Usare Orova Connect
passo dopo passo.

00 · Prima di iniziare

Che cos'è Orova Connect e cosa sapere prima

Questa sezione spiega le tre aree del modulo, le poche parole che incontrerai in tutta la guida e dove esattamente si consuma Quota.

Le tre aree

Gli unici punti che consumano Quota

1. Riscrittura AI di un'email o di un modello. Ogni riscrittura viene addebitata in base all'AI effettivamente usata.
2. Traduzione AI di un'email nel riquadro di lettura. Addebitata in base all'AI effettivamente usata; tradurre di nuovo la stessa email nella stessa lingua entro 7 giorni è gratuito.
3. Sottotitoli dal vivo in una sala Orova Meet. Addebitati in base ai minuti di parlato trascritti, più la traduzione nella lingua di ciascun lettore.
4. Trascrizione e riepilogo AI di una riunione — riepilogo AI nella sala, pagina di riepilogo in presenza, o una registrazione caricata nel report della riunione. La trascrizione è addebitata in base alla durata dell'audio, il riepilogo in base alla quantità di testo. Ogni Riepiloga di nuovo conta come una nuova esecuzione.

Tutto il resto non consuma Quota: collegare e sincronizzare caselle, leggere, inviare e programmare email, firme, modelli, contatti, filtri, il calendario, gli inviti, le riunioni su Orova Meet (non conteggiate per persone né per minuti, salvo sottotitoli dal vivo attivi), condivisione schermo, chat, sfondi, registrazione sul tuo dispositivo, presenze ed esportazione Excel, e l'invio del riepilogo via email. Ogni piano ha tutte le funzioni; i piani differiscono solo per la quantità di Quota.

01 · Collega una casella

Collega una casella di posta e decidi chi può usarla

Prima che qualcosa compaia nella Posta in arrivo ti serve almeno una casella. Questa sezione tratta Gmail, l'email aziendale via IMAP/SMTP e le impostazioni di accesso di ciascuna casella.

Gestire ogni casella

• Imposta come predefinito sceglie la casella usata per prima quando scrivi una nuova email.
• Verifica di nuovo ricontrolla la connessione. La colonna di stato mostra Connesso, Errore di connessione o Non ancora verificato.
• Carica logo dà alla casella una sua immagine (PNG, JPG o WEBP, fino a 1 MB). Compare nell'elenco delle caselle e quando scegli da quale casella inviare.
• Ogni casella contiene fino a 2 GB di posta. Quando è piena, Orova continua a scaricare il testo della nuova posta ma salta gli allegati.
• Elimina rimuove la casella da Orova insieme a tutte le cartelle, i messaggi e gli allegati già scaricati. Non tocca la posta sul server del tuo provider.

Chi può vedere e usare la casella

02 · Leggi e ordina

Leggi e ordina la tua posta

La Posta in arrivo funziona in modo molto simile a Gmail. Questa sezione tratta le schede delle categorie, le conversazioni, le azioni quotidiane, la ricerca, i filtri e i blocchi, e la risposta automatica di assenza.

Azioni quotidiane

• Fai clic con il tasto destro su un messaggio per aprire Azioni per il messaggio: spostalo in un'altra scheda, Trova email di questo mittente, rispondi, inoltra e altro.
• Le scorciatoie da tastiera in stile Gmail (j/k, c, r, a, f, e, #, s, /) sono disattivate per impostazione predefinita. Attiva Scorciatoie da tastiera in Impostazioni › Generale; cambia qualsiasi tasto nella scheda Scorciatoie.
• Le immagini esterne sono mostrate per impostazione predefinita. Imposta Immagini esterne su Chiedi prima se preferisci caricarle solo dopo aver fatto clic su Mostra immagini.
• I mittenti attendibili mostrano sempre le immagini e non finiscono mai nello Spam. Aggiungili in Impostazioni › Filtri e bloccati.
• Il riquadro di lettura può essere trascinato per allargarlo o restringerlo.

Traduci un'email nel riquadro di lettura

Ricerca

Scrivi nella casella di ricerca per trovare la posta per mittente o oggetto. Apri Ricerca avanzata per combinare Da, A, Oggetto, Contiene le parole, Non contiene, dimensione, intervallo di date, la cartella (Cerca in) e Con allegato. Dallo stesso pannello, Crea filtro trasforma la ricerca in un filtro.

