ระบบคัดกรองเรซูเม่ ทำงานยังไง และ HR ควรตั้งเกณฑ์แบบไหน

เย็นวันศุกร์ ตำแหน่งที่คุณเพิ่งประกาศไปเมื่อสัปดาห์ก่อนมีใบสมัครเข้ามาแล้วร้อยกว่าใบ กระจายอยู่สามทาง คือ อีเมลของฝ่ายบุคคล แชทใน LINE OA ของบริษัท และกล่องข้อความบนกระดานหางาน คุณเปิดอ่านไปได้สามสิบใบก็เริ่มจำไม่ได้ว่าใบไหนเป็นของใคร พอถึงใบที่แปดสิบ มาตรฐานในหัวคุณก็ไม่เหมือนตอนเปิดใบแรกแล้ว นี่คือจุดที่คนส่วนใหญ่เริ่มไปค้นคำว่า ระบบคัดกรองเรซูเม่ เพราะอยากได้อะไรสักอย่างมาช่วยอ่านแทน

ปัญหาคือเนื้อหาที่หาเจอส่วนใหญ่เขียนให้ผู้สมัครอ่าน ไม่ได้เขียนให้คนที่ต้องตัดสินใจซื้ออ่าน บทความชุดใหญ่บนหน้าแรกของ Google สอนวิธีเขียน CV ให้ผ่านระบบ สอนว่าอย่าใส่ตาราง อย่าใส่รูป ซึ่งมีประโยชน์กับคนหางาน แต่ไม่ได้บอก HR เลยว่าเครื่องมันทำงานยังไง ตั้งเกณฑ์แบบไหนถึงจะไม่ตัดคนเก่งทิ้ง และควรเชื่อผลของมันแค่ไหน ผลคือหลายองค์กรซื้อระบบมาแล้วใช้ผิด เปิดใช้ได้สองเดือนก็กลับไปอ่านมือเหมือนเดิม เสียทั้งเงินและเสียความเชื่อมั่นของทีม

บทความนี้เขียนจากฝั่งนายจ้างล้วน ๆ เราจะไล่ให้เห็นว่าเครื่องอ่าน CV ทีละขั้นยังไง สาเหตุสามข้อที่ทำให้คนเก่งหลุดกอง วิธีตั้งเกณฑ์สามชั้นที่ใช้ได้จริงพร้อมตัวอย่างเต็มสามตำแหน่ง วิธีอ่านผลลัพธ์สามระดับกับกองที่สี่ที่คนมักลืม จำนวนใบสมัครที่คุ้มจะใช้ระบบ จุดที่คนต้องเป็นคนตัดสิน วิธีตรวจว่าเกณฑ์เพี้ยนหรือยัง เส้นแบ่งระหว่างระบบคัดกรองกับระบบ HR ทั่วไป และแผนสามสิบวันแรกที่ไม่พังกลางทาง

ระบบคัดกรองเรซูเม่ทำงานยังไง

ประโยคข้างบนสำคัญกว่าที่เห็น เพราะมันเปลี่ยนคำถามตอนซื้อทั้งหมด ถ้าคุณคิดว่าเครื่องเข้าใจคน คำถามของคุณจะกลายเป็น "ตัวไหนฉลาดที่สุด" ซึ่งเป็นคำถามที่ตอบไม่ได้และเป็นคำถามที่ฝ่ายขายชอบที่สุด แต่ถ้าคุณรู้ว่ามันคือเครื่องเทียบเกณฑ์ คำถามจะกลายเป็น "ตั้งเกณฑ์ได้ละเอียดแค่ไหน แก้ทีหลังได้ไหม และตอนมันตัดใครออก มันบอกเหตุผลหรือเปล่า" สามข้อนี้แยกของที่ใช้ได้จริงออกจากของที่ดูดีตอนเดโมได้เกือบหมด

ขั้นที่ 1 รับไฟล์เข้าระบบ

ไฟล์ที่วิ่งเข้ามาไม่ได้มีแค่ PDF ในความเป็นจริงกองใบสมัครของตำแหน่งหนึ่งมักมีทั้ง PDF ที่ export จาก Word, ไฟล์ DOCX ตัวจริง, รูปถ่ายหน้าจอที่ผู้สมัครส่งมาทาง LINE, ไฟล์สแกนจากร้านถ่ายเอกสาร และลิงก์ Google Drive ที่ตั้งสิทธิ์ไว้ไม่ให้คนนอกเปิด ระบบที่ดีจะแยกให้ตั้งแต่ขั้นนี้ว่าไฟล์ไหนมีชั้นตัวอักษรให้ดึงได้ ไฟล์ไหนเป็นภาพล้วนที่ต้องผ่าน OCR ก่อน และไฟล์ไหนเปิดไม่ได้เลย

สิ่งที่ต้องถามฝ่ายขายตรงนี้มีสองข้อ ข้อแรก ระบบรองรับไฟล์ภาพไหม ถ้ารองรับ ความแม่นยำของ OCR กับภาษาไทยเป็นยังไง เพราะเครื่องมือหลายตัวทำ OCR ภาษาอังกฤษได้ดีแต่พออ่านสระลอยของภาษาไทยแล้วเพี้ยน ข้อสอง ไฟล์ที่เปิดไม่ได้ระบบทำยังไงต่อ ทิ้งเงียบ ๆ หรือแยกกองแล้วบอกคุณ คำตอบที่ยอมรับได้มีแบบเดียวคือแยกกองแล้วบอก

ขั้นที่ 2 แยกเนื้อหาออกเป็นฟิลด์

ขั้นนี้คือหัวใจจริง ๆ ระบบจะพยายามหาให้ได้ว่าอะไรคือชื่อ อะไรคือเบอร์ติดต่อ ช่วงไหนคือประวัติการทำงาน บริษัทไหนอยู่กี่ปี ตำแหน่งอะไร ทักษะที่เขียนไว้มีอะไรบ้าง จบจากที่ไหน ผลลัพธ์ของขั้นนี้คือตารางข้อมูลหนึ่งแถวต่อผู้สมัครหนึ่งคน ซึ่งเป็นสิ่งที่จะถูกเอาไปเทียบเกณฑ์ในขั้นถัดไป ไม่ใช่ตัวเอกสารต้นฉบับ

จุดที่พังบ่อยที่สุดคือการนับปีประสบการณ์ ผู้สมัครที่เขียนว่า "2562 - ปัจจุบัน" กับคนที่เขียนว่า "ก.ค. 2019 - พ.ค. 2023" ระบบต้องแปลงทั้งพุทธศักราชและคริสต์ศักราชให้เป็นหน่วยเดียวกันก่อน ถ้าแปลงพลาด คนที่มีประสบการณ์หกปีจะกลายเป็นคนไม่มีประสบการณ์ทันที ตอนทดลองใช้ ให้เอา CV จริงที่เขียนปีแบบไทยมาสักห้าใบแล้วดูว่าระบบนับออกมาถูกไหม นี่เป็นการทดสอบที่ใช้เวลาสิบนาทีแต่บอกอะไรได้เยอะกว่าเดโมหนึ่งชั่วโมง

