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/ Anleitung Orova Connect

Orova Connect nutzen
Schritt für Schritt.

Ihr Posteingang, Ihr Meetingkalender und Ihr Online-Meetingraum an einem Ort – die AI schreibt mit und feilt an den Formulierungen.

Orova Connect vereint drei Dinge in Ihrem Orova-Workspace: einen Posteingang für mehrere Postfächer, einen Meetingkalender, der Einladungen verschickt, und Orova Meet, einen Meetingraum, der im Browser läuft. Das Versprechen ist kurz: Meetings ohne Mitschreiben, E-Mails ohne Selberschreiben.

Diese Anleitung richtet sich an alle, die das Modul zum ersten Mal öffnen. Jeder Abschnitt erklärt zuerst die neuen Begriffe und zeigt dann, was Sie anklicken, was Sie ausfüllen und was Sie sehen sollten. Folgen Sie den Abschnitten der Reihe nach: Postfach verbinden, lesen und sortieren, schreiben, Kontakte pflegen, dann weiter zu Meetings und AI-Recaps. Der letzte Abschnitt sammelt die häufigsten Fragen und Fehler.

Zwei Dinge vorab: Fast alles in Orova Connect verbraucht kein Quota; nur die AI-Funktionen kosten Quota, und Orova stoppt vor der Abbuchung, wenn das Guthaben nicht reicht. Die Schaltflächennamen in dieser Anleitung entsprechen wörtlich der Oberfläche, sodass Sie sie auf dem Bildschirm wiederfinden.

00 · Bevor Sie beginnen

Was Orova Connect ist und was Sie vorab wissen sollten

Dieser Abschnitt erklärt die drei Bereiche des Moduls, die wenigen Begriffe, die Ihnen in der Anleitung begegnen, und wo genau Quota verbraucht wird.

Orova Connect

Das Orova-Modul für E-Mail und Meetings. Leitsatz: Meetings ohne Mitschreiben, E-Mails ohne Selberschreiben. Die mühsame, wiederkehrende Arbeit – ein Meeting protokollieren, eine E-Mail gut formulieren – übernimmt die AI. Alles andere nutzen Sie frei.

Workspace

Der gemeinsame Bereich für Sie und Ihre Kolleginnen und Kollegen. Postfächer, Kontakte, Vorlagen, Meetings und das Quota-Guthaben gehören zum Workspace. Wer welches Postfach sehen oder nutzen darf, legen Sie pro Postfach fest.

Postfach

Eine mit Orova verbundene E-Mail-Adresse, zum Beispiel ein Gmail-Konto oder Ihre Firmenadresse. Ein Workspace kann viele Postfächer verbinden. In der linken Spalte sehen Sie Alle Postfächer gemeinsam oder öffnen jeweils ein einzelnes Postfach.

Quota

Das Quota für AI-Nutzung im Guthaben Ihres Workspace. Orova schätzt die Kosten, bevor ein AI-Vorgang läuft, und blockiert ihn vorab, wenn das Guthaben nicht reicht – ein Vorgang bricht also nie mittendrin ab. Guthaben und jede Abbuchung sehen Sie auf der Seite Wallet des Workspace.

Die drei Bereiche

Wo was in Orova Connect liegt
BereichWas Sie dort tunWo Sie es finden
PosteingangE-Mails aus allen verbundenen Postfächern lesen, sortieren und schreiben. Hier liegen auch Kontakte, Vorlagen und Einstellungen.Posteingang im Modulmenü. Die Einstellungen haben 8 Tabs.
MeetingkalenderMeetings planen, Personen per E-Mail einladen, Räume, Themen und Tags verwalten.Meeting im Modulmenü, öffnet den Kalender.
Meetingraum (Orova Meet)Online-Meetings im Browser abhalten, Bildschirm teilen, chatten, AI-Recap starten und den Meetingbericht lesen.Meeting beitreten in den Details eines Meetings oder über den Raumlink.

Die einzigen Stellen, die Quota kosten

  1. AI-Umformulierung einer E-Mail oder Vorlage. Jede Umformulierung wird nach der tatsächlich genutzten AI berechnet.
  2. AI-Übersetzung einer E-Mail im Lesebereich. Berechnet nach der tatsächlich genutzten AI; dieselbe E-Mail innerhalb von 7 Tagen erneut in dieselbe Sprache zu übersetzen ist kostenlos.
  3. Live-Untertitel in einem Orova Meet-Raum. Berechnet nach den transkribierten Sprechminuten plus der Übersetzung in die Sprache jedes Lesers.
  4. AI-Transkription und -Zusammenfassung eines Meetings – AI-Recap im Raum, die Recap-Seite für Präsenzmeetings oder eine Aufnahme, die Sie in den Meetingbericht hochladen. Die Transkription wird nach Audiolänge berechnet, die Zusammenfassung nach Textmenge. Jedes Erneut zusammenfassen zählt als neuer Durchlauf.

Alles andere verbraucht kein Quota: Postfächer verbinden und synchronisieren, E-Mails lesen, senden und planen, Signaturen, Vorlagen, Kontakte, Filter, Kalender, Einladungen, Meetings in Orova Meet (nicht nach Personen oder Minuten berechnet, außer bei aktivierten Live-Untertiteln), Bildschirmfreigabe, Chat, Hintergründe, Aufnahme auf Ihr Gerät, Anwesenheit und Excel-Export sowie das Versenden einer Zusammenfassung per E-Mail. Jeder Tarif enthält alle Funktionen; Tarife unterscheiden sich nur in der Menge an Quota.

Note

9 Oberflächensprachen

Orova gibt es auf Tiếng Việt, English, 日本語, 中文, Français, Español, ไทย, ລາວ und ខ្មែរ. Ändern Sie die Sprache im Menü, und Orova Connect folgt. Noch nicht übersetzte Zeilen erscheinen auf Englisch.

01 · Postfach verbinden

Postfach verbinden und festlegen, wer es nutzen darf

Bevor etwas im Posteingang erscheint, brauchen Sie mindestens ein Postfach. Dieser Abschnitt behandelt Gmail, Firmen-E-Mail über IMAP/SMTP und die Zugriffseinstellungen jedes Postfachs.

App-Passwort

Ein separates 16-stelliges Passwort, das Google (und viele andere Anbieter) eigens für Mail-Apps erstellt. Es ist nicht Ihr normales Anmeldepasswort. Orova Connect nutzt es für den Zugriff auf Gmail, weil die Anmeldung mit Ihrem Google-Konto in Orova Connect nicht verfügbar ist.

IMAP und SMTP

IMAP ist der Server, von dem Orova Ihre E-Mails liest (Posteingangsserver (IMAP)). SMTP ist der Server, über den gesendet wird (Postausgangsserver (SMTP)). Ihr E-Mail-Anbieter oder Ihr IT-Team nennt Ihnen beide Adressen, ihre Ports und die Sicherheitsart.

Gmail-App-Passwort erstellen (bei Google)

  • 1

    Bestätigung in zwei Schritten aktivieren. Öffnen Sie Ihr Google-Konto, gehen Sie zu Sicherheit und aktivieren Sie die Bestätigung in zwei Schritten. Erst dann bietet Google App-Passwörter an.

  • 2

    App-Passwort erstellen. Öffnen Sie im Google-Konto die Seite App-Passwörter, geben Sie einen wiedererkennbaren Namen ein (zum Beispiel Orova) und erstellen Sie es. Google zeigt ein 16-stelliges Passwort an.

  • 3

    Kopieren Sie es sofort. Google zeigt das Passwort nur einmal an. Kopieren Sie es jetzt; Sie fügen es in den nächsten Schritten in Orova ein. Falls Sie es verlieren, löschen Sie es bei Google und erstellen Sie ein neues.

Postfach in Orova hinzufügen

  • 1

    Tab „Postfächer“ öffnen. Gehen Sie zu Einstellungen, öffnen Sie den Tab Postfächer und klicken Sie auf Postfach hinzufügen. Solange noch kein Postfach existiert, zeigt auch der Posteingang Postfach hinzufügen an.

