/ Guía de Orova Connect

Use Orova Connect
paso a paso.

Su bandeja de entrada, su calendario de reuniones y su sala de reuniones en línea en un solo lugar, con la IA tomando notas y puliendo la redacción.

Orova Connect reúne tres cosas dentro de su workspace de Orova: una bandeja de entrada para varios buzones, un calendario de reuniones que envía invitaciones y Orova Meet, una sala de reuniones que funciona en el navegador. Su promesa es breve: reuniones sin tomar notas, correos sin tener que redactar.

Esta guía está escrita para quien abre el módulo por primera vez. Cada sección explica primero las palabras nuevas y después indica en qué hacer clic, qué rellenar y qué debería ver. Siga las secciones en orden: conectar un buzón, leer y ordenar, redactar, guardar contactos y, después, reuniones y resúmenes con IA. La última sección reúne las preguntas y los errores más frecuentes.

Conviene saber dos cosas desde el principio. Casi todo en Orova Connect es gratuito en cuota; solo las funciones de IA consumen cuota, y Orova se detiene antes de cobrar si el saldo del monedero no alcanza. Los nombres de los botones en esta guía coinciden palabra por palabra con la interfaz en inglés, para que pueda buscarlos en pantalla.

00 · Antes de empezar

Qué es Orova Connect y qué conviene saber primero

Esta sección explica las tres áreas del módulo, las pocas palabras que encontrará a lo largo de la guía y en qué casos exactos se gasta cuota.

Orova Connect

El módulo de Orova para correo y reuniones. Lema: reuniones sin tomar notas, correos sin tener que redactar. El trabajo pesado y repetitivo, como redactar el acta de una reunión o reformular un correo para que se lea bien, lo hace la IA. Todo lo demás lo usa libremente.

Workspace

El espacio compartido entre usted y sus compañeros. Los buzones, los contactos, las plantillas, las reuniones y el monedero de cuota pertenecen al workspace. Quién puede ver o usar cada buzón lo decide usted para cada buzón.

Buzón

Una dirección de correo conectada a Orova, por ejemplo una cuenta de Gmail o la dirección de su empresa. Un workspace puede conectar muchos buzones. En la columna de la izquierda puede ver All mailboxes (Todos los buzones) juntos o abrir un buzón cada vez.

Cuota

La asignación de uso de IA del monedero de su workspace. Orova estima el coste antes de ejecutar una tarea de IA y la bloquea de antemano si el saldo no alcanza, así que una tarea nunca se detiene a medias. Puede ver el saldo y cada cargo en la página Wallet (Monedero) del workspace.

Las tres áreas

Dónde está cada cosa en Orova Connect
Área	Qué hace allí	Dónde encontrarla
Bandeja de entrada	Leer, ordenar y redactar correos de todos los buzones conectados. Aquí están también `Contacts` (Contactos), `Templates` (Plantillas) y `Settings` (Ajustes).	`Inbox` (Bandeja de entrada) en el menú del módulo. Los ajustes tienen 8 pestañas.
Calendario de reuniones	Programar reuniones, invitar a personas por correo, gestionar salas, temas y etiquetas.	`Meeting` (Reunión) en el menú del módulo, que abre el `Calendar` (Calendario).
Sala de reuniones (Orova Meet)	Celebrar reuniones en línea en el navegador, compartir pantalla, chatear, activar el resumen con IA y leer el informe de la reunión.	`Join meeting` (Unirse a la reunión) en los detalles de una reunión, o el enlace de la sala.

Los únicos casos que consumen cuota

Reescritura con IA de un correo o de una plantilla. Cada reescritura se cobra según la IA que realmente utiliza.
Transcripción y resumen de una reunión con IA: el resumen con IA en la sala, la página de resumen presencial o una grabación que suba al informe de la reunión. La transcripción se cobra por la duración del audio y el resumen por la cantidad de texto. Cada Summarize again (Resumir de nuevo) cuenta como una ejecución nueva.
Traducción con IA de un correo en el panel de lectura. Se cobra según la IA que realmente utiliza; volver a traducir el mismo correo al mismo idioma en un plazo de 7 días es gratis.
Subtítulos en directo en una sala de Orova Meet. Se cobran por los minutos de voz transcritos, más la traducción al idioma de cada lector.

Todo lo demás es gratuito en cuota: conectar y sincronizar buzones, leer, enviar y programar correos, firmas, plantillas, contactos, filtros, el calendario, las invitaciones, las reuniones en Orova Meet (no se cuentan ni personas ni minutos, salvo si los subtítulos en directo están activados), compartir pantalla, el chat, los fondos, la grabación en su dispositivo, la asistencia y la exportación a Excel, y el envío del resumen por correo. Todos los planes incluyen todas las funciones; los planes solo se diferencian en la cantidad de cuota.

Note

9 idiomas de interfaz

Orova está disponible en Tiếng Việt, English, 日本語, 中文, Français, Español, ไทย, ລາວ y ខ្មែរ. Cambie el idioma desde el menú y Orova Connect lo sigue. Cualquier línea que aún no esté traducida en un idioma se muestra en inglés.

01 · Conectar un buzón

Conecte un buzón y decida quién puede usarlo

Antes de que aparezca algo en la bandeja de entrada necesita al menos un buzón. Esta sección cubre Gmail, el correo de empresa por IMAP/SMTP y los ajustes de acceso de cada buzón.

Contraseña de aplicación

Una contraseña independiente de 16 caracteres que Google (y muchos otros proveedores) crean solo para aplicaciones de correo. No es su contraseña habitual de inicio de sesión. Orova Connect la usa para acceder a Gmail, porque iniciar sesión con su cuenta de Google no está disponible en Orova Connect.

IMAP y SMTP

IMAP es el servidor desde el que Orova lee su correo (Incoming mail server (IMAP), servidor de correo entrante). SMTP es el servidor por el que envía (Outgoing mail server (SMTP), servidor de correo saliente). Su proveedor de correo o su equipo de TI le facilita ambas direcciones, sus puertos y el tipo de seguridad.

