Orova Connect 把三样东西整合进您的 Orova 工作区（workspace）：可管理多个邮箱的 Inbox（收件箱）、能发送邀请的 会议日历，以及在浏览器中运行的会议室 Orova Meet。它的承诺很简单：开会不用记笔记，发邮件不用费心写。
本指南写给第一次打开这个模块的人。每一部分都先解释新词，再讲要点什么、填什么、会看到什么。请按顺序阅读：连接邮箱、阅读与分类、撰写、管理联系人，然后是会议和 AI 纪要。最后一部分汇总了大家最常遇到的问题和错误。
有两点值得提前了解。Orova Connect 中几乎所有功能都不消耗 quota；只有两项 AI 功能会消耗 quota，而且在运行之前就会先估算用量。本指南中的按钮名称与英文界面逐字一致，方便您在屏幕上找到。
00 · 开始之前
Orova Connect 是什么，需要先了解什么
这一部分介绍模块的三个区域、贯穿全文的几个术语，以及 quota 具体花在哪里。
Orova Connect
Orova 的邮件与会议模块。口号：开会不用记笔记，发邮件不用费心写。 那些费力又重复的工作——整理会议记录、把邮件改写得通顺得体——交给 AI。其余功能您都可以随意使用。
Workspace（工作区）
您和同事共用的空间。邮箱、联系人、模板、会议以及 quota 钱包都属于工作区。每个邮箱谁能查看、谁能使用，由您逐个邮箱决定。
邮箱
连接到 Orova 的一个电子邮件地址，例如一个 Gmail 账户或公司邮箱。一个工作区可以连接多个邮箱。在左侧栏中，您可以用 All mailboxes（全部邮箱）一起查看，也可以逐个打开。
Quota
工作区钱包中的 AI 用量额度。AI 任务运行前，Orova 会先估算费用；如果钱包余额不足，会提前拦下，因此任务绝不会中途停止。您可以在工作区的 Wallet（钱包） 页面查看余额和每一笔扣费。
三个区域
| 区域 | 在这里做什么 | 在哪里找到 |
|---|---|---|
| Inbox（收件箱） | 在所有已连接的邮箱中阅读、分类和撰写邮件。Contacts（联系人）、Templates（模板）和 Settings（设置）也在这里。 | 模块菜单中的 Inbox。设置共有 8 个标签页。 |
| 会议日历 | 安排会议、通过邮件邀请他人，管理会议室、主题和标签。 | 模块菜单中的 Meeting（会议），打开后是 Calendar（日历）。 |
| 会议室（Orova Meet） | 在浏览器中召开在线会议、共享屏幕、聊天、运行 AI 纪要并查看会议报告。 | 会议详情中的 Join meeting（加入会议），或会议室链接。 |
仅有的两处消耗 quota 的地方
- 对邮件或模板进行 AI 改写。每次改写按实际使用的 AI 用量计费。
- AI 会议转写与总结——会议室中的 AI 纪要、线下会议纪要页面，或上传到会议报告的录音。转写按音频时长计费，总结按文字量计费。每次
Summarize again（重新总结）都算一次新的运行。
其余一切都不消耗 quota：连接和同步邮箱，阅读、发送和定时发送邮件，签名、模板、联系人、过滤器，日历、邀请，Orova Meet 上的会议（不按人数也不按分钟计），屏幕共享、聊天、背景，录制到本机，出勤记录与 Excel 导出，以及用邮件发送纪要。每个套餐都包含全部功能，套餐之间只有 quota 数量的差别。
Note
9 种界面语言
01 · 连接邮箱
连接邮箱，并决定谁可以使用
收件箱要显示内容，至少需要一个邮箱。这一部分介绍 Gmail、通过 IMAP/SMTP 连接的企业邮箱，以及每个邮箱的访问设置。
应用专用密码
Google（以及许多其他邮件服务商）专门为邮件应用生成的 16 位独立密码，并不是您平时登录用的密码。Orova Connect 用它来访问 Gmail，因为 Orova Connect 不支持用 Google 账户直接登录。
IMAP 和 SMTP
IMAP 是 Orova 读取邮件的服务器（Incoming mail server (IMAP)，收件服务器）。SMTP 是 Orova 发信所用的服务器（Outgoing mail server (SMTP)，发件服务器）。这两个地址、端口和加密方式由您的邮件服务商或 IT 团队提供。
创建 Gmail 应用专用密码（在 Google 一侧）
- 1
开启两步验证. 打开您的 Google 账户，进入“安全性”，开启两步验证。只有开启后，Google 才会提供应用专用密码。
- 2
创建应用专用密码. 仍在 Google 账户中，打开“应用专用密码”页面，输入一个您能认出的名称（例如
Orova）并创建。Google 会显示一个 16 位密码。 - 3
立即复制. Google 只显示这个密码一次。请现在复制，下面的步骤中要粘贴到 Orova。如果弄丢了，在 Google 上删除它并重新创建一个即可。
在 Orova 中添加邮箱
- 1
打开 Mailboxes 标签页. 进入
Settings（设置），打开Mailboxes（邮箱）标签页，然后点击Add mailbox（添加邮箱）。如果还没有任何邮箱，收件箱中也会显示Add mailbox。
Settings › Mailboxes: start here, then click Add mailbox. - 2
Gmail：使用 Connect Gmail. 点击
