Orova Connect 在你的 Orova workspace 裡整合了三樣東西：可收多個信箱的收件匣（Inbox）、會寄出邀請的會議行事曆，以及在瀏覽器中執行的會議室 Orova Meet。它的承諾很簡單：開會不必做筆記，寫信不必自己寫。
本說明是寫給第一次打開這個模組的人。每個段落都會先解釋新名詞，再帶你看要點哪裡、填什麼，以及你應該看到什麼。請依序閱讀：連結信箱、閱讀與整理、撰寫、管理聯絡人，接著是會議與 AI 摘要。最後一節整理了大家最常遇到的問題和錯誤。
有兩件事最好先知道。Orova Connect 幾乎所有功能都不耗用 quota；只有兩項 AI 功能會耗用，而且在執行前就會先估算用量。本說明中的按鈕名稱與英文介面逐字相同，方便你在畫面上找到。
00 · 開始之前
Orova Connect 是什麼，以及需要先知道的事
本節說明模組的三個區域、貫穿整份說明的幾個名詞，以及 quota 究竟花在哪裡。
Orova Connect
Orova 負責郵件與會議的模組。標語：開會不必做筆記，寫信不必自己寫。 困難又重複的工作 — 整理會議紀錄、把郵件改寫得更通順 — 交給 AI。其餘功能你都可以自由使用。
Workspace
你和同事共用的空間。信箱、聯絡人、範本、會議和 quota 錢包都屬於 workspace。每個信箱誰能查看或使用，由你逐一設定。
信箱（Mailbox）
連結到 Orova 的一個電子郵件地址，例如 Gmail 帳號或公司信箱。一個 workspace 可以連結多個信箱。在左欄中，你可以用 All mailboxes（所有信箱）一起查看，也可以一次只打開一個信箱。
Quota
workspace 錢包中的 AI 使用額度。Orova 會在 AI 工作執行前估算費用，若錢包餘額不足就事先擋下，因此工作絕不會做到一半停掉。你可以在 workspace 的錢包（Wallet）頁面查看餘額和每一筆扣款。
三個區域
| 區域 | 在這裡做什麼 | 在哪裡找到 |
|---|---|---|
| 收件匣（Inbox） | 在所有已連結的信箱中閱讀、整理和撰寫郵件。Contacts（聯絡人）、Templates（範本）和 Settings（設定）也在這裡。 | 模組選單中的 Inbox。設定有 8 個分頁。 |
| 會議行事曆 | 安排會議、透過郵件邀請與會者，管理會議室、主題和標籤。 | 模組選單中的 Meeting（會議），會打開 Calendar（行事曆）。 |
| 會議室（Orova Meet） | 在瀏覽器中舉行線上會議、分享螢幕、聊天、執行 AI 摘要並閱讀會議報告。 | 會議詳細資訊中的 Join meeting（加入會議），或會議室連結。 |
只有兩個地方會耗用 quota
- 郵件或範本的 AI 改寫。每次改寫依實際使用的 AI 計費。
- 會議的 AI 轉錄與摘要 — 會議室中的 AI 摘要、實體會議摘要頁，或你上傳到會議報告的錄音。轉錄依音訊長度計費，摘要依文字量計費。每按一次
Summarize again（重新摘要）都算一次新的執行。
其他一切都不耗用 quota：連結與同步信箱、閱讀、寄送與排程郵件、簽名、範本、聯絡人、篩選器、行事曆、邀請、在 Orova Meet 上開會（不依人數或分鐘計算）、螢幕分享、聊天、背景、錄製到自己的裝置、出席紀錄與匯出 Excel，以及以郵件寄送摘要。每個方案都有全部功能；方案之間只差在 quota 的多寡。
Note
9 種介面語言
01 · 連結信箱
連結信箱，並決定誰可以使用
收件匣要顯示內容，你至少需要一個信箱。本節涵蓋 Gmail、透過 IMAP/SMTP 連結公司郵件，以及每個信箱的存取設定。
應用程式密碼（App password）
由 Google（以及許多其他郵件服務商）專為郵件應用程式產生的 16 字元獨立密碼。它不是你平常登入用的密碼。Orova Connect 用它來存取 Gmail，因為 Orova Connect 不支援用 Google 帳號登入。
IMAP 與 SMTP
IMAP 是 Orova 讀取你郵件的伺服器（Incoming mail server (IMAP)，內送郵件伺服器）。SMTP 是用來寄信的伺服器（Outgoing mail server (SMTP)，外寄郵件伺服器）。這兩個位址、連接埠和安全類型，由你的郵件服務商或 IT 團隊提供。
建立 Gmail 應用程式密碼（在 Google 端操作）
- 1
開啟兩步驟驗證. 打開你的 Google 帳戶，前往「安全性」，開啟兩步驟驗證。只有開啟後，Google 才會提供應用程式密碼。
- 2
建立應用程式密碼. 同樣在 Google 帳戶中，打開應用程式密碼頁面，輸入一個你認得出來的名稱（例如
Orova）並建立。Google 會顯示一組 16 字元的密碼。 - 3
立刻複製. Google 只會顯示這組密碼一次。請現在就複製；接下來的步驟會把它貼到 Orova。若遺失了，請在 Google 刪除它並重新建立一組。
在 Orova 新增信箱
- 1
打開 Mailboxes 分頁. 前往
Settings，打開Mailboxes（信箱）分頁，然後點Add mailbox（新增信箱）。若還沒有任何信箱，收件匣也會顯示Add mailbox。
Settings › Mailboxes: start here, then click Add mailbox. - 2
Gmail：使用 Connect Gmail. 點
