Orova Connect استعمال کریں
قدم بہ قدم۔

Gmail ایپ پاس ورڈ بنائیں (Google کی طرف)

• 1

  2-Step Verification آن کریں. اپنا Google Account کھولیں، Security میں جائیں اور 2-Step Verification آن کریں۔ Google ایپ پاس ورڈز تبھی پیش کرتا ہے جب یہ آن ہو۔

• 2

  ایپ پاس ورڈ بنائیں. Google Account میں ہی App passwords صفحہ کھولیں، ایسا نام لکھیں جسے آپ پہچان سکیں (مثلاً Orova) اور بنائیں۔ Google ایک 16 حرفی پاس ورڈ دکھاتا ہے۔

• 3

  اسے فوراً کاپی کریں. Google پاس ورڈ صرف ایک بار دکھاتا ہے۔ ابھی کاپی کر لیں؛ اگلے مراحل میں آپ اسے Orova میں چسپاں کریں گے۔ کھو جائے تو Google پر اسے حذف کر کے نیا بنائیں۔

Orova میں میل باکس شامل کریں

• 1

  میل باکسز ٹیب کھولیں. ترتیبات میں جائیں اور میل باکسز ٹیب کھولیں، پھر میل باکس شامل کریں پر کلک کریں۔ اگر ابھی کوئی میل باکس نہیں تو ان باکس میں بھی میل باکس شامل کریں دکھتا ہے۔

  

• 2

  Gmail: Gmail جوڑیں استعمال کریں. Gmail جوڑیں پر کلک کریں۔ Orova آپ کے لیے Gmail کے سرور بھر دیتا ہے اور Google کا ایپ پاس ورڈ صفحہ کھولتا ہے۔ ای میل پتہ میں اپنا پتہ لکھیں، 16 حرفی کوڈ ایپ پاس ورڈ میں چسپاں کریں، اور چاہیں تو بھیجنے والے کا ظاہری نام مقرر کریں۔

  

• 3

  کمپنی ای میل: سرور بھریں. اپنا ای میل پتہ اور پاس ورڈ لکھیں، پھر آنے والی میل کا سرور (IMAP) اور جانے والی میل کا سرور (SMTP) گروپس بھریں: سرور کا پتہ، پورٹ اور سیکیورٹی۔ یہ اپنے فراہم کنندہ سے ہو بہو نقل کریں۔

  

• 4

  محفوظ کریں پر کلک کریں. محفوظ کریں ایک براہ راست جانچ بھی ہے: Orova واقعی دونوں سرورز میں سائن ان کرنے کی کوشش کرتا ہے۔ آپ کو کنکشن جانچا جا رہا ہے… اور پھر کنکشن کام کر رہا ہے۔ میل باکس محفوظ ہو گیا۔ دکھے گا۔ کچھ غلط ہو تو پیغام بتاتا ہے کہ کون سا سرور ناکام ہوا اور کیوں۔

  

• 5

  پہلے سنک کا انتظار کریں. پہلی بار Orova پچھلے 90 دن کی میل لاتا ہے۔ اس کے بعد نئی میل تقریباً فوراً آتی ہے۔ آپ ان باکس میں کسی بھی وقت سنک پر کلک کر سکتے ہیں۔

  

• 1

  ترجمہ پر کلک کریں. ای میل کھولیں۔ پیغام کے اوپر ترجمہ کریں پر کلک کریں۔ ترجمہ کریں بطور مینو کھلتا ہے، جس میں زبان جلدی ڈھونڈنے کے لیے زبان تلاش کریں… خانہ ہے۔

• 2

  زبان چنیں. جس زبان میں پڑھنا چاہتے ہیں اس پر کلک کریں۔ آپ کو ترجمہ ہو رہا ہے… دکھے گا، پھر ترجمہ ریڈنگ پین میں ہی Translation · Tiếng Việt جیسے لیبل کے ساتھ آ جاتا ہے۔ AI ای میل کی فارمیٹنگ، نام، رقمیں اور URLs جوں کے توں رکھتا ہے۔ Orova اگلی کھولی جانے والی ای میلز کے لیے زبان یاد رکھتا ہے۔

• 3

  اصل پر واپس جائیں. ترجمہ کریں پر کلک کر کے اصل دکھائیں چنیں۔ آپ کے میل باکس میں ای میل کبھی نہیں بدلتی۔

