OROVA.VN — BIZ AI AGENT
Регистрация

/ Руководство по Orova Connect

Работайте с Orova Connect
шаг за шагом.

Ваши входящие, календарь встреч и онлайн-комната для встреч в одном месте — а AI ведет заметки и шлифует формулировки.

Orova Connect объединяет в вашем рабочем пространстве Orova три вещи: Входящие для нескольких почтовых ящиков, календарь встреч, который рассылает приглашения, и Orova Meet — комнату для встреч прямо в браузере. Обещание короткое: встречи без конспектов, почта без писанины.

Это руководство написано для тех, кто открывает модуль впервые. Каждый раздел сначала объясняет новые термины, а затем показывает, что нажимать, что заполнять и что вы должны увидеть. Идите по разделам по порядку: подключите почтовый ящик, читайте и сортируйте, пишите, ведите контакты, затем переходите к встречам и AI-сводкам. Последний раздел собирает самые частые вопросы и ошибки.

Две вещи полезно знать заранее. Почти все в Orova Connect не расходует Quota; Quota тратят только функции AI, и Orova останавливается до списания, если в кошельке не хватает средств. Названия кнопок в этом руководстве совпадают с интерфейсом слово в слово, так что их легко найти на экране.

00 · Перед началом

Что такое Orova Connect и что нужно знать сначала

В этом разделе объясняются три области модуля, несколько терминов, которые встречаются по всему руководству, и где именно расходуется Quota.

Orova Connect

Модуль Orova для почты и встреч. Слоган: Встречи без конспектов, почта без писанины. Тяжелая однообразная работа — протокол встречи, переформулирование письма, чтобы оно хорошо читалось, — достается AI. Всем остальным пользуйтесь свободно.

Рабочее пространство

Общее пространство для вас и ваших коллег. Почтовые ящики, контакты, шаблоны, встречи и кошелек Quota принадлежат рабочему пространству. Кто может видеть и использовать каждый почтовый ящик, вы решаете отдельно для каждого ящика.

Почтовый ящик

Один адрес эл. почты, подключенный к Orova, например аккаунт Gmail или корпоративный адрес. К рабочему пространству можно подключить много почтовых ящиков. В левой колонке можно смотреть Все почтовые ящики вместе или открывать по одному.

Quota

Лимит использования AI в кошельке вашего рабочего пространства. Orova оценивает стоимость до запуска задачи AI и заранее блокирует ее, если средств не хватает, поэтому задача никогда не останавливается на полпути. Баланс и все списания видны на странице Кошелек рабочего пространства.

Три области

Где что находится в Orova Connect
ОбластьЧто там делатьГде найти
ВходящиеЧтение, сортировка и написание писем во всех подключенных почтовых ящиках. Здесь же Контакты, Шаблоны и Настройки.Входящие в меню модуля. В настройках 8 вкладок.
Календарь встречПланирование встреч, приглашения по эл. почте, управление комнатами, темами и тегами.Встреча в меню модуля, открывает Календарь.
Комната для встреч (Orova Meet)Онлайн-встречи в браузере, демонстрация экрана, чат, запуск AI recap и чтение отчета о встрече.Присоединиться к встрече в сведениях о встрече или ссылка на комнату.

Единственные места, где расходуется Quota

  1. Переписывание с AI письма или шаблона. Каждое переписывание оплачивается по фактическому использованию AI.
  2. Перевод с AI письма в панели чтения. Оплачивается по фактическому использованию AI; повторный перевод того же письма на тот же язык в течение 7 дней бесплатен.
  3. Живые субтитры в комнате Orova Meet. Оплачиваются по минутам расшифрованной речи плюс перевод на язык каждого читателя.
  4. Расшифровка и сводка встречи с AI — AI recap в комнате, страница сводки очной встречи или запись, загруженная в отчет о встрече. Расшифровка оплачивается по длине аудио, сводка — по объему текста. Каждое Создать сводку заново считается новым запуском.

Все остальное не расходует Quota: подключение и синхронизация почтовых ящиков, чтение, отправка и планирование писем, подписи, шаблоны, контакты, фильтры, календарь, приглашения, встречи в Orova Meet (без учета числа участников и минут, если не включены живые субтитры), демонстрация экрана, чат, фоны, запись на ваше устройство, посещаемость и экспорт в Excel, отправка сводки по эл. почте. В каждом тарифе есть все функции; тарифы отличаются только объемом Quota.

Note

9 языков интерфейса

Orova доступна на языках Tiếng Việt, English, 日本語, 中文, Français, Español, ไทย, ລາວ и ខ្មែរ. Смените язык в меню — и Orova Connect переключится следом. Строки, еще не переведенные на выбранный язык, показываются на английском.

01 · Подключение почтового ящика

Подключите почтовый ящик и решите, кто может им пользоваться

Чтобы во «Входящих» что-то появилось, нужен хотя бы один почтовый ящик. В этом разделе — Gmail, корпоративная почта через IMAP/SMTP и настройки доступа для каждого ящика.

Пароль приложения

Отдельный 16-символьный пароль, который Google (и многие другие провайдеры) создают специально для почтовых приложений. Это не ваш обычный пароль для входа. Orova Connect использует его для доступа к Gmail, потому что вход через аккаунт Google в Orova Connect недоступен.

IMAP и SMTP

IMAP — сервер, с которого Orova читает вашу почту (Сервер входящей почты (IMAP)). SMTP — сервер, через который она отправляет письма (Сервер исходящей почты (SMTP)). Оба адреса, их порты и тип защиты вам сообщит почтовый провайдер или ИТ-отдел.

Создайте пароль приложения Gmail (на стороне Google)

  • 1

    Включите двухэтапную аутентификацию. Откройте аккаунт Google, перейдите в раздел «Безопасность» и включите двухэтапную аутентификацию. Google предлагает пароли приложений только после ее включения.

  • 2

    Создайте пароль приложения. В аккаунте Google откройте страницу «Пароли приложений», введите понятное название (например, Orova) и создайте пароль. Google покажет 16-символьный пароль.

  • 3

    Сразу скопируйте его. Google показывает пароль только один раз. Скопируйте его сейчас — на следующих шагах вы вставите его в Orova. Если потеряете, удалите его в Google и создайте новый.