Connect Gmail（連結 Gmail）。Orova 會替你填好 Gmail 的伺服器，並打開 Google 的應用程式密碼頁面。在Email address（電子郵件地址）輸入你的地址，把 16 字元的代碼貼到App password，也可以選擇設定Sender display name（寄件者顯示名稱）。
Connect Gmail fills in Gmail's IMAP and SMTP servers for you. - 3
公司郵件：填寫伺服器資訊. 輸入你的
Email address和密碼，接著填寫Incoming mail server (IMAP)和Outgoing mail server (SMTP)兩組欄位：Server address（伺服器位址）、Port（連接埠）和Security（安全性）。請完全照服務商提供的內容填寫。
Company email: copy server address, port and security from your provider. - 4
點 Save.
Save（儲存）同時也是實際測試：Orova 會真的嘗試登入兩台伺服器。你會看到Testing the connection…，接著是Connection works. Mailbox saved.若有問題，訊息會指出是哪台伺服器失敗以及原因。
Save also tests the connection to both servers. - 5
等待第一次同步. 第一次執行時，Orova 會抓取最近 90 天的郵件。之後新郵件幾乎會即時送達。你也可以隨時在收件匣點
Sync（同步）。
Until a mailbox is connected and synced, the Inbox stays empty.
管理每個信箱
Set as default（設為預設）會指定你撰寫新郵件時優先使用的信箱。Test again（重新測試）會再次檢查連線。狀態欄會顯示Connected（已連線）、Connection error（連線錯誤）或Not tested yet（尚未測試）。Upload logo（上傳標誌）可為信箱設定專屬圖片（PNG、JPG 或 WEBP，最大 1 MB）。它會顯示在信箱清單中，以及你選擇寄件信箱時。- 每個信箱最多可存放 2 GB 的郵件。存滿後，Orova 仍會下載新郵件的文字內容，但會略過附件。
Delete（刪除）會把信箱連同所有已下載的資料夾、郵件和附件從 Orova 移除。它不會動到郵件服務商伺服器上的郵件。
誰可以查看和使用這個信箱
| 選項 | 意思 |
|---|---|
Only me | 只有你看得到這個信箱。 |
Workspace can view | workspace 中的每個人都能閱讀郵件，但不能用它寄信。 |
Workspace can use | workspace 中的每個人都能閱讀，也能用它寄信。 |
個別成員：View only · View & send · No access | 針對某位成員覆寫一般規則。Default（預設）表示此人依照 workspace 的規則。 |
Warning
只有連結信箱的人看得到密碼
Connected by（連結者）欄位中顯示的成員能查看和編輯。對於無法得知連結者的舊信箱，則是 workspace 擁有者。有存取權的同事可以閱讀和寄信，但看不到信箱是如何連結的。02 · 閱讀與整理
閱讀並整理你的郵件
收件匣的操作方式和 Gmail 很像。本節涵蓋分類分頁、對話串、日常操作、搜尋、篩選器與封鎖，以及不在辦公室時的自動回覆。
分類分頁
收件匣分為 Primary（主要）、Promotions（促銷內容）、Social（社交網路）和 Updates（最新快訊）；你也可以開啟 Forums（論壇）。Orova 會自動把郵件分到這些分頁。加上星號的郵件一律留在 Primary。在 Settings › Inbox 中，你可以顯示、隱藏分頁並調整順序，也可以用 Add category 建立最多 10 個自訂分類。
對話串
同一主旨的郵件會歸成一個對話串，較早郵件的引用文字會被收合起來。你可以在 Settings › General 中用 Conversation view（對話串檢視）關閉這項功能。
日常操作
| 按鈕 | 作用 |
|---|---|
Star · Label | 標記重要郵件，或把它歸到某個標籤下。標籤可以有顏色和上層標籤；請在 Settings › Labels 中管理。 |
Archive · Delete | 把郵件移出收件匣，或丟到垃圾桶。 |
Report spam · Block sender | 把郵件送到垃圾郵件，或封鎖某個地址或整個網域，讓之後的郵件都進垃圾郵件。 |
Unsubscribe | 要求電子報的寄件者停止寄送。 |
Snooze | 暫時隱藏郵件，直到 Later today（今天稍晚）、Tomorrow（明天）、This weekend（這個週末）、Next week（下週），或用 Pick time 自選的時間。 |
Remind me | 在你設定的時間，Orova 會寄一封提醒郵件到同一個信箱。 |
Print · Download .eml | 列印郵件，或儲存原始檔案。 |
- 在郵件上按右鍵可打開
Message actions（郵件操作）：移到其他分頁、Find emails from this sender（尋找此寄件者的郵件）、回覆、轉寄等。 - Gmail 風格的鍵盤快速鍵（j/k、c、r、a、f、e、#、s、/）預設為關閉。請在