Crear una contraseña de aplicación de Gmail (en Google)

1
Active la verificación en dos pasos. Abra su cuenta de Google, vaya a Seguridad y active la verificación en dos pasos. Google solo ofrece contraseñas de aplicación cuando está activada.
2
Cree la contraseña de aplicación. Sin salir de su cuenta de Google, abra la página de contraseñas de aplicación, escriba un nombre que reconozca (por ejemplo Orova) y créela. Google muestra una contraseña de 16 caracteres.
3
Cópiela enseguida. Google muestra la contraseña una sola vez. Cópiela ahora; la pegará en Orova en los pasos siguientes. Si la pierde, elimínela en Google y cree una nueva.

Añadir el buzón en Orova

1
Abra la pestaña Mailboxes. Vaya a Settings y abra la pestaña Mailboxes (Buzones); después haga clic en Add mailbox (Añadir buzón). Si todavía no hay ningún buzón, la bandeja de entrada también muestra Add mailbox.
Settings › Mailboxes: empiece aquí y después haga clic en Add mailbox.
2
Gmail: use Connect Gmail. Haga clic en Connect Gmail (Conectar Gmail). Orova rellena por usted los servidores de Gmail y abre la página de contraseñas de aplicación de Google. Escriba su dirección en Email address (Dirección de correo), pegue el código de 16 caracteres en App password (Contraseña de aplicación) y, si quiere, defina un Sender display name (Nombre visible del remitente).
Connect Gmail rellena por usted los servidores IMAP y SMTP de Gmail.
3
Correo de empresa: rellene los servidores. Escriba su Email address y su contraseña, y después rellene los grupos Incoming mail server (IMAP) y Outgoing mail server (SMTP): Server address (Dirección del servidor), Port (Puerto) y Security (Seguridad). Cópielos de su proveedor tal y como se los den.
Correo de empresa: copie la dirección del servidor, el puerto y la seguridad que le indique su proveedor.
4
Haga clic en Save. Save (Guardar) es también una prueba real: Orova intenta iniciar sesión en ambos servidores de verdad. Verá Testing the connection… y después Connection works. Mailbox saved. Si algo falla, el mensaje indica qué servidor falló y por qué.
Save también prueba la conexión con ambos servidores.
5
Espere a la primera sincronización. La primera vez, Orova descarga el correo de los últimos 90 días. Después, el correo nuevo llega casi al instante. También puede hacer clic en Sync (Sincronizar) en la bandeja de entrada en cualquier momento.
Hasta que un buzón esté conectado y sincronizado, la bandeja de entrada permanece vacía.

Gestionar cada buzón

Set as default (Establecer como predeterminado) elige el buzón que se usa primero al redactar un correo nuevo.
Test again (Probar de nuevo) vuelve a comprobar la conexión. La columna de estado muestra Connected (Conectado), Connection error (Error de conexión) o Not tested yet (Aún sin probar).
Upload logo (Subir logotipo) da al buzón su propia imagen (PNG, JPG o WEBP, hasta 1 MB). Aparece en la lista de buzones y al elegir desde qué buzón enviar.
Cada buzón guarda hasta 2 GB de correo. Cuando está lleno, Orova sigue descargando el texto del correo nuevo, pero omite los adjuntos.
Delete (Eliminar) quita el buzón de Orova junto con todas las carpetas, mensajes y adjuntos ya descargados. No toca el correo en el servidor de su proveedor.

Quién puede ver y usar el buzón

Opciones de acceso en Mailbox access
Opción	Qué significa
`Only me` (Solo yo)	Solo usted ve este buzón.
`Workspace can view` (El workspace puede ver)	Todos en el workspace pueden leer el correo, pero no enviar desde él.
`Workspace can use` (El workspace puede usar)	Todos en el workspace pueden leer y enviar desde él.
Por persona: `View only` · `View & send` · `No access`	Sustituye la regla general para un miembro. `Default` significa que la persona sigue la regla del workspace.

Warning

Solo quien lo conectó ve la contraseña

La contraseña de aplicación y los datos del servidor solo los ve y edita el miembro que aparece en Connected by (Conectado por). En buzones antiguos donde no se conoce, es el propietario del workspace. Los compañeros con acceso pueden leer y enviar, pero no ver cómo está conectado el buzón.

02 · Leer y ordenar

Lea y ordene su correo

La bandeja de entrada funciona de forma muy parecida a Gmail. Esta sección cubre las pestañas de categoría, las conversaciones, las acciones del día a día, la búsqueda, los filtros y bloqueos, y la respuesta automática de ausencia.

Pestañas de categoría

La bandeja de entrada se divide en Primary (Principal), Promotions (Promociones), Social y Updates (Notificaciones); también puede activar Forums (Foros). Orova clasifica el correo automáticamente. El correo destacado siempre se queda en Primary. En Settings › Inbox puede mostrar, ocultar y reordenar las pestañas, y crear hasta 10 categorías propias con Add category.

Conversación

Los correos sobre el mismo asunto se agrupan en una conversación, y el texto citado de los mensajes anteriores se pliega. Puede desactivarlo con Conversation view (Vista de conversación) en Settings › General.

Acciones del día a día

Qué puede hacer con un mensaje
Botón	Qué hace
`Star` · `Label`	Marcar el correo importante o archivarlo bajo una etiqueta. Las etiquetas pueden tener colores y etiquetas superiores; gestiónelas en `Settings` › `Labels`.
`Archive` · `Delete`	Sacar el correo de la bandeja de entrada o enviarlo a la papelera.
`Report spam` · `Block sender`	Enviar el correo a Spam, o bloquear una dirección o un dominio completo para que el correo futuro vaya a Spam.
`Unsubscribe`	Pedir al remitente de un boletín que deje de enviarlo.
`Snooze`	Ocultar un mensaje hasta `Later today` (Más tarde hoy), `Tomorrow` (Mañana), `This weekend` (Este fin de semana), `Next week` (La próxima semana) o una hora que elija con `Pick time`.
`Remind me`	A la hora que indique, Orova envía un correo de recordatorio a ese mismo buzón.
`Print` · `Download .eml`	Imprimir el mensaje o guardar el archivo original.