Добавьте почтовый ящик в Orova

  • 1

    Откройте вкладку «Почтовые ящики». Перейдите в Настройки, откройте вкладку Почтовые ящики и нажмите Добавить почтовый ящик. Если ни одного ящика еще нет, во «Входящих» тоже отображается Добавить почтовый ящик.

    Настройки с выбранной вкладкой «Почтовые ящики» и кнопкой «Добавить почтовый ящик»
    Настройки › Почтовые ящики: начните здесь, затем нажмите «Добавить почтовый ящик».
  • 2

    Gmail: используйте «Подключить Gmail». Нажмите Подключить Gmail. Orova сама заполнит серверы Gmail и откроет страницу паролей приложений Google. Введите адрес в поле Адрес электронной почты, вставьте 16-символьный код в Пароль приложения и при желании задайте Отображаемое имя отправителя.

    Форма добавления почтового ящика, вариант «Подключить Gmail» обведен
    «Подключить Gmail» сама заполняет серверы IMAP и SMTP Gmail.
  • 3

    Корпоративная почта: заполните серверы. Введите Адрес электронной почты и пароль, затем заполните группы Сервер входящей почты (IMAP) и Сервер исходящей почты (SMTP): Адрес сервера, Порт и Безопасность. Скопируйте значения у провайдера точно в том виде, в каком они даны.

    Поля серверов входящей (IMAP) и исходящей (SMTP) почты: адрес, порт, безопасность
    Корпоративная почта: скопируйте у провайдера адрес сервера, порт и тип защиты.
  • 4

    Нажмите «Сохранить». Сохранить — это еще и живая проверка: Orova действительно пытается войти на оба сервера. Вы увидите Проверка подключения…, затем Подключение успешно установлено. Почтовый ящик сохранен. Если что-то не так, сообщение укажет, какой сервер не ответил и почему.

    Кнопка «Сохранить» внизу формы добавления почтового ящика
    «Сохранить» также проверяет соединение с обоими серверами.
  • 5

    Дождитесь первой синхронизации. При первом запуске Orova загружает почту за последние 90 дней. Дальше новые письма приходят почти мгновенно. Вы также можете в любой момент нажать Синхронизировать во «Входящих».

    «Входящие» без подключенного почтового ящика с предложением добавить ящик
    Пока почтовый ящик не подключен и не синхронизирован, «Входящие» остаются пустыми.

Управление каждым почтовым ящиком

  • Сделать по умолчанию выбирает ящик, который используется первым при написании нового письма.
  • Проверить снова повторно проверяет соединение. В столбце статуса отображается Подключено, Ошибка подключения или Еще не проверено.
  • Загрузить логотип задает ящику собственное изображение (PNG, JPG или WEBP, до 1 МБ). Оно показывается в списке ящиков и при выборе ящика для отправки.
  • Каждый почтовый ящик вмещает до 2 ГБ почты. Когда он заполнен, Orova продолжает загружать текст новых писем, но пропускает вложения.
  • Удалить убирает почтовый ящик из Orova вместе со всеми папками, письмами и уже загруженными вложениями. Почту на сервере вашего провайдера это не затрагивает.

Кто может видеть почтовый ящик и пользоваться им

Варианты доступа в разделе «Доступ к почтовому ящику»
ВариантЧто означает
Только яЭтот почтовый ящик видите только вы.
Рабочее пространство может просматриватьВсе в рабочем пространстве могут читать почту, но не отправлять с этого ящика.
Рабочее пространство может использоватьВсе в рабочем пространстве могут читать почту и отправлять с этого ящика.
Для отдельного человека: Только просмотр · Просмотр и отправка · Нет доступаПереопределяет общее правило для одного участника. По умолчанию означает, что человек следует правилу рабочего пространства.

Warning

Пароль видит только тот, кто подключил ящик

Пароль приложения и параметры серверов видны и доступны для изменения только участнику, указанному в поле Кем подключено. Для старых ящиков, где это неизвестно, — владельцу рабочего пространства. Коллеги с доступом могут читать и отправлять письма, но не видят, как подключен ящик.

02 · Чтение и сортировка

Читайте и сортируйте почту

«Входящие» работают почти как Gmail. В этом разделе — вкладки категорий, цепочки писем, повседневные действия, поиск, фильтры и блокировка, а также автоответ на время отсутствия.

Вкладки категорий

«Входящие» делятся на Основные, Промоакции, Соцсети и Оповещения; можно включить и Форумы. Orova распределяет почту по ним автоматически. Помеченные письма всегда остаются в Основные. В Настройки › Входящие можно показывать, скрывать и переставлять вкладки, а также создать до 10 собственных категорий через Добавить категорию.

Цепочка писем

Письма на одну тему объединяются в одну цепочку, а цитаты из предыдущих писем сворачиваются. Это можно отключить параметром Цепочки писем в Настройки › Общие.

Повседневные действия

Что можно сделать с письмом
КнопкаЧто делает
Пометить · ЯрлыкОтметить важное письмо или присвоить ему ярлык. У ярлыков могут быть цвета и родительские ярлыки; управляйте ими в Настройки › Ярлыки.
Архивировать · УдалитьУбрать письмо из «Входящих» или отправить в корзину.
В спам · Заблокировать отправителяОтправить письмо в спам или заблокировать адрес либо целый домен, чтобы будущие письма попадали в спам.
ОтписатьсяПопросить отправителя рассылки прекратить отправку.
ОтложитьСкрыть письмо до Сегодня позже, Завтра, В эти выходные, На следующей неделе или до выбранного времени через Выбрать время.
Напомнить мнеВ заданное время Orova отправит письмо-напоминание в этот же почтовый ящик.
Печать · Скачать .emlРаспечатать письмо или сохранить исходный файл.
  • Щелкните правой кнопкой по письму, чтобы открыть Действия с письмом: переместить на другую вкладку, Найти письма от этого отправителя, ответить, переслать и другое.
  • Сочетания клавиш в стиле Gmail (j/k, c, r, a, f, e, #, s, /) по умолчанию отключены. Включите Горячие клавиши в Настройки › Общие; любую клавишу можно изменить на вкладке Горячие клавиши.
  • Внешние изображения по умолчанию показываются. Установите для Внешние изображения значение Спрашивать перед показом, если хотите загружать их только после нажатия Показать изображения.
  • У доверенных отправителей изображения показываются всегда, и их письма никогда не попадают в спам. Добавьте их в Настройки › Фильтры и заблокированные адреса.
  • Панель чтения можно растягивать шире или уже.