    Einstellungen mit ausgewähltem Tab „Postfächer“ und der Schaltfläche „Postfach hinzufügen“
    Einstellungen › Postfächer: Hier beginnen, dann auf „Postfach hinzufügen“ klicken.
  • 2

    Gmail: „Gmail verbinden“ nutzen. Klicken Sie auf Gmail verbinden. Orova trägt die Gmail-Server für Sie ein und öffnet die App-Passwort-Seite von Google. Geben Sie Ihre Adresse unter E-Mail-Adresse ein, fügen Sie den 16-stelligen Code unter App-Passwort ein und legen Sie optional einen Absender-Anzeigename fest.

    Formular „Postfach hinzufügen“ mit eingekreister Option „Gmail verbinden“
    „Gmail verbinden“ trägt die IMAP- und SMTP-Server von Gmail für Sie ein.
  • 3

    Firmen-E-Mail: Server eintragen. Geben Sie Ihre E-Mail-Adresse und das Passwort ein und füllen Sie dann die Gruppen Posteingangsserver (IMAP) und Postausgangsserver (SMTP) aus: Serveradresse, Port und Sicherheit. Übernehmen Sie diese Angaben exakt so, wie Ihr Anbieter sie vorgibt.

    Felder für Posteingangs- (IMAP) und Postausgangsserver (SMTP): Adresse, Port, Sicherheit
    Firmen-E-Mail: Serveradresse, Port und Sicherheit von Ihrem Anbieter übernehmen.
  • 4

    Auf „Speichern“ klicken. Speichern ist zugleich ein Live-Test: Orova meldet sich tatsächlich an beiden Servern an. Sie sehen Verbindung wird getestet… und dann Verbindung erfolgreich. Postfach gespeichert. Stimmt etwas nicht, nennt die Meldung, welcher Server fehlgeschlagen ist und warum.

    Die Schaltfläche „Speichern“ unten im Formular „Postfach hinzufügen“
    „Speichern“ testet zugleich die Verbindung zu beiden Servern.
  • 5

    Auf die erste Synchronisierung warten. Beim ersten Durchlauf holt Orova die E-Mails der letzten 90 Tage. Danach kommen neue E-Mails fast sofort an. Sie können im Posteingang auch jederzeit auf Synchronisieren klicken.

    Posteingang ohne verbundenes Postfach, mit dem Angebot „Postfach hinzufügen“
    Bis ein Postfach verbunden und synchronisiert ist, bleibt der Posteingang leer.

Jedes Postfach verwalten

  • Als Standard festlegen bestimmt das Postfach, das beim Verfassen einer neuen E-Mail zuerst verwendet wird.
  • Erneut testen prüft die Verbindung noch einmal. Die Statusspalte zeigt Verbunden, Verbindungsfehler oder Noch nicht getestet.
  • Logo hochladen gibt dem Postfach ein eigenes Bild (PNG, JPG oder WEBP, bis 1 MB). Es erscheint in der Postfachliste und bei der Auswahl des Absender-Postfachs.
  • Jedes Postfach fasst bis zu 2 GB E-Mails. Ist es voll, lädt Orova weiterhin den Text neuer E-Mails herunter, überspringt aber die Anhänge.
  • Löschen entfernt das Postfach samt allen bereits heruntergeladenen Ordnern, Nachrichten und Anhängen aus Orova. Die E-Mails auf dem Server Ihres Anbieters bleiben unberührt.

Wer das Postfach sehen und nutzen kann

Zugriffsoptionen unter „Postfachzugriff“
OptionBedeutung
Nur ichNur Sie sehen dieses Postfach.
Workspace kann anzeigenAlle im Workspace können die E-Mails lesen, aber nicht darüber senden.
Workspace kann verwendenAlle im Workspace können lesen und darüber senden.
Pro Person: Nur anzeigen · Anzeigen & senden · Kein ZugriffÜberschreibt die allgemeine Regel für ein Mitglied. Standard bedeutet, dass die Person der Workspace-Regel folgt.

Warning

Nur die Person, die es verbunden hat, sieht das Passwort

App-Passwort und Serverdaten sind nur für das Mitglied sichtbar und bearbeitbar, das unter Verbunden von angezeigt wird. Bei älteren Postfächern, bei denen das unbekannt ist, ist es der Workspace-Inhaber. Kollegen mit Zugriff können lesen und senden, sehen aber nicht, wie das Postfach verbunden ist.

02 · Lesen und sortieren

E-Mails lesen und sortieren

Der Posteingang funktioniert ganz ähnlich wie Gmail. Dieser Abschnitt behandelt die Kategorie-Tabs, Konversationen, alltägliche Aktionen, Suche, Filter und Blockieren sowie die automatische Abwesenheitsantwort.

Kategorie-Tabs

Der Posteingang ist in Allgemein, Werbung, Soziale Netzwerke und Benachrichtigungen unterteilt; zusätzlich können Sie Foren einschalten. Orova sortiert E-Mails automatisch dorthin. Markierte E-Mails bleiben immer in Allgemein. Unter Einstellungen › Posteingang können Sie die Tabs ein- und ausblenden, neu anordnen und mit Kategorie hinzufügen bis zu 10 eigene Kategorien anlegen.

Konversation

E-Mails zum selben Betreff werden zu einer Konversation gruppiert, und der zitierte Text älterer Nachrichten wird eingeklappt. Sie können das mit Konversationsansicht unter Einstellungen › Allgemein ausschalten.

Alltägliche Aktionen

Was Sie mit einer Nachricht tun können
SchaltflächeFunktion
Stern · LabelWichtige E-Mails markieren oder unter einem Label ablegen. Labels können Farben und übergeordnete Labels haben; verwalten Sie sie unter Einstellungen › Labels.
Archivieren · LöschenE-Mails aus dem Posteingang verschieben oder in den Papierkorb legen.
Spam melden · Absender blockierenE-Mails in den Spam verschieben oder eine Adresse bzw. eine ganze Domain blockieren, damit künftige E-Mails im Spam landen.
AbbestellenDen Absender eines Newsletters bitten, keine weiteren E-Mails zu senden.
ZurückstellenEine Nachricht ausblenden bis Heute später, Morgen, Dieses Wochenende, Nächste Woche oder zu einem Zeitpunkt, den Sie mit Uhrzeit wählen festlegen.
Mich erinnernZum festgelegten Zeitpunkt sendet Orova eine Erinnerungs-E-Mail an dasselbe Postfach.
Drucken · .eml herunterladenDie Nachricht drucken oder die Originaldatei speichern.
  • Rechtsklick auf eine Nachricht öffnet Nachrichtenaktionen: in einen anderen Tab verschieben, E-Mails von diesem Absender suchen, antworten, weiterleiten und mehr.
  • Tastenkombinationen im Gmail-Stil (j/k, c, r, a, f, e, #, s, /) sind standardmäßig deaktiviert. Aktivieren Sie Tastenkombinationen unter Einstellungen › Allgemein; jede Taste lässt sich im Tab Tastenkombinationen ändern.
  • Externe Bilder werden standardmäßig angezeigt. Stellen Sie Externe Bilder auf Vorher fragen, wenn Sie sie erst nach einem Klick auf Bilder anzeigen laden möchten.
  • Vertrauenswürdige Absender zeigen immer Bilder an und landen nie im Spam. Fügen Sie sie unter Einstellungen › Filter & blockierte Adressen hinzu.
  • Der Lesebereich lässt sich breiter oder schmaler ziehen.

E-Mail im Lesebereich übersetzen

  • 1

    Auf „Übersetzen“ klicken. Öffnen Sie die E-Mail. Klicken Sie oben in der Nachricht auf Übersetzen. Das Menü Übersetzen in öffnet sich mit einem Feld Sprache suchen…, um schnell eine Sprache zu finden.

  • 2

    Sprache wählen. Klicken Sie auf die Sprache, in der Sie lesen möchten. Sie sehen Wird übersetzt…, dann erscheint die Übersetzung direkt im Lesebereich mit einer Kennzeichnung wie Übersetzung · Tiếng Việt. Die AI behält Formatierung, Namen, Beträge und URLs der E-Mail unverändert bei. Orova merkt sich die Sprache für die nächsten E-Mails, die Sie öffnen.