Connect Gmail（连接 Gmail）。Orova 会自动填好 Gmail 的服务器，并打开 Google 的应用专用密码页面。在Email address（邮箱地址）中输入您的地址，把 16 位密码粘贴到App password（应用专用密码），还可以设置Sender display name（发件人显示名称）。
Connect Gmail fills in Gmail's IMAP and SMTP servers for you. - 3
企业邮箱：填写服务器信息. 输入
Email address和密码，然后填写Incoming mail server (IMAP)和Outgoing mail server (SMTP)两组信息：Server address（服务器地址）、Port（端口）和Security（加密方式）。请严格按服务商提供的内容填写。
Company email: copy server address, port and security from your provider. - 4
点击 Save.
Save（保存）同时也是一次真实测试：Orova 会实际尝试登录两台服务器。您会看到Testing the connection…，然后是Connection works. Mailbox saved.如果有问题，提示会说明是哪台服务器失败以及原因。
Save also tests the connection to both servers. - 5
等待首次同步. 首次运行时，Orova 会拉取最近 90 天的邮件。之后新邮件几乎即时到达。您也可以随时在收件箱中点击
Sync（同步）。
Until a mailbox is connected and synced, the Inbox stays empty.
管理每个邮箱
Set as default（设为默认）指定撰写新邮件时优先使用的邮箱。Test again（重新测试）会再次检查连接。状态栏显示Connected（已连接）、Connection error（连接错误）或Not tested yet（尚未测试）。Upload logo（上传徽标）为邮箱设置专属图片（PNG、JPG 或 WEBP，最大 1 MB）。它会显示在邮箱列表中，以及选择发件邮箱时。- 每个邮箱最多存放 2 GB 邮件。存满后，Orova 仍会下载新邮件的正文，但会跳过附件。
Delete（删除）会把该邮箱连同已下载的所有文件夹、邮件和附件一起从 Orova 中移除，不会影响邮件服务商服务器上的邮件。
谁可以查看和使用该邮箱
| 选项 | 含义 |
|---|---|
Only me（仅自己） | 只有您能看到这个邮箱。 |
Workspace can view（工作区可查看） | 工作区内所有人都可以阅读邮件，但不能用它发信。 |
Workspace can use（工作区可使用） | 工作区内所有人都可以阅读并用它发信。 |
按人设置：View only · View & send · No access | 为某个成员单独覆盖通用规则。Default 表示此人遵循工作区规则。 |
Warning
只有连接邮箱的人能看到密码
Connected by（连接者）下显示的成员可以查看和编辑。对于连接者未知的旧邮箱，则是工作区所有者。有访问权限的同事可以阅读和发信，但看不到邮箱是如何连接的。02 · 阅读与分类
阅读和整理邮件
收件箱的用法和 Gmail 很像。这一部分介绍分类标签页、会话、日常操作、搜索、过滤器与屏蔽，以及外出自动回复。
分类标签页
收件箱分为 Primary（主要）、Promotions（推广）、Social（社交）和 Updates（更新）；还可以开启 Forums（论坛）。Orova 会自动把邮件分到这些标签页中。加星标的邮件始终留在 Primary。在 Settings › Inbox 中，您可以显示、隐藏标签页并调整顺序，还可以用 Add category（添加类别）创建最多 10 个自定义类别。
会话
同一主题的邮件会归入一个会话，旧邮件的引用内容会被折叠。您可以在 Settings › General 中通过 Conversation view（会话视图）关闭此功能。
日常操作
| 按钮 | 作用 |
|---|---|
Star · Label | 标记重要邮件，或归入某个标签。标签可以设置颜色和父标签；在 Settings › Labels 中管理。 |
Archive · Delete | 把邮件移出收件箱，或移到废纸篓。 |
Report spam · Block sender | 把邮件移到垃圾邮件，或屏蔽某个地址或整个域名，今后来自它们的邮件都进入垃圾邮件。 |
Unsubscribe | 请求新闻简报的发件人停止发送。 |
Snooze | 暂时隐藏邮件，直到 Later today（今天稍晚）、Tomorrow（明天）、This weekend（本周末）、Next week（下周），或用 Pick time 自选时间。 |
Remind me | 到了您设定的时间，Orova 会向同一个邮箱发送一封提醒邮件。 |
Print · Download .eml | 打印邮件或保存原始文件。 |
- 在邮件上 右键单击 可打开
