OROVA.VN — BIZ AI AGENT
Регистрация

/ Ръководство за Orova Connect

Използвайте Orova Connect
стъпка по стъпка.

Пощенската кутия, календарът за срещи и онлайн стаята за срещи на едно място — а AI води бележките и шлифова текста.

Orova Connect обединява три неща в работното Ви пространство в Orova: Входяща поща за няколко пощенски кутии, календар за срещи, който изпраща покани, и Orova Meet — стая за срещи, която работи в браузъра. Обещанието е кратко: срещи без водене на бележки, имейли без писане.

Това ръководство е за хора, които отварят модула за първи път. Всеки раздел първо обяснява новите думи, а после показва какво да натиснете, какво да попълните и какво трябва да видите. Следвайте разделите по ред: свържете пощенска кутия, четете и сортирайте, пишете, пазете контакти, после преминете към срещи и AI обобщения. Последният раздел събира най-честите въпроси и грешки.

Две неща е добре да знаете от началото. Почти всичко в Orova Connect е без Quota; само AI функциите изразходват Quota, а Orova спира преди начисляване, ако в портфейла няма достатъчно. Имената на бутоните в ръководството съвпадат с интерфейса, така че можете да ги търсите на екрана.

00 · Преди да започнете

Какво е Orova Connect и какво да знаете първо

Този раздел обяснява трите области на модула, няколкото думи, които ще срещате в ръководството, и къде точно се изразходва Quota.

Orova Connect

Модулът на Orova за имейли и срещи. Мото: Срещи без водене на бележки, имейли без писане. Тежката, повтаряща се работа — описване на среща, преформулиране на имейл, за да звучи добре — отива при AI. Всичко останало използвате свободно.

Работно пространство

Общото пространство на Вас и колегите Ви. Пощенските кутии, контактите, шаблоните, срещите и портфейлът с Quota принадлежат на работното пространство. Кой може да вижда или използва всяка пощенска кутия решавате за всяка поотделно.

Пощенска кутия

Един имейл адрес, свързан с Orova, например акаунт в Gmail или фирмения Ви адрес. Работното пространство може да свърже много пощенски кутии. В лявата колона можете да гледате Всички пощенски кутии заедно или да отворите една по една.

Quota

Лимитът на AI използване в портфейла на работното пространство. Orova изчислява цената, преди AI задача да тръгне, и я блокира предварително, ако в портфейла няма достатъчно, така че задачата никога не спира по средата. Наличността и всяко изразходване виждате на страницата Портфейл на работното пространство.

Трите области

Къде какво се намира в Orova Connect
ОбластКакво правите тамКъде да я намерите
Входяща пощаЧетете, сортирайте и пишете имейли във всички свързани пощенски кутии. Тук са и Контакти, Шаблони и Настройки.Входяща поща в менюто на модула. Настройките имат 8 раздела.
Календар за срещиНасрочвайте срещи, канете хора по имейл, управлявайте стаи, теми и етикети.Среща в менюто на модула, отваря Календар.
Стая за срещи (Orova Meet)Провеждайте онлайн срещи в браузъра, споделяйте екрана, чатете, пускайте AI обобщение и четете отчета от срещата.Присъединяване в детайлите на среща или чрез линка на стаята.

Единствените места, които изразходват Quota

  1. AI пренаписване на имейл или шаблон. Всяко пренаписване се таксува според реално използвания AI.
  2. AI превод на имейл в панела за четене. Таксува се според реално използвания AI; повторен превод на същия имейл на същия език в рамките на 7 дни е безплатен.
  3. Субтитри на живо в стая на Orova Meet. Таксуват се по минути транскрибирана реч, плюс превода на езика на всеки читател.
  4. AI транскрипция и обобщение на среща — AI обобщение в стаята, страницата за обобщение на присъствена среща или запис, качен в отчета от срещата. Транскрипцията се таксува по дължината на аудиото, обобщението — по обема текст. Всяко Повторно обобщение се брои като ново изпълнение.

Всичко останало е без Quota: свързване и синхронизиране на пощенски кутии, четене, изпращане и насрочване на имейли, подписи, шаблони, контакти, филтри, календар, покани, срещи в Orova Meet (не се броят по хора или минути, освен ако субтитрите на живо са включени), споделяне на екрана, чат, фонове, запис на Вашето устройство, присъствие и експорт в Excel, изпращане на обобщение по имейл. Всеки план има всички функции; плановете се различават само по количеството Quota.

Note

Много езици на интерфейса

Orova е достъпна на много езици. Сменете езика от менюто и Orova Connect го следва. Ред, който още не е преведен на даден език, се показва на английски.

01 · Свързване на пощенска кутия

Свържете пощенска кутия и решете кой може да я използва

Преди нещо да се появи във Входяща поща, Ви трябва поне една пощенска кутия. Този раздел обхваща Gmail, фирмен имейл чрез IMAP/SMTP и настройките за достъп до всяка кутия.

Парола за приложение

Отделна парола от 16 знака, която Google (и много други доставчици) създават само за пощенски приложения. Това не е обичайната Ви парола за вход. Orova Connect я използва, за да достъпи Gmail, защото вход с Google акаунт не е наличен в Orova Connect.

IMAP и SMTP

IMAP е сървърът, от който Orova чете пощата Ви (Incoming mail server (IMAP)). SMTP е сървърът, през който изпраща (Outgoing mail server (SMTP)). Доставчикът на имейл или ИТ екипът Ви дава двата адреса, портовете и типа сигурност.

Създайте парола за приложения в Gmail (от страна на Google)

  • 1

    Включете потвърждаването в 2 стъпки. Отворете профила си в Google, отидете в Сигурност и включете потвърждаването в 2 стъпки. Google предлага пароли за приложения само след като то е включено.

  • 2

    Създайте паролата за приложения. Пак в профила си в Google отворете страницата Пароли за приложения, въведете име, което ще разпознаете (например Orova), и я създайте. Google показва парола от 16 знака.

  • 3

    Копирайте я веднага. Google показва паролата само веднъж. Копирайте я сега; ще я поставите в Orova в следващите стъпки. Ако я загубите, изтрийте я в Google и създайте нова.

