ตัวอย่างการเขียน Job Description 8 ตำแหน่ง พร้อมโครงสร้าง

เวลาหัวหน้าฝ่ายเดินมาบอกว่าขอคนเพิ่มหนึ่งตำแหน่ง สิ่งแรกที่ฝ่ายบุคคลต้องส่งกลับไปคือ Job Description แต่พอเปิดหา ตัวอย่างการเขียน Job Description สิ่งที่ได้กลับมามักมีอยู่สองแบบ แบบแรกคือไฟล์ PDF มาตรฐานกำหนดตำแหน่งของหน่วยงานราชการ ซึ่งเขียนด้วยภาษาที่ผูกกับระบบแท่งและการประเมินค่างานของราชการ เอามาใช้กับบริษัทเอกชนไม่ได้ตรง ๆ แบบที่สองคือบทความที่บอกว่า JD ที่ดีต้องมีแปดส่วน แล้วไล่ชื่อหัวข้อทั้งแปดให้ดู แต่ไม่มีเนื้อในให้สักตำแหน่งเดียว คนอ่านจบแล้วยังกลับไปนั่งมองหน้าจอเปล่าเหมือนเดิม

ผลที่ตามมาคือ JD ส่วนใหญ่ในบริษัทไทยถูกเขียนด้วยวิธีเดียวกันหมด นั่นคือเปิดไฟล์ของตำแหน่งเก่าที่ใกล้เคียงที่สุด แก้ชื่อตำแหน่ง แก้ชื่อแผนก แล้วส่งต่อ ทุกตำแหน่งจึงลงท้ายด้วยบรรทัดเดียวกันคือ ปฏิบัติงานอื่น ๆ ตามที่ได้รับมอบหมาย ทุกตำแหน่งต้องการคนที่มีมนุษยสัมพันธ์ดีและทำงานภายใต้ความกดดันได้ พอเอกสารไม่บอกอะไรที่ต่างกันเลย งานที่ควรจบตั้งแต่หน้ากระดาษก็ไปโผล่ทีหลังทั้งหมด ผู้สมัครที่ไม่ตรงไหลเข้ามาเต็มกอง กรรมการสัมภาษณ์สามคนถามคนละแนวเพราะแต่ละคนเข้าใจตำแหน่งไม่เหมือนกัน และพนักงานที่รับเข้ามาแล้วก็ทะเลาะกับหัวหน้าในเดือนที่สามว่าตกลงงานนี้รวมอะไรบ้าง

บทความนี้ตั้งใจให้เป็นของที่หยิบไปใช้ได้เลย เราจะเริ่มจากการตัดโครงแปดส่วนตามตำราให้เหลือห้าส่วนที่ต้องมีจริง แล้วให้ ตัวอย่างการเขียน Job Description แบบเต็มฉบับแปดตำแหน่งที่บริษัทไทยเปิดรับบ่อยที่สุด ตั้งแต่พนักงานขายไปจนถึงผู้จัดการร้าน ต่อด้วยเรื่องที่คนถามกันมากแต่ไม่ค่อยมีใครตอบตรง ๆ คือ JD ของบริษัทต่างจากของราชการตรงไหน ควรใส่เงินเดือนหรือไม่ และหลังปิดรับสมัครแล้วเอกสารนี้ยังใช้ต่อได้ที่ไหนอีกบ้าง ปิดท้ายด้วยวิธีแปลง JD ให้กลายเป็นเกณฑ์ให้คะแนนผู้สมัคร ซึ่งเป็นจุดที่ทำให้เอกสารนี้เลิกเป็นแค่ไฟล์แนบในอีเมล

Job Description ที่ใช้งานได้จริง ต่างจาก JD ที่เขียนส่งไปตามระเบียบยังไง

ลองทดสอบ JD ที่บริษัทคุณใช้อยู่ด้วยวิธีง่าย ๆ ให้เอา JD ของสองตำแหน่งที่อยู่คนละแผนกมาวางคู่กัน แล้วลบชื่อตำแหน่งกับชื่อแผนกออก ถ้าคนในบริษัทเดาไม่ออกว่าอันไหนเป็นอันไหน แปลว่าเอกสารทั้งสองใบไม่ได้บอกอะไรเลย มันเขียนถูกตามฟอร์ม แต่ไม่มีข้อมูล และเอกสารที่ไม่มีข้อมูลก็ไม่มีใครกลับมาอ่านซ้ำ

ความต่างอยู่ที่ระดับของคำ JD ตามระเบียบชอบเขียนด้วยคำที่กว้างจนไม่มีขอบ เช่น ดูแลงานด้านการตลาด สนับสนุนการดำเนินงานของฝ่าย ประสานงานกับหน่วยงานที่เกี่ยวข้อง คำพวกนี้ถูกทุกอย่างและใช้ไม่ได้เลย เพราะไม่มีใครรู้ว่าถ้าทำเสร็จแล้วหน้าตาจะเป็นยังไง ส่วน JD ที่ใช้งานได้จะเขียนถึงของที่ส่งมอบได้ เช่น ทำรายงานยอดขายรายสัปดาห์ส่งทุกเช้าวันจันทร์ ปิดงบรายเดือนให้เสร็จภายในวันที่สิบของเดือนถัดไป รับสายลูกค้าที่เข้ามาทางเบอร์กลางและ LINE OA ของบริษัทในเวลาทำการ ความต่างนี้ฟังดูเป็นเรื่องสำนวน แต่มันเปลี่ยนทั้งกระบวนการที่ตามมาข้างหลัง

อีกจุดที่ทำให้ JD สองแบบนี้ต่างกันคือใครเป็นคนเขียน ในบริษัทที่ JD ใช้งานได้ คนเขียนตัวจริงคือหัวหน้าที่จะเป็นเจ้าของตำแหน่งนั้น ฝ่ายบุคคลทำหน้าที่ตั้งคำถามและเรียบเรียง ส่วนในบริษัทที่ JD เป็นแค่ไฟล์แนบ ฝ่ายบุคคลเขียนเองทั้งหมดเพราะหัวหน้าบอกว่าไม่มีเวลา ผลคือเอกสารจะเต็มไปด้วยคำกลาง ๆ ที่คนนอกแผนกเดาเอาเอง แล้วพอสัมภาษณ์จริงหัวหน้าก็ถามเรื่องที่ไม่มีใน JD สักข้อ

เราจะไม่แก้ปัญหานี้ด้วยการเพิ่มหัวข้อในฟอร์ม เพราะฟอร์มยาวขึ้นไม่ได้ทำให้เนื้อในดีขึ้น สิ่งที่ช่วยได้คือย่อฟอร์มให้สั้นลงจนหัวหน้าฝ่ายยอมนั่งกรอกเอง แล้วบังคับให้ทุกช่องที่เหลือต้องมีของจริงอยู่ในนั้น

จากโครงแปดส่วนตามตำรา เหลือห้าส่วนที่ต้องมีจริง

ถ้าคุณเคยอ่านบทความเรื่องการเขียน JD มาก่อน คุณจะเจอโครงมาตรฐานที่หน้าตาประมาณนี้ ชื่อตำแหน่ง สังกัดและสายบังคับบัญชา วัตถุประสงค์ของตำแหน่ง หน้าที่ความรับผิดชอบ คุณสมบัติ สภาพแวดล้อมการทำงาน ตัวชี้วัดผลงาน และค่าตอบแทนกับสวัสดิการ แปดหัวข้อนี้ไม่ผิด แต่ในทางปฏิบัติมันยาวเกินกว่าที่หัวหน้าฝ่ายจะกรอกให้ครบ พอกรอกไม่ครบก็เหลือแต่ช่องที่กรอกง่ายที่สุดคือชื่อตำแหน่งกับหน้าที่ ส่วนช่องที่มีค่าที่สุดคือวัตถุประสงค์กับตัวชี้วัดจะถูกข้าม

เราจึงยุบให้เหลือห้าส่วน โดยเอาหัวข้อที่ซ้ำกันมารวม และย้ายหัวข้อที่เป็นข้อมูลบริษัทซึ่งเหมือนกันทุกตำแหน่งไปไว้เป็นท้ายกระดาษที่ก๊อบวางได้ ห้าส่วนที่เหลือคือส่วนที่ต้องคิดใหม่ทุกตำแหน่ง

ส่วนที่หนึ่ง ชื่อตำแหน่งกับหนึ่งบรรทัดที่บอกว่าตำแหน่งนี้มีไว้ทำไม

ชื่อตำแหน่งควรเป็นชื่อที่คนในตลาดใช้กันจริง ไม่ใช่ชื่อภายในที่บริษัทตั้งเอง ถ้าภายในเรียกว่าเจ้าหน้าที่พัฒนาธุรกิจระดับสอง แต่ตลาดเรียกว่าพนักงานขาย ให้ใช้คำที่ตลาดใช้ในหัวประกาศ แล้วเก็บชื่อภายในไว้ในระบบเงินเดือน เหตุผลตรงไปตรงมาคือคนหางานพิมพ์คำที่เขารู้จัก ไม่ได้พิมพ์คำที่คุณตั้ง ชื่อที่แปลกออกไปทำให้ประกาศหายไปจากผลค้นหาของกระดานหางานเอง

ส่วนบรรทัดที่บอกว่าตำแหน่งนี้มีไว้ทำไม ให้เขียนหนึ่งประโยคที่ขึ้นต้นด้วยผลลัพธ์ ไม่ใช่กิจกรรม ตัวอย่างเช่น ตำแหน่งนี้มีไว้เพื่อให้ลูกค้าที่ทักเข้ามาทาง LINE OA และเฟซบุ๊กได้รับการตอบกลับภายในสามสิบนาทีในเวลาทำการ และเปลี่ยนเป็นใบเสนอราคาให้ได้มากที่สุด ประโยคเดียวนี้ทำให้ทุกคนที่อ่านต่อรู้ทันทีว่าอะไรสำคัญและอะไรรอง