ใบสมัครซ้ำ จัดการยังไง

เรื่องนี้ไม่ค่อยมีใครพูดถึงตอนเดโม แต่เจอทุกองค์กร คนคนเดียวส่ง CV เข้ามาสองรอบเพราะไม่แน่ใจว่าครั้งแรกส่งถึงหรือเปล่า หรือส่งมาทั้งทางอีเมลและทางแชท หรือสมัครหลายตำแหน่งในบริษัทเดียวกันด้วยไฟล์คนละเวอร์ชัน ถ้าระบบไม่รวมให้ คุณจะได้กองที่มีคนคนเดียวโผล่สามครั้งด้วยคะแนนสามค่า และเวลาประชุมกับหัวหน้าฝ่ายก็จะเถียงกันว่าตกลงคนนี้ได้เท่าไหร่

สิ่งที่ควรถามคือระบบใช้อะไรจับคู่คนซ้ำ ถ้าใช้อีเมลอย่างเดียวจะพลาดคนที่ใช้อีเมลคนละอันในสองรอบ ถ้าใช้เบอร์โทรร่วมด้วยจะแม่นขึ้นมาก และควรถามต่อว่าเมื่อพบคนซ้ำ ระบบเก็บฉบับไหนไว้ ฉบับล่าสุดหรือฉบับที่คะแนนสูงกว่า คำตอบที่ใช้ได้คือเก็บฉบับล่าสุดเป็นหลักแต่ยังเปิดดูฉบับก่อนหน้าได้ เพราะบางครั้งผู้สมัครส่งไฟล์ที่สั้นลงในรอบหลัง

ขั้นที่ 3 เทียบกับเกณฑ์ของตำแหน่ง

เมื่อได้ตารางข้อมูลแล้ว ระบบจะเอาแต่ละฟิลด์ไปชนกับเกณฑ์ที่คุณตั้งไว้ เกณฑ์ที่ตั้งเป็นแบบ "มีหรือไม่มี" จะให้ผลเด็ดขาด ส่วนเกณฑ์ที่ตั้งเป็นน้ำหนักจะให้คะแนนสะสม รายละเอียดของสองแบบนี้อยู่ในหัวข้อเรื่องเกณฑ์สามชั้นด้านล่าง แต่สิ่งที่ต้องเข้าใจตรงนี้คือ เครื่องไม่ได้คิดเกณฑ์เอง มันรอให้คุณบอก และถ้าคุณบอกไม่ครบ มันจะไม่เตือน มันจะแค่จัดกองตามที่ได้รับมา

ขั้นที่ 4 จัดกองและเรียงลำดับ

ผลสุดท้ายที่คุณเห็นคือใบสมัครถูกจัดกองพร้อมคะแนน ระบบส่วนใหญ่จะเรียงจากคะแนนสูงลงต่ำ บางตัวแสดงเหตุผลกำกับว่าใบนี้ได้คะแนนจากข้อไหนและตกข้อไหน ตัวที่แสดงเหตุผลได้จะมีค่ากับ HR มากกว่าตัวที่ให้แค่ตัวเลข เพราะเวลาหัวหน้าฝ่ายถามว่าทำไมคนนี้ไม่ผ่าน คุณต้องตอบได้มากกว่า "ระบบให้ 42 คะแนน"

สิ่งที่เครื่องไม่ได้ทำ และไม่ควรคาดหวัง

มีงานอยู่สามอย่างที่ระบบคัดกรองทำแทนคนไม่ได้ อย่างแรกคือการอ่านบริบทของการย้ายงาน คนที่เปลี่ยนงานสามที่ในสองปีอาจเป็นคนอยู่ไม่ทน หรืออาจเป็นคนที่บริษัทเดิมปิดกิจการสองแห่งติดกัน เครื่องเห็นแค่ตัวเลขความถี่ อย่างที่สองคือการประเมินว่าใครเข้ากับทีมได้ ซึ่งเป็นเรื่องที่ต้องคุยกันถึงจะรู้ อย่างที่สามคือการแยกว่าโปรเจกต์ที่เขียนไว้ใน CV นั้นเจ้าตัวลงมือเองแค่ไหน กับที่แค่อยู่ในทีมตอนโปรเจกต์เกิดขึ้น

ข้อจำกัดสามข้อนี้ไม่ได้แปลว่าระบบไม่มีประโยชน์ มันแปลว่าเราต้องใช้มันกับงานที่มันทำได้ดี คือการตัดสิ่งที่วัดได้ตรง ๆ ออกไปก่อน แล้วเก็บเวลาของคนไว้ใช้กับส่วนที่ต้องใช้วิจารณญาณจริง ๆ องค์กรที่ผิดหวังกับเครื่องมือประเภทนี้ ส่วนใหญ่ผิดหวังเพราะคาดหวังให้มันทำสามข้อข้างบน ไม่ใช่เพราะมันทำงานที่ควรทำได้ไม่ดี

ทำไม CV ของคนเก่งถึงหลุดกอง

ก่อนจะไปเรื่องเกณฑ์ ต้องเคลียร์เรื่องนี้ก่อน เพราะความเสียหายที่เกิดจากไฟล์เสียนั้นเงียบกว่าความเสียหายจากเกณฑ์ผิดมาก เกณฑ์ผิดคุณยังเห็นว่ากองผ่านเหลือน้อยผิดปกติ แต่ไฟล์ที่ถูกอ่านผิดจะไปนั่งอยู่ในกองไม่ผ่านอย่างสงบ ปนกับคนที่ไม่ผ่านจริง ๆ และไม่มีอะไรบอกคุณเลย

สาเหตุที่ 1 CV เป็นไฟล์ภาพ

อาการคือผู้สมัครแคปหน้าจอ CV จากมือถือส่งมาทาง LINE หรือสแกนเอกสารจากร้านถ่ายเอกสารแล้วส่งเป็น PDF ที่ข้างในเป็นรูปล้วน ไฟล์แบบนี้เปิดดูด้วยตาสวยงามปกติ แต่ไม่มีชั้นตัวอักษรให้ระบบดึงอะไรออกมาได้เลย ผลคือทุกฟิลด์ว่าง และเมื่อทุกฟิลด์ว่าง ระบบที่ตั้งค่ามาไม่ดีจะตีความว่าไม่ผ่านเกณฑ์บังคับทุกข้อ

ทางแก้มีสองชั้น ชั้นแรกคือตั้งค่าให้ไฟล์ที่ดึงข้อความไม่ได้เข้ากอง "อ่านไม่ออก" แยกต่างหาก ห้ามให้ตกลงไปในกองไม่ผ่านเด็ดขาด ชั้นที่สองคือลดจำนวนไฟล์แบบนี้ตั้งแต่ต้นทาง โดยเขียนในประกาศงานให้ชัดว่ารับไฟล์ PDF ที่เลือกข้อความได้ และเลี่ยงการรับ CV ทางแชทเป็นภาพ ถ้าจำเป็นต้องรับทางแชทจริง ๆ ให้ตั้งข้อความตอบกลับอัตโนมัติใน LINE OA ขอไฟล์ซ้ำอีกรอบในรูปแบบที่ถูกต้อง

สาเหตุที่ 2 เทมเพลตตารางหลายคอลัมน์

เทมเพลต CV สวย ๆ ที่โหลดมาฟรีมักจัดหน้าเป็นสองหรือสามคอลัมน์ ทักษะอยู่แถบซ้าย ประวัติการทำงานอยู่ฝั่งขวา ตาคนอ่านแล้วเข้าใจทันที แต่เวลาระบบดึงข้อความออกมา มันจะได้ลำดับตามโครงสร้างภายในไฟล์ ซึ่งอาจสลับกันจนกลายเป็นข้อความปนกันไปหมด ชื่อบริษัทหนึ่งไปติดกับปีของอีกบริษัทหนึ่ง ผลคือฟิลด์ประสบการณ์เพี้ยนทั้งใบ

