ระบบ ATS คืออะไร HR องค์กรเล็ก จำเป็นต้องใช้ไหม

เวลาบริษัทขนาดสี่สิบถึงสองร้อยคนเริ่มรู้สึกว่าการรับคนเข้าทำงานเริ่มเอาไม่อยู่ สิ่งที่มักเกิดขึ้นคือมีคนในทีมไปเจอคำว่า ATS มาจากที่ไหนสักแห่ง แล้วเสนอในที่ประชุมว่าเราน่าจะซื้อระบบมาใช้ ปัญหาคือพอเปิดหาว่า ระบบ ATS HR คือ อะไร ผลค้นหาที่ได้กลับแบ่งเป็นสองฝั่งที่พูดคนละเรื่องกันสิ้นเชิง

ฝั่งแรกคือหน้าเว็บของผู้ขายซอฟต์แวร์ ซึ่งเขียนว่าระบบช่วยให้การสรรหาเป็นระบบระเบียบ ลดงานเอกสาร และเพิ่มประสิทธิภาพ คำเหล่านี้ถูกทุกคำแต่ไม่ช่วยให้ตัดสินใจได้ ฝั่งที่สองคือบทความที่สอนผู้สมัครงานว่าจะเขียนใบสมัครอย่างไรให้ผ่านระบบคัดกรอง ซึ่งเขียนดีมากแต่เขียนให้คนละคนอ่าน ผลคือคนที่ต้องตัดสินใจซื้อ อ่านจบสิบหน้าแล้วยังตอบคำถามที่สำคัญที่สุดไม่ได้ คือ บริษัทขนาดเท่าเราจำเป็นต้องใช้หรือยัง

บทความนี้เขียนจากฝั่งนายจ้างล้วน ๆ และตั้งใจตอบคำถามที่ไม่ค่อยมีใครกล้าตอบตรง ๆ เราจะเริ่มจากขอบเขตว่าระบบประเภทนี้ทำอะไร และที่สำคัญกว่าคือไม่ทำอะไร ต่อด้วยการแยกซอฟต์แวร์ฝ่ายบุคคลสี่กลุ่มที่ถูกเรียกรวมกันจนคนซื้อผิดชิ้น แล้วให้เกณฑ์ที่วัดได้ว่าองค์กรของคุณคุ้มหรือยัง ต้นทุนจริงที่ไม่อยู่ในใบเสนอราคา เรื่องที่ผู้สมัครไทยกลัวระบบนี้และมันย้อนกลับมากระทบนายจ้างอย่างไร และเส้นแบ่งชัด ๆ ว่างานไหนเครื่องทำ งานไหนคนต้องทำ

ระบบ ATS คืออะไร ตอบให้จบในย่อหน้าเดียว

ชื่อเต็มของมันคือระบบติดตามผู้สมัคร คำว่าติดตามคือหัวใจ เพราะสิ่งที่มันแก้จริง ๆ ไม่ใช่การอ่านใบสมัครเร็วขึ้น แต่คือการทำให้ทุกใบสมัครมีสถานะที่ตรวจสอบได้ตลอดเวลา ว่าอยู่ขั้นไหน ใครดูแล้ว ใครยังไม่ดู และค้างมากี่วัน

สี่งานที่ระบบทำได้จริง

งานที่หนึ่ง รวมใบสมัครจากทุกทางเข้ามาที่เดียว ทุกวันนี้ใบสมัครเข้ามาหลายทางพร้อมกัน บางใบมาทางอีเมลกลางของฝ่ายบุคคล บางใบมาทางแชตของบริษัท บางใบมาจากกระดานหางาน และบางใบมาจากคนในบริษัทแนะนำมาโดยส่งไฟล์ให้หัวหน้าโดยตรง เมื่อไม่มีที่เก็บกลาง ใบสมัครจะกระจายอยู่ในกล่องจดหมายของคนสามสี่คน และเมื่อถึงเวลาสรุปจะไม่มีใครรู้ว่ามีทั้งหมดกี่ใบ

งานที่สอง อ่านไฟล์ออกมาเป็นข้อมูลที่ค้นได้ ไฟล์ใบสมัครที่ได้รับมาเป็นเอกสารที่คนอ่าน แต่คอมพิวเตอร์ค้นไม่ได้ ระบบจะดึงข้อมูลออกมาเป็นช่อง ๆ เช่น ชื่อ ประสบการณ์กี่ปี ตำแหน่งล่าสุด ทักษะที่ระบุ แล้วเก็บลงฐานข้อมูล ผลคือคุณค้นได้ว่ามีใครในคลังที่เคยทำงานตำแหน่งนี้บ้าง โดยไม่ต้องเปิดไฟล์ทีละไฟล์

งานที่สาม จัดลำดับตามเกณฑ์ที่คุณตั้ง คำว่าเกณฑ์ที่คุณตั้งสำคัญมาก ระบบไม่ได้รู้เองว่าตำแหน่งนี้ต้องการอะไร คุณต้องบอกมันว่าอะไรคือคุณสมบัติที่ขาดไม่ได้ อะไรคือคุณสมบัติที่มีแล้วดี แล้วมันจะจัดกองให้ ถ้าคุณตั้งเกณฑ์ผิด ผลที่ได้ก็ผิดตามอย่างเป็นระบบและรวดเร็ว ซึ่งแย่กว่าการอ่านเองด้วยซ้ำ

งานที่สี่ เก็บบันทึกทุกขั้นตอน ใครดูใบนี้เมื่อไร ใครนัดสัมภาษณ์ ใครให้คะแนนเท่าไร ด้วยเหตุผลอะไร และสุดท้ายตัดสินใจว่าอะไร บันทึกชุดนี้มีประโยชน์สองอย่าง อย่างแรกคือทำให้การตัดสินใจย้อนตรวจได้ อย่างที่สองซึ่งสำคัญกว่าคือทำให้คุณตอบผู้สมัครที่โทรมาถามได้ภายในสามสิบวินาที แทนที่จะต้องบอกว่าเดี๋ยวขอเช็กก่อน

สามงานที่มันไม่ทำ และอย่าไปคาดหวัง

ไม่คำนวณเงินเดือน เมื่อผู้สมัครกลายเป็นพนักงานแล้ว งานที่ตามมาคือทำสัญญาจ้าง ขึ้นทะเบียนประกันสังคม คำนวณค่าจ้าง หักภาษี งานทั้งหมดนั้นเป็นงานของซอฟต์แวร์อีกกลุ่มหนึ่ง ระบบติดตามผู้สมัครจบหน้าที่ตรงที่ผู้สมัครตอบรับข้อเสนอ

ไม่จัดการวันลาและเวลาทำงาน เรื่องลาพักร้อน ลาป่วย บันทึกเวลาเข้าออก การจัดกะ เป็นงานของระบบอีกกลุ่ม การคาดหวังให้ระบบเดียวทำทั้งหมดคือสาเหตุที่ทำให้บริษัทซื้อชุดใหญ่ราคาแพงที่ใช้จริงแค่ส่วนเดียว

ไม่ประกาศงานแทนคุณ ข้อนี้สำคัญและคนเข้าใจผิดบ่อยที่สุด ระบบไม่ได้ส่งประกาศงานของคุณขึ้นกระดานหางานให้อัตโนมัติ การลงประกาศยังเป็นงานที่คุณต้องทำเองบนแต่ละแพลตฟอร์ม สิ่งที่ระบบทำคือรับใบสมัครที่ไหลกลับเข้ามาหลังจากที่คุณประกาศไปแล้ว