ส่วนที่สอง หน้าที่ เขียนเป็นข้อ ขึ้นต้นด้วยคำกริยา

ข้อหนึ่งข้อควรเป็นงานหนึ่งชิ้นที่จบได้ ไม่ใช่หมวดงาน จำนวนที่พอดีคือห้าถึงแปดข้อ ถ้าเขียนได้เกินสิบสองข้อแปลว่าคุณกำลังยัดงานของสองตำแหน่งไว้ในใบเดียว ซึ่งเป็นสาเหตุยอดนิยมที่ทำให้หาคนไม่ได้สักที เพราะคุณกำลังตามหาคนที่เก่งสองด้านพร้อมกันในงบของตำแหน่งเดียว

เรียงข้อตามเวลาที่ใช้จริง ไม่ใช่ตามความสำคัญในใจ ข้อแรกควรเป็นงานที่กินเวลามากที่สุดในสัปดาห์ วิธีนี้ช่วยกรองผู้สมัครได้ตั้งแต่ยังไม่ได้คุยกัน เพราะคนที่ไม่อยากทำงานแบบนั้นเป็นหลักจะถอยเอง ประหยัดเวลาทั้งสองฝ่าย

ส่วนที่สาม คุณสมบัติ แยกเป็นต้องมีกับควรมี

นี่คือช่องที่พังบ่อยที่สุด เพราะทุกคนมีแรงจูงใจให้เขียนเผื่อไว้ก่อน พอเขียนเผื่อทุกข้อ รายการก็ยาวจนไม่เหลือใครในตลาดที่ครบ ให้ตั้งกติกาไว้เลยว่าฝั่งต้องมีห้ามเกินสี่ข้อ และทุกข้อในฝั่งนั้นต้องผ่านคำถามเดียวคือ ถ้าผู้สมัครขาดข้อนี้ เขาทำงานในเดือนแรกไม่ได้เลยใช่ไหม ถ้าตอบว่าเขาเรียนเอาระหว่างทางได้ ข้อนั้นต้องย้ายไปฝั่งควรมีทันที

ส่วนที่สี่ ตัวชี้วัดของเก้าสิบวันแรก

ส่วนนี้ตำราไทยส่วนใหญ่ไม่ได้พูดถึง แต่มันคือส่วนที่ทำให้ JD ต่างจากใบประกาศชัดที่สุด ให้เขียนสองถึงสามข้อว่าถ้าผ่านสามเดือนแรกไปได้ดี จะเห็นอะไรเป็นรูปธรรม เช่น รู้จักสินค้าทั้งหมดและเสนอราคาเองได้โดยไม่ต้องถามหัวหน้า หรือปิดงบเดือนได้เองหนึ่งรอบเต็มโดยมีคนตรวจ ข้อดีมีสองชั้น ชั้นแรกคือผู้สมัครเห็นแล้วประเมินตัวเองได้ ชั้นที่สองคือตอนประเมินผลทดลองงาน คุณมีเกณฑ์ที่ตกลงกันไว้ตั้งแต่วันแรก ไม่ต้องมาเถียงกันด้วยความรู้สึก

ส่วนที่ห้า บล็อกท้ายกระดาษ ที่ใช้ข้อความเดิมได้ทุกตำแหน่ง

ตรงนี้คือเวลาทำงาน สถานที่ รูปแบบการทำงาน สวัสดิการพื้นฐานอย่างประกันสังคม ประกันกลุ่ม วันลาพักร้อน และช่องทางสมัคร เขียนครั้งเดียวเก็บไว้เป็นบล็อกกลาง แล้ววางท้ายทุก JD ที่บริษัทออก ข้อดีคือไม่มีใครต้องเสียเวลาคิดใหม่ และเวลาสวัสดิการเปลี่ยน คุณแก้ที่เดียวแล้วไล่วางใหม่ ไม่ต้องตามแก้ไฟล์ทีละสามสิบใบ

ตัวอย่างการเขียน Job Description แปดตำแหน่ง ฉบับเต็ม

แปดตำแหน่งข้างล่างนี้เลือกจากงานที่บริษัทไทยขนาดกลางและเล็กเปิดรับซ้ำ ๆ ตลอดทั้งปี ทุกฉบับเขียนตามโครงห้าส่วนที่เพิ่งวางไว้ และตั้งใจให้ยกไปวางในไฟล์ของคุณได้เลย สิ่งที่คุณต้องแก้มีสามจุดเสมอ คือชื่อสินค้าหรือบริการของบริษัท ชื่อเครื่องมือที่ใช้จริง และตัวเลขในส่วนตัวชี้วัด อย่าปล่อยตัวเลขตัวอย่างของเราไว้ เพราะตัวเลขที่ไม่ได้มาจากข้อมูลของบริษัทคุณเองจะทำให้ทั้งฉบับดูไม่จริงทันที

อีกเรื่องที่ต้องบอกไว้ก่อน คือทุกฉบับตัดบล็อกท้ายกระดาษออกไปแล้ว เพราะมันซ้ำกันหมด เวลานำไปใช้จริงให้ต่อท้ายด้วยบล็อกกลางของบริษัทที่มีเวลาทำการ สถานที่ทำงาน ประกันสังคม ประกันกลุ่ม วันลา และช่องทางสมัคร

หนึ่ง พนักงานขาย (Sales Executive)

ตำแหน่งนี้มีไว้เพื่อเปลี่ยนรายชื่อผู้สนใจที่ทีมการตลาดส่งมา ให้กลายเป็นใบเสนอราคาและคำสั่งซื้อจริงในเขตพื้นที่ที่รับผิดชอบ

หน้าที่หลัก

หนึ่ง ติดต่อกลับรายชื่อผู้สนใจที่เข้ามาทางเว็บไซต์ LINE OA และงานแสดงสินค้า ภายในหนึ่งวันทำการนับจากวันที่ได้รับ

สอง เข้าพบลูกค้าในเขตพื้นที่ที่ได้รับมอบหมาย ตามจำนวนนัดที่ตกลงกับหัวหน้าทีมในแต่ละสัปดาห์

สาม จัดทำใบเสนอราคาและติดตามผลจนกว่าลูกค้าจะตอบรับหรือปฏิเสธ ไม่ปล่อยให้ค้างเกินสิบสี่วันโดยไม่มีการติดตาม

สี่ บันทึกทุกการติดต่อลงในระบบที่บริษัทใช้ภายในวันเดียวกัน เพื่อให้หัวหน้าทีมและฝ่ายบัญชีเห็นสถานะตรงกัน

ห้า ประสานกับฝ่ายคลังสินค้าและฝ่ายบัญชี เพื่อยืนยันของพร้อมส่งและเงื่อนไขการชำระเงินก่อนปิดการขาย

หก จัดทำรายงานสรุปยอดขายและรายชื่อที่กำลังตามอยู่ ส่งหัวหน้าทีมทุกเช้าวันจันทร์

เจ็ด ดูแลลูกค้าเดิมในพอร์ตของตัวเอง โทรทบทวนความต้องการอย่างน้อยไตรมาสละหนึ่งครั้ง

คุณสมบัติที่ต้องมี

หนึ่ง มีประสบการณ์ขายแบบเข้าพบลูกค้าอย่างน้อยหนึ่งปี ไม่จำกัดอุตสาหกรรม

สอง ขับรถยนต์ได้และมีใบอนุญาตขับขี่ที่ยังไม่หมดอายุ

สาม ใช้งานโปรแกรมตารางคำนวณเพื่อทำใบเสนอราคาและสรุปยอดได้ด้วยตัวเอง

สี่ เดินทางต่างจังหวัดค้างคืนได้ในบางสัปดาห์

คุณสมบัติที่ควรมี

หนึ่ง เคยใช้ระบบบันทึกข้อมูลลูกค้ามาก่อน ไม่ว่าจะเป็นระบบใด

สอง มีฐานลูกค้าเดิมในกลุ่มอุตสาหกรรมเดียวกับบริษัท

ตัวชี้วัดของเก้าสิบวันแรก

หนึ่ง อธิบายสินค้าหลักทุกตัวและออกใบเสนอราคาเองได้ โดยไม่ต้องให้หัวหน้าตรวจก่อนส่ง

สอง มีรายชื่อลูกค้าที่กำลังคุยอยู่ในระบบ ครบตามจำนวนที่ตกลงกันไว้ตอนเริ่มงาน

สาม ปิดการขายได้อย่างน้อยหนึ่งรายด้วยตัวเอง ตั้งแต่ติดต่อครั้งแรกจนถึงวางบิล

จุดที่คนเขียนพลาดบ่อยในตำแหน่งนี้ คือใส่คำว่ามีเป้ายอดขายไว้ในหน้าที่ แล้วไม่บอกว่าเป้ามาจากไหนและวัดอย่างไร ผู้สมัครที่เก่งจริงจะถามเรื่องนี้ในนาทีแรกของการสัมภาษณ์ ถ้าคุณตอบไม่ได้ เขาจะสรุปว่าบริษัทยังไม่มีระบบ อีกจุดคือเขียนว่าต้องมีรถยนต์ส่วนตัว ทั้งที่จริงบริษัทมีรถให้ ข้อนี้ตัดผู้สมัครที่ดีออกไปฟรี ๆ

สอง เจ้าหน้าที่การตลาดออนไลน์ (Digital Marketing Executive)

ตำแหน่งนี้มีไว้เพื่อทำให้ช่องทางออนไลน์ของบริษัทส่งรายชื่อผู้สนใจให้ทีมขายได้อย่างสม่ำเสมอ ในต้นทุนต่อรายชื่อที่อธิบายได้

หน้าที่หลัก

หนึ่ง วางแผนและลงเนื้อหาบนเพจเฟซบุ๊ก TikTok และ LINE OA ของบริษัทตามปฏิทินที่ตกลงกันไว้