อาการนี้จับยากกว่าข้อแรกเพราะฟิลด์ไม่ได้ว่าง มันมีข้อมูล แค่ข้อมูลผิด วิธีจับคือตอนเริ่มใช้ระบบสัปดาห์แรก ให้เปิดดูหน้าข้อมูลที่ระบบดึงได้ (ไม่ใช่ดูตัวไฟล์ต้นฉบับ) สักยี่สิบใบ แล้วเทียบกับไฟล์จริงว่าปีประสบการณ์และชื่อบริษัทตรงกันไหม ถ้าเจอเพี้ยนเกินสองใบ แปลว่ากองใบสมัครของคุณมีเทมเพลตหลายคอลัมน์เยอะ ต้องเพิ่มขั้นตรวจมือก่อนตัด

สาเหตุที่ 3 ชื่อไฟล์และฟอนต์ภาษาไทย

ข้อนี้เป็นปัญหาเฉพาะของตลาดที่ใช้ภาษาไทย ชื่อไฟล์ภาษาไทยยาว ๆ ที่มีวรรณยุกต์ครบ เวลาถูกอัปโหลดผ่านระบบเก่า ๆ บางตัวจะกลายเป็นตัวอักษรเพี้ยนหรือถูกตัดจนเปิดไม่ได้ ส่วนฟอนต์ก็เป็นอีกเรื่อง CV ที่ทำจากโปรแกรมออกแบบแล้ว export โดยไม่ฝังฟอนต์มาด้วย เวลาถูกดึงข้อความออกมาจะได้สระและวรรณยุกต์ลอยแยกจากพยัญชนะ ทำให้คำที่ควรจะเป็น "การตลาด" กลายเป็นชุดตัวอักษรที่ไม่ตรงกับคำค้นในเกณฑ์ของคุณ

ทางแก้ที่ได้ผลที่สุดคือแก้ที่ต้นทางอีกเช่นกัน ระบุในประกาศงานว่าให้ตั้งชื่อไฟล์เป็นภาษาอังกฤษตามรูปแบบ ชื่อ-ตำแหน่งที่สมัคร และให้ส่งเป็น PDF ที่ export จาก Word หรือ Google Docs การเพิ่มบรรทัดเดียวนี้ในประกาศงานลดจำนวนไฟล์มีปัญหาได้มากกว่าการไปนั่งไล่แก้ทีหลัง

ตั้งเกณฑ์ยังไงให้ไม่ตัดคนผิด

วิธีที่ใช้ได้จริงคือแบ่งเกณฑ์เป็นสามชั้น ชั้นบังคับ ชั้นควรมี และชั้นคะแนนบวก เหตุผลที่ต้องแบ่งชั้นคือความเสี่ยงของแต่ละข้อไม่เท่ากัน ข้อที่ผิดแล้วเสียหายมาก เช่น ตำแหน่งที่ต้องมีใบอนุญาตตามกฎหมาย ควรอยู่ชั้นบังคับ ส่วนข้อที่ผิดแล้วแค่เสียโอกาส เช่น เคยใช้เครื่องมือตัวหนึ่ง ควรอยู่ชั้นให้น้ำหนัก ถ้าเอาทุกข้อไปกองรวมกันในชั้นเดียว กองผ่านจะเหลือศูนย์และคุณจะโทษระบบทั้งที่เป็นเรื่องของการตั้งค่า

ชั้นบังคับ ไม่มีคือตัด

ชั้นนี้ควรมีไม่เกินสามข้อ และแต่ละข้อต้องตอบได้ว่า "ถ้าคนนี้ไม่มีข้อนี้ เขาทำงานนี้ไม่ได้จริงหรือ" ถ้าตอบว่า "ก็พอทำได้แต่ลำบากหน่อย" แปลว่าข้อนั้นไม่ควรอยู่ชั้นบังคับ ตัวอย่างข้อที่เหมาะอยู่ชั้นนี้ ได้แก่ ใบอนุญาตวิชาชีพที่กฎหมายกำหนด ความสามารถทำงานประจำในจังหวัดที่ตั้งสำนักงาน และจำนวนปีประสบการณ์ขั้นต่ำที่ตกลงกับหัวหน้าฝ่ายไว้แล้ว

ข้อที่คนชอบเอามาใส่ชั้นบังคับแล้วเสียหายคือระดับการศึกษา หลายตำแหน่งเขียนว่าต้องจบปริญญาตรีทั้งที่งานจริงวัดกันที่ผลงาน การใส่ข้อนี้ในชั้นบังคับตัดคนที่ทำได้จริงออกไปเป็นสิบคนโดยที่ไม่มีใครรู้ ถ้าไม่แน่ใจ ให้ย้ายไปชั้นควรมีก่อนหนึ่งรอบ แล้วดูว่ากองผ่านเปลี่ยนไปยังไง

ชั้นควรมี ให้น้ำหนัก ไม่ตัดออก

ชั้นนี้คือที่อยู่ของเกณฑ์ส่วนใหญ่ ทุกข้อในชั้นนี้ให้คะแนน ไม่ตัดสิทธิ์ ข้อไหนสำคัญกว่าก็ให้น้ำหนักมากกว่า จำนวนข้อที่เหมาะอยู่ราวห้าถึงแปดข้อ มากกว่านั้นคะแนนจะเฉลี่ยกันจนแยกคนไม่ออก น้อยกว่านั้นจะมีคนได้คะแนนเท่ากันเป็นสิบคนแล้วเรียงลำดับไม่ได้

เคล็ดที่ทำให้ชั้นนี้ทำงานดีขึ้นมากคือเขียนเกณฑ์เป็นสิ่งที่ปรากฏใน CV ได้ ไม่ใช่เขียนเป็นคุณสมบัติในอุดมคติ "มีความรับผิดชอบสูง" ไม่ใช่เกณฑ์เพราะไม่มีใครเขียนคำนี้ลงใน CV ในรูปแบบที่วัดได้ แต่ "เคยดูแลทีมตั้งแต่สามคนขึ้นไป" เป็นเกณฑ์ เพราะมันอยู่ในบรรทัดประสบการณ์จริง ๆ

ชั้นคะแนนบวก ไว้เรียงลำดับตอนท้าย

ชั้นนี้เอาไว้แก้ปัญหาคนคะแนนเท่ากัน ให้น้ำหนักน้อย ๆ กับสิ่งที่มีก็ดีไม่มีก็ไม่เป็นไร เช่น เคยอยู่อุตสาหกรรมเดียวกับลูกค้าของเรา มีใบรับรองเฉพาะทาง หรือเคยทำงานกับเครื่องมือตัวเดียวกับที่ทีมใช้อยู่ ข้อสำคัญคืออย่าให้ชั้นนี้มีน้ำหนักรวมเกินหนึ่งในห้าของคะแนนทั้งหมด ไม่อย่างนั้นคนที่ตรงเกณฑ์หลักครบแต่ไม่มีของแถมจะถูกคนที่ตรงเกณฑ์หลักไม่ครบแซง