เรื่องกลไกการอ่านและให้คะแนนใบสมัคร ว่ามันทำงานอย่างไรทีละขั้นและพลาดตรงไหนได้บ้าง เราเขียนไว้ละเอียดแล้วที่ ระบบคัดกรองเรซูเม่ ทำงานยังไง และ HR ควรตั้งเกณฑ์แบบไหน บทความนี้จะโฟกัสที่คำถามว่าควรซื้อหรือยัง มากกว่าเรื่องกลไก

สี่กลุ่มซอฟต์แวร์ฝ่ายบุคคล ที่ถูกเรียกรวมกันจนซื้อผิดชิ้น

ในตลาดไทย ผู้ขายเกือบทุกรายเรียกสินค้าของตัวเองว่าระบบ HR ซึ่งไม่ผิด แต่ทำให้คนซื้อเปรียบเทียบผิดคู่ เพราะสี่กลุ่มข้างล่างนี้แก้ปัญหาคนละอย่าง มีคนใช้คนละกลุ่ม และมีราคาคนละระดับ

กลุ่มที่หนึ่ง ระบบทะเบียนพนักงาน

ทำหน้าที่เป็นแฟ้มประวัติกลางของทุกคนในบริษัท เก็บข้อมูลส่วนตัว สัญญาจ้าง โครงสร้างองค์กร สายบังคับบัญชา ประวัติการเลื่อนตำแหน่ง เอกสารแนบ ผู้ใช้หลักคือฝ่ายบุคคลและผู้บริหาร ปัญหาที่มันแก้คือ ข้อมูลพนักงานกระจายอยู่ในไฟล์หลายไฟล์และไม่มีใครรู้ว่าอันไหนล่าสุด

กลุ่มที่สอง ระบบเงินเดือนและเวลาทำงาน

ทำหน้าที่คำนวณค่าจ้าง หักภาษี จัดการประกันสังคม บันทึกเวลาเข้าออก จัดกะ และคิดวันลา นี่คือกลุ่มที่มีลูกค้ามากที่สุดในตลาดไทยและเป็นกลุ่มที่คนนึกถึงก่อนเมื่อพูดคำว่าระบบ HR ปัญหาที่มันแก้คือความผิดพลาดในการคำนวณและงานเอกสารตามกฎหมาย

กลุ่มที่สาม ระบบติดตามผู้สมัคร

คือกลุ่มที่บทความนี้พูดถึง ทำหน้าที่ดูแลช่วงตั้งแต่รับใบสมัครจนถึงเสนอการจ้าง ผู้ใช้หลักคือฝ่ายสรรหาและหัวหน้าฝ่ายที่ต้องการคน ปัญหาที่มันแก้คือใบสมัครหาย ไม่รู้สถานะ และการตัดสินใจที่ย้อนตรวจไม่ได้

กลุ่มที่สี่ ระบบอบรมพนักงาน

ทำหน้าที่จัดการหลักสูตร บทเรียน แบบทดสอบ ใบรับรอง และประวัติการอบรม เข้ามาทำงานต่อจากกลุ่มที่สามคือหลังจากที่คนเข้ามาทำงานแล้ว ปัญหาที่มันแก้คือการอบรมซ้ำเรื่องเดิมและการไม่มีหลักฐานว่าใครผ่านอะไรบ้าง ถ้าองค์กรของคุณกำลังพิจารณากลุ่มนี้ด้วย เราทำเช็กลิสต์สิบสองข้อไว้ที่ ระบบ LMS มีอะไรบ้าง เช็กลิสต์ 12 ข้อ ก่อนเลือกให้องค์กร

วิธีถามผู้ขายให้รู้ว่าเขาอยู่กลุ่มไหน

ถามคำถามเดียวคือ ถ้าเราซื้อระบบของคุณ วันที่ผู้สมัครตอบรับข้อเสนอแล้ว ระบบทำอะไรต่อ ถ้าเขาตอบว่าส่งข้อมูลต่อให้ระบบเงินเดือน แปลว่าเขาอยู่กลุ่มที่สามล้วน ๆ ซึ่งเป็นคำตอบที่ตรงไปตรงมาและดี ถ้าเขาตอบว่าระบบเราทำต่อได้ทุกอย่าง ให้ถามต่อว่าคำนวณประกันสังคมและออกไฟล์ยื่นภาษีได้ไหม คำตอบตรงนั้นจะบอกความจริง

องค์กรขนาดไหนถึงคุ้ม ตอบด้วยตัวเลขสามตัว

คำถามนี้เป็นคำถามที่คนถามมากที่สุดและไม่มีบทความไหนตอบตรง ๆ เพราะการตอบเป็นจำนวนพนักงานนั้นตอบไม่ได้จริง บริษัทสองร้อยคนที่คนไม่ค่อยลาออกอาจรับคนใหม่ปีละสามคน ส่วนร้านอาหารห้าสิบคนอาจรับคนใหม่ปีละหกสิบคน สองแบบนี้ต้องการคนละอย่างสิ้นเชิง ตัวเลขที่ใช้ตัดสินได้จริงมีสามตัว

ตัวเลขที่หนึ่ง จำนวนตำแหน่งที่เปิดรับต่อปี

นับจำนวนครั้งที่คุณต้องเปิดรับสมัครในรอบสิบสองเดือนที่ผ่านมา นับตำแหน่งที่เปิดซ้ำเป็นคนละครั้ง ถ้าตัวเลขต่ำกว่าหกครั้งต่อปี การใช้ไฟล์ตารางกับโฟลเดอร์ที่จัดดี ๆ ยังตอบโจทย์อยู่ ถ้าอยู่ระหว่างหกถึงสิบห้าครั้ง อยู่ในเขตที่ต้องดูตัวเลขอีกสองตัวประกอบ ถ้าเกินสิบห้าครั้งต่อปี แทบไม่ต้องคิดแล้ว ระบบคุ้มแน่นอน

ตัวเลขที่สอง จำนวนใบสมัครเฉลี่ยต่อหนึ่งตำแหน่ง

ตัวเลขนี้เป็นตัวที่กำหนดว่าคุณเสียเวลาไปกับการอ่านเท่าไร ในตลาดไทย ตำแหน่งงานสำนักงานทั่วไปที่ประกาศบนกระดานหางานใหญ่ ๆ มักได้ใบสมัครหลักร้อยต่อตำแหน่ง ส่วนตำแหน่งเฉพาะทางอาจได้ไม่ถึงยี่สิบใบ ถ้าค่าเฉลี่ยของคุณต่ำกว่าสามสิบใบต่อตำแหน่ง การอ่านเองยังไหว ถ้าเกินหนึ่งร้อยใบต่อตำแหน่ง การอ่านเองจะกินเวลาสองถึงสามวันทำงานต่อหนึ่งตำแหน่ง ซึ่งเป็นต้นทุนที่มองไม่เห็นในงบประมาณแต่มีอยู่จริง