فلٹر بنائیں

• 1

  فلٹرز اور بلاک شدہ کھولیں. ترتیبات › فلٹرز اور بلاک شدہ میں جائیں اور نیا فلٹر پر کلک کریں۔ اسے ایک نام دیں۔

  

• 2

  شرائط مقرر کریں. جب کوئی پیغام کے تحت سب یا کوئی بھی چنیں، پھر ہر جانچ کے لیے شرط شامل کریں استعمال کریں — مثلاً از میں کوئی ڈومین شامل ہو۔

  

• 3

  اعمال چنیں. پھر کے تحت ایک یا زیادہ چنیں: آرکائیو، پڑھا ہوا نشان زد کریں، ستارہ، لیبل لگائیں، زمرہ بندی، حذف کریں، کبھی اسپام نہیں۔

  

• 4

  چاہیں تو پرانی میل پر لاگو کریں. موجودہ پر لاگو کریں فلٹر کو آپ کی پہلے سے موجود میل پر چلاتا ہے۔ پرانی میل پر یہ صرف Orova کے اندر لیبلز، ستارے اور پڑھنے کی حالت بدلتا ہے۔

ابھی بھیجیں، بعد میں بھیجیں، یا واپس لیں

• 1

  بھیجیں. بھیجیں پر کلک کریں۔ ای میل چند سیکنڈ روکی جاتی ہے تاکہ آپ ظاہر ہونے والی پٹی میں واپس لیں پر کلک کر سکیں۔

• 2

  واپس لینے کا وقفہ ترتیب دیں. ترتیبات › عمومی میں بھیجنا واپس لیں طے کرتا ہے کہ ای میل کتنی دیر روکی جائے: پہلے سے 5 سیکنڈ، 0 (بند) سے 60 سیکنڈ تک کچھ بھی۔

  

• 3

  اس کے بجائے شیڈول کریں. بھیجنا شیڈول کریں کھولیں اور کل صبح 8:00، آج دوپہر 1:00، پیر صبح 8:00، یا تاریخ اور وقت چنیں چنیں۔ شیڈول شدہ میل شیڈول شدہ فولڈر میں انتظار کرتی ہے۔

AI سے کسی حصے کو دوبارہ لکھوائیں

• 1

  متن منتخب کریں. جس حصے کو دوبارہ لکھوانا ہے اسے نمایاں کریں۔ کچھ منتخب نہ ہو تو Orova کہتا ہے: پہلے وہ متن منتخب کریں جو آپ AI سے دوبارہ لکھوانا چاہتے ہیں۔

• 2

  AI خانہ کھولیں. ایڈیٹر کی ٹول بار میں AI پر کلک کریں، یا i کلید دبائیں۔ AI سے دوبارہ لکھیں خانہ کھلتا ہے۔

• 3

  بتائیں کیا چاہیے. "مختصر اور زیادہ مہذب" جیسی ہدایت لکھیں۔ خالی چھوڑیں تو AI بس تحریر بہتر بنا دیتا ہے۔ چلائیں پر کلک کریں۔

• 4

  نتیجہ جانچیں. AI اصل زبان، لنکس، تصاویر اور ٹیمپلیٹ کے متغیرات برقرار رکھتا ہے۔ دوبارہ تحریر کبھی آپ کے متن کا ترجمہ نہیں کرتی؛ کسی اور زبان میں ای میل پڑھنے کے لیے ریڈنگ پین میں الگ ترجمہ کریں بٹن استعمال کریں (حصہ 02)۔

ٹیمپلیٹ بنائیں اور شیئر کریں

• 1

  سسٹم ٹیمپلیٹ سے یا بالکل نئے سرے سے شروع کریں. سسٹم ٹیمپلیٹ پر میرے ٹیمپلیٹس میں کاپی کریں (یا بطور ٹیمپلیٹ استعمال کریں) پر کلک کریں تاکہ آپ کی اپنی قابل ترمیم نقل بن جائے۔ بالکل نئے سرے سے شروع کرنے کے لیے نیا ٹیمپلیٹ پر کلک کریں۔

  