Settings›General中開啟Keyboard shortcuts；可在Shortcuts分頁中變更任一按鍵。 - 外部圖片預設會顯示。如果你希望點
Show images（顯示圖片）後才載入，請把External images設為Ask first（先詢問）。 - 信任的寄件者的圖片一律顯示，而且絕不會被送到垃圾郵件。請在
Settings›Filters & blocked中新增。 - 閱讀窗格可以拖曳調整寬窄。
搜尋
在搜尋框輸入文字，可依寄件者或主旨尋找郵件。打開 Advanced search（進階搜尋）可組合 From（寄件者）、To（收件者）、Subject（主旨）、Has words（包含字詞）、Doesn't have（不含）、大小、日期範圍、要 Search in（搜尋範圍）的資料夾，以及 Has attachment（有附件）。在同一面板中，Create filter（建立篩選器）可把你的搜尋變成篩選器。
篩選器（Filter）
由條件和動作組成、套用在新收到郵件上的規則。條件以 All（全部）或 Any（任一）連接，可檢查寄件者、收件者、副本、主旨、內文、大小（MB）、附件、信箱、標籤、分類和收件日期。
建立篩選器
- 1
打開 Filters & blocked. 前往
Settings›Filters & blocked（篩選器與封鎖），點New filter（新增篩選器），並填入Name（名稱）。
Settings › Filters & blocked: click New filter. - 2
設定條件. 在
When a message下方選擇All或Any，再用Add condition（新增條件）加入每一項檢查 — 例如Fromcontains（包含）某個網域。
Pick All or Any, then add one condition per check. - 3
選擇動作. 在
Then下方選擇一項或多項：Archive、Mark as read、Star、Apply label、Categorize、Delete、Never spam。
Tick one or more actions under Then. - 4
視需要套用到舊郵件.
Apply to existing（套用到現有郵件）會把篩選器套用到你已有的郵件。對舊郵件，它只會變更 Orova 內的標籤、星號和已讀狀態。
Export和Import可把篩選器以檔案形式搬移，例如在不同 workspace 之間。Blocked senders（已封鎖的寄件者）會列出所有被封鎖的地址或網域（name@domain.com或@domain.com），以及封鎖者和時間。Unblock可解除封鎖。
Warning
篩選器中的轉寄只會儲存，不會寄出
Forward to（轉寄至）地址（需以寄到該地址的驗證碼確認）。目前 Orova 只會儲存這條規則，尚不會自動寄出轉寄郵件。如果你需要轉交某封郵件，請打開它並自行點 Forward。外出時的自動回覆
在 Settings › General 中，為目標信箱打開 Auto-reply（自動回覆）並切換為 On。在 Reply mode（回覆模式）中選擇 By dates（依日期，設定 From–Until 範圍）、By work schedule（依工作時間，在 Working hours 以外、Weekly days off 以及你新增的 Holidays and custom days off 期間），或 Both（兩者皆是）。撰寫 Subject 和訊息內容。勾選 Contacts only 則只回覆聯絡人中的人。每位寄件者每 4 天最多只會收到一次自動回覆。
03 · 撰寫與 AI
撰寫郵件、簽名、範本與 AI 改寫
點 Compose（撰寫）開始。本節涵蓋編輯器、簽名、收件者、排程寄送、取消寄送、用 AI 改寫，以及使用範本。
撰寫視窗
- 編輯器支援文字格式、清單、表格、
Insert image（插入圖片）和Insert link（插入連結）。切換到HTML mode可貼上或編輯原始 HTML，再切回Editor。 - 視窗可以
Minimize（最小化）、Expand（展開）或Full screen（全螢幕）。 - 預設字型、大小和顏色來自
Settings›General中的Default font。Upload font可加入你自己的 .woff2 或 .ttf 檔，最大 2 MB。 - 在
From中選擇寄件信箱，它的簽名會自動插入。 - 收件者建議來自
Contacts和Groups（群組）。一封郵件的收件者、副本、密件副本合計最多 100 位，附件總計最大 25 MB。 - 回覆和轉寄會直接在你正在閱讀的郵件下方開啟。原始郵件會被引用並收合；
Remove quoted text可將其移除。
簽名
每個信箱可以有任意數量的簽名。在 Settings › Signatures 中使用 Add signature（新增簽名），然後選擇哪一個作為 New mail（新郵件）的預設，哪一個作為 Replies（回覆）的預設。撰寫時，你可以切換簽名或選擇 No signature（不使用簽名）。
立即寄送、稍後寄送，或收回
- 1
寄送. 點
Send（寄送）。郵件會先保留幾秒，讓你可以在出現的橫條中點Undo（復原）。 - 2
調整取消寄送時間.
