ขั้นตอนการสรรหาพนักงาน 8 ขั้น พร้อมเวลาที่ควรใช้จริง

เกือบทุกบริษัทมีขั้นตอนการสรรหาพนักงานเขียนไว้ในเอกสารสักที่หนึ่ง เปิดดูแล้วจะเห็นแผนภาพสวยงามที่ไล่จากวางแผนกำลังคน ประกาศรับสมัคร คัดกรอง สัมภาษณ์ คัดเลือก จนถึงรับเข้าทำงาน ปัญหาคือแผนภาพนั้นไม่บอกสิ่งที่คนทำงานจริงอยากรู้เลยสักข้อ คือแต่ละขั้นควรใช้เวลากี่วัน ใครเป็นคนตัดสินใจ และอะไรต้องเสร็จก่อนถึงจะขยับไปขั้นต่อไปได้

ผลที่ตามมาเห็นกันจนชิน หัวหน้าสายงานขอคนตั้งแต่ต้นเดือน ผ่านไปสามสัปดาห์ยังไม่ได้ประกาศรับสมัคร เพราะใบกำหนดหน้าที่งานยังค้างรออนุมัติ พอประกาศแล้วใบสมัครเข้ามาเยอะ ก็ไม่มีใครว่างคัด พอนัดสัมภาษณ์ได้ก็ชนกับประชุมของผู้บริหาร และเมื่อในที่สุดเจอคนที่ใช่ ผู้สมัครคนนั้นก็ตอบรับงานที่อื่นไปแล้วสองวันก่อนหน้า ไม่มีขั้นตอนไหนผิด แต่ทั้งกระบวนการช้าเกินกว่าที่ตลาดจะรอ

บทความนี้ไม่ได้เขียนแผนภาพขั้นตอนอันที่แปดให้คุณ แต่จะเติมสิ่งที่แผนภาพทั้งเจ็ดอันก่อนหน้าไม่มี คือจำนวนวันจริงของแต่ละขั้น ผู้รับผิดชอบที่ระบุตัวได้ เงื่อนไขว่าอะไรต้องเสร็จก่อนเปลี่ยนขั้น สามจุดที่กระบวนการติดบ่อยที่สุดพร้อมวิธีแก้ที่ทำได้จริง และตารางติดตามหนึ่งตำแหน่งที่ก็อปไปใช้ได้เลย เขียนสำหรับบริษัทขนาดยี่สิบถึงสองร้อยคน ที่ไม่มีทีมสรรหาสิบคนคอยไล่ตามทุกขั้น

ขั้นตอนการสรรหาพนักงาน มีกี่ขั้น ตอบให้จบก่อน

ตัวเลขยี่สิบถึงสามสิบวันทำการไม่ใช่เป้าหมายในอุดมคติ แต่เป็นสิ่งที่เกิดขึ้นได้จริงถ้าไม่มีขั้นไหนค้างเกินกำหนด สิ่งที่ทำให้กระบวนการยืดออกไปเป็นสองถึงสามเท่าแทบไม่เคยเป็นเรื่องที่ควบคุมไม่ได้ แต่เป็นเรื่องที่ไม่มีใครกำหนดเส้นตายให้ตั้งแต่แรก และไม่มีใครเห็นภาพรวมว่าตอนนี้ค้างอยู่ที่ใคร

ทำไมกระบวนการในตำราถึงไม่ทำงานในบริษัทยี่สิบถึงสองร้อยคน

กระบวนการสรรหาที่สอนกันในตำราถูกออกแบบมาจากองค์กรใหญ่ที่มีเงื่อนไขต่างจากบริษัทขนาดกลางอย่างสิ้นเชิงในสามเรื่อง และการไม่รู้ว่าต่างตรงไหนทำให้เอาไปใช้แล้วพัง

เรื่องแรก คนคนเดียวทำหลายบทบาท

ในองค์กรใหญ่ คนที่คัดใบสมัครกับคนที่นัดสัมภาษณ์กับคนที่ร่างจดหมายเสนองานเป็นคนละคน แต่ละคนทำเรื่องเดียวทั้งวัน ในบริษัทร้อยคน คนคนเดียวทำทั้งสามอย่าง แล้วยังต้องดูเรื่องเงินเดือน สวัสดิการ และประกันสังคมด้วย เมื่อสัปดาห์นั้นมีเรื่องเร่งด่วนอย่างอื่นเข้ามา งานสรรหาคือสิ่งแรกที่ถูกเลื่อน เพราะเป็นงานที่ไม่มีใครทวงในวันนี้

สิ่งที่ต้องออกแบบต่างออกไปคือ ทุกขั้นต้องใช้เวลาสั้นพอที่จะทำเสร็จในหนึ่งช่วงเวลาทำงาน ไม่ใช่งานที่ต้องอาศัยสมาธิสามชั่วโมงต่อเนื่อง เพราะสามชั่วโมงต่อเนื่องนั้นจะไม่มีวันเกิดขึ้น

เรื่องที่สอง คนอนุมัติคือคนที่ยุ่งที่สุด

ในบริษัทขนาดนี้ ผู้บริหารมักเป็นผู้อนุมัติทั้งการเปิดตำแหน่ง กรอบเงินเดือน และการยื่นข้อเสนอ ซึ่งเป็นคนเดียวกับที่ต้องดูลูกค้ารายใหญ่และปิดยอดสิ้นเดือน การรอการอนุมัติจึงกลายเป็นจุดที่กินเวลามากที่สุดในกระบวนการ และเป็นจุดที่แผนภาพในตำราแสดงเป็นลูกศรเส้นเดียวไม่มีน้ำหนักอะไรเลย

เรื่องที่สาม จำนวนใบสมัครไม่แน่นอนสุดขั้ว

ตำแหน่งพนักงานขายหน้าร้านอาจได้ใบสมัครสองร้อยใบในสามวัน ส่วนตำแหน่งช่างเทคนิคเฉพาะทางอาจได้สี่ใบในสองสัปดาห์ กระบวนการเดียวกันจึงใช้กับสองกรณีนี้ไม่ได้ ตำแหน่งแรกปัญหาคือคัดไม่ทัน ตำแหน่งที่สองปัญหาคือไม่มีคนให้คัด สิ่งที่ต้องเปลี่ยนคือช่วงเวลารับสมัครและช่องทาง ไม่ใช่ขั้นตอน

แปดขั้น พร้อมจำนวนวันที่ควรใช้จริง

ตัวเลขข้างล่างนี้เป็นวันทำการ ไม่ใช่วันปฏิทิน และเป็นกรอบสำหรับตำแหน่งระดับปฏิบัติการถึงหัวหน้างานทั่วไป ตำแหน่งผู้บริหารหรือตำแหน่งเฉพาะทางสูงให้คูณด้วยหนึ่งจุดห้าถึงสอง

ขั้นที่หนึ่ง อนุมัติตำแหน่ง หนึ่งถึงสามวัน

ขั้นนี้ตอบสามคำถาม ตำแหน่งนี้จำเป็นจริงไหม กรอบเงินเดือนเท่าไร และเริ่มงานเมื่อไร ถ้าสามข้อนี้ไม่ชัด ทุกขั้นหลังจากนี้จะต้องกลับมาถามใหม่ สิ่งที่ต้องเสร็จก่อนขยับคือมีลายลักษณ์อักษรระบุกรอบเงินเดือนขั้นต่ำและขั้นสูง ไม่ใช่คำว่าตามความเหมาะสม