Haga clic derecho en un mensaje para abrir Message actions (Acciones del mensaje): moverlo a otra pestaña, Find emails from this sender (Buscar correos de este remitente), responder, reenviar y más.
Los atajos de teclado al estilo de Gmail (j/k, c, r, a, f, e, #, s, /) están desactivados por defecto. Active Keyboard shortcuts (Atajos de teclado) en Settings › General; cambie cualquier tecla en la pestaña Shortcuts.
Las imágenes externas se muestran por defecto. Ponga External images (Imágenes externas) en Ask first (Preguntar antes) si prefiere cargarlas solo después de hacer clic en Show images.
Los remitentes de confianza siempre muestran imágenes y nunca se envían a Spam. Añádalos en Settings › Filters & blocked.
El panel de lectura se puede arrastrar para ensancharlo o estrecharlo.

Traduzca un correo en el panel de lectura

1
Haga clic en Translate. Abra el correo. En la parte superior del mensaje, haga clic en Translate (Traducir). Se abre el menú Translate to (Traducir a), con un cuadro Search language… (Buscar idioma…) para encontrar un idioma rápidamente.
2
Elija un idioma. Haga clic en el idioma en el que quiere leer. Verá Translating… (Traduciendo…) y, después, la traducción aparece directamente en el panel de lectura con una etiqueta como Translation · Tiếng Việt. La IA conserva el formato del correo, los nombres, los importes y las URL tal como están. Orova recuerda el idioma para los siguientes correos que abra.
3
Vuelva al original. Haga clic en Translate y elija Show original (Mostrar original). El correo de su buzón nunca se modifica.

Note

Cada traducción se cobra según la IA que realmente utiliza y aparece en el monedero como Email — AI translation to …. Traducir de nuevo el mismo correo al mismo idioma en un plazo de 7 días no cuesta nada. Si el saldo no alcanza, Orova no llama a la IA.

Búsqueda

Escriba en el cuadro de búsqueda para encontrar correo por remitente o asunto. Abra Advanced search (Búsqueda avanzada) para combinar From, To, Subject, Has words, Doesn't have, tamaño, intervalo de fechas, la carpeta en Search in y Has attachment. Desde el mismo panel, Create filter convierte su búsqueda en un filtro.

Filtro

Una regla formada por condiciones y acciones que se aplica al correo nuevo que llega. Las condiciones se combinan con All (Todas) o Any (Cualquiera) y pueden comprobar el remitente, el destinatario, Cc, el asunto, el cuerpo, el tamaño (MB), los adjuntos, el buzón, la etiqueta, la categoría y la fecha de recepción.

Crear un filtro

1
Abra Filters & blocked. Vaya a Settings › Filters & blocked (Filtros y bloqueados) y haga clic en New filter (Nuevo filtro). Póngale un Name (Nombre).
Settings › Filters & blocked: haga clic en New filter.
2
Defina las condiciones. En When a message (Cuando un mensaje), elija All o Any y después use Add condition (Añadir condición) para cada comprobación; por ejemplo, From contains un dominio.
Elija All o Any y después añada una condición por cada comprobación.
3
Elija las acciones. En Then (Entonces), elija una o varias: Archive, Mark as read, Star, Apply label, Categorize, Delete, Never spam.
Marque una o varias acciones en Then.
4
Aplíquelo al correo anterior si quiere. Apply to existing (Aplicar al existente) ejecuta el filtro sobre el correo que ya tiene. En el correo anterior solo cambia etiquetas, destacados y el estado de leído dentro de Orova.

Export e Import trasladan sus filtros como archivo, por ejemplo entre workspaces.
Blocked senders (Remitentes bloqueados) muestra cada dirección o dominio bloqueado (name@domain.com o @domain.com), con quién lo bloqueó y cuándo. Unblock lo revierte.

Warning

El reenvío dentro de un filtro se guarda, no se envía

Un filtro puede incluir direcciones en Forward to (Reenviar a), verificadas con un código enviado a esa dirección. Por ahora Orova solo guarda esa regla; todavía no envía automáticamente el correo reenviado. Si necesita pasar un mensaje a alguien, ábralo y haga clic en Forward usted mismo.

Respuesta automática cuando está ausente

En Settings › General, abra Auto-reply (Respuesta automática) del buzón que quiera y póngalo en On. En Reply mode (Modo de respuesta) elija By dates (un intervalo From–Until), By work schedule (fuera de Working hours, en los Weekly days off y en los Holidays and custom days off que añada) o Both. Escriba el Subject y el mensaje. Marque Contacts only para responder solo a las personas de sus contactos. Cada remitente recibe como máximo una respuesta automática cada 4 días.

Ajustes, pestaña General con opciones como External images y Auto-reply — `Settings` › `General` reúne `External images`, `Undo send`, `Keyboard shortcuts` y la `Auto-reply` de cada buzón.

03 · Redactar e IA

Redacte correos, firmas, plantillas y reescritura con IA

Haga clic en Compose (Redactar) para empezar. Esta sección cubre el editor, las firmas, los destinatarios, el envío programado, deshacer, la reescritura con IA y el trabajo con plantillas.

La ventana de redacción

El editor admite formato de texto, listas, tablas, Insert image (Insertar imagen) e Insert link (Insertar enlace). Cambie a HTML mode para pegar o editar HTML directamente, y vuelva a Editor.
La ventana se puede Minimize (Minimizar), Expand (Ampliar) o poner en Full screen (Pantalla completa).
La fuente, el tamaño y el color predeterminados vienen de Default font en Settings › General. Upload font añade su propio archivo .woff2 o .ttf de hasta 2 MB.
Elija el buzón de envío en From. Su firma se inserta automáticamente.
Los destinatarios se sugieren a partir de Contacts y Groups. Un correo puede ir a un máximo de 100 destinatarios entre Para, Cc y Cco, con adjuntos de hasta 25 MB en total.
Las respuestas y los reenvíos se abren justo debajo del mensaje que está leyendo. El original se cita y se pliega; Remove quoted text lo elimina.

Firmas

Cada buzón puede tener tantas firmas como quiera. En Settings › Signatures (Firmas), use Add signature y después elija cuál es la predeterminada para New mail (Correo nuevo) y cuál para Replies (Respuestas). Mientras redacta, puede cambiar de firma o elegir No signature.