Переведите письмо в панели чтения

  • 1

    Нажмите «Перевести». Откройте письмо. Вверху письма нажмите Перевести. Откроется меню Перевести на с полем Поиск языка… для быстрого поиска языка.

  • 2

    Выберите язык. Нажмите язык, на котором хотите читать. Вы увидите Перевод…, затем перевод появится прямо в панели чтения с пометкой вроде Перевод · Tiếng Việt. AI сохраняет форматирование письма, имена, суммы и URL как есть. Orova запоминает язык для следующих открываемых писем.

  • 3

    Вернитесь к оригиналу. Нажмите Перевести и выберите Показать оригинал. Письмо в вашем почтовом ящике никогда не изменяется.

Note

Каждый перевод оплачивается по фактическому использованию AI и отображается в кошельке как Email — перевод AI на …. Повторный перевод того же письма на тот же язык в течение 7 дней ничего не стоит. Если в кошельке не хватает средств, Orova не обращается к AI.

Поиск

Введите запрос в поле поиска, чтобы найти письма по отправителю или теме. Откройте Расширенный поиск, чтобы сочетать От, Кому, Тема, Содержит слова, Не содержит, размер, период, папку в Искать в и Есть вложение. На той же панели Создать фильтр превращает ваш поиск в фильтр.

Фильтр

Правило из условий и действий, которое применяется к новым входящим письмам. Условия объединяются через Все или Любое и могут проверять отправителя, получателя, копию, тему, текст, размер (МБ), вложения, почтовый ящик, ярлык, категорию и дату получения.

Создайте фильтр

  • 1

    Откройте «Фильтры и блокировка». Перейдите в Настройки › Фильтры и заблокированные адреса и нажмите Новый фильтр. Задайте Название.

    Настройки, вкладка «Фильтры и блокировка», кнопка «Новый фильтр» обведена
    Настройки › Фильтры и блокировка: нажмите «Новый фильтр».
  • 2

    Задайте условия. В блоке Если сообщение выберите Все или Любое, затем через Добавить условие добавьте каждую проверку — например, От содержит домен.

    Условия фильтра: выбор «Все/Любое» и кнопка «Добавить условие»
    Выберите «Все» или «Любое», затем добавьте по условию на каждую проверку.
  • 3

    Выберите действия. В блоке Тогда выберите одно или несколько: Архивировать, Отметить как прочитанное, Пометить, Применить ярлык, Назначить категорию, Удалить, Никогда не отправлять в спам.

    Действия фильтра в блоке «Тогда»: архивировать, отметить как прочитанное, пометить и другие
    Отметьте одно или несколько действий в блоке «Тогда».
  • 4

    При желании примените к старым письмам. Применить к существующим прогоняет фильтр по уже имеющейся почте. В старых письмах он меняет только ярлыки, пометки и статус прочтения внутри Orova.

  • Экспорт и Импорт переносят фильтры файлом, например между рабочими пространствами.
  • Заблокированные отправители — список всех заблокированных адресов или доменов (name@domain.com или @domain.com) с указанием, кто и когда их заблокировал. Разблокировать отменяет блокировку.

Warning

Пересылка в фильтре сохраняется, но не выполняется

Фильтр может содержать адреса Переслать на (подтверждаются кодом, отправленным на этот адрес). Сейчас Orova только сохраняет это правило; автоматическая пересылка писем пока не выполняется. Если письмо нужно передать, откройте его и нажмите Переслать сами.

Автоответ на время отсутствия

В Настройки › Общие откройте Автоответчик для нужного почтового ящика и переключите его в положение Вкл.. В Режим ответа выберите По датам (период С–До), По рабочему графику (вне Рабочие часы, в Еженедельные выходные и в добавленные Праздники и индивидуальные выходные) или Оба. Напишите Тема и текст сообщения. Отметьте Только контактам, чтобы отвечать только людям из ваших контактов. Каждый отправитель получает не больше одного автоответа за 4 дня.

Настройки, вкладка «Общие» с параметрами, например «Внешние изображения» и «Автоответ»
В `Настройки` › `Общие` находятся `Внешние изображения`, `Отмена отправки`, `Горячие клавиши` и `Автоответчик` для каждого почтового ящика.

03 · Написание и AI

Письма, подписи, шаблоны и переписывание с AI

Нажмите Написать, чтобы начать. В этом разделе — редактор, подписи, получатели, отложенная отправка, отмена, переписывание с AI и работа с шаблонами.

Окно написания письма

  • Редактор поддерживает форматирование текста, списки, таблицы, Вставить изображение и Вставить ссылку. Переключитесь в Режим HTML, чтобы вставить или отредактировать чистый HTML, и обратно в Редактор.
  • Окно можно Свернуть, Развернуть или открыть Во весь экран.
  • Шрифт, размер и цвет по умолчанию задаются в Шрифт по умолчанию в Настройки › Общие. Загрузить шрифт добавляет собственный файл .woff2 или .ttf до 2 МБ.
  • Выберите почтовый ящик для отправки в поле От. Его подпись вставляется автоматически.
  • Получатели подсказываются из Контакты и Группы. Одно письмо может уйти максимум 100 получателям в полях «Кому», «Копия» и «Скрытая копия», а вложения — до 25 МБ суммарно.
  • Ответы и пересылки открываются прямо под читаемым письмом. Оригинал цитируется и сворачивается; Удалить цитируемый текст убирает его.

Подписи

У каждого почтового ящика может быть сколько угодно подписей. В Настройки › Подписи используйте Добавить подпись, затем выберите, какая подпись будет по умолчанию для Новые письма, а какая для Ответы. Во время написания можно сменить подпись или выбрать Без подписи.

Отправьте сейчас, позже или верните письмо

  • 1

    Отправьте. Нажмите Отправить. Письмо задерживается на несколько секунд, чтобы вы успели нажать Отменить на появившейся панели.

  • 2

    Настройте время на отмену. Отмена отправки в Настройки › Общие задает, сколько письмо задерживается: по умолчанию 5 секунд, от 0 (Выкл.) до 60 секунд.