Message actions（邮件操作）：移到其他标签页、Find emails from this sender（查找此发件人的邮件）、回复、转发等。 - Gmail 风格的 键盘快捷键（j/k、c、r、a、f、e、#、s、/）默认关闭。在
Settings›General中开启Keyboard shortcuts；在Shortcuts标签页中可以修改任意按键。 - 外部图片 默认显示。如果您希望点击
Show images后才加载，可把External images设为Ask first（先询问）。 - 受信任的发件人 始终显示图片，也永远不会被移到垃圾邮件。在
Settings›Filters & blocked中添加。 - 阅读窗格可以拖动调整宽窄。
搜索
在搜索框中输入，即可按发件人或主题查找邮件。打开 Advanced search（高级搜索），可以组合 From、To、Subject、Has words、Doesn't have、大小、日期范围、Search in（搜索的文件夹）和 Has attachment。在同一面板中，Create filter 可以把当前搜索变成一个过滤器。
过滤器
由条件和操作组成、作用于新收到邮件的规则。条件之间用 All（全部）或 Any（任一）连接，可以检查发件人、收件人、抄送、主题、正文、大小（MB）、附件、邮箱、标签、类别和接收日期。
创建过滤器
- 1
打开 Filters & blocked. 进入
Settings›Filters & blocked（过滤器与屏蔽），点击New filter（新建过滤器），并填写Name（名称）。
Settings › Filters & blocked: click New filter. - 2
设置条件. 在
When a message下选择All或Any，然后用Add condition（添加条件）逐项添加检查——例如Fromcontains某个域名。
Pick All or Any, then add one condition per check. - 3
选择操作. 在
Then下选择一项或多项：Archive、Mark as read、Star、Apply label、Categorize、Delete、Never spam。
Tick one or more actions under Then. - 4
按需应用到旧邮件.
Apply to existing（应用到现有邮件）会对已有邮件运行过滤器。对旧邮件，它只会更改 Orova 内的标签、星标和已读状态。
Export和Import以文件形式迁移过滤器，例如在不同工作区之间。Blocked senders（已屏蔽的发件人）列出所有被屏蔽的地址或域名（name@domain.com或@domain.com），以及由谁、在何时屏蔽。Unblock可解除屏蔽。
Warning
过滤器中的转发只会保存，不会发送
Forward to（转发到）地址（需通过发送到该地址的验证码进行验证）。目前 Orova 只保存这条规则，还不会自动转发邮件。如果需要转交某封邮件，请打开它并手动点击 Forward。外出时自动回复
在 Settings › General 中，为需要的邮箱打开 Auto-reply（自动回复）并切换为 On。在 Reply mode（回复模式）下选择 By dates（按日期，设置 From–Until 区间）、By work schedule（按工作时间：Working hours 以外、Weekly days off 以及您添加的 Holidays and custom days off），或 Both（两者）。填写 Subject 和回复内容。勾选 Contacts only 可只回复联系人中的人。每位发件人每 4 天最多收到一次自动回复。
03 · 撰写与 AI
撰写邮件、签名、模板与 AI 改写
点击 Compose（写邮件）开始。这一部分介绍编辑器、签名、收件人、定时发送、撤销、AI 改写以及模板的使用。
写邮件窗口
- 编辑器支持文字格式、列表、表格、
Insert image（插入图片）和Insert link（插入链接）。切换到HTML mode可以粘贴或编辑原始 HTML，再切回Editor。 - 窗口可以
Minimize（最小化）、Expand（展开）或Full screen（全屏）。 - 默认字体、字号和颜色来自
Settings›General中的Default font。Upload font可上传您自己的 .woff2 或 .ttf 字体文件，最大 2 MB。 - 在
From中选择发件邮箱，其签名会自动插入。 - 收件人会从
Contacts和Groups中给出建议。一封邮件的收件人、抄送和密送合计最多 100 人，附件总计最大 25 MB。 - 回复和转发会直接在您正在阅读的邮件下方打开。原文会被引用并折叠；
Remove quoted text可将其删除。
签名
每个邮箱可以有任意多个签名。在 Settings › Signatures 中使用 Add signature（添加签名），然后分别选择 New mail（新邮件）和 Replies（回复）的默认签名。撰写时，您可以切换签名或选择 No signature（无签名）。
立即发送、稍后发送或撤回
- 1
发送. 点击
Send。邮件会暂缓几秒钟，您可以在出现的提示栏中点击Undo（撤销）。 - 2
调整撤销时间.