• 2

  مواد لکھیں. ایڈیٹر یا HTML ٹیب استعمال کریں۔ ایڈیٹر میں تین ٹیبز ہیں: ایڈیٹر، HTML اور پیش نظارہ۔ جدول والی ترتیب کے ٹیمپلیٹس HTML میں کھلتے ہیں تاکہ ترتیب برقرار رہے، کیونکہ انہیں ایڈیٹر پر لے جانے سے ترتیب بگڑ سکتی ہے۔

  

• 3

  متغیرات داخل کریں اور پیش نظارہ دیکھیں. متغیر داخل کریں گاہک، کمپنی یا بھیجنے والے کی تفصیلات جیسے خانے شامل کرتا ہے۔ پیش نظارہ پر کلک کریں: متغیرات آپ کے ورک اسپیس کے اصل ڈیٹا سے بھرتے ہیں، اور جن کا ڈیٹا نہیں وہ خالی رہتے ہیں۔

  

• 4

  اسے شیئر کریں. شیئر کریں… پر کلک کریں اور صرف میں، پورا ورک اسپیس، یا حسب منشا چنیں — شعبے (کوئی شعبہ ٹک کرنے سے اس کے ذیلی شعبے بھی شامل ہوتے ہیں) یا انفرادی اراکین چنیں، ہر ایک کو استعمال کر سکتا ہے یا ترمیم کر سکتا ہے کے ساتھ۔

  

• 5

  اسے ای میل میں استعمال کریں. لکھتے وقت ٹیمپلیٹ داخل کریں پر کلک کریں۔ جو ای میل آپ لکھ رہے ہیں اسے ٹیمپلیٹ بنانے کے لیے بطور ٹیمپلیٹ محفوظ کریں پر کلک کریں۔

CSV فائل سے رابطے امپورٹ کریں

• 1

  فائل تیار کریں. UTF-8 CSV فائل محفوظ کریں جس کی پہلی سطر میں کالموں کے نام ہوں۔ email کالم لازمی ہے؛ باقی خالی رہ سکتے ہیں۔ tags کالم میں کئی ٹیگ ; سے الگ کر کے لکھیں۔

  

• 2

  حدیں چیک کریں. ہر امپورٹ میں زیادہ سے زیادہ 5,000 سطریں اور 2 MB۔ اگر بھرنے کے لیے تیار فائل چاہیے تو ڈائیلاگ میں ٹیمپلیٹ ڈاؤن لوڈ کریں پر کلک کریں۔

• 3

  امپورٹ کریں. CSV امپورٹ کریں پر کلک کریں، پھر CSV فائل چنیں۔ پہلے سے موجود پتہ نقل ہونے کے بجائے اپ ڈیٹ ہوتا ہے، اور جو ٹیگ ابھی موجود نہیں وہ آپ کے لیے بن جاتے ہیں۔ مکمل ہونے پر Orova بتاتا ہے کہ کتنے رابطے امپورٹ ہوئے۔

  

میٹنگ شیڈول کریں

• 1

  فارم کھولیں. کیلنڈر میں کسی خالی خانے پر کلک کریں، یا نئی میٹنگ پر کلک کریں۔

  

• 2

  بنیادی معلومات بھریں. عنوان لکھیں، آن لائن یا بالمشافہ چنیں، پھر آغاز اور اختتام مقرر کریں۔ اگر لوگوں کو پس منظر درکار ہو تو تفصیل شامل کریں۔

  

• 3

  روم اور لنک (آن لائن). میٹنگ لنک خالی چھوڑیں تو Orova آپ کے لیے Orova Meet روم بنا دیتا ہے۔ اگر آپ Zoom یا Google Meet پر ملتے ہیں تو اس کا لنک چسپاں کریں۔ پھر کون شامل ہو سکتا ہے چنیں (سیکشن 06 میں وضاحت)۔

  

• 4

  درجہ بندی کریں. چاہیں تو ایک روم، ایک شعبہ، ایک موضوع اور ایک یا زیادہ ٹیگز چنیں۔ ان سے کیلنڈر پڑھنا اور فلٹر کرنا آسان ہوتا ہے۔

  

• 5

  لوگوں کو مدعو کریں. شرکاء کی ای میلز کوما سے الگ کر کے لکھیں، اور اس اکاؤنٹ سے بھیجیں میں میل باکس چنیں۔ بھیجنے والے میل باکس کے بغیر کوئی دعوت نامہ نہیں جاتا۔