Settings›General中的Undo send設定郵件保留多久：預設 5 秒，可設為 0（Off）到 60 秒。
Undo send sets how many seconds mail is held before it goes out. - 3
改為排程. 打開
Schedule send（排定寄送時間），選擇Tomorrow 8:00 AM、This afternoon 1:00 PM、Monday 8:00 AM，或Pick date & time（自選日期與時間）。排程郵件會在Scheduled資料夾中等待。
用 AI 改寫
請 AI 改寫一段文字
- 1
選取文字. 反白你想重寫的部分。若沒有選取任何內容，Orova 會提示
Select the text you want the AI to rewrite first. - 2
打開 AI 方塊. 點編輯器工具列中的
AI，或按i鍵。Rewrite with AI（用 AI 改寫）方塊會打開。 - 3
說明你的需求. 輸入指示，例如「更簡短、更有禮貌」。留空的話，AI 只會單純潤飾文字。點
Run（執行）。 - 4
檢查結果. AI 會保留原本的語言、連結、圖片和所有範本變數。它絕不會自行翻譯。
Note
這是郵件中唯一會耗用 quota 的部分
Email — AI rewrite。若錢包餘額不足，你會看到 Out of AI quota.，而且不會扣任何費用。撰寫、寄送和排程郵件從不耗用 quota。範本
打開模組選單中的 Templates。這裡有兩個範本庫。Your templates（你的範本）是你自己建立、編輯、加標籤、分組和批次處理（Add tag、Move to group、Delete templates）的範本。System templates（系統範本）是 35 個唯讀範本 — 報價單、發票、付款請求、訂單確認、感謝函等。它們會依你的介面語言顯示：介面是越南文時為越南文，其他所有語言則為英文。
建立並分享範本
- 1
從系統範本或從頭開始. 在系統範本上點
Copy to my templates（或Use as template），取得你自己的可編輯副本。若要從零開始，點New template（新增範本）。
System templates are view-only; copy one to edit it. - 2
撰寫內容. 使用
Editor或HTML分頁。編輯器有三個分頁：Editor、HTML和Preview（預覽）。表格版面的範本會以HTML開啟以保持版面完整，因為切換到Editor可能會破壞版面。
Write in Editor or HTML; Preview shows the result. - 3
插入變數並預覽.