Settings›General中的Undo send用于设置邮件暂缓的时长：默认 5 秒，可在 0（Off）到 60 秒之间调整。
Undo send sets how many seconds mail is held before it goes out. - 3
改为定时发送. 打开
Schedule send（定时发送），选择Tomorrow 8:00 AM、This afternoon 1:00 PM、Monday 8:00 AM或Pick date & time。定时邮件会在Scheduled文件夹中等待发送。
用 AI 改写
让 AI 改写一段文字
- 1
选中文字. 选中要改写的部分。如果没有选中任何内容，Orova 会提示
Select the text you want the AI to rewrite first. - 2
打开 AI 框. 点击编辑器工具栏中的
AI，或按i键，打开Rewrite with AI（用 AI 改写）框。 - 3
说明您的要求. 输入指令，例如“更简短、更礼貌”。留空的话，AI 会直接润色文字。点击
Run（运行）。 - 4
检查结果. AI 会保留原文的语言、链接、图片和所有模板变量，绝不会擅自翻译。
Note
这是邮件中唯一消耗 quota 的部分
Email — AI rewrite。如果余额不足，您会看到 Out of AI quota.，且不会扣费。撰写、发送和定时发送邮件从不消耗 quota。模板
在模块菜单中打开 Templates（模板）。这里有两个模板库。Your templates（您的模板）是您自己创建的，可以编辑、打标签、分组并批量处理（Add tag、Move to group、Delete templates）。System templates（系统模板）是 35 个只读模板——报价单、发票、付款请求、订单确认、感谢信等。它们跟随您的界面语言：界面是越南语时为越南语，其他所有语言下均为英文。
创建并共享模板
- 1
从系统模板或空白开始. 在系统模板上点击
Copy to my templates（或Use as template），得到一份属于您的可编辑副本。要从头开始，点击New template（新建模板）。
System templates are view-only; copy one to edit it. - 2
编写内容. 使用
Editor或HTML标签页。编辑器有三个标签页：Editor、HTML和Preview。表格布局的模板会以HTML打开，以保持布局完整，因为切换到Editor可能会破坏布局。
Write in Editor or HTML; Preview shows the result. - 3
插入变量并预览.