Enviar ahora, más tarde o deshacer el envío

1
Envíe. Haga clic en Send (Enviar). El correo se retiene unos segundos para que pueda hacer clic en Undo (Deshacer) en la barra que aparece.
2
Ajuste el margen para deshacer. Undo send (Deshacer envío) en Settings › General define cuánto tiempo se retiene el correo: 5 segundos por defecto, desde 0 (Off) hasta 60 segundos.
Undo send fija cuántos segundos se retiene el correo antes de enviarse.
3
O prográmelo. Abra Schedule send (Programar envío) y elija Tomorrow 8:00 AM, This afternoon 1:00 PM, Monday 8:00 AM o Pick date & time. El correo programado espera en la carpeta Scheduled (Programados).

Reescribir con IA

Pida a la IA que reescriba un fragmento

1
Seleccione el texto. Resalte la parte que quiere rehacer. Si no hay nada seleccionado, Orova le pide Select the text you want the AI to rewrite first.
2
Abra el cuadro de IA. Haga clic en AI en la barra de herramientas del editor o pulse la tecla i. Se abre el cuadro Rewrite with AI (Reescribir con IA).
3
Diga lo que quiere. Escriba una instrucción como "más breve y más cortés". Si la deja vacía, la IA simplemente mejora la redacción. Haga clic en Run (Ejecutar).
4
Revise el resultado. La IA mantiene el idioma original, los enlaces, las imágenes y las variables de plantilla. La reescritura nunca traduce su texto; para leer un correo en otro idioma, use el botón Translate, que es independiente, en el panel de lectura (sección 02).

Note

La reescritura y la traducción son las únicas partes del correo que consumen cuota

Cada reescritura se cobra según la IA que realmente utiliza y aparece en el monedero como Email — AI rewrite. Si el saldo no alcanza, verá Out of AI quota. y no se cobra nada. La traducción se cobra de la misma forma (sección 02). Redactar, enviar y programar correos nunca consume cuota.

Plantillas

Abra Templates en el menú del módulo. Hay dos bibliotecas. Your templates (Sus plantillas) son las que usted crea, edita, etiqueta, agrupa y gestiona en bloque (Add tag, Move to group, Delete templates). System templates (Plantillas del sistema) son 35 plantillas de solo lectura: presupuestos, facturas, solicitudes de pago, confirmaciones de pedido, notas de agradecimiento y más. Siguen el idioma de su interfaz: en vietnamita si su interfaz está en vietnamita y en inglés en cualquier otro idioma.

Crear y compartir una plantilla

1
Parta de una plantilla del sistema o de cero. En una plantilla del sistema, haga clic en Copy to my templates (Copiar a mis plantillas) o en Use as template (Usar como plantilla) para obtener su propia copia editable. Para empezar desde cero, haga clic en New template (Nueva plantilla).
Las plantillas del sistema son de solo lectura; cópiela para editarla.
2
Escriba el contenido. Use la pestaña Editor o HTML. El editor tiene tres pestañas: Editor, HTML y Preview (Vista previa). Las plantillas maquetadas con tablas se abren en HTML para que la maquetación se mantenga, porque pasarlas a Editor puede romperla.
Escriba en Editor o HTML; Preview muestra el resultado.
3
Inserte variables y previsualice. Insert variable (Insertar variable) añade campos como los datos del cliente, de la empresa o del remitente. Haga clic en Preview: las variables se rellenan con los datos reales de su workspace, y las que no tienen datos quedan en blanco.
Preview rellena las variables con los datos de su workspace.
4
Compártala. Haga clic en Share… (Compartir) y elija Only me, Whole workspace o Custom: seleccione Departments (marcar un departamento incluye sus subdepartamentos) o Members concretos, cada uno con Can use (Puede usar) o Can edit (Puede editar).
Haga clic en Share… para elegir quién puede usar o editar la plantilla.
5
Úsela en un correo. Mientras redacta, haga clic en Insert template (Insertar plantilla). Para convertir el correo que está redactando en una plantilla, haga clic en Save as template (Guardar como plantilla).

Una plantilla que un compañero compartió con Can use se abre en solo lectura: puede usarla, pero no modificarla. Crear y usar plantillas es gratuito; la reescritura con IA dentro de una plantilla consume cuota igual que en un correo.

04 · Contactos

Guarde sus contactos

Contacts es la libreta de direcciones compartida del workspace para el correo. Alimenta las sugerencias de destinatarios al redactar y está separada de las fichas de clientes de Orova CRM.

Contacto

Una persona con First name (Nombre), Last name (Apellidos), Email, Phone (Teléfono), Company (Empresa) y Notes (Notas). Haga clic en New contact (Nuevo contacto) para añadir uno a mano, o en Compose sobre un contacto para empezar un correo ya dirigido a esa persona.

Buscar y filtrar. Use el cuadro de búsqueda, el filtro por inicial (los nombres con acentos vietnamitas se ordenan bajo la letra correcta, así que "Đặng" va bajo la D), el filtro Tags (Etiquetas) o Emailed para ver a las personas a las que ha escrito.
Etiquetas. Elija entre una paleta de 24 colores. Una persona puede tener varias etiquetas. Cree una con New tag.
Grupos. Un grupo es una lista de direcciones que puede añadir de una vez al campo Para. Cree uno con New group.
Seleccionar varios. Marque filas para aplicarles a la vez Tag, Untag, Add to group o Delete.
Auto-save contacts (Guardar contactos automáticamente; activado por defecto, en Settings › General) añade a Contacts a todas las personas a las que escribe, para que se le sugieran la próxima vez.
Las columnas se pueden arrastrar para ensancharlas o estrecharlas.

Importar contactos desde un archivo CSV

1
Prepare el archivo. Guarde un archivo CSV en UTF-8 cuya primera fila contenga los nombres de las columnas. La columna email es obligatoria; las demás pueden quedar vacías. Ponga varias etiquetas en la columna tags separadas por ;.
Import CSV está al final de la columna izquierda de la página Contacts.
2
Revise los límites. Cada importación admite hasta 5.000 filas y 2 MB. Haga clic en Download template (Descargar plantilla) en el cuadro de diálogo si quiere un archivo listo para rellenar.
3
Importe. Haga clic en Import CSV y después en Choose CSV file (Elegir archivo CSV). Una dirección que ya existe se actualiza en lugar de duplicarse, y las etiquetas que aún no existen se crean por usted. Al terminar, Orova le indica cuántos contactos se importaron.
Revise las columnas y los límites y después haga clic en Choose CSV file.

Export CSV descarga toda la libreta de direcciones como archivo CSV.