Insert variable（插入變數）可加入客戶、公司或寄件者資訊等欄位。點Preview：變數會以你 workspace 的真實資料填入，沒有資料的則保持空白。
Preview fills variables with your workspace data. - 4
分享. 點
Share…（分享），選擇Only me、Whole workspace，或Custom（自訂）— 選擇Departments（部門，勾選某部門會一併包含其下層部門）或個別Members（成員），各自設定Can use（可使用）或Can edit（可編輯）。
Click Share… to choose who can use or edit the template. - 5
在郵件中使用. 撰寫時點
Insert template（插入範本）。若要把正在撰寫的郵件變成範本，點Save as template（另存為範本）。
同事以 Can use 分享的範本會以唯讀方式開啟：你可以使用，但不能修改。建立和使用範本都是免費的；在範本中使用 AI 改寫，和在郵件中一樣會耗用 quota。
04 · 聯絡人
管理你的聯絡人
聯絡人（Contacts）是 workspace 共用的郵件通訊錄。它為你撰寫郵件時的收件者建議提供資料，並且與 Orova CRM 中的客戶資料分開。
聯絡人
一個人，包含 First name（名字）、Last name（姓氏）、Email、Phone（電話）、Company（公司）和 Notes（備註）。點 New contact（新增聯絡人）手動新增，或在聯絡人上點 Compose，開始一封已填好收件者的郵件。
- 搜尋與篩選。 使用搜尋框、首字母篩選（帶越南文聲調的姓名仍會歸在正確的字母下，例如「Đặng」歸在 D）、
Tags篩選，或用Emailed查看你寫過信的人。 - 標籤。 從 24 種顏色中選擇。一個人可以有多個標籤。用
New tag建立。 - 群組。 群組是一份地址清單，可一次放進收件者欄位。用
New group建立。 - 多選。 勾選多列，即可一次
Tag（加標籤）、Untag（移除標籤）、Add to group（加入群組）或Delete。 - 自動儲存聯絡人（預設開啟，位於
Settings›General）會把你寄過信的每個人加入聯絡人，下次就會出現在建議中。 - 欄位可以拖曳調整寬窄。
從 CSV 檔匯入聯絡人
- 1
準備檔案. 儲存一個 UTF-8 的 CSV 檔，第一列為欄位名稱。
email欄為必填，其他欄可以留空。在tags欄中以;分隔多個標籤。
Import CSV sits at the bottom of the left column on the Contacts page. - 2
確認限制. 每次匯入最多 5,000 列、2 MB。如果想要一份現成的檔案來填寫，可在對話框中點
Download template（下載範本）。 - 3
匯入. 點
Import CSV，再點Choose CSV file（選擇 CSV 檔）。已存在的地址會被更新而不是重複建立，尚不存在的標籤也會自動建立。完成後，Orova 會告訴你匯入了多少位聯絡人。
Check the columns and limits, then click Choose CSV file.
Export CSV 會把整本通訊錄下載為 CSV 檔。
Tip
聯絡人不是你的 CRM
05 · 行事曆
安排會議並寄送邀請
每場會議都從會議行事曆開始。你設定時間和人員，Orova 會建立會議室並以郵件寄出邀請。
線上與實體
每場會議都有 Format（形式）。Online（線上）會議在網路上的會議室舉行 — Orova Meet 或你貼上的連結。In person（實體）會議在真實的會議桌旁進行；Orova 為這類會議提供實體會議摘要，而不是會議室（見第 07 節）。
- 在
Day（日）、Week（週）和Month（月）之間切換檢視（預設為週）。Today（今天）可跳回當天日期。 - 時間格預設以 30 分鐘為一格；你可以變更間隔。
- 用
Search meetings…依標題、主辦人、會議室或標籤搜尋會議，並用Filters（篩選）依標籤或會議室縮小行事曆範圍。 - 把會議拖到新的時段即可移動。若是週期性會議，則會改為打開編輯表單，讓你決定要變更哪些內容。
安排會議
- 1
打開表單. 點行事曆上的空白時段，或點
New meeting（新增會議）。
Click New meeting, or an empty slot on the calendar. - 2
填寫基本資料. 輸入
Title（標題），選擇Online或In person，再設定Start（開始）和End（結束）。若與會者需要背景說明，可加入Description（說明）。
Type a title and choose In person or Online. - 3
會議室與連結（線上）.
Meeting link（會議連結）留空，Orova 就會替你建立 Orova Meet 會議室。若你們在 Zoom 或 Google Meet 開會，則貼上該連結。接著選擇Who can join（誰可以加入，說明見第 06 節）。
Leave the link blank for an Orova Meet room, then pick who can join. - 4
分類. 可選擇
Room（會議室）、Department（部門）、Topic（主題），以及一個或多個Tags（標籤）。這讓行事曆更容易閱讀和篩選。
Room, Department and Topic are optional labels. - 5
邀請與會者. 在
Attendees（與會者）中輸入以逗號分隔的電子郵件，並在Send from account（寄件帳號）中選擇信箱。沒有寄件信箱，就不會寄出任何邀請。
Enter attendee emails and the mailbox that sends invitations. - 6
視需要設定重複. 在
Repeat（重複）中選擇Daily、Weekly或Monthly，再設定Repeat until（重複至）某個日期，或選擇No end date（無結束日期）。儲存後，你會看到Meeting scheduled and invitations sent.
Choose how often it repeats and until when.
