Utilisez Orova Connect
une étape à la fois.

00 · Avant de commencer

Ce qu'est Orova Connect et ce qu'il faut savoir d'abord

Cette section présente les trois espaces du module, les quelques mots que vous croiserez tout au long du guide, et l'endroit exact où le quota est consommé.

Les trois espaces

Les deux seuls endroits qui consomment du quota

1. La reformulation par IA d'un e-mail ou d'un modèle. Chaque reformulation est facturée selon l'IA réellement utilisée.
2. La transcription et le résumé d'une réunion par IA — compte rendu IA dans la salle, page de compte rendu d'une réunion en présentiel, ou enregistrement que vous importez dans le rapport de réunion. La transcription est facturée selon la durée de l'audio, le résumé selon la quantité de texte. Chaque Summarize again (Résumer à nouveau) compte comme un nouveau lancement.

Tout le reste est gratuit en quota : connecter et synchroniser les boîtes mail, lire, envoyer et programmer des e-mails, les signatures, les modèles, les contacts, les filtres, l'agenda, les invitations, les réunions sur Orova Meet (ni au nombre de participants ni à la minute), le partage d'écran, le chat, les arrière-plans, l'enregistrement sur votre appareil, les présences et l'export Excel, et l'envoi d'un résumé par e-mail. Chaque offre inclut toutes les fonctions ; les offres ne diffèrent que par la quantité de quota.

01 · Connecter une boîte mail

Connecter une boîte mail et décider qui peut l'utiliser

Avant que quoi que ce soit n'apparaisse dans la boîte de réception, il vous faut au moins une boîte mail. Cette section couvre Gmail, l'e-mail professionnel via IMAP/SMTP, et les réglages d'accès de chaque boîte.

Gérer chaque boîte mail

• Set as default (Définir par défaut) choisit la boîte utilisée en premier quand vous rédigez un nouvel e-mail.
• Test again (Tester à nouveau) revérifie la connexion. La colonne d'état affiche Connected, Connection error ou Not tested yet.
• Upload logo donne à la boîte sa propre image (PNG, JPG ou WEBP, jusqu'à 1 Mo). Elle apparaît dans la liste des boîtes et quand vous choisissez la boîte d'envoi.
• Chaque boîte mail contient jusqu'à 2 Go de courrier. Une fois pleine, Orova continue de télécharger le texte des nouveaux e-mails mais ignore les pièces jointes.
• Delete (Supprimer) retire la boîte d'Orova avec tous les dossiers, messages et pièces jointes déjà téléchargés. Cela ne touche pas au courrier sur le serveur de votre fournisseur.

Qui peut voir et utiliser la boîte mail

02 · Lire et trier

Lire et trier vos e-mails

La boîte de réception fonctionne à peu près comme Gmail. Cette section couvre les onglets de catégories, les conversations, les actions courantes, la recherche, les filtres et le blocage, ainsi que la réponse automatique d'absence.

Actions courantes

• Clic droit sur un message pour ouvrir Message actions : le déplacer vers un autre onglet, Find emails from this sender (trouver les e-mails de cet expéditeur), répondre, transférer, etc.
• Les raccourcis clavier façon Gmail (j/k, c, r, a, f, e, #, s, /) sont désactivés par défaut. Activez Keyboard shortcuts dans Settings › General ; modifiez n'importe quelle touche dans l'onglet Shortcuts.
• Les images externes s'affichent par défaut. Réglez External images sur Ask first si vous préférez ne les charger qu'après un clic sur Show images.
• Les expéditeurs de confiance affichent toujours leurs images et ne sont jamais envoyés dans les spams. Ajoutez-les dans Settings › Filters & blocked.
• Le volet de lecture peut être élargi ou rétréci en le faisant glisser.

Recherche

Saisissez du texte dans le champ de recherche pour trouver un e-mail par expéditeur ou par objet. Ouvrez Advanced search (Recherche avancée) pour combiner From, To, Subject, Has words, Doesn't have, la taille, une plage de dates, le dossier dans Search in et Has attachment. Depuis ce même panneau, Create filter transforme votre recherche en filtre.

• Export et Import déplacent vos filtres sous forme de fichier, par exemple d'un workspace à un autre.
• Blocked senders (Expéditeurs bloqués) liste chaque adresse ou domaine bloqué (name@domain.com ou @domain.com), avec qui l'a bloqué et quand. Unblock annule le blocage.

Réponse automatique pendant votre absence

Dans Settings › General, ouvrez Auto-reply (Réponse automatique) pour la boîte mail voulue et passez-la sur On. Sous Reply mode, choisissez By dates (une plage From–Until), By work schedule (en dehors des Working hours, les Weekly days off et les Holidays and custom days off que vous ajoutez), ou Both. Rédigez le Subject et le message. Cochez Contacts only pour ne répondre qu'aux personnes de vos contacts. Chaque expéditeur reçoit au plus une réponse automatique tous les 4 jours.

03 · Rédaction et IA

Rédiger des e-mails, signatures, modèles et reformulation par IA

Cliquez sur Compose (Nouveau message) pour commencer. Cette section couvre l'éditeur, les signatures, les destinataires, l'envoi programmé, l'annulation, la reformulation par IA et le travail avec les modèles.

La fenêtre de rédaction

• L'éditeur gère la mise en forme du texte, les listes, les tableaux, Insert image et Insert link. Passez en HTML mode pour coller ou modifier du HTML brut, puis revenez à Editor.
• La fenêtre peut être réduite (Minimize), agrandie (Expand) ou passer en Full screen (plein écran).
• La police, la taille et la couleur par défaut viennent de Default font dans Settings › General. Upload font ajoute votre propre fichier .woff2 ou .ttf jusqu'à 2 Mo.
• Choisissez la boîte d'envoi dans From. Sa signature est insérée automatiquement.
• Les destinataires sont suggérés à partir de Contacts et Groups. Un e-mail peut partir vers 100 destinataires au maximum entre À, Cc et Cci, avec des pièces jointes jusqu'à 25 Mo au total.
• Les réponses et transferts s'ouvrent juste sous le message que vous lisez. L'original est cité et replié ; Remove quoted text le supprime.

Reformuler avec l'IA

Modèles

Ouvrez Templates dans le menu du module. Il existe deux bibliothèques. Your templates (Vos modèles) sont ceux que vous créez, modifiez, étiquetez, regroupez et gérez en lot (Add tag, Move to group, Delete templates). System templates (Modèles système) sont 35 modèles en lecture seule — devis, factures, demandes de paiement, confirmations de commande, remerciements, etc. Ils suivent votre langue d'interface : en vietnamien si votre interface est en vietnamien, en anglais dans toutes les autres langues.

Un modèle partagé par un collègue avec Can use s'ouvre en lecture seule : vous pouvez l'utiliser mais pas le modifier. Créer et utiliser des modèles est gratuit ; la reformulation par IA dans un modèle consomme du quota exactement comme dans un e-mail.

04 · Contacts

Gérer vos contacts

Contacts est le carnet d'adresses e-mail partagé du workspace. Il alimente les suggestions de destinataires pendant la rédaction, et il est distinct des fiches clients d'Orova CRM.

• Rechercher et filtrer. Utilisez le champ de recherche, le filtre par première lettre (les noms avec accents vietnamiens sont classés sous la bonne lettre : « Đặng » va sous D), le filtre Tags ou Emailed pour voir les personnes à qui vous avez écrit.
• Étiquettes. Choisissez parmi une palette de 24 couleurs. Une personne peut avoir plusieurs étiquettes. Créez-en une avec New tag.
• Groupes. Un groupe est une liste d'adresses que vous pouvez déposer d'un coup dans le champ À. Créez-en un avec New group.
• Sélection multiple. Cochez des lignes pour les Tag, Untag, Add to group ou Delete toutes en même temps.
• L'enregistrement automatique des contacts (activé par défaut, dans Settings › General) ajoute à Contacts toutes les personnes à qui vous écrivez, pour qu'elles soient suggérées la fois suivante.
• Les colonnes peuvent être élargies ou rétrécies en les faisant glisser.

Export CSV télécharge tout le carnet d'adresses sous forme de fichier CSV.

05 · Agenda

Planifier des réunions et envoyer des invitations

L'agenda de réunions est le point de départ de toute réunion. Vous fixez l'heure et les participants ; Orova crée la salle et envoie les invitations par e-mail.

• Changez la vue entre Day, Week et Month (Jour, Semaine, Mois ; Semaine par défaut). Today ramène à la date du jour.
• La grille horaire avance par pas de 30 minutes par défaut ; vous pouvez modifier ce pas.
• Recherchez des réunions par titre, organisateur, salle ou étiquette avec Search meetings…, et affinez l'agenda avec Filters par étiquette ou par salle.
• Faites glisser une réunion vers un autre créneau pour la déplacer. Pour une réunion récurrente, le formulaire de modification s'ouvre à la place pour que vous décidiez quoi changer.

Invitations et réponses

Chaque invité reçoit un e-mail avec un fichier d'agenda (.ics) et deux boutons, Accept et Decline (Accepter, Refuser). Répondre via ces boutons nécessite de se connecter à Orova. Les réponses s'affichent sur la réunion sous la forme Accepted, Declined ou Pending. Cancel meeting demande s'il faut annuler et prévenir les participants, puis envoie un e-mail d'annulation.

Salles, sujets et étiquettes

Cliquez sur Rooms dans l'agenda pour ouvrir une fenêtre à trois onglets : Rooms, Topic et Tags, chacun avec un nom et une couleur. Une salle physique peut avoir des horaires d'ouverture ; Orova vous prévient avec Room is already booked for this time ou Room is closed at this time. Dans l'agenda, chaque réunion est colorée en deux couches : la barre de gauche suit son sujet, le fond suit sa première étiquette.

06 · Salle de réunion

La salle Orova Meet et l'animation d'une réunion

Orova Meet fonctionne sur les propres serveurs d'Orova, sans passer par Zoom ni Google. Personne n'installe quoi que ce soit : ouvrez le lien dans un navigateur et vous y êtes. Cette section couvre qui peut rejoindre, ce que vous pouvez faire dans la salle et les commandes de l'hôte.

Qui peut rejoindre

Changez l'option en modifiant la réunion ; elle s'applique à partir de la prochaine personne qui rejoint. Récupérez le lien avec Copy link dans le détail de la réunion ou dans la salle d'attente. La salle ouvre 15 minutes avant l'heure de début et reste ouverte jusqu'à 24 heures après. Les invités qui rejoignent avec un simple nom sont soumis à une limite de fréquence contre le spam.

Dans la salle

• Qualité. Auto (by server bandwidth) monte jusqu'à 1080p et descend à 720p, 360p et 180p selon les besoins du serveur ; vous pouvez aussi choisir sous Quality. Quand le serveur a de la marge, jusqu'à 50 personnes tiennent dans une réunion.
• Disposition. Auto, Speaker (orateur), ou une grille de 4, 9 ou 16 vignettes. Full screen masque tout le reste.
• Partager l'écran. Votre écran apparaît dans sa propre grande vignette. Stop sharing y met fin.
• Chat. Messages avec emoji et fichiers jusqu'à 25 Mo.
• Lever la main (Raise hand) et Réagir (React) vous permettent de vous signaler sans parler. Tout le monde est prévenu quand quelqu'un rejoint.
• Arrière-plan. Blur, Strong blur, White, Dark, 10 images prêtes à l'emploi, ou Upload image (moins de 8 Mo). L'effet est calculé sur votre propre appareil.
• Enregistrer (Record). Enregistre la réunion sur votre appareil en 2 fichiers : la vidéo et l'audio séparé. Orova n'en garde aucune copie sur ses serveurs.

Commandes de l'hôte

• Room settings : réglez Who can chat, Who can unmute et Who can turn on camera sur Everyone (tout le monde) ou Hosts only (hôtes uniquement). Le réglage s'applique immédiatement ; personne n'a besoin de rejoindre à nouveau.
• Co-hosts (email) : saisissez un e-mail ou choisissez quelqu'un parmi les participants, jusqu'à 20 co-hôtes. Les invités ayant rejoint avec un simple nom ne peuvent pas devenir co-hôtes.
• Sur chaque participant : Mute, Stop video, Allow mic, Allow camera, Lock chat / Unlock chat, Make co-host / Remove co-host, et Remove (retirer de la salle).
• La bande Raised hands (mains levées) n'est visible que des hôtes et comporte un bouton Lower all hands.
• Seul un hôte peut lancer le compte rendu IA (section 07). Les réunions ne consomment aucun quota, quels que soient le nombre de participants ou de minutes.

07 · Compte rendu IA et rapport

Compte rendu IA, compte rendu en présentiel et rapport de réunion

C'est la partie « réunions sans prise de notes ». L'IA écoute, rédige une transcription et la transforme en un résumé en quatre parties — pour les réunions en ligne, pour les réunions autour d'une table, et pour les enregistrements que vous avez déjà.

Le rapport de réunion (réunions en ligne)

Ouvrez-le depuis le détail de la réunion ou via Report dans la salle. Les réunions en présentiel mènent plutôt à la page de compte rendu. La page comporte deux cartes : Attendance (Présences) et AI summary (Résumé IA).

• Attendance liste qui a rejoint, Joined at, Left at, Duration et le nombre de Sessions. Les totaux affichent Unique attendees (une personne sur deux appareils n'est pas comptée deux fois), Join sessions, Total time et qui est Stayed longest (resté le plus longtemps). Une session sans heure de départ enregistrée est comptée jusqu'à la fermeture de la salle et marquée estimated. Les invités inscrits apparaissent avec leur e-mail et leur téléphone.
• Export Excel télécharge un fichier à 2 feuilles : une ligne par session, et un récapitulatif par personne.
• AI summary provient du compte rendu IA, ou d'un fichier que vous importez : Choose file (webm, mp4, m4a ou mp3, jusqu'à 500 Mo), puis Summarize with AI. La transcription indique le nombre d'intervenants et le temps de parole de chacun.
• Download .md enregistre le résumé sous forme de fichier texte. Summarize again le relance à partir de l'enregistrement conservé — par exemple après avoir changé de langue d'interface pour obtenir le résumé dans une autre langue.
• Send to attendees envoie le résumé par e-mail aux invités et à l'organisateur, depuis le Send from account de la réunion. Si la réunion n'a pas de boîte d'envoi, modifiez-la et choisissez-en une d'abord.

Quota des comptes rendus

• La transcription est facturée selon la durée de l'audio, le résumé selon la quantité de texte. Le portefeuille l'affiche sous Meeting — AI meeting summary.
• Orova estime le coût à partir de la durée de l'enregistrement avant le lancement. Si le portefeuille est insuffisant, l'enregistrement est conservé : rechargez, puis cliquez sur Summarize again.
• Chaque Summarize again est un nouveau débit.
• Un enregistrement silencieux, ou ne contenant que du bruit, affiche No speech was detected in the recording — l'IA n'est pas appelée et rien n'est débité.
• Un seul enregistrement peut atteindre 600 Mo.
• Les présences, l'export Excel et l'envoi du résumé par e-mail ne consomment aucun quota.

08 · FAQ

Questions fréquentes et erreurs courantes

Les questions les plus posées, suivies des erreurs les plus fréquentes et de la façon de corriger chacune.