Добавете пощенската кутия в Orova

  • 1

    Отворете раздела Пощенски кутии. Отидете в Настройки, отворете раздела Пощенски кутии и натиснете Добавяне на кутия. Ако още няма пощенска кутия, Входяща поща също показва Добавяне на кутия.

    Настройки с избран раздел Пощенски кутии и бутон Добавяне на кутия
    Настройки › Пощенски кутии: започнете оттук, после натиснете Добавяне на кутия.
  • 2

    Gmail: използвайте Свързване на Gmail. Натиснете Свързване на Gmail. Orova попълва сървърите на Gmail вместо Вас и отваря страницата на Google за пароли за приложения. Въведете адреса си в Имейл адрес, поставете 16-знаковия код в Парола за приложения и по желание задайте Име на подателя.

    Форма за добавяне на кутия с отбелязана опция Свързване на Gmail
    Свързване на Gmail попълва IMAP и SMTP сървърите на Gmail вместо Вас.
  • 3

    Фирмен имейл: попълнете сървърите. Въведете Имейл адрес и парола, после попълнете групите Incoming mail server (IMAP) и Outgoing mail server (SMTP): Адрес на сървъра, Порт и Сигурност. Копирайте ги от доставчика точно както са дадени.

    Полета за входящ (IMAP) и изходящ (SMTP) сървър: адрес, порт, сигурност
    Фирмен имейл: копирайте адреса на сървъра, порта и сигурността от доставчика.
  • 4

    Натиснете Запазване. Запазване е и реален тест: Orova наистина се опитва да влезе в двата сървъра. Виждате Проверка на връзката…, после Връзката работи. Кутията е запазена. Ако има проблем, съобщението казва кой сървър не е успял и защо.

    Бутонът Запазване в долната част на формата за добавяне на кутия
    Запазване проверява и връзката с двата сървъра.
  • 5

    Изчакайте първата синхронизация. При първото изпълнение Orova изтегля пощата от последните 90 дни. След това новата поща пристига почти веднага. Можете и да натиснете Синхронизиране във Входяща поща по всяко време.

    Входяща поща без свързана кутия, с предложение Добавяне на кутия
    Докато няма свързана и синхронизирана кутия, Входяща поща остава празна.

Управление на всяка пощенска кутия

  • По подразбиране избира кутията, която се използва първа, когато пишете нов имейл.
  • Нова проверка проверява връзката отново. Колоната за статус показва Свързана, Грешка във връзката или Още не е проверена.
  • Качване на лого дава на кутията собствено изображение (PNG, JPG или WEBP, до 1 MB). То се показва в списъка с кутии и при избора от коя кутия да изпратите.
  • Всяка пощенска кутия побира до 2 GB поща. Когато е пълна, Orova продължава да изтегля текста на новите писма, но пропуска прикачените файлове.
  • Изтриване премахва кутията от Orova заедно с всички вече изтеглени папки, писма и прикачени файлове. Пощата на сървъра на доставчика не се засяга.

Кой може да вижда и използва кутията

Опции за достъп в Достъп до кутията
ОпцияЗначение
Само азСамо Вие виждате тази кутия.
Пространството може да виждаВсички в работното пространство могат да четат пощата, но не и да изпращат от нея.
Пространството може да използваВсички в работното пространство могат да четат и да изпращат от нея.
За всеки човек: Само преглед · Преглед и изпращане · Без достъпЗаменя общото правило за един член. По подразбиране означава, че човекът следва правилото на работното пространство.

Warning

Само човекът, който я е свързал, вижда паролата

Паролата за приложения и данните за сървърите са видими и могат да се редактират само от члена, посочен в Свързана от. При по-стари кутии, където това не е известно, това е собственикът на работното пространство. Колегите с достъп могат да четат и изпращат, но не виждат как е свързана кутията.

02 · Четене и сортиране

Четете и сортирайте имейлите си

Входяща поща работи почти като Gmail. Този раздел обхваща разделите по категории, разговорите, ежедневните действия, търсенето, филтрите и блокирането, както и автоматичния отговор при отсъствие.

Раздели по категории

Входяща поща се разделя на Основни, Промоции, Социални и Актуализации; можете да включите и Форуми. Orova сортира пощата в тях автоматично. Писмата със звезда винаги остават в Основни. В Настройки › Входяща поща можете да показвате, скривате и пренареждате разделите и да създадете до 10 собствени категории с Добавяне на категория.

Разговор

Имейлите по една тема се групират в един разговор, а цитираният текст на по-старите писма се свива. Можете да изключите това с Изглед на разговори в Настройки › Общи.

Ежедневни действия

Какво можете да направите с едно писмо
БутонКакво прави
Звезда · ЕтикетОтбележете важна поща или я подредете под етикет. Етикетите могат да имат цветове и родителски етикети; управлявайте ги в Настройки › Етикети.
Архивиране · ИзтриванеПреместете пощата извън Входяща поща или я изпратете в Кошчето.
Спам · Блокиране на подателяИзпратете писмото в Спам или блокирайте адрес или цял домейн, така че бъдещата поща да отива в Спам.
ОтписванеПомолете подателя на бюлетин да спре да изпраща.
ОтлаганеСкрийте писмо до По-късно днес, Утре, Този уикенд, Следващата седмица или до час, избран с Избор на час.
НапомнянеВ зададения час Orova изпраща имейл с напомняне до същата кутия.
Печат · Изтегляне на .emlОтпечатайте писмото или запазете оригиналния файл.
  • Десен бутон върху писмо отваря Действия с писмото: преместване в друг раздел, Имейли от този подател, отговор, препращане и още.
  • Клавишните комбинации в стил Gmail (j/k, c, r, a, f, e, #, s, /) са изключени по подразбиране. Включете Клавишни комбинации в Настройки › Общи; сменете всеки клавиш в раздела Комбинации.
  • Външните изображения се показват по подразбиране. Задайте Външни изображения на Първо питай, ако предпочитате да се зареждат само след натискане на Показване на изображенията.
  • Доверените податели винаги показват изображения и никога не отиват в Спам. Добавете ги в Настройки › Филтри и блокирани.
  • Панелът за четене може да се разширява или стеснява с плъзгане.