    Настройки › Общие с параметром «Отмена отправки»
    «Отмена отправки» задает, сколько секунд письмо задерживается перед отправкой.
  • 3

    Или запланируйте. Откройте Запланировать отправку и выберите Завтра в 8:00, Сегодня в 13:00, Понедельник в 8:00 или Выбрать дату и время. Запланированные письма ждут в папке Запланированные.

Переписывание с AI

Попросите AI переписать фрагмент

  • 1

    Выделите текст. Выделите часть, которую нужно переработать. Если ничего не выделено, Orova попросит: Сначала выделите текст, который AI должен переписать.

  • 2

    Откройте окно AI. Нажмите AI на панели инструментов редактора или клавишу i. Откроется окно Переписать с помощью AI.

  • 3

    Скажите, что нужно. Введите инструкцию, например «короче и вежливее». Оставьте поле пустым — и AI просто улучшит текст. Нажмите Запустить.

  • 4

    Проверьте результат. AI сохраняет исходный язык, ссылки, изображения и переменные шаблона. Переписывание никогда не переводит текст; чтобы прочитать письмо на другом языке, используйте отдельную кнопку Перевести в панели чтения (раздел 02).

Note

Переписывание и перевод — единственное в почте, что расходует Quota

Каждое переписывание оплачивается по фактическому использованию AI и отображается в кошельке как Email — переписывание с помощью AI. Если в кошельке не хватает средств, вы увидите Исчерпана Quota AI., и ничего не спишется. Перевод оплачивается так же (раздел 02). Написание, отправка и планирование писем Quota никогда не расходуют.

Шаблоны

Откройте Шаблоны в меню модуля. Есть две библиотеки. Ваши шаблоны — те, что вы создаете, редактируете, помечаете тегами, группируете и обрабатываете массово (Добавить тег, Переместить в группу, Удалить шаблоны). Системные шаблоны — 35 шаблонов только для чтения: коммерческие предложения, счета, запросы на оплату, подтверждения заказов, благодарности и другие. Они следуют языку интерфейса: на вьетнамском, если интерфейс вьетнамский, и на английском для всех остальных языков.

Страница «Шаблоны» со списком системных шаблонов только для чтения
Системные шаблоны доступны только для просмотра. Нажмите `Копировать в мои шаблоны`, чтобы получить редактируемую копию.

Создайте шаблон и поделитесь им

  • 1

    Начните с системного шаблона или с нуля. В системном шаблоне нажмите Копировать в мои шаблоны (или Использовать как шаблон), чтобы получить собственную редактируемую копию. Чтобы начать с нуля, нажмите Новый шаблон.

    Системный шаблон только для чтения, кнопка «Копировать в мои шаблоны» обведена
    Системные шаблоны доступны только для просмотра; скопируйте шаблон, чтобы его редактировать.
  • 2

    Напишите содержимое. Используйте вкладку Редактор или HTML. В редакторе три вкладки: Редактор, HTML и Предпросмотр. Шаблоны с табличной версткой открываются в HTML, чтобы верстка не пострадала, ведь переключение в Редактор может ее сломать.

    Вкладки редактора шаблонов: «Редактор», «HTML» и «Предпросмотр»
    Пишите в «Редакторе» или HTML; «Предпросмотр» показывает результат.
  • 3

    Вставьте переменные и проверьте предпросмотр. Вставить переменную добавляет поля, например данные клиента, компании или отправителя. Нажмите Предпросмотр: переменные заполнятся реальными данными рабочего пространства, а те, для которых данных нет, останутся пустыми.

    Предпросмотр шаблона «Коммерческое предложение (копия)» с заполненными переменными
    Предпросмотр заполняет переменные данными рабочего пространства.
  • 4

    Поделитесь им. Нажмите Поделиться… и выберите Только я, Все рабочее пространство или Выборочно — укажите Отделы (отметка отдела включает его подотделы) или отдельных Участники, каждому с правом Может использовать или Может редактировать.

    Статус доступа к шаблону «Только я» и кнопка «Поделиться…» обведены
    Нажмите «Поделиться…», чтобы выбрать, кто может использовать или редактировать шаблон.
  • 5

    Используйте его в письме. Во время написания нажмите Вставить шаблон. Чтобы превратить письмо, которое вы пишете, в шаблон, нажмите Сохранить как шаблон.

Шаблон, которым коллега поделился с правом Может использовать, открывается только для чтения: использовать его можно, а изменять нельзя. Создание и использование шаблонов бесплатно; переписывание с AI внутри шаблона расходует Quota так же, как в письме.

04 · Контакты

Ведите контакты

«Контакты» — общая адресная книга рабочего пространства для почты. Из нее берутся подсказки получателей при написании писем, и она отделена от записей о клиентах в Orova CRM.

Контакт

Один человек с полями Имя, Фамилия, Email, Телефон, Компания и Заметки. Нажмите Новый контакт, чтобы добавить вручную, или Написать у контакта, чтобы начать письмо, уже адресованное ему.

Страница «Контакты» со списком контактов, фильтрами по тегам и кнопками импорта и экспорта
`Контакты`: поиск, фильтр по букве или тегу, импорт и экспорт CSV.
  • Поиск и фильтры. Используйте поле поиска, фильтр по первой букве (имена с вьетнамской диакритикой сортируются под правильной буквой, поэтому «Đặng» попадает под D), фильтр Теги или Отправлено, чтобы увидеть людей, которым вы уже писали.
  • Теги. Выбирайте из палитры в 24 цвета. У одного человека может быть несколько тегов. Создайте тег через Новый тег.
  • Группы. Группа — список адресов, который можно разом вставить в поле «Кому». Создайте группу через Новая группа.
  • Выбор нескольких. Отметьте строки, чтобы разом Добавить тег, Снять тег, Добавить в группу или Удалить.
  • Автосохранение контактов (включено по умолчанию, в Настройки › Общие) добавляет в «Контакты» всех, кому вы пишете, чтобы в следующий раз они подсказывались.
  • Столбцы можно растягивать шире или уже.

Импортируйте контакты из файла CSV

  • 1

    Подготовьте файл. Сохраните файл CSV в кодировке UTF-8, первая строка которого содержит названия столбцов. Столбец email обязателен, остальные могут быть пустыми. Несколько тегов указывайте в столбце tags через ;.