  

• 6

  ضرورت ہو تو دہرائیں. دہرائیں میں روزانہ، ہفتہ وار یا ماہانہ چنیں، پھر اس تاریخ تک دہرائیں مقرر کریں یا کوئی آخری تاریخ نہیں چنیں۔ محفوظ کریں — آپ کو میٹنگ شیڈول ہو گئی اور دعوت نامے بھیج دیے گئے۔ نظر آئے گا۔

  

میٹنگ میں شامل ہوں

• 1

  روم کھولیں. میٹنگ کی تفصیلات پر میٹنگ میں شامل ہوں پر کلک کریں (یہ نئی ٹیب میں کھلتا ہے)، یا روم کا لنک کھولیں۔ مہمانوں کو بطور مہمان شامل ہوں نظر آتا ہے اور وہ آپ کا نام بھرتے ہیں (اگر رجسٹریشن لازمی ہو تو فون اور ای میل بھی)۔

  

• 2

  لابی میں تیاری کریں. مائیکروفون اور کیمرا ڈیفالٹ طور پر بند ہوتے ہیں۔ براؤزر اجازت تبھی مانگتا ہے جب آپ کوئی ایک آن کریں۔ اگر چاہیں تو یہیں پس منظر چنیں۔

• 3

  شامل ہوں. شامل ہوں پر کلک کریں۔ اگر آپ جلدی آ گئے ہیں تو آپ کو نظر آئے گا کہ روم کب کھلے گا؛ اگر ابھی کوئی موجود نہیں تو آپ کو دوسروں کے شامل ہونے کا انتظار… نظر آئے گا۔

لائیو کیپشنز استعمال کریں

• 1

  کیپشنز آن کریں. بٹنوں کی نچلی قطار میں CC پر کلک کریں۔ کیپشن کی زبان پینل کھلتا ہے؛ لائیو کیپشنز آن کریں۔ صرف میزبان انہیں آن کر سکتا ہے — باقی سب کو صرف میزبان کیپشنز آن کر سکتا ہے نظر آتا ہے۔

  

• 2

  اپنی پڑھنے کی زبان چنیں. زبان کھولیں اور 50 زبانوں میں سے ایک چنیں، یا جو کہا گیا بالکل وہی پڑھنے کے لیے اصل (بغیر ترجمہ)۔ ہر شخص اپنی زبان خود چنتا ہے، اس لیے آپ انگریزی پڑھ سکتے ہیں جبکہ ساتھی ویتنامی پڑھے۔

• 3

  کیپشنز کا تاریخچہ پڑھیں. پینل ہر مکمل سطر کو بولنے والے کے نام اور وقت کے ساتھ رکھتا ہے۔ یہ چیٹ سے الگ ہے۔ اپنی پڑھنے کی زبان بدلیں تو پورا تاریخچہ دوبارہ ترجمہ ہو جاتا ہے۔ پینل بند کریں تو کیپشنز اسکرین کے نیچے ایک پٹی کی صورت میں دکھتے ہیں، YouTube کی طرح۔

  

• 4

  کیپشنز بند کریں. CC سے پینل دوبارہ کھولیں اور اسے بند کریں۔ صرف میزبان یا کیپشنز آن کرنے والا شخص انہیں بند کر سکتا ہے۔

آن لائن میٹنگ میں AI خلاصہ

• 1

  شروع کریں (صرف میزبان). روم کے کنٹرولز میں AI خلاصہ پر کلک کریں۔ روم میں سب کو بتایا جاتا ہے کہ خلاصے کے لیے میٹنگ ریکارڈ ہو رہی ہے۔ ہر میٹنگ صرف ایک ڈیوائس ریکارڈ کرتی ہے؛ دوسری کو کوئی اور ڈیوائس پہلے سے یہ میٹنگ ریکارڈ کر رہی ہے نظر آتا ہے۔

• 2

  بات جاری رکھیں. آپ کا براؤزر روم کی آڈیو ملا کر 15 سیکنڈ کے ٹکڑوں میں سرور کو بھیجتا ہے، ساتھ یہ بھی کہ کب کون بول رہا تھا۔ اگر آپ کا اپنا مائیک بند ہو تو Orova یاد دلاتا ہے کہ اسے آن کریں تاکہ آپ کی آواز بھی ریکارڈ ہو۔