Преведете имейл в панела за четене

  • 1

    Натиснете Превод. Отворете имейла. В горната част на писмото натиснете Превод. Отваря се менюто Превод на, с поле Търсене на език… за бързо намиране на език.

  • 2

    Изберете език. Натиснете езика, на който искате да четете. Виждате Превеждане…, после преводът се появява направо в панела за четене с етикет като Превод · Български. AI запазва форматирането на имейла, имената, сумите и URL адресите непроменени. Orova запомня езика за следващите имейли, които отворите.

  • 3

    Върнете се към оригинала. Натиснете Превод и изберете Показване на оригинала. Имейлът в кутията Ви никога не се променя.

Note

Всеки превод се таксува според реално използвания AI и се вижда в портфейла като Имейл — AI превод на …. Повторен превод на същия имейл на същия език в рамките на 7 дни е безплатен. Ако в портфейла няма достатъчно, Orova не извиква AI.

Търсене

Пишете в полето за търсене, за да намерите поща по подател или тема. Отворете Разширено търсене, за да комбинирате От, До, Тема, Съдържа думите, Не съдържа, размер, период, папката в Търсене в и С прикачен файл. От същия панел Създаване на филтър превръща търсенето Ви във филтър.

Филтър

Правило от условия и действия, което се прилага към новата входяща поща. Условията се свързват с Всички или Някое и могат да проверяват подател, получател, Cc, тема, съдържание, размер (MB), прикачени файлове, кутия, етикет, категория и дата на получаване.

Създайте филтър

  • 1

    Отворете Филтри и блокирани. Отидете в Настройки › Филтри и блокирани и натиснете Нов филтър. Дайте му Име.

    Настройки, раздел Филтри и блокирани с отбелязан бутон Нов филтър
    Настройки › Филтри и блокирани: натиснете Нов филтър.
  • 2

    Задайте условията. Под Когато писмо изберете Всички или Някое, после използвайте Добавяне на условие за всяка проверка — например От съдържа домейн.

    Условия на филтъра: избор Всички/Някое и бутон Добавяне на условие
    Изберете Всички или Някое, после добавете по едно условие за всяка проверка.
  • 3

    Изберете действията. Под Тогава изберете едно или повече: Архивиране, Отбелязване като прочетено, Звезда, Прилагане на етикет, Категоризиране, Изтриване, Никога в спам.

    Действия на филтъра под Тогава: Архивиране, Отбелязване като прочетено, Звезда и още
    Отметнете едно или повече действия под Тогава.
  • 4

    Приложете към по-старата поща, ако искате. Прилагане към съществуващите пуска филтъра върху вече наличната поща. При по-старата поща той променя само етикетите, звездите и статуса на прочитане в Orova.

  • Експорт и Импорт пренасят филтрите Ви като файл, например между работни пространства.
  • Блокирани податели изрежда всеки блокиран адрес или домейн (name@domain.com или @domain.com), с това кой и кога го е блокирал. Деблокиране го отменя.

Warning

Препращането във филтър се запазва, но не се изпраща

Филтърът може да съдържа адреси за Препращане до (потвърдени с код, изпратен на този адрес). В момента Orova само съхранява това правило; все още не препраща пощата автоматично. Ако трябва писмо да се предаде нататък, отворете го и натиснете Препращане сами.

Автоматичен отговор, докато отсъствате

В Настройки › Общи отворете Автоматичен отговор за желаната кутия и го включете на Вкл.. В Режим на отговор изберете По дати (период От–До), По работен график (извън Работно време, в Седмични почивни дни и в добавените от Вас Празници и специални почивни дни) или И двете. Напишете Тема и съобщението. Отметнете Само контакти, за да отговаряте само на хора от контактите Ви. Всеки подател получава най-много един автоматичен отговор на 4 дни.

Настройки, раздел Общи с опции като Външни изображения и Автоматичен отговор
`Настройки` › `Общи` съдържа `Външни изображения`, `Отмяна на изпращане`, `Клавишни комбинации` и `Автоматичен отговор` за всяка кутия.

03 · Писане и AI

Писане на имейли, подписи, шаблони и AI пренаписване

Натиснете Ново писмо, за да започнете. Този раздел обхваща редактора, подписите, получателите, насроченото изпращане, отмяната, пренаписването с AI и работата с шаблони.

Прозорецът за писане

  • Редакторът поддържа форматиране на текст, списъци, таблици, Вмъкване на изображение и Вмъкване на линк. Превключете на HTML режим, за да поставите или редактирате чист HTML, и обратно на Редактор.
  • Прозорецът може да се Минимизира, Разшири или да е на Цял екран.
  • Шрифтът, размерът и цветът по подразбиране идват от Шрифт по подразбиране в Настройки › Общи. Качване на шрифт добавя Ваш собствен файл .woff2 или .ttf до 2 MB.
  • Изберете кутията за изпращане в От. Подписът ѝ се вмъква автоматично.
  • Получателите се предлагат от Контакти и Групи. Един имейл може да отиде до най-много 100 получатели общо в До, Cc и Bcc, с прикачени файлове до общо 25 MB.
  • Отговорите и препращанията се отварят точно под писмото, което четете. Оригиналът е цитиран и свит; Премахване на цитирания текст го маха.

Подписи

Всяка кутия може да има колкото искате подписи. В Настройки › Подписи използвайте Добавяне на подпис, после изберете кой е по подразбиране за Нова поща и кой за Отговори. Докато пишете, можете да смените подписа или да изберете Без подпис.

Изпратете сега, по-късно или го върнете

  • 1

    Изпращане. Натиснете Изпращане. Имейлът се задържа няколко секунди, за да можете да натиснете Отмяна в появилата се лента.

  • 2

    Настройте времето за отмяна. Отмяна на изпращане в Настройки › Общи задава колко дълго се задържа имейлът: 5 секунди по подразбиране, от 0 (Изкл.) до 60 секунди.

    Настройки › Общи с настройката Отмяна на изпращане
    Отмяна на изпращане задава колко секунди пощата се задържа, преди да излезе.
  • 3

    Или насрочете. Отворете Насрочено изпращане и изберете Утре 8:00, Днес следобед 13:00, Понеделник 8:00 или Избор на дата и час. Насрочената поща чака в папка Насрочени.