    Страница «Контакты», кнопка «Импорт CSV» обведена внизу слева
    Кнопка «Импорт CSV» находится внизу левой колонки на странице «Контакты».
  • 2

    Проверьте ограничения. За один импорт — до 5 000 строк и 2 МБ. Нажмите Скачать шаблон в окне, если нужен готовый файл для заполнения.

  • 3

    Импортируйте. Нажмите Импорт CSV, затем Выбрать CSV-файл. Уже существующий адрес обновляется, а не дублируется, а несуществующие теги создаются автоматически. По завершении Orova сообщит, сколько контактов импортировано.

    Окно «Импорт контактов из CSV», кнопка «Выбрать файл CSV» обведена
    Проверьте столбцы и ограничения, затем нажмите «Выбрать файл CSV».

Экспорт CSV скачивает всю адресную книгу в виде файла CSV.

Tip

«Контакты» — это не ваша CRM

«Контакты» в Orova Connect — отдельная адресная книга, независимая от записей о клиентах в Orova CRM. Изменения в одной не затрагивают другую. Работа с контактами не расходует Quota.

05 · Календарь

Планируйте встречи и рассылайте приглашения

Календарь встреч — место, где начинается любая встреча. Вы задаете время и участников, а Orova создает комнату и рассылает приглашения по эл. почте.

Онлайн и очно

У каждой встречи есть Формат. Онлайн-встречи проходят в комнате в вебе — в Orova Meet или по вставленной вами ссылке. Очно встречи проходят за реальным столом; для них Orova вместо комнаты предлагает сводку очной встречи (см. раздел 07).

  • Переключайте вид: День, Неделя и Месяц (по умолчанию — неделя). Сегодня возвращает к текущей дате.
  • Сетка времени по умолчанию идет с шагом 30 минут; шаг можно изменить.
  • Ищите встречи по названию, организатору, комнате или тегу через Поиск встреч… и сужайте календарь через Фильтры по тегу или комнате.
  • Перетащите встречу в новый слот, чтобы перенести ее. Для повторяющейся встречи вместо этого откроется форма редактирования, где можно решить, что изменить.
Календарь встреч в виде «Неделя» со встречами в сетке времени
Календарь в режиме `Неделя`. `Сегодня` возвращает к текущей дате.

Запланировать встречу

  • 1

    Откройте форму. Нажмите на свободный слот в календаре или на Новая встреча.

    Кнопка «Новая встреча» в календаре
    Нажмите «Новая встреча» или свободный слот в календаре.
  • 2

    Заполните основное. Введите Название, выберите Онлайн или Очно, затем укажите Начало и Конец. Добавьте Описание, если участникам нужен контекст.

    Форма новой встречи с полем «Название» и выбором «Очно/Онлайн»
    Введите название и выберите «Очно» или «Онлайн».
  • 3

    Комната и ссылка (онлайн). Оставьте Ссылка на встречу пустой — и Orova создаст для вас комнату Orova Meet. Если вы встречаетесь в Zoom или Google Meet, вставьте их ссылку. Затем выберите Кто может присоединиться (подробнее в разделе 06).

    Онлайн-встреча: пустое поле «Ссылка на встречу» и «Кто может присоединиться»
    Оставьте ссылку пустой для комнаты Orova Meet, затем выберите, кто может войти.
  • 4

    Классифицируйте встречу. При желании выберите Переговорная, Отдел, Тема и один или несколько Теги. Так календарь проще читать и фильтровать.

    Форма новой встречи с выделенными полями «Комната», «Отдел» и «Тема»
    Комната, отдел и тема — необязательные метки.
  • 5

    Пригласите участников. Введите адреса эл. почты в поле Участники через запятую и выберите ящик в Отправить с аккаунта. Без ящика отправки приглашения не уходят.

    Поле «Участники» и «Отправить с аккаунта» в форме встречи
    Введите адреса участников и ящик, с которого уходят приглашения.
  • 6

    Повтор при необходимости. В поле Повтор выберите Ежедневно, Еженедельно или Ежемесячно, затем задайте дату в Повторять до или выберите Без даты окончания. Сохраните — появится Встреча запланирована, приглашения отправлены.

    Повтор «Еженедельно» с параметром «Повторять до»
    Выберите частоту повтора и дату окончания.

Приглашения и ответы

Каждый приглашенный получает письмо с файлом календаря (.ics) и двумя кнопками: Принять и Отклонить. Чтобы ответить через эти кнопки, нужно войти в Orova. Ответы отображаются во встрече как Принято, Отклонено или Ожидает. Отменить встречу спрашивает, отменить ли встречу и уведомить участников, затем отправляет письмо об отмене.

Сведения о запланированной встрече: время, организатор, ссылка на комнату и кнопка «Войти во встречу»
Сведения о встрече: `Копировать ссылку`, `Присоединиться к встрече`, `Изменить` и `Отменить встречу`.

Комнаты, темы и теги

Нажмите Переговорные в календаре, чтобы открыть окно с тремя вкладками: Переговорные, Тема и Теги — у каждого элемента есть название и цвет. Для физической комнаты можно задать часы работы; Orova предупредит сообщением Комната уже забронирована на это время или Комната недоступна в это время. В календаре каждая встреча окрашена в два слоя: левая полоса — по теме, фон — по первому тегу.

Note

Ограничения

Время начала можно указать не раньше чем за 5 минут до текущего момента, а встреча может длиться не более 24 часов. Конец должен быть позже Начало. Календарь, комнаты и приглашения не расходуют Quota.

06 · Комната встречи

Комната Orova Meet и проведение встречи

Orova Meet работает на собственных серверах Orova, а не через Zoom или Google. Ничего устанавливать не нужно: откройте ссылку в браузере — и вы в комнате. В этом разделе: кто может присоединиться, что можно делать в комнате и инструменты организатора.

Ведущий

Те, кто управляет комнатой: организатор встречи, владелец и администраторы рабочего пространства, а также соорганизаторы. Организаторы видят Настройки комнаты и элементы управления у каждого участника.

Кто может присоединиться

Четыре варианта в «Кто может присоединиться»
ВариантКто может войти
Участники рабочего пространства и приглашенные (по умолчанию)Участники рабочего пространства и приглашенные адреса. Все входят в Orova.
Только приглашенныеТолько организатор и приглашенные адреса. Остальные видят Вас нет в списке приглашенных.
Все, у кого есть ссылка (только имя)Гостям не нужен аккаунт Orova. Они вводят имя и входят.
С предварительной регистрацией (имя, телефон, email)Гости указывают имя, телефон и эл. почту перед входом. Orova сохраняет список регистраций.