Insert variable（插入变量）可添加客户、公司或发件人信息等字段。点击Preview（预览）：变量会用您工作区的真实数据填充，没有数据的变量留空。
Preview fills variables with your workspace data. - 4
共享. 点击
Share…，选择Only me（仅自己）、Whole workspace（整个工作区）或Custom（自定义）——选择Departments（部门，勾选某个部门会包含其下属部门）或单独的Members（成员），并分别设置Can use（可使用）或Can edit（可编辑）。
Click Share… to choose who can use or edit the template. - 5
在邮件中使用. 撰写时点击
Insert template（插入模板）。要把正在撰写的邮件变成模板，点击Save as template（另存为模板）。
同事以 Can use 方式共享的模板会以只读方式打开：您可以使用，但不能修改。创建和使用模板是免费的；在模板中使用 AI 改写和在邮件中一样会消耗 quota。
04 · 联系人
管理联系人
Contacts（联系人）是工作区共用的邮件通讯录。撰写邮件时的收件人建议来自这里，它与 Orova CRM 中的客户记录相互独立。
联系人
一个人，包含 First name（名）、Last name（姓）、Email、Phone（电话）、Company（公司）和 Notes（备注）。点击 New contact（新建联系人）手动添加，或在某个联系人上点击 Compose，开始一封已填好收件人的邮件。
- 搜索与筛选。 使用搜索框、首字母筛选（带越南语声调的名字仍会归入正确的字母，例如“Đặng”归在 D 下）、
Tags筛选，或用Emailed查看您发过邮件的人。 - 标签。 从 24 种颜色中选择。一个人可以有多个标签。用
New tag（新建标签）创建。 - 群组。 群组是一组地址，可以一次性放入收件人栏。用
New group（新建群组）创建。 - 多选。 勾选多行，即可一次性执行
Tag、Untag、Add to group或Delete。 - Auto-save contacts（自动保存联系人，默认开启，位于
Settings›General）会把您发过邮件的每个人添加到联系人中，下次撰写时就会出现在建议里。 - 各列可以拖动调整宽窄。
从 CSV 文件导入联系人
- 1
准备文件. 保存一个 UTF-8 编码的 CSV 文件，第一行为列名。
email列为必填，其他列可以留空。在tags列中放多个标签时，用;分隔。
Import CSV sits at the bottom of the left column on the Contacts page. - 2
检查限制. 每次导入最多 5,000 行、2 MB。如果想要一个现成的文件来填写，可以在对话框中点击
Download template（下载模板）。 - 3
导入. 点击
Import CSV，然后点击Choose CSV file。已存在的地址会被更新而不会重复，尚不存在的标签会自动创建。完成后，Orova 会告诉您导入了多少个联系人。
Check the columns and limits, then click Choose CSV file.
Export CSV 会把整个通讯录下载为一个 CSV 文件。
Tip
联系人不是您的 CRM
05 · 日历
安排会议并发送邀请
会议日历是每场会议的起点。您设定时间和参会人，Orova 会创建会议室并通过邮件发送邀请。
线上与线下
每场会议都有一个 Format（形式）。Online（线上）会议在网页上的会议室中进行——Orova Meet 或您粘贴的链接。In person（线下）会议在真实的会议桌旁进行；对于这类会议，Orova 提供线下会议纪要而不是会议室（见第 07 部分）。
- 在
Day（日）、Week（周）和Month（月）视图之间切换（默认为周）。Today（今天）可跳回当前日期。 - 时间网格默认以 30 分钟为一格；您可以更改间隔。
- 用
Search meetings…按标题、组织者、会议室或标签搜索会议，并用Filters（筛选）按标签或会议室缩小日历范围。 - 把会议拖到新的时间段即可移动。对于重复会议，则会打开编辑表单，让您决定要修改什么。
安排会议
- 1
打开表单. 点击日历上的空白时间段，或点击
New meeting（新建会议）。
Click New meeting, or an empty slot on the calendar. - 2
填写基本信息. 输入
Title（标题），选择Online或In person，然后设置Start（开始）和End（结束）。如果参会人需要背景信息，可以添加Description（描述）。
Type a title and choose In person or Online. - 3
会议室与链接（线上）.
Meeting link（会议链接）留空，Orova 会为您创建一个 Orova Meet 会议室。如果在 Zoom 或 Google Meet 开会，也可以粘贴其链接。然后选择Who can join（谁可以加入，见第 06 部分）。
Leave the link blank for an Orova Meet room, then pick who can join. - 4
分类. 可选择
Room（会议室）、Department（部门）、Topic（主题）以及一个或多个Tags（标签），让日历更易读、更易筛选。
Room, Department and Topic are optional labels. - 5
邀请参会人. 在
Attendees（参会人）中输入邮箱地址，以逗号分隔，并在Send from account（发件账户）中选择邮箱。没有发件邮箱就不会发出邀请。
Enter attendee emails and the mailbox that sends invitations. - 6
按需设置重复. 在
Repeat（重复）下选择Daily、Weekly或Monthly，然后设置Repeat until（重复至）某个日期，或选择No end date（无结束日期）。保存后，您会看到Meeting scheduled and invitations sent.
Choose how often it repeats and until when.
