cho cả đợt và cho các đợt sau, vì lần sau bạn không biết ngưỡng thật của mình là bao nhiêu. Dùng nhóm Cân nhắc thì bạn vẫn giữ được thước, chỉ mở rộng vùng cần xem thêm — và mỗi hồ sơ được kéo lên đều có lý do ghi lại được. Nếu sau ba đợt mà lần nào nhóm Đạt cũng quá ít, lúc đó mới xem lại ngưỡng, và xem lại một cách có chủ đích chứ không phải chỉnh giữa đợt.

Ai nên chịu trách nhiệm trong một đợt tuyển số lượng lớn?

Ít nhất phải tách hai vai. Một người giữ thước đo: chốt tiêu chí, kiểm tra chất lượng chấm, canh nhóm Cân nhắc và nhóm không đọc được. Một người giữ nhịp liên lạc: gọi, nhắn, xếp lịch, nhắc trước buổi phỏng vấn. Gộp hai vai vào một người thì vai thứ nhất luôn bị hy sinh, vì vai thứ hai gấp hơn. Nếu đội chỉ có một người, thì chia theo thời gian: buổi sáng giữ thước, buổi chiều giữ nhịp, và không trộn hai việc trong cùng một giờ. Bối cảnh công việc của người kiêm nhiệm cả hai vai này được mô tả trong bài nghề nhân sự làm những việc gì.

Chấm điểm CV bằng AI có làm mất người giỏi không?

Có, nếu bạn để nó chấm rồi tin thẳng kết quả. Không, nếu bạn kiểm tra bằng chứng ở lô đầu, đọc lại nhóm bị loại ở giữa đợt và cuối đợt, và giữ luật tiêu chí bắt buộc dưới 50 thì ép Không đạt. Nói cho công bằng: đọc tay 386 CV cũng làm mất người giỏi, chỉ khác là bạn không có cách nào phát hiện ra. Điểm mạnh của cách chấm có tiêu chí là nó để lại dấu vết — mỗi điểm số có bằng chứng, nên khi sai bạn tìm ra được chỗ sai và sửa cho đợt sau. Nếu bạn chưa quen với khái niệm hệ thống theo dõi ứng viên và chỗ đứng của việc chấm điểm trong đó, bài Phần Mềm Quản Lý Tuyển Dụng ATS Là Gì? Dùng Để Làm Gì là chỗ bắt đầu tốt.

Đợt sau có dùng lại được bảng tiêu chí không?

Dùng lại được và nên dùng lại, nhưng phải rà ba chỗ. Một, mô tả công việc có đổi không — chi nhánh mới có thể có ca kíp khác. Hai, thị trường ứng viên ở khu vực đó có khác không — tiêu chí "có kinh nghiệm 6 tháng" hợp lý ở nơi này có thể loại sạch ứng viên ở nơi khác. Ba, những chỗ bạn đã sửa ở đợt trước đã được ghi vào bản cuối chưa. Rà ba chỗ đó mất 20 phút, còn dựng lại từ đầu mất một buổi họp.

Việc nên làm trong tuần này

Nếu bạn đang chuẩn bị một đợt tuyển số lượng lớn, làm ba việc theo thứ tự.

Việc thứ nhất, làm trước khi đăng tin. Ngồi với người quản lý trực tiếp một tiếng và ra khỏi phòng với một bảng: tiêu chí, nhóm, trọng số, ngưỡng đạt, dải cân nhắc. Không có bảng này thì mọi thứ phía sau đều trôi.

Việc thứ hai, làm trong ngày đầu nhận hồ sơ. Lấy 10 hồ sơ đầu tiên, tự chấm bằng tay theo bảng, ghi ra giấy. Sau đó chấm lại bằng công cụ hoặc bằng người thứ hai, so từng tiêu chí, và sửa những chỗ lệch. Đừng chạy lô lớn trước khi làm xong việc này.

Việc thứ ba, làm mỗi ngày trong suốt đợt. Mở ba danh sách và xử hết trong ngày: hồ sơ mới cần chấm, hồ sơ không đọc được cần nhắn xin lại, và hồ sơ nhóm Cân nhắc quá 5 ngày cần một quyết định. Ba danh sách này mà không phình lên thì đợt của bạn sẽ về đích, kể cả khi số hồ sơ gấp đôi dự kiến.

Việc còn lại — gọi điện, phỏng vấn, thương lượng, đón người mới — vẫn là việc của con người và không thể rút gọn. Đó chính là lý do phải giành lại thời gian ở khâu sàng lọc.