Чтобы сменить вариант, отредактируйте встречу; изменение действует со следующего входящего. Ссылку можно получить кнопкой Копировать ссылку в сведениях о встрече или в зале ожидания. Комната открывается за 15 минут до начала и остается открытой до 24 часов после него. Для гостей, входящих по имени, действует ограничение частоты входа против спама.

Войти во встречу

  • 1

    Откройте комнату. В сведениях о встрече нажмите Присоединиться к встрече (откроется новая вкладка) или откройте ссылку на комнату. Гости видят Войти как гость и заполняют Ваше имя (а также Телефон и Эл. почта, если требуется регистрация).

    Сведения о встрече [DOCS] Weekly sync с выделенной кнопкой «Войти во встречу»
    «Войти во встречу» открывает комнату в новой вкладке.
  • 2

    Подготовьтесь в зале ожидания. Микрофон и камера по умолчанию выключены. Браузер запрашивает разрешение, только когда вы включаете одно из них. Здесь же можно выбрать Фон.

  • 3

    Войдите. Нажмите Войти. Если вы пришли рано, увидите время открытия комнаты; если еще никого нет — Ожидание подключения других участников….

Зал ожидания Orova Meet: микрофон и камера выключены до входа
Зал ожидания: микрофон и камера изначально выключены. Комната открывается только за 15 минут до начала.

В комнате

  • Качество. Авто дает до 1080p и само снижает до 720p, 360p и 180p, когда сеть или устройство не справляются; можно также выбрать вручную в Качество. Если у сервера есть ресурсы, во встрече может быть до 50 человек.
  • Раскладка. Авто, Докладчик, сетка из 4, 9 или 16 плиток или Только экран. В режиме Только экран общий экран заполняет кадр, а участники — в маленькой плитке, которую можно перетащить куда угодно; кнопка с глазом рядом с кнопками настроек переключает Скрыть участников / Показать участников. Во весь экран скрывает все остальное.
  • Демонстрация экрана. Выберите вкладку, окно или весь экран. Отметьте Поделиться звуком в окне браузера, чтобы все слышали звук вашего компьютера (только Chrome и Edge). Остановить демонстрацию завершает демонстрацию. Кто может показывать экран, решает организатор.
  • Субтитры. Кнопка CC открывает субтитры в реальном времени — см. ниже.
  • Чат. Сообщения с эмодзи и файлами до 25 МБ.
  • Поднять руку и Реакция позволяют подать знак без слов. Все получают уведомление, когда кто-то входит.
  • Фон. Нет, Размытие, Сильное размытие, 10 готовых комнат (Стеклянный офис, Минималистичная переговорная, Домашний офис, Кирпичный лофт, Вид на город, Библиотека, Зеленый офис, Лаунж отеля, Коворкинг, Комната в стиле джапанди) или Загрузить изображение (до 8 МБ). Эффект обрабатывается на вашем устройстве, а на слабых устройствах Orova автоматически его облегчает.
  • Запись. Сохраняет встречу на ваше устройство в 2 файла: видео и отдельно аудио. Orova не хранит копию на своих серверах.

Субтитры в реальном времени с переводом для каждого слушателя

Комната с включенными субтитрами; панель субтитров справа
Комната с включенными субтитрами; панель субтитров справа

Субтитры в реальном времени превращают речь каждого участника в текст во время встречи, а затем переводят его на язык, выбранный каждым читателем. Orova распознает речь более чем на 30 языках, включая английский, вьетнамский, китайский, японский, французский, испанский и тайский. Лаосский и кхмерский пока не распознаются как речь, но их можно выбрать для чтения. Язык вашей речи совпадает с языком вашего интерфейса Orova.

Как пользоваться субтитрами

  • 1

    Включите субтитры. Нажмите CC в нижнем ряду кнопок. Откроется панель Язык субтитров; включите Субтитры в реальном времени. Включить их может только организатор — остальные видят Только организатор может включить субтитры.

    Переключатель субтитров и выбор языка чтения
    Переключатель субтитров и выбор языка чтения
  • 2

    Выберите язык чтения. Откройте Язык и выберите один из 50 языков или Оригинал (без перевода), чтобы читать сказанное дословно. Каждый выбирает свой язык: вы можете читать по-английски, а коллега — по-вьетнамски.

  • 3

    Читайте историю субтитров. Панель хранит каждую завершенную реплику с именем говорящего и временем. Она отделена от Чат. Смените язык чтения — и вся история будет переведена заново. Если закрыть панель, субтитры показываются полосой внизу экрана, как на YouTube.

    Панель истории: реплики на английском и китайском переведены на выбранный вами язык
    Панель истории: реплики на английском и китайском переведены на выбранный вами язык
  • 4

    Выключите субтитры. Снова откройте панель кнопкой CC и выключите. Выключить субтитры может только организатор или тот, кто их включил.

Note

Субтитры оплачиваются поминутно

Субтитры расходуют Quota по минутам распознанной речи плюс перевод на каждый язык чтения — на любом тарифе. В кошельке это отображается как Meeting — live captions … и Meeting — caption translation to …. Если Quota закончится во время встречи, субтитры остановятся сами с сообщением Закончилась Quota, показ субтитров остановлен; уже использованное все равно списывается.

Инструменты организатора

  • Настройки комнаты: задайте для Кто может писать в чат, Кто может включать микрофон, Кто может включать камеру и Кто может демонстрировать экран значение Все или Только организаторы. Изменения действуют сразу, переподключаться не нужно.
  • Соорганизаторы (email): введите адрес или выберите кого-то из участников, до 20 соорганизаторов. Гости, вошедшие по имени, не могут стать соорганизаторами.
  • У каждого участника: Без звука, Выключить видео, Разрешить микрофон, Разрешить камеру, Заблокировать чат / Разблокировать чат, Назначить соорганизатором / Удалить соорганизатора и Удалить из комнаты.
  • Полоса Поднятые руки видна только организаторам, в ней есть кнопка Опустить все руки.
  • Запустить AI-итоги (раздел 07) может только организатор. Встречи не расходуют Quota, сколько бы ни было участников или минут; оплачиваются только субтитры, если они включены.