Пренаписване с AI

Помолете AI да пренапише откъс

  • 1

    Изберете текста. Маркирайте частта, която искате да преработите. Ако нищо не е избрано, Orova Ви моли Първо изберете текста, който AI да пренапише.

  • 2

    Отворете прозореца на AI. Натиснете AI в лентата на редактора или клавиша i. Отваря се прозорецът Пренаписване с AI.

  • 3

    Кажете какво искате. Въведете указание като „по-кратко и по-учтиво“. Ако го оставите празно, AI просто подобрява текста. Натиснете Изпълнение.

  • 4

    Проверете резултата. AI запазва оригиналния език, линковете, изображенията и променливите на шаблона. Пренаписването никога не превежда текста Ви; за да прочетете имейл на друг език, използвайте отделния бутон Превод в панела за четене (раздел 02).

Note

Пренаписването и преводът са единствените части от имейла, които изразходват Quota

Всяко пренаписване се таксува според реално използвания AI и се вижда в портфейла като Имейл — AI пренаписване. Ако в портфейла няма достатъчно, виждате Няма достатъчно AI Quota. и нищо не се начислява. Преводът се таксува по същия начин (раздел 02). Писането, изпращането и насрочването на имейли никога не изразходват Quota.

Шаблони

Отворете Шаблони в менюто на модула. Има две библиотеки. Вашите шаблони са тези, които създавате, редактирате, етикетирате, групирате и обработвате масово (Добавяне на етикет, Преместване в група, Изтриване на шаблони). Системни шаблони са 35 шаблона само за четене — оферти, фактури, искания за плащане, потвърждения на поръчки, благодарствени писма и още. Те следват езика на интерфейса: виетнамски, ако интерфейсът Ви е на виетнамски, английски на всеки друг език.

Страницата Шаблони със списъка системни шаблони само за четене
Системните шаблони са само за преглед. Натиснете `Копиране в моите шаблони`, за да получите копие за редактиране.

Създайте и споделете шаблон

  • 1

    Започнете от системен шаблон или от нулата. При системен шаблон натиснете Копиране в моите шаблони (или Използване като шаблон), за да получите собствено копие за редактиране. За да започнете от нищо, натиснете Нов шаблон.

    Системен шаблон само за четене с отбелязано Копиране в моите шаблони
    Системните шаблони са само за преглед; копирайте един, за да го редактирате.
  • 2

    Напишете съдържанието. Използвайте раздела Редактор или HTML. Редакторът има три раздела: Редактор, HTML и Преглед. Шаблоните с табличен макет се отварят в HTML, за да остане макетът непокътнат, защото превключването им към Редактор може да го развали.

    Раздели на редактора на шаблони: Редактор, HTML и Преглед
    Пишете в Редактор или HTML; Преглед показва резултата.
  • 3

    Вмъкнете променливи и прегледайте. Вмъкване на променлива добавя полета като данни за клиента, фирмата или подателя. Натиснете Преглед: променливите се попълват с реалните данни на работното пространство, а тези без данни остават празни.

    Преглед на шаблона Quote (copy) с попълнени променливи
    Прегледът попълва променливите с данните на работното пространство.
  • 4

    Споделете го. Натиснете Споделяне… и изберете Само аз, Цялото пространство или Персонализирано — изберете Отдели (отметнатият отдел включва и подотделите си) или отделни Членове, всеки с Може да използва или Може да редактира.

    Статус на споделяне Само аз и отбелязан бутон Споделяне…
    Натиснете Споделяне…, за да изберете кой може да използва или редактира шаблона.
  • 5

    Използвайте го в имейл. Докато пишете, натиснете Вмъкване на шаблон. За да превърнете писмото, което пишете, в шаблон, натиснете Запазване като шаблон.

Шаблон, който колега е споделил с Може да използва, се отваря само за четене: можете да го използвате, но не и да го променяте. Създаването и използването на шаблони е безплатно; AI пренаписването в шаблон изразходва Quota както в имейл.

04 · Контакти

Пазете контактите си

Контакти е общият адресник на работното пространство за имейли. Той захранва предложенията за получатели, докато пишете, и е отделен от клиентските записи в Orova CRM.

Контакт

Един човек с Име, Фамилия, Имейл, Телефон, Фирма и Бележки. Натиснете Нов контакт, за да добавите ръчно, или Ново писмо при контакт, за да започнете имейл, вече адресиран до него.

Страницата Контакти със списъка, филтрите по етикети и бутоните за импорт и експорт
`Контакти`: търсене, филтър по буква или етикет, импорт или експорт на CSV.
  • Търсене и филтриране. Използвайте полето за търсене, филтъра по първа буква (имената с виетнамска диакритика пак се подреждат под правилната буква, така че „Đặng“ е под D), филтъра Етикети или С изпратени имейли, за да видите хората, на които сте писали.
  • Етикети. Изберете от палитра с 24 цвята. Един човек може да има няколко етикета. Създайте етикет с Нов етикет.
  • Групи. Групата е списък с адреси, които можете да сложите в полето До наведнъж. Създайте група с Нова група.
  • Избор на няколко. Отметнете редове, за да ги Етикетирате, Премахнете етикет, Добавите в група или Изтриете наведнъж.
  • Автоматично запазване на контакти (включено по подразбиране, в Настройки › Общи) добавя всеки, на когото пишете, в Контакти, за да бъде предложен следващия път.
  • Колоните могат да се разширяват или стесняват с плъзгане.

Импортирайте контакти от CSV файл

  • 1

    Подгответе файла. Запазете CSV файл в UTF-8, чийто първи ред съдържа имената на колоните. Колоната email е задължителна; останалите може да са празни. Сложете няколко етикета в колоната tags, разделени с ;.

    Страницата Контакти с отбелязан бутон Импорт на CSV долу вляво
    Импорт на CSV е в долната част на лявата колона на страницата Контакти.
  • 2

    Проверете ограниченията. Всеки импорт приема до 5000 реда и 2 MB. Натиснете Изтегляне на шаблон в прозореца, ако искате готов файл за попълване.