邀请与回复
每位受邀者会收到一封带有日历文件（.ics）和两个按钮 Accept（接受）、Decline（拒绝）的邮件。通过这两个按钮回复需要登录 Orova。回复结果会在会议上显示为 Accepted、Declined 或 Pending。Cancel meeting（取消会议）会询问是否取消并通知参会人，然后发送取消邮件。
会议室、主题和标签
点击日历上的 Rooms，会打开一个包含三个标签页的窗口：Rooms（会议室）、Topic（主题）和 Tags（标签），每项都有名称和颜色。实体会议室可以设置开放时间；Orova 会用 Room is already booked for this time 或 Room is closed at this time 提醒您。在日历上，每场会议分两层着色：左侧色条跟随主题，背景跟随第一个标签。
Note
限制
End 必须晚于 Start。日历、会议室和邀请都不消耗 quota。06 · 会议室
Orova Meet 会议室与主持会议
Orova Meet 运行在 Orova 自己的服务器上，不经过 Zoom 或 Google。无需安装任何东西：在浏览器中打开链接即可进入。这一部分介绍谁可以加入、在会议室里能做什么，以及主持人控制功能。
主持人
负责管理会议室的人：会议组织者、工作区所有者和管理员，以及所有联席主持人。主持人可以看到 Room settings（会议室设置）以及每位参会者身上的控制项。
谁可以加入
| 选项 | 谁能进入 |
|---|---|
Workspace members and invitees（默认） | 工作区成员以及受邀邮箱。所有人都需登录 Orova。 |
Invitees only | 只有组织者和受邀邮箱。其他人会看到 You are not on the invite list。 |
Anyone with the link (name only) | 访客无需 Orova 账户，输入名字即可加入。 |
Register first (name, phone, email) | 访客加入前需填写姓名、电话和邮箱。Orova 会保存报名名单。 |
通过编辑会议来更改此选项；从下一个加入的人开始生效。在会议详情或等候室中点击 Copy link 获取链接。会议室在开始时间前 15 分钟开放，并在开始后最多保持开放 24 小时。仅凭名字加入的访客会受到频率限制，以防垃圾访问。
加入会议
- 1
打开会议室. 在会议详情中点击
Join meeting（会在新标签页中打开），或打开会议室链接。访客会看到Join as guest（以访客身份加入），并填写Your name（如需报名，还要填写Phone和Email）。![Meeting details for [DOCS] Weekly sync with Join meeting circled](/docs/orova-connect/en/s06-01-join-meeting.webp)
Join meeting opens the room in a new tab. - 2
在等候室做好准备. 麦克风和摄像头默认 关闭。只有在您打开其中之一时，浏览器才会请求权限。如需背景，可在这里选择
Background。 - 3
加入. 点击
Join。如果来早了，您会看到会议室何时开放；如果还没有人在，您会看到Waiting for others to join…。
在会议室中
- 画质。
Auto (by server bandwidth)（按服务器带宽自动）最高 1080p，并会根据服务器情况降至 720p、360p 和 180p；您也可以在Quality中自行选择。服务器资源充足时，一场会议最多可容纳 50 人。 - 布局。
Auto、Speaker（演讲者），或 4、9、16 格的网格。Full screen会隐藏其他所有内容。 - 共享屏幕。 您的屏幕会以单独的大画面显示。
Stop sharing结束共享。 - 聊天。 支持表情符号和最大 25 MB 的文件。
- 举手 和 表情回应 让您无需开口也能示意。有人加入时，所有人都会收到通知。
- 背景。
Blur（模糊）、Strong blur（强模糊）、White（白色）、Dark（深色）、10 张现成图片，或Upload image（上传图片，小于 8 MB）。效果在您自己的设备上处理。 - 录制。 把会议 保存到您的设备，共 2 个文件：视频和单独的音频。Orova 不会在服务器上保留副本。
主持人控制
Room settings：把Who can chat、Who can unmute和Who can turn on camera设为Everyone（所有人）或Hosts only（仅主持人）。设置立即生效，无需任何人重新加入。Co-hosts (email)：输入邮箱或从参会者中选择，最多 20 位联席主持人。仅凭名字加入的访客不能成为联席主持人。- 对每位参会者：