Warning

Завершение встречи

Завершить встречу закрывает комнату для всех, и ссылка перестает работать. Нажать ее может только организатор или владелец/администратор рабочего пространства — соорганизаторы не могут. Для повторяющейся встречи ссылка снова открывается для следующего повтора, за 15 минут до начала.

Note

Резервный режим

Когда сервер встреч загружен, комната может перейти в режим только звука и демонстрации экрана или в резервный режим до 8 человек (Сервер загружен, резервный режим до 8 человек). В резервном режиме организаторы могут удалять участников, но не могут удаленно выключать микрофоны и камеры.

07 · AI-итоги и отчет

AI-итоги, итоги очных встреч и отчет о встрече

Это раздел «встречи без конспектов». AI слушает, пишет стенограмму и превращает ее в итоги из четырех частей — для онлайн-встреч, для встреч за столом и для уже имеющихся записей.

Стенограмма и итоги

Стенограмма — это сказанное, реплика за репликой, на том языке, на котором говорил каждый; сама стенограмма не переводится. Чтобы читать разговор на своем языке во время встречи, включите субтитры в реальном времени — они переводятся для каждого слушателя. Итоги состоят из четырех частей: Ключевые моменты, Решения, Задачи (исполнитель – задача – срок) и Открытые вопросы. Они пишутся на языке интерфейса того, кто запустил итоги или нажал «подвести итоги», — на любом из 9 языков.

AI-итоги онлайн-встречи

  • 1

    Запустите (только организаторы). Нажмите AI recap в панели управления комнатой. Все в комнате получат уведомление, что встреча записывается для итогов. Каждую встречу записывает только одно устройство; второе увидит Эту встречу уже записывает другое устройство.

  • 2

    Продолжайте разговор. Браузер сводит звук комнаты и отправляет его на сервер фрагментами по 15 секунд вместе с данными о том, кто когда говорил. Если ваш микрофон выключен, Orova напомнит включить его, чтобы ваш голос попал в запись.

  • 3

    Остановите. Нажмите Остановить AI recap. Появится Запись отправлена, AI готовит итоги — см. отчет о встрече. AI строит стенограмму с настоящими именами говорящих, объединяет идущие подряд реплики одного человека, а затем пишет итоги.

  • 4

    Прочитайте результат. Откройте отчет о встрече. AI работает в фоне, поэтому можно уйти со страницы и вернуться. AI-итоги спокойно работают одновременно с Запись на устройство.

Tip

Субтитры включены? Итоги уже есть

Если субтитры в реальном времени включены, просто нажмите Завершить, чтобы закрыть комнату, — итоги будут построены по субтитрам, без записи звука или видео. В отчете о встрече будет указано Стенограмма взята из субтитров.

Итоги очной встречи

  • 1

    Откройте страницу итогов. Откройте очную встречу в календаре — она приведет вас в Итоги встречи.

  • 2

    Запись. Положите ноутбук или телефон в центр стола и нажмите Запись. Страница использует микрофон этого устройства и загружает запись фрагментами по 15 секунд, поэтому не закрывайте вкладку. Если браузер не разрешил доступ к микрофону, страница покажет Доступ к микрофону запрещен.

    Страница «Итоги встречи» с выделенной кнопкой «Запись»
    Положите устройство в центр стола и нажмите «Запись».
  • 3

    Остановите и подведите итоги. Нажмите Остановить и создать сводку. AI разделит голоса на «Спикер 1», «Спикер 2» и так далее, посчитает число говорящих и время речи каждого, затем напишет те же итоги из четырех частей.

  • 4

    Или используйте готовый файл. Выберите или загрузите запись, чтобы отправить имеющийся аудио- или видеофайл. Удалить запись удаляет запись.

    Ссылка «или загрузите запись» на странице итогов
    Уже есть файл? Загрузите его вместо записи.
Страница «Итоги встречи» для очной встречи с кнопкой «Запись» и возможностью загрузить запись
`Итоги встречи` для очной встречи: `Запись`, затем `Остановить и создать сводку` или загрузка записи.

Note

Почему в итогах очных встреч указаны Спикер 1, 2…

В комнате Orova Meet Orova знает, кто говорит в каждый момент, поэтому может подставить настоящие имена. За столом таких данных нет, поэтому голоса помечаются как Спикер 1, Спикер 2 и так далее.

Отчет о встрече (онлайн-встречи)

Откройте его из сведений о встрече или кнопкой Отчет в комнате. Очные встречи ведут на страницу итогов. На странице две карточки: Посещаемость и AI-сводка.

Страница «Отчет о встрече» с карточками «Посещаемость» и «AI-итоги»
`Отчет о встрече`: с одной стороны посещаемость, с другой — AI-стенограмма и итоги из четырех частей.
  • Посещаемость показывает, кто присоединился, Время входа, Время выхода, Длительность и число Сеансы. В итогах: Уникальные участники (человек на двух устройствах не считается дважды), Сеансы подключений, Общее время и кто Дольше всех в комнате. Сеанс без зафиксированного времени выхода учитывается до закрытия комнаты и помечается как расчетное. Зарегистрированные гости отображаются с эл. почтой и телефоном.
  • Экспорт в Excel скачивает файл с 2 листами: по строке на каждый сеанс и сводка по каждому человеку.
  • AI-итоги берутся из AI-итогов встречи или из загруженного файла: Выбрать файл (webm, mp4, m4a или mp3, до 500 МБ), затем Создать сводку с помощью AI. Стенограмма показывает число говорящих и время речи каждого.
  • Скачать .md сохраняет итоги текстовым файлом. Создать сводку заново повторяет обработку по сохраненной записи — например, после смены языка интерфейса, чтобы получить итоги на другом языке.
  • Отправить участникам рассылает итоги приглашенным и организатору с ящика, указанного во встрече в Отправить с аккаунта. Если у встречи нет ящика отправки, сначала отредактируйте встречу и выберите его.