ตัวเลขที่สาม จำนวนคนที่ต้องเห็นใบสมัครเดียวกัน

ถ้าคนตัดสินใจมีคนเดียว ระบบช่วยได้น้อย แต่ถ้าใบสมัครหนึ่งใบต้องผ่านตาฝ่ายบุคคล หัวหน้าฝ่าย และผู้บริหารก่อนนัดสัมภาษณ์ ปัญหาจะไม่ใช่เรื่องความเร็วในการอ่าน แต่เป็นเรื่องการส่งต่อ การรอ และการไม่รู้ว่าตอนนี้ค้างอยู่ที่ใคร ตัวเลขนี้เกินสองคนเมื่อไร ประโยชน์ของระบบจะพุ่งขึ้นทันที เพราะสิ่งที่มันแก้คือการรอ ไม่ใช่การอ่าน

ตัวเลขอ้างอิงจากต่างประเทศที่ควรรู้ไว้

เพื่อให้เห็นภาพว่าความช้าในกระบวนการรับคนมีต้นทุนแค่ไหน ข้อมูลจาก SHRM ระบุว่าระยะเวลาเฉลี่ยในการรับคนเข้าทำงานในสหรัฐอเมริกาอยู่ที่ประมาณสี่สิบสี่วัน เพิ่มขึ้นราวหนึ่งในสามเมื่อเทียบกับปี 2021 ตัวเลขนี้เป็นของตลาดสหรัฐ ไม่ใช่ของไทย และไม่ควรเอาไปอ้างว่าเป็นค่าเฉลี่ยของบริษัทไทย แต่ทิศทางที่มันชี้ตรงกับสิ่งที่ฝ่ายบุคคลไทยเจอ คือกระบวนการยืดออกเรื่อย ๆ และผู้สมัครที่ดีมักตอบรับที่อื่นไปก่อนที่คุณจะนัดสัมภาษณ์รอบสอง

สิ่งที่ควรทำกับตัวเลขนี้ไม่ใช่เอาไปเทียบ แต่คือไปวัดของตัวเอง จับเวลาสามตำแหน่งล่าสุดว่านับจากวันประกาศถึงวันที่ผู้สมัครตอบรับใช้เวลากี่วัน แล้วดูว่าวันเหล่านั้นหายไปกับขั้นตอนไหนมากที่สุด คำตอบที่ได้เกือบทุกครั้งคือช่วงรออนุมัติและช่วงจัดตารางสัมภาษณ์ ไม่ใช่ช่วงอ่านใบสมัคร

ต้นทุนจริง ที่ไม่อยู่ในใบเสนอราคา

ราคาที่ผู้ขายเสนอมาเป็นแค่ส่วนหนึ่งของสิ่งที่คุณจะจ่ายจริง ห้ารายการข้างล่างนี้คือส่วนที่เหลือ ซึ่งรวมกันแล้วมักมากกว่าค่าบริการปีแรก

รายการที่หนึ่ง เวลาตั้งค่าเกณฑ์ครั้งแรก

ระบบไม่รู้เองว่าตำแหน่งพนักงานขายของบริษัทคุณต้องการอะไร คุณต้องเข้าไปตั้งเกณฑ์ทีละตำแหน่ง ซึ่งงานนี้ไม่ใช่งานเทคนิค แต่เป็นงานคิดว่าตกลงตำแหน่งนี้ต้องการคนแบบไหนกันแน่ ซึ่งหลายบริษัทไม่เคยตอบคำถามนี้เป็นลายลักษณ์อักษรมาก่อน

เวลาที่ใช้จริงอยู่ราวหนึ่งถึงสองชั่วโมงต่อตำแหน่งสำหรับครั้งแรก บริษัทที่มีสิบตำแหน่งหลักจึงต้องกันเวลาไว้ราวสองวันทำงาน ข่าวดีคืองานนี้ทำครั้งเดียวแล้วใช้ซ้ำได้ และผลพลอยได้คือคุณจะได้เอกสารบรรยายลักษณะงานที่ใช้ได้จริงไปด้วย ถ้ายังไม่มีเอกสารพวกนี้ เรามีตัวอย่างเต็มฉบับแปดตำแหน่งอยู่ที่ ตัวอย่างการเขียน Job Description 8 ตำแหน่ง พร้อมโครงสร้าง

รายการที่สอง เวลาย้ายคลังใบสมัครเดิม

ถ้าคุณมีคลังใบสมัครเก่าเก็บอยู่ในโฟลเดอร์ การนำเข้าไม่ได้ง่ายอย่างที่คิด เพราะไฟล์เก่าจำนวนมากตั้งชื่อไม่เป็นระบบ บางไฟล์เป็นภาพถ่าย บางไฟล์ถูกบีบอัดรวมกัน คำถามที่ต้องตัดสินใจคือ จะย้ายทั้งหมด ย้ายเฉพาะสองปีล่าสุด หรือไม่ย้ายเลยแล้วเริ่มใหม่ คำตอบที่คนส่วนใหญ่ลงเอยคือย้ายเฉพาะที่ยังมีโอกาสใช้ ซึ่งมักเป็นราวหนึ่งในสี่ของทั้งหมด

รายการที่สาม การฝึกคนใช้ และคนที่ไม่ยอมใช้

ค่าฝึกอบรมที่อยู่ในใบเสนอราคาเป็นแค่การสอนกดปุ่ม ต้นทุนจริงคือสามเดือนแรกที่หัวหน้าฝ่ายบางคนยังส่งไฟล์ใบสมัครมาทางแชตเหมือนเดิม เพราะเร็วกว่าในความรู้สึกของเขา ถ้าปล่อยไว้ ระบบจะมีข้อมูลไม่ครบและกลายเป็นของที่ไม่มีใครเชื่อ

ทางแก้ที่ได้ผลจริงมีข้อเดียวคือประกาศให้ชัดว่าใบสมัครที่ไม่ได้อยู่ในระบบจะไม่ถูกนัดสัมภาษณ์ ฟังดูแข็ง แต่ถ้าไม่ทำแบบนี้ตั้งแต่เดือนแรก จะไม่มีวันบังคับได้เลย

รายการที่สี่ ค่าใช้จ่ายที่โตตามการใช้งาน

ให้ถามให้ชัดว่าราคาคิดตามอะไร ตามจำนวนตำแหน่งที่เปิดพร้อมกัน ตามจำนวนใบสมัครต่อเดือน หรือตามจำนวนผู้ใช้ในระบบ สามแบบนี้ทำให้ค่าใช้จ่ายในเดือนที่คุณรับคนเยอะต่างกันได้หลายเท่า และเดือนที่รับคนเยอะคือเดือนที่คุณต้องการระบบมากที่สุด

รายการที่ห้า ค่าออกจากระบบ

ถามก่อนซื้อว่าถ้าเลิกใช้ คุณเอาอะไรออกมาได้บ้าง ไฟล์ใบสมัครทั้งหมด ข้อมูลที่ระบบดึงออกมาเป็นช่อง ๆ บันทึกการสัมภาษณ์และคะแนน และประวัติการติดต่อ สี่กองนี้ควรส่งออกได้ครบและทำเองได้ในหน้าจอ ถ้าผู้ขายบอกว่าต้องเปิดคำร้อง ให้ถามว่ากี่วันและกี่บาท

ทำไมผู้สมัครไทยกลัวระบบนี้ และมันย้อนกลับมากระทบนายจ้างอย่างไร

ถ้าคุณเปิดหาคำนี้ในภาษาไทย คุณจะเจอบทความจำนวนมากที่สอนผู้สมัครว่าจะทำอย่างไรให้ผ่านระบบ เนื้อหาแนวนี้มีอยู่เยอะเพราะมีคนอ่านเยอะ และการที่มันมีอยู่เยอะส่งผลกลับมาที่นายจ้างในสามทาง