สอง ตั้งและดูแลแคมเปญโฆษณาบน Meta Ads และ Google Ads ภายในงบที่ได้รับอนุมัติแต่ละเดือน

สาม ติดตามต้นทุนต่อรายชื่อผู้สนใจรายสัปดาห์ และหยุดชุดโฆษณาที่ต้นทุนเกินเพดานที่ตกลงไว้

สี่ ส่งต่อรายชื่อผู้สนใจให้ทีมขายในวันเดียวกับที่ได้รับ พร้อมระบุที่มาของแต่ละรายชื่อ

ห้า ประสานงานกับฝ่ายออกแบบหรือผู้รับจ้างภายนอก เพื่อให้ได้ภาพและวิดีโอตามคิวที่วางไว้

หก ทำรายงานสรุปผลรายเดือน ที่บอกยอดใช้จ่าย จำนวนรายชื่อ ต้นทุนต่อรายชื่อ และสิ่งที่จะเปลี่ยนในเดือนถัดไป

เจ็ด ดูแลเนื้อหาบนเว็บไซต์ให้ตรงกับสิ่งที่โฆษณาสัญญาไว้ ไม่ให้คนกดเข้ามาแล้วเจอคนละเรื่อง

คุณสมบัติที่ต้องมี

หนึ่ง เคยดูแลบัญชีโฆษณาด้วยตัวเองอย่างน้อยหนึ่งปี และอธิบายได้ว่าเคยใช้งบเดือนละเท่าไร

สอง อ่านรายงานผลโฆษณาแล้วบอกได้ว่าตัวเลขไหนบอกอะไร ไม่ใช่แค่ส่งภาพหน้าจอต่อ

สาม เขียนข้อความโฆษณาภาษาไทยเองได้ ไม่ต้องรอฝ่ายอื่นเขียนให้ทุกชิ้น

คุณสมบัติที่ควรมี

หนึ่ง ตัดต่อวิดีโอสั้นแนวตั้งได้ในระดับที่ใช้ลงโฆษณาได้จริง

สอง เคยทำงานกับสินค้าที่ราคาต่อชิ้นใกล้เคียงกับของบริษัท

ตัวชี้วัดของเก้าสิบวันแรก

หนึ่ง รับช่วงบัญชีโฆษณาทั้งหมดต่อจากคนเดิมหรือจากผู้รับจ้างเดิมได้ครบ

สอง ส่งรายงานรายเดือนที่มีต้นทุนต่อรายชื่อของทุกช่องทางได้ครบสองรอบ

สาม ทดสอบชุดโฆษณาใหม่อย่างน้อยสามชุด และสรุปได้ว่าชุดไหนควรเก็บไว้

จุดที่คนเขียนพลาดบ่อยในตำแหน่งนี้ คือรวมงานสามคนไว้ในใบเดียว ทั้งยิงโฆษณา ทั้งถ่ายและตัดวิดีโอ ทั้งเขียนบทความ ทั้งดูแลเว็บไซต์ ทั้งตอบแชตลูกค้า ประกาศแบบนี้จะได้คนที่ทำได้ทุกอย่างในระดับพอใช้ แล้วบริษัทจะสงสัยเองในเดือนที่หกว่าทำไมไม่มีอะไรดีสักด้าน ถ้างบมีจำกัดให้เลือกด้านที่สำคัญที่สุดมาเป็นแกน แล้วเขียนที่เหลือเป็นงานสนับสนุนอย่างชัดเจน

สาม เจ้าหน้าที่บัญชี (Accounting Officer)

ตำแหน่งนี้มีไว้เพื่อให้เอกสารรับจ่ายของบริษัทถูกบันทึกครบและตรงเวลา จนปิดงบรายเดือนได้ตามกำหนดโดยไม่ต้องไล่ตามเอกสารย้อนหลัง

หน้าที่หลัก

หนึ่ง บันทึกรายการซื้อและขายประจำวันลงในโปรแกรมบัญชีที่บริษัทใช้ ให้เสร็จภายในวันทำการถัดไป

สอง จัดทำใบกำกับภาษี ใบเสร็จรับเงิน และใบวางบิล พร้อมตรวจความถูกต้องของเลขประจำตัวผู้เสียภาษีก่อนออก

สาม กระทบยอดบัญชีธนาคารทุกสิ้นเดือน และตามหาผลต่างจนอธิบายได้ทุกรายการ

สี่ จัดเตรียมเอกสารภาษีหัก ณ ที่จ่ายและภาษีมูลค่าเพิ่ม ส่งให้ผู้ตรวจสอบภายนอกตามรอบ

ห้า ติดตามลูกหนี้ที่เลยกำหนดชำระ และส่งสรุปยอดค้างให้หัวหน้าทุกสัปดาห์

หก จัดเก็บเอกสารทั้งฉบับกระดาษและไฟล์ ให้ค้นย้อนหลังได้ตามระบบที่บริษัทวางไว้

เจ็ด ปิดงบภายในของแต่ละเดือนให้เสร็จภายในวันที่สิบของเดือนถัดไป

คุณสมบัติที่ต้องมี

หนึ่ง จบการศึกษาด้านบัญชี และผ่านงานบัญชีในบริษัทมาแล้วอย่างน้อยหนึ่งปี

สอง ใช้โปรแกรมบัญชีสำเร็จรูปได้อย่างน้อยหนึ่งตัว และเรียนตัวใหม่ได้เอง

สาม เข้าใจภาษีหัก ณ ที่จ่ายและภาษีมูลค่าเพิ่มในระดับที่เตรียมเอกสารเองได้

สี่ ทำงานกับข้อมูลที่ต้องตรงทุกหลักได้โดยไม่ข้ามขั้นตอนตรวจทาน

คุณสมบัติที่ควรมี

หนึ่ง เคยผ่านการตรวจสอบบัญชีประจำปีร่วมกับผู้สอบบัญชีภายนอก

สอง ใช้ฟังก์ชันในตารางคำนวณระดับกลางขึ้นไปเพื่อกระทบยอดได้เร็วขึ้น

ตัวชี้วัดของเก้าสิบวันแรก

หนึ่ง ปิดงบภายในได้เองหนึ่งรอบเต็ม โดยมีหัวหน้าตรวจ

สอง กระทบยอดธนาคารได้ครบทุกบัญชีโดยไม่มีรายการค้างอธิบายไม่ได้

สาม รู้รอบเอกสารของทุกฝ่ายในบริษัท และรู้ว่าต้องไปตามเอกสารจากใคร

จุดที่คนเขียนพลาดบ่อยในตำแหน่งนี้ คือเขียนว่าดูแลงานบัญชีทั้งระบบ ซึ่งอาจหมายถึงคนบันทึกรายการหนึ่งคน หรือหมายถึงหัวหน้าฝ่ายบัญชีที่คุมงบการเงินทั้งบริษัท สองอย่างนี้ต่างกันคนละระดับเงินเดือน ให้ระบุให้ชัดว่าบริษัทมีผู้ทำบัญชีอยู่แล้วกี่คน มีผู้สอบบัญชีภายนอกหรือไม่ และตำแหน่งนี้รายงานตรงต่อใคร

สี่ เจ้าหน้าที่คลังสินค้า (Warehouse Officer)

ตำแหน่งนี้มีไว้เพื่อให้ยอดของในระบบตรงกับของที่อยู่บนชั้นจริง และของที่ลูกค้าสั่งออกจากคลังได้ทันรอบรถทุกวัน

หน้าที่หลัก

หนึ่ง รับสินค้าเข้าคลัง ตรวจนับกับเอกสาร และบันทึกเข้าระบบในวันเดียวกับที่ของมาถึง

สอง จัดของตามใบสั่งขาย บรรจุ ติดใบปะหน้า และส่งมอบให้ขนส่งทันรอบรถประจำวัน

สาม ตรวจนับสินค้าตามรอบที่กำหนด และรายงานผลต่างพร้อมสาเหตุให้หัวหน้าทราบ

สี่ ดูแลการจัดวางในคลังให้ของที่หมุนเร็วอยู่ในจุดที่หยิบง่ายที่สุด

ห้า แจ้งฝ่ายจัดซื้อเมื่อสินค้าตัวใดเหลือต่ำกว่าจุดสั่งซื้อที่ตั้งไว้

หก ดูแลความปลอดภัยในพื้นที่ทำงาน ทั้งการใช้อุปกรณ์ยกและการจัดเก็บของหนัก

เจ็ด จัดการสินค้าที่ลูกค้าส่งคืน แยกของที่ขายต่อได้ออกจากของเสีย และบันทึกเข้าระบบ

คุณสมบัติที่ต้องมี

หนึ่ง เคยทำงานคลังสินค้าหรือกระจายสินค้ามาก่อนอย่างน้อยหนึ่งปี

สอง ใช้คอมพิวเตอร์บันทึกรับเข้าจ่ายออกได้ ไม่ใช่จดใส่สมุดอย่างเดียว

สาม ยกของหนักและทำงานยืนได้ตลอดกะ

คุณสมบัติที่ควรมี

หนึ่ง มีใบอนุญาตขับรถยกและมีประสบการณ์ขับจริง

สอง เคยใช้เครื่องอ่านบาร์โค้ดหรือระบบจัดการคลังสินค้ามาก่อน

ตัวชี้วัดของเก้าสิบวันแรก

หนึ่ง จำผังคลังได้ทั้งหมด และหยิบของตามใบสั่งได้เองโดยไม่ต้องถาม

สอง ตรวจนับตามรอบได้ครบหนึ่งรอบ พร้อมอธิบายผลต่างที่พบได้ทุกรายการ

สาม ปิดงานจ่ายออกได้ทันรอบรถทุกวันติดต่อกันอย่างน้อยหนึ่งเดือน

จุดที่คนเขียนพลาดบ่อยในตำแหน่งนี้ คือไม่บอกสภาพการทำงานจริง ทั้งเรื่องกะ อุณหภูมิในคลัง น้ำหนักของที่ต้องยก และช่วงพีคของปี ข้อมูลพวกนี้ไม่ได้ทำให้คนสมัครน้อยลงอย่างที่กลัว แต่ทำให้คนที่สมัครเข้ามาอยู่ได้นานขึ้น การปกปิดสภาพงานคือสาเหตุอันดับต้น ๆ ที่ทำให้พนักงานคลังลาออกภายในเดือนแรก แล้ววนกลับมาเปิดรับใหม่ทั้งที่เพิ่งปิดประกาศไป