วิธีที่ทำให้ขั้นนี้ไม่ค้างคือรวบคำขอเปิดตำแหน่งของทุกแผนกมาพิจารณาพร้อมกันสัปดาห์ละครั้ง แทนที่จะส่งเรื่องเข้าไปทีละใบตามวันที่นึกได้ การประชุมสิบห้านาทีทุกวันอังคารช่วยตัดเวลารอจากสิบวันเหลือสามวันได้โดยไม่ต้องเปลี่ยนอะไรอย่างอื่นเลย

ขั้นที่สอง ใบกำหนดงานและเกณฑ์คัด หนึ่งวัน

คนส่วนใหญ่คิดว่าขั้นนี้คือการเขียนประกาศรับสมัคร แต่จริง ๆ แล้วมีสองชิ้นที่ต้องได้ ชิ้นแรกคือใบกำหนดหน้าที่งานที่บอกว่าคนนี้ต้องทำอะไรจริง ๆ ชิ้นที่สองคือเกณฑ์คัดที่แปลงจากใบกำหนดงานเป็นข้อ ๆ แยกเป็นสามกลุ่ม คือข้อบังคับต้องมี ข้อที่ควรมี และข้อที่มีแล้วได้แต้มเพิ่ม

ถ้าข้ามชิ้นที่สอง การคัดกรองในขั้นที่ห้าจะกลายเป็นการใช้ความรู้สึก และเมื่อมีคนถามว่าทำไมตัดคนนี้ออก จะตอบไม่ได้ เกณฑ์ที่เขียนไว้ก่อนเห็นใบสมัครใบแรกยังช่วยกันอคติได้ด้วย เพราะไม่ได้เขียนโดยดูจากหน้าตาของผู้สมัครที่มีอยู่ตรงหน้า

หนึ่งวันฟังดูน้อยสำหรับงานสองชิ้น แต่ถ้ามีแม่แบบของตำแหน่งใกล้เคียงอยู่แล้ว งานนี้ใช้เวลาไม่ถึงชั่วโมงครึ่ง สิ่งที่กินเวลาคือการเริ่มจากหน้ากระดาษเปล่าทุกครั้ง ซึ่งแก้ได้ด้วยการเก็บใบกำหนดงานเก่าไว้ในที่ที่ค้นเจอ

ขั้นที่สาม เปิดรับสมัคร ครึ่งวัน

ขั้นนี้ควรใช้เวลาน้อยที่สุดในทั้งกระบวนการ เพราะเป็นแค่การเอาสิ่งที่เขียนไว้แล้วไปวางในช่องทางที่เลือก สิ่งที่ต้องตัดสินใจมีสามอย่าง ลงช่องทางไหนบ้าง ปิดรับเมื่อไร และให้ผู้สมัครส่งอะไรมาบ้าง

เรื่องที่ผู้สมัครส่งมาสำคัญกว่าที่คิด ถ้าขอแค่ไฟล์แนบอิสระ คุณจะได้ทั้งไฟล์รูปภาพ ไฟล์เอกสารที่เปิดไม่ได้ และลิงก์ที่หมดอายุ ถ้าระบุให้ชัดว่าต้องเป็นไฟล์พีดีเอฟและตั้งชื่อไฟล์เป็นภาษาอังกฤษ ปัญหาการอ่านไฟล์ไม่ออกในขั้นคัดกรองจะหายไปเกือบหมด

ขั้นที่สี่ รับใบสมัคร เจ็ดถึงสิบสี่วัน

นี่คือขั้นที่ยาวที่สุดและเป็นขั้นเดียวที่ยาวโดยตั้งใจ ถ้าปิดรับเร็วเกินไปจะได้แต่คนที่กำลังหางานอย่างเร่งด่วน ซึ่งไม่ใช่กลุ่มเดียวกับคนเก่งที่กำลังมองหาโอกาสที่ดีกว่าแบบไม่รีบ เจ็ดวันเป็นขั้นต่ำสำหรับตำแหน่งที่มีคนสมัครเยอะ สิบสี่วันสำหรับตำแหน่งเฉพาะทาง

สิ่งที่ควรทำระหว่างรอไม่ใช่การนั่งรอ แต่คือการคัดใบสมัครที่เข้ามาแล้วเป็นรอบ ๆ ทุกสองถึงสามวัน การกองไว้ทั้งหมดแล้วมาคัดวันสุดท้ายทำให้ขั้นที่ห้ายืดออกไปโดยไม่จำเป็น และทำให้ผู้สมัครที่ส่งมาตั้งแต่วันแรกรอนานจนไปที่อื่นแล้ว

ขั้นที่ห้า คัดกรอง สองวัน

สองวันคือเวลาที่ควรใช้นับจากปิดรับสมัครถึงมีรายชื่อผู้ถูกเรียกสัมภาษณ์ ไม่ใช่เวลาที่ใช้อ่านใบสมัครทั้งหมด ถ้ามีใบสมัครสองร้อยใบและคุณอ่านทีละใบอย่างละเอียด สองวันไม่มีทางพอ วิธีที่ทำให้พอคือคัดเป็นสองชั้น

ชั้นแรกดูเฉพาะข้อบังคับต้องมี ซึ่งมักมีสามถึงสี่ข้อและตรวจได้ในสามสิบวินาทีต่อใบ ชั้นนี้จะตัดออกไปได้ประมาณหกสิบถึงเจ็ดสิบเปอร์เซ็นต์ ชั้นที่สองอ่านละเอียดเฉพาะที่ผ่านชั้นแรก แล้วให้คะแนนตามเกณฑ์ที่เขียนไว้ในขั้นที่สอง จบด้วยสามกลุ่ม คือเรียกสัมภาษณ์ สำรองไว้ และไม่ผ่าน

สิ่งที่ต้องมีเพิ่มคือกลุ่มที่สี่ ชื่อว่าอ่านไม่ออก สำหรับใบสมัครที่เป็นไฟล์รูป ไฟล์เสีย หรือไฟล์ที่มีตารางซับซ้อนจนอ่านลำดับผิด กลุ่มนี้ต้องมีคนเปิดดูด้วยตาเอง ห้ามให้ตกไปกับกลุ่มไม่ผ่าน เพราะคนเก่งจำนวนไม่น้อยส่งใบสมัครที่จัดหน้าแปลก

ขั้นที่หก สัมภาษณ์รอบหนึ่งถึงสอง ห้าถึงเจ็ดวัน

ห้าถึงเจ็ดวันนี้รวมทั้งการนัด การสัมภาษณ์จริง และการรวบรวมผลการประเมิน สำหรับตำแหน่งทั่วไป สองรอบคือจำนวนที่พอดี รอบแรกคุยกับ HR และหัวหน้าโดยตรง รอบที่สองคุยกับผู้บริหารหรือทีมที่ต้องทำงานด้วย มากกว่าสองรอบสำหรับตำแหน่งระดับปฏิบัติการทำให้เสียผู้สมัครโดยไม่ได้ข้อมูลเพิ่มเท่าไร