Mute、Stop video、Allow mic、Allow camera、Lock chat/Unlock chat、Make co-host/Remove co-host，以及从会议室中Remove（移除）。 Raised hands（举手）栏仅主持人可见，并带有Lower all hands（全部放下）按钮。- 只有主持人可以启动 AI 纪要（第 07 部分）。会议不消耗 quota，无论人数或时长多少。
Warning
结束会议
End meeting（结束会议）会为所有人关闭会议室，链接随即失效。只有组织者或工作区所有者/管理员可以点击——联席主持人不行。对于重复会议，链接会在下一次会议开始前 15 分钟重新开放。Note
备用模式
Server busy, fallback mode up to 8 people）。在备用模式下，主持人仍可移除参会者，但无法远程关闭他人的麦克风或摄像头。07 · AI 纪要与报告
AI 纪要、线下会议纪要与会议报告
这就是“开会不用记笔记”的部分。AI 负责听、生成转写文本，并整理成四部分的总结——适用于线上会议、线下会议，以及您已有的录音。
转写与总结
转写是会上所说的内容，按发言顺序逐段记录，保留每个人所说的语言——不做任何翻译。总结分为四部分：Key points（要点）、Decisions（决定）、Action items (owner – task – due date)（待办事项：负责人 – 任务 – 截止日期）和 Open questions（待解决问题）。总结使用启动纪要或点击总结的人的界面语言撰写，支持全部 9 种语言。
线上会议中的 AI 纪要
- 1
启动（仅主持人）. 点击会议室控制栏中的
AI recap（AI 纪要）。会议室中的所有人都会被告知会议正在被录制以生成总结。每场会议只有一台设备录制；第二台设备会看到Another device is already recording this meeting。 - 2
照常发言. 您的浏览器会混合会议室的音频，以 15 秒为一段发送到服务器，同时附带每个时刻由谁在发言。如果您自己的麦克风是关闭的，Orova 会提醒您打开，以便录入您的声音。
- 3
停止. 点击
Stop AI recap。您会看到Recording sent, AI is summarizing — see the meeting report。AI 会生成带有每位发言者 真实姓名 的转写，合并同一人连续的发言，然后撰写总结。 - 4
查看结果. 打开会议报告。AI 在后台运行，您可以离开页面稍后再回来。AI 纪要可以与录制到本机的
Record同时进行。
为线下会议生成纪要
- 1
打开纪要页面. 在日历上打开线下会议，会跳转到
Meeting recap（会议纪要）。 - 2
录音. 把笔记本电脑或手机放在桌子中间，点击
Record。页面使用该设备的麦克风，并以 15 秒为一段上传，请保持标签页打开。如果浏览器未允许使用麦克风，页面会显示Microphone access was denied。
Put the device mid-table and click Record. - 3
停止并总结. 点击
Stop & summarize。AI 会把声音区分为 Speaker 1、Speaker 2 等，统计发言人数和每人的发言时长，然后撰写同样的四部分总结。 - 4
或使用已有的文件. 选择
or upload a recording上传现有的音频或视频文件。Discard recording会删除录音。
Already have a file? Upload it instead of recording.
Note
为什么线下纪要显示 Speaker 1、2……
会议报告（线上会议）
从会议详情或会议室中的 Report 打开。线下会议则进入纪要页面。该页面有两张卡片：Attendance（出勤）和 AI summary（AI 总结）。
- 出勤 列出加入者、
Joined at（加入时间）、Left at（离开时间）、Duration（时长）和Sessions（进入次数）。汇总显示Unique attendees（去重参会人数，同一人用两台设备不会重复计算）、Join sessions、Total time以及Stayed longest（停留最久者）。没有记录离开时间的会话会计算到会议室关闭为止，并标记为estimated（估算）。报名的访客会显示其邮箱和电话。 Export Excel下载一个包含 2 个工作表的文件：每次会话一行，以及按人汇总。- AI 总结 来自 AI 纪要，或来自您上传的文件：
Choose file（webm、mp4、m4a 或 mp3，最大 500 MB），然后点击Summarize with AI。转写会显示发言人数和每人的发言时长。 Download .md将总结保存为文本文件。Summarize again会基于已保存的录音重新运行——例如切换界面语言后，获取另一种语言的总结。Send to attendees（发送给参会人）会从会议的Send from account把总结通过邮件发给受邀者和组织者。如果会议没有发件邮箱，请先编辑会议并选择一个。
纪要的 quota
- 转写按音频时长计费，总结按文字量计费。钱包中显示为
Meeting — AI meeting summary。 - Orova 会在运行 之前 根据录音时长估算费用。如果余额不足，录音会被保留：充值后点击