ผลกระทบที่หนึ่ง ใบสมัครเริ่มหน้าตาเหมือนกันหมด

เมื่อทุกคนอ่านคำแนะนำชุดเดียวกัน ใบสมัครที่เข้ามาจะเริ่มใช้โครงเดียวกัน ใช้คำเดียวกัน และใส่คำสำคัญชุดเดียวกัน ผลคือการคัดกรองด้วยคำสำคัญมีประสิทธิภาพลดลงเรื่อย ๆ เพราะทุกคนใส่คำที่คุณกำลังหาไว้แล้ว ไม่ว่าเขาจะทำได้จริงหรือไม่

ทางแก้คือเลิกตั้งเกณฑ์ที่วัดจากการมีคำนั้นอยู่ในเอกสาร แล้วเปลี่ยนไปตั้งเกณฑ์ที่วัดจากสิ่งที่ปลอมยาก เช่น จำนวนปีในตำแหน่งที่ระบุพร้อมชื่อบริษัท หรือขนาดของงานที่เคยรับผิดชอบ แล้วเก็บคำถามยืนยันไว้ถามในห้องสัมภาษณ์

ผลกระทบที่สอง ผู้สมัครที่เก่งแต่ไม่รู้กติกาถูกตัดออก

คนที่ทำงานเก่งจริงบางกลุ่มไม่ได้ตามข่าวสารเรื่องการเขียนใบสมัคร โดยเฉพาะคนที่อยู่ในสายงานที่ไม่ค่อยเปลี่ยนงาน หรือคนที่อายุงานมาก คนกลุ่มนี้มักส่งไฟล์ที่เป็นภาพถ่ายเอกสาร หรือใช้ตารางหลายคอลัมน์ที่ระบบอ่านไม่ออก และถูกตัดออกตั้งแต่ต้นโดยที่ไม่มีใครได้อ่าน

ทางแก้ที่ทำได้ทันทีคือ อย่าให้กองที่ระบบอ่านไม่ออกกลายเป็นกองที่ถูกทิ้ง ให้แยกเป็นกองต่างหากแล้วให้คนเปิดดูด้วยตาทุกใบ กองนี้มักมีประมาณห้าถึงสิบเปอร์เซ็นต์ของทั้งหมด และเป็นกองที่มีของดีซ่อนอยู่บ่อยกว่าที่คิด

ผลกระทบที่สาม ชื่อเสียงของบริษัทในฐานะนายจ้าง

ผู้สมัครที่สมัครไปแล้วเงียบหายเป็นเดือนจะพูดถึงบริษัทของคุณในทางที่ไม่ดี และในตลาดแรงงานไทยที่คนในสายงานเดียวกันรู้จักกันเป็นวง เรื่องนี้กระทบการรับคนในรอบถัดไปจริง สิ่งที่ระบบช่วยได้คือการตอบกลับอัตโนมัติที่สุภาพและมีกำหนดเวลาชัดเจน ซึ่งใช้ต้นทุนเกือบเป็นศูนย์แต่สร้างความต่างได้มาก

ข้อควรระวังคือ อย่าตั้งข้อความตอบกลับอัตโนมัติที่สัญญาเวลาที่คุณทำไม่ได้ การเขียนว่าจะติดต่อกลับภายในเจ็ดวันแล้วไม่ติดต่อ แย่กว่าการไม่เขียนอะไรเลย

งานไหนเครื่องทำ งานไหนคนต้องทำ

เส้นแบ่งนี้สำคัญกว่าฟังก์ชันใด ๆ เพราะทีมที่คาดหวังผิดจะโทษระบบทั้งที่ปัญหาอยู่ที่การมอบหมายงาน ตารางความรับผิดชอบข้างล่างนี้ใช้ได้กับทุกยี่ห้อ ไม่ขึ้นกับว่าคุณเลือกเจ้าไหน

ขั้นที่หนึ่ง เปิดตำแหน่งและตั้งเกณฑ์

คนทำทั้งหมด ระบบทำได้แค่เก็บสิ่งที่คุณตั้งไว้ ขั้นนี้คือขั้นที่กำหนดคุณภาพของทุกขั้นที่เหลือ ถ้าเกณฑ์คลุมเครือ ผลลัพธ์จะคลุมเครือตามอย่างเป็นระบบ ควรมีสองคนตกลงกันคือฝ่ายบุคคลกับหัวหน้าฝ่ายที่ต้องการคน และควรจบภายในหนึ่งชั่วโมง

ขั้นที่สอง รับใบสมัครและอ่านข้อมูลออกมา

ระบบทำเกือบทั้งหมด คนทำเฉพาะกองที่ระบบอ่านไม่ออก ขั้นนี้คือขั้นที่ประหยัดเวลาได้มากที่สุดและเป็นเหตุผลหลักที่คนซื้อระบบ ข้อควรระวังคืออย่าตั้งค่าให้ระบบลบใบที่อ่านไม่ออกทิ้งอัตโนมัติ

ขั้นที่สาม จัดกองตามเกณฑ์

ระบบทำ คนตรวจ วิธีตรวจที่ใช้ได้จริงคือสุ่มยี่สิบใบจากกองที่ระบบบอกว่าไม่ผ่าน แล้วอ่านเองด้วยตา ถ้าเจอคนที่ควรผ่านมากกว่าสองใบในยี่สิบใบ แปลว่าเกณฑ์ตั้งผิด ให้กลับไปแก้ขั้นที่หนึ่ง การตรวจแบบนี้ควรทำทุกครั้งในสามตำแหน่งแรก แล้วค่อยลดเหลือทุกไตรมาส

ขั้นที่สี่ ตัดสินใจว่าจะเรียกสัมภาษณ์ใคร

คนทำทั้งหมด ระบบให้ข้อมูลประกอบเท่านั้น ข้อนี้ไม่ควรประนีประนอมแม้ในองค์กรที่มีใบสมัครหลักพัน เพราะการตัดสินใจนี้มีผลต่อชีวิตคนและมีความเสี่ยงเรื่องอคติที่ซ่อนอยู่ในเกณฑ์ ระบบที่ดีจะแสดงเหตุผลว่าทำไมถึงจัดใบนี้ไว้กองนี้ เพื่อให้คนตัดสินใจได้อย่างมีข้อมูล ไม่ใช่กดตามที่ระบบบอก

ขั้นที่ห้า จัดตารางสัมภาษณ์

ระบบช่วยได้มากและเป็นขั้นที่คนมองข้าม จากประสบการณ์ของฝ่ายบุคคลไทย ขั้นนี้กินเวลามากกว่าการอ่านใบสมัครเสียอีก เพราะต้องประสานสามฝ่าย คือผู้สมัคร กรรมการสัมภาษณ์ และห้องประชุมที่ว่าง ระบบที่จองห้องและเสนอช่วงเวลาว่างให้เลือกได้เอง ตัดงานส่งข้อความไปมาออกไปได้เกือบทั้งหมด

ขั้นที่หก สัมภาษณ์และให้คะแนน

คนทำ ระบบเก็บบันทึก สิ่งที่ระบบช่วยได้จริงคือให้กรรมการทุกคนใช้แบบฟอร์มให้คะแนนชุดเดียวกันที่สร้างจากเกณฑ์เดียวกับขั้นที่หนึ่ง ซึ่งทำให้เปรียบเทียบผู้สมัครข้ามกรรมการได้ ต่างจากการที่แต่ละคนจดใส่สมุดตัวเองแล้วมาคุยกันด้วยความรู้สึก