ตัวอย่างเกณฑ์เต็มสามตำแหน่ง

ตัวอย่างข้างล่างนี้เขียนให้เอาไปแก้ใช้ได้ทันที ตัวเลขทั้งหมดเป็นตัวเลขตั้งต้นที่ควรปรับตามบริษัทของคุณ

Sales Executive ขายให้ลูกค้าองค์กร ชั้นบังคับ คือ มีประสบการณ์ขายแบบธุรกิจถึงธุรกิจอย่างน้อยสองปี สื่อสารภาษาไทยและอังกฤษได้ และทำงานประจำที่สำนักงานในกรุงเทพฯ ได้ ชั้นควรมี คือ เคยใช้ระบบ CRM ตัวใดตัวหนึ่ง (น้ำหนักปานกลาง) เคยขายสินค้าที่มูลค่าต่อดีลเกินหนึ่งแสนบาท (น้ำหนักสูง) มีตัวเลขยอดขายเขียนอยู่ใน CV (น้ำหนักสูง) เคยดูแลลูกค้าต่อเนื่องไม่ใช่ขายครั้งเดียวจบ (น้ำหนักปานกลาง) และอยู่บริษัทล่าสุดเกินหนึ่งปี (น้ำหนักต่ำ) ชั้นคะแนนบวก คือ เคยอยู่อุตสาหกรรมเดียวกับลูกค้าหลักของเรา และเคยทำงานขายผ่าน LINE OA หรือช่องทางแชท

เจ้าหน้าที่บัญชี ชั้นบังคับ คือ จบสาขาบัญชีหรือมีประสบการณ์บัญชีเต็มเวลาอย่างน้อยสองปี ใช้โปรแกรมบัญชีตัวใดตัวหนึ่งได้ และทำงานที่สำนักงานได้เต็มเวลา ชั้นควรมี คือ เคยปิดงบรายเดือนด้วยตัวเอง (น้ำหนักสูง) เคยทำงานกับผู้สอบบัญชีภายนอก (น้ำหนักปานกลาง) เข้าใจภาษีมูลค่าเพิ่มและภาษีหัก ณ ที่จ่าย (น้ำหนักสูง) เคยทำเรื่องประกันสังคมของพนักงาน (น้ำหนักต่ำ) และใช้ Excel ระดับ PivotTable ได้ (น้ำหนักปานกลาง) ชั้นคะแนนบวก คือ เคยอยู่ธุรกิจที่มีสต๊อกสินค้า และเคยผ่านการเปลี่ยนระบบบัญชีมาก่อน

เจ้าหน้าที่ดูแลลูกค้า ชั้นบังคับ คือ ทำงานเป็นกะได้ พิมพ์ภาษาไทยได้คล่อง และมีประสบการณ์งานบริการลูกค้าอย่างน้อยหนึ่งปี ชั้นควรมี คือ เคยตอบลูกค้าผ่านช่องทางแชทไม่ใช่แค่โทรศัพท์ (น้ำหนักสูง) เคยใช้ระบบบันทึกเรื่องร้องเรียน (น้ำหนักปานกลาง) เคยรับมือลูกค้าที่ไม่พอใจแล้วมีตัวอย่างเล่าได้ (น้ำหนักสูง) และอยู่ที่เดิมเกินหนึ่งปี (น้ำหนักต่ำ) ชั้นคะแนนบวก คือ สื่อสารภาษาอังกฤษพื้นฐานได้ และเคยทำงานในธุรกิจเดียวกับเรา

อ่านผลลัพธ์สามระดับ และกองที่สี่ที่ห้ามมองข้าม

ผลที่ระบบส่งกลับมามักถูกจัดเป็นสามระดับ คือ ผ่าน พิจารณา และไม่ผ่าน แต่ในการใช้งานจริงยังมีกองที่สี่ซึ่งไม่ใช่ผลการประเมิน คือกอง "อ่านไม่ออก" ที่รวมไฟล์ที่ระบบดึงข้อมูลไม่ได้เอาไว้ องค์กรที่ตั้งค่าดีจะแยกกองนี้ออกมาชัดเจน องค์กรที่ตั้งค่าไม่ดีจะปล่อยให้มันไหลไปรวมกับกองไม่ผ่าน แล้วก็ไม่มีใครรู้ว่าเสียคนไปกี่คน

กองผ่าน

กองนี้คือคนที่ครบเกณฑ์บังคับและได้คะแนนชั้นควรมีสูงพอ สิ่งที่ต้องทำกับกองนี้คือติดต่อกลับให้เร็ว ในตลาดแรงงานที่คนดีมีตัวเลือกหลายที่ ความเร็วในการติดต่อกลับมีน้ำหนักพอ ๆ กับตัวข้อเสนอ ถ้าตั้งเป้าได้ ให้โทรคุยสั้น ๆ ภายในสามวันทำการนับจากวันที่ใบสมัครเข้าระบบ

กองพิจารณา

กองนี้คือกองที่ต้องใช้คนมากที่สุดและเป็นกองที่คนข้ามบ่อยที่สุด คนในกองนี้มักเป็นคนที่ตกเกณฑ์ชั้นควรมีหนึ่งถึงสองข้อ หรือเป็นคนที่ระบบดึงข้อมูลได้ไม่ครบ กฎที่ควรตั้งไว้คือ HR อ่านกองนี้เองทุกใบ ห้ามใช้คะแนนตัดสินอย่างเดียว เพราะคนที่เปลี่ยนสายงานมาและคนที่มีประสบการณ์นอกกรอบมักตกอยู่ในกองนี้เสมอ

กองไม่ผ่าน

กองนี้ไม่ต้องอ่านทุกใบ แต่ต้องสุ่มอ่าน วิธีที่ใช้ได้คือสุ่มยี่สิบใบจากกองไม่ผ่านทุกครั้งที่เปิดตำแหน่งใหม่ ถ้าในยี่สิบใบนั้นเจอคนที่คุณอยากเรียกมาคุยเกินสองคน แปลว่าเกณฑ์แน่นเกินไปหรือมีไฟล์ถูกอ่านผิด ต้องกลับไปแก้ก่อนจะเดินหน้าต่อ

กองอ่านไม่ออก

กองนี้ต้องเปิดด้วยมือทุกใบ ไม่มีข้อยกเว้น และต้องไม่นับเป็นการตกรอบ ในทางปฏิบัติกองนี้มักมีขนาดราวไม่กี่เปอร์เซ็นต์ของกองทั้งหมด ซึ่งเป็นจำนวนที่คนคนเดียวเปิดดูได้ภายในครึ่งชั่วโมง แลกกับการไม่เสียผู้สมัครที่ดีไปฟรี ๆ ถือว่าคุ้มมาก

อีกข้อหนึ่งที่ต้องตั้งเป็นกฎของทีมคือ ห้ามให้ระบบส่งอีเมลปฏิเสธอัตโนมัติในรอบแรก จนกว่าจะตรวจกองอ่านไม่ออกเสร็จ เพราะการส่งจดหมายปฏิเสธไปหาคนที่ระบบแค่อ่านไฟล์เขาไม่ออก เป็นความเสียหายที่แก้คืนไม่ได้และกระทบชื่อเสียงองค์กรในระยะยาว