• 3

  روک دیں. AI خلاصہ روکیں پر کلک کریں۔ آپ کو ریکارڈنگ بھیج دی گئی، AI خلاصہ بنا رہا ہے — میٹنگ رپورٹ دیکھیں نظر آتا ہے۔ AI ہر بولنے والے کے اصل نام کے ساتھ ٹرانسکرپٹ بناتا ہے، ایک ہی شخص کی مسلسل باریوں کو ملاتا ہے، پھر خلاصہ لکھتا ہے۔

• 4

  نتیجہ پڑھیں. میٹنگ رپورٹ کھولیں۔ AI پس منظر میں کام کرتا ہے، اس لیے آپ صفحہ چھوڑ کر واپس آ سکتے ہیں۔ AI خلاصہ آپ کی ڈیوائس پر ریکارڈ کے ساتھ بخوبی چلتا ہے۔

بالمشافہ میٹنگ کا خلاصہ

• 1

  خلاصے کا صفحہ کھولیں. کیلنڈر پر بالمشافہ میٹنگ کھولیں؛ یہ آپ کو میٹنگ کا خلاصہ پر لے جاتی ہے۔

• 2

  ریکارڈ کریں. میز کے بیچ میں لیپ ٹاپ یا فون رکھیں اور ریکارڈ پر کلک کریں۔ صفحہ اسی ڈیوائس کا مائیکروفون استعمال کرتا ہے اور 15 سیکنڈ کے ٹکڑوں میں اپ لوڈ کرتا ہے، اس لیے ٹیب کھلی رکھیں۔ اگر براؤزر نے مائیکروفون کی اجازت نہیں دی تو صفحہ مائیکروفون تک رسائی مسترد کر دی گئی بتاتا ہے۔

  

• 3

  روکیں اور خلاصہ بنائیں. روکیں اور خلاصہ بنائیں پر کلک کریں۔ AI آوازوں کو مقرر 1، مقرر 2 وغیرہ میں الگ کرتا ہے، بولنے والوں اور ہر ایک کے بولنے کا وقت گنتا ہے، پھر وہی چار حصوں کا خلاصہ لکھتا ہے۔

• 4

  یا پہلے سے موجود فائل استعمال کریں. موجودہ آڈیو یا ویڈیو فائل بھیجنے کے لیے یا ریکارڈنگ اپ لوڈ کریں چنیں۔ ریکارڈنگ رد کریں ریکارڈنگ حذف کر دیتا ہے۔

  

Open the Campaigns tab

• 1

  Go to Orova Connect. In your workspace, pick Orova Connect in the module switcher at the top left. A menu bar appears with Inbox, Campaigns, Contacts, Templates, Meeting and Settings.

• 2

  Click Campaigns in the menu bar. The page opens on the Campaigns sub-tab. You see a search box, filters, eight stat cards and a table of every campaign in the workspace. The two tabs next to it, Follow-ups and Sent log, have their own guides.

  

• 3

  A new workspace starts with an empty table. With no campaigns yet, the table shows No campaigns yet and a Create campaign button. Clicking it starts section 10.

Open the create page

• 1

  Click Create campaign. The black button sits at the top right of the Campaigns tab, in line with the filter bar. One click takes you to the create page.

  

• 2

  Look at the four-card layout. The left column holds the Content card, then Recipients. The right column holds Schedule, then Review & send. The footer always has two buttons: Save draft and Send now. When you reopen a draft, the page title changes to Edit campaign.

  

• 3

  Save a draft at any time. Click Save draft in the footer and you see Draft saved at …. If you click Back to campaigns with unsaved changes, Orova asks before you leave the page.

Fill in the Content card

• 1

  Type a Campaign name. For example New bean launch. Only you and your teammates see the name; recipients do not. This field is required.

• 2

  Pick Send from. Click the Send from box and a small panel opens with a Search mailboxes box. Tick one or more mailboxes, for example the Lumio Coffee mailbox and the Emma Tran mailbox. Selected mailboxes show as chips under the box; click the x to remove one.

  

• 3

  Fill in Sender name and Reply-to. Sender name is the name shown in the recipient's inbox, for example Lumio Coffee. Reply-to is the address that receives replies, for example hello@lumiocoffee.demo.orova.vn.