ห้า เจ้าหน้าที่ลูกค้าสัมพันธ์ (Customer Service Officer)

ตำแหน่งนี้มีไว้เพื่อให้ลูกค้าที่ติดต่อเข้ามาทุกช่องทางได้รับคำตอบภายในเวลาที่บริษัทสัญญาไว้ และเรื่องที่ตอบเองไม่ได้ถูกส่งต่อให้ถูกคนตั้งแต่ครั้งแรก

หน้าที่หลัก

หนึ่ง รับสายโทรศัพท์และตอบข้อความที่เข้ามาทาง LINE OA เฟซบุ๊ก และอีเมลของบริษัทในเวลาทำการ

สอง ตอบคำถามเรื่องสินค้า ราคา สถานะการจัดส่ง และเงื่อนไขการรับประกัน ตามคู่มือที่บริษัทวางไว้

สาม บันทึกทุกเรื่องร้องเรียนลงในระบบพร้อมระบุประเภทของปัญหา เพื่อให้เห็นว่าปัญหาซ้ำอยู่ที่ไหน

สี่ ส่งต่อเรื่องที่เกินอำนาจตัดสินใจให้หัวหน้าหรือฝ่ายที่เกี่ยวข้อง พร้อมสรุปเรื่องให้ครบในครั้งเดียว

ห้า ติดตามเรื่องที่ยังไม่ปิด และแจ้งความคืบหน้ากลับลูกค้าตามรอบที่กำหนด

หก จัดทำสรุปคำถามที่พบบ่อยประจำเดือน ส่งให้ทีมการตลาดและทีมสินค้าใช้ปรับข้อมูลหน้าเว็บ

เจ็ด ช่วยงานเอกสารหลังการขาย เช่น การออกใบแทนและการนัดรับสินค้าคืน

คุณสมบัติที่ต้องมี

หนึ่ง สื่อสารภาษาไทยทั้งพูดและเขียนได้ชัดเจน พิมพ์ตอบลูกค้าได้ในความเร็วที่ทันงาน

สอง ทำงานหน้าจอพร้อมรับสายไปด้วยได้ และสลับระหว่างหลายช่องทางในเวลาเดียวกันได้

สาม รักษาระดับการสื่อสารได้แม้เจอลูกค้าที่กำลังโกรธ

คุณสมบัติที่ควรมี

หนึ่ง เคยใช้ระบบบันทึกเรื่องร้องเรียนหรือระบบจัดการแชตรวมมาก่อน

สอง สื่อสารภาษาอังกฤษพื้นฐานได้ สำหรับลูกค้าต่างชาติที่มีเป็นครั้งคราว

ตัวชี้วัดของเก้าสิบวันแรก

หนึ่ง ตอบคำถามที่พบบ่อยได้เองโดยไม่ต้องถามหัวหน้า อย่างน้อยตามรายการที่บริษัทกำหนดไว้ในคู่มือ

สอง เวลาตอบกลับครั้งแรกอยู่ในเกณฑ์ที่ทีมตั้งไว้ ติดต่อกันอย่างน้อยหนึ่งเดือน

สาม เสนอการแก้ไขคู่มือหรือข้อมูลหน้าเว็บได้อย่างน้อยหนึ่งเรื่อง จากปัญหาที่เจอซ้ำ

จุดที่คนเขียนพลาดบ่อยในตำแหน่งนี้ คือเขียนคุณสมบัติว่าต้องมีใจรักงานบริการ ซึ่งฟังดูดีแต่คัดใครออกไม่ได้เลย เพราะไม่มีผู้สมัครคนไหนเขียนใน CV ว่าตัวเองไม่รักงานบริการ ถ้าอยากได้คนที่ทนแรงกดดันได้จริง ให้เปลี่ยนไปเขียนสภาพงานตามความจริงแทน เช่น วันที่ยุ่งที่สุดของเดือนมีข้อความเข้ากี่ร้อยเรื่อง และมีสายที่เป็นเรื่องร้องเรียนประมาณกี่สายต่อวัน ตัวเลขจริงคัดคนได้ดีกว่าคำสวย ๆ ทุกครั้ง

หก เจ้าหน้าที่สนับสนุนงานคอมพิวเตอร์ (IT Support)

ตำแหน่งนี้มีไว้เพื่อให้พนักงานทุกคนในบริษัททำงานต่อได้ เมื่อเครื่อง ระบบ หรือเครือข่ายมีปัญหา และเพื่อให้อุปกรณ์ของบริษัททุกชิ้นมีเจ้าของที่ตามได้

หน้าที่หลัก

หนึ่ง รับแจ้งปัญหาจากพนักงานผ่านช่องทางที่บริษัทกำหนด บันทึกเป็นรายการงาน และแจ้งกำหนดเวลาที่จะกลับไปหา

สอง แก้ปัญหาเครื่องคอมพิวเตอร์ เครื่องพิมพ์ และโปรแกรมพื้นฐานที่พนักงานใช้ประจำวัน

สาม ติดตั้งและตั้งค่าเครื่องให้พนักงานใหม่ให้พร้อมใช้ก่อนวันเริ่มงาน

สี่ ดูแลบัญชีผู้ใช้ ทั้งการเปิดให้คนเข้าใหม่และการปิดทันทีในวันสุดท้ายของคนที่ลาออก

ห้า ดูแลทะเบียนอุปกรณ์ของบริษัทให้รู้ว่าเครื่องไหนอยู่กับใคร ซื้อเมื่อไร และหมดประกันเมื่อไร

หก ตรวจสอบการสำรองข้อมูลตามรอบ และทดลองกู้คืนอย่างน้อยไตรมาสละหนึ่งครั้ง

เจ็ด ประสานงานกับผู้ให้บริการภายนอก ทั้งอินเทอร์เน็ต ระบบโทรศัพท์ และผู้ขายซอฟต์แวร์

คุณสมบัติที่ต้องมี

หนึ่ง ติดตั้งและแก้ปัญหาระบบปฏิบัติการที่บริษัทใช้ได้เอง

สอง เข้าใจเครือข่ายพื้นฐานในระดับที่ไล่หาสาเหตุของอินเทอร์เน็ตที่ใช้ไม่ได้เป็นขั้นตอนได้

สาม อธิบายวิธีแก้ให้พนักงานที่ไม่ใช่สายเทคนิคเข้าใจได้โดยไม่ใช้ศัพท์เฉพาะ

คุณสมบัติที่ควรมี

หนึ่ง เคยดูแลระบบบัญชีผู้ใช้แบบรวมศูนย์ของชุดโปรแกรมสำนักงานมาก่อน

สอง เขียนสคริปต์สั้น ๆ เพื่อลดงานซ้ำได้

ตัวชี้วัดของเก้าสิบวันแรก

หนึ่ง ทะเบียนอุปกรณ์ทั้งบริษัทเป็นปัจจุบัน และตรงกับของจริงเมื่อสุ่มตรวจ

สอง งานแจ้งซ่อมทั่วไปปิดได้ภายในเวลาที่ตกลงกันไว้ เป็นสัดส่วนที่หัวหน้ายอมรับ

สาม ทดลองกู้คืนข้อมูลสำเร็จหนึ่งครั้ง พร้อมบันทึกขั้นตอนไว้ให้คนอื่นทำตามได้

จุดที่คนเขียนพลาดบ่อยในตำแหน่งนี้ คือไล่รายชื่อเทคโนโลยียาวเป็นหน้าโดยไม่บอกว่าบริษัทใช้อะไรจริง ผู้สมัครอ่านแล้วเดาไม่ออกว่างานนี้คือดูแลเครื่องพนักงานสามสิบเครื่อง หรือดูแลเซิร์ฟเวอร์ที่ให้บริการลูกค้าข้างนอก สองงานนี้ต้องการคนคนละแบบ ให้เขียนตรง ๆ ว่ามีพนักงานกี่คน กี่สาขา และมีระบบอะไรที่ต้องดูแลอยู่บ้าง

เจ็ด เจ้าหน้าที่สรรหาว่าจ้าง (HR Recruiter)

ตำแหน่งนี้มีไว้เพื่อให้ตำแหน่งที่บริษัทเปิดรับมีผู้สมัครที่ตรงเกณฑ์เข้ามาต่อเนื่อง และปิดตำแหน่งได้ในเวลาที่ตกลงกับหัวหน้าฝ่ายเจ้าของงาน

หน้าที่หลัก

หนึ่ง คุยกับหัวหน้าฝ่ายเจ้าของตำแหน่งเพื่อเก็บความต้องการ แล้วเรียบเรียงเป็น Job Description ที่ทั้งสองฝ่ายเซ็นรับตรงกัน

สอง ลงประกาศงานบนช่องทางที่บริษัทใช้ ทั้งกระดานหางานอย่าง JobThai เพจของบริษัท และเครือข่ายวิชาชีพอย่าง LinkedIn

สาม คัดกรองใบสมัครตามเกณฑ์ที่ตั้งไว้ล่วงหน้า และแยกกองที่ต้องให้หัวหน้าฝ่ายดูเองออกมา