  • 3

    Импорт. Натиснете Импорт на CSV, после Избор на CSV файл. Вече съществуващ адрес се обновява, а не се дублира, а несъществуващите етикети се създават вместо Вас. Накрая Orova Ви казва колко контакта са импортирани.

    Прозорецът Импорт на контакти от CSV с отбелязано Избор на CSV файл
    Проверете колоните и ограниченията, после натиснете Избор на CSV файл.

Експорт на CSV изтегля целия адресник като CSV файл.

Tip

Контакти не е Вашата CRM

Контакти в Orova Connect е отделен адресник, независим от клиентските записи в Orova CRM. Промяната в единия не променя другия. Използването на Контакти не изразходва Quota.

05 · Календар

Насрочвайте срещи и изпращайте покани

Календарът за срещи е мястото, откъдето започва всяка среща. Задавате часа и хората, а Orova създава стаята и изпраща поканите по имейл.

Онлайн и присъствено

Всяка среща има Формат. Онлайн срещите се провеждат в стая за срещи в уеб — Orova Meet или линк, който поставите. Присъствено срещите се провеждат около истинска маса; за тях Orova предлага присъствено обобщение вместо стая (вижте раздел 07).

  • Сменете изгледа между Ден, Седмица и Месец (Седмица е по подразбиране). Днес връща към текущата дата.
  • Часовата мрежа се движи на стъпки от 30 минути по подразбиране; можете да смените стъпката.
  • Търсете срещи по заглавие, организатор, стая или етикет с Търсене на срещи… и стеснете календара с Филтри по етикет или стая.
  • Плъзнете среща на нов час, за да я преместите. При повтаряща се среща вместо това се отваря формата за редактиране, за да решите какво да промените.
Календарът за срещи в изглед Седмица със срещите в часовата мрежа
Календарът в изглед `Седмица`. `Днес` Ви връща към текущата дата.

Насрочване на среща

  • 1

    Отворете формата. Кликнете празен слот в календара или кликнете Насрочване на среща.

    Бутонът Насрочване на среща в календара
    Кликнете Насрочване на среща или празен слот в календара.
  • 2

    Попълнете основното. Въведете Заглавие, изберете Онлайн или Присъствено, след това задайте Старт и Край. Добавете Описание, ако участниците се нуждаят от контекст.

    Форма за нова среща с поле Заглавие и избор Присъствено/Онлайн
    Въведете заглавие и изберете Присъствено или Онлайн.
  • 3

    Зала и линк (онлайн). Оставете Линк за онлайн среща празно и Orova ще създаде зала в Orova Meet за Вас. Ако се срещате там, поставете вместо това линк от Zoom или Google Meet. След това изберете Кой може да влиза (обяснено в раздел 06).

    Онлайн среща: празен Линк за онлайн среща и Кой може да влиза
    Оставете линка празен за зала в Orova Meet, след това изберете кой може да влиза.
  • 4

    Класифицирайте срещата. По желание изберете Име на залата, Отдел, Тема и един или повече Етикети. Така календарът се чете и филтрира по-лесно.

    Форма за нова среща с оградени Зала, Отдел и Тема
    Зала, Отдел и Тема са незадължителни етикети.
  • 5

    Поканете хора. Въведете имейлите в Участници, разделени със запетаи, и изберете пощенската кутия в Изпращане от акаунт. Без пощенска кутия за изпращане не се изпраща покана.

    Поле Участници и Изпращане от акаунт във формата на срещата
    Въведете имейлите на участниците и пощенската кутия, от която се изпращат поканите.
  • 6

    Повторение при нужда. В Повторение изберете Дневен, Ежеседмично или Ежемесечно, след това задайте дата в Край на повторението или изберете Без крайна дата. Запазете — ще видите Срещата е насрочена и поканите са изпратени.

    Повторение, зададено на Ежеседмично, с опцията Край на повторението
    Изберете колко често се повтаря и до кога.

Покани и отговори

Всеки поканен получава имейл с календарен файл (.ics) и два бутона, Потвърждаване и Отказ. Отговорът чрез тези бутони изисква вход в Orova. Отговорите се показват в срещата като Приета, Отказана или Чакащо. Отмяна на срещата пита дали да се отмени и да се уведомят участниците, след което изпраща имейл за отмяна.

Подробности за насрочена среща с час, организатор, линк към залата и бутона Влизане в срещата
Подробности за среща: `Копиране на връзката`, `Влизане в срещата`, `Редактиране` и `Отмяна на срещата`.

Зали, теми и етикети

Кликнете Зали в календара, за да отворите прозорец с три раздела: Зали, Тема и Етикети, всеки с име и цвят. Физическата зала може да има работно време; Orova Ви предупреждава със Залата вече е заета в този час или Залата не работи в този час. В календара всяка среща се оцветява на два слоя: лявата лента следва темата ѝ, а фонът следва първия ѝ етикет.

Note

Ограничения

Началният час може да бъде най-много 5 минути преди текущия час, а срещата може да продължи най-много 24 часа. Край трябва да е след Старт. Календарът, залите и поканите не струват Quota.

06 · Зала за срещи

Залата в Orova Meet и водене на среща

Orova Meet работи на собствените сървъри на Orova, не през Zoom или Google. Никой не инсталира нищо: отворете линка в браузъра и сте вътре. Този раздел обяснява кой може да влиза, какво можете да правите в залата и контролите на водещия.

Водещ

Хората, които управляват залата: организаторът на срещата, собственикът и администраторите на работното пространство и всички съводещи. Водещите виждат Настройки на залата и контролите за всеки участник.

Кой може да влиза

Четирите опции в Кой може да влиза
ОпцияКой влиза
Цялото работно пространство и поканените (по подразбиране)Членовете на работното пространство плюс поканените имейли. Всички влизат в Orova.
Само поканенитеСамо организаторът и поканените имейли. Всеки друг вижда Не сте в списъка с поканени.
Всеки с линка (само име)Гостите не се нуждаят от акаунт в Orova. Въвеждат име и влизат.
Предварителна регистрация (име, телефон, имейл)Гостите попълват име, телефон и имейл, преди да влязат. Orova пази списъка с регистрации.