• 4

  Fill in the subject and preheader. Leave Subject prefix empty if you don't need it. Type the Subject; the Recipients see: line right below shows you the full subject. Finally, type the Preheader.

  

• 5

  Write the Email body. The toolbar has font, font size, bold, italic, colour, lists, alignment, link, image, table, Insert variable, an HTML button and an AI button at the end. The body must contain some text.

  

• 6

  Or load a saved template. In the icon row under the body, click the Template icon. The Insert template menu opens with a search box and a Your templates group. Click a template to load it into the email. The Save as template line at the bottom saves the email you are writing as a new template.

  

Insert a variable into the email

• 1

  Place the cursor where the value should go. Click in the body exactly where you want the filled-in text to appear, for example after “Hi”.

• 2

  Click Insert variable and pick a group. The variable panel opens. Click a group in the top row: All, General, CRM, Connect… or type in the Search variables box. The Connect group has Unsubscribe link, Campaign name, Sender name and Sender email.

  

• 3

  Click the variable. The variable code, for example {{campaign.name}}, is inserted right at the cursor. At send time, each recipient sees their own value.

Add an unsubscribe link to the email

• 1

  Select text in the footer (or not). Type a line in the footer, for example “You are receiving this email because you signed up for Lumio Coffee Co. news.” Select the words you want to turn into the link. You can also skip selecting.

• 2

  Click the Insert unsubscribe link icon. It is the envelope icon at the end of the row under the body. If text is selected, that text becomes the link. If nothing is selected, Orova inserts the word Unsubscribe with the link already attached.

  

• 3

  Recipients who click the link see a confirmation page. The page asks Stop receiving emails from Lumio Coffee Co.?, with a partly hidden email and an Unsubscribe button. The unsubscribe is only recorded when they click that button.

  

• 4

  The result shows in the report. People who confirm are counted on the Unsubscribes card. From the next campaign on, Orova skips them automatically.

Attach a file

• 1

  Click the Attach icon or drag a file in. The paperclip icon is the first button in the row under the body. You can also drag a file straight into the editor, up to 25 MB. The file shows as a chip with its name and size; click x to remove it.

  

• 2

  Recipients open the file page. When they click the file link in the email, recipients land on a separate page. It shows the file name, size, sender and a download button.

  

• 3

  See who viewed and who downloaded. On the report page, the File views and File downloads numbers appear under the Funnel and in the Recipients table (section 14).

Pick a recipient source

• 1

  Click a source button. The four buttons sit side by side: CRM customers, Contacts, Bot leads and Paste a list. The selected one has a black background.

  

• 2

  CRM customers: build filter conditions. Choose ALL (match every condition) or ANY (one match is enough). Each condition has a field, an operator and a value, for example Industry · is · F&B. Click Add a condition to add a row, or the x to remove one.

  

• 3

  Contacts: tick groups or tags. The left column is Groups, the right column is Tags, and the number on the right is the head count. For example, tick the Wholesale buyers group and the VIP tag.

  

• 4

  Bot leads: pick a bot. Tick a bot under Choose bots. The Only AI-qualified leads box is ticked by default; untick it to include leads that did not qualify.

• 5

  Paste a list: one email per line. Paste emails into the large box, one address per line. To include a name, use the format Name <email>, for example Maya Lin <maya.lin@northwind.demo.orova.vn>.

  

Preview recipients

• 1

  Click Preview recipients. The button with the eye icon sits at the bottom of the Recipients card. Orova saves the draft and then counts for real, which takes a few seconds. No email is sent.

  

• 2

  Read the seven counts and the sample list. The table just below explains each count. The names and emails underneath help you check you have the right audience. The Review & send card updates too, for example CRM customers · 68 people (previewed).

• 3

  Decide about people who unsubscribed. If anyone has unsubscribed, a Still send to unsubscribed people (2) box appears, unticked by default. If you tick it, Orova asks you to confirm once more.

Set the schedule and sending rules

• 1

  Choose When to send. Choose Send now or Schedule for later. For a scheduled send, fill in Date, Time (09:00 by default) and Time zone, for example (GMT+07:00) Asia/Ho Chi Minh. The black button in the footer changes to Schedule.

