Dùng Orova Connect
từng bước một.

Tạo mật khẩu ứng dụng trên Google (cho Gmail)

• 1

  Bật xác minh 2 bước. Vào trang quản lý tài khoản Google của hộp Gmail cần nối, mục Bảo mật, bật Xác minh 2 bước. Chưa bật bước này thì Google không cho tạo mật khẩu ứng dụng.

• 2

  Tạo mật khẩu ứng dụng. Vẫn trong tài khoản Google, mở mục Mật khẩu ứng dụng, đặt một cái tên dễ nhớ như Orova rồi bấm tạo. Google hiện một dãy 16 ký tự. Chép dãy này lại, Google chỉ hiện đúng một lần.

• 3

  Kiểm IMAP đã bật. Trong cài đặt Gmail, tab chuyển tiếp và POP/IMAP, bảo đảm IMAP đang bật. Nếu tắt, Orova sẽ báo hộp thư chưa bật IMAP.

Nối hộp thư vào Orova

• 1

  Mở Cài đặt ▸ Hộp thư. Vào Orova Connect ▸ Cài đặt, tab Hộp thư, bấm Thêm hộp thư. Hộp thoại Thêm hộp thư mở ra.

  

• 2

  Với Gmail: bấm Kết nối Gmail. Bấm Kết nối Gmail. Orova điền sẵn máy chủ nhận và gửi, đồng thời mở trang mật khẩu ứng dụng của Google. Bạn điền Địa chỉ thư, dán dãy 16 ký tự vào ô Mật khẩu ứng dụng, gõ Tên người gửi hiển thị.

  

• 3

  Với email công ty: khai máy chủ. Ở nhóm Máy chủ nhận thư (IMAP) và Máy chủ gửi thư (SMTP), điền Địa chỉ máy chủ, Cổng, Bảo mật. Mặc định Orova để IMAP cổng 993 kiểu SSL và SMTP cổng 587 kiểu STARTTLS; nhà cung cấp thư của bạn ghi khác thì làm theo nhà cung cấp.

  

• 4

  Bấm Lưu. Bấm Lưu. Orova thử đăng nhập thật vào cả hai cửa, bạn thấy dòng Đang kiểm tra kết nối…. Đúng thì hiện Kết nối tốt. Đã lưu hộp thư. Sai thì Orova báo rõ cửa nào lỗi: sai mật khẩu, sai cổng, sai kiểu bảo mật hay không tìm thấy máy chủ.

  

• 5

  Chờ kéo thư về. Lần đầu Orova kéo thư 90 ngày gần nhất. Sau đó thư mới về gần như tức thì. Muốn kéo ngay thì bấm Đồng bộ ở trang Hộp thư.

  

Tạm hoãn và nhắc lại một thư

• 1

  Tạm hoãn. Bấm Tạm hoãn rồi chọn Tối nay, Ngày mai, Cuối tuần, Tuần sau hoặc Chọn giờ. Thư biến khỏi Hộp thư đến, nằm ở mục Tạm hoãn, và quay lại đầu hộp đúng giờ hẹn.

• 2

  Nhắc tôi. Bấm Nhắc tôi và chọn giờ. Đúng giờ đó Orova gửi một thư nhắc về chính hộp thư này, bạn thấy dòng Đã hẹn nhắc kèm giờ.

• 3

  Chuột phải để làm nhanh. Chuột phải lên một thư trong danh sách để mở menu Thao tác với thư: Chuyển tới tab, Tìm thư từ người này, trả lời, chuyển tiếp và các thao tác khác.

Tạo một bộ lọc

• 1

  Mở tab Bộ lọc & chặn. Vào Cài đặt ▸ Bộ lọc & chặn, bấm Tạo bộ lọc. Hoặc tìm ở ô Tìm nâng cao trước rồi bấm Tạo bộ lọc để Orova điền sẵn điều kiện.

  

• 2

  Đặt điều kiện. Ở phần Khi thư, chọn khớp Tất cả hay Bất kỳ, bấm Thêm điều kiện. Điều kiện chọn được: Người gửi, Người nhận, Cc, Tiêu đề, Nội dung, Kích thước (MB), Có tệp đính kèm, Hộp thư, Nhãn, Phân loại, Ngày nhận.

