Feu servir Orova Connect
pas a pas.

00 · Abans de començar

Què és Orova Connect i què cal saber primer

Aquesta secció explica les tres àrees del mòdul, les poques paraules que trobareu al llarg de la guia i exactament on es gasta Quota.

Les tres àrees

Els únics llocs que costen Quota

1. Reescriptura amb IA d'un correu o d'una plantilla. Cada reescriptura es cobra segons la IA que fa servir realment.
2. Traducció amb IA d'un correu al panell de lectura. Es cobra segons la IA que fa servir realment; tornar a traduir el mateix correu al mateix idioma en un termini de 7 dies és gratuït.
3. Subtítols en directe en una sala d'Orova Meet. Es cobren pels minuts de parla transcrits, més la traducció a l'idioma de cada lector.
4. Transcripció i resum d'una reunió amb IA: el resum amb IA a la sala, la pàgina de resum presencial o una gravació que pugeu a l'informe de la reunió. La transcripció es cobra per la durada de l'àudio i el resum per la quantitat de text. Cada Torna a resumir compta com una execució nova.

Tota la resta és sense Quota: connectar i sincronitzar bústies, llegir, enviar i programar correus, signatures, plantilles, contactes, filtres, el calendari, les invitacions, les reunions a Orova Meet (no es compten per persones ni per minuts, tret que hi hagi subtítols en directe), compartir pantalla, el xat, els fons, la gravació al vostre dispositiu, l'assistència i l'exportació a Excel, i l'enviament d'un resum per correu. Tots els plans tenen totes les funcions; els plans només es diferencien en la quantitat de Quota.

01 · Connectar una bústia

Connecteu una bústia i decidiu qui la pot fer servir

Abans que aparegui res a la safata d'entrada necessiteu almenys una bústia. Aquesta secció tracta Gmail, el correu de l'empresa per IMAP/SMTP i la configuració d'accés de cada bústia.

Gestionar cada bústia

• Defineix com a predeterminada tria la bústia que es fa servir primer quan escriviu un correu nou.
• Torna a provar torna a comprovar la connexió. La columna d'estat mostra Connectada, Error de connexió o Encara no provada.
• Puja el logotip dona a la bústia la seva pròpia imatge (PNG, JPG o WEBP, fins a 1 MB). Es mostra a la llista de bústies i quan trieu des de quina bústia voleu enviar.
• Cada bústia conté fins a 2 GB de correu. Quan és plena, Orova continua baixant el text del correu nou però se salta els adjunts.
• Suprimeix elimina la bústia d'Orova juntament amb totes les carpetes, missatges i adjunts ja baixats. No toca el correu del servidor del vostre proveïdor.

Qui pot veure i fer servir la bústia

02 · Llegir i ordenar

Llegiu i ordeneu el vostre correu

La safata d'entrada funciona de manera molt semblant a Gmail. Aquesta secció tracta les pestanyes de categories, les converses, les accions habituals, la cerca, els filtres i els bloquejos, i la resposta automàtica de fora de l'oficina.

Accions habituals

• Feu clic amb el botó dret sobre un missatge per obrir Accions del missatge: moure'l a una altra pestanya, Cerca correus d'aquest remitent, respondre, reenviar i més.
• Les dreceres de teclat a l'estil de Gmail (j/k, c, r, a, f, e, #, s, /) estan desactivades per defecte. Activeu Dreceres de teclat a Configuració › General; canvieu qualsevol tecla a la pestanya Dreceres.
• Les imatges externes es mostren per defecte. Definiu Imatges externes com a Pregunta abans si preferiu carregar-les només després de fer clic a Mostra les imatges.
• Els remitents de confiança sempre mostren les imatges i no s'envien mai a correu brossa. Afegiu-los a Configuració › Filtres i bloquejats.
• El panell de lectura es pot arrossegar per fer-lo més ample o més estret.

Traduïu un correu al panell de lectura

Cerca

Escriviu al quadre de cerca per trobar correu per remitent o per assumpte. Obriu Cerca avançada per combinar De, Per a, Assumpte, Conté les paraules, No conté, la mida, l'interval de dates, la carpeta on Cerca a i Té adjunts. Des del mateix panell, Crea un filtre converteix la vostra cerca en un filtre.