• Esporta e Importa spostano i tuoi filtri come file, ad esempio tra workspace.
• Mittenti bloccati elenca ogni indirizzo o dominio bloccato (name@domain.com o @domain.com), con chi lo ha bloccato e quando. Sblocca annulla il blocco.

Risposta automatica quando sei assente

In Impostazioni › Generale, apri Risposta automatica per la casella che vuoi e impostala su Attivato. In Modalità di risposta scegli Per date (un intervallo Da–Fino a), Per orario di lavoro (fuori dall'Orario di lavoro, nei Giorni di riposo settimanali e nelle Festività e giorni di riposo personalizzati che aggiungi), oppure Entrambi. Scrivi l'Oggetto e il messaggio. Seleziona Solo contatti per rispondere solo alle persone nei tuoi contatti. Ogni mittente riceve al massimo una risposta automatica ogni 4 giorni.

03 · Scrittura e AI

Scrivi email, firme, modelli e riscrittura AI

Fai clic su Scrivi per iniziare. Questa sezione tratta l'editor, le firme, i destinatari, l'invio programmato, l'annullamento, la riscrittura con l'AI e l'uso dei modelli.

La finestra di scrittura

• L'editor gestisce formattazione del testo, elenchi, tabelle, Inserisci immagine e Inserisci link. Passa a Modalità HTML per incollare o modificare HTML grezzo, e torna a Editor.
• Nella finestra puoi usare Riduci a icona, Espandi o Schermo intero.
• Font, dimensione e colore predefiniti vengono da Carattere predefinito in Impostazioni › Generale. Carica font aggiunge un tuo file .woff2 o .ttf fino a 2 MB.
• Scegli la casella di invio in Da. La sua firma viene inserita automaticamente.
• I destinatari vengono suggeriti da Contatti e Gruppi. Un'email può andare al massimo a 100 destinatari tra A, Cc e Ccn, con allegati fino a 25 MB in totale.
• Risposte e inoltri si aprono subito sotto il messaggio che stai leggendo. L'originale è citato e compresso; Rimuovi testo citato lo elimina.

Riscrivi con l'AI

Modelli

Apri Modelli nel menu del modulo. Ci sono due librerie. I tuoi modelli sono quelli che crei, modifichi, tagghi, raggruppi e gestisci in blocco (Aggiungi tag, Sposta nel gruppo, Elimina modelli). Modelli di sistema sono 35 modelli di sola lettura — preventivi, fatture, richieste di pagamento, conferme d'ordine, ringraziamenti e altro. Seguono la lingua dell'interfaccia: vietnamita se l'interfaccia è in vietnamita, inglese in tutte le altre lingue.

Un modello condiviso da un collega con Può usare si apre in sola lettura: puoi usarlo ma non modificarlo. Creare e usare modelli è gratuito; la riscrittura AI dentro un modello consuma Quota esattamente come in un'email.

04 · Contatti

Conserva i tuoi contatti

Contatti è la rubrica email condivisa del workspace. Alimenta i suggerimenti dei destinatari quando scrivi ed è separata dalle schede clienti di Orova CRM.

• Cerca e filtra. Usa la casella di ricerca, il filtro per iniziale (i nomi con accenti vietnamiti finiscono comunque sotto la lettera giusta, quindi "Đặng" va sotto D), il filtro Tag o Contattati via email per vedere le persone a cui hai scritto.
• Tag. Scegli da una tavolozza di 24 colori. Una persona può avere più tag. Creane uno con Nuovo tag.
• Gruppi. Un gruppo è un elenco di indirizzi che puoi inserire nel campo A in un colpo solo. Creane uno con Nuovo gruppo.
• Selezione multipla. Seleziona le righe per Aggiungi tag, Rimuovi tag, Aggiungi al gruppo o Elimina tutte insieme.
• Salvataggio automatico dei contatti (attivo per impostazione predefinita, in Impostazioni › Generale) aggiunge ai Contatti tutti quelli a cui scrivi, così vengono suggeriti la volta successiva.
• Le colonne possono essere trascinate per allargarle o restringerle.

Esporta CSV scarica l'intera rubrica come file CSV.