เคล็ดที่ช่วยได้มากที่สุดคือกันช่วงเวลาสัมภาษณ์ไว้ล่วงหน้าเป็นบล็อกประจำสัปดาห์ เช่น ทุกวันพุธบ่ายสองถึงห้าโมง แทนที่จะหาเวลาว่างใหม่ทุกครั้ง วิธีนี้ตัดการส่งข้อความไปมาเพื่อหาเวลาที่ตรงกันออกไปทั้งหมด และเป็นวิธีที่ทำได้แม้ไม่มีเครื่องมืออะไรเลย

ขั้นที่เจ็ด ตัดสินใจและยื่นข้อเสนอ สองถึงสามวัน

ขั้นนี้สั้นที่สุดในแง่ปริมาณงาน แต่เป็นขั้นที่พังบ่อยที่สุดในแง่เวลา เพราะต้องรอความเห็นจากหลายคนและต้องรออนุมัติตัวเลข สิ่งที่ทำให้ขั้นนี้ไม่ค้างคือการตกลงกรอบเงินเดือนตั้งแต่ขั้นที่หนึ่ง และการนัดหมายไว้ล่วงหน้าว่าจะสรุปผลกันเมื่อไร ไม่ใช่รอให้ทุกคนว่างพร้อมกัน

ข้อเสนอที่ยื่นควรเป็นลายลักษณ์อักษรและระบุครบทั้งเงินเดือน สวัสดิการหลัก วันเริ่มงาน และกำหนดตอบกลับ การพูดปากเปล่าแล้วบอกว่าเดี๋ยวส่งเอกสารตามหลังคือช่องว่างที่ทำให้เสียคนบ่อยที่สุด เพราะผู้สมัครที่ยังไม่ได้อะไรเป็นตัวหนังสือจะยังคุยกับที่อื่นต่อ

ขั้นที่แปด รับเข้าทำงาน

ขั้นนี้ไม่นับรวมในเวลาสรรหา เพราะขึ้นกับระยะเวลาแจ้งลาออกของที่เดิม ซึ่งในไทยมักเป็นสามสิบวัน แต่สิ่งที่ต้องทำระหว่างรอมีจริงและมักถูกลืม คือการติดต่อผู้สมัครอย่างน้อยสัปดาห์ละครั้ง เตรียมอุปกรณ์และสิทธิ์การเข้าถึงระบบ และวางแผนสัปดาห์แรกให้เสร็จก่อนวันเริ่มงาน ช่วงเงียบหายสามสิบวันคือช่วงที่ผู้สมัครถูกที่เดิมยื้อไว้ได้ง่ายที่สุด

สามจุดที่กระบวนการติดเสมอ และวิธีแก้

จากแปดขั้นข้างบน จะมีเพียงสามจุดที่กินเวลาส่วนเกินเกือบทั้งหมด ถ้าแก้สามจุดนี้ได้ เวลารวมจะลดลงอย่างเห็นได้ชัดโดยไม่ต้องไปเร่งขั้นอื่นเลย

จุดที่หนึ่ง หัวหน้าไม่อนุมัติใบกำหนดงานสักที

อาการคือ HR ร่างใบกำหนดงานส่งไปแล้วเงียบ ตามสามครั้งได้คำตอบว่าขอดูก่อน สาเหตุที่แท้จริงมักไม่ใช่ความขี้เกียจ แต่เป็นเพราะหัวหน้าเองก็ยังไม่ชัดว่าอยากได้คนแบบไหน การอ่านเอกสารสองหน้าที่คนอื่นเขียนแล้วต้องตัดสินใจว่าใช่หรือไม่ใช่ เป็นงานที่ยากกว่าที่คนส่งคิด

วิธีแก้ที่ได้ผลคือเปลี่ยนจากส่งเอกสารไปให้อ่าน เป็นนัดคุยสิบห้านาทีแล้วถามสามคำถาม งานนี้ต้องทำอะไรที่กินเวลาแปดสิบเปอร์เซ็นต์ของสัปดาห์ ถ้าคนใหม่ทำได้ดีจะวัดจากอะไรในสามเดือนแรก และมีอะไรที่ขาดไม่ได้จริง ๆ กี่ข้อ คำตอบสามข้อนี้เขียนเป็นใบกำหนดงานได้เลย และหัวหน้าจะอนุมัติสิ่งที่ตัวเองพูดง่ายกว่าสิ่งที่คนอื่นเดา

จุดที่สอง ตารางสัมภาษณ์พัง

อาการคือส่งข้อความหาผู้สมัครสามรอบเพื่อหาเวลาที่ว่างตรงกัน พอได้เวลาแล้วผู้บริหารติดประชุมด่วน ต้องเลื่อน ผู้สมัครเริ่มไม่ตอบ ปัญหานี้ไม่ใช่ปัญหาของใครคนเดียว แต่เป็นปัญหาเชิงโครงสร้างที่เกิดจากการหาเวลาแบบตั้งต้นใหม่ทุกครั้ง

วิธีแก้มีสองชั้น ชั้นแรกคือกันบล็อกเวลาประจำสัปดาห์ตามที่พูดไปแล้ว ชั้นที่สองคือส่งช่วงเวลาว่างให้ผู้สมัครเลือกเองแทนการถามว่าสะดวกเมื่อไร การให้เลือกจากสามช่องที่กำหนดไว้แล้วจบเรื่องในข้อความเดียว ส่วนการถามปลายเปิดมักใช้สี่ถึงหกข้อความ

อีกเรื่องที่ควรทำคือเตรียมห้องหรือลิงก์ประชุมและผู้สัมภาษณ์สำรองไว้ล่วงหน้า ถ้าผู้สัมภาษณ์หลักติดจริง ให้คนสำรองคุยแทนดีกว่าเลื่อน เพราะการเลื่อนหนึ่งครั้งมักทำให้กระบวนการยืดออกไปห้าถึงเจ็ดวัน

จุดที่สาม ยื่นข้อเสนอช้า แล้วเสียคนดี

อาการคือสัมภาษณ์เสร็จวันศุกร์ ทุกคนเห็นตรงกันว่าคนนี้ดี แต่กว่าจะสรุปตัวเลขและได้อนุมัติก็วันพุธถัดไป พอโทรไปผู้สมัครแจ้งว่าตอบรับที่อื่นไปแล้วเมื่อวานนี้ ความเสียหายไม่ได้อยู่แค่การเสียคนคนนั้น แต่คือต้องเริ่มขั้นที่หกใหม่ทั้งหมด และบางครั้งต้องกลับไปขั้นที่สามด้วยซ้ำ

ตัวเลขที่ช่วยให้เห็นภาพว่าเรื่องนี้แพงแค่ไหน คือรายงานเปรียบเทียบมาตรฐานของ SHRM ที่ระบุว่าค่าใช้จ่ายเฉลี่ยต่อการรับพนักงานหนึ่งคนในสหรัฐอยู่ที่ราวห้าพันสี่ร้อยเจ็ดสิบห้าดอลลาร์สำหรับตำแหน่งที่ไม่ใช่ระดับบริหาร ตัวเลขในไทยย่อมต่างออกไปตามค่าจ้างและช่องทางที่ใช้ แต่โครงสร้างของค่าใช้จ่ายเหมือนกัน คือส่วนใหญ่เป็นเวลาของคนในองค์กร ไม่ใช่ค่าประกาศรับสมัคร ทุกครั้งที่ต้องเริ่มใหม่ ต้นทุนก้อนนั้นถูกจ่ายซ้ำอีกรอบเต็มจำนวน