  • 3

    Zum Original zurückkehren. Klicken Sie auf Übersetzen und wählen Sie Original anzeigen. Die E-Mail in Ihrem Postfach wird nie verändert.

Note

Jede Übersetzung wird nach der tatsächlich genutzten AI abgerechnet und erscheint in der Wallet als E-Mail — AI-Übersetzung nach …. Dieselbe E-Mail innerhalb von 7 Tagen erneut in dieselbe Sprache zu übersetzen, kostet nichts. Reicht das Guthaben nicht, ruft Orova die AI nicht auf.

Suche

Geben Sie etwas in das Suchfeld ein, um E-Mails nach Absender oder Betreff zu finden. Öffnen Sie Erweiterte Suche, um Von, An, Betreff, Enthält die Wörter, Enthält nicht, Größe, Zeitraum, den Ordner unter Suchen in und Hat Anhang zu kombinieren. Im selben Bereich macht Filter erstellen aus Ihrer Suche einen Filter.

Filter

Eine Regel aus Bedingungen und Aktionen, die auf neu eingehende E-Mails angewendet wird. Bedingungen werden mit Alle oder Beliebig verknüpft und können Absender, Empfänger, Cc, Betreff, Text, Größe (MB), Anhänge, Postfach, Label, Kategorie und Empfangsdatum prüfen.

Filter erstellen

  • 1

    „Filter & blockierte Adressen“ öffnen. Gehen Sie zu Einstellungen › Filter & blockierte Adressen und klicken Sie auf Neuer Filter. Geben Sie einen Name ein.

    Einstellungen, Tab „Filter & blockierte Adressen“ mit eingekreister Schaltfläche „Neuer Filter“
    Einstellungen › Filter & blockierte Adressen: auf „Neuer Filter“ klicken.
  • 2

    Bedingungen festlegen. Wählen Sie unter Wenn eine Nachricht Alle oder Beliebig und fügen Sie dann mit Bedingung hinzufügen jede Prüfung hinzu — zum Beispiel Von enthält eine Domain.

    Filterbedingungen: Auswahl Alle/Beliebig und Schaltfläche „Bedingung hinzufügen“
    Alle oder Beliebig wählen, dann pro Prüfung eine Bedingung hinzufügen.
  • 3

    Aktionen wählen. Wählen Sie unter Dann eine oder mehrere aus: Archivieren, Als gelesen markieren, Stern, Label anwenden, Kategorisieren, Löschen, Nie als Spam einstufen.

    Filteraktionen unter „Dann“: Archivieren, Als gelesen markieren, Stern und mehr
    Eine oder mehrere Aktionen unter „Dann“ ankreuzen.
  • 4

    Bei Bedarf auf ältere E-Mails anwenden. Auf vorhandene anwenden führt den Filter über bereits vorhandene E-Mails aus. Bei älteren E-Mails ändert er nur Labels, Sterne und den Gelesen-Status innerhalb von Orova.

  • Exportieren und Importieren übertragen Ihre Filter als Datei, zum Beispiel zwischen Workspaces.
  • Blockierte Absender listet jede blockierte Adresse oder Domain (name@domain.com oder @domain.com) auf, mit Angabe, wer sie wann blockiert hat. Blockierung aufheben macht dies rückgängig.

Warning

Weiterleitung in einem Filter wird gespeichert, nicht ausgeführt

Ein Filter kann Weiterleiten an-Adressen enthalten (bestätigt per Code, der an diese Adresse gesendet wird). Derzeit speichert Orova diese Regel nur; weitergeleitete E-Mails werden noch nicht automatisch versendet. Soll eine Nachricht weitergegeben werden, öffnen Sie sie und klicken Sie selbst auf Weiterleiten.

Automatische Antwort bei Abwesenheit

Öffnen Sie unter Einstellungen › Allgemein die Automatische Antwort für das gewünschte Postfach und stellen Sie sie auf Ein. Wählen Sie unter Antwortmodus Nach Datum (Zeitraum Von–Bis), Nach Arbeitsplan (außerhalb der Arbeitszeiten, an Wöchentliche Ruhetage und an den von Ihnen hinzugefügten Feiertage und individuelle freie Tage) oder Beides. Verfassen Sie Betreff und Nachricht. Kreuzen Sie Nur an Kontakte an, um nur Personen aus Ihren Kontakten zu antworten. Jeder Absender erhält höchstens alle 4 Tage eine automatische Antwort.

Einstellungen, Tab „Allgemein“ mit Optionen wie „Externe Bilder“ und „Automatische Antwort“
`Einstellungen` › `Allgemein` enthält `Externe Bilder`, `Senden rückgängig machen`, `Tastenkombinationen` und die `Automatische Antwort` für jedes Postfach.

03 · Verfassen und AI

E-Mails, Signaturen, Vorlagen und AI-Umschreiben

Klicken Sie auf Verfassen, um zu beginnen. Dieser Abschnitt behandelt Editor, Signaturen, Empfänger, geplantes Senden, Rückgängigmachen, Umschreiben mit AI und das Arbeiten mit Vorlagen.

Das Verfassen-Fenster

  • Der Editor beherrscht Textformatierung, Listen, Tabellen, Bild einfügen und Link einfügen. Wechseln Sie in den HTML-Modus, um rohes HTML einzufügen oder zu bearbeiten, und zurück zum Editor.
  • Das Fenster lässt sich Minimieren, Erweitern oder auf Vollbild schalten.
  • Standardschrift, -größe und -farbe stammen aus Standardschriftart unter Einstellungen › Allgemein. Schriftart hochladen fügt eine eigene .woff2- oder .ttf-Datei bis 2 MB hinzu.
  • Wählen Sie das Absender-Postfach unter Von. Seine Signatur wird automatisch eingefügt.
  • Empfänger werden aus Kontakte und Gruppen vorgeschlagen. Eine E-Mail kann an höchstens 100 Empfänger über An, Cc und Bcc gehen, mit Anhängen von insgesamt bis zu 25 MB.
  • Antworten und Weiterleitungen öffnen sich direkt unter der Nachricht, die Sie gerade lesen. Das Original wird zitiert und eingeklappt; Zitierten Text entfernen entfernt es.

Signaturen

Jedes Postfach kann beliebig viele Signaturen haben. Nutzen Sie unter Einstellungen › Signaturen die Option Signatur hinzufügen und legen Sie fest, welche Standard für Neue E-Mails und welche für Antworten ist. Beim Schreiben können Sie die Signatur wechseln oder Keine Signatur wählen.

Jetzt senden, später senden oder zurückholen

  • 1

    Senden. Klicken Sie auf Senden. Die E-Mail wird einige Sekunden zurückgehalten, damit Sie in der eingeblendeten Leiste auf Rückgängig klicken können.

  • 2

    Rückgängig-Zeitfenster anpassen. Senden rückgängig machen unter Einstellungen › Allgemein legt fest, wie lange E-Mails zurückgehalten werden: standardmäßig 5 Sekunden, einstellbar von 0 (Aus) bis 60 Sekunden.

    Einstellungen › Allgemein mit der Option „Senden rückgängig machen“
    „Senden rückgängig machen“ legt fest, wie viele Sekunden E-Mails vor dem Versand zurückgehalten werden.
  • 3

    Stattdessen planen. Öffnen Sie Senden planen und wählen Sie Morgen um 08:00 Uhr, Heute Nachmittag um 13:00 Uhr, Montag um 08:00 Uhr oder Datum und Uhrzeit auswählen. Geplante E-Mails warten im Ordner Geplant.

Mit AI umschreiben

AI eine Passage umschreiben lassen

  • 1

    Text markieren. Markieren Sie den Teil, der überarbeitet werden soll. Ist nichts markiert, fordert Orova Sie auf: Wählen Sie zuerst den Text aus, den die AI umschreiben soll.

  • 2

    AI-Feld öffnen. Klicken Sie in der Editor-Symbolleiste auf AI oder drücken Sie die Taste i. Das Feld Mit AI umschreiben öffnet sich.