Quota за итоги

  • Расшифровка оплачивается по длительности аудио, итоги — по объему текста. В кошельке это отображается как Meeting — AI-сводка встречи.
  • Orova оценивает стоимость по длительности записи до запуска. Если в кошельке не хватает средств, запись сохраняется: пополните баланс и нажмите Создать сводку заново.
  • Каждое Создать сводку заново — новое списание.
  • Для записи без речи или только с шумом появится В записи не обнаружена речь — AI не вызывается, ничего не списывается.
  • Одна запись может быть до 600 МБ.
  • Посещаемость, экспорт в Excel и рассылка итогов не расходуют Quota.

08 · FAQ

Частые вопросы и типичные ошибки

Самые частые вопросы, а затем самые частые ошибки и способы их исправить.

Как включить AI-итоги?

В онлайн-встрече в Orova Meet организатор нажимает AI recap в панели управления комнатой, а в конце — Остановить AI recap. Стенограмма и итоги из четырех частей появятся в отчете о встрече. Запустить их могут только организаторы.

Как подключить Gmail?

Включите двухэтапную аутентификацию в аккаунте Google и создайте 16-символьный пароль приложения. В Orova перейдите в Настройки › Почтовые ящики, нажмите Добавить почтовый ящик, затем Подключить Gmail, вставьте пароль приложения и нажмите Сохранить. Вход через аккаунт Google недоступен.

Как забронировать комнату и пригласить людей по эл. почте?

В календаре нажмите Новая встреча, выберите Переговорная, введите адреса в поле Участники через запятую и выберите Отправить с аккаунта. Для онлайн-встречи оставьте Ссылка на встречу пустой, и Orova создаст комнату Orova Meet. Приглашенные получат письмо с файлом .ics и кнопками Принять / Отклонить.

Как узнать, кто присутствовал?

Откройте отчет онлайн-встречи. Карточка Посещаемость показывает каждого участника со временем входа, выхода, длительностью и сеансами. Экспорт в Excel скачивает файл с 2 листами.

Как записать и подвести итоги очной встречи?

Откройте очную встречу в календаре, чтобы перейти в Итоги встречи, положите ноутбук или телефон в центр стола и нажмите Запись. По окончании нажмите Остановить и создать сводку. Можно также загрузить уже имеющуюся запись.

Как настроить подпись и быстро отвечать по шаблонам?

Добавьте подписи для каждого ящика в Настройки › Подписи и выберите подписи по умолчанию для новых писем и ответов. Для быстрых ответов сохраните письмо через Сохранить как шаблон, затем при ответе используйте Вставить шаблон.

Как сменить фон во встрече?

Откройте Фон в зале ожидания или в комнате. Выберите Размытие, Сильное размытие, одну из 10 готовых комнат или Загрузить изображение (до 8 МБ).

Можно ли переводить субтитры во встрече?

Да. Ведущий нажимает CC и включает Субтитры в реальном времени, затем каждый открывает Язык и читает на любом из 50 языков. Субтитры оплачиваются по минутам речи плюс перевод. См. раздел 06.

Расходует ли перевод письма Quota?

Да, каждый перевод оплачивается по фактически использованному AI. Повторный перевод того же письма на тот же язык в течение 7 дней бесплатен. Нажмите Показать оригинал, чтобы вернуться к оригиналу. См. раздел 02.

Кто может войти в мою комнату встречи?

Это зависит от параметра Кто может присоединиться во встрече: Участники рабочего пространства и приглашенные (по умолчанию), Только приглашенные, Все, у кого есть ссылка (только имя) или С предварительной регистрацией (имя, телефон, email). Чтобы изменить, отредактируйте встречу.

Gmail сообщает, что адрес или пароль неверны.

Скорее всего, вы используете обычный пароль Google. Gmail нужен 16-символьный пароль приложения, который создается после включения двухэтапной аутентификации. Если сообщение гласит Для этого ящика не включен IMAP, включите IMAP в настройках почтового сервиса и снова нажмите Сохранить.

Новые письма не приходят.

Нажмите Синхронизация во входящих. Если письма все равно не приходят, откройте Настройки › Почтовые ящики и нажмите Проверить снова. Ошибка подключения обычно означает, что пароль изменен или отозван, — нажмите Изменить у ящика и введите новый пароль приложения.

Ящик сообщает, что он переполнен.

Каждый ящик вмещает до 2 ГБ. После заполнения Orova продолжает загружать текст новых писем, но пропускает вложения. Удалите старые письма с большими вложениями, чтобы освободить место.

AI сообщает, что Quota закончилась.

В кошельке рабочего пространства недостаточно средств для этой задачи. Пополните баланс на странице «Кошелек». Для AI-переписывания запустите его снова; для итогов встречи запись сохраняется, поэтому просто нажмите Создать сводку заново. За заблокированную попытку ничего не списано.

Не получается войти в комнату встречи.

Сначала проверьте время: комната открывается за 15 минут до начала и закрывается через 24 часа после него. Вас нет в списке приглашенных означает, что встреча настроена как Только приглашенные, — попросите организатора добавить ваш адрес. Войдите в Orova, чтобы присоединиться означает, что комната закрыта для гостей.

Меня никто не слышит.

Убедитесь, что микрофон включен в комнате и что браузер имеет разрешение на микрофон, — проверьте разрешения сайта рядом с адресной строкой. Также организатор мог установить Кто может включать микрофон на Только организаторы.

В итогах сказано, что речь не обнаружена.

В записи была только тишина или шум, поэтому AI не вызывался и Quota не расходовалась. Для итогов очной встречи поставьте устройство ближе к говорящим; в онлайн-встрече проверьте, что микрофоны были включены.

Не получается сделать гостя соорганизатором.

У гостей, вошедших только по имени, нет аккаунта Orova, поэтому они не могут быть соорганизаторами. Соорганизаторами могут быть только вошедшие пользователи Orova.

Соведущий не может завершить встречу.

Так задумано. Завершить встречу доступно только организатору и владельцам/администраторам рабочего пространства. Соведущие могут управлять участниками, но не могут закрыть комнату для всех.

Tip

Сначала проверьте на короткой встрече

Перед первой важной встречей проведите двухминутную тестовую встречу с коллегой: войдите, поговорите, запустите и остановите AI-итоги, откройте отчет о встрече. Вы точно будете знать, чего ожидать, а короткая запись расходует совсем немного Quota.
Наверх← Назад к библиотеке руководств

/ Нужна помощь?

Не нашли нужное? Откройте раздел поддержки в своем рабочем пространстве или напишите нам.