วิธีแก้คือตกลงล่วงหน้าว่าจะสรุปผลภายในสองวันทำการหลังสัมภาษณ์รอบสุดท้าย และให้อำนาจตัดสินใจภายในกรอบเงินเดือนที่อนุมัติไว้แล้วตั้งแต่ขั้นที่หนึ่ง ถ้าตัวเลขอยู่ในกรอบ ไม่ต้องขออนุมัติซ้ำ กรอบมีไว้เพื่อการนี้

วัดด้วยตัวเลขสามตัว พอ

องค์กรที่เพิ่งเริ่มวัดกระบวนการสรรหามักอยากวัดสิบตัวพร้อมกันแล้วเลิกภายในสองเดือน เพราะเก็บข้อมูลไม่ไหว สามตัวข้างล่างนี้เก็บง่าย ตอบคำถามที่ต่างกัน และรวมกันแล้วบอกได้เกือบทุกอย่างที่ต้องรู้

ตัวที่หนึ่ง จำนวนวันตั้งแต่อนุมัติตำแหน่งถึงผู้สมัครตอบรับ

ตัวนี้วัดกระบวนการทั้งเส้น ไม่ใช่แค่ช่วงสัมภาษณ์ ให้เริ่มนับจากวันที่ตำแหน่งได้รับอนุมัติ ไม่ใช่วันที่ประกาศรับสมัคร เพราะช่วงระหว่างสองวันนั้นคือช่วงที่ค้างบ่อยที่สุดและจะหายไปจากตัวเลขถ้านับผิดจุด

เมื่อมีตัวเลขนี้ของสามถึงห้าตำแหน่ง ให้แยกดูเป็นช่วง ๆ ว่าแต่ละขั้นใช้ไปกี่วัน จะเห็นทันทีว่าปัญหาอยู่ที่ไหน และมักไม่ใช่ที่ที่ทุกคนคิด

ตัวที่สอง จำนวนใบสมัครที่ผ่านข้อบังคับต้องมี ต่อหนึ่งตำแหน่ง

ไม่ใช่จำนวนใบสมัครทั้งหมด เพราะสองร้อยใบที่ไม่ผ่านเกณฑ์เลยไม่ได้มีค่ามากกว่าห้าใบที่ผ่านทั้งห้า ตัวเลขนี้บอกว่าประกาศรับสมัครสื่อสารตรงกลุ่มไหม และช่องทางที่ใช้ถูกไหม ถ้าตัวเลขต่ำกว่าห้า ปัญหาอยู่ที่ต้นทางไม่ใช่ที่การคัด

ตัวที่สาม อัตราการตอบรับข้อเสนอ

คิดจากจำนวนคนที่ตอบรับหารด้วยจำนวนข้อเสนอที่ยื่น ถ้าต่ำกว่าเจ็ดสิบเปอร์เซ็นต์ แปลว่ามีอะไรผิดที่ปลายทาง อาจเป็นเงินเดือนที่ต่ำกว่าตลาด ประสบการณ์ระหว่างสัมภาษณ์ที่ไม่ดี หรือความช้าจนคนไปที่อื่นก่อน ให้ถามผู้สมัครที่ปฏิเสธตรง ๆ ว่าเพราะอะไร คนส่วนใหญ่ตอบจริงและตอบเร็ว

สิ่งที่ไม่ต้องวัดในปีแรก

อย่าเพิ่งวัดคุณภาพการรับคนด้วยผลงานหลังผ่านหกเดือน อย่าเพิ่งวัดต้นทุนต่อการรับหนึ่งคนแบบละเอียด และอย่าเพิ่งทำแบบสำรวจความพึงพอใจของผู้สมัคร สามอย่างนี้มีประโยชน์แต่ต้องการวินัยการเก็บข้อมูลที่องค์กรที่เพิ่งเริ่มยังไม่มี การพยายามทำพร้อมกันทั้งหมดมักจบด้วยการไม่ได้อะไรเลยสักอย่าง

รับสมัครผ่านช่องทางแชตของบริษัท ต่างจากเว็บหางานตรงไหน

ในไทย บริษัทจำนวนมากรับสมัครผ่านบัญชีทางการบนแอปแชตควบคู่กับเว็บหางาน สองช่องทางนี้ให้ผลต่างกันมากพอที่จะต้องออกแบบขั้นที่สามและสี่ต่างกัน

ช่องทางแชตของบริษัท

ข้อดีที่ชัดที่สุดคือผู้สมัครที่มาทางนี้มักรู้จักแบรนด์อยู่แล้ว อาจเป็นลูกค้าเดิมหรือเคยเห็นร้าน อัตราการตอบกลับสูงกว่า และการนัดสัมภาษณ์ทำได้เร็วเพราะคุยในช่องทางที่เขาเปิดอยู่ทุกวัน สำหรับตำแหน่งหน้าร้านและงานบริการ ช่องทางนี้มักให้ผู้สมัครที่เหมาะกับงานมากกว่า

ข้อจำกัดคือใบสมัครจะมาในรูปแบบที่ไม่เป็นระเบียบ บางคนส่งเป็นข้อความยาว บางคนส่งรูปถ่ายเอกสาร บางคนส่งไฟล์ที่เปิดจากคอมพิวเตอร์ไม่ได้ ถ้าไม่วางแบบฟอร์มไว้ตั้งแต่ต้น ขั้นคัดกรองจะกลายเป็นงานคัดลอกข้อมูลด้วยมือ วิธีแก้คือให้ตอบอัตโนมัติด้วยลิงก์แบบฟอร์มมาตรฐานทันทีที่มีคนทัก แล้วค่อยคุยต่อในแชต

อีกเรื่องที่ต้องระวังคือข้อมูลส่วนบุคคล ประวัติการสมัครงานที่อยู่ในกล่องแชตเดียวกับข้อความลูกค้าเป็นความเสี่ยงเรื่องการเข้าถึงข้อมูล ควรย้ายข้อมูลผู้สมัครออกไปเก็บในที่ที่กำหนดสิทธิ์ได้ และแจ้งวัตถุประสงค์การเก็บข้อมูลให้ผู้สมัครทราบตามที่กฎหมายคุ้มครองข้อมูลส่วนบุคคลกำหนด

เว็บหางาน

ข้อดีคือได้ปริมาณและได้รูปแบบที่เป็นมาตรฐาน ใบสมัครมาในโครงเดียวกันทำให้เทียบง่าย เหมาะกับตำแหน่งสำนักงานและตำแหน่งที่ต้องการคนจำนวนมากพร้อมกัน

ข้อจำกัดคือสัดส่วนของคนที่กดสมัครแบบหว่านสูงมาก และผู้สมัครจำนวนหนึ่งไม่ได้อ่านประกาศจริง ทำให้ขั้นคัดกรองชั้นแรกหนัก อีกอย่างคือคุณกำลังอยู่ในหน้าเดียวกับคู่แข่งที่ให้เงินเดือนสูงกว่า ประกาศจึงต้องบอกสิ่งที่ต่างจากคนอื่นให้เห็นใน สามบรรทัดแรก ไม่ใช่ไล่รายการสวัสดิการมาตรฐานที่ทุกที่มีเหมือนกัน