สี่ โทรคัดกรองเบื้องต้น ยืนยันข้อมูลที่กระทบการตัดสินใจ เช่น ช่วงเงินเดือนที่คาดหวังและวันที่เริ่มงานได้

ห้า นัดหมายการสัมภาษณ์ จองห้อง และยืนยันกับทุกฝ่ายล่วงหน้าอย่างน้อยหนึ่งวันทำการ

หก รวบรวมผลประเมินจากกรรมการสัมภาษณ์ทุกคน และสรุปเป็นเอกสารเดียวเสนอผู้มีอำนาจอนุมัติ

เจ็ด จัดทำหนังสือเสนอการจ้างงาน ติดตามการตอบรับ และส่งต่อข้อมูลให้ฝ่ายที่ดูแลการเริ่มงาน

แปด ดูแลข้อมูลผู้สมัครตามนโยบายคุ้มครองข้อมูลส่วนบุคคลของบริษัท ทั้งเรื่องระยะเวลาเก็บและสิทธิเข้าถึง

คุณสมบัติที่ต้องมี

หนึ่ง เคยรับผิดชอบการสรรหาตั้งแต่ต้นจนจบอย่างน้อยหนึ่งปี ไม่ใช่แค่ช่วยนัดสัมภาษณ์

สอง เขียนและแก้ Job Description ร่วมกับหัวหน้าฝ่ายได้ ไม่ใช่รอรับไฟล์มาลงประกาศอย่างเดียว

สาม จัดลำดับงานหลายตำแหน่งพร้อมกันได้ และตอบได้ทุกเมื่อว่าตำแหน่งไหนติดอยู่ที่ขั้นไหน

คุณสมบัติที่ควรมี

หนึ่ง เคยใช้ระบบติดตามผู้สมัครมาก่อน และรู้ว่าข้อมูลอะไรควรอยู่ในระบบ ไม่ใช่ในไฟล์ส่วนตัว

สอง เคยสรรหาตำแหน่งสายเทคนิคหรือสายที่หาคนยากในตลาด

ตัวชี้วัดของเก้าสิบวันแรก

หนึ่ง ทุกตำแหน่งที่เปิดอยู่มี Job Description ฉบับที่หัวหน้าฝ่ายรับรองแล้ว

สอง มีตารางสถานะที่บอกได้ทุกสัปดาห์ว่าแต่ละตำแหน่งอยู่ขั้นไหน และคออยู่ตรงไหน

สาม ปิดตำแหน่งได้เองอย่างน้อยหนึ่งตำแหน่ง ตั้งแต่เก็บความต้องการจนถึงตอบรับหนังสือเสนอการจ้างงาน

จุดที่คนเขียนพลาดบ่อยในตำแหน่งนี้ คือเขียนรวมกับงานบุคคลทั้งระบบ ทั้งเงินเดือน ทั้งวันลา ทั้งแรงงานสัมพันธ์ ทั้งฝึกอบรม แล้วตั้งชื่อว่าเจ้าหน้าที่สรรหา ผู้สมัครสายสรรหาตัวจริงจะไม่สมัคร เพราะรู้ว่างานสรรหาจะเหลือเวลาไม่ถึงครึ่ง ถ้าบริษัทเล็กและจำเป็นต้องรวมจริง ให้เขียนสัดส่วนเวลาไว้ตรง ๆ ว่างานสรรหาประมาณกี่ส่วน งานบุคคลอื่นกี่ส่วน คนที่รับได้จะสมัครเอง

แปด ผู้จัดการร้าน (Store Manager)

ตำแหน่งนี้มีไว้เพื่อให้ร้านสาขาเปิดทำการได้ครบทุกวันตามมาตรฐานของบริษัท ทำยอดตามเป้าที่ตกลงไว้ และดูแลทีมหน้าร้านให้อยู่กับบริษัทได้นาน

หน้าที่หลัก

หนึ่ง จัดตารางกะพนักงานหน้าร้านให้ครอบคลุมเวลาเปิดทำการ และส่งตารางล่วงหน้าตามรอบที่บริษัทกำหนด

สอง ดูแลยอดขายรายวันของสาขา เทียบกับเป้า และรายงานสาเหตุเมื่อหลุดเป้าติดต่อกัน

สาม ควบคุมสต๊อกหน้าร้าน สั่งเติมสินค้า และตรวจนับตามรอบที่บริษัทกำหนด

สี่ ดูแลมาตรฐานความสะอาด การจัดวางสินค้า และการแสดงราคาให้ตรงกับที่บริษัทกำหนด

ห้า สอนงานพนักงานใหม่ในสาขา และประเมินผลช่วงทดลองงานร่วมกับฝ่ายบุคคล

หก จัดการเรื่องร้องเรียนหน้าร้าน และตัดสินใจในกรอบอำนาจที่ได้รับมอบ

เจ็ด ปิดยอดประจำวัน ตรวจเงินสด และนำส่งตามขั้นตอนที่บริษัทวางไว้

แปด ประสานกับสำนักงานใหญ่เรื่องรายการส่งเสริมการขายและป้ายในร้าน ให้ขึ้นตรงวันที่กำหนด

คุณสมบัติที่ต้องมี

หนึ่ง เคยคุมทีมหน้าร้านอย่างน้อยสามคนขึ้นไป มาแล้วไม่น้อยกว่าหนึ่งปี

สอง ทำงานเป็นกะ รวมถึงวันเสาร์อาทิตย์และวันหยุดนักขัตฤกษ์ได้

สาม อ่านรายงานยอดขายและสต๊อกแล้วสั่งการต่อได้ ไม่ใช่แค่ส่งต่อให้สำนักงานใหญ่

สี่ รับผิดชอบเงินสดประจำวันของสาขาได้ตามระเบียบของบริษัท

คุณสมบัติที่ควรมี

หนึ่ง เคยเปิดสาขาใหม่ตั้งแต่ยังไม่มีทีม

สอง เคยใช้ระบบขายหน้าร้านและระบบจัดตารางกะแบบออนไลน์

ตัวชี้วัดของเก้าสิบวันแรก

หนึ่ง จัดตารางกะได้ครบทุกสัปดาห์โดยไม่มีช่วงเวลาที่ขาดคน

สอง ตรวจนับสต๊อกได้ครบหนึ่งรอบ และอธิบายผลต่างได้ทุกรายการ

สาม พนักงานใหม่ในสาขาผ่านการสอนงานตามรายการที่บริษัทกำหนดครบทุกคน

จุดที่คนเขียนพลาดบ่อยในตำแหน่งนี้ คือไม่บอกขนาดของสาขาและขนาดของทีม ผู้จัดการร้านที่คุมพนักงานสามคนกับที่คุมยี่สิบคนเป็นคนละงานกันโดยสิ้นเชิง อีกจุดคือเขียนว่ามีอำนาจตัดสินใจเต็มที่ ทั้งที่จริงต้องขออนุมัติสำนักงานใหญ่แทบทุกเรื่อง คำสัญญาแบบนี้ทำให้คนเก่งเข้ามาแล้วออกไปในไตรมาสแรก ให้เขียนกรอบอำนาจตามจริง เช่น อนุมัติส่วนลดได้ถึงกี่เปอร์เซ็นต์ และเปลี่ยนตารางกะได้เองในขอบเขตแค่ไหน

ถ้าคุณเก็บทั้งแปดฉบับนี้ไว้ในที่เดียวกัน คุณจะได้ประโยชน์เพิ่มอีกอย่างที่ไม่ได้ตั้งใจตั้งแต่แรก คือมันกลายเป็นแผนที่ของทั้งบริษัท เวลามีคนถามว่าใครรับผิดชอบเรื่องนี้ คุณเปิดกองนี้แล้วตอบได้ทันที และเวลาจะเพิ่มตำแหน่งใหม่ คุณจะเห็นทันทีว่างานที่กำลังจะเพิ่มนั้นซ้ำกับใครอยู่แล้วหรือเปล่า

JD ของบริษัทเอกชน ต่างจากมาตรฐานกำหนดตำแหน่งของราชการตรงไหน

ถ้าคุณเคยค้นหาตัวอย่าง JD เป็นภาษาไทย คุณจะเจอไฟล์ของหน่วยงานรัฐขึ้นมาก่อนแทบทุกครั้ง เหตุผลไม่ใช่เพราะไฟล์เหล่านั้นเขียนดีกว่า แต่เพราะหน่วยงานรัฐมีหน้าที่ต้องประกาศเอกสารพวกนี้ต่อสาธารณะ ส่วนบริษัทเอกชนไม่มีใครเอา JD ภายในขึ้นเว็บให้คนอื่นอ่าน กองเอกสารที่หาเจอได้ง่ายจึงเป็นของราชการเกือบทั้งหมด ซึ่งไม่ได้แปลว่ามันเหมาะกับคุณ

มาตรฐานกำหนดตำแหน่งของราชการ รวมถึงเอกสารในลักษณะเดียวกันขององค์กรปกครองส่วนท้องถิ่น ถูกออกแบบมาเพื่อภารกิจที่ต่างจากของคุณคนละเรื่อง มันมีไว้เพื่อกำหนดว่าตำแหน่งนี้อยู่ในสายงานใด ระดับใด ต้องมีวุฒิอะไรตามที่กำหนด และเลื่อนไปสู่ระดับถัดไปได้ด้วยเงื่อนไขใด มันคือเอกสารสำหรับระบบตำแหน่งทั้งระบบ ไม่ใช่เอกสารสำหรับการรับคนเข้าทำงานหนึ่งคนในเดือนหน้า

