Dùng Orova Recruit
từng bước một.

Tạo một vị trí

• 1

  Bấm Tạo vị trí. Nút nằm ở góc trên bên phải màn hình Vị trí tuyển dụng. Không có ô nhập tên hay nút xác nhận: bấm một lần là vị trí được tạo ngay.

  

• 2

  Vị trí mới mở ra. Orova nhảy thẳng vào trang chi tiết của vị trí vừa tạo. Bạn đang ở tab JD & Tiêu chí với JD còn trống — đúng chỗ để làm bước tiếp theo.

  

• 3

  Đổi tên ngay trên trang. Vị trí mới tạm mang tên “Vị trí mới”. Bấm vào ô Tên vị trí trên trang chi tiết rồi gõ tên thật, ví dụ “Barista trưởng”.

  

• 4

  Quay lại xem danh sách. Mỗi vị trí là một dòng trong bảng. Cột CV cho biết đã nhận bao nhiêu hồ sơ, chip trạng thái cho biết đã sẵn sàng chấm chưa.

  

Cách 1 — đưa JD có sẵn vào

• 1

  Dán thẳng nội dung. Bấm vào ô lớn có chữ gợi ý “Hoặc dán nội dung JD vào đây…”, dán bản mô tả công việc vào. Orova tự lưu: bạn thấy chữ “Đang lưu…” rồi “Đã lưu tự động”.

  

• 2

  Hoặc tải file JD lên. Bấm Tải JD rồi chọn một file. Orova nhận PDF, Word (DOCX/DOC), TXT, RTF, ODT và ảnh JPG/PNG, mỗi file tối đa 10MB. Tải file JD có dùng AI để đọc nên tốn quota.

  

Cách 2 — để AI viết JD hộ

• 1

  Gõ vài gạch đầu dòng. Vào ô JD, gõ ý chính thôi: tên việc, số người quản, yêu cầu kinh nghiệm, ưu tiên gì. Ba tới năm dòng là đủ.

• 2

  Bấm Viết JD bằng AI. Nút nằm ngay trên ô JD. AI đọc mấy gạch đầu dòng rồi viết ra bản JD hoàn chỉnh, điền luôn vào tiêu đề và ô mô tả. Việc này tốn quota.

  

• 3

  Đọc lại và sửa. AI viết theo ý bạn nhưng không biết chuyện nội bộ. Sửa thẳng trong ô, Orova vẫn tự lưu.

  

Phân tích JD để có bộ tiêu chí

• 1

  Bấm Phân tích JD. Nút nằm dưới ô JD. Màn hình hiện chữ “AI đang phân tích JD…” trong ít giây. Việc này tốn quota.

  

• 2

  Xem bảng tiêu chí đổ ra. Bảng Tiêu chí đánh giá hiện các dòng, mỗi dòng ba cột: Nhóm, Tiêu chí, Trọng số. Đây là bộ thước AI sẽ dùng để chấm mọi CV của vị trí này.

  

• 3

  Sửa lại cho đúng ý. Đổi Nhóm, sửa chữ trong cột Tiêu chí, chỉnh Trọng số. Bấm Thêm tiêu chí để thêm một dòng trống. Mỗi lần bảng đổi, Orova lưu lại và gọi AI tách tiêu chí thành các ý nhỏ nên tốn quota.

  

• 4

  Muốn làm lại từ đầu. Sửa nội dung JD rồi bấm Phân tích lại. Bảng tiêu chí được dựng lại theo JD mới.

Đặt ngưỡng đạt và dải cân nhắc

• 1

  Điền Ngưỡng đạt. Là mức phần trăm để một CV được xếp Đạt. Ô nằm ngay dưới bảng tiêu chí. CV có điểm bằng hoặc cao hơn mức này thì đạt.

  

• 2

  Điền Dải cân nhắc. Là khoảng phần trăm ngay dưới ngưỡng đạt. CV rơi vào khoảng này được xếp Cân nhắc để bạn xem lại bằng mắt, thay vì loại thẳng. Hai con số này quyết định CV vào nhóm nào.