ใช้ทั้งสองอย่างพร้อมกัน

วิธีที่ได้ผลดีที่สุดคือลงประกาศเต็มในเว็บหางาน แล้วใช้ช่องทางแชตของบริษัทเป็นตัวกระจายให้คนที่ติดตามอยู่แล้วเห็น พร้อมลิงก์กลับไปที่แบบฟอร์มเดียวกัน วิธีนี้ทำให้ใบสมัครทั้งหมดมารวมที่เดียวกัน ซึ่งเป็นเงื่อนไขจำเป็นถ้าจะวัดตัวเลขทั้งสามตัวในหัวข้อก่อนหน้าได้จริง

ใครทำอะไร แบ่งให้ชัดตั้งแต่ต้น

ความล่าช้าครึ่งหนึ่งเกิดจากการที่ทุกคนคิดว่าอีกคนกำลังทำอยู่ ตารางแบ่งหน้าที่ข้างล่างนี้เป็นแบบที่ใช้ได้กับบริษัทขนาดกลางส่วนใหญ่ ปรับชื่อตำแหน่งตามองค์กรของคุณได้

ฝ่ายบุคคล

รับผิดชอบการเดินเรื่องทั้งหมด ร่างใบกำหนดงานจากข้อมูลที่หัวหน้าให้ ลงประกาศ คัดกรองชั้นแรก จัดตารางสัมภาษณ์ รวบรวมผลการประเมิน ร่างข้อเสนอ และติดต่อผู้สมัครทุกช่วง สิ่งที่ฝ่ายบุคคลไม่ควรทำคือการตัดสินใจว่าใครเหมาะกับงานในหน่วยที่ตัวเองไม่ได้ทำ

หัวหน้าสายงาน

รับผิดชอบการบอกว่างานนี้ต้องทำอะไร อนุมัติเกณฑ์คัด คัดกรองชั้นที่สองร่วมกับฝ่ายบุคคล สัมภาษณ์รอบที่หนึ่ง และเป็นผู้ตัดสินใจหลักว่าจะรับใคร เพราะเป็นคนที่ต้องทำงานกับคนนั้นทุกวัน สิ่งที่หัวหน้าสายงานมักทำผิดคือส่งเรื่องให้ฝ่ายบุคคลแล้วหายไป จนถึงวันสัมภาษณ์ค่อยกลับมา

ผู้บริหาร

รับผิดชอบการอนุมัติเปิดตำแหน่งและกรอบเงินเดือน และสัมภาษณ์รอบสุดท้ายเฉพาะตำแหน่งระดับหัวหน้าขึ้นไป สิ่งที่ผู้บริหารควรเลิกทำคือการเข้าไปสัมภาษณ์ทุกตำแหน่งรวมถึงระดับปฏิบัติการ เพราะกลายเป็นคอขวดของทั้งกระบวนการโดยไม่ได้เพิ่มคุณภาพการตัดสินใจมากเท่ากับที่เสียเวลาไป

เขียนไว้ที่ไหน

เอาตารางนี้ใส่ไว้ในเอกสารเดียวกับแบบตารางติดตามตำแหน่ง แล้วเปิดดูตอนเริ่มทุกตำแหน่งใหม่ ใช้เวลาสองนาที และตัดคำถามว่าใครต้องทำอะไรออกไปทั้งหมด

แบบตารางติดตามหนึ่งตำแหน่ง

ตารางนี้มีสิบเอ็ดคอลัมน์ ทำในโปรแกรมตารางคำนวณธรรมดาก็พอสำหรับการเริ่มต้น หนึ่งแถวคือหนึ่งตำแหน่ง ไม่ใช่หนึ่งผู้สมัคร

คอลัมน์ที่หนึ่งถึงสาม ชื่อตำแหน่ง หน่วยงาน และชื่อหัวหน้าที่ขอ สามคอลัมน์นี้ไม่เคยเปลี่ยนหลังกรอกครั้งแรก

คอลัมน์ที่สี่ถึงเจ็ด วันที่อนุมัติตำแหน่ง วันที่ประกาศ วันที่ปิดรับ และวันที่ได้รายชื่อเรียกสัมภาษณ์ สี่คอลัมน์นี้คือหัวใจ เพราะทำให้คำนวณระยะเวลาของแต่ละช่วงได้โดยไม่ต้องไปไล่ถามใคร

คอลัมน์ที่แปดถึงเก้า จำนวนใบสมัครทั้งหมด และจำนวนที่ผ่านข้อบังคับต้องมี สองตัวนี้คือตัวชี้วัดตัวที่สองในหัวข้อก่อนหน้า

คอลัมน์ที่สิบถึงสิบเอ็ด วันที่ยื่นข้อเสนอ และผลลัพธ์ โดยผลลัพธ์มีสี่ค่าเท่านั้น คือตอบรับ ปฏิเสธ ยกเลิกตำแหน่ง และยังดำเนินการอยู่ อย่าเพิ่มค่าที่ห้า เพราะจะทำให้สรุปไม่ได้

เมื่อมีข้อมูลครบสิบตำแหน่ง คุณจะเห็นรูปแบบที่ชัดมาก เช่น ตำแหน่งของหน่วยงานหนึ่งใช้เวลารออนุมัติเฉลี่ยเก้าวันในขณะที่หน่วยอื่นใช้สองวัน หรือประกาศที่ลงวันศุกร์ได้ใบสมัครน้อยกว่าที่ลงวันอังคารอย่างมีนัย ข้อมูลแบบนี้หาไม่ได้จากความรู้สึก

ตัวอย่างจริง ตำแหน่งพนักงานขายหน้าร้าน ไล่ทีละวัน

ทฤษฎีเรื่องจำนวนวันจะชัดขึ้นมากเมื่อเห็นเป็นปฏิทินจริง ตัวอย่างนี้เป็นตำแหน่งพนักงานขายหน้าร้านหนึ่งอัตรา ของบริษัทค้าปลีกขนาดร้อยยี่สิบคน ที่ทำตามกรอบเวลาข้างต้นได้จริง รวมทั้งหมดยี่สิบสองวันทำการ

สัปดาห์ที่หนึ่ง

วันจันทร์ ผู้จัดการสาขาแจ้งว่าพนักงานคนหนึ่งยื่นลาออก มีผลสิ้นเดือน ฝ่ายบุคคลบันทึกคำขอเข้าตารางคำขอเปิดตำแหน่งประจำสัปดาห์ทันที ใช้เวลาสองนาที ไม่ต้องรออะไร

วันอังคาร ประชุมพิจารณาคำขอเปิดตำแหน่งสิบห้านาที ผู้บริหารอนุมัติในที่ประชุม พร้อมกรอบเงินเดือนที่ระบุเป็นตัวเลขขั้นต่ำและขั้นสูง และวันที่ต้องการให้เริ่มงาน นี่คือจุดสำคัญที่สุดของทั้งตัวอย่าง เพราะการอนุมัติในที่ประชุมตัดเวลารอเอกสารเวียนออกไปทั้งก้อน