ความต่างที่กระทบงานคุณมากที่สุดมีอยู่สี่ข้อ

ข้อแรก อายุการใช้งานต่างกัน มาตรฐานกำหนดตำแหน่งเขียนให้อยู่ได้เป็นสิบปี จึงต้องเขียนกว้างไว้ก่อน ส่วน JD ของบริษัทควรมีอายุประมาณหนึ่งปี แล้วรื้อใหม่เมื่อขอบเขตงานเปลี่ยน การเขียนกว้างเพื่อให้ทนเวลาจึงเป็นข้อดีในฝั่งหนึ่ง แต่เป็นข้อเสียตรง ๆ ในอีกฝั่ง

ข้อสอง ผู้อ่านตัวจริงต่างกัน ผู้อ่านของเอกสารราชการคือคณะกรรมการที่ต้องเทียบตำแหน่งข้ามหน่วยงาน ส่วนผู้อ่านของ JD บริษัทคือผู้สมัครที่กำลังเลื่อนหน้าจอโทรศัพท์อยู่บนรถไฟฟ้า และมีเวลาให้ประกาศของคุณไม่กี่วินาที ภาษาที่เหมาะกับผู้อ่านสองกลุ่มนี้ต่างกันโดยธรรมชาติ

ข้อสาม เกณฑ์วุฒิการศึกษามีน้ำหนักต่างกัน ในระบบราชการ วุฒิและสายงานเป็นเงื่อนไขทางกฎหมายที่ยืดหยุ่นไม่ได้ ส่วนในบริษัทเอกชน วุฒิเป็นเพียงหนึ่งในหลายสัญญาณ การลอกสำนวนแบบราชการมาทำให้บริษัทจำนวนมากใส่ข้อกำหนดวุฒิที่ตัวเองไม่ได้ต้องการจริง แล้วตัดผู้สมัครที่ทำงานได้ออกไปตั้งแต่ด่านแรกโดยไม่รู้ตัว

ข้อสี่ เรื่องเงินอยู่คนละที่ ระบบราชการมีบัญชีอัตราเงินเดือนที่ประกาศอยู่แล้ว ไม่ต้องเขียนใน JD ส่วนบริษัทเอกชนต้องตัดสินใจเองว่าจะบอกหรือไม่บอก ซึ่งเป็นคำถามที่เราจะคุยกันในหัวข้อถัดไป

สรุปคือใช้เอกสารราชการเป็นตัวอย่างของความครบถ้วนได้ แต่อย่าใช้เป็นตัวอย่างของสำนวน ถ้าคุณอ่านร่างของตัวเองแล้วรู้สึกว่ามันเหมือนประกาศติดบอร์ด แปลว่าคุณลอกสำนวนมามากเกินไปแล้ว

สามประโยคที่ทำให้ JD หมดค่าทันที

ประโยคสามแบบนี้อยู่ใน JD ของบริษัทไทยแทบทุกใบ ทั้งสามไม่ได้ผิดไวยากรณ์และไม่ได้ผิดกฎหมาย แต่มันทำให้เอกสารทั้งฉบับเสียน้ำหนัก เพราะมันบอกผู้อ่านว่าคนเขียนยังไม่ได้คิดจนจบ

ประโยคที่หนึ่ง ปฏิบัติงานอื่น ๆ ตามที่ได้รับมอบหมาย

ประโยคนี้ไม่ได้ผิดในตัวเอง ทุกงานมีส่วนที่คาดเดาไม่ได้จริง ปัญหาคือมันมักถูกวางไว้เป็นข้อสุดท้ายโดยไม่มีขอบเขต และในบริษัทจำนวนมากมันกลายเป็นข้อที่กินเวลามากที่สุดของสัปดาห์ พนักงานที่เข้ามาแล้วพบว่างานจริงเป็นคนละเรื่องกับที่อ่านมาจะรู้สึกว่าถูกหลอก แม้บริษัทจะไม่ได้ตั้งใจก็ตาม

วิธีแก้ที่ง่ายที่สุดคือใส่ขอบเขตให้มัน เช่น เขียนว่า สนับสนุนงานอื่นภายในฝ่ายตามที่หัวหน้ามอบหมาย โดยรวมแล้วไม่เกินหนึ่งวันต่อสัปดาห์ ประโยคนี้ยังเปิดช่องให้บริษัทเหมือนเดิม แต่ตั้งความคาดหวังไว้ตรงกันตั้งแต่ต้น และถ้าวันหนึ่งงานฝากล้นเกินนั้นจริง ทั้งสองฝ่ายก็มีจุดอ้างอิงให้คุยกันโดยไม่ต้องใช้อารมณ์

ประโยคที่สอง มีมนุษยสัมพันธ์ดี

ลองถามตัวเองว่าคุณจะคัดใครออกด้วยข้อนี้ได้บ้าง คำตอบคือไม่ได้เลย ไม่มีใครประกาศว่าตัวเองมนุษยสัมพันธ์ไม่ดี ข้อที่คัดใครออกไม่ได้คือข้อที่ไม่ควรอยู่ในเอกสาร เพราะมันทำให้รายการยาวขึ้นโดยไม่เพิ่มข้อมูล

ถ้าสิ่งที่คุณต้องการจริงคือคนที่ทำงานข้ามฝ่ายได้ ให้เขียนสิ่งนั้นออกมาเป็นสถานการณ์ เช่น ต้องประสานกับฝ่ายผลิตและฝ่ายขนส่งทุกวัน และต้องเป็นคนแจ้งข่าวร้ายกับลูกค้าเมื่อของส่งช้า ประโยคแบบนี้ทำสองอย่างพร้อมกัน คือคัดคนที่ไม่อยากทำงานลักษณะนั้นออกไปเอง และบอกกรรมการสัมภาษณ์ว่าควรถามอะไร

ประโยคที่สาม สามารถทำงานภายใต้ความกดดันได้

ประโยคนี้มีปัญหาซ่อนอยู่มากกว่าสองข้อแรก เพราะผู้สมัครที่มีประสบการณ์อ่านแล้วแปลได้ทันทีว่าที่นี่คนไม่พอ หรือกระบวนการมีปัญหาแล้วให้พนักงานรับแทน คุณจึงเสียผู้สมัครที่ดีตั้งแต่ยังไม่ได้คุย

ถ้าความกดดันในงานนี้เป็นเรื่องจริงและหลีกเลี่ยงไม่ได้ ให้พูดออกมาเป็นข้อเท็จจริงแทน เช่น ช่วงสิ้นเดือนมีงานปิดยอดที่ทำให้ต้องอยู่เกินเวลาประมาณสองถึงสามวันต่อเดือน หรือ ช่วงเทศกาลปริมาณคำสั่งซื้อเพิ่มขึ้นเป็นสองเท่าติดต่อกันประมาณหกสัปดาห์ ความจริงที่บอกล่วงหน้าไม่ได้ทำให้คนกลัว มันทำให้คนที่รับได้เลือกตัวเองเข้ามา และทำให้คนที่รับไม่ได้ไม่เสียเวลาทั้งสองฝ่าย

ควรใส่เงินเดือนใน JD หรือไม่

ในตลาดไทยยังมีประกาศจำนวนมากที่เขียนว่าตามตกลง คำนี้ประหยัดพื้นที่จริง แต่มันโยนต้นทุนไปให้ทั้งสองฝ่าย ผู้สมัครต้องเดาว่าคุ้มค่าที่จะสมัครไหม ส่วนฝ่ายบุคคลต้องเสียเวลาโทรคัดกรองเรื่องเงินซ้ำกับทุกคน แล้วพบว่าครึ่งหนึ่งคาดหวังคนละโลกกับงบที่มี เวลาที่เสียไปกับสายพวกนั้นแพงกว่าความลับที่พยายามรักษาไว้

เหตุผลที่บริษัทไทยไม่อยากใส่มีอยู่สองข้อและทั้งสองข้อมีน้ำหนัก ข้อแรกคือกลัวพนักงานเดิมเห็นแล้วเทียบกับของตัวเอง ข้อสองคือกลัวคู่แข่งรู้โครงสร้างต้นทุน ทางออกที่ใช้ได้จริงคือประกาศเป็นช่วงที่กว้างพอจะครอบคลุมความต่างของประสบการณ์ แล้วอธิบายในวงเล็บว่าช่วงนี้ขึ้นกับอะไร เช่น ขึ้นกับจำนวนปีที่เคยดูแลทีมและขนาดของพอร์ตที่เคยรับผิดชอบ วิธีนี้ทำให้พนักงานเดิมเห็นเหตุผล ไม่ใช่เห็นแค่ตัวเลข

ถ้าบริษัทตัดสินใจไม่ใส่จริง ๆ อย่างน้อยให้ฝ่ายบุคคลถามช่วงที่ผู้สมัครคาดหวังตั้งแต่การโทรคัดกรองครั้งแรก ก่อนจะนัดใครเข้ามาสัมภาษณ์ การปล่อยให้เรื่องเงินไปโผล่ตอนรอบสุดท้ายคือวิธีที่แพงที่สุด เพราะถึงตอนนั้นทั้งกรรมการสามคนและตัวผู้สมัครเสียเวลาไปเต็ม ๆ แล้ว

อีกเรื่องที่ควรอยู่คู่กับเงินเดือนคือสวัสดิการที่เป็นตัวเงินได้จริง เช่น ประกันสังคมซึ่งเป็นพื้นฐานที่นายจ้างต้องขึ้นทะเบียนให้พนักงานใหม่อยู่แล้ว ประกันกลุ่ม ค่าเดินทาง ค่าโทรศัพท์ โบนัสตามผลงาน และวันลาพักร้อนที่ให้เกินขั้นต่ำ สิ่งเหล่านี้เป็นส่วนต่างที่ทำให้ประกาศของคุณแข่งได้โดยไม่ต้องขยับตัวเลขฐาน ข้อควรระวังคืออย่าใส่รายการที่บริษัทยังไม่มีจริง เพราะผู้สมัครจะถามในห้องสัมภาษณ์ และคำตอบที่ไม่ตรงกับประกาศทำลายความน่าเชื่อถือได้เร็วกว่าที่คิด