• Exporta i Importa mouen els vostres filtres com a fitxer, per exemple entre espais de treball.
• Remitents bloquejats llista totes les adreces o dominis bloquejats (name@domain.com o @domain.com), amb qui els ha bloquejat i quan. Desbloqueja ho desfà.

Resposta automàtica mentre sou fora

A Configuració › General, obriu Resposta automàtica per a la bústia que vulgueu i poseu-la a Activada. A Mode de resposta, trieu Per dates (un interval Des de–Fins a), Per horari laboral (fora de l'Horari laboral, els Dies de descans setmanals i els Festius i dies de descans propis que afegiu) o Ambdues. Escriviu l'Assumpte i el missatge. Marqueu Només contactes per respondre només a les persones dels vostres contactes. Cada remitent rep com a màxim una resposta automàtica cada 4 dies.

03 · Redactar i IA

Escriviu correus, signatures, plantilles i reescriptura amb IA

Feu clic a Redacta per començar. Aquesta secció tracta l'editor, les signatures, els destinataris, l'enviament programat, el desfer, la reescriptura amb IA i el treball amb plantilles.

La finestra de redacció

• L'editor gestiona el format del text, les llistes, les taules, Insereix una imatge i Insereix un enllaç. Canvieu a Mode HTML per enganxar o editar HTML en brut, i torneu a Editor.
• La finestra es pot Minimitza, Amplia o posar a Pantalla completa.
• La font, la mida i el color per defecte vénen de Font predeterminada a Configuració › General. Puja una font afegeix el vostre propi fitxer .woff2 o .ttf de fins a 2 MB.
• Trieu la bústia d'enviament a De. La seva signatura s'insereix automàticament.
• Els destinataris es suggereixen a partir de Contactes i Grups. Un correu pot anar com a màxim a 100 destinataris entre Per a, Cc i Cco, amb adjunts de fins a 25 MB en total.
• Les respostes i els reenviaments s'obren just sota el missatge que esteu llegint. L'original queda citat i plegat; Suprimeix el text citat el treu.

Reescriviu amb IA

Plantilles

Obriu Plantilles al menú del mòdul. Hi ha dues biblioteques. Les vostres plantilles són les que creeu, editeu, etiqueteu, agrupeu i gestioneu en bloc (Afegeix una etiqueta, Mou al grup, Suprimeix les plantilles). Plantilles del sistema són 35 plantilles de només lectura: pressupostos, factures, sol·licituds de pagament, confirmacions de comanda, notes d'agraïment i més. Segueixen l'idioma de la vostra interfície: vietnamita si la interfície és en vietnamita, anglès en qualsevol altre idioma.

Una plantilla que un company ha compartit amb Pot fer-la servir s'obre en mode de només lectura: la podeu fer servir però no canviar. Crear i fer servir plantilles és gratuït; la reescriptura amb IA dins d'una plantilla costa Quota igual que en un correu.

04 · Contactes

Conserveu els vostres contactes

Contactes és la llibreta d'adreces de correu compartida de l'espai de treball. Alimenta els suggeriments de destinataris quan escriviu, i és independent dels registres de clients d'Orova CRM.

• Cerqueu i filtre. Feu servir el quadre de cerca, el filtre per primera lletra (els noms amb accents vietnamites s'ordenen igualment sota la lletra correcta, de manera que "Đặng" va a la D), el filtre Etiquetes o Amb correus enviats per veure les persones a qui heu escrit.
• Etiquetes. Trieu d'una paleta de 24 colors. Una persona pot tenir diverses etiquetes. Creeu-ne una amb Etiqueta nova.
• Grups. Un grup és una llista d'adreces que podeu posar al camp Per a d'una sola vegada. Creeu-ne un amb Grup nou.
• Seleccioneu-ne diversos. Marqueu files per aplicar-los Etiqueta, Treu l'etiqueta, Afegeix al grup o Suprimeix alhora.
• Deseu contactes automàticament (activat per defecte, a Configuració › General) afegeix a Contactes totes les persones a qui envieu un correu, de manera que se us suggereixin la propera vegada.
• Les columnes es poden arrossegar per fer-les més amples o més estretes.