Сменете опцията, като редактирате срещата; тя важи от следващия човек, който влезе. Вземете линка с Копиране на връзката в подробностите за срещата или в чакалнята. Залата се отваря 15 минути преди началния час и остава отворена до 24 часа след него. Гостите, влизащи само с име, са с ограничена честота срещу спам.

Влизане в среща

  • 1

    Отворете залата. В подробностите за срещата кликнете Влизане в срещата (отваря се нов раздел) или отворете линка към залата. Гостите виждат Влизане като гост и попълват Вашето име (плюс Телефон и Имейл, ако се изисква регистрация).

    Подробности за среща [DOCS] Weekly sync с оградено Влизане в срещата
    Влизане в срещата отваря залата в нов раздел.
  • 2

    Подгответе се в чакалнята. Микрофонът и камерата са изключени по подразбиране. Браузърът иска разрешение само когато включите някое от тях. Изберете Фон тук, ако искате.

  • 3

    Влизане. Кликнете Влизане. Ако сте подранили, ще видите кога се отваря залата; ако още няма никой, ще видите Изчакване другите да се присъединят….

Чакалнята на Orova Meet с изключени микрофон и камера преди влизане
Чакалнята: микрофонът и камерата започват изключени. Залата се отваря едва 15 минути преди началния час.

В залата

  • Качество. Автоматичен стига до 1080p и сам слиза до 720p, 360p и 180p, когато мрежата или устройството Ви не се справят; можете и да изберете в Качество. Когато сървърът има капацитет, в една среща се събират до 50 души.
  • Изглед. Автоматичен, Говорещ, мрежа от 4, 9 или 16 плочки или Само екран. В Само екран споделеният екран запълва рамката, а хората са в малка плочка, която можете да преместите навсякъде; бутонът с око до бутоните за настройки превключва Скриване на хората / Показване на хората. Цял екран скрива всичко останало.
  • Споделяне на екрана. Изберете раздел, прозорец или целия екран. Отметнете Споделяне на аудиото в прозореца на браузъра, за да чуват всички и звука на компютъра Ви (само Chrome и Edge). Спиране на споделянето го прекратява. Водещият решава кой може да споделя.
  • Субтитри. Бутонът CC отваря субтитри на живо — вижте по-долу.
  • Чат. Съобщения с емоджи и файлове до 25 MB.
  • Вдигане на ръка и Реакция Ви позволяват да подадете знак, без да говорите. Всички се уведомяват, когато някой влезе.
  • Фон. Без, Размазване, Силно размазване, 10 готови зали (Стъклен офис, Минималистична зала, Домашен офис, Тухлен лофт, Изглед към града, Библиотека, Зелен офис, Хотелско лоби, Коуъркинг пространство, Стая в стил Japandi) или Качи изображение (под 8 MB). Ефектът се обработва на Вашето устройство, а на по-бавни устройства Orova автоматично го олекотява.
  • Запис. Записва срещата на Вашето устройство като 2 файла: видео и отделно аудио. Orova не пази копие на сървърите си.

Субтитри на живо, преведени за всеки слушател

Зала с включени субтитри на живо; панелът със субтитрите е вдясно
Зала с включени субтитри на живо; панелът със субтитрите е вдясно

Субтитрите на живо превръщат казаното от всеки в текст по време на срещата, след което го превеждат на езика, който всеки читател избере. Orova разпознава реч на над 30 езика, включително английски, виетнамски, китайски, японски, френски, испански и тайландски. Лаоски и кхмерски още не могат да се разпознават като реч, но можете да ги изберете за четене. Езикът, на който говорите, следва езика на Вашия интерфейс в Orova.

Използване на субтитри на живо

  • 1

    Включете субтитрите. Кликнете CC в долния ред бутони. Отваря се панелът Език на субтитрите; включете Субтитри на живо. Само водещ може да ги включи — всеки друг вижда Само водещият може да включи субтитрите.

    Превключвател за субтитри на живо и избор на език за четене
    Превключвател за субтитри на живо и избор на език за четене
  • 2

    Изберете език за четене. Отворете Език и изберете един от 50 езика или Оригинал (без превод), за да четете точно казаното. Всеки избира своя, така че Вие може да четете на английски, докато колега чете на виетнамски.

  • 3

    Прочетете историята на субтитрите. Панелът пази всеки завършен ред с името на говорещия и часа. Той е отделен от Чат. Сменете езика за четене и цялата история се превежда отново. Затворете панела и субтитрите се показват като лента в долната част на екрана, както в YouTube.

    Панел История: редове на английски и китайски, преведени на избрания от Вас език
    Панел История: редове на английски и китайски, преведени на избрания от Вас език
  • 4

    Изключете субтитрите. Отворете отново панела с CC и го изключете. Само водещият или човекът, включил субтитрите, може да ги изключи.

Note

Субтитрите се таксуват на минута

Субтитрите струват Quota според минутите транскрибирана реч плюс превода на всеки език за четене, при всеки план. Портфейлът показва Meeting — субтитри на живо … и Meeting — превод на субтитри на …. Ако Quota свърши по средата на срещата, субтитрите спират сами с Quota е изчерпана, субтитрите са спрени; вече използваното пак се таксува.

Контроли на водещия

  • Настройки на залата: задайте Кой може да пише в чата, Кой може да включва микрофон, Кой може да включва камера и Кой може да споделя екрана на Всички или Само водещите. Важи веднага; никой не трябва да влиза отново.
  • Съводещи (имейл): въведете имейл или изберете някого от участниците, до 20 съводещи. Гости, влезли само с име, не могат да станат съводещи.
  • За всеки участник: Изкл. микрофон, Изкл. камера, Разреши микрофон, Разреши камера, Заключване на чата / Отключване на чата, Направи съводещ / Премахни като съводещ и Премахване от залата.
  • Лентата Вдигнати ръце се вижда само от водещите и има бутон Сваляне на всички.
  • Само водещ може да стартира AI recap (раздел 07). Срещите не струват Quota, колкото и хора или минути да има; таксуват се само субтитрите на живо, когато са включени.