  • 3

    Wunsch angeben. Geben Sie eine Anweisung ein, etwa „kürzer und höflicher“. Bleibt das Feld leer, verbessert die AI einfach den Text. Klicken Sie auf Ausführen.

  • 4

    Ergebnis prüfen. Die AI behält die Originalsprache, die Links, die Bilder und alle Vorlagenvariablen bei. Das Umschreiben übersetzt Ihren Text nie; um eine E-Mail in einer anderen Sprache zu lesen, nutzen Sie die separate Schaltfläche Übersetzen im Lesebereich (Abschnitt 02).

Note

Umschreiben und Übersetzen sind die einzigen E-Mail-Funktionen, die Quota kosten

Jedes Umschreiben wird nach der tatsächlich genutzten AI abgerechnet und erscheint in der Wallet als E-Mail — AI-Umschreiben. Reicht das Guthaben nicht, sehen Sie AI-Quota aufgebraucht. und es wird nichts berechnet. Übersetzungen werden genauso abgerechnet (Abschnitt 02). Schreiben, Senden und Planen von E-Mails kosten nie Quota.

Vorlagen

Öffnen Sie Vorlagen im Modulmenü. Es gibt zwei Bibliotheken. Ihre Vorlagen sind die, die Sie erstellen, bearbeiten, taggen, gruppieren und gesammelt bearbeiten (Tag hinzufügen, In Gruppe verschieben, Vorlagen löschen). Systemvorlagen sind 35 schreibgeschützte Vorlagen — Angebote, Rechnungen, Zahlungsaufforderungen, Auftragsbestätigungen, Dankesschreiben und mehr. Sie richten sich nach Ihrer Oberflächensprache: Vietnamesisch bei vietnamesischer Oberfläche, Englisch in allen anderen Sprachen.

Die Seite „Vorlagen“ mit den schreibgeschützten Systemvorlagen
Systemvorlagen sind nur lesbar. Klicken Sie auf `In meine Vorlagen kopieren`, um eine bearbeitbare Kopie zu erhalten.

Vorlage erstellen und teilen

  • 1

    Mit einer Systemvorlage oder bei null beginnen. Klicken Sie bei einer Systemvorlage auf In meine Vorlagen kopieren (oder Als Vorlage verwenden), um eine eigene bearbeitbare Kopie zu erhalten. Um bei null zu beginnen, klicken Sie auf Neue Vorlage.

    Schreibgeschützte Systemvorlage mit eingekreistem „In meine Vorlagen kopieren“
    Systemvorlagen sind nur lesbar; kopieren Sie eine, um sie zu bearbeiten.
  • 2

    Inhalt schreiben. Nutzen Sie den Tab Editor oder HTML. Der Editor hat drei Tabs: Editor, HTML und Vorschau. Vorlagen mit Tabellenlayout öffnen sich in HTML, damit das Layout erhalten bleibt, denn ein Wechsel in den Editor kann es zerstören.

    Tabs des Vorlageneditors: Editor, HTML und Vorschau
    Im Editor oder in HTML schreiben; die Vorschau zeigt das Ergebnis.
  • 3

    Variablen einfügen und Vorschau ansehen. Variable einfügen fügt Felder wie Kunden-, Firmen- oder Absenderdaten hinzu. Klicken Sie auf Vorschau: Variablen werden mit Ihren echten Workspace-Daten gefüllt, solche ohne Daten bleiben leer.

    Vorschau der Vorlage „Angebot (Kopie)“ mit ausgefüllten Variablen
    Die Vorschau füllt Variablen mit Ihren Workspace-Daten.
  • 4

    Teilen. Klicken Sie auf Freigeben… und wählen Sie Nur ich, Gesamter Workspace oder Benutzerdefiniert — wählen Sie Abteilungen (eine angekreuzte Abteilung schließt ihre Unterabteilungen ein) oder einzelne Mitglieder, jeweils mit Kann verwenden oder Kann bearbeiten.

    Freigabestatus der Vorlage „Nur ich“ und eingekreiste Schaltfläche „Freigeben…“
    Klicken Sie auf „Freigeben…“, um festzulegen, wer die Vorlage verwenden oder bearbeiten darf.
  • 5

    In einer E-Mail verwenden. Klicken Sie beim Schreiben auf Vorlage einfügen. Um eine E-Mail, die Sie gerade schreiben, in eine Vorlage umzuwandeln, klicken Sie auf Als Vorlage speichern.

Eine Vorlage, die ein Kollege mit Kann verwenden geteilt hat, öffnet sich schreibgeschützt: Sie können sie nutzen, aber nicht ändern. Vorlagen erstellen und nutzen ist kostenlos; AI-Umschreiben in einer Vorlage kostet Quota genau wie in einer E-Mail.

04 · Kontakte

Kontakte pflegen

Kontakte ist das gemeinsame E-Mail-Adressbuch des Workspace. Es liefert die Empfängervorschläge beim Schreiben und ist von den Kundendatensätzen in Orova CRM getrennt.

Kontakt

Eine Person mit Vorname, Nachname, E-Mail, Telefon, Unternehmen und Notizen. Klicken Sie auf Neuer Kontakt, um jemanden manuell hinzuzufügen, oder bei einem Kontakt auf Verfassen, um eine bereits an ihn adressierte E-Mail zu beginnen.

Die Seite „Kontakte“ mit Kontaktliste, Tag-Filtern sowie Import- und Export-Schaltflächen
`Kontakte`: suchen, nach Buchstabe oder Tag filtern und CSV importieren oder exportieren.
  • Suchen und filtern. Nutzen Sie das Suchfeld, den Anfangsbuchstaben-Filter (Namen mit vietnamesischen Akzenten werden trotzdem unter dem richtigen Buchstaben einsortiert, „Đặng“ also unter D), den Filter Tags oder Angeschrieben, um Personen zu sehen, denen Sie geschrieben haben.
  • Tags. Wählen Sie aus einer Palette von 24 Farben. Eine Person kann mehrere Tags haben. Erstellen Sie einen mit Neuer Tag.
  • Gruppen. Eine Gruppe ist eine Adressliste, die Sie in einem Schritt in das Feld „An“ einfügen können. Erstellen Sie eine mit Neue Gruppe.
  • Mehrere auswählen. Kreuzen Sie Zeilen an, um sie alle auf einmal mit Tag zuweisen, Tag entfernen, Zur Gruppe hinzufügen oder Löschen zu bearbeiten.
  • Kontakte automatisch speichern (standardmäßig aktiv, unter Einstellungen › Allgemein) fügt alle, denen Sie schreiben, zu den Kontakten hinzu, damit sie beim nächsten Mal vorgeschlagen werden.
  • Spalten lassen sich breiter oder schmaler ziehen.

Kontakte aus einer CSV-Datei importieren

  • 1

    Datei vorbereiten. Speichern Sie eine UTF-8-CSV-Datei, deren erste Zeile die Spaltennamen enthält. Eine Spalte email ist Pflicht; die übrigen dürfen leer bleiben. Mehrere Tags tragen Sie in der Spalte tags durch ; getrennt ein.

    Seite „Kontakte“ mit eingekreister Schaltfläche „CSV importieren“ unten links
    „CSV importieren“ befindet sich unten in der linken Spalte der Seite „Kontakte“.
  • 2

    Limits prüfen. Jeder Import umfasst bis zu 5.000 Zeilen und 2 MB. Klicken Sie im Dialog auf Vorlage herunterladen, wenn Sie eine fertige Datei zum Ausfüllen möchten.

  • 3

    Importieren. Klicken Sie auf CSV importieren und dann auf CSV-Datei auswählen. Eine bereits vorhandene Adresse wird aktualisiert statt dupliziert, und noch nicht vorhandene Tags werden für Sie angelegt. Am Ende teilt Orova Ihnen mit, wie viele Kontakte importiert wurden.

    Der Dialog „Kontakte aus CSV importieren“ mit eingekreistem „CSV-Datei auswählen“
    Spalten und Limits prüfen, dann auf „CSV-Datei auswählen“ klicken.