Exporta CSV baixa tota la llibreta d'adreces com a fitxer CSV.

05 · Calendari

Programeu reunions i envieu invitacions

El calendari de reunions és on comença cada reunió. Vosaltres definiu l'hora i les persones, i Orova crea la sala i envieu les invitacions per correu.

• Canvieu la vista entre Dia, Setmana i Mes (Setmana és la vista per defecte). Avui torna a la data actual.
• La graella horària avança en passos de 30 minuts per defecte; podeu canviar el pas.
• Cerqueu reunions per títol, organitzador, sala o etiqueta amb Cerca reunions…, i acoteu el calendari amb Filtres per etiqueta o per sala.
• Arrossegueu una reunió a una franja nova per moure-la. En una reunió periòdica, s'obre el formulari d'edició perquè decidiu què voleu canviar.

Invitacions i respostes

Cada convidat rep un correu amb un fitxer de calendari (.ics) i dos botons, Accepta i Rebutja. Per respondre amb aquests botons cal iniciar la sessió a Orova. Les respostes es mostren a la reunió com a Acceptada, Rebutjada o Pendent. Cancel·la la reunió pregunta si voleu cancel·lar-la i avisar els assistents, i després envieu un correu de cancel·lació.

Sales, temes i etiquetes

Feu clic a Sales al calendari per obrir una finestra amb tres pestanyes: Sales, Tema i Etiquetes, cadascuna amb un nom i un color. Una sala física pot tenir horari d'obertura; Orova us avisa amb La sala ja està reservada en aquest horari o La sala està tancada en aquest horari. Al calendari, cada reunió es pinta en dues capes: la barra esquerra segueix el tema i el fons segueix la primera etiqueta.

06 · Sala de reunions

La sala d'Orova Meet i com conduir una reunió

Orova Meet funciona als servidors propis d'Orova, no a través de Zoom ni de Google. Ningú no ha d'instal·lar res: obriu l'enllaç al navegador i ja hi sou. Aquesta secció explica qui pot entrar, què podeu fer a la sala i els controls de l'amfitrió.

Qui pot entrar

Canvieu l'opció editant la reunió; s'aplica a partir de la següent persona que entri. Obteniu l'enllaç amb Copia l'enllaç als detalls de la reunió o a la sala d'espera. La sala s'obre 15 minuts abans de l'hora d'inici i continua oberta fins a 24 hores després. Els convidats que entren amb el nom tenen un límit de freqüència contra el correu brossa.

A la sala

• Qualitat. Automàtic arriba fins a 1080p i baixa sol a 720p, 360p i 180p quan la xarxa o el dispositiu van justos; també podeu triar-ho a Qualitat. Quan el servidor té capacitat, hi caben fins a 50 persones en una reunió.
• Disposició. Automàtic, Qui parla, una quadrícula de 4, 9 o 16 mosaics, o Només pantalla. A Només pantalla la pantalla compartida omple el marc i les persones queden en un mosaic petit que podeu arrossegar on vulgueu; el botó de l'ull al costat dels botons de configuració alterna Amaga les persones / Mostra les persones. Pantalla completa amaga tota la resta.
• Compartir la pantalla. Trieu una pestanya, una finestra o tota la pantalla. Marqueu Compartiu l'àudio al diàleg del navegador perquè tothom senti també el so de l'ordinador (només Chrome i Edge). Deixa de compartir ho atura. L'amfitrió decideix qui pot compartir.
• Subtítols. El botó CC obre els subtítols en directe; vegeu-ho més avall.
• Xat. Missatges amb emojis i fitxers de fins a 25 MB.
• Aixeca la mà i Reacciona us permeten fer senyals sense parlar. S'avisa tothom quan algú entra.
• Fons. Cap, Desenfocament, Difuminat intens, 10 sales predefinides (Glass office, Minimal meeting room, Home office, Brick loft, City view, Library, Green office, Hotel lounge, Coworking space, Japandi room) o Puja una imatge (menys de 8 MB). L'efecte es processa al vostre dispositiu, i Orova l'alleugereix automàticament als dispositius més lents.
• Enregistrar. Deseu la reunió al vostre dispositiu en 2 fitxers: el vídeo i l'àudio per separat. Orova no en guarda cap còpia als seus servidors.