มีใบสมัครกี่ใบถึงคุ้มที่จะใช้ระบบ

คำถามนี้ไม่ค่อยมีใครตอบตรง ๆ เพราะคนขายไม่อยากตอบว่ามีกรณีที่ไม่ควรซื้อ แต่คำตอบตรงไปตรงมาคือ ความคุ้มขึ้นกับจำนวนใบสมัครต่อตำแหน่ง และจำนวนตำแหน่งที่คุณเปิดต่อปี ไม่ได้ขึ้นกับขนาดบริษัท บริษัทสามสิบคนที่เปิดตำแหน่งหน้าร้านทุกเดือนอาจคุ้มกว่าบริษัทสามร้อยคนที่เปิดตำแหน่งปีละสองครั้ง

ต่ำกว่าสามสิบใบต่อตำแหน่ง

ระดับนี้ยังไม่คุ้ม อ่านเองได้และอ่านได้ละเอียดกว่าด้วย สิ่งที่ควรลงแรงแทนคือทำ Job Description ให้ชัดขึ้นและเขียนเกณฑ์การคัดออกมาเป็นตารางไว้ในไฟล์เดียว เพราะวันที่จำนวนใบสมัครโตขึ้น ตารางนั้นจะกลายเป็นเกณฑ์ที่คุณเอาไปใส่ระบบได้ทันทีโดยไม่ต้องเริ่มใหม่

สามสิบถึงหนึ่งร้อยใบต่อตำแหน่ง

ระดับนี้เริ่มคุ้มถ้าคุณเปิดหลายตำแหน่งพร้อมกัน จุดที่ได้ประโยชน์ชัดที่สุดยังไม่ใช่การตัดคนออก แต่เป็นการเรียงลำดับ เพราะเวลามีใบสมัครแปดสิบใบ ปัญหาไม่ใช่ว่าอ่านไม่ไหว แต่คือไม่รู้ว่าควรอ่านใบไหนก่อน ระบบช่วยตรงนี้ได้มากโดยที่ความเสี่ยงต่ำ เพราะคุณยังอ่านครบทุกใบอยู่ดี

หนึ่งร้อยถึงสามร้อยใบต่อตำแหน่ง

นี่คือช่วงที่ระบบคัดกรองให้ผลตอบแทนสูงที่สุด ตำแหน่งที่ประกาศผ่านช่องทางเปิดอย่างกระดานหางานและ LINE OA ของบริษัท มักตกอยู่ในช่วงนี้ ที่จำนวนเท่านี้ การอ่านมือทั้งหมดกินเวลาหลายวันทำการ และคุณภาพการอ่านจะตกลงเรื่อย ๆ ตามความล้า ระบบทำให้ HR ได้กองที่เรียงมาแล้วภายในเวลาไม่กี่นาที เหลือเวลาไปทำงานที่คนต้องทำจริง คือคุยกับผู้สมัคร

เกินสามร้อยใบต่อตำแหน่ง

ที่จำนวนระดับนี้ ถ้ายังอ่านมืออยู่ก็แปลว่าอ่านไม่ครบอยู่แล้วในทางปฏิบัติ ประเด็นจึงเปลี่ยนจาก "ควรใช้ระบบไหม" เป็น "จะควบคุมคุณภาพของระบบยังไง" ข้อควรระวังคือระบบส่วนใหญ่มีเพดานจำนวนไฟล์ต่อตำแหน่ง ต้องถามให้ชัดตั้งแต่ก่อนซื้อว่าเพดานอยู่ที่เท่าไหร่ และถ้าเกินเพดานแล้วเกิดอะไรขึ้น

เรื่องการนำ AI มาใช้ในงานแบบนี้ ภาพรวมของธุรกิจไทยน่าสนใจอยู่อย่างหนึ่ง จากการสำรวจของ SME Asia พบว่าราว 43% ของธุรกิจไทยใช้ AI อย่างสม่ำเสมอแล้ว แต่ราว 74% ยังใช้อยู่แค่ระดับพื้นฐาน ช่องว่างตรงกลางนี้คือโอกาส เพราะงานคัดกรองใบสมัครเป็นงานที่ได้ผลตอบแทนเร็วและวัดผลได้ชัดกว่างาน AI อีกหลายประเภทที่องค์กรมักเริ่มก่อน

คนต้องเป็นคนตัดสินตรงไหนบ้าง

เส้นแบ่งที่ควรตั้งไว้ตั้งแต่วันแรกมีอยู่สี่จุด และควรเขียนลงเป็นข้อตกลงของทีม ไม่ใช่ปล่อยให้แต่ละคนตีความเอง

จุดแรก การตัดสินใจเรียกสัมภาษณ์เป็นของคน ระบบเรียงลำดับให้ได้ แต่คนเป็นคนเลือกว่าจะเรียกใครและกี่คน จุดที่สอง การยกเว้นเกณฑ์เป็นของคน มีผู้สมัครจำนวนหนึ่งที่ตกเกณฑ์บังคับข้อหนึ่งแต่มีอย่างอื่นชดเชยชัดเจน คนต้องมีอำนาจดึงเขากลับเข้ามาได้ และควรบันทึกเหตุผลไว้ด้วยเพื่อให้เกณฑ์รอบหน้าดีขึ้น

จุดที่สาม การสื่อสารกับผู้สมัครเป็นของคน โดยเฉพาะการปฏิเสธ ระบบช่วยร่างข้อความได้ แต่คนควรเป็นผู้กดส่งและควรอ่านทวนก่อนเสมอ จุดที่สี่ การปิดตำแหน่งเป็นของคน เพราะการปิดตำแหน่งเกี่ยวกับงบประมาณ แผนกำลังคน และจังหวะของธุรกิจ ซึ่งไม่มีข้อมูลชุดไหนใน CV บอกได้

ถ้าอยากดูมุมกว้างกว่านี้ว่าอะไรในงานสรรหาที่ยกให้ระบบทำได้จริงและอะไรที่ยังไม่ควรยก เราเขียนเรื่องนี้ไว้อย่างละเอียดใน บทความเรื่อง AI ในงานสรรหาที่ได้ผลจริง (บทความภาษาอังกฤษ) ซึ่งไล่เรียงทีละงานว่าอันไหนพร้อมแล้ว อันไหนยังต้องรอ

วิธีตรวจว่าเกณฑ์ของคุณเพี้ยนหรือยัง

ระบบคัดกรองเรซูเม่ไม่ได้มีอคติในตัวเอง แต่มันขยายอคติที่อยู่ในเกณฑ์ของคุณให้ทำงานเร็วขึ้นและสม่ำเสมอขึ้น ถ้าเกณฑ์เอียง ผลจะเอียงทุกใบเหมือนกันหมด ซึ่งอันตรายกว่าคนอ่านที่เอียงบ้างไม่เอียงบ้าง วิธีตรวจที่ถูกที่สุดและได้ผลที่สุดคือการอ่านไขว้

วิธีอ่านไขว้ยี่สิบใบ

ทำแบบนี้ สุ่มใบสมัครยี่สิบใบจากกองทั้งหมดโดยยังไม่ดูผลของระบบ ให้ HR สองคนอ่านและให้คะแนนด้วยมือตามเกณฑ์เดียวกัน จากนั้นค่อยเปิดผลของระบบมาเทียบ สิ่งที่ต้องดูมีสามอย่าง หนึ่ง ระบบกับคนไม่ตรงกันกี่ใบ สอง ใบที่ไม่ตรงกันนั้นไม่ตรงเพราะเกณฑ์หรือเพราะไฟล์ สาม HR สองคนให้คะแนนต่างกันเองกี่ใบ