05 · Calendario

Pianifica riunioni e invia inviti

Il calendario delle riunioni è il punto di partenza di ogni riunione. Tu imposti l'orario e le persone, Orova crea la sala e invia gli inviti via email.

• Cambia la vista tra Giorno, Settimana e Mese (Settimana è la predefinita). Oggi riporta alla data corrente.
• La griglia oraria procede a passi di 30 minuti per impostazione predefinita; puoi cambiare il passo.
• Cerca le riunioni per titolo, organizzatore, sala o tag con Cerca riunioni…, e restringi il calendario con Filtri per tag o per sala.
• Trascina una riunione in un nuovo spazio per spostarla. Per una riunione ricorrente si apre invece il modulo di modifica, così puoi decidere cosa cambiare.

Inviti e risposte

Ogni invitato riceve un'email con un file di calendario (.ics) e due pulsanti, Accetta e Rifiuta. Per rispondere da quei pulsanti bisogna accedere a Orova. Le risposte compaiono sulla riunione come Accettato, Rifiutato o In attesa. Annulla riunione chiede se annullare e avvisare i partecipanti, poi invia un'email di annullamento.

Sale, argomenti e tag

Fai clic su Sale nel calendario per aprire una finestra con tre schede: Sale, Argomento e Tag, ciascuno con un nome e un colore. Una sala fisica può avere orari di apertura; Orova ti avvisa con La sala è già prenotata per questo orario o La sala è chiusa a quest'ora. Nel calendario ogni riunione è colorata su due livelli: la barra a sinistra segue l'argomento, lo sfondo segue il primo tag.

06 · Sala riunioni

La sala Orova Meet e la conduzione di una riunione

Orova Meet funziona sui server di Orova, non tramite Zoom o Google. Nessuno deve installare nulla: apri il link nel browser e sei dentro. Questa sezione spiega chi può partecipare, cosa puoi fare nella sala e i controlli dell'host.

Chi può partecipare

Per cambiare opzione modifica la riunione; vale a partire dalla prossima persona che entra. Ottieni il link con Copia link nei dettagli della riunione o nella sala d'attesa. La sala apre 15 minuti prima dell'orario di inizio e resta aperta fino a 24 ore dopo. Gli ospiti che entrano con il solo nome hanno un limite di frequenza contro lo spam.

Nella sala

• Qualità. Auto arriva fino a 1080p e scende da sola a 720p, 360p e 180p quando la rete o il dispositivo sono in difficoltà; puoi anche sceglierla in Qualità. Quando il server ha capacità, una riunione può ospitare fino a 50 persone.
• Layout. Auto, Relatore, una griglia da 4, 9 o 16 riquadri, oppure Solo schermo. In Solo schermo lo schermo condiviso riempie l'inquadratura e le persone stanno in un piccolo riquadro che puoi trascinare ovunque; il pulsante a forma di occhio accanto ai pulsanti delle impostazioni alterna Nascondi persone / Mostra persone. Schermo intero nasconde tutto il resto.
• Condividi schermo. Scegli una scheda, una finestra o l'intero schermo. Spunta Condividi audio nella finestra del browser perché tutti sentano anche l'audio del tuo computer (solo Chrome ed Edge). Interrompi condivisione la termina. L'host decide chi può condividere.
• Sottotitoli. Il pulsante CC apre i sottotitoli in tempo reale: vedi sotto.
• Chat. Messaggi con emoji e file fino a 25 MB.
• Alza la mano e Reazioni ti permettono di farti notare senza parlare. Tutti vengono avvisati quando qualcuno entra.
• Sfondo. Nessuno, Sfocatura, Sfocatura intensa, 10 ambienti pronti (Ufficio in vetro, Sala riunioni minimal, Ufficio in casa, Loft in mattoni, Vista città, Biblioteca, Ufficio verde, Lounge d'hotel, Spazio coworking, Stanza japandi) oppure Carica immagine (sotto 8 MB). L'effetto viene elaborato sul tuo dispositivo e Orova lo alleggerisce automaticamente sui dispositivi più lenti.
• Registra. Salva la riunione sul tuo dispositivo in 2 file: video e audio separato. Orova non ne conserva una copia sui propri server.