Subtítols en directe, traduïts per a cada oient

Els subtítols en directe converteixen en text el que diu cada persona durant la reunió i després el tradueixen a l'idioma que tria cada lector. Orova reconeix la parla en més de 30 idiomes, com ara l'anglès, el vietnamita, el xinès, el japonès, el francès, l'espanyol i el tai. El laosià i el khmer encara no es poden reconèixer com a parla, però els podeu triar per llegir. El vostre idioma de parla segueix l'idioma de la vostra interfície d'Orova.

Controls de l'amfitrió

• Configuració de la sala: definiu Qui pot xatejar, Qui pot activar el micròfon, Qui pot activar la càmera i Qui pot compartir la pantalla com a Tothom o Només amfitrions. S'aplica a l'instant; ningú no ha de tornar a entrar.
• Coamfitrions (correu): escriviu un correu o trieu algú dels participants, fins a 20 coamfitrions. Els convidats que han entrat amb el nom no poden ser coamfitrions.
• A cada participant: Silencia, Atura el vídeo, Permet el micròfon, Permet la càmera, Bloca el xat / Desbloca el xat, Fes coamfitrió / Treu de coamfitrió i Elimina de la sala.
• La franja Mans aixecades només és visible per als amfitrions i té un botó Abaixa totes les mans.
• Només un amfitrió pot iniciar el resum amb IA (secció 07). Les reunions no consumeixen Quota, siguin quantes siguin les persones o els minuts; només es cobren els subtítols en directe, quan estan activats.

07 · Resum amb IA i informe

Resum amb IA, resum presencial i l'informe de la reunió

Aquesta és la part de «reunions sense prendre notes». La IA escolta, escriu una transcripció i la converteix en un resum de quatre parts: per a reunions en línia, per a reunions al voltant d'una taula i per a enregistraments que ja teniu.

L'informe de la reunió (reunions en línia)

Obriu-lo des dels detalls de la reunió o des d'Informe a la sala. Les reunions presencials van a la pàgina del resum. La pàgina té dues targetes: Assistència i Resum amb IA.

• Assistència mostra qui ha entrat, Entrada, Sortida, Durada i el nombre de Sessions. Els totals mostren Assistents únics (una persona amb dos dispositius no es compta dues vegades), Sessions d'entrada, Temps total i Qui s'hi ha estat més. Una sessió sense hora de sortida registrada es compta fins que es tanca la sala i es marca com a estimat. Els convidats registrats apareixen amb el correu i el telèfon.
• Exporta a Excel baixa un fitxer amb 2 fulls: una fila per sessió i un resum per persona.
• Resum amb IA prové del resum amb IA de la reunió o d'un fitxer que pugeu: Tria un fitxer (webm, mp4, m4a o mp3, fins a 500 MB) i després Resumeix amb IA. La transcripció mostra el nombre de persones que parlen i el temps de cadascuna.
• Baixa el .md desa el resum com a fitxer de text. Torna a resumir el torna a generar a partir de l'enregistrament desat; per exemple, després de canviar l'idioma de la interfície per obtenir el resum en un altre idioma.
• Envia als assistents envia el resum per correu als convidats i a l'organitzador, des de l'Envia des del compte de la reunió. Si la reunió no té bústia d'enviament, editeu-la i trieu-ne una abans.

Quota dels resums

• La transcripció es cobra segons la durada de l'àudio, i el resum segons la quantitat de text. El moneder ho mostra com a Meeting: resum de la reunió amb IA.
• Orova calcula el cost a partir de la durada de l'enregistrament abans d'executar-lo. Si el moneder no té prou saldo, l'enregistrament es conserva: recarregueu i feu clic a Torna a resumir.
• Cada Torna a resumir és un càrrec nou.
• Un enregistrament en silenci, o només amb soroll, mostra No s'ha detectat parla a l'enregistrament: no es crida la IA i no es cobra res.
• Un sol enregistrament pot tenir fins a 600 MB.
• L'assistència, l'exportació a Excel i l'enviament del resum per correu no consumeixen Quota.

08 · FAQ

Preguntes freqüents i errors habituals

Les preguntes més habituals, seguides dels errors més freqüents i de com resoldre cadascun.