ข้อสามมักเป็นข้อที่เปิดเผยอะไรมากที่สุด ถ้า HR สองคนในทีมเดียวกันยังให้คะแนนต่างกันเกินหนึ่งในสี่ของใบทั้งหมด แปลว่าเกณฑ์ที่เขียนไว้ยังไม่ชัดพอ ปัญหาอยู่ที่นิยามของเกณฑ์ ไม่ได้อยู่ที่ระบบ และการเอาระบบเข้ามาก่อนแก้เกณฑ์จะทำให้ความไม่ชัดนั้นถูกล็อกไว้ถาวร

ความถี่ที่ควรตรวจ

ตำแหน่งที่เปิดบ่อยควรตรวจไขว้ทุกครั้งที่เปิดในสามครั้งแรก แล้วเปลี่ยนเป็นทุกไตรมาส ตำแหน่งที่เปิดนาน ๆ ครั้งควรตรวจทุกครั้งที่เปิด เพราะเกณฑ์ที่ใช้เมื่อปีที่แล้วมักไม่ตรงกับงานที่เปลี่ยนไปแล้ว

สัญญาณสามข้อที่บอกว่าเกณฑ์มีปัญหา

ข้อแรก กองผ่านเหลือน้อยกว่าห้าเปอร์เซ็นต์ของทั้งหมดติดกันสองตำแหน่ง มักแปลว่าชั้นบังคับแน่นเกินไป ข้อสอง กองผ่านเกินสามสิบเปอร์เซ็นต์ แปลว่าเกณฑ์หลวมจนไม่ได้ช่วยอะไร ข้อสาม คนที่ระบบให้คะแนนสูงสุดกลับสอบสัมภาษณ์ตกทุกคนติดกัน แปลว่าเกณฑ์ของคุณวัดคนละเรื่องกับสิ่งที่หัวหน้าฝ่ายมองหาจริง ๆ กรณีหลังนี้แก้ที่การคุยกับหัวหน้าฝ่ายใหม่ ไม่ใช่แก้ที่ตัวเลขน้ำหนัก

ตัวเลขที่ควรเก็บไว้วัดผล

ถ้าไม่ตั้งตัวเลขไว้ตั้งแต่ก่อนเริ่ม สามเดือนผ่านไปคุณจะตอบผู้บริหารไม่ได้ว่าของที่ซื้อมาคุ้มหรือไม่ และจะเถียงกันด้วยความรู้สึกแทน ตัวเลขที่ควรเก็บมีอยู่ห้าตัว เก็บได้ด้วยตารางธรรมดาหนึ่งไฟล์ ไม่ต้องใช้เครื่องมือเพิ่ม

1. เวลาจากใบสมัครเข้าถึงการติดต่อกลับครั้งแรก

ตัวนี้เป็นตัวที่ผู้สมัครรู้สึกได้ตรงที่สุดและเป็นตัวที่ระบบช่วยได้เร็วที่สุด วัดเป็นวันทำการ นับจากวันที่ไฟล์เข้าระบบถึงวันที่มีคนของบริษัทติดต่อกลับ ก่อนใช้ระบบให้วัดไว้หนึ่งรอบเป็นค่าตั้งต้น ถ้าหลังใช้แล้วตัวเลขนี้ไม่ลด แปลว่าคอขวดไม่ได้อยู่ที่การอ่าน CV แต่อยู่ที่ขั้นตอนอื่น ซึ่งเป็นข้อมูลที่มีค่าไม่แพ้กัน

2. สัดส่วนของแต่ละกอง

บันทึกทุกครั้งที่ปิดตำแหน่งว่ากองผ่าน กองพิจารณา กองไม่ผ่าน และกองอ่านไม่ออก มีอย่างละกี่เปอร์เซ็นต์ ตัวเลขชุดนี้คือเครื่องมือหลักในการจับว่าเกณฑ์เพี้ยนเมื่อไหร่ เพราะสัดส่วนที่เปลี่ยนกะทันหันระหว่างสองตำแหน่งที่คล้ายกันมักแปลว่ามีคนไปแก้เกณฑ์ หรือมีช่องทางรับสมัครใหม่ที่พาไฟล์คนละแบบเข้ามา

3. ขนาดของกองอ่านไม่ออก

แยกออกมาดูต่างหากเพราะมันวัดคุณภาพของช่องทางรับสมัคร ไม่ได้วัดคุณภาพของผู้สมัคร ถ้าเดือนนี้กองอ่านไม่ออกโตขึ้นเป็นสองเท่า ให้ไปดูว่าเพิ่งเปิดรับสมัครทางช่องทางใหม่หรือเปล่า เช่น เพิ่งเริ่มรับ CV ทางแชทซึ่งพาไฟล์ภาพเข้ามาเยอะ ปัญหาแบบนี้แก้ที่ข้อความในประกาศงานได้ภายในวันเดียว

4. อัตราที่กองผ่านไปถึงรอบสัมภาษณ์จริง

นับว่าในคนที่ระบบจัดให้อยู่กองผ่าน มีกี่เปอร์เซ็นต์ที่ HR ตัดสินใจเรียกสัมภาษณ์จริง ถ้าตัวเลขนี้ต่ำมาก เช่น ต่ำกว่าครึ่ง แปลว่าเกณฑ์กับสิ่งที่ HR มองหาจริงยังไม่ตรงกัน และควรกลับไปแก้เกณฑ์ ไม่ใช่ปล่อยให้ HR คัดซ้ำเองทุกเดือนซึ่งเท่ากับทำงานสองรอบ

5. ผลของกองผ่านหลังสัมภาษณ์

ตัวนี้ต้องรอผลนานที่สุดแต่มีค่าที่สุด นับว่าคนที่ผ่านระบบแล้วไปถึงรอบสัมภาษณ์ มีกี่คนที่หัวหน้าฝ่ายพอใจ ถ้าคนคะแนนสูงสุดถูกปฏิเสธติดกันหลายคน แสดงว่าเกณฑ์กำลังวัดคนละเรื่องกับงานจริง กรณีนี้ต้องกลับไปคุยกับหัวหน้าฝ่ายใหม่ ไม่ใช่ขยับตัวเลขน้ำหนักไปเรื่อย ๆ เพราะการขยับน้ำหนักโดยไม่รู้ว่าเป้าอยู่ตรงไหนคือการเดา

ห้าตัวนี้เก็บเดือนละครั้งก็พอ ใช้เวลาไม่เกินยี่สิบนาที และเมื่อผ่านไปหนึ่งไตรมาส คุณจะมีข้อมูลพอที่จะตอบได้ว่าควรขยายไปตำแหน่งอื่น ควรปรับเกณฑ์ หรือควรเลิกใช้ ซึ่งทั้งสามคำตอบล้วนดีกว่าการใช้ต่อไปเรื่อย ๆ โดยไม่รู้ว่าได้อะไร

ระบบคัดกรองไม่ใช่ระบบ HR ทั้งระบบ

เรื่องนี้ต้องพูดให้ชัดก่อนตั้งงบ เพราะเป็นความเข้าใจผิดที่แพงที่สุดของหัวข้อนี้ ซอฟต์แวร์ที่ถูกเรียกรวม ๆ ว่าระบบ HR จริง ๆ แล้วมีอย่างน้อยสี่กลุ่มที่ทำงานคนละอย่าง