CSV exportieren lädt das gesamte Adressbuch als CSV-Datei herunter.

Tip

Kontakte sind nicht Ihr CRM

Kontakte in Orova Connect ist ein eigenes Adressbuch, getrennt von den Kundendatensätzen in Orova CRM. Änderungen an einem wirken sich nicht auf das andere aus. Die Nutzung von Kontakte kostet kein Quota.

05 · Kalender

Meetings planen und Einladungen senden

Im Meeting-Kalender beginnt jedes Meeting. Sie legen Zeit und Teilnehmer fest, Orova erstellt den Raum und verschickt die Einladungen per E-Mail.

Online und persönlich

Jedes Meeting hat ein Format. Online-Meetings finden in einem Meetingraum im Web statt — Orova Meet oder ein Link, den Sie einfügen. Persönlich-Meetings finden an einem echten Tisch statt; dafür bietet Orova statt eines Raums ein Vor-Ort-Recap an (siehe Abschnitt 07).

  • Wechseln Sie die Ansicht zwischen Tag, Woche und Monat (Woche ist Standard). Heute springt zurück zum aktuellen Datum.
  • Das Zeitraster bewegt sich standardmäßig in 30-Minuten-Schritten; Sie können die Schrittweite ändern.
  • Suchen Sie Meetings nach Titel, Organisator, Raum oder Tag mit Meetings suchen… und grenzen Sie den Kalender mit Filter nach Tag oder Raum ein.
  • Ziehen Sie ein Meeting auf einen neuen Zeitslot, um es zu verschieben. Bei einem wiederkehrenden Meeting öffnet sich stattdessen das Bearbeitungsformular, damit Sie entscheiden können, was geändert wird.
Der Meeting-Kalender in der Wochenansicht mit Meetings im Zeitraster
Der Kalender in der Ansicht `Woche`. `Heute` springt zurück zum aktuellen Datum.

Meeting planen

  • 1

    Formular öffnen. Klicken Sie auf einen freien Zeitslot im Kalender oder auf Neues Meeting.

    Die Schaltfläche „Neues Meeting“ im Kalender
    Klicken Sie auf „Neues Meeting“ oder auf einen freien Zeitslot im Kalender.
  • 2

    Grunddaten ausfüllen. Geben Sie einen Titel ein, wählen Sie Online oder Persönlich und legen Sie dann Beginn und Ende fest. Fügen Sie eine Beschreibung hinzu, wenn die Teilnehmer Kontext brauchen.

    Formular „Neues Meeting“ mit dem Feld „Titel“ und der Auswahl Persönlich/Online
    Titel eingeben und Persönlich oder Online wählen.
  • 3

    Raum und Link (online). Lassen Sie Meeting-Link leer, dann erstellt Orova einen Orova-Meet-Raum für Sie. Treffen Sie sich stattdessen in Zoom oder Google Meet, fügen Sie diesen Link ein. Wählen Sie dann Wer beitreten kann (erklärt in Abschnitt 06).

    Online-Meeting: „Meeting-Link“ leer gelassen und „Wer beitreten kann“
    Link für einen Orova-Meet-Raum leer lassen, dann festlegen, wer beitreten kann.
  • 4

    Einordnen. Wählen Sie optional einen Raum, eine Abteilung, ein Thema und ein oder mehrere Tags. Sie machen den Kalender übersichtlicher und leichter filterbar.

    Formular „Neues Meeting“ mit eingekreisten Feldern Raum, Abteilung und Thema
    Raum, Abteilung und Thema sind optionale Kennzeichnungen.
  • 5

    Personen einladen. Geben Sie die E-Mail-Adressen unter Teilnehmer durch Kommas getrennt ein und wählen Sie das Postfach unter Über Konto senden. Ohne Absender-Postfach wird keine Einladung verschickt.

    Feld „Teilnehmer“ und „Über Konto senden“ im Meeting-Formular
    E-Mail-Adressen der Teilnehmer und das Postfach für die Einladungen eingeben.
  • 6

    Bei Bedarf wiederholen. Wählen Sie unter Wiederholen Täglich, Wöchentlich oder Monatlich und legen Sie dann unter Wiederholen bis ein Datum fest oder wählen Sie Kein Enddatum. Speichern — Sie sehen Meeting geplant und Einladungen gesendet.

    „Wiederholen“ auf Wöchentlich gesetzt, mit der Option „Wiederholen bis“
    Festlegen, wie oft und bis wann es sich wiederholt.

Einladungen und Antworten

Jeder Eingeladene erhält eine E-Mail mit einer Kalenderdatei (.ics) und zwei Schaltflächen, Zusagen und Ablehnen. Zum Antworten über diese Schaltflächen ist eine Anmeldung bei Orova nötig. Antworten erscheinen beim Meeting als Angenommen, Abgelehnt oder Ausstehend. Meeting absagen fragt, ob abgesagt und die Teilnehmer benachrichtigt werden sollen, und verschickt dann eine Absage-E-Mail.

Details eines geplanten Meetings mit Zeit, Organisator, Raumlink und der Schaltfläche „Meeting beitreten“
Die Details eines Meetings: `Link kopieren`, `Meeting beitreten`, `Bearbeiten` und `Meeting absagen`.

Räume, Themen und Tags

Klicken Sie im Kalender auf Räume, um ein Fenster mit drei Tabs zu öffnen: Räume, Thema und Tags, jeweils mit Name und Farbe. Ein physischer Raum kann Öffnungszeiten haben; Orova warnt Sie mit Der Raum ist für diesen Zeitraum bereits gebucht oder Der Raum ist zu diesem Zeitpunkt geschlossen. Im Kalender wird jedes Meeting in zwei Ebenen eingefärbt: Der linke Balken folgt dem Thema, der Hintergrund dem ersten Tag.

Note

Limits

Die Startzeit darf höchstens 5 Minuten vor der aktuellen Zeit liegen, und ein Meeting darf höchstens 24 Stunden dauern. Ende muss nach Beginn liegen. Kalender, Räume und Einladungen kosten kein Quota.

06 · Meetingraum

Der Orova-Meet-Raum und Meetings leiten

Orova Meet läuft auf Orovas eigenen Servern, nicht über Zoom oder Google. Niemand muss etwas installieren: Link im Browser öffnen, und Sie sind drin. Dieser Abschnitt behandelt, wer beitreten kann, was Sie im Raum tun können, und die Host-Steuerung.

Host

Die Personen, die den Raum leiten: der Organisator des Meetings, Inhaber und Admins des Workspace sowie alle Co-Hosts. Hosts sehen Raumeinstellungen und die Steuerelemente bei jedem Teilnehmer.

Wer beitreten kann

Die vier Optionen unter „Wer beitreten kann“
OptionWer hineinkommt
Workspace-Mitglieder und Eingeladene (Standard)Workspace-Mitglieder plus die eingeladenen E-Mail-Adressen. Alle melden sich bei Orova an.
Nur EingeladeneNur der Organisator und die eingeladenen E-Mail-Adressen. Alle anderen sehen Sie stehen nicht auf der Einladungsliste.
Jeder mit dem Link (nur Name)Gäste brauchen kein Orova-Konto. Sie geben einen Namen ein und treten bei.
Vorher registrieren (Name, Telefon, E-Mail)Gäste geben vor dem Beitritt Name, Telefon und E-Mail an. Orova speichert die Liste der Registrierungen.

Ändern Sie die Option, indem Sie das Meeting bearbeiten; sie gilt ab der nächsten Person, die beitritt. Den Link erhalten Sie mit Link kopieren in den Meeting-Details oder in der Lobby. Der Raum öffnet 15 Minuten vor der Startzeit und bleibt bis zu 24 Stunden danach offen. Gäste, die nur mit Namen beitreten, unterliegen zum Schutz vor Spam einer Ratenbegrenzung.

Einem Meeting beitreten

  • 1

    Raum öffnen. Klicken Sie in den Meeting-Details auf Meeting beitreten (öffnet einen neuen Tab) oder öffnen Sie den Raumlink. Gäste sehen Als Gast beitreten und geben Ihr Name ein (plus Telefon und E-Mail, falls eine Registrierung erforderlich ist).