Tip

Contacts no es su CRM

Contacts en Orova Connect es una libreta de direcciones propia, separada de las fichas de clientes de Orova CRM. Editar una no cambia la otra. Usar Contacts no consume cuota.

05 · Calendario

Programe reuniones y envíe invitaciones

El calendario de reuniones es donde empieza toda reunión. Usted fija la hora y las personas; Orova crea la sala y envía las invitaciones por correo.

En línea y presencial

Cada reunión tiene un Format (Formato). Las reuniones Online (En línea) se celebran en una sala de reuniones en la web: Orova Meet o un enlace que usted pegue. Las reuniones In person (Presencial) se celebran alrededor de una mesa real; para ellas Orova ofrece un resumen presencial en lugar de una sala (vea la sección 07).

Cambie la vista entre Day (Día), Week (Semana) y Month (Mes); Week es la predeterminada. Today (Hoy) vuelve a la fecha actual.
La cuadrícula horaria avanza en intervalos de 30 minutos por defecto; puede cambiar el intervalo.
Busque reuniones por título, organizador, sala o etiqueta con Search meetings…, y acote el calendario con Filters por etiqueta o por sala.
Arrastre una reunión a otra franja para moverla. En una reunión periódica se abre el formulario de edición para que decida qué cambiar.

El calendario de reuniones en vista Week con reuniones en la cuadrícula horaria — El calendario en vista `Week`. `Today` vuelve a la fecha actual.

Programar una reunión

1
Abra el formulario. Haga clic en una franja vacía del calendario o en New meeting (Nueva reunión).
Haga clic en New meeting o en un hueco libre del calendario.
2
Rellene lo básico. Escriba un Title (Título), elija Online o In person y después defina Start (Inicio) y End (Fin). Añada una Description (Descripción) si los participantes necesitan contexto.
Escriba un título y elija In person u Online.
3
Sala y enlace (en línea). Deje vacío Meeting link (Enlace de la reunión) y Orova creará una sala de Orova Meet por usted. Si se reúnen en Zoom o Google Meet, pegue ese enlace. Después elija Who can join (Quién puede unirse), que se explica en la sección 06.
Deje el enlace en blanco para obtener una sala de Orova Meet y después elija quién puede unirse.
4
Clasifíquela. Si quiere, elija una Room (Sala), un Department (Departamento), un Topic (Tema) y una o varias Tags (Etiquetas). Hacen que el calendario sea más fácil de leer y de filtrar.
Room, Department y Topic son etiquetas opcionales.
5
Invite a las personas. Escriba los correos de Attendees (Asistentes) separados por comas y elija el buzón en Send from account (Enviar desde la cuenta). Sin buzón de envío, no sale ninguna invitación.
Introduzca los correos de los asistentes y el buzón que envía las invitaciones.
6
Repita si hace falta. En Repeat (Repetir), elija Daily (Diaria), Weekly (Semanal) o Monthly (Mensual) y después fije Repeat until (Repetir hasta) una fecha o elija No end date (Sin fecha de fin). Guarde: verá Meeting scheduled and invitations sent.
Elija con qué frecuencia se repite y hasta cuándo.

Invitaciones y respuestas

Cada invitado recibe un correo con un archivo de calendario (.ics) y dos botones, Accept (Aceptar) y Decline (Rechazar). Responder desde esos botones requiere iniciar sesión en Orova. Las respuestas aparecen en la reunión como Accepted (Aceptada), Declined (Rechazada) o Pending (Pendiente). Cancel meeting (Cancelar reunión) pregunta si quiere cancelar y avisar a los asistentes, y después envía un correo de cancelación.

Los detalles de una reunión programada con la hora, el organizador, el enlace de la sala y el botón Join meeting — Los detalles de una reunión: `Copy link`, `Join meeting`, `Edit` y `Cancel meeting`.

Salas, temas y etiquetas

Haga clic en Rooms (Salas) en el calendario para abrir una ventana con tres pestañas: Rooms, Topic y Tags, cada una con un nombre y un color. Una sala física puede tener horario de apertura; Orova le avisa con Room is already booked for this time o Room is closed at this time. En el calendario, cada reunión se pinta en dos capas: la barra izquierda sigue su tema y el fondo sigue su primera etiqueta.

Note

Límites

La hora de inicio puede fijarse como máximo 5 minutos antes de la hora actual, y una reunión puede durar como máximo 24 horas. End debe ser posterior a Start. El calendario, las salas y las invitaciones no consumen cuota.

06 · Sala de reuniones

La sala de Orova Meet y cómo dirigir una reunión

Orova Meet funciona en los servidores propios de Orova, no a través de Zoom ni de Google. Nadie instala nada: abre el enlace en un navegador y ya está dentro. Esta sección cubre quién puede unirse, qué puede hacer en la sala y los controles del anfitrión.

Anfitrión

Las personas que dirigen la sala: el organizador de la reunión, el propietario y los administradores del workspace, y los coanfitriones. Los anfitriones ven Room settings (Ajustes de la sala) y los controles sobre cada participante.

Quién puede unirse

Las cuatro opciones de Who can join
Opción	Quién entra
`Workspace members and invitees` (Miembros del workspace e invitados; predeterminada)	Los miembros del workspace más los correos invitados. Todos inician sesión en Orova.
`Invitees only` (Solo invitados)	Solo el organizador y los correos invitados. Cualquier otra persona ve `You are not on the invite list`.
`Anyone with the link (name only)` (Cualquiera con el enlace, solo nombre)	Los invitados no necesitan cuenta de Orova. Escriben un nombre y entran.
`Register first (name, phone, email)` (Registro previo: nombre, teléfono, correo)	Los invitados rellenan nombre, teléfono y correo antes de entrar. Orova guarda la lista de registros.

Cambie la opción editando la reunión; se aplica a partir de la siguiente persona que se una. Obtenga el enlace con Copy link (Copiar enlace) en los detalles de la reunión o en la sala de espera. La sala se abre 15 minutos antes de la hora de inicio y permanece abierta hasta 24 horas después. Los invitados que entran solo con su nombre tienen un límite de frecuencia contra el spam.