ขั้นที่เจ็ด เสนอการจ้างและปิดตำแหน่ง

คนตัดสินใจ ระบบออกเอกสารและติดตาม ขั้นนี้มีจุดที่เสียคนบ่อยที่สุดคือช่วงรออนุมัติเงินเดือน ระบบช่วยได้ด้วยการทำให้เห็นว่าค้างที่ใครและกี่วันแล้ว ซึ่งฟังดูเป็นเรื่องเล็กแต่แก้ปัญหาที่ทำให้เสียผู้สมัครที่ดีไปได้จริง

เส้นแบ่งของฝั่งเรา และสิ่งที่เราไม่ทำ

เขียนส่วนนี้เพื่อไม่ให้ใครเข้าใจผิดแล้วผิดหวังทีหลัง Orova Recruit ไม่ใช่ระบบทะเบียนพนักงานและไม่ใช่ระบบเงินเดือน เราไม่คำนวณค่าจ้าง ไม่บันทึกเวลาเข้าออก และไม่จัดการวันลา ถ้าองค์กรของคุณกำลังหาสิ่งเหล่านั้น เราไม่ใช่คำตอบและบอกตรง ๆ ดีกว่าปล่อยให้ทดลองใช้ไปสองสัปดาห์แล้วมาพบทีหลัง

สิ่งที่ระบบของเราทำจริงอยู่ในขอบเขตของกลุ่มที่สามล้วน ๆ คือมีแท็บตำแหน่ง แท็บใบสมัครและผลการอ่าน แท็บสัมภาษณ์ที่แยกเป็นคำถาม บันทึก และการประเมิน แท็บตารางนัดสัมภาษณ์ และแท็บการติดต่อ อ่านใบสมัครได้สูงสุดห้าร้อยใบต่อหนึ่งตำแหน่ง จัดเป็นกองผ่าน พิจารณา และไม่ผ่าน พร้อมแยกกองที่อ่านไม่ออกไว้ให้คนเปิดเอง สร้างและขัดเกลาชุดคำถามสัมภาษณ์จากเกณฑ์เดียวกัน ถอดเสียงการสัมภาษณ์จากไฟล์ จองห้องและช่วงเวลานัด และออกหนังสือเสนอการจ้างงานที่มีแม่แบบให้

อีกข้อที่ต้องพูดให้ชัดคือ เราไม่ได้ประกาศงานขึ้นกระดานหางานให้ การลงประกาศบนแพลตฟอร์มหางานยังเป็นงานที่คุณทำเองตามเดิม สิ่งที่เราดูแลคือทุกอย่างหลังจากที่ใบสมัครเริ่มไหลเข้ามา

ยังไม่พร้อมซื้อ ทำอะไรได้บ้างภายในเดือนนี้

ถ้าตัวเลขสามตัวข้างบนบอกว่าคุณยังไม่ถึงจุดที่ระบบคุ้ม อย่าเพิ่งปิดหน้านี้ทิ้ง เพราะประโยชน์เกือบครึ่งของระบบมาจากวินัยในกระบวนการ ไม่ได้มาจากซอฟต์แวร์ และวินัยเหล่านั้นทำได้ทันทีโดยไม่ต้องใช้เงิน

ทำที่หนึ่ง ตั้งกล่องจดหมายกลางหนึ่งกล่อง

ให้ใบสมัครทุกใบไปรวมที่ที่อยู่เดียว ไม่ใช่กล่องส่วนตัวของใคร แล้วตั้งกฎว่าใบสมัครที่ส่งตรงถึงตัวบุคคลต้องถูกส่งต่อเข้ากล่องกลางภายในวันเดียวกัน แค่ข้อนี้ข้อเดียวแก้ปัญหาใบสมัครหายไปได้เกินครึ่ง

ทำที่สอง ทำตารางติดตามหนึ่งตาราง

คอลัมน์ที่ต้องมีมีเจ็ดคอลัมน์ คือชื่อผู้สมัคร ตำแหน่งที่สมัคร วันที่ได้รับ ช่องทางที่มา สถานะปัจจุบัน ผู้รับผิดชอบ และวันที่อัปเดตล่าสุด เก็บไว้บนสเปรดชีตออนไลน์ที่ทุกคนที่เกี่ยวข้องเข้าถึงได้ อย่าเก็บเป็นไฟล์ในเครื่อง

สถานะควรมีไม่เกินหกค่า เพื่อให้ทุกคนใช้เหมือนกัน เช่น ได้รับแล้ว กำลังอ่าน นัดสัมภาษณ์ รอตัดสิน เสนอการจ้าง และปิด ถ้ามีสถานะมากกว่านี้ คนจะเลือกใช้ไม่ตรงกันแล้วตารางจะไร้ความหมาย

ทำที่สาม เขียนเกณฑ์สามชั้นของแต่ละตำแหน่ง

ชั้นที่หนึ่งคือคุณสมบัติที่ขาดไม่ได้ ควรมีไม่เกินสี่ข้อ ชั้นที่สองคือมีแล้วดี ชั้นที่สามคือทำให้โดดเด่น เขียนลงกระดาษเดียวกับที่ใช้ประกาศงาน แล้วให้กรรมการสัมภาษณ์ทุกคนใช้ชุดเดียวกัน งานนี้ใช้เวลาหนึ่งชั่วโมงต่อตำแหน่งและให้ผลมากกว่าซอฟต์แวร์ใด ๆ ที่ซื้อมาโดยยังไม่มีเกณฑ์

ทำที่สี่ ตั้งกำหนดเวลาสำหรับแต่ละขั้น

เขียนไว้ว่าฝ่ายบุคคลต้องอ่านและตอบภายในกี่วันนับจากได้รับ หัวหน้าฝ่ายต้องให้ความเห็นภายในกี่วัน และการอนุมัติข้อเสนอต้องเสร็จภายในกี่วัน แล้วติดไว้ให้ทุกคนเห็น กำหนดเวลาที่เขียนไว้แต่ไม่มีใครวัดก็ไม่มีความหมาย ดังนั้นให้เพิ่มคอลัมน์วันที่อัปเดตล่าสุดในตารางแล้วดูทุกสัปดาห์ว่ามีใบไหนค้างเกินกำหนด

ทำที่ห้า วัดสามตัวเลขเก็บไว้

ตัวเลขที่หนึ่งคือจำนวนวันตั้งแต่ประกาศจนถึงผู้สมัครตอบรับ ตัวเลขที่สองคือจำนวนใบสมัครต่อตำแหน่ง ตัวเลขที่สามคือสัดส่วนของผู้ที่ได้รับข้อเสนอแล้วตอบรับ สามตัวนี้คือสิ่งที่คุณจะใช้ตัดสินว่าถึงเวลาซื้อระบบหรือยัง และเป็นสิ่งเดียวกับที่ใช้พิสูจน์ผลหลังซื้อ ถ้าไม่วัดก่อน คุณจะไม่มีวันรู้ว่าระบบช่วยจริงไหม

ทำครบห้าข้อนี้สามเดือน แล้วกลับมาดูตัวเลขสามตัวอีกครั้ง หลายบริษัทพบว่าปัญหาที่แท้จริงคือช่วงรออนุมัติ ซึ่งซอฟต์แวร์แก้ไม่ได้ ส่วนอีกหลายบริษัทพบว่าเวลาที่ใช้กับการอ่านและการนัดหมายสูงจนเห็นได้ชัด ซึ่งเป็นกรณีที่ระบบคุ้มแน่นอน ไม่ว่าจะออกทางไหน คุณก็ตัดสินใจด้วยข้อมูลของตัวเองแทนที่จะเชื่อคำโฆษณา