วันพุธ ฝ่ายบุคคลนัดคุยกับผู้จัดการสาขาสิบห้านาที ถามสามคำถามที่ว่าไว้ในหัวข้อก่อนหน้า แล้วเขียนใบกำหนดงานกับเกณฑ์คัดเสร็จภายในบ่ายวันเดียวกัน เกณฑ์บังคับต้องมีสามข้อ คือทำงานเป็นกะได้ ประสบการณ์งานบริการอย่างน้อยหกเดือน และอยู่ในระยะเดินทางไม่เกินหนึ่งชั่วโมง

วันพฤหัสบดี ลงประกาศในเว็บหางานและกระจายผ่านช่องทางแชตของบริษัทในตอนเช้า ตั้งวันปิดรับเป็นวันศุกร์ของสัปดาห์ถัดไป รวมสิบวันปฏิทิน แบบฟอร์มรับสมัครเป็นแบบเดียวกันทั้งสองช่องทาง

วันศุกร์ มีใบสมัครเข้ามาสี่สิบเอ็ดใบภายในวันเดียว ฝ่ายบุคคลใช้เวลาสี่สิบนาทีคัดชั้นแรกด้วยเกณฑ์บังคับสามข้อ เหลือสิบสี่ใบ ยังไม่อ่านละเอียด แค่แยกกอง

สัปดาห์ที่สอง

วันจันทร์ถึงวันพฤหัสบดี ใบสมัครทยอยเข้ามาอีกสามสิบสองใบ ฝ่ายบุคคลคัดชั้นแรกทุกเช้าเช้าละสิบห้านาที ไม่ปล่อยให้กอง สะสมได้ยี่สิบเอ็ดใบที่ผ่านเกณฑ์บังคับ ระหว่างนี้ส่งข้อความยืนยันการรับใบสมัครกลับทุกคนแบบอัตโนมัติ

วันศุกร์ ปิดรับสมัคร รวมใบสมัครทั้งหมดแปดสิบสามใบ ผ่านเกณฑ์บังคับยี่สิบสามใบ

สัปดาห์ที่สาม

วันจันทร์ ฝ่ายบุคคลกับผู้จัดการสาขานั่งคัดชั้นที่สองด้วยกันสองชั่วโมง ให้คะแนนตามเกณฑ์ที่เขียนไว้ ได้เรียกสัมภาษณ์แปดคน สำรองห้าคน ไม่ผ่านสิบคน ส่งข้อความนัดสัมภาษณ์ในบ่ายวันเดียวกัน โดยให้เลือกจากสามช่วงเวลาของวันพุธและวันพฤหัสบดี

วันอังคาร ผู้สมัครหกคนตอบยืนยัน สองคนไม่ตอบ เรียกจากรายชื่อสำรองเพิ่มสองคน ยืนยันครบแปดคนภายในเย็นวันเดียวกัน

วันพุธและวันพฤหัสบดี สัมภาษณ์รอบแรกแปดคน คนละสามสิบนาที ในบล็อกเวลาที่กันไว้ประจำสัปดาห์อยู่แล้ว ผู้สัมภาษณ์คือฝ่ายบุคคลกับผู้จัดการสาขา กรอกแบบประเมินทันทีหลังจบแต่ละคน ไม่รอสรุปทีเดียวตอนเย็น

วันศุกร์ เลือกสามคนเข้ารอบสอง นัดวันจันทร์ถัดไป

สัปดาห์ที่สี่

วันจันทร์ สัมภาษณ์รอบสองสามคน โดยผู้จัดการฝ่ายปฏิบัติการ คนละยี่สิบนาที ตอนบ่ายสรุปผลร่วมกันสามสิบนาที เลือกได้หนึ่งคน และเลือกตัวสำรองไว้หนึ่งคน

วันอังคาร ยื่นข้อเสนอเป็นลายลักษณ์อักษร ตัวเลขอยู่ในกรอบที่อนุมัติไว้แล้วตั้งแต่สัปดาห์แรก จึงไม่ต้องขออนุมัติซ้ำ กำหนดตอบกลับสามวันทำการ

วันพฤหัสบดี ผู้สมัครตอบรับ นับรวมตั้งแต่วันอนุมัติตำแหน่งถึงวันตอบรับได้ยี่สิบสองวันทำการ จากนั้นเป็นช่วงรอแจ้งลาออกที่เดิมสามสิบวัน ซึ่งไม่นับรวมในเวลาสรรหา

อะไรที่ทำให้ตัวอย่างนี้เร็ว

ไม่มีอะไรที่ต้องใช้เครื่องมือแพงหรือทีมใหญ่เลย สิ่งที่ต่างจากกรณีที่ใช้เวลาสองเดือนมีสี่อย่าง หนึ่งคืออนุมัติในที่ประชุมประจำสัปดาห์แทนการเวียนเอกสาร สองคือคุยสิบห้านาทีแทนการส่งใบกำหนดงานไปให้อ่าน สามคือคัดใบสมัครทุกวันแทนการกองไว้ และสี่คือกรอบเงินเดือนถูกอนุมัติตั้งแต่วันแรกจึงไม่ต้องรอตอนยื่นข้อเสนอ

เตรียมคำถามสัมภาษณ์ล่วงหน้า ให้รอบแรกได้ข้อมูลจริง

ขั้นที่หกจะสั้นลงมากถ้ารอบแรกได้ข้อมูลพอตัดสินใจว่าใครควรไปต่อ ปัญหาที่พบบ่อยคือรอบแรกกลายเป็นการนั่งคุยทั่วไปแล้วจบด้วยความรู้สึก ทำให้ต้องเพิ่มรอบที่สามซึ่งกินเวลาอีกสัปดาห์

ถามจากเกณฑ์คัด ไม่ใช่จากใบสมัคร

คำถามควรมาจากเกณฑ์ที่เขียนไว้ในขั้นที่สอง หนึ่งเกณฑ์อย่างน้อยหนึ่งคำถาม ถ้าเกณฑ์บอกว่าต้องทำงานเป็นกะได้ คำถามคือเคยทำงานกะดึกช่วงไหน นานแค่ไหน และจัดการเรื่องเดินทางอย่างไร ไม่ใช่ถามว่าทำงานเป็นกะได้ไหม เพราะทุกคนตอบว่าได้

การถามจากใบสมัครทำให้แต่ละคนถูกถามคนละเรื่อง แล้วเทียบกันไม่ได้ตอนสรุปผล ส่วนการถามจากเกณฑ์ทำให้ทุกคนถูกถามเรื่องเดียวกัน ต่างกันแค่ตัวอย่างที่เขายกมา ซึ่งเป็นสิ่งที่เทียบได้จริง

ใช้คำถามแบบขอตัวอย่างจากอดีต

คำถามที่ให้ข้อมูลดีที่สุดคือขอให้เล่าเหตุการณ์จริงที่เคยเจอ เช่น เล่าครั้งที่ลูกค้าไม่พอใจแล้วคุณต้องจัดการเองโดยไม่มีหัวหน้าอยู่ ให้ฟังสามอย่างในคำตอบ สถานการณ์คืออะไร เขาทำอะไรด้วยตัวเอง และผลเป็นอย่างไร ถ้าเล่าได้ไม่ครบสามอย่าง ให้ถามต่อทีละข้อ อย่าเติมให้เอง