Unirse a una reunión

1
Abra la sala. En los detalles de la reunión, haga clic en Join meeting (se abre en una pestaña nueva) o abra el enlace de la sala. Los invitados ven Join as guest (Unirse como invitado) y rellenan Your name (Su nombre), más Phone y Email si se exige registro.
Join meeting abre la sala en una pestaña nueva.
2
Prepárese en la sala de espera. El micrófono y la cámara están apagados por defecto. El navegador solo pide permiso cuando enciende uno de ellos. Elija aquí un Background (Fondo) si lo desea.
3
Únase. Haga clic en Join (Unirse). Si llega antes de tiempo, verá cuándo se abre la sala; si todavía no hay nadie, verá Waiting for others to join….

La sala de espera de Orova Meet con el micrófono y la cámara apagados antes de entrar — La sala de espera: el micrófono y la cámara empiezan apagados. La sala solo se abre 15 minutos antes de la hora de inicio.

Dentro de la sala

Calidad. Auto llega hasta 1080p y baja por sí sola a 720p, 360p y 180p cuando su red o su dispositivo van justos; también puede elegirla en Quality (Calidad). Cuando el servidor tiene capacidad, caben hasta 50 personas en una reunión.
Diseño. Auto, Speaker (Orador), una cuadrícula de 4, 9 o 16 mosaicos, o Screen only (Solo pantalla). En Screen only la pantalla compartida ocupa todo el marco y las personas quedan en un mosaico pequeño que puede arrastrar a cualquier lugar; el botón del ojo, junto a los botones de ajustes, alterna entre Hide people (Ocultar personas) y Show people (Mostrar personas). Full screen oculta todo lo demás.
Compartir pantalla. Elija una pestaña, una ventana o toda su pantalla. Marque Share audio (Compartir audio) en el cuadro de diálogo del navegador para que todos oigan también el sonido de su ordenador (solo en Chrome y Edge). Stop sharing (Dejar de compartir) lo termina. El anfitrión decide quién puede compartir.
Subtítulos. El botón CC abre los subtítulos en directo; vea más abajo.
Chat. Mensajes con emojis y archivos de hasta 25 MB.
Raise hand (Levantar la mano) y React (Reaccionar) le permiten hacer señas sin hablar. Se avisa a todos cuando alguien se une.
Fondo. None (Ninguno), Blur (Desenfoque), Strong blur (Desenfoque intenso), 10 salas predefinidas (Glass office, Minimal meeting room, Home office, Brick loft, City view, Library, Green office, Hotel lounge, Coworking space, Japandi room) o Upload image (menos de 8 MB). El efecto se procesa en su propio dispositivo, y Orova lo aligera automáticamente en los dispositivos más lentos.
Grabar. Record guarda la reunión en su dispositivo como 2 archivos: vídeo y audio por separado. Orova no guarda ninguna copia en sus servidores.

Subtítulos en directo, traducidos para cada oyente

Una sala con los subtítulos en directo activados; el panel de subtítulos está a la derecha

Los subtítulos en directo convierten en texto lo que dice cada persona durante la reunión y lo traducen al idioma que elija cada lector. Orova reconoce la voz en más de 30 idiomas, entre ellos inglés, vietnamita, chino, japonés, francés, español y tailandés. El lao y el jemer todavía no se pueden reconocer como voz, pero sí puede elegirlos para leer. El idioma en que usted habla sigue el idioma de su propia interfaz de Orova.

Usar los subtítulos en directo

1
Active los subtítulos. Haga clic en CC en la fila inferior de botones. Se abre el panel Caption language (Idioma de los subtítulos); active Live captions (Subtítulos en directo). Solo un anfitrión puede activarlos; los demás ven Only the host can turn on captions.
El interruptor de subtítulos en directo y el selector del idioma de lectura
2
Elija su idioma de lectura. Abra Language (Idioma) y elija uno de los 50 idiomas, u Original (no translation) (Original, sin traducción) para leer exactamente lo que se dijo. Cada persona elige el suyo, así que usted puede leer en inglés mientras un compañero lee en vietnamita.
3
Lea el historial de subtítulos. El panel guarda cada línea terminada con el nombre de quien habló y la hora. Es independiente del Chat. Si cambia su idioma de lectura, todo el historial se vuelve a traducir. Si cierra el panel, los subtítulos aparecen como una franja en la parte inferior de la pantalla, como en YouTube.
Panel del historial: líneas en inglés y en chino traducidas al idioma que usted eligió
4
Desactive los subtítulos. Vuelva a abrir el panel con CC y desactívelos. Solo el anfitrión o la persona que activó los subtítulos puede desactivarlos.

Note

Los subtítulos se cobran por minuto

Los subtítulos consumen cuota por los minutos de voz transcritos, más la traducción a cada idioma de lectura, en todos los planes. El monedero muestra Meeting — live captions … y Meeting — caption translation to …. Si la cuota se agota en mitad de la reunión, los subtítulos se detienen solos con Out of quota, captions stopped; lo que ya se usó se cobra igualmente.

Controles del anfitrión

Room settings: ponga Who can chat (Quién puede chatear), Who can unmute (Quién puede activar el micrófono) Who can turn on camera (Quién puede encender la cámara) y Who can share screen (Quién puede compartir pantalla) en Everyone (Todos) o Hosts only (Solo anfitriones). Se aplica al instante; nadie tiene que volver a entrar.
Co-hosts (email) (Coanfitriones): escriba un correo o elija a alguien entre los participantes, hasta 20 coanfitriones. Los invitados que entraron solo con su nombre no pueden ser coanfitriones.
Sobre cada participante: Mute, Stop video, Allow mic, Allow camera, Lock chat / Unlock chat, Make co-host / Remove co-host y Remove (sacarlo de la sala).
La franja Raised hands (Manos levantadas) solo la ven los anfitriones y tiene un botón Lower all hands (Bajar todas las manos).
Solo un anfitrión puede iniciar el resumen con IA (sección 07). Las reuniones no consumen cuota, sea cual sea el número de personas o de minutos; solo los subtítulos en directo, cuando están activados, se cobran.

Warning

Terminar la reunión

End meeting (Finalizar reunión) cierra la sala para todos y el enlace deja de funcionar. Solo el organizador o un propietario/administrador del workspace puede pulsarlo; los coanfitriones no. En una reunión periódica, el enlace vuelve a abrirse para la siguiente sesión, desde 15 minutos antes de que empiece.