  

Giao vị trí cho đúng người

• 1

  Bấm Người tuyển dụng. Nút nằm ở đầu trang chi tiết vị trí. Một hộp thoại mở ra, liệt kê thành viên trong không gian làm việc.

  

• 2

  Chọn mức quyền cho từng người. Có bốn mức: Theo quyền chung, Được tuyển (sửa), Chỉ xem, Không thấy. Ai bị đặt Không thấy sẽ không nhìn thấy CV của vị trí này.

  

Đưa CV vào vị trí

• 1

  Mở màn hình Sàng lọc CV. Trong trang chi tiết vị trí, bấm tab CV & Kết quả. Khi chưa có hồ sơ nào, màn hình hiện “Chưa có CV nào. Tải CV lên để bắt đầu chấm.” cùng hai nút tải.

  

• 2

  Bấm Tải CV để chọn từng file. Hộp chọn file của máy mở ra. Bạn giữ phím Ctrl (hoặc Command trên máy Mac) để chọn nhiều file một lượt.

  

• 3

  Hoặc bấm Tải thư mục. Dùng khi bạn đã gom sẵn CV vào một thư mục trên máy. Orova lấy mọi file hợp lệ trong thư mục đó, bỏ qua file lạ.

  

• 4

  Chờ thanh tải chạy xong. Một thẻ “Đang tải CV lên” hiện ra kèm chữ “Đang tải {done}/{total}…”. Tải xong, Orova báo “Đã nhận {n} CV.” và bảng CV hiện các dòng mới.

• 5

  Kiểm dòng báo bị bỏ qua. Nếu có file sai định dạng hoặc quá nặng, Orova gom lại thành một dòng “{n} file bị bỏ qua (định dạng hoặc quá 10MB).” Xem lại các file đó rồi tải lại.

Chạy một lượt chấm

• 1

  Bấm Phân tích tất cả. Nút nằm ở đầu bảng trong màn hình Sàng lọc CV. Một hộp xác nhận hiện ra, nói rõ sẽ chấm bao nhiêu CV và mỗi CV trừ quota theo lượng AI thực dùng.

  

• 2

  Hoặc chỉ chấm vài hồ sơ. Tích ô vuông ở đầu các dòng cần chấm. Một thanh công cụ hiện ra ở dưới với Phân tích, Xoá, Bỏ chọn. Cách này hợp khi bạn vừa bổ sung thêm vài CV.

  

• 3

  Xác nhận rồi để đó. Thẻ Đang chấm CV hiện ra, đếm “Đã xong {done}/{total} CV” và cho biết “Đang chấm: {tên file}”. Mỗi CV mất khoảng vài chục giây, nên sáu CV rơi vào tầm ba tới sáu phút.

• 4

  Rời trang nếu muốn. Ngay dưới thẻ tiến độ có dòng “Bạn có thể rời trang — việc chấm chạy nền.” Cứ đi làm việc khác, lát sau mở lại là thấy kết quả.

Đọc kết quả

• 1

  Nhìn cột Điểm và Kết quả. Điểm là trung bình có nhân trọng số của mọi tiêu chí. Cột Kết quả quy điểm đó về ba chip dễ nhìn theo ngưỡng bạn đã đặt.

  

• 2

  Bấm vào một dòng. Popup kết quả mở ra, đầu popup là tên file CV. Trong đó có thông tin ứng viên (họ tên, email, điện thoại, số năm kinh nghiệm, vị trí gần nhất), phần nhận xét chung và bảng chấm theo từng tiêu chí.

  

• 3

  Xem CV gốc ngay tại chỗ. Bấm Xem CV để mở file gốc trong Orova, không phải tải về máy. PDF và ảnh hiện thẳng, file Word được dựng lại thành trang chữ. Có sẵn nút mở tab mới và nút tải về.

  

• 4

  Ghi ý kiến của bạn. Dùng cột Bạn đánh giá để ghi nhận xét người thật. Cột này không đè lên điểm AI, hai cột nằm cạnh nhau để bạn so.

  

Dựng bộ câu hỏi chung

• 1

  Chọn vị trí. Bấm ô Vị trí ở đầu