Warning

Приключване на срещата

Край на срещата затваря залата за всички и линкът спира да работи. Само организаторът или собственик/администратор на работното пространство може да го натисне — съводещите не могат. При повтаряща се среща линкът се отваря отново за следващото провеждане, от 15 минути преди началото.

Note

Резервен режим

Когато сървърът за срещи е натоварен, залата може да премине само към аудио и споделяне на екрана или към резервен режим за до 8 души (Сървърът е натоварен, резервен режим до 8 души). В резервен режим водещите още могат да премахват хора, но не могат дистанционно да изключват микрофони или камери.

07 · AI recap и отчет

AI recap, recap на присъствена среща и отчетът за срещата

Това е частта „срещи без водене на бележки“. AI слуша, пише стенограма и я превръща в обобщение от четири части — за онлайн срещи, за срещи около маса и за записи, които вече имате.

Стенограма и обобщение

Стенограмата е казаното, реплика по реплика, на езика, на който е говорил всеки; самата стенограма не се превежда. За да четете разговора на своя език по време на срещата, включете субтитрите на живо, които превеждат за всеки слушател. Обобщението има четири части: Основни моменти, Решения, Задачи (кой – какво – срок) и Отворени въпроси. То се пише на езика на интерфейса на човека, стартирал recap или натиснал обобщаване, на всеки от 9-те езика.

AI recap в онлайн среща

  • 1

    Стартирайте (само водещи). Кликнете AI recap в контролите на залата. Всички в залата се уведомяват, че срещата се записва за обобщение. Всяка среща се записва само от едно устройство; второ устройство вижда Друго устройство вече записва тази среща.

  • 2

    Продължете да говорите. Браузърът Ви смесва аудиото на залата и го изпраща към сървъра на части от 15 секунди, заедно с това кой кога е говорил. Ако микрофонът Ви е изключен, Orova Ви напомня да го включите, за да се запише гласът Ви.

  • 3

    Спрете. Кликнете Спиране на AI recap. Ще видите Записът е изпратен, AI обобщава — вижте в Отчет за срещата. AI изгражда стенограмата с истинското име на всеки говорещ, слива последователните реплики на един и същ човек, след което пише обобщението.

  • 4

    Прочетете резултата. Отворете отчета за срещата. AI работи на заден план, така че можете да напуснете страницата и да се върнете. AI recap работи спокойно заедно със Запис на Вашето устройство.

Tip

Субтитрите са включени? Вече имате recap

Ако субтитрите на живо са включени, просто кликнете Край, за да затворите залата, и recap се изгражда от субтитрите — без нужда от аудио или видео запис. Отчетът за срещата показва Стенограма от субтитрите на живо.

Recap на присъствена среща

  • 1

    Отворете страницата за recap. Отворете присъствената среща в календара; тя Ви отвежда до Recap на срещата.

  • 2

    Запис. Поставете лаптоп или телефон в средата на масата и кликнете Запис. Страницата използва микрофона на това устройство и качва на части от 15 секунди, затова оставете раздела отворен. Ако браузърът не е разрешил микрофона, страницата показва Браузърът не разреши достъп до микрофона.

    Страница Recap на срещата с огражден бутон Запис
    Поставете устройството в средата на масата и кликнете Запис.
  • 3

    Спрете и обобщете. Кликнете Спиране и обобщение. AI разделя гласовете на Говорещ 1, Говорещ 2 и т.н., преброява говорещите и времето на всеки, след което пише същото обобщение от четири части.

  • 4

    Или използвайте файл, който вече имате. Изберете или качете аудиозапис, за да изпратите съществуващ аудио или видео файл. Изтриване на записа изтрива записа.

    Линкът или качете аудиозапис на страницата за recap
    Вече имате файл? Качете го вместо да записвате.
Страницата Recap на срещата за присъствена среща с бутона Запис и опцията за качване на запис
`Recap на срещата` за присъствена среща: `Запис`, след това `Спиране и обобщение`, или качете запис.

Note

Защо recap на присъствени срещи показва Говорещ 1, 2…

В зала на Orova Meet Orova знае кой говори във всеки момент, затова може да прикачи истинските имена. Около маса няма такива данни, затова гласовете се означават като Говорещ 1, Говорещ 2 и т.н.

Отчетът за срещата (онлайн срещи)

Отворете го от подробностите за срещата или от Отчет в залата. Присъствените срещи вместо това водят към страницата за recap. Страницата има две карти: Присъствие и Обобщение от AI.

Страницата Отчет за срещата с картите Присъствие и Обобщение от AI
`Отчет за срещата`: присъствието от едната страна, стенограмата от AI и обобщението от четири части от другата.
  • Присъствие показва кой е влязъл, Влязъл в, Излязъл в, Продължителност и броя Сесии. Общите стойности показват Брой участници (един човек на две устройства не се брои два пъти), Брой влизания/излизания, Обща продължителност и кой има Най-дълго присъствие. Сесия без записан час на излизане се брои до затварянето на залата и се отбелязва приблизително. Регистрираните гости се показват с имейл и телефон.
  • Изтегляне на Excel изтегля файл с 2 листа: по един ред за сесия и обобщение по човек.
  • Обобщение от AI идва от AI recap или от файл, който качите: Избор на файл (webm, mp4, m4a или mp3, до 500 MB), след това Обобщение с AI. Стенограмата показва броя говорещи и времето на всеки.
  • Изтегляне на .md запазва обобщението като текстов файл. Ново обобщение го пуска отново от съхранения запис — например след смяна на езика на интерфейса, за да получите обобщението на друг език.
  • Изпращане на участниците изпраща обобщението по имейл на поканените и организатора, от Изпращане от акаунт на срещата. Ако срещата няма пощенска кутия за изпращане, първо редактирайте срещата и изберете такава.

Quota за recap

  • Транскрипцията се таксува според дължината на аудиото, а обобщението — според обема текст. Портфейлът го показва като Meeting — AI обобщение на среща.
  • Orova оценява разхода по дължината на записа преди изпълнение. Ако в портфейла не стигат средства, записът се пази: заредете, след това кликнете Ново обобщение.
  • Всяко Ново обобщение е ново таксуване.
  • Запис с тишина или само с шум показва В записа не е открита реч — AI не се извиква и нищо не се таксува.
  • Един запис може да бъде до 600 MB.
  • Присъствието, изтеглянето в Excel и изпращането на обобщението по имейл не струват Quota.