邀請與回覆
每位受邀者會收到一封附有行事曆檔（.ics）和兩個按鈕 Accept（接受）與 Decline（拒絕）的郵件。從這兩個按鈕回覆需要登入 Orova。回覆會在會議上顯示為 Accepted、Declined 或 Pending。Cancel meeting（取消會議）會詢問是否取消並通知與會者，然後寄出取消通知郵件。
會議室、主題與標籤
點行事曆上的 Rooms，會打開一個有三個分頁的視窗：Rooms、Topic 和 Tags，每一項都有名稱和顏色。實體會議室可以設定開放時間；Orova 會以 Room is already booked for this time 或 Room is closed at this time 提醒你。在行事曆上，每場會議以兩層顏色呈現：左側色條依主題，背景依第一個標籤。
Note
限制
End 必須晚於 Start。行事曆、會議室和邀請都不耗用 quota。06 · 會議室
Orova Meet 會議室與主持會議
Orova Meet 在 Orova 自己的伺服器上執行，不經過 Zoom 或 Google。不需要安裝任何東西：在瀏覽器中打開連結就能進入。本節涵蓋誰可以加入、在會議室中能做什麼，以及主持人的控制功能。
主持人（Host）
管理會議室的人：會議主辦人、workspace 擁有者與管理員，以及所有共同主持人。主持人會看到 Room settings（會議室設定）以及每位參與者的控制項。
誰可以加入
| 選項 | 誰可以進入 |
|---|---|
Workspace members and invitees（預設） | workspace 成員加上受邀的電子郵件。每個人都要登入 Orova。 |
Invitees only | 只有主辦人和受邀的電子郵件。其他人會看到 You are not on the invite list。 |
Anyone with the link (name only) | 訪客不需要 Orova 帳號，輸入名字即可加入。 |
Register first (name, phone, email) | 訪客加入前需填寫姓名、電話和電子郵件。Orova 會保存報名名單。 |
編輯會議即可變更選項；變更從下一位加入的人開始生效。在會議詳細資訊或等候室中用 Copy link（複製連結）取得連結。會議室在開始時間前 15 分鐘開放，並在開始後最多保持開放 24 小時。以名字加入的訪客有頻率限制，以防止濫用。
加入會議
- 1
打開會議室. 在會議詳細資訊中點
Join meeting（會在新分頁開啟），或打開會議室連結。訪客會看到Join as guest（以訪客身分加入），並填寫Your name（你的名字）（若需要報名，還要填Phone和Email）。![Meeting details for [DOCS] Weekly sync with Join meeting circled](/docs/orova-connect/en/s06-01-join-meeting.webp)
Join meeting opens the room in a new tab. - 2
在等候室準備. 麥克風和攝影機預設為關閉。只有在你開啟其中之一時，瀏覽器才會要求權限。若需要背景，可在這裡選擇
Background（背景）。 - 3
加入. 點
Join（加入）。如果你太早到，會看到會議室的開放時間；如果還沒有人在，會看到Waiting for others to join…。
在會議室中
- 畫質。
Auto (by server bandwidth)（自動，依伺服器頻寬）最高可達 1080p，並視伺服器需要降到 720p、360p 和 180p；你也可以在Quality（畫質）中自行選擇。伺服器資源充足時，一場會議最多可容納 50 人。 - 版面。
Auto、Speaker（講者），或 4、9、16 格的格狀版面。Full screen會隱藏其他所有內容。 - 分享螢幕。 你的螢幕會顯示為一個獨立的大格。
Stop sharing（停止分享）即可結束。 - 聊天。 可傳送表情符號和最大 25 MB 的檔案。
- 舉手（Raise hand）和回應（React）讓你不用開口也能示意。有人加入時，所有人都會收到通知。
- 背景。
Blur（模糊）、Strong blur（強烈模糊）、White（白色）、Dark（深色）、10 張現成圖片，或Upload image（上傳圖片，小於 8 MB）。效果在你自己的裝置上處理。 - 錄製（Record）。 將會議儲存到你的裝置，共 2 個檔案：影片和獨立的音訊。Orova 不會在伺服器上保留副本。
主持人控制
Room settings：把Who can chat（誰可以聊天）、Who can unmute（誰可以取消靜音）和Who can turn on camera（誰可以開啟攝影機）設為Everyone（所有人）或Hosts only（僅主持人）。設定立即生效，不需要任何人重新加入。Co-hosts (email)（共同主持人）：輸入電子郵件或從參與者中選擇，最多 20 位共同主持人。以名字加入的訪客不能成為共同主持人。- 每位參與者的控制項：