    Meeting-Details für [DOCS] Wöchentlicher Sync mit eingekreistem „Meeting beitreten“
    „Meeting beitreten“ öffnet den Raum in einem neuen Tab.
  • 2

    In der Lobby vorbereiten. Mikrofon und Kamera sind standardmäßig aus. Der Browser fragt erst nach der Berechtigung, wenn Sie eines davon einschalten. Wählen Sie hier bei Bedarf einen Hintergrund.

  • 3

    Beitreten. Klicken Sie auf Beitreten. Sind Sie zu früh, sehen Sie, wann der Raum öffnet; ist noch niemand da, sehen Sie Warten, bis andere beitreten….

Die Orova-Meet-Lobby mit ausgeschaltetem Mikrofon und ausgeschalteter Kamera vor dem Beitritt
Die Lobby: Mikrofon und Kamera sind zunächst aus. Der Raum öffnet erst 15 Minuten vor der Startzeit.

Im Raum

  • Qualität. Automatisch geht bis 1080p und schaltet bei schwachem Netzwerk oder Gerät selbstständig auf 720p, 360p und 180p herunter; Sie können auch unter Qualität wählen. Hat der Server Kapazität, passen bis zu 50 Personen in ein Meeting.
  • Layout. Automatisch, Sprecher, ein Raster aus 4, 9 oder 16 Kacheln oder Nur Bildschirm. Bei Nur Bildschirm füllt der geteilte Bildschirm den Rahmen und die Personen sitzen in einer kleinen Kachel, die Sie beliebig verschieben können; die Augen-Schaltfläche neben den Einstellungsschaltflächen wechselt zwischen Personen ausblenden / Personen einblenden. Vollbild blendet alles andere aus.
  • Bildschirm teilen. Wählen Sie einen Tab, ein Fenster oder Ihren gesamten Bildschirm. Kreuzen Sie im Browser-Dialog Audio teilen an, damit alle auch den Ton Ihres Computers hören (nur Chrome und Edge). Freigabe beenden beendet das Teilen. Der Host entscheidet, wer teilen darf.
  • Untertitel. Die Schaltfläche Cc öffnet Live-Untertitel — siehe unten.
  • Chat. Nachrichten mit Emoji und Dateien bis 25 MB.
  • Hand heben und Reagieren ermöglichen Signale, ohne zu sprechen. Alle werden benachrichtigt, wenn jemand beitritt.
  • Hintergrund. Keine, Weichzeichnen, Stark weichzeichnen, 10 fertige Räume (Glasbüro, Minimalistischer Besprechungsraum, Homeoffice, Backstein-Loft, Stadtblick, Bibliothek, Grünes Büro, Hotellounge, Coworking-Space, Japandi-Raum) oder Bild hochladen (unter 8 MB). Der Effekt wird auf Ihrem eigenen Gerät berechnet, und Orova reduziert ihn auf langsameren Geräten automatisch.
  • Aufzeichnen. Speichert das Meeting auf Ihrem Gerät als 2 Dateien: Video und separates Audio. Orova behält keine Kopie auf seinen Servern.

Live-Untertitel, für jeden Zuhörer übersetzt

Ein Raum mit aktiven Live-Untertiteln; das Untertitel-Panel befindet sich rechts
Ein Raum mit aktiven Live-Untertiteln; das Untertitel-Panel befindet sich rechts

Live-Untertitel wandeln während des Meetings das Gesprochene jeder Person in Text um und übersetzen ihn dann in die Sprache, die jeder Leser wählt. Orova erkennt Sprache in mehr als 30 Sprachen, darunter Englisch, Vietnamesisch, Chinesisch, Japanisch, Französisch, Spanisch und Thai. Laotisch und Khmer können noch nicht als Sprache erkannt werden, lassen sich aber zum Lesen auswählen. Ihre Sprechsprache folgt Ihrer eigenen Orova-Oberflächensprache.

Live-Untertitel verwenden

  • 1

    Untertitel einschalten. Klicken Sie in der unteren Schaltflächenleiste auf Cc. Das Panel Untertitelsprache öffnet sich; schalten Sie Live-Untertitel ein. Nur ein Host kann sie einschalten — alle anderen sehen Nur der Host kann Untertitel aktivieren.

    Schalter für Live-Untertitel und Auswahl der Lesesprache
    Schalter für Live-Untertitel und Auswahl der Lesesprache
  • 2

    Lesesprache wählen. Öffnen Sie Sprache und wählen Sie eine von 50 Sprachen oder Original (keine Übersetzung), um genau das Gesagte zu lesen. Jede Person wählt ihre eigene, sodass Sie Englisch lesen können, während ein Kollege Vietnamesisch liest.

  • 3

    Untertitelverlauf lesen. Das Panel speichert jede abgeschlossene Zeile mit Namen des Sprechers und Uhrzeit. Es ist vom Chat getrennt. Ändern Sie Ihre Lesesprache, wird der gesamte Verlauf neu übersetzt. Schließen Sie das Panel, erscheinen die Untertitel als Leiste unten am Bildschirm, wie bei YouTube.

    Verlaufspanel: englische und chinesische Zeilen in Ihre gewählte Sprache übersetzt
    Verlaufspanel: englische und chinesische Zeilen in Ihre gewählte Sprache übersetzt
  • 4

    Untertitel ausschalten. Öffnen Sie das Panel erneut mit Cc und schalten Sie es aus. Nur der Host oder die Person, die die Untertitel eingeschaltet hat, kann sie ausschalten.

Note

Untertitel werden pro Minute abgerechnet

Untertitel kosten Quota nach den Minuten transkribierter Sprache, plus die Übersetzung in jede Lesesprache, in jedem Tarif. Die Wallet zeigt Meeting — Live-Untertitel … und Meeting — Untertitelübersetzung nach …. Geht das Quota mitten im Meeting aus, stoppen die Untertitel von selbst mit Kein Quota mehr, Untertitel angehalten; bereits Genutztes wird trotzdem berechnet.

Host-Steuerung

  • Raumeinstellungen: Legen Sie Wer darf chatten, Wer darf die Stummschaltung aufheben, Wer darf die Kamera einschalten und Wer darf den Bildschirm teilen auf Alle oder Nur Hosts fest. Die Änderung gilt sofort; niemand muss neu beitreten.
  • Co-Hosts (E-Mail): Geben Sie eine E-Mail-Adresse ein oder wählen Sie jemanden aus den Teilnehmern, bis zu 20 Co-Hosts. Gäste, die nur mit Namen beigetreten sind, können keine Co-Hosts werden.
  • Bei jedem Teilnehmer: Stummschalten, Video beenden, Mikrofon erlauben, Kamera erlauben, Chat sperren / Chat entsperren, Zum Co-Host machen / Als Co-Host entfernen und Entfernen aus dem Raum.
  • Die Leiste Gehobene Hände ist nur für Hosts sichtbar und hat eine Schaltfläche Alle Hände senken.
  • Nur ein Host kann den AI-Recap starten (Abschnitt 07). Meetings kosten kein Quota, egal wie viele Personen oder Minuten; nur Live-Untertitel werden berechnet, wenn sie aktiv sind.

Warning

Meeting beenden

Meeting beenden schließt den Raum für alle, und der Link funktioniert nicht mehr. Nur der Organisator oder ein Inhaber/Admin des Workspace kann das auslösen — Co-Hosts nicht. Bei einem wiederkehrenden Meeting öffnet sich der Link für den nächsten Termin erneut, ab 15 Minuten vor dessen Beginn.

Note

Ausweichmodus

Ist der Meeting-Server ausgelastet, kann der Raum auf reines Audio und Bildschirmfreigabe umschalten oder auf einen Ausweichmodus für bis zu 8 Personen (Server ausgelastet, Ausweichmodus für bis zu 8 Personen). Im Ausweichmodus können Hosts weiterhin Personen entfernen, aber Mikrofone oder Kameras nicht aus der Ferne stummschalten.