ปิดรับสมัครแล้ว JD ยังใช้ต่อได้อีกสี่ที่

ความเข้าใจผิดที่แพงที่สุดเกี่ยวกับ JD คือคิดว่ามันเป็นเอกสารสำหรับลงประกาศ พอปิดตำแหน่งได้ก็จบหน้าที่ ความจริงคือถ้าคุณเขียนตามโครงห้าส่วนข้างบน คุณเพิ่งสร้างเอกสารที่ใช้ต่อได้อีกอย่างน้อยสี่ที่ และทุกที่ที่ว่านี้คือจุดที่บริษัทมักต้องเริ่มนับหนึ่งใหม่ทุกครั้ง

ที่แรก ชุดคำถามสัมภาษณ์ หน้าที่แต่ละข้อใน JD แปลงเป็นคำถามได้ตรง ๆ ข้อที่เขียนว่าจัดทำใบเสนอราคาและติดตามจนกว่าลูกค้าจะตอบ กลายเป็นคำถามว่า เล่าครั้งล่าสุดที่คุณตามใบเสนอราคาที่เงียบไปให้ฟังหน่อย คุณทำอะไรบ้างและจบยังไง คำถามที่มาจาก JD มีข้อดีที่คำถามลอย ๆ ไม่มี คือกรรมการทุกคนถามเรื่องเดียวกัน แล้วเทียบผู้สมัครกันได้จริง

ที่สอง แผนการสอนงานเดือนแรก ส่วนตัวชี้วัดเก้าสิบวันแรกคือโครงของแผนสอนงานอยู่แล้ว ถ้าคุณเขียนไว้ว่าเดือนที่สามต้องปิดงบเองได้หนึ่งรอบ แผนสอนงานก็ต้องไล่ย้อนกลับมาว่าเดือนแรกต้องรู้อะไร เดือนที่สองต้องลองทำอะไรโดยมีคนดู ตรงนี้เชื่อมกับงานฝึกอบรมภายในโดยตรง และถ้าบริษัทของคุณกำลังคิดจะย้ายการสอนงานเข้าระบบกลาง บทความที่เราเขียนไว้ก่อนหน้านี้เรื่อง LMS คืออะไรและองค์กรแบบไหนถึงควรใช้ อธิบายไว้ว่าควรเริ่มจากตรงไหนและอะไรที่ยังไม่จำเป็นต้องมีตั้งแต่วันแรก

ที่สาม แบบประเมินผลทดลองงาน ถ้าตัวชี้วัดเก้าสิบวันแรกถูกเขียนไว้ตั้งแต่ก่อนรับคน การประเมินเมื่อครบกำหนดจะกลายเป็นการเทียบกับสิ่งที่ตกลงกันไว้ ไม่ใช่การให้คะแนนตามความรู้สึกของหัวหน้าในวันนั้น นี่คือจุดที่ JD ช่วยลดข้อโต้แย้งได้มากที่สุด และเป็นเหตุผลที่ควรให้ทั้งพนักงานใหม่และหัวหน้าเซ็นรับ JD ฉบับเดียวกันในวันเริ่มงาน

ที่สี่ การทบทวนขอบเขตงานประจำปี เมื่อครบปี ให้เอา JD เดิมมาวางแล้วถามสามคำถาม งานข้อไหนที่ไม่มีใครทำจริงในปีที่ผ่านมา งานข้อไหนที่โผล่ขึ้นมาใหม่แต่ไม่มีในเอกสาร และงานข้อไหนที่กินเวลามากกว่าที่คิดไว้เท่าตัว คำตอบสามข้อนี้คือวัตถุดิบของการปรับตำแหน่ง ปรับเงินเดือน และตัดสินใจว่าจะเพิ่มคนหรือเพิ่มเครื่องมือ

แปลง JD ให้เป็นเกณฑ์ให้คะแนนผู้สมัคร

นี่คือขั้นตอนที่ทำให้ JD เลิกเป็นไฟล์แนบในอีเมล วิธีทำไม่ซับซ้อน คือหยิบส่วนคุณสมบัติกับส่วนหน้าที่ออกมา แล้วจัดใหม่เป็นสามชั้น ชั้นที่หนึ่งคือข้อที่ขาดไม่ได้ ชั้นที่สองคือข้อที่มีแล้วดี และชั้นที่สามคือข้อที่ทำให้ผู้สมัครโดดเด่นกว่าคนอื่นในกอง แต่ละชั้นให้น้ำหนักไม่เท่ากัน และที่สำคัญกว่าน้ำหนักคือ ทุกข้อต้องบอกได้ว่าจะดูจากอะไรใน CV หรือจะถามอะไรในห้องสัมภาษณ์ ส่วนวิธีเขียน JD ตั้งแต่บรรทัดแรกจนถึงส่วนคุณสมบัติแบบลงมือทำทีละส่วน อ่านต่อได้ที่ การเขียน JD ให้กลายเป็นเกณฑ์คัด CV อัตโนมัติ ทำยังไง

ยกตัวอย่างจาก JD ของพนักงานขายข้างบน ข้อที่เขียนว่ามีประสบการณ์ขายแบบเข้าพบลูกค้าอย่างน้อยหนึ่งปี เป็นเกณฑ์ชั้นที่หนึ่ง หลักฐานที่ดูคือชื่อตำแหน่งเดิมและลักษณะงานที่เขียนไว้ใน CV และคำถามยืนยันคือ ในหนึ่งสัปดาห์คุณออกไปพบลูกค้ากี่นัดโดยเฉลี่ย ส่วนข้อที่ว่าเคยใช้ระบบบันทึกข้อมูลลูกค้ามาก่อน เป็นเกณฑ์ชั้นที่สอง หลักฐานคือชื่อระบบที่ระบุใน CV และคำถามยืนยันคือ ข้อมูลอะไรบ้างที่คุณต้องกรอกเข้าระบบทุกวัน คำถามที่สองนี้แยกคนที่เคยใช้จริงออกจากคนที่เคยเห็นคนอื่นใช้ได้ในประโยคเดียว

เมื่อมีตารางเกณฑ์แล้ว การอ่านใบสมัครจะเปลี่ยนไปสองอย่าง อย่างแรกคือเร็วขึ้นมาก เพราะคุณเลิกอ่านทุกบรรทัดแล้วเปลี่ยนเป็นมองหาหลักฐานของเกณฑ์ที่ตั้งไว้ อย่างที่สองคือผลลัพธ์อธิบายได้ เวลาหัวหน้าฝ่ายถามว่าทำไมคนนี้ไม่ผ่าน คุณชี้ที่ช่องได้ ไม่ต้องตอบว่ารู้สึกว่าไม่น่าจะเข้ากับทีม

ถ้าจำนวนใบสมัครต่อตำแหน่งเริ่มขึ้นหลักร้อย การอ่านด้วยมือทั้งกองจะกลายเป็นคอขวดของทั้งกระบวนการ เราเขียนเรื่องนี้ไว้แยกอีกบทความหนึ่งคือ ระบบคัดกรองเรซูเม่ทำงานยังไง และ HR ควรตั้งเกณฑ์แบบไหน ซึ่งอธิบายว่าเครื่องอ่าน CV ทำอะไรได้จริง ทำอะไรไม่ได้ และเหตุผลที่ CV ของคนเก่งบางคนหลุดกองไปโดยที่ไม่มีใครรู้ตัว อ่านคู่กับบทความนี้จะเห็นภาพต่อเนื่องกัน เพราะเกณฑ์ที่ใช้ในระบบคัดกรองก็คือเกณฑ์สามชั้นที่คุณเพิ่งดึงออกมาจาก JD นั่นเอง

สำหรับผู้อ่านที่ต้องการโครงแบบละเอียดพร้อมตัวอย่างตารางคะแนน เรามีบทความภาษาอังกฤษที่ลงลึกเรื่องนี้โดยเฉพาะคือ Job Description Template That Turns Into a Hiring Scorecard ซึ่งเป็นบทความภาษาอังกฤษ เนื้อหาใช้ตัวอย่างจากตลาดสากล แต่โครงตารางยกมาใช้กับตำแหน่งในไทยได้ตรง ๆ

ประกาศงานบนกระดานหางาน ต่างจาก JD ภายในยังไง

สองอย่างนี้ไม่ใช่เอกสารเดียวกัน และการใช้ไฟล์เดียวทำทั้งสองหน้าที่คือสาเหตุที่ทำให้ประกาศจำนวนมากยาวเกินไปและน่าเบื่อ JD ภายในเขียนให้ครบเพื่อใช้กับการประเมินและการทบทวนขอบเขตงาน ส่วนประกาศงานเขียนให้คนอ่านจบและกดสมัคร

ในภาพจะเห็นด้วยว่าช่องเงินเดือนของประกาศนี้เขียนว่าตามโครงสร้างบริษัท ซึ่งเป็นคำที่เจอบ่อยที่สุดบนกระดานหางานไทย และเป็นคำที่ทำให้ทั้งสองฝ่ายต้องเสียเวลาโทรคุยเรื่องเงินซ้ำอีกรอบ ตามที่คุยกันไว้ในหัวข้อก่อนหน้า

วิธีแปลง JD ภายในให้เป็นประกาศงาน ให้ทำสามอย่าง อย่างแรกคือยกส่วนที่ผู้สมัครใช้ตัดสินใจขึ้นบนสุด ได้แก่ ชื่อตำแหน่ง สถานที่ทำงาน รูปแบบการทำงาน และช่วงค่าตอบแทน อย่างที่สองคือตัดหน้าที่จากเจ็ดข้อให้เหลือสี่ถึงห้าข้อที่เป็นแกนจริง แล้วเก็บที่เหลือไว้คุยในห้องสัมภาษณ์ อย่างที่สามคือตัดคุณสมบัติชั้นที่สามออกจากประกาศทั้งหมด เพราะข้อที่เขียนไว้ว่าถ้ามีจะดีมากมักถูกผู้สมัครอ่านเป็นข้อบังคับ แล้วคนที่ควรสมัครก็ไม่สมัคร