Mute、Stop video、Allow mic、Allow camera、Lock chat/Unlock chat、Make co-host/Remove co-host，以及從會議室Remove（移除）。 Raised hands（舉手）列只有主持人看得到，並有Lower all hands（放下所有人的手）按鈕。- 只有主持人可以啟動 AI 摘要（第 07 節）。無論人數或分鐘數多少，會議都不耗用 quota。
Warning
結束會議
End meeting（結束會議）會為所有人關閉會議室，連結也會失效。只有主辦人或 workspace 擁有者/管理員可以按 — 共同主持人不行。若是週期性會議，連結會在下一次會議開始前 15 分鐘重新開放。Note
備援模式
Server busy, fallback mode up to 8 people）。在備援模式中，主持人仍可移除參與者，但無法遠端關閉麥克風或攝影機。07 · AI 摘要與報告
AI 摘要、實體會議摘要與會議報告
這就是「開會不必做筆記」的部分。AI 會聆聽、產生逐字稿，並整理成四個部分的摘要 — 適用於線上會議、會議桌旁的會議，以及你手上已有的錄音。
逐字稿與摘要
逐字稿是依發言順序記錄的談話內容，保留每個人說話時使用的語言 — 不做任何翻譯。摘要有四個部分：Key points（重點）、Decisions（決議）、Action items (owner – task – due date)（待辦事項：負責人 – 工作 – 期限）和 Open questions（待解問題）。摘要以啟動摘要或按下摘要的人的介面語言撰寫，9 種語言皆可。
線上會議中的 AI 摘要
- 1
啟動（僅限主持人）. 點會議室控制列中的
AI recap（AI 摘要）。會議室中的每個人都會收到通知，得知會議正在錄音以產生摘要。每場會議只能由一台裝置錄音；第二台裝置會看到Another device is already recording this meeting。 - 2
繼續開會. 你的瀏覽器會混合會議室的音訊，以每段 15 秒傳送到伺服器，並附上每個時間點的發言者。如果你自己的麥克風是關閉的，Orova 會提醒你開啟，才能錄到你的聲音。
- 3
停止. 點
Stop AI recap（停止 AI 摘要）。你會看到Recording sent, AI is summarizing — see the meeting report。AI 會以每位發言者的真實姓名建立逐字稿，合併同一人的連續發言，然後撰寫摘要。 - 4
閱讀結果. 打開會議報告。AI 在背景執行，所以你可以先離開頁面再回來。AI 摘要可以和錄製到裝置的
Record同時進行。
為實體會議做摘要
- 1
打開摘要頁. 在行事曆上打開實體會議，它會帶你到
Meeting recap（會議摘要）。 - 2
錄音. 把筆電或手機放在桌子中央，點
Record（錄音）。頁面會使用該裝置的麥克風，以每段 15 秒上傳，所以請保持分頁開啟。若瀏覽器尚未允許使用麥克風，頁面會顯示Microphone access was denied。
Put the device mid-table and click Record. - 3
停止並摘要. 點
Stop & summarize（停止並摘要）。AI 會把聲音區分為 Speaker 1、Speaker 2 等，計算發言人數和每個人的發言時間，然後撰寫同樣的四部分摘要。 - 4
或使用現有的檔案. 選擇
or upload a recording（或上傳錄音），傳送現有的音訊或影片檔。Discard recording（捨棄錄音）會刪除錄音。
Already have a file? Upload it instead of recording.
Note
為什麼實體會議摘要顯示 Speaker 1、2…
會議報告（線上會議）
從會議詳細資訊或會議室中的 Report（報告）打開。實體會議則會前往摘要頁。這個頁面有兩張卡片：Attendance（出席）和 AI summary（AI 摘要）。
- 出席（Attendance） 列出加入的人、
Joined at（加入時間）、Left at（離開時間）、Duration（時長）和Sessions（連線次數）。總計顯示Unique attendees（不重複與會者，同一人用兩台裝置不會重複計算）、Join sessions（加入次數）、Total time（總時間），以及Stayed longest（停留最久）的人。沒有記錄離開時間的連線，會計算到會議室關閉為止，並標示為estimated（估計）。已報名的訪客會附上電子郵件和電話。 Export Excel會下載一個含 2 個工作表的檔案：每次連線一列，以及每個人的彙總。- AI 摘要（AI summary） 來自 AI 摘要，或來自你上傳的檔案：
Choose file（webm、mp4、m4a 或 mp3，最大 500 MB），然後點Summarize with AI（用 AI 摘要）。逐字稿會顯示發言人數和每個人的發言時間。 Download .md會把摘要儲存為文字檔。Summarize again會從已儲存的錄音重新執行 — 例如切換介面語言後，取得另一種語言的摘要。Send to attendees（寄給與會者）會從會議的Send from account把摘要寄給受邀者和主辦人。若會議沒有寄件信箱，請先編輯會議並選擇一個。
摘要的 quota
- 轉錄依音訊長度計費，摘要依文字量計費。錢包中顯示為