สามสถานการณ์จริงที่ตัดสินใจต่างกัน

เพื่อให้เห็นว่าเกณฑ์ทั้งหมดใช้อย่างไร ลองดูสามกรณีที่ประกอบขึ้นจากรูปแบบที่พบบ่อยในธุรกิจไทย

กรณีที่หนึ่ง สำนักงานบัญชี พนักงานยี่สิบแปดคน

เปิดรับสมัครปีละสามครั้ง ใบสมัครเฉลี่ยยี่สิบห้าใบต่อตำแหน่ง คนตัดสินใจคือหุ้นส่วนสองคน คำตอบคือยังไม่ต้องซื้อ สิ่งที่ควรทำคือทำห้าข้อข้างบนให้ครบ โดยเฉพาะเรื่องเกณฑ์สามชั้น เพราะปัญหาจริงของเขาไม่ใช่ปริมาณ แต่คือหุ้นส่วนสองคนมองหาคนละแบบ

กรณีที่สอง เครือร้านอาหาร เก้าสาขา

เปิดรับสมัครแทบทุกเดือน รวมปีละราวสี่สิบครั้ง ใบสมัครเฉลี่ยหกสิบใบต่อตำแหน่ง ผู้จัดการสาขาเป็นคนสัมภาษณ์เอง ฝ่ายบุคคลกลางดูภาพรวม คำตอบคือคุ้มชัดเจน แต่สิ่งที่ต้องระวังคือการเลือกระบบที่ผู้จัดการสาขาใช้บนโทรศัพท์ได้ เพราะเขาไม่นั่งหน้าคอมพิวเตอร์ ถ้าเลือกระบบที่ใช้ได้แต่บนเครื่องคอมพิวเตอร์ ระบบจะไม่มีข้อมูลจริงภายในสองเดือน

กรณีที่สาม บริษัทซอฟต์แวร์ พนักงานหกสิบคน

เปิดรับสมัครปีละสิบครั้ง ใบสมัครเฉลี่ยเพียงสิบสองใบต่อตำแหน่งเพราะเป็นสายงานเฉพาะทาง แต่ใบสมัครหนึ่งใบต้องผ่านตาสี่คน คือฝ่ายบุคคล หัวหน้าทีม สถาปนิกระบบ และผู้ก่อตั้ง คำตอบคือคุ้ม แต่คุ้มด้วยเหตุผลคนละข้อกับกรณีที่สอง เขาไม่ได้ต้องการความเร็วในการอ่าน เขาต้องการที่เดียวที่ทุกคนให้ความเห็นแล้วเห็นกันได้ และต้องการให้รู้ว่าตอนนี้ค้างอยู่ที่ใคร

สามกรณีนี้ชี้ประเด็นเดียวกัน คือคำถามที่ถูกไม่ใช่ว่าบริษัทเราใหญ่พอหรือยัง แต่คือความเจ็บของเราอยู่ตรงไหน ถ้าตอบข้อนั้นได้ คุณจะรู้เองว่าต้องการอะไร และจะไม่ถูกขายฟังก์ชันที่ไม่ได้ใช้

แผนทดลองใช้สามสิบวัน ก่อนตัดสินใจจ่ายเงินจริง

เดโมที่ผู้ขายเตรียมมาไม่บอกอะไรเลย เพราะข้อมูลตัวอย่างในเดโมสะอาดกว่าใบสมัครจริงของคุณมาก แผนสามสิบวันข้างล่างนี้เอางานจริงเข้าไปทดสอบ และให้ตัวเลขที่เอาไปเถียงในห้องประชุมได้

สัปดาห์ที่หนึ่ง วัดของเดิมก่อน

อย่าเพิ่งแตะระบบใหม่ ให้ใช้สัปดาห์นี้วัดกระบวนการปัจจุบันเสียก่อน เพราะถ้าไม่มีตัวเลขก่อน คุณจะไม่มีวันพิสูจน์ได้ว่าระบบช่วยจริงหรือแค่รู้สึกว่าดีขึ้น สิ่งที่ต้องเก็บมีสี่ตัว คือจำนวนชั่วโมงที่ฝ่ายบุคคลใช้กับการอ่านและจัดใบสมัครในสัปดาห์นั้น จำนวนชั่วโมงที่ใช้กับการนัดหมาย จำนวนใบที่ค้างเกินสิบสี่วัน และจำนวนครั้งที่ต้องถามกันในกลุ่มแชตว่าใบนี้อยู่ที่ใคร

วิธีเก็บที่ง่ายที่สุดคือให้ทุกคนที่เกี่ยวข้องจดเวลาลงในชีตกลางทุกครั้งที่ทำงานเกี่ยวกับการรับคน จดแบบหยาบ ๆ เป็นช่วงสิบห้านาทีก็พอ ความแม่นยำระดับนาทีไม่จำเป็น สิ่งที่ต้องการคือขนาดของตัวเลข

สัปดาห์ที่สอง เอาตำแหน่งจริงหนึ่งตำแหน่งเข้าระบบ

เลือกตำแหน่งที่กำลังเปิดรับอยู่จริง อย่าเลือกตำแหน่งสมมติ ตั้งเกณฑ์สามชั้นในระบบ แล้วนำเข้าใบสมัครที่ได้รับมาแล้วทั้งหมดของตำแหน่งนั้น จับเวลาสองอย่าง คือเวลาที่ใช้ตั้งเกณฑ์ และเวลาที่ใช้นำเข้า

จากนั้นทำการทดสอบที่สำคัญที่สุดของทั้งแผน คือให้คนอ่านใบสมัครห้าสิบใบเดียวกันด้วยตาแบบเดิม แล้วเทียบผลกับที่ระบบจัดกอง สิ่งที่ต้องนับคือ มีกี่ใบที่คนบอกว่าน่าสัมภาษณ์แต่ระบบจัดไว้กองไม่ผ่าน และมีกี่ใบที่ระบบจัดไว้กองผ่านแต่คนอ่านแล้วเห็นว่าไม่เข้าเกณฑ์

ตัวเลขสองตัวนี้บอกคุณภาพของเกณฑ์ที่คุณตั้ง ไม่ได้บอกคุณภาพของซอฟต์แวร์ ถ้าตัวเลขสูง อย่าเพิ่งโทษระบบ ให้กลับไปดูว่าเกณฑ์ชั้นที่หนึ่งของคุณเขียนกว้างเกินไปหรือแคบเกินไป แล้วแก้แล้วรันใหม่ ระบบที่ดีจะให้คุณแก้เกณฑ์แล้วจัดกองใหม่ได้ในไม่กี่วินาที ซึ่งเป็นสิ่งที่ทำด้วยมือไม่ได้

สัปดาห์ที่สาม ลากคนอื่นเข้ามาในระบบ

สัปดาห์นี้คือสัปดาห์ที่บอกว่าระบบจะรอดหรือตายในองค์กรของคุณ เพราะเป็นสัปดาห์ที่หัวหน้าฝ่ายและกรรมการสัมภาษณ์ต้องเข้ามาใช้จริง ให้ทำสามอย่าง อย่างแรกคือให้หัวหน้าฝ่ายเข้ามาให้ความเห็นในระบบแทนการตอบทางแชต อย่างที่สองคือให้จัดตารางสัมภาษณ์ผ่านระบบทั้งหมด อย่างที่สามคือให้กรรมการทุกคนกรอกคะแนนในแบบฟอร์มเดียวกัน