กลุ่มแรกคือระบบข้อมูลพนักงาน เก็บประวัติ โครงสร้างองค์กร สัญญาจ้าง กลุ่มที่สองคือระบบเงินเดือนและเวลาทำงาน คำนวณเงินเดือน ภาษี ประกันสังคม การลา การเข้าออกงาน กลุ่มที่สามคือระบบสรรหาซึ่งเป็นกลุ่มที่บทความนี้พูดถึง ดูแลตั้งแต่ประกาศตำแหน่งภายใน รับใบสมัคร คัดกรอง จนถึงนัดสัมภาษณ์ กลุ่มที่สี่คือระบบอบรมพนักงาน ดูแลหลักสูตร การเรียน และใบประกาศ

ระบบคัดกรองเรซูเม่อยู่ในกลุ่มที่สามเท่านั้น มันไม่คำนวณเงินเดือน ไม่จัดการวันลา ไม่บันทึกเวลาเข้าออก และไม่ได้ไปโพสต์ประกาศงานบนกระดานหางานแทนคุณ ถ้าคุณต้องการทั้งสี่กลุ่ม คุณกำลังมองหาของสี่ชิ้น ไม่ใช่ชิ้นเดียว และการซื้อของกลุ่มสรรหามาโดยคาดหวังงานของกลุ่มเงินเดือน คือสาเหตุอันดับหนึ่งที่โครงการแบบนี้ล้มในเดือนที่สาม

ตัวอย่างเช่น Orova Recruit ทำงานอยู่ในกลุ่มที่สามล้วน ๆ คือเขียนและวิเคราะห์ Job Description ตั้งเกณฑ์รายตำแหน่ง อ่านใบสมัครได้สูงสุด 500 ใบต่อหนึ่งตำแหน่งแล้วจัดเป็นผ่าน พิจารณา ไม่ผ่าน พร้อมสถานะอ่านไม่ออกแยกไว้ ไปจนถึงการสร้างคำถามสัมภาษณ์ บันทึกเสียงและถอดเทป จัดตารางห้องกับช่วงเวลาสัมภาษณ์ และร่างจดหมายเชิญ ส่วนเรื่องเงินเดือน วันลา และการลงประกาศงานบนกระดานหางานนั้นไม่ได้อยู่ในขอบเขต ต้องใช้ระบบอื่น (หน้าแนะนำผลิตภัณฑ์ยังมีเฉพาะภาษาอังกฤษ)

แผนสามสิบวันแรก

แผนนี้ออกแบบมาให้เริ่มด้วยตำแหน่งเดียวก่อน เหตุผลคือความเสี่ยงต่ำและได้เรียนรู้เร็ว องค์กรที่เปิดใช้พร้อมกันสิบตำแหน่งในสัปดาห์แรกมักเจอปัญหาสิบแบบพร้อมกันจนแยกไม่ออกว่าอะไรทำให้อะไรพัง

สัปดาห์ที่ 1 เลือกตำแหน่งและเขียนเกณฑ์

เลือกตำแหน่งที่เปิดบ่อยที่สุดหนึ่งตำแหน่ง นั่งคุยกับหัวหน้าฝ่ายที่เป็นเจ้าของตำแหน่งนั้นหนึ่งชั่วโมง แล้วเขียนเกณฑ์สามชั้นออกมาให้เสร็จในที่ประชุมนั้นเลย อย่ากลับมาเขียนทีหลังคนเดียว เพราะสิ่งที่หัวหน้าฝ่ายพูดกับสิ่งที่ HR จำได้มักไม่ตรงกัน จบสัปดาห์นี้คุณควรมีตารางเกณฑ์หนึ่งหน้าที่ทั้งสองฝ่ายเห็นตรงกัน

สัปดาห์ที่ 2 ทดสอบด้วยใบสมัครเก่า

เอาใบสมัครของรอบที่แล้วซึ่งคุณรู้ผลอยู่แล้วมาห้าสิบใบ ใส่เข้าระบบ แล้วดูว่าคนที่คุณเคยเรียกสัมภาษณ์อยู่กองไหน ถ้าคนที่คุณเคยรับเข้าทำงานจริงตกอยู่ในกองไม่ผ่าน แปลว่าเกณฑ์ผิดแน่นอนและต้องแก้ก่อนไปต่อ การทดสอบด้วยข้อมูลเก่าแบบนี้ปลอดภัยเพราะไม่มีผู้สมัครจริงคนไหนได้รับผลกระทบ

สัปดาห์ที่ 3 เปิดใช้จริงแบบมีคนคุม

เปิดตำแหน่งจริง แต่ตั้งกฎว่าทุกกองต้องมีคนอ่าน รวมถึงกองไม่ผ่านด้วย สัปดาห์นี้ยังไม่ประหยัดเวลา และไม่ควรคาดหวังว่าจะประหยัด เป้าหมายของสัปดาห์นี้คือเก็บข้อมูลว่าระบบกับคนเห็นตรงกันแค่ไหน ปิดท้ายสัปดาห์ด้วยการอ่านไขว้ยี่สิบใบตามวิธีข้างบน

สัปดาห์ที่ 4 ปรับเกณฑ์แล้วขยาย

เอาผลอ่านไขว้มาปรับน้ำหนัก ย้ายเกณฑ์ที่ตัดคนดีออกจากชั้นบังคับไปชั้นควรมี แล้วค่อยเปิดตำแหน่งที่สองและสาม ตอนนี้คุณจะเริ่มเห็นเวลาที่ประหยัดได้จริง และที่สำคัญกว่าคือคุณมีเกณฑ์ที่ผ่านการทดสอบแล้วหนึ่งชุด ซึ่งเอาไปดัดแปลงใช้กับตำแหน่งอื่นได้เร็วกว่าการเริ่มใหม่มาก

ถ้าอยากเห็นภาพว่าการทยอยยกงานสรรหาไปให้ระบบทีละส่วนควรเริ่มจากตรงไหนและเรียงลำดับยังไง ลองอ่าน บทความเรื่องจุดเริ่มต้นของการทำงานสรรหาแบบอัตโนมัติ (บทความภาษาอังกฤษ) ประกอบ จะเห็นลำดับที่เสี่ยงน้อยที่สุดชัดขึ้น

คำถามที่ HR ถามบ่อย

ระบบคัดกรองกับ ATS ต่างกันไหม

ในทางปฏิบัติคำว่า ATS หมายถึงระบบที่ดูแลผู้สมัครทั้งเส้นทางตั้งแต่รับใบสมัครจนถึงตอบรับหรือปฏิเสธ ส่วนการคัดกรองเรซูเม่เป็นหนึ่งฟังก์ชันในนั้น เครื่องมือที่ขายเป็นตัวคัดกรองอย่างเดียวก็มี แต่ส่วนใหญ่ที่องค์กรซื้อจริงจะเป็น ATS ที่มีตัวคัดกรองอยู่ข้างใน