Sottotitoli in tempo reale, tradotti per ogni ascoltatore

I sottotitoli in tempo reale trasformano in testo ciò che dice ogni persona durante la riunione, poi lo traducono nella lingua scelta da ciascun lettore. Orova riconosce il parlato in oltre 30 lingue, tra cui inglese, vietnamita, cinese, giapponese, francese, spagnolo e thailandese. Il laotiano e il khmer non sono ancora riconosciuti come parlato, ma puoi comunque sceglierli per la lettura. La lingua in cui parli segue la lingua della tua interfaccia Orova.

Controlli dell'host

• Impostazioni della stanza: imposta Chi può chattare, Chi può riattivare l'audio, Chi può attivare la fotocamera e Chi può condividere lo schermo su Tutti o Solo organizzatori. Si applica subito; nessuno deve rientrare.
• Co-organizzatori (email): inserisci un'email o scegli qualcuno tra i partecipanti, fino a 20 co-host. Gli ospiti entrati con il solo nome non possono diventare co-host.
• Su ogni partecipante: Disattiva audio, Disattiva video, Consenti microfono, Consenti fotocamera, Blocca chat / Sblocca chat, Nomina co-organizzatore / Rimuovi co-organizzatore e Rimuovi dalla sala.
• La striscia Mani alzate è visibile solo agli host e ha un pulsante Abbassa tutte le mani.
• Solo un host può avviare il riepilogo AI (sezione 07). Le riunioni non consumano quota, qualunque sia il numero di persone o di minuti; si pagano solo i sottotitoli in tempo reale, se attivi.

07 · Riepilogo AI e report

Riepilogo AI, riepilogo in presenza e report della riunione

Questa è la parte delle "riunioni senza prendere appunti". L'AI ascolta, scrive una trascrizione e la trasforma in un riepilogo in quattro parti: per le riunioni online, per quelle attorno a un tavolo e per le registrazioni che hai già.

Il report della riunione (riunioni online)

Aprilo dai dettagli della riunione o da Report nella sala. Le riunioni in presenza rimandano invece alla pagina del riepilogo. La pagina ha due schede: Presenze e Riepilogo AI.

• Presenze elenca chi ha partecipato, Ora di accesso, Ora di uscita, Durata e il numero di Sessioni. I totali mostrano Partecipanti unici (una persona su due dispositivi non viene contata due volte), Sessioni di partecipazione, Tempo totale e chi è Permanenza più lunga. Una sessione senza orario di uscita registrato viene conteggiata fino alla chiusura della sala e contrassegnata come stimato. Gli ospiti registrati compaiono con email e telefono.
• Esporta Excel scarica un file con 2 fogli: una riga per sessione e un riepilogo per persona.
• Il Riepilogo AI deriva dal riepilogo AI della riunione o da un file che carichi: Scegli file (webm, mp4, m4a o mp3, fino a 500 MB), poi Riepiloga con l'AI. La trascrizione mostra il numero di relatori e il tempo di parola di ciascuno.
• Scarica .md salva il riepilogo come file di testo. Riepiloga di nuovo lo rigenera dalla registrazione salvata, ad esempio dopo aver cambiato lingua dell'interfaccia per ottenere il riepilogo in un'altra lingua.
• Invia ai partecipanti manda il riepilogo via email agli invitati e all'organizzatore, dall'Invia dall'account della riunione. Se la riunione non ha una casella di invio, modifica la riunione e scegline prima una.

Quota per i riepiloghi

• La trascrizione si paga in base alla durata dell'audio, il riepilogo in base alla quantità di testo. Il portafoglio lo mostra come Meeting — riepilogo della riunione con AI.
• Orova stima il costo dalla durata della registrazione prima di avviare. Se il portafoglio non basta, la registrazione viene conservata: ricarica, poi fai clic su Riepiloga di nuovo.
• Ogni Riepiloga di nuovo è un nuovo addebito.
• Una registrazione silenziosa, o con solo rumore, mostra Nessun parlato rilevato nella registrazione: l'AI non viene chiamata e non viene addebitato nulla.
• Una singola registrazione può arrivare a 600 MB.
• Presenze, esportazione Excel e invio del riepilogo via email non consumano quota.

08 · FAQ

Domande frequenti ed errori comuni

Le domande più frequenti, seguite dagli errori più comuni e da come risolverli.