Note

Modo de respaldo

Cuando el servidor de reuniones está saturado, la sala puede pasar a solo audio y pantalla compartida, o a un modo de respaldo para un máximo de 8 personas (Server busy, fallback mode up to 8 people). En el modo de respaldo los anfitriones aún pueden sacar a personas, pero no pueden silenciar micrófonos ni apagar cámaras a distancia.

07 · Resumen con IA e informe

Resumen con IA, resumen presencial y el informe de la reunión

Esta es la parte de "reuniones sin tomar notas". La IA escucha, escribe una transcripción y la convierte en un resumen de cuatro partes: para reuniones en línea, para reuniones alrededor de una mesa y para grabaciones que ya tenga.

Transcripción y resumen

La transcripción es lo que se dijo, turno a turno, en el idioma en que habló cada persona; la transcripción en sí no se traduce. Para leer la conversación en su propio idioma durante la reunión, active los subtítulos en directo, que traducen para cada oyente. El resumen tiene cuatro partes: Key points (Puntos clave), Decisions (Decisiones), Action items (owner – task – due date) (Tareas: responsable – tarea – fecha límite) y Open questions (Preguntas abiertas). Se redacta en el idioma de interfaz de la persona que inició el resumen o pulsó resumir, en cualquiera de los 9 idiomas.

Resumen con IA en una reunión en línea

1
Inícielo (solo anfitriones). Haga clic en AI recap (Resumen con IA) en los controles de la sala. Se avisa a todos los presentes de que la reunión se está grabando para un resumen. Solo un dispositivo graba cada reunión; un segundo dispositivo ve Another device is already recording this meeting.
2
Sigan hablando. Su navegador mezcla el audio de la sala y lo envía al servidor en fragmentos de 15 segundos, junto con quién hablaba en cada momento. Si su propio micrófono está apagado, Orova le recuerda que lo encienda para que se capte su voz.
3
Deténgalo. Haga clic en Stop AI recap (Detener resumen con IA). Verá Recording sent, AI is summarizing — see the meeting report. La IA construye la transcripción con el nombre real de cada orador, une los turnos consecutivos de la misma persona y después escribe el resumen.
4
Lea el resultado. Abra el informe de la reunión. La IA trabaja en segundo plano, así que puede salir de la página y volver. El resumen con IA funciona sin problema a la vez que Record en su dispositivo.

Tip

¿Subtítulos activados? Ya tiene un resumen

Si los subtítulos en directo están activados, basta con hacer clic en End (Finalizar) para cerrar la sala, y el resumen se construye a partir de los subtítulos, sin necesidad de grabar audio ni vídeo. El informe de la reunión muestra Transcript taken from live captions (Transcripción tomada de los subtítulos en directo).

Resumir una reunión presencial

1
Abra la página de resumen. Abra la reunión presencial en el calendario; le lleva a Meeting recap (Resumen de la reunión).
2
Grabe. Coloque un portátil o un teléfono en el centro de la mesa y haga clic en Record (Grabar). La página usa el micrófono de ese dispositivo y sube el audio en fragmentos de 15 segundos, así que mantenga la pestaña abierta. Si el navegador no ha permitido el micrófono, la página muestra Microphone access was denied.
Coloque el dispositivo en el centro de la mesa y haga clic en Record.
3
Detenga y resuma. Haga clic en Stop & summarize (Detener y resumir). La IA separa las voces en Speaker 1, Speaker 2, etc., cuenta los oradores y el tiempo de habla de cada uno, y después escribe el mismo resumen de cuatro partes.
4
O use un archivo que ya tenga. Elija or upload a recording (o subir una grabación) para enviar un archivo de audio o vídeo existente. Discard recording (Descartar grabación) elimina la grabación.
¿Ya tiene un archivo? Súbalo en lugar de grabar.

La página Meeting recap de una reunión presencial con el botón Record y la opción de subir una grabación — `Meeting recap` de una reunión presencial: `Record` y después `Stop & summarize`, o suba una grabación.

Note

Por qué los resúmenes presenciales muestran Speaker 1, 2…

En una sala de Orova Meet, Orova sabe quién habla en cada momento, así que puede asignar nombres reales. Alrededor de una mesa no existen esos datos, por lo que las voces se etiquetan como Speaker 1, Speaker 2, etc.

El informe de la reunión (reuniones en línea)

Ábralo desde los detalles de la reunión o con Report (Informe) en la sala. Las reuniones presenciales van a la página de resumen. La página tiene dos tarjetas: Attendance (Asistencia) y AI summary (Resumen de IA).

La página Meeting report con las tarjetas Attendance y AI summary — El `Meeting report` (Informe de la reunión): la asistencia a un lado, la transcripción de la IA y el resumen de cuatro partes al otro.

Attendance muestra quién se unió, Joined at (Hora de entrada), Left at (Hora de salida), Duration (Duración) y el número de Sessions (Sesiones). Los totales muestran Unique attendees (Asistentes únicos; una persona en dos dispositivos no se cuenta dos veces), Join sessions, Total time y quién Stayed longest (Estuvo más tiempo). Una sesión sin hora de salida registrada se cuenta hasta el cierre de la sala y se marca como estimated (estimada). Los invitados que se registraron aparecen con su correo y teléfono.
Export Excel descarga un archivo con 2 hojas: una fila por sesión y un resumen por persona.
AI summary procede del resumen con IA o de un archivo que usted suba: Choose file (Elegir archivo; webm, mp4, m4a o mp3, hasta 500 MB) y después Summarize with AI (Resumir con IA). La transcripción muestra el número de oradores y el tiempo de habla de cada uno.
Download .md guarda el resumen como archivo de texto. Summarize again lo vuelve a generar a partir de la grabación guardada; por ejemplo, después de cambiar el idioma de la interfaz para obtener el resumen en otro idioma.
Send to attendees (Enviar a los asistentes) envía el resumen por correo a los invitados y al organizador, desde el Send from account de la reunión. Si la reunión no tiene buzón de envío, edite la reunión y elija uno primero.