07 · AI-Recap und Bericht

AI-Recap, Vor-Ort-Recap und der Meeting-Bericht

Das ist der Teil „Meetings ohne Mitschreiben“. Die AI hört zu, erstellt ein Transkript und macht daraus eine vierteilige Zusammenfassung — für Online-Meetings, für Meetings am Tisch und für Aufzeichnungen, die Sie bereits haben.

Transkript und Zusammenfassung

Das Transkript ist das Gesagte, Redebeitrag für Redebeitrag, in der Sprache, die jede Person gesprochen hat; das Transkript selbst wird nicht übersetzt. Um das Gespräch während des Meetings in Ihrer eigenen Sprache zu lesen, schalten Sie Live-Untertitel ein, die für jeden Zuhörer übersetzen. Die Zusammenfassung hat vier Teile: Wichtige Punkte, Entscheidungen, Aufgaben (Verantwortlicher – Aufgabe – Fälligkeitsdatum) und Offene Fragen. Sie wird in der Oberflächensprache der Person verfasst, die den Recap gestartet oder auf Zusammenfassen geklickt hat, in jeder der 9 Sprachen.

AI-Recap in einem Online-Meeting

  • 1

    Starten (nur Hosts). Klicken Sie in der Raumsteuerung auf AI-Recap. Alle im Raum werden informiert, dass das Meeting für eine Zusammenfassung aufgezeichnet wird. Pro Meeting zeichnet nur ein Gerät auf; ein zweites sieht Ein anderes Gerät zeichnet dieses Meeting bereits auf.

  • 2

    Weitersprechen. Ihr Browser mischt den Raumton und sendet ihn in 15-Sekunden-Stücken an den Server, zusammen mit der Information, wer wann gesprochen hat. Ist Ihr eigenes Mikrofon aus, erinnert Orova Sie daran, es einzuschalten, damit Ihre Stimme erfasst wird.

  • 3

    Beenden. Klicken Sie auf AI-Recap beenden. Sie sehen Aufzeichnung gesendet, AI erstellt die Zusammenfassung — siehe Meeting-Bericht. Die AI erstellt das Transkript mit dem echten Namen jedes Sprechers, fasst aufeinanderfolgende Beiträge derselben Person zusammen und schreibt dann die Zusammenfassung.

  • 4

    Ergebnis lesen. Öffnen Sie den Meeting-Bericht. Die AI arbeitet im Hintergrund, Sie können die Seite also verlassen und später zurückkehren. Der AI-Recap läuft problemlos parallel zu Aufzeichnen auf Ihrem Gerät.

Tip

Untertitel aktiv? Dann haben Sie bereits einen Recap

Sind Live-Untertitel aktiv, klicken Sie einfach auf Beenden, um den Raum zu schließen, und der Recap wird aus den Untertiteln erstellt — ohne Audio- oder Videoaufzeichnung. Der Meeting-Bericht zeigt Transkript aus Live-Untertiteln übernommen.

Recap eines Vor-Ort-Meetings

  • 1

    Recap-Seite öffnen. Öffnen Sie das Vor-Ort-Meeting im Kalender; es führt Sie zu Meeting-Recap.

  • 2

    Aufzeichnen. Stellen Sie einen Laptop oder ein Telefon in die Mitte des Tisches und klicken Sie auf Aufzeichnen. Die Seite nutzt das Mikrofon dieses Geräts und lädt in 15-Sekunden-Stücken hoch, lassen Sie den Tab also geöffnet. Hat der Browser das Mikrofon nicht freigegeben, zeigt die Seite Mikrofonzugriff wurde verweigert.

    Seite „Meeting-Recap“ mit eingekreister Schaltfläche „Aufzeichnen“
    Gerät in die Tischmitte stellen und auf „Aufzeichnen“ klicken.
  • 3

    Beenden und zusammenfassen. Klicken Sie auf Beenden & zusammenfassen. Die AI trennt die Stimmen in Sprecher 1, Sprecher 2 usw., zählt die Sprecher und die Redezeit jedes Einzelnen und schreibt dann dieselbe vierteilige Zusammenfassung.

  • 4

    Oder eine vorhandene Datei nutzen. Wählen Sie oder eine Aufzeichnung hochladen, um eine vorhandene Audio- oder Videodatei zu senden. Aufzeichnung verwerfen löscht die Aufzeichnung.

    Der Link „oder eine Aufzeichnung hochladen“ auf der Recap-Seite
    Haben Sie schon eine Datei? Laden Sie sie hoch, statt aufzuzeichnen.
Die Seite „Meeting-Recap“ für ein Vor-Ort-Meeting mit der Schaltfläche „Aufzeichnen“ und der Option, eine Aufzeichnung hochzuladen
`Meeting-Recap` für ein Vor-Ort-Meeting: `Aufzeichnen`, dann `Beenden & zusammenfassen`, oder eine Aufzeichnung hochladen.

Note

Warum Vor-Ort-Recaps Sprecher 1, 2… zeigen

In einem Raum in Orova Meet weiß Orova, wer in jedem Moment spricht, und kann daher echte Namen zuordnen. Am Tisch gibt es diese Daten nicht, deshalb werden die Stimmen als Sprecher 1, Sprecher 2 usw. bezeichnet.

Der Meeting-Bericht (Online-Meetings)

Öffnen Sie ihn über die Meeting-Details oder über Bericht im Raum. Vor-Ort-Meetings führen stattdessen zur Recap-Seite. Die Seite hat zwei Karten: Teilnahme und AI-Zusammenfassung.

Die Seite „Meeting-Bericht“ mit den Karten „Teilnahme“ und „AI-Zusammenfassung“
Der `Meeting-Bericht`: auf der einen Seite die Teilnahme, auf der anderen das AI-Transkript und die vierteilige Zusammenfassung.
  • Teilnahme listet auf, wer beigetreten ist, Beigetreten um, Verlassen um, Dauer und die Anzahl der Sitzungen. Die Summen zeigen Eindeutige Teilnehmer (eine Person auf zwei Geräten wird nicht doppelt gezählt), Beitrittssitzungen, Gesamtdauer und wer Am längsten anwesend war. Eine Sitzung ohne erfasste Austrittszeit wird bis zur Schließung des Raums gezählt und als geschätzt markiert. Registrierte Gäste erscheinen mit E-Mail und Telefon.
  • Excel exportieren lädt eine Datei mit 2 Tabellenblättern herunter: eine Zeile pro Sitzung und eine Zusammenfassung pro Person.
  • AI-Zusammenfassung stammt aus dem AI-Recap oder aus einer hochgeladenen Datei: Datei auswählen (webm, mp4, m4a oder mp3, bis 500 MB), dann Mit AI zusammenfassen. Das Transkript zeigt die Anzahl der Sprecher und die Redezeit jedes Einzelnen.
  • .md herunterladen speichert die Zusammenfassung als Textdatei. Erneut zusammenfassen erstellt sie aus der gespeicherten Aufzeichnung neu — zum Beispiel nach einem Wechsel der Oberflächensprache, um die Zusammenfassung in einer anderen Sprache zu erhalten.
  • An Teilnehmer senden schickt die Zusammenfassung per E-Mail an die Eingeladenen und den Organisator, über das Über Konto senden des Meetings. Hat das Meeting kein Absender-Postfach, bearbeiten Sie es und wählen Sie zuerst eines aus.

Quota für Recaps

  • Die Transkription wird nach der Länge des Audios abgerechnet, die Zusammenfassung nach der Textmenge. Die Wallet zeigt dies als Meeting — AI-Meeting-Zusammenfassung.
  • Orova schätzt die Kosten anhand der Aufzeichnungslänge vor der Ausführung. Reicht das Guthaben nicht, bleibt die Aufzeichnung erhalten: Laden Sie auf und klicken Sie dann auf Erneut zusammenfassen.
  • Jedes Erneut zusammenfassen wird neu berechnet.
  • Eine stille Aufzeichnung oder eine nur mit Rauschen zeigt In der Aufzeichnung wurde keine Sprache erkannt — die AI wird nicht aufgerufen und nichts berechnet.
  • Eine einzelne Aufzeichnung darf bis zu 600 MB groß sein.
  • Teilnahme, Excel-Export und der E-Mail-Versand der Zusammenfassung kosten kein Quota.