อีกเรื่องที่ต่างกันคือคำที่ใช้ในหัวประกาศ บนกระดานหางานอย่าง JobThai หรือบนเครือข่ายวิชาชีพอย่าง LinkedIn คนหางานพิมพ์คำสั้นและตรงไปตรงมา ชื่อตำแหน่งในหัวประกาศจึงควรเป็นคำที่เขาพิมพ์ ส่วนชื่อเต็มแบบทางการเก็บไว้ในเนื้อหาได้ ถ้าคุณตั้งหัวประกาศว่า เจ้าหน้าที่พัฒนาธุรกิจอาวุโสประจำภูมิภาค ทั้งที่งานคือพนักงานขาย ประกาศนั้นจะไม่ถูกค้นเจอโดยคนที่เหมาะที่สุดกับงาน

คำถามที่ฝ่ายบุคคลถามบ่อยเรื่องการเขียน JD

JD ควรยาวแค่ไหน

JD ภายในควรอยู่ในหนึ่งหน้ากระดาษ ถ้าเกินสองหน้าแปลว่าคุณกำลังเขียนคู่มือปฏิบัติงานปนเข้ามา ส่วนประกาศงานควรสั้นกว่านั้นอีก ให้คนอ่านจบได้ในเวลาประมาณหนึ่งนาที เกณฑ์ที่ใช้ตรวจง่าย ๆ คืออ่านออกเสียงดู ถ้าคุณเองยังอ่านไม่จบโดยไม่หายใจสะดุด ผู้สมัครก็อ่านไม่จบเหมือนกัน

ต้องเขียนใหม่ทุกครั้งที่เปิดรับตำแหน่งเดิมไหม

ไม่ต้องเขียนใหม่ แต่ต้องทบทวนทุกครั้ง ให้ถามหัวหน้าฝ่ายสามคำถามก่อนลงประกาศซ้ำ คือปีที่ผ่านมามีงานอะไรเพิ่มเข้ามาในตำแหน่งนี้ มีเครื่องมือใหม่อะไรที่คนใหม่ต้องใช้เป็น และคนเดิมที่ลาออกไปติดปัญหาเรื่องอะไรมากที่สุด สามคำตอบนี้มักทำให้ JD เปลี่ยนไปสองถึงสามข้อเสมอ และเป็นสองสามข้อที่ทำให้รอบนี้ได้คนที่อยู่ได้นานกว่ารอบก่อน

ใครควรเป็นคนเซ็นรับ JD

อย่างน้อยสองคน คือหัวหน้าฝ่ายเจ้าของตำแหน่ง และผู้มีอำนาจอนุมัติงบของฝ่ายนั้น ฝ่ายบุคคลเป็นผู้เรียบเรียงและเก็บฉบับจริง การให้เซ็นไม่ใช่พิธีกรรม มันคือขั้นตอนที่บังคับให้ทุกคนอ่านจริงก่อนเริ่มกระบวนการ และมันช่วยคุณมากในวันที่หัวหน้าฝ่ายเปลี่ยนใจกลางทางว่าอยากได้คนอีกแบบหนึ่ง

JD กับสัญญาจ้างต่างกันยังไง

JD บอกว่าเนื้องานคืออะไรและวัดผลจากอะไร ส่วนสัญญาจ้างคือข้อผูกพันทางกฎหมายระหว่างนายจ้างกับลูกจ้าง ทั้งเรื่องค่าจ้าง ระยะเวลา และเงื่อนไขการเลิกจ้าง หลายบริษัทแนบ JD ท้ายสัญญาจ้าง ซึ่งทำได้ แต่ต้องเข้าใจว่าเมื่อแนบแล้วการแก้ขอบเขตงานฝ่ายเดียวจะยุ่งขึ้น ถ้าไม่แน่ใจให้ปรึกษาผู้ดูแลงานกฎหมายของบริษัทก่อนแนบ

บริษัทเล็กที่ยังไม่มีฝ่ายบุคคล ควรเริ่มจากตรงไหน

เริ่มจากตำแหน่งที่กำลังจะเปิดรับตำแหน่งเดียว ใช้โครงห้าส่วน เขียนจริงหนึ่งใบให้จบ แล้วค่อยย้อนกลับไปเขียนของตำแหน่งที่มีคนอยู่แล้วทีหลัง อย่าเริ่มด้วยโครงการเขียน JD ทั้งบริษัทให้ครบในเดือนเดียว โครงการแบบนั้นตายกลางทางเกือบทุกครั้ง เพราะมันไม่มีเส้นตายจริงมาบังคับ ส่วนตำแหน่งที่กำลังจะเปิดรับมีเส้นตายจริงเสมอ

ใช้ AI ช่วยเขียน JD ได้ไหม

ได้ และช่วยได้มากในขั้นเรียบเรียง แต่ไม่ใช่ในขั้นตัดสินใจ สิ่งที่ AI ทำได้ดีคือเปลี่ยนบันทึกที่หัวหน้าฝ่ายพูดมาแบบกระจัดกระจายให้กลายเป็นข้อที่ขึ้นต้นด้วยคำกริยา จัดเรียงให้อ่านง่าย และเตือนว่าข้อไหนกว้างเกินไป สิ่งที่ AI ทำแทนคุณไม่ได้คือตัดสินว่าคุณสมบัติข้อไหนขาดไม่ได้จริง เพราะข้อนั้นขึ้นกับทีมที่มีอยู่ งบที่มี และสิ่งที่บริษัทยอมสอนให้ระหว่างทาง ถ้าปล่อยให้เครื่องเลือกให้ คุณจะได้ JD ที่อ่านลื่นมากแต่เหมือนกับของบริษัทอื่นทุกใบ

สรุป และรายการตรวจก่อนกดประกาศ

เอกสารที่ดีไม่ได้ทำให้คุณได้คนเก่งขึ้นเองโดยอัตโนมัติ แต่มันตัดงานซ้ำและงานเถียงกันออกจากกระบวนการได้เยอะมาก JD ที่เขียนตามโครงห้าส่วนจะเดินทางไปกับตำแหน่งนั้นตลอดปี ตั้งแต่หน้าประกาศ ห้องสัมภาษณ์ แผนสอนงาน ไปจนถึงการประเมินผลทดลองงาน ส่วน JD ที่ลอกของเดิมมาแก้ชื่อจะหยุดอยู่แค่วันที่ปิดรับสมัคร แล้วทุกขั้นตอนหลังจากนั้นต้องเริ่มนับหนึ่งใหม่

ก่อนกดประกาศทุกครั้ง ให้ไล่รายการเจ็ดข้อนี้

หนึ่ง ชื่อตำแหน่งเป็นคำที่คนหางานพิมพ์จริง ไม่ใช่ชื่อภายในของบริษัท

สอง มีหนึ่งประโยคที่บอกว่าตำแหน่งนี้มีไว้เพื่อผลลัพธ์อะไร

สาม หน้าที่มีห้าถึงแปดข้อ ทุกข้อขึ้นต้นด้วยคำกริยา และเรียงตามเวลาที่ใช้จริง

สี่ คุณสมบัติฝั่งต้องมีไม่เกินสี่ข้อ และทุกข้อผ่านคำถามว่าถ้าขาดแล้วทำงานเดือนแรกไม่ได้จริงหรือไม่

ห้า มีตัวชี้วัดของเก้าสิบวันแรกอย่างน้อยสองข้อ

หก ไม่มีสามประโยคที่ทำให้ JD หมดค่า หรือถ้ามีก็ใส่ขอบเขตกำกับไว้แล้ว

เจ็ด ทุกบรรทัดในส่วนคุณสมบัติ ตอบได้ว่าจะดูหลักฐานจากอะไรหรือจะถามอะไร

ถ้าคุณกำลังจะเปิดรับหลายตำแหน่งพร้อมกันในไตรมาสหน้า ให้เริ่มจากการทำแปดฉบับข้างบนเป็นแม่แบบของบริษัทตัวเองก่อน แล้วค่อยขยายไปตำแหน่งอื่น บทความอื่นในชุดเดียวกันนี้อยู่ที่หน้า รวมบทความภาษาไทยทั้งหมดของ Orova ซึ่งมีทั้งเรื่องการคัดกรองใบสมัคร การวางกระบวนการสรรหา และการทำงานกับข้อมูลฝั่งการตลาด

สำหรับทีมที่อยากให้ขั้นตอนหลังจากนี้อยู่ในที่เดียวกัน Orova Recruit ทำงานต่อจากจุดที่บทความนี้จบพอดี คือช่วยเขียนและวิเคราะห์ JD ตั้งเกณฑ์รายตำแหน่งจาก JD ฉบับนั้น อ่านใบสมัครได้สูงสุดห้าร้อยใบต่อหนึ่งตำแหน่งแล้วจัดเป็นผ่าน พิจารณา ไม่ผ่าน พร้อมแยกกองที่อ่านไม่ออกไว้ให้คุณเปิดเอง สร้างชุดคำถามสัมภาษณ์จากเกณฑ์เดียวกัน บันทึกและถอดเสียงการสัมภาษณ์ จัดตารางห้องและช่วงเวลานัด และออกหนังสือเสนอการจ้างงาน สิ่งที่ระบบนี้ไม่ได้ทำคือการยิงประกาศขึ้นกระดานหางานแทนคุณ และไม่ได้ทำงานเงินเดือนหรือวันลา ตรงนั้นยังเป็นหน้าที่ของระบบบุคคลหลักของบริษัทเหมือนเดิม หน้าแนะนำผลิตภัณฑ์ยังเป็นภาษาอังกฤษ