08 · Въпроси

Често задавани въпроси и чести грешки

Най-често задаваните въпроси, следвани от най-честите грешки и как да оправите всяка.

Как да включа AI recap?

В онлайн среща в Orova Meet водещ кликва AI recap в контролите на залата и Спиране на AI recap накрая. Стенограмата и обобщението от четири части се появяват в отчета за срещата. Само водещите могат да го стартират.

Как да свържа Gmail?

Включете потвърждаването в 2 стъпки в профила си в Google и създайте парола за приложение от 16 знака. В Orova отидете в Настройки › Пощенски кутии, кликнете Добавяне на пощенска кутия, след това Свързване с Gmail, поставете паролата за приложение и кликнете Запазване. Вход с профил в Google не е наличен.

Как да резервирам зала и да поканя хора по имейл?

В календара кликнете Насрочване на среща, изберете Име на залата, въведете имейлите в Участници, разделени със запетаи, и изберете Изпращане от акаунт. За онлайн среща оставете Линк за онлайн среща празно и Orova създава зала в Orova Meet. Поканените получават имейл с .ics файл и бутони Потвърждаване / Отказ.

Как да видя кой е присъствал?

Отворете отчета за онлайн срещата. Картата Присъствие показва всеки човек с час на влизане, час на излизане, продължителност и сесии. Изтегляне на Excel го изтегля като файл с 2 листа.

Как да запиша и обобщя присъствена среща?

Отворете присъствената среща в календара, за да стигнете до Recap на срещата, поставете лаптоп или телефон в средата на масата и кликнете Запис. Когато приключите, кликнете Спиране и обобщение. Можете и да качите запис, който вече имате.

Как да настроя подпис и да отговарям бързо с шаблони?

Добавете подписи за всяка пощенска кутия в Настройки › Подписи и изберете подписите по подразбиране за нови писма и отговори. За бързи отговори запазете имейл с Запазване като шаблон, след това използвайте Вмъкване на шаблон при отговор.

Как да сменя фона си в среща?

Отворете Фон в чакалнята или в залата. Изберете Размазване, Силно размазване, една от 10-те готови зали или Качи изображение (под 8 MB).

Могат ли субтитрите в срещата да се превеждат?

Да. Водещ кликва CC и включва Субтитри на живо, след което всеки отваря Език и чете на някой от 50 езика. Субтитрите се таксуват според минутите реч плюс превода. Вижте раздел 06.

Струва ли Quota преводът на имейл?

Да, всеки превод се таксува според AI, който реално използва. Повторният превод на същия имейл на същия език в рамките на 7 дни е безплатен. Кликнете Показване на оригинала, за да се върнете към оригинала. Вижте раздел 02.

Кой може да влиза в моята зала за срещи?

Зависи от Кой може да влиза в срещата: Цялото работно пространство и поканените (по подразбиране), Само поканените, Всеки с линка (само име) или Предварителна регистрация (име, телефон, имейл). Редактирайте срещата, за да го смените.

Gmail казва, че имейлът или паролата ми са грешни.

Най-вероятно използвате обичайната си парола за Google. Gmail изисква парола за приложение от 16 знака, създадена след включване на потвърждаването в 2 стъпки. Ако съобщението гласи IMAP не е включен за тази пощенска кутия, включете IMAP в настройките на пощенския си доставчик, след това кликнете отново Запазване.

Нови писма не пристигат.

Кликнете Синхронизиране във Входящи. Ако пак не пристигат, отворете Настройки › Пощенски кутии и кликнете Нов тест. Грешка при свързване обикновено означава, че паролата е сменена или отменена — Редактиране на пощенската кутия и въведете нова парола за приложение.

Пощенската ми кутия е пълна.

Всяка пощенска кутия побира до 2 GB. Когато е пълна, Orova пак изтегля текста на новите писма, но пропуска прикачените файлове. Изтрийте стари писма с големи прикачени файлове, за да освободите място.

AI казва, че Quota е изчерпана.

Портфейлът на работното пространство е недостатъчен за тази задача. Заредете от страницата Портфейл. За AI пренаписване го пуснете отново; за обобщение на среща записът се пази, така че просто кликнете Ново обобщение. За блокирания опит нищо не е таксувано.

Не мога да вляза в залата за срещи.

Първо проверете часа: залата се отваря 15 минути преди началото и се затваря 24 часа след него. Не сте в списъка с поканени означава, че срещата е настроена на Само поканените — помолете организатора да добави имейла Ви. Влезте в Orova, за да влезете в залата означава, че залата не е отворена за гости.

Никой не ме чува.

Уверете се, че микрофонът Ви е включен в залата и че браузърът има разрешение да използва микрофона — проверете разрешенията за сайта до адресната лента. Възможно е и водещ да е задал Кой може да включва микрофон на Само водещите.

Recap казва, че не е открита реч.

Записът съдържа само тишина или шум, затова AI не е извикан и не е използвана Quota. При recap на присъствена среща преместете устройството по-близо до говорещите; в онлайн среща проверете дали микрофоните са били включени.

Не мога да направя гост съводещ.

Гостите, влезли само с име, нямат акаунт в Orova, затова не могат да бъдат съводещи. Съводещите трябва да са влезли потребители на Orova.

Съводещ не може да приключи срещата.

Така е замислено. Край на срещата е запазено за организатора и собствениците/администраторите на работното пространство. Съводещите могат да управляват участниците, но не могат да затворят залата за всички.

Tip

Първо тествайте с кратка среща

Преди първата си важна среща направете двуминутна тестова среща с колега: влезте, говорете, стартирайте и спрете AI recap и отворете отчета за срещата. Ще знаете точно какво да очаквате, а краткият запис струва съвсем малко Quota.
Към началото← Към библиотеката с ръководства

/ Нужда от помощ?

Не намирате каквото Ви трябва? Отворете раздела Поддръжка в работното пространство или ни изпратете съобщение.