คำถามสมมติแบบถ้าเจอเหตุการณ์นี้จะทำอย่างไร ใช้ได้แต่ให้น้ำหนักน้อยกว่า เพราะวัดความสามารถในการตอบมากกว่าความสามารถในการทำ ถ้าจะใช้ ให้ใช้กับสถานการณ์ที่ผู้สมัครไม่น่าเคยเจอมาก่อน เพื่อดูวิธีคิดล้วน ๆ

จดระหว่างสัมภาษณ์ จดอะไรบ้าง

จดคำพูดจริงและตัวเลขจริง ไม่ใช่ข้อสรุปของตัวเอง เขียนว่าดูแลสาขาสองแห่งพร้อมกันเก้าเดือน ดีกว่าเขียนว่ามีประสบการณ์ดี เพราะเมื่อกลับมาอ่านสามวันให้หลัง ข้อสรุปจะจำไม่ได้ว่ามาจากอะไร ส่วนสิ่งที่ไม่ควรจดคือข้อมูลส่วนตัวที่ไม่เกี่ยวกับงาน เช่น สถานภาพครอบครัว แผนการมีบุตร หรือความเชื่อ ทั้งเพราะไม่เกี่ยวกับความสามารถ และเพราะเป็นข้อมูลอ่อนไหวที่ไม่ควรอยู่ในเอกสารการคัดเลือก

สรุปทันทีหลังจบแต่ละคน

ให้เวลาห้านาทีหลังจบแต่ละคนเพื่อให้คะแนนตามเกณฑ์ทันที ไม่ใช่รอสรุปทีเดียวตอนเย็นหลังคุยครบแปดคน เพราะเมื่อถึงตอนนั้นคนแรกกับคนที่สองจะเลือนไปแล้ว และคนสุดท้ายจะได้เปรียบเพียงเพราะยังจำได้ชัดที่สุด นี่เป็นอคติที่เกิดขึ้นทุกครั้งและแก้ได้ด้วยการจัดตารางให้มีช่องว่างห้านาทีระหว่างคน

เมื่อกระบวนการไม่จบสวย

ไม่ใช่ทุกตำแหน่งที่จบด้วยการรับคนได้ ส่วนนี้ว่าด้วยสามสถานการณ์ที่เจอบ่อยและสิ่งที่ควรทำ

ผู้สมัครตอบรับแล้วไม่มาวันเริ่มงาน

เกิดขึ้นจริงและเกิดบ่อยกว่าที่คิด โดยเฉพาะเมื่อช่วงรอแจ้งลาออกยาวสามสิบวัน สิ่งที่ลดโอกาสนี้ได้มากที่สุดคือการติดต่อระหว่างช่วงรอ อย่างน้อยสัปดาห์ละครั้ง ส่งข้อมูลที่มีประโยชน์จริง เช่น ตารางสัปดาห์แรก ชื่อคนที่จะเป็นพี่เลี้ยง หรือรายการเอกสารที่ต้องเตรียม การเงียบหายหนึ่งเดือนทำให้ที่ทำงานเดิมยื้อไว้ได้ง่าย

อีกอย่างที่ควรทำคือรักษาความสัมพันธ์กับตัวสำรองไว้ แจ้งตรง ๆ ว่าตอนนี้เลือกอีกคนแต่ขอเก็บติดต่อไว้ ถ้าตำแหน่งว่างอีกในสามเดือน คนกลุ่มนี้คือกลุ่มที่เรียกกลับได้เร็วที่สุดโดยไม่ต้องเริ่มจากขั้นที่สาม

ไม่มีใครผ่านเกณฑ์เลย

ก่อนจะขยายเวลารับสมัครออกไป ให้กลับไปดูเกณฑ์บังคับต้องมีก่อน ในกรณีส่วนใหญ่จะพบว่ามีข้อหนึ่งที่ใส่ไว้เพราะดีถ้ามี ไม่ใช่เพราะขาดไม่ได้จริง เช่น วุฒิการศึกษาระดับหนึ่งสำหรับงานที่วัดจากทักษะได้โดยตรง การถอดข้อนั้นออกมักทำให้จำนวนผู้ผ่านเกณฑ์เพิ่มขึ้นทันทีโดยไม่ลดคุณภาพเลย

รับคนแล้วไม่ผ่านทดลองงาน

ให้ย้อนกลับไปดูสองจุด จุดแรกคือเกณฑ์คัดวัดสิ่งที่ทำให้คนไม่ผ่านหรือเปล่า ถ้าคนไม่ผ่านเพราะทำงานร่วมกับทีมไม่ได้ แต่เกณฑ์ทั้งหมดวัดแค่ทักษะทางเทคนิค แปลว่าเกณฑ์ไม่ครบ จุดที่สองคือสัปดาห์แรกของการเริ่มงานถูกวางไว้อย่างไร คนจำนวนไม่น้อยไม่ผ่านเพราะไม่มีใครบอกว่าต้องทำอะไร ไม่ใช่เพราะทำไม่ได้ ทั้งสองจุดนี้แก้ได้และควรแก้ก่อนเปิดรับรอบใหม่

คำถามที่พบบ่อย

ควรสัมภาษณ์กี่รอบ

สองรอบสำหรับตำแหน่งทั่วไป และไม่เกินสามรอบสำหรับตำแหน่งระดับหัวหน้าขึ้นไป ถ้ารู้สึกว่าสองรอบยังตัดสินใจไม่ได้ ปัญหามักไม่ได้อยู่ที่จำนวนรอบ แต่อยู่ที่ไม่ได้เตรียมคำถามที่วัดสิ่งที่ต้องการวัด การเพิ่มรอบที่สามที่ถามเรื่องเดิมซ้ำจะไม่ให้ข้อมูลใหม่

ควรบอกกรอบเงินเดือนในประกาศไหม

ควร อย่างน้อยเป็นช่วง การไม่บอกทำให้ได้ใบสมัครจากคนที่คาดหวังคนละระดับ ซึ่งเสียเวลาทั้งสองฝ่าย และมักไปจบที่การเสียคนในขั้นที่เจ็ด ถ้ากังวลเรื่องพนักงานปัจจุบันเห็นตัวเลข ให้ใช้ช่วงที่กว้างพอและระบุว่าขึ้นกับประสบการณ์

ถ้าไม่มีคนสมัครเลยควรทำอย่างไร

อย่ารอต่อโดยไม่เปลี่ยนอะไร ให้ตรวจสามอย่างภายในเจ็ดวันแรก ชื่อตำแหน่งที่ใช้ตรงกับที่คนค้นหาไหม เพราะชื่อภายในองค์กรมักไม่ตรงกับชื่อที่ใช้กันในตลาด กรอบเงินเดือนอยู่ในระดับตลาดไหม และข้อบังคับต้องมีนั้นบังคับจริงทุกข้อหรือเปล่า ข้อสุดท้ายเป็นสาเหตุที่พบบ่อยที่สุด

ควรเก็บใบสมัครของคนที่ไม่ผ่านไว้ไหม

เก็บได้และมีประโยชน์จริงสำหรับตำแหน่งที่เปิดซ้ำ แต่ต้องแจ้งผู้สมัครตั้งแต่ตอนสมัครว่าจะเก็บไว้นานเท่าไรและใช้ทำอะไร และต้องมีวิธีให้เขาขอลบได้ การเก็บไว้เงียบ ๆ โดยไม่แจ้งเป็นความเสี่ยงที่ไม่คุ้ม