Cuota de los resúmenes

La transcripción se cobra por la duración del audio y el resumen por la cantidad de texto. El monedero lo muestra como Meeting — AI meeting summary.
Orova estima el coste a partir de la duración de la grabación antes de ejecutar. Si el saldo no alcanza, la grabación se conserva: recargue y después haga clic en Summarize again.
Cada Summarize again es un cargo nuevo.
Una grabación en silencio, o solo con ruido, muestra No speech was detected in the recording: no se llama a la IA y no se cobra nada.
Una sola grabación puede ocupar hasta 600 MB.
La asistencia, la exportación a Excel y el envío del resumen por correo no consumen cuota.

08 · Preguntas frecuentes

Preguntas frecuentes y errores habituales

Las preguntas más habituales, seguidas de los errores más frecuentes y de cómo resolver cada uno.

¿Cómo activo el resumen con IA?

En una reunión en línea en Orova Meet, un anfitrión hace clic en AI recap en los controles de la sala y en Stop AI recap al final. La transcripción y el resumen de cuatro partes aparecen en el informe de la reunión. Solo los anfitriones pueden iniciarlo.

¿Cómo conecto Gmail?

Active la verificación en dos pasos en su cuenta de Google y cree una contraseña de aplicación de 16 caracteres. En Orova vaya a Settings › Mailboxes, haga clic en Add mailbox y después en Connect Gmail, pegue la contraseña de aplicación y haga clic en Save. Iniciar sesión con su cuenta de Google no está disponible.

¿Cómo reservo una sala e invito a personas por correo?

En el calendario, haga clic en New meeting, elija una Room, escriba los correos de Attendees separados por comas y elija Send from account. En una reunión en línea, deje vacío Meeting link y Orova creará una sala de Orova Meet. Los invitados reciben un correo con un archivo .ics y los botones Accept / Decline.

¿Cómo veo quién asistió?

Abra el informe de una reunión en línea. La tarjeta Attendance muestra a cada persona con su hora de entrada, hora de salida, duración y sesiones. Export Excel lo descarga como archivo de 2 hojas.

¿Cómo grabo y resumo una reunión presencial?

Abra la reunión presencial en el calendario para llegar a Meeting recap, coloque un portátil o un teléfono en el centro de la mesa y haga clic en Record. Al terminar, haga clic en Stop & summarize. También puede subir una grabación que ya tenga.

¿Cómo configuro una firma y respondo rápido con plantillas?

Añada firmas por buzón en Settings › Signatures y elija las predeterminadas para el correo nuevo y las respuestas. Para respuestas rápidas, guarde un correo con Save as template y después use Insert template al responder.

¿Cómo cambio el fondo en una reunión?

Abra Background en la sala de espera o en la sala. Elija Blur, Strong blur, una de las 10 salas predefinidas o Upload image (menos de 8 MB).

¿Se pueden traducir los subtítulos de la reunión?

Sí. Un anfitrión hace clic en CC y activa Live captions (Subtítulos en directo); después, cada persona abre Language y lee en cualquiera de los 50 idiomas. Los subtítulos se cobran por los minutos de voz más la traducción. Consulte la sección 06.

¿Traducir un correo consume cuota?

Sí, cada traducción se cobra según la IA que realmente utiliza. Volver a traducir el mismo correo al mismo idioma en un plazo de 7 días es gratis. Haga clic en Show original para volver al original. Consulte la sección 02.

¿Quién puede unirse a mi sala de reuniones?

Depende de Who can join en la reunión: Workspace members and invitees (predeterminada), Invitees only, Anyone with the link (name only) o Register first (name, phone, email). Edite la reunión para cambiarlo.

Gmail dice que mi correo o mi contraseña son incorrectos.

Lo más probable es que esté usando su contraseña habitual de Google. Gmail necesita una contraseña de aplicación de 16 caracteres, creada después de activar la verificación en dos pasos. Si el mensaje dice IMAP is not turned on for this mailbox, active IMAP en los ajustes de su proveedor de correo y vuelva a hacer clic en Save.

No me llega el correo nuevo.

Haga clic en Sync en la bandeja de entrada. Si sigue sin llegar, abra Settings › Mailboxes y haga clic en Test again. Un Connection error suele significar que la contraseña se cambió o se revocó: use Edit en el buzón e introduzca una nueva contraseña de aplicación.

Mi buzón dice que está lleno.

Cada buzón guarda hasta 2 GB. Una vez lleno, Orova sigue descargando el texto del correo nuevo, pero omite los adjuntos. Elimine correos antiguos con adjuntos grandes para liberar espacio.

La IA dice que no me queda cuota.

El monedero del workspace no tiene saldo suficiente para esta tarea. Recargue en la página Wallet. Para la reescritura con IA, vuelva a ejecutarla; para el resumen de una reunión la grabación se conserva, así que basta con hacer clic en Summarize again. No se cobró nada por el intento bloqueado.

No consigo entrar en la sala de reuniones.

Compruebe primero la hora: la sala se abre 15 minutos antes del inicio y se cierra 24 horas después. You are not on the invite list significa que la reunión está configurada como Invitees only: pida al organizador que añada su correo. Sign in to Orova to join significa que la sala no está abierta a invitados.

Nadie me oye.

Asegúrese de que su micrófono está encendido en la sala y de que el navegador tiene permiso para usarlo: revise los permisos del sitio junto a la barra de direcciones. También es posible que un anfitrión haya puesto Who can unmute en Hosts only.

El resumen dice que no se detectó voz.

La grabación solo contenía silencio o ruido, así que no se llamó a la IA y no se usó cuota. En un resumen presencial, acerque el dispositivo a quienes hablan; en una reunión en línea, compruebe que los micrófonos estaban encendidos.

No puedo hacer coanfitrión a un invitado.

Los invitados que entraron solo con un nombre no tienen cuenta de Orova, así que no pueden ser coanfitriones. Los coanfitriones deben ser usuarios de Orova con la sesión iniciada.

Un coanfitrión no puede finalizar la reunión.

Es intencionado. End meeting está reservado al organizador y a los propietarios/administradores del workspace. Los coanfitriones pueden gestionar a los participantes, pero no cerrar la sala para todos.

Tip

Pruebe primero con una reunión corta

Antes de su primera reunión importante, haga una reunión de prueba de dos minutos con un compañero: únase, hable, inicie y detenga el resumen con IA y abra el informe de la reunión. Sabrá exactamente qué esperar, y una grabación corta consume muy poca cuota.

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