08 · FAQ

Häufige Fragen und typische Fehler

Die am häufigsten gestellten Fragen, gefolgt von den häufigsten Fehlern und deren Behebung.

Wie schalte ich den AI-Recap ein?

In einem Online-Meeting in Orova Meet klickt ein Host in der Raumsteuerung auf AI-Recap und am Ende auf AI-Recap beenden. Transkript und vierteilige Zusammenfassung erscheinen im Meeting-Bericht. Nur Hosts können ihn starten.

Wie verbinde ich Gmail?

Aktivieren Sie die Bestätigung in zwei Schritten in Ihrem Google-Konto und erstellen Sie ein 16-stelliges App-Passwort. Gehen Sie in Orova zu Einstellungen › Postfächer, klicken Sie auf Postfach hinzufügen, dann auf Gmail verbinden, fügen Sie das App-Passwort ein und klicken Sie auf Speichern. Die Anmeldung mit Ihrem Google-Konto ist nicht verfügbar.

Wie buche ich einen Raum und lade Personen per E-Mail ein?

Klicken Sie im Kalender auf Neues Meeting, wählen Sie einen Raum, geben Sie die E-Mail-Adressen unter Teilnehmer durch Kommas getrennt ein und wählen Sie Über Konto senden. Lassen Sie bei einem Online-Meeting Meeting-Link leer, dann erstellt Orova einen Orova-Meet-Raum. Eingeladene erhalten eine E-Mail mit einer .ics-Datei und den Schaltflächen Zusagen / Ablehnen.

Wie sehe ich, wer teilgenommen hat?

Öffnen Sie den Meeting-Bericht eines Online-Meetings. Die Karte Teilnahme listet jede Person mit Beitrittszeit, Austrittszeit, Dauer und Sitzungen auf. Excel exportieren lädt sie als Datei mit 2 Tabellenblättern herunter.

Wie zeichne ich ein Vor-Ort-Meeting auf und fasse es zusammen?

Öffnen Sie das Vor-Ort-Meeting im Kalender, um zu Meeting-Recap zu gelangen, stellen Sie einen Laptop oder ein Telefon in die Tischmitte und klicken Sie auf Aufzeichnen. Klicken Sie am Ende auf Beenden & zusammenfassen. Sie können auch eine vorhandene Aufzeichnung hochladen.

Wie richte ich eine Signatur ein und antworte schnell mit Vorlagen?

Fügen Sie Signaturen pro Postfach unter Einstellungen › Signaturen hinzu und wählen Sie die Standards für neue E-Mails und Antworten. Für schnelle Antworten speichern Sie eine E-Mail mit Als Vorlage speichern und nutzen beim Antworten Vorlage einfügen.

Wie ändere ich meinen Hintergrund in einem Meeting?

Öffnen Sie Hintergrund in der Lobby oder im Raum. Wählen Sie Weichzeichnen, Stark weichzeichnen, einen der 10 fertigen Räume oder Bild hochladen (unter 8 MB).

Können Untertitel im Meeting übersetzt werden?

Ja. Ein Host klickt auf Cc und schaltet Live-Untertitel ein, dann öffnet jede Person Sprache und liest in einer von 50 Sprachen. Untertitel werden nach Sprechminuten plus Übersetzung abgerechnet. Siehe Abschnitt 06.

Kostet das Übersetzen einer E-Mail Quota?

Ja, jede Übersetzung wird nach der tatsächlich genutzten AI abgerechnet. Dieselbe E-Mail innerhalb von 7 Tagen erneut in dieselbe Sprache zu übersetzen, ist kostenlos. Klicken Sie auf Original anzeigen, um zum Original zurückzukehren. Siehe Abschnitt 02.

Wer kann meinem Meetingraum beitreten?

Das hängt von Wer beitreten kann im Meeting ab: Workspace-Mitglieder und Eingeladene (Standard), Nur Eingeladene, Jeder mit dem Link (nur Name) oder Vorher registrieren (Name, Telefon, E-Mail). Bearbeiten Sie das Meeting, um dies zu ändern.

Gmail meldet, dass E-Mail-Adresse oder Passwort falsch sind.

Höchstwahrscheinlich verwenden Sie Ihr normales Google-Passwort. Gmail benötigt ein 16-stelliges App-Passwort, das nach Aktivierung der Bestätigung in zwei Schritten erstellt wird. Lautet die Meldung IMAP ist für dieses Postfach nicht aktiviert, aktivieren Sie IMAP in den Einstellungen Ihres E-Mail-Anbieters und klicken Sie dann erneut auf Speichern.

Neue E-Mails kommen nicht an.

Klicken Sie im Posteingang auf Synchronisieren. Kommen sie immer noch nicht an, öffnen Sie Einstellungen › Postfächer und klicken Sie auf Erneut testen. Ein Verbindungsfehler bedeutet meist, dass das Passwort geändert oder widerrufen wurde — Bearbeiten Sie das Postfach und geben Sie ein neues App-Passwort ein.

Mein Postfach meldet, dass es voll ist.

Jedes Postfach fasst bis zu 2 GB. Ist es voll, lädt Orova weiterhin den Text neuer E-Mails herunter, überspringt aber die Anhänge. Löschen Sie alte E-Mails mit großen Anhängen, um Platz zu schaffen.

Die AI meldet, dass mein Quota aufgebraucht ist.

Die Wallet des Workspace reicht für diese Aufgabe nicht aus. Laden Sie sie auf der Wallet-Seite auf. Beim AI-Umschreiben führen Sie es einfach erneut aus; bei einer Meeting-Zusammenfassung bleibt die Aufzeichnung erhalten, klicken Sie also nur auf Erneut zusammenfassen. Für den blockierten Versuch wurde nichts berechnet.

Ich komme nicht in den Meetingraum.

Prüfen Sie zuerst die Zeit: Der Raum öffnet 15 Minuten vor Beginn und schließt 24 Stunden danach. Sie stehen nicht auf der Einladungsliste bedeutet, dass das Meeting auf Nur Eingeladene eingestellt ist — bitten Sie den Organisator, Ihre E-Mail-Adresse hinzuzufügen. Bei Orova anmelden, um beizutreten bedeutet, dass der Raum nicht für Gäste offen ist.

Niemand kann mich hören.

Stellen Sie sicher, dass Ihr Mikrofon im Raum eingeschaltet ist und der Browser das Mikrofon verwenden darf — prüfen Sie die Website-Berechtigungen neben der Adressleiste. Möglicherweise hat ein Host auch Wer darf die Stummschaltung aufheben auf Nur Hosts gesetzt.

Der Recap meldet, dass keine Sprache erkannt wurde.

Die Aufzeichnung enthielt nur Stille oder Rauschen, daher wurde die AI nicht aufgerufen und kein Quota verbraucht. Rücken Sie beim Vor-Ort-Recap das Gerät näher an die Sprecher; prüfen Sie bei einem Online-Meeting, ob die Mikrofone eingeschaltet waren.

Ich kann einen Gast nicht zum Co-Host machen.

Gäste, die nur mit einem Namen beigetreten sind, haben kein Orova-Konto und können daher keine Co-Hosts sein. Co-Hosts müssen angemeldete Orova-Nutzer sein.

Ein Co-Host kann das Meeting nicht beenden.

Das ist so gewollt. Meeting beenden ist dem Organisator sowie Inhabern/Admins des Workspace vorbehalten. Co-Hosts können Teilnehmer verwalten, den Raum aber nicht für alle schließen.

Tip

Zuerst mit einem kurzen Meeting testen

Führen Sie vor Ihrem ersten wichtigen Meeting ein zweiminütiges Testmeeting mit einem Kollegen durch: beitreten, sprechen, AI-Recap starten und beenden und den Meeting-Bericht öffnen. So wissen Sie genau, was Sie erwartet, und eine kurze Aufzeichnung kostet nur sehr wenig Quota.
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