ต้องเป็น AI ไหม หรือคีย์เวิร์ดธรรมดาก็พอ

ระบบรุ่นเก่าที่ใช้การจับคำอย่างเดียวมีข้อเสียชัดคือมันไม่รู้ว่า "ดูแลลูกค้า" กับ "งานบริการลูกค้า" หมายถึงเรื่องเดียวกัน คนที่เขียนคำไม่ตรงกับที่คุณตั้งไว้จะตกทันที ระบบรุ่นใหม่ที่เข้าใจความหมายใกล้เคียงจะพลาดตรงนี้น้อยกว่ามาก โดยเฉพาะกับภาษาไทยที่คำหนึ่งเรื่องเขียนได้หลายแบบ ถ้าเลือกได้ให้เลือกตัวที่เข้าใจความหมาย แต่ก็ยังต้องตรวจไขว้อยู่ดี

ผู้สมัครรู้ไหมว่าโดนเครื่องคัด

รู้ และผู้สมัครไทยจำนวนมากอ่านบทความสอนเขียน CV ให้ผ่านระบบมาแล้ว ผลข้างเคียงคือมีคนส่วนหนึ่งเขียน CV แบบยัดคำเข้าไปเยอะ ๆ เพื่อให้ผ่านเครื่อง ซึ่งเป็นอีกเหตุผลที่กองผ่านต้องถูกคนอ่านซ้ำเสมอ ไม่ใช่เรียกสัมภาษณ์ตามคะแนนอย่างเดียว

ควรบอกผู้สมัครไหมว่าใช้ระบบคัดกรอง

การเขียนไว้ในประกาศงานสั้น ๆ ว่าบริษัทใช้ระบบช่วยคัดกรองใบสมัครและระบุรูปแบบไฟล์ที่รองรับ เป็นวิธีที่ทั้งตรงไปตรงมาและลดปัญหาไฟล์เสียไปพร้อมกัน ประโยคเดียวได้ประโยชน์สองทาง

ข้อมูลผู้สมัครเก็บนานแค่ไหน

เรื่องนี้ต้องคุยกับฝ่ายกฎหมายหรือผู้ดูแลข้อมูลส่วนบุคคลขององค์กร ประเด็นที่ต้องเคลียร์คือ เก็บนานเท่าไหร่ ใครเข้าถึงได้บ้าง ผู้สมัครขอลบได้ทางไหน และถ้าจะเก็บไว้พิจารณาตำแหน่งอื่นในอนาคตต้องขอความยินยอมเพิ่มหรือไม่ ระบบที่ดีต้องตั้งค่าอายุข้อมูลและสิทธิ์การเข้าถึงได้ ไม่ใช่เก็บทุกอย่างไว้ตลอดกาลโดยไม่มีใครควบคุม

ทีมเล็กที่มี HR คนเดียวใช้ไหวไหม

ไหว และมักได้ประโยชน์มากกว่าทีมใหญ่ด้วยซ้ำ เพราะ HR คนเดียวคือคอขวดที่ชัดที่สุด แต่ต้องยอมรับว่าช่วงเดือนแรกจะเสียเวลาเพิ่ม ไม่ใช่ลด เนื่องจากต้องตั้งเกณฑ์และตรวจไขว้ ถ้าคาดหวังว่าจะประหยัดตั้งแต่สัปดาห์แรกแล้วไม่ได้ตามคาด คนมักเลิกใช้ก่อนถึงจุดที่มันเริ่มคุ้ม

ตำแหน่งที่รับนักศึกษาจบใหม่ใช้เกณฑ์แบบเดียวกันได้ไหม

ใช้โครงสามชั้นเดิมได้ แต่ต้องเปลี่ยนของที่ใส่ในแต่ละชั้น เพราะนักศึกษาจบใหม่ไม่มีประวัติการทำงานให้วัด สิ่งที่ใช้แทนได้คือโครงงานที่ทำจริง งานฝึกงาน กิจกรรมที่มีบทบาทรับผิดชอบชัดเจน และการทำงานพาร์ตไทม์ ข้อควรระวังคืออย่าใส่เกรดเฉลี่ยไว้ในชั้นบังคับ เพราะมันตัดคนที่ทำงานหาเงินระหว่างเรียนออกไปเป็นกลุ่มก้อน ถ้าอยากใช้เกรดก็ให้อยู่ในชั้นควรมีด้วยน้ำหนักต่ำ

ถ้าตำแหน่งเดียวกันเปิดหลายสาขา ต้องตั้งเกณฑ์ใหม่ทุกสาขาไหม

ไม่ต้อง ให้ทำเกณฑ์กลางหนึ่งชุดสำหรับตำแหน่งนั้น แล้วเปลี่ยนเฉพาะข้อที่เกี่ยวกับสถานที่ในชั้นบังคับ วิธีนี้ทำให้คุณเปรียบเทียบผลข้ามสาขาได้ด้วย เช่น เห็นว่าสาขาหนึ่งมีกองผ่านเยอะกว่าอีกสาขามาก ซึ่งมักเป็นเรื่องของช่องทางประกาศงานในพื้นที่ ไม่ใช่เรื่องคุณภาพคนในพื้นที่นั้น

ถ้าเปลี่ยนใจกลางทาง ข้อมูลย้ายออกได้ไหม

ต้องถามก่อนเซ็นสัญญาเสมอ คำถามที่ต้องได้คำตอบเป็นลายลักษณ์อักษรคือ ดาวน์โหลดไฟล์ CV ต้นฉบับทั้งหมดออกมาได้ไหม ข้อมูลผู้สมัครและผลการประเมินส่งออกเป็นไฟล์ตารางได้ไหม และหลังยกเลิกบริการแล้วข้อมูลถูกลบเมื่อไหร่ ข้อนี้ไม่เกี่ยวกับคุณภาพการคัดกรองโดยตรง แต่เป็นข้อที่คนลืมถามแล้วเจ็บทีหลังบ่อยที่สุด

สรุปสิ่งที่ควรทำต่อ

ระบบคัดกรองเรซูเม่ไม่ใช่เครื่องตัดสินคน มันคือเครื่องเทียบเกณฑ์ที่ทำงานเร็วและสม่ำเสมอ คุณภาพของผลลัพธ์จึงเป็นภาพสะท้อนของเกณฑ์ที่คุณเขียน องค์กรที่ได้ผลดีจากเครื่องมือประเภทนี้ไม่ได้เก่งเรื่องเทคโนโลยีเป็นพิเศษ แต่เก่งเรื่องการนิยามว่าตำแหน่งหนึ่งต้องการอะไรจริง ๆ

ถ้าจะเริ่มวันนี้ ให้ทำสามอย่างตามลำดับ หนึ่ง เลือกตำแหน่งที่เปิดบ่อยที่สุดมาหนึ่งตำแหน่งแล้วเขียนเกณฑ์สามชั้นร่วมกับหัวหน้าฝ่าย สอง เอาใบสมัครของรอบที่แล้วมาทดสอบเกณฑ์นั้นก่อนแตะระบบใด ๆ สาม เมื่อเปิดใช้จริงแล้วให้ตั้งกองอ่านไม่ออกแยกไว้ตั้งแต่วันแรก และห้ามส่งจดหมายปฏิเสธอัตโนมัติในรอบแรกเด็ดขาด

สามข้อนี้ไม่ต้องใช้งบประมาณเลยในสองข้อแรก และเป็นสองข้อที่ตัดสินว่าข้อที่สามจะได้ผลหรือไม่ บทความอื่นในบล็อกภาษาไทยของเราอยู่ที่ หน้ารวมบทความ ซึ่งจะทยอยเพิ่มหัวข้อด้าน HR การตลาด และการวัดผลต่อเนื่องตลอดเดือนนี้