  

• 2

  Adjust the four sending-rule fields. Fill in Tracking period (days), Max promotional emails per address in 24 hours, Send rate (emails per minute) and Retry failed sends (times). When retries are above 0, Wait before retrying (minutes) also appears.

  

• 3

  Choose a Conversion to measure. Click the last box on the Schedule card. The list has Not measured and the conversions you have created, for example Online order (key online_order). If you have none yet, see section 15.

  

Review, send a test, then send for real

• 1

  Read the Review & send card. The card sums up everything you filled in: sending mailbox, subject, recipients, schedule and sending rules. If you have not clicked Preview, the Recipients line says Not previewed yet.

• 2

  Send a test to yourself. Type one or more emails in Send a test to, separated by commas, then click Send test. The test email gets [TEST] added to the subject, its unsubscribe link is only a sample, and it does not count in the report.

  

• 3

  Click Send now or Schedule. Both buttons are in the footer, next to Save draft. If a field is missing, Orova shows an error and scrolls to that field, for example Please choose recipients.

  

• 4

  Confirm. With Send now, Orova asks Send "campaign name" to N people now?. Confirm and the emails start going out.

• 5

  Go to the report page. Orova shows Campaign is sending (or Campaign scheduled) and opens the report page for you. The numbers update as emails go out.

Find and filter campaigns

• 1

  Use the filter bar. Type a name in Search campaigns…. Pick a status in All statuses, a period (for example This quarter) and a mailbox in All mailboxes. The Custom period opens From and To boxes and an Apply button.

  

• 2

  Read the eight stat cards for the period. The cards add up every campaign in the period: Sent, Open rate, Click rate, Replies, Unsubscribes, Failed, Blocked and Spam reports. The small line under each number shows the date range being counted.

  

• 3

  Choose which columns to show. Click the columns icon next to All mailboxes. The menu has a Find a column box and a list of columns with checkboxes. Untick a column to hide it.

  

• 4

  Change pages. The table footer shows the total number of campaigns. Set Rows per page to 25, 50 or 100, then use the arrows to move between pages.

Act on a campaign

• 1

  Read the status and the icons. The Status column tells you where the campaign stands. The Actions column holds the icons: eye View, pencil Edit, two squares Duplicate, two bars Pause, triangle Resume and bin Delete campaign.

  

• 2

  Rename right in the table. Hover a row and a Rename pencil icon appears next to the name. Click it, edit the name and click outside; Orova shows Saved.

• 3

  Duplicate, pause or resume. Duplicate creates a new draft that is an exact copy. Pause stops sending the rest. Resume sends the rest; people who already got the email are not sent it again.

• 4

  Delete a campaign. Click the bin. The Delete campaign dialog asks again: “Unsent emails are cancelled; sent statistics will be lost and cannot be recovered.” Click Delete to delete or Cancel to back out.

  

Open the report and read the header

• 1

  Open a campaign. On the Campaigns tab, click the campaign name or the eye View icon. Orova also opens this page for you after you click Send now.

• 2

  Read the header. On the left are Back to campaigns, the campaign name and its status label, for example October coffee offer · Completed. On the right are the period box (Whole campaign by default) and the action icons.

  

• 3

  Read the 12 stat cards. Two rows of cards sum up the whole campaign. The grey line under each number shows a rate or a secondary number, for example Click rate 25.6% with “42.3% of opens”. The table below explains each card.

  

Filter and clear the filter

• 1

  Click a card, for example Open rate. The Recipients table keeps only people who opened. A label with the card's name appears next to the search box, for example Open rate ×. The table footer shows how many people match, for example 26 · recipients.

  

• 2

  Clear the filter. Click the × on the filter label, click the same card again, or click the Recipients card. Clicking the ? on a card only shows its explanation; it does not filter.

Read the funnel, timing and charts

• 1

  Read the Funnel and Timing blocks. The funnel shows at which step emails drop off. The Timing block shows Avg time to open, Median time to open, Click (from send), Click (from open), Time to unsubscribe and Time to reply. The bars below group people who opened into ≤ 1 hour, 1–6 hours, 6–24 hours, 1–3 days and > 3 days.

  

• 2

  Look at the two charts. Opens by hour of day shows the busiest opening hour, noted at the top right (for example 09:00–10:00). Opens and clicks by day draws two lines, Opens and Clicks. Use the busiest hour to schedule your next campaign.