ควรตอบกลับคนที่ไม่ผ่านทุกคนไหม

ควร อย่างน้อยเป็นข้อความสั้นและส่งเป็นชุด การเงียบหายทำให้ผู้สมัครเล่าต่อในทางลบ ซึ่งกระทบตำแหน่งที่จะเปิดครั้งหน้าโดยตรง โดยเฉพาะในตลาดแรงงานท้องถิ่นที่คนรู้จักกัน การตอบกลับใช้เวลาสิบนาทีต่อรอบถ้าเตรียมข้อความไว้แล้ว

ควรใช้แบบทดสอบก่อนสัมภาษณ์ไหม

ใช้ได้และช่วยได้จริงกับตำแหน่งที่ทักษะวัดได้ตรง เช่น งานคีย์ข้อมูล งานบัญชี หรืองานเขียนคำโฆษณา โดยให้เป็นงานสั้นไม่เกินสามสิบนาที และเป็นงานที่ใกล้กับงานจริง สิ่งที่ไม่ควรทำคือให้งานยาวหลายชั่วโมงโดยไม่มีค่าตอบแทน เพราะจะเสียผู้สมัครที่ดีที่สุดไปก่อน คนที่มีทางเลือกจะไม่ยอมลงทุนเวลาขนาดนั้นกับที่ที่ยังไม่รู้ว่าจะได้งานหรือไม่

จังหวะที่เหมาะคือหลังคัดกรองชั้นที่สองและก่อนสัมภาษณ์รอบแรก เพื่อลดจำนวนคนที่ต้องสัมภาษณ์ลงและทำให้รอบแรกคุยเรื่องที่ลึกกว่าการถามทักษะพื้นฐาน

ตรวจสอบประวัติกับที่ทำงานเดิมได้ไหม

ทำได้ แต่ต้องขออนุญาตผู้สมัครเป็นลายลักษณ์อักษรก่อนทุกครั้ง และควรทำหลังยื่นข้อเสนอโดยระบุว่าข้อเสนอมีเงื่อนไขผลการตรวจสอบ ไม่ควรติดต่อที่ทำงานปัจจุบันของผู้สมัครโดยไม่ได้รับอนุญาต เพราะอาจกระทบต่อสถานะการทำงานของเขาโดยตรง คำถามที่ควรถามคือช่วงเวลาที่ทำงาน ตำแหน่ง และเหตุผลการออก ส่วนความเห็นเชิงบุคลิกภาพให้ฟังไว้แต่อย่าใช้เป็นเหตุผลหลัก

ตำแหน่งเดิมที่เปิดซ้ำทุกไตรมาส ควรทำอย่างไร

ถ้าตำแหน่งใดเปิดซ้ำทุกสามเดือน ปัญหาไม่ได้อยู่ที่การสรรหาแล้ว แต่อยู่ที่การรักษาคน ให้ไปดูสามอย่างก่อนเปิดรอบใหม่ คือค่าจ้างเทียบกับตลาดในพื้นที่นั้น ภาระงานจริงเทียบกับที่เขียนไว้ในใบกำหนดงาน และหัวหน้าโดยตรงของตำแหน่งนั้น ในหลายกรณีการแก้เรื่องเดียวทำให้ไม่ต้องเปิดตำแหน่งนั้นอีกทั้งปี ซึ่งประหยัดกว่าการทำให้กระบวนการสรรหาเร็วขึ้นมาก

ระหว่างนั้น ให้เก็บกลุ่มผู้สมัครสำรองของตำแหน่งนี้ไว้เป็นรายชื่อแยก พร้อมวันที่และช่องทางติดต่อที่ได้รับอนุญาตให้เก็บ เมื่อเปิดรอบหน้าจะเริ่มจากขั้นที่หกได้เลย ประหยัดไปได้ราวสิบวันทำการ

ควรให้ผู้สมัครรู้ผลภายในกี่วัน

บอกกรอบเวลาไว้ตั้งแต่จบการสัมภาษณ์ทุกครั้ง เช่น จะแจ้งผลภายในห้าวันทำการ แล้วทำตามนั้นแม้จะเป็นผลปฏิเสธ ความชัดเจนเรื่องเวลามีผลต่อการตัดสินใจของผู้สมัครมากกว่าที่คนจ้างงานคิด และเป็นเรื่องที่คุมได้ทั้งหมดโดยไม่มีต้นทุน

สรุปและสิ่งที่ทำได้ภายในสัปดาห์นี้

ขั้นตอนการสรรหาพนักงานที่ใช้ได้จริงไม่ได้ต่างจากในตำราเรื่องจำนวนขั้น แต่ต่างที่การมีตัวเลขวันกำกับทุกขั้น มีชื่อคนรับผิดชอบชัดเจน และมีเงื่อนไขว่าอะไรต้องเสร็จก่อนขยับ สามอย่างนี้เปลี่ยนแผนภาพที่แขวนไว้เฉย ๆ ให้กลายเป็นเครื่องมือที่บอกได้ว่าตอนนี้ค้างอยู่ที่ใคร

ความล่าช้าส่วนใหญ่กระจุกอยู่ที่สามจุด คือรออนุมัติใบกำหนดงาน ตารางสัมภาษณ์ที่หาเวลาตรงกันไม่ได้ และการยื่นข้อเสนอที่ช้ากว่าตลาด ทั้งสามจุดเป็นช่วงรอ ไม่ใช่ช่วงทำงาน จึงแก้ด้วยการเร่งคนไม่ได้ ต้องแก้ด้วยการจัดคิวและมอบอำนาจตัดสินใจล่วงหน้า

สิ่งที่ทำได้ภายในสัปดาห์นี้คือเปิดตำแหน่งล่าสุดที่ปิดไปแล้วขึ้นมา แล้วเติมวันที่สี่ช่องลงในตารางติดตาม วันอนุมัติ วันประกาศ วันปิดรับ และวันยื่นข้อเสนอ แค่ตำแหน่งเดียวก็พอ คุณจะเห็นทันทีว่าช่วงไหนกินเวลาเกินไปมากที่สุด และนั่นคือจุดเดียวที่ควรแก้ก่อนในรอบหน้า

ถ้าติดที่การเขียนใบกำหนดงานให้หัวหน้าอนุมัติเร็ว ดูโครงพร้อมตัวอย่างแปดตำแหน่งได้ที่ ตัวอย่างการเขียน Job Description 8 ตำแหน่ง พร้อมโครงสร้าง ถ้าติดที่การคัดใบสมัครจำนวนมากในสองวัน อ่านวิธีตั้งเกณฑ์และสามระดับผลลัพธ์ได้ที่ ระบบคัดกรองเรซูเม่ ทำงานยังไง และ HR ควรตั้งเกณฑ์แบบไหน และถ้ากำลังชั่งใจว่าองค์กรขนาดนี้ควรใช้ระบบช่วยหรือยัง คำตอบพร้อมเส้นแบ่งที่ชัดอยู่ที่ ระบบ ATS คืออะไร HR องค์กรเล็ก จำเป็นต้องใช้ไหม

บทความอื่นในชุดเดียวกันอยู่ที่ Orova News ภาษาไทย ซึ่งมีบทความใหม่เพิ่มขึ้นทุกวัน