  

• 3

  Chọn hành động. Ở phần Thì, tick Lưu trữ, Đánh dấu đã đọc, Gắn sao, Gắn nhãn, Phân loại, Xoá hoặc Không bao giờ là spam. Bấm Lưu.

  

• 4

  Áp cho thư cũ nếu cần. Bấm Áp cho thư đã có để chạy luật trên thư đã về. Orova báo Đã áp cho N thư. Việc này chỉ đổi nhãn, sao, trạng thái đọc tại Orova.

• 1

  Bật cho từng hộp. Vào Cài đặt ▸ Chung, phần Trả lời tự động, chọn hộp thư rồi bật Bật. Điền Tiêu đề và nội dung thư trả lời.

• 2

  Chọn chế độ trả lời. Theo ngày: chỉ trả lời trong khoảng Từ ngày – Đến ngày. Theo lịch làm việc: trả lời thư đến ngoài Giờ làm việc, vào Ngày nghỉ trong tuần hoặc ngày trong Ngày lễ, ngày nghỉ riêng (tối đa 60 ngày). Cả hai: phải nằm trong khoảng ngày và ngoài lịch làm việc.

• 3

  Giới hạn người nhận. Mỗi người gửi nhận thư trả lời tự động tối đa 1 lần trong 4 ngày. Tick Chỉ người trong danh bạ nếu không muốn trả lời người lạ. Bấm Lưu.

Soạn và gửi một thư

• 1

  Mở cửa sổ soạn. Ở trang Hộp thư, bấm Soạn thư. Cửa sổ Thư mới mở ở góc màn hình. Bấm Thu nhỏ, Mở rộng hoặc Toàn màn hình tuỳ ý.

• 2

  Chọn hộp gửi và người nhận. Chọn hộp ở ô Gửi từ. Gõ ô Tới, Orova gợi ý từ Danh bạ và Nhóm gửi. Bấm Cc/Bcc để mở thêm hai ô. Một thư tối đa 100 người nhận, tính cả Tới, Cc và Bcc.

• 3

  Viết nội dung. Điền Tiêu đề rồi viết. Thanh công cụ có định dạng chữ, danh sách, bảng, Chèn ảnh, Chèn link. Bấm Chế độ HTML để sửa mã HTML, bấm Soạn thảo để quay lại.

• 4

  Đính kèm. Bấm Đính kèm hoặc kéo thả tệp vào cửa sổ soạn. Tổng đính kèm tối đa 25 MB mỗi thư.

• 5

  Gửi ngay hoặc hẹn giờ. Bấm Gửi. Muốn hẹn thì bấm Hẹn giờ gửi rồi chọn Sáng mai 08:00, Chiều nay 13:00, Thứ Hai 08:00 hoặc Chọn ngày giờ. Thư hẹn nằm ở mục Đã lên lịch.

• 6

  Hoàn tác nếu lỡ tay. Sau khi bấm Gửi, Orova giữ thư 5 giây và hiện nút Hoàn tác. Đổi số giây ở Cài đặt ▸ Chung ▸ Hoàn tác gửi, từ 0 tới 60 giây.

  

• 1

  Tô chọn đoạn cần sửa. Bôi đen đoạn văn trong khung soạn. Chưa tô thì Orova nhắc Tô chọn đoạn cần AI viết lại trước.

• 2

  Bấm AI. Bấm nút AI trên thanh công cụ, hoặc nhấn phím i. Hộp Viết lại bằng AI mở ra.

• 3

  Gõ yêu cầu rồi Chạy. Gõ yêu cầu, ví dụ viết ngắn lại, lịch sự hơn. Để trống thì AI viết lại cho hay hơn. Bấm Chạy, bạn thấy AI đang viết… rồi đoạn mới thay vào chỗ cũ.

Làm một mẫu của riêng bạn

• 1

  Bắt đầu từ mẫu hệ thống hoặc mẫu trắng. Mẫu hệ thống chỉ xem. Mở một mẫu và bấm Sao chép về kho của tôi để có bản riêng sửa được. Hoặc bấm Mẫu mới để bắt đầu từ trang trắng.