  

• 3

  Read the Links table. One row per link, with Clicks, Unique clicks, % of opens and Avg time. Type in Search links when the email has many links.

  

Find a person and see the details

• 1

  Search, filter by mailbox, export to Excel, choose columns. Type in Search name, email. If the campaign was sent from several mailboxes, filter with All mailboxes. On the right are Bulk select, Export Excel and the columns icon.

  

• 2

  Click a row to see the Timeline. A panel opens on the right listing each event for that person: Sent, First opened, Clicked link with the link they clicked. If the person has a CRM profile, there is an Open customer profile button. Click × to close.

  

• 3

  See why emails failed. Click the Failed card above to keep only failed emails. The Failed column shows the error code, for example mailbox_not_found (the mailbox does not exist) or mailbox_full (the mailbox is full). Hover the ? to read the reason.

  

Handle a campaign that paused itself

• 1

  Read the warning bar at the top of the report. The campaign switches to Paused on its own. The warning bar names the mailbox that hit its limit. The grey lines below show which mailboxes are resting and until what time.

  

• 2

  Wait for the limit to reset or add a mailbox. Limits usually reset after 24 hours. To send sooner, click the Edit campaign pencil and add another sending mailbox.

• 3

  Click Resume. Orova sends the rest. People who already got the email are not sent it again.

Create a conversion

• 1

  Open Settings ▸ Conversions. Click Settings in the Connect menu bar, then Conversions in the left menu. The page has three blocks: Conversions, API keys and Send events from your website or app.

  

• 2

  Click Add conversion and fill it in. Type a Conversion name, for example Webinar signup. Leave Event key empty and Orova generates it from the name. Set the Attribution window (days), 30 by default. Add a Description if you need one.

  

• 3

  Click Save. The new conversion appears in the table with the status Active. Click the copy icon next to the event key to grab it for whoever builds your website.

• 4

  Edit or delete. Use the pencil and bin at the end of the row. A conversion that already has events is deactivated instead of deleted, to keep the history.

Create an API key

• 1

  Click Create API key. The button is in the API keys block. Type a Key name, for example Lumio website. Pick a Scope: Read & write (needed to send events) or Read only. Click Create API key.

  

• 2

  Copy the key right away. The key appears in a box with a copy button and the line Copy now — the key is shown only once. Click copy, paste it somewhere safe, then click Done.

  

• 3

  Revoke it when needed. Click the bin at the end of the key's row. Orova asks again, because any website using that key will be rejected immediately.

Get the sample command

• 1

  Copy the sample command. In the Send events from your website or app block, click the copy icon at the top right of the command box. The sample command already has your event key filled in, for example online_order.

  

• 2

  Swap in the key and hand it to your developer. Replace API_KEY with the key you just created. Your developer adds the command where a customer completes an order or submits a form.

Measure conversions for a campaign

• 1

  Pick the conversion before sending. On the create page, Schedule card, pick the conversion in Conversion to measure (see section 12, step Choose a Conversion to measure).

• 2

  See the results in the report. Click the Conversions card on the report page. The Recipients table keeps only people who converted, and the Conversions column shows a ✓ with the value, for example Emma Tran ✓ 18.5.

  

Add a group of recipients to CRM

• 1

  Filter the group you want (optional). On the report page, click a stat card, for example Click rate, so the table keeps only people who clicked.

• 2

  Click Bulk select and tick people. The checkbox icon is at the top right of the Recipients table. A checkbox column appears and you tick each person. The checkbox at the top of the column offers Select this page or Select all N matching. The bar at the bottom shows 3 selected.

  

• 3

  Click Add to CRM. The Add 3 people to CRM dialog opens. Name and email come straight from the recipient. The CRM field | Value table lets you fill in more, for example Phone. Hover the ? to read the rules.

  

• 4

  Add fields if needed. Click Add field to add a row, pick a field and enter a value. The field list matches your workspace's CRM Settings exactly. If you need a field that does not exist yet, click Create new field.

• 5

  Click Add to CRM and read the result. Orova reports Created …, updated …, skipped …. If anyone is missing a required field, the result says how many people are missing which field. Click Done to close.

• 6

  Large groups run in the background. For more than 200 people, Orova shows Processing … people in the background. You can carry on with other work.