สิ่งที่ต้องเฝ้าดูไม่ใช่ว่าระบบทำงานถูกไหม แต่คือมีกี่คนที่หลุดกลับไปใช้วิธีเดิม ถ้าเกินครึ่ง ปัญหาอยู่ที่ความยากในการใช้งานหรือการที่ยังไม่มีการประกาศกฎให้ชัด สองอย่างนี้แก้ได้ แต่ต้องรู้ตั้งแต่ช่วงทดลอง ไม่ใช่หลังจ่ายเงินไปแล้ว

สัปดาห์ที่สี่ ทดสอบทางออกและสรุปตัวเลข

สองวันแรกของสัปดาห์ให้ทดสอบเรื่องที่ไม่มีใครทดสอบ คือการเอาข้อมูลออก ส่งออกทั้งสี่กองแล้วเปิดไฟล์ที่ได้ดูจริงว่าครบไหมและอ่านรู้เรื่องไหม ถ้าทำเองในหน้าจอไม่ได้ ให้ถือว่าเป็นข้อเสียใหญ่และเอาไปต่อรอง

สามวันที่เหลือให้สรุปตัวเลขเทียบกับสัปดาห์แรก สี่ตัวเดิมที่วัดไว้ตอนต้น เทียบกันตรง ๆ ตัวเลขที่มักขยับชัดที่สุดคือชั่วโมงที่ใช้กับการนัดหมาย และจำนวนครั้งที่ต้องถามกันว่าใบนี้อยู่ที่ใคร ส่วนชั่วโมงที่ใช้อ่านมักลดน้อยกว่าที่คาด เพราะเวลาส่วนหนึ่งย้ายไปอยู่ที่การตรวจผลที่ระบบจัดมา

เกณฑ์ตัดสินที่ต้องเขียนไว้ก่อนวันแรก

เขียนลงกระดาษก่อนเริ่มสัปดาห์ที่หนึ่งว่าอะไรคือผลที่ทำให้คุณตัดสินใจซื้อ ตัวอย่างเกณฑ์ที่ใช้ได้จริงเช่น ชั่วโมงรวมต่อสัปดาห์ลดลงอย่างน้อยสามสิบเปอร์เซ็นต์ จำนวนใบที่ค้างเกินสิบสี่วันเหลือศูนย์ อัตราที่คนกับระบบเห็นไม่ตรงกันในห้าสิบใบต้องไม่เกินสามใบ และหัวหน้าฝ่ายอย่างน้อยสองในสามคนเข้ามาให้ความเห็นในระบบเองโดยไม่ต้องตาม

เหตุผลที่ต้องเขียนก่อนคือ ถ้าเขียนหลังจากเห็นผลแล้ว คุณจะเขียนเกณฑ์ให้เข้ากับผลที่ได้โดยไม่รู้ตัว ซึ่งเป็นกับดักเดียวกับที่เกิดในการเลือกซอฟต์แวร์ทุกประเภท

สิ่งที่ต้องขอจากผู้ขายก่อนเริ่มทดลอง

ขอสามอย่างเป็นลายลักษณ์อักษร อย่างแรกคือช่วงทดลองใช้ฟังก์ชันได้ครบเหมือนของจริงไหม หรือถูกจำกัดบางส่วน ถ้าถูกจำกัดส่วนที่คุณจะใช้จริง การทดลองก็ไม่มีความหมาย อย่างที่สองคือข้อมูลที่นำเข้าไปช่วงทดลอง ถ้าไม่ซื้อต่อจะถูกลบเมื่อไรและอย่างไร อย่างที่สามคือมีคนคอยตอบคำถามระหว่างทดลองไหม ช่องทางไหน และเวลาทำการเท่าไร ข้อสุดท้ายนี้สำคัญกว่าที่คิด เพราะการทดลองที่ติดปัญหาวันจันทร์แล้วได้คำตอบวันพฤหัสบดี คือการทดลองที่เสียไปครึ่งสัปดาห์

คำถามที่พบบ่อยเรื่องระบบ ATS

ระบบอ่านใบสมัครภาษาไทยได้ไหม

ได้ แต่คุณภาพต่างกันมากระหว่างผู้ให้บริการ สิ่งที่ต้องทดสอบไม่ใช่คำถามว่ารองรับภาษาไทยไหม แต่คือให้เขาลองอ่านใบสมัครจริงของคุณสิบใบต่อหน้า แล้วดูสามอย่าง อย่างแรกคือชื่อและนามสกุลถูกแยกถูกช่องไหม อย่างที่สองคือชื่อบริษัทและตำแหน่งภาษาไทยถูกดึงออกมาครบไหม อย่างที่สามคือไฟล์ที่เป็นภาพถ่ายเอกสารถูกจัดไว้กองไหน

ถ้าใบสมัครส่วนใหญ่มาทางแชตของบริษัท ระบบยังช่วยได้ไหม

ช่วยได้ แต่ต้องมีขั้นตอนกลางที่คนทำ คือคนที่รับแชตต้องบันทึกไฟล์เข้าระบบ ซึ่งใช้เวลาไม่กี่วินาทีต่อใบแต่ต้องมีวินัย ทางที่ทำให้ยั่งยืนกว่าคือ ในประกาศงานให้บอกช่องทางสมัครที่ต้องการเป็นอันดับแรก แล้วใช้แชตเป็นช่องทางสำรอง ไม่ใช่ปล่อยให้ทุกช่องทางเท่ากันหมด

ข้อมูลผู้สมัครเก็บได้นานแค่ไหน และต้องขออนุญาตไหม

ข้อมูลในใบสมัครเป็นข้อมูลส่วนบุคคล การเก็บไว้ใช้ในอนาคตต้องมีฐานทางกฎหมายและควรแจ้งเจ้าของข้อมูลให้ชัดเจนตั้งแต่ตอนสมัคร สิ่งที่ควรทำในทางปฏิบัติมีสามอย่าง หนึ่ง เขียนในประกาศงานว่าจะเก็บข้อมูลไว้นานเท่าไรและใช้ทำอะไร สอง ตั้งค่าให้ระบบลบหรือปิดข้อมูลอัตโนมัติเมื่อครบกำหนด สาม มีช่องทางให้ผู้สมัครขอให้ลบข้อมูลได้ เรื่องนี้ควรให้ที่ปรึกษากฎหมายของบริษัทตรวจข้อความจริงก่อนใช้

ซื้อระบบแล้วจะลดคนในฝ่ายบุคคลได้ไหม

ไม่ควรตั้งเป้าแบบนั้น สิ่งที่เกิดจริงคืองานเปลี่ยนรูป เวลาที่เคยหมดไปกับการเปิดไฟล์และส่งข้อความนัดหมาย จะย้ายไปอยู่ที่การออกแบบเกณฑ์ การคุยกับหัวหน้าฝ่าย และการดูแลประสบการณ์ของผู้สมัคร ซึ่งเป็นงานที่สร้างผลลัพธ์มากกว่า บริษัทที่ซื้อระบบเพื่อลดคนมักลงเอยด้วยระบบที่ไม่มีใครดูแลและข้อมูลไม่ครบ