  

• 2

  Soạn nội dung và chèn biến. Viết trong tab Soạn thảo hoặc HTML. Mẫu dạng bảng mở sẵn ở HTML để giữ bố cục. Bấm Chèn biến để thêm ô tự điền.

  

• 3

  Xem thử. Bấm Xem thử. Orova điền biến bằng dữ liệu thật của bạn. Mẫu có thay đổi chưa lưu thì điền bằng dữ liệu minh hoạ.

  

• 4

  Gắn thẻ, xếp nhóm. Gắn Thẻ và chọn Nhóm để dễ tìm. Tick nhiều mẫu để Gắn thẻ, Bỏ thẻ, Chuyển nhóm hoặc Xoá mẫu một lượt.

• 5

  Chia sẻ. Bấm Chia sẻ…, chọn Riêng tôi, Cả workspace hoặc Tuỳ chọn. Tuỳ chọn thì tick Phòng ban (gồm cả phòng con) hoặc từng Thành viên, mỗi nơi chọn quyền Được dùng hay Được sửa.

  

Thêm và sắp xếp liên hệ

• 1

  Thêm liên hệ. Vào Orova Connect ▸ Danh bạ, bấm Thêm liên hệ. Điền Họ, Tên, Email, Điện thoại, Công ty, Ghi chú, bấm Lưu.

• 2

  Tìm và lọc. Gõ ô Tìm liên hệ…, hoặc bấm chữ cái đầu của tên. Tên có dấu vẫn xếp đúng chữ, ví dụ Đặng nằm ở D. Lọc thêm theo Thẻ hoặc Đã gửi thư.

• 3

  Gắn thẻ màu. Bấm Thêm thẻ, đặt tên và chọn màu trong bảng 24 màu. Một người gắn được nhiều thẻ.

• 4

  Tạo nhóm gửi. Bấm Tạo nhóm, đặt tên rồi thêm Thành viên.

• 5

  Làm hàng loạt. Tick nhiều dòng rồi chọn Gắn thẻ, Gỡ thẻ, Vào nhóm hoặc Xoá.

• 6

  Soạn thư từ liên hệ. Bấm Soạn thư trên một liên hệ để mở thư mới điền sẵn người nhận.

Nhập danh bạ từ tệp CSV

• 1

  Chuẩn bị tệp. Tệp CSV mã hoá UTF-8, dòng đầu là tên cột. Bắt buộc có cột email, các cột khác để trống được. Cột tags ghi nhiều thẻ cách nhau bằng dấu ;. Bấm Tải file mẫu trong hộp thoại nhập để có tệp đúng khuôn.

  

• 2

  Nhập. Bấm Nhập CSV ▸ Chọn file CSV. Mỗi lần tối đa 5.000 dòng và 2 MB. Xong Orova báo Đã nhập N liên hệ.

  

• 3

  Kiểm kết quả. Email đã có thì được cập nhật, không tạo trùng. Thẻ chưa có trong danh bạ được tạo mới.

Đặt một cuộc họp

• 1

  Mở form. Bấm Đặt lịch họp, hoặc bấm vào một ô trống trên lịch để điền sẵn giờ.

  

• 2

  Điền phần chính. Điền Tiêu đề, chọn Hình thức, rồi Bắt đầu và Kết thúc. Không đặt được giờ bắt đầu ở quá khứ, và một cuộc họp dài tối đa 24 giờ.

  

• 3

  Chọn nơi họp. Họp Trực tuyến: để trống ô Link họp online thì Orova tự tạo phòng Orova Meet, hoặc dán link Zoom, Google Meet vào. Họp Trực tiếp: chọn Phòng họp.

  

• 4

  Mời người. Ở ô Người tham dự, gõ email người mời, cách nhau bằng dấu phẩy. Chọn hộp ở ô Gửi từ tài khoản để Orova gửi thư mời từ hộp đó.

  

• 5

  Phân loại và lặp lại. Chọn Phòng ban, Chủ đề, Thẻ, viết Mô tả nếu cần. Ở ô Lặp lại chọn Hàng ngày, Hàng tuần hoặc Hàng tháng, rồi đặt Kết thúc lặp tới một ngày hoặc Không giới hạn.

  

• 6

  Lưu. Bấm Lưu. Orova báo Đã đặt lịch họp và gửi thư mời. Cuộc họp hiện trên lịch.