Meeting — AI meeting summary。 - Orova 會在執行之前依錄音長度估算費用。若錢包餘額不足，錄音會被保留：儲值後再點
Summarize again即可。 - 每次
Summarize again都是一次新的扣款。 - 若錄音是靜音或只有雜音，會顯示
No speech was detected in the recording— 不會呼叫 AI，也不會扣任何費用。 - 單一錄音最大 600 MB。
- 出席紀錄、匯出 Excel 和以郵件寄送摘要都不耗用 quota。
08 · 常見問題
常見問題與常見錯誤
大家最常問的問題，以及最常遇到的錯誤和各自的解決方法。
如何開啟 AI 摘要？
在 Orova Meet 的線上會議中，由主持人點會議室控制列中的 AI recap，結束時點 Stop AI recap。逐字稿和四部分摘要會出現在會議報告中。只有主持人可以啟動。
如何連結 Gmail？
在 Google 帳戶中開啟兩步驟驗證，並建立一組 16 字元的應用程式密碼。在 Orova 中前往 Settings › Mailboxes，點 Add mailbox，再點 Connect Gmail，貼上應用程式密碼並點 Save。不支援用 Google 帳號登入。
如何預約會議室並以郵件邀請與會者？
在行事曆上點 New meeting，選擇 Room，在 Attendees 中輸入以逗號分隔的電子郵件，並選擇 Send from account。線上會議的 Meeting link 留空，Orova 就會建立 Orova Meet 會議室。受邀者會收到附有 .ics 檔和 Accept / Decline 按鈕的郵件。
如何查看誰出席了？
打開線上會議的會議報告。Attendance 卡片會列出每個人的加入時間、離開時間、時長和連線次數。Export Excel 會下載為含 2 個工作表的檔案。
如何為實體會議錄音並做摘要？
在行事曆上打開實體會議進入 Meeting recap，把筆電或手機放在桌子中央並點 Record。結束時點 Stop & summarize。你也可以上傳現有的錄音。
如何設定簽名，並用範本快速回覆？
在 Settings › Signatures 中為每個信箱新增簽名，並選擇新郵件和回覆的預設簽名。若要快速回覆，先用 Save as template 儲存一封郵件，回覆時再用 Insert template。
如何在會議中變更背景？
在等候室或會議室中打開 Background。選擇 Blur、Strong blur、White、Dark、10 張圖片之一，或 Upload image（小於 8 MB）。
誰可以加入我的會議室？
取決於會議中的 Who can join：Workspace members and invitees（預設）、Invitees only、Anyone with the link (name only) 或 Register first (name, phone, email)。編輯會議即可變更。
Gmail 說我的電子郵件或密碼錯誤。
你很可能用的是平常的 Google 密碼。Gmail 需要 16 字元的應用程式密碼，必須在開啟兩步驟驗證後建立。若訊息顯示 IMAP is not turned on for this mailbox，請在郵件服務商的設定中啟用 IMAP，然後再點一次 Save。
收不到新郵件。
在收件匣中點 Sync。若仍然沒收到，打開 Settings › Mailboxes 並點 Test again。出現 Connection error 通常表示密碼已被變更或撤銷 — 請 Edit（編輯）信箱並輸入新的應用程式密碼。
我的信箱顯示已滿。
每個信箱最多 2 GB。存滿後，Orova 仍會下載新郵件的文字內容，但會略過附件。刪除附有大型附件的舊郵件即可騰出空間。
AI 說我的 quota 不足。
workspace 錢包的餘額不足以執行這項工作。請到錢包頁面儲值。若是 AI 改寫，再執行一次即可；若是會議摘要，錄音已被保留，只要點 Summarize again。被擋下的那次不會扣任何費用。
我進不了會議室。
先確認時間：會議室在開始前 15 分鐘開放，並在開始後 24 小時關閉。You are not on the invite list 表示會議設定為 Invitees only — 請主辦人加入你的電子郵件。Sign in to Orova to join 表示會議室不對訪客開放。
沒有人聽得到我。
確認你在會議室中已開啟麥克風，而且瀏覽器有使用麥克風的權限 — 請檢查網址列旁的網站權限。主持人也可能把 Who can unmute 設為 Hosts only。
摘要顯示沒有偵測到語音。
錄音中只有靜音或雜音，所以沒有呼叫 AI，也沒有耗用 quota。實體會議摘要請把裝置移近發言者；線上會議則請確認麥克風有開啟。
我無法讓訪客成為共同主持人。
只用名字加入的訪客沒有 Orova 帳號，所以不能成為共同主持人。共同主持人必須是已登入的 Orova 使用者。
共同主持人無法結束會議。
這是刻意的設計。End meeting 僅限主辦人和 workspace 擁有者/管理員使用。共同主持人可以管理參與者，但不能為所有人關閉會議室。
Tip
先用一場短會議測試