ระบบตัดสินแทนคนได้ดีกว่าไหม

ไม่ ในงานตัดสินว่าจะเรียกใครมาสัมภาษณ์ คนต้องเป็นผู้ตัดสิน สิ่งที่ระบบทำได้ดีกว่าคนคือความสม่ำเสมอ มันใช้เกณฑ์เดียวกันกับใบที่หนึ่งและใบที่สี่ร้อย ในขณะที่คนอ่านใบที่สี่ร้อยตอนหกโมงเย็นด้วยมาตรฐานที่ต่างจากใบแรกตอนเช้า แต่ความสม่ำเสมอไม่เท่ากับความถูกต้อง ถ้าเกณฑ์ผิด มันจะผิดอย่างสม่ำเสมอทุกใบ

ถ้าใช้ระบบแล้ว ผู้สมัครจะรู้สึกว่าถูกเครื่องปฏิเสธไหม

ขึ้นกับข้อความที่คุณตั้ง ไม่ได้ขึ้นกับตัวระบบ ข้อความปฏิเสธที่เขียนดีจะไม่ทำให้ใครรู้สึกแย่ ถ้ามันมาถึงตรงเวลาและมีเนื้อหาที่เป็นมนุษย์ สิ่งที่ทำให้ผู้สมัครรู้สึกแย่จริง ๆ คือความเงียบ ไม่ใช่การถูกปฏิเสธ ระบบช่วยแก้ความเงียบได้ดีมากถ้าคุณตั้งใจใช้มันเพื่อการนั้น

บริษัทเรามีตำแหน่งที่ต้องรับด่วนบ่อย ระบบช่วยได้ไหม

ช่วยได้ในสองทาง ทางแรกคือคลังผู้สมัครเดิม เมื่อคุณเคยรับตำแหน่งนี้มาก่อน คนที่เคยผ่านเข้ารอบแต่ไม่ได้รับเลือกยังอยู่ในระบบและค้นเจอได้ในไม่กี่วินาที นี่คือประโยชน์ที่ประเมินค่าต่ำเกินไปบ่อยที่สุด ทางที่สองคือแม่แบบของเกณฑ์และคำถามสัมภาษณ์ที่ตั้งไว้แล้ว ทำให้เปิดรับรอบใหม่ได้ในสิบนาทีแทนที่จะเริ่มจากศูนย์

ควรเริ่มจากตำแหน่งไหนตอนเริ่มใช้

เริ่มจากตำแหน่งที่คุณเปิดรับบ่อยที่สุด ไม่ใช่ตำแหน่งที่ยากที่สุด เพราะคุณจะได้วนรอบเรียนรู้หลายรอบในเวลาสั้น และเกณฑ์ที่ตั้งไว้จะถูกใช้ซ้ำจนคุ้มเร็ว การเริ่มจากตำแหน่งผู้บริหารระดับสูงที่เปิดรับปีละครั้งเป็นการเริ่มที่ผิด เพราะกว่าจะรู้ว่าตั้งเกณฑ์ผิดก็ผ่านไปหนึ่งปีแล้ว

สรุป และรายการตรวจสิบข้อก่อนตัดสินใจ

ถ้าจะเก็บกลับไปประโยคเดียว คือ ระบบติดตามผู้สมัครแก้ปัญหาเรื่องการรอและการหาย ไม่ได้แก้ปัญหาเรื่องการอ่านเป็นหลักอย่างที่คนเข้าใจ ดังนั้นถ้าความเจ็บของคุณคือใบสมัครค้างอยู่ที่ใครไม่รู้ ตารางสัมภาษณ์วนไปวนมา และตอบผู้สมัครไม่ได้ว่าเรื่องถึงไหนแล้ว นั่นคือกรณีที่ระบบคุ้มที่สุด

ในทางกลับกัน ถ้าความเจ็บของคุณคือหัวหน้าฝ่ายกับฝ่ายบุคคลมองหาคนละแบบ หรือผู้บริหารไม่ยอมอนุมัติเงินเดือนเสียที ซอฟต์แวร์ไม่ช่วยเลย และการซื้อมาใช้จะกลายเป็นการเพิ่มงานให้ทีม

รายการตรวจสิบข้อ

ข้อหนึ่ง นับจำนวนตำแหน่งที่เปิดรับในสิบสองเดือนที่ผ่านมา ถ้าต่ำกว่าหกครั้ง ยังไม่ต้องซื้อ

ข้อสอง หาค่าเฉลี่ยจำนวนใบสมัครต่อตำแหน่ง ถ้าเกินหนึ่งร้อยใบ ให้คำนวณเวลาที่ใช้อ่านออกมาเป็นชั่วโมง

ข้อสาม นับว่าใบสมัครหนึ่งใบต้องผ่านตากี่คนก่อนนัดสัมภาษณ์ ถ้าเกินสองคน ประโยชน์ของระบบจะสูงมาก

ข้อสี่ วัดจำนวนวันจากประกาศถึงตอบรับของสามตำแหน่งล่าสุด และดูว่าวันหายไปกับขั้นไหน

ข้อห้า ถามผู้ขายว่าวันที่ผู้สมัครตอบรับแล้ว ระบบทำอะไรต่อ เพื่อรู้ว่าเขาอยู่กลุ่มไหน

ข้อหก ให้เขาลองอ่านใบสมัครจริงของคุณสิบใบต่อหน้า แล้วดูว่ากองที่อ่านไม่ออกถูกจัดไว้ที่ไหน

ข้อเจ็ด ถามว่าราคาคิดตามอะไร ตามตำแหน่ง ตามใบสมัคร หรือตามผู้ใช้ และเดือนที่รับคนเยอะจะเป็นเท่าไร

ข้อแปด ถามเรื่องการส่งออกข้อมูลทั้งสี่กองตอนเลิกใช้ ให้ตอบเป็นลายลักษณ์อักษร

ข้อเก้า ทดสอบบนโทรศัพท์จริง โดยเฉพาะถ้าคนสัมภาษณ์คือผู้จัดการสาขาที่ไม่นั่งหน้าคอมพิวเตอร์

ข้อสิบ เขียนเกณฑ์สามชั้นของตำแหน่งที่เปิดรับบ่อยที่สุดให้เสร็จก่อนวันเริ่มใช้ ไม่ใช่หลังจากนั้น

สิ่งที่ควรทำสัปดาห์นี้ ไม่ว่าจะซื้อหรือไม่ซื้อ

เปิดสเปรดชีตขึ้นมาหนึ่งไฟล์ ทำเจ็ดคอลัมน์ตามที่บอกไว้ข้างบน แล้วกรอกใบสมัครที่ค้างอยู่ตอนนี้ลงไปทั้งหมด งานนี้ใช้เวลาไม่เกินหนึ่งชั่วโมง และผลลัพธ์แรกที่คุณจะเห็นคือจำนวนใบที่ค้างเกินสิบสี่วันโดยไม่มีใครแตะ ซึ่งเป็นตัวเลขที่บอกทุกอย่างเกี่ยวกับกระบวนการปัจจุบันของคุณ

อ่านต่อเรื่องกลไกการคัดกรองใบสมัคร การเขียนเอกสารบรรยายลักษณะงาน และเรื่องอื่นในชุดเดียวกันได้ที่ Orova News ภาษาไทย ซึ่งรวมบทความด้านงานบุคคล การอบรมพนักงาน และการตลาดไว้ในที่เดียว