  

Vào phòng

• 1

  Mở phòng. Bấm vào cuộc họp trên lịch rồi bấm Vào phòng họp, phòng mở ở tab mới. Hoặc mở link phòng. Nút Sao chép link ở chi tiết cuộc họp và ở sảnh chờ để gửi link cho người khác.

  

• 2

  Chuẩn bị ở sảnh chờ. Ở sảnh, Micro và Camera mặc định tắt. Bấm nút nào thì trình duyệt mới xin quyền dùng cái đó. Bấm Nền để chọn phông nền trước khi vào.

• 3

  Khách vào phòng. Khách không đăng nhập thấy màn Vào phòng với tư cách khách, điền Tên của bạn (và Số điện thoại, Email nếu phòng đăng ký trước), rồi bấm Vào phòng.

Điều khiển phòng

• 1

  Đặt quyền chung. Bấm Cài đặt phòng (chỉ chủ trì thấy). Chọn Ai được chat, Ai được bật mic, Ai được bật cam là Mọi người hoặc Chỉ chủ trì. Quyền áp ngay cho người đang trong phòng, không ai phải vào lại.

• 2

  Thêm đồng chủ trì. Ở ô Đồng chủ trì (email), nhập email hoặc chọn từ người đang tham dự. Tối đa 20 đồng chủ trì. Khách vào bằng tên, không đăng nhập, thì không làm đồng chủ trì được.

• 3

  Thao tác trên từng người. Mở Người tham dự, trên hàng từng người có Tắt mic, Tắt cam, Cho bật mic, Cho bật cam, Khoá chat hoặc Mở chat, Đặt làm đồng chủ trì hoặc Bỏ đồng chủ trì, và Mời ra khỏi phòng.

• 4

  Xử lý giơ tay. Dải Đang giơ tay chỉ chủ trì thấy. Bấm Hạ tất cả để hạ tay mọi người một lượt.

• 5

  Kết thúc cuộc họp. Bấm Kết thúc cuộc họp và xác nhận. Mọi người rời phòng, link hết vào được. Cuộc họp lặp lại thì link mở lại cho lượt kế, từ 15 phút trước giờ họp.

Bật AI recap khi họp online

• 1

  Chủ trì bấm AI recap. Trong phòng Orova Meet, chủ trì bấm AI recap trên thanh điều khiển. Người không phải chủ trì bấm sẽ thấy Chỉ chủ trì mới bật được AI recap.

• 2

  Cả phòng được báo. Mọi người thấy thông báo cuộc họp đang được ghi âm để tóm tắt. Máy người bấm trộn tiếng cả phòng, gửi lên máy chủ từng mẩu 15 giây kèm dữ liệu ai đang nói. Mẩu lỗi tự gửi lại.

• 3

  Bật mic của bạn. Nếu mic của chính bạn đang tắt, Orova nhắc Mic của bạn đang tắt — bật mic để AI recap ghi được giọng bạn.

• 4

  Dừng để lấy biên bản. Bấm Dừng AI recap. Orova báo đã gửi băng và AI đang tóm tắt. AI gỡ băng, gán tên thật người nói theo dữ liệu phòng họp, gộp các lượt liền nhau của cùng một người, rồi viết bản tóm tắt.

Recap cho họp trực tiếp

• 1

  Mở trang Recap. Bấm vào cuộc họp Trực tiếp trên lịch rồi mở Recap. Trang Recap cuộc họp mở ra.

• 2

  Đặt máy giữa bàn và ghi. Đặt máy tính hoặc điện thoại ở giữa bàn họp, bấm Ghi âm. Trang dùng micro của chính máy đó và gửi băng lên từng mẩu 15 giây, nên đừng đóng tab khi đang ghi.

  

• 3

  Dừng và tóm tắt. Họp xong, bấm Dừng & tóm tắt. AI tách giọng thành Speaker 1, Speaker 2…, đếm số người nói và thời lượng mỗi người, rồi viết bản tóm tắt 4 mục.

• 4

  Không ghi trực tiếp được. Bấm hoặc tải băng ghi âm lên để đưa tệp ghi âm, ghi hình có sẵn lên. Muốn bỏ băng đang có thì bấm Xoá băng.