Summarize again即可。 - 每次
Summarize again都会重新计费。 - 如果录音是静音或只有噪音，会显示
No speech was detected in the recording——不会调用 AI，也不会扣费。 - 单个录音最大 600 MB。
- 出勤、Excel 导出和用邮件发送总结都不消耗 quota。
08 · 常见问题
常见问题与常见错误
先是大家最常问的问题，然后是最常遇到的错误及各自的解决方法。
如何开启 AI 纪要？
在 Orova Meet 的线上会议中，由主持人点击会议室控制栏中的 AI recap，结束时点击 Stop AI recap。转写和四部分总结会出现在会议报告中。只有主持人可以启动。
如何连接 Gmail？
在 Google 账户中开启两步验证并创建一个 16 位应用专用密码。在 Orova 中进入 Settings › Mailboxes，点击 Add mailbox，再点击 Connect Gmail，粘贴应用专用密码并点击 Save。不支持用 Google 账户直接登录。
如何预订会议室并通过邮件邀请他人？
在日历上点击 New meeting，选择一个 Room，在 Attendees 中输入以逗号分隔的邮箱，并选择 Send from account。线上会议的 Meeting link 留空，Orova 会创建一个 Orova Meet 会议室。受邀者会收到一封带有 .ics 文件以及 Accept / Decline 按钮的邮件。
如何查看谁参加了会议？
打开线上会议的会议报告。Attendance 卡片列出每个人的加入时间、离开时间、时长和进入次数。Export Excel 可将其下载为包含 2 个工作表的文件。
如何为线下会议录音并生成总结？
在日历上打开线下会议进入 Meeting recap，把笔记本电脑或手机放在桌子中间，点击 Record。结束时点击 Stop & summarize。您也可以上传已有的录音。
如何设置签名，并用模板快速回复？
在 Settings › Signatures 中为每个邮箱添加签名，并选择新邮件和回复的默认签名。需要快速答复时，用 Save as template 保存一封邮件，回复时再用 Insert template 插入。
如何在会议中更换背景？
在等候室或会议室中打开 Background。选择 Blur、Strong blur、White、Dark、10 张图片之一，或 Upload image（小于 8 MB）。
谁可以加入我的会议室？
取决于会议中的 Who can join 设置：Workspace members and invitees（默认）、Invitees only、Anyone with the link (name only) 或 Register first (name, phone, email)。编辑会议即可更改。
Gmail 提示我的邮箱或密码错误。
您很可能使用了平时的 Google 密码。Gmail 需要在开启两步验证后创建的 16 位应用专用密码。如果提示为 IMAP is not turned on for this mailbox，请在邮件服务商的设置中启用 IMAP，然后再次点击 Save。
收不到新邮件。
在收件箱中点击 Sync。如果仍然收不到，打开 Settings › Mailboxes 并点击 Test again。Connection error 通常意味着密码已被更改或撤销——点击邮箱的 Edit 并输入新的应用专用密码。
提示我的邮箱已满。
每个邮箱最多存放 2 GB。存满后，Orova 仍会下载新邮件的正文，但会跳过附件。删除带有大附件的旧邮件即可腾出空间。
AI 提示 quota 不足。
工作区钱包余额不足以运行此任务。请在 Wallet 页面充值。AI 改写只需重新运行；会议总结的录音会被保留，直接点击 Summarize again 即可。被拦下的那次尝试不会扣费。
我无法进入会议室。
先检查时间：会议室在开始前 15 分钟开放，开始后 24 小时关闭。You are not on the invite list 表示会议设为 Invitees only——请组织者添加您的邮箱。Sign in to Orova to join 表示该会议室不对访客开放。
别人听不到我说话。
确认您在会议室中已打开麦克风，并且浏览器有权使用麦克风——检查地址栏旁的网站权限。也可能是主持人把 Who can unmute 设为了 Hosts only。
纪要提示未检测到语音。
录音中只有静音或噪音，因此没有调用 AI，也没有消耗 quota。线下纪要请把设备移近发言人；线上会议请检查麦克风是否已打开。
我无法把访客设为联席主持人。
仅凭名字加入的访客没有 Orova 账户，因此不能成为联席主持人。联席主持人必须是已登录的 Orova 用户。
联席主持人无法结束会议。
这是有意的设计。End meeting 仅限组织者和工作区所有者/管理员使用。联席主持人可以管理参会者，但不能为所有人关闭会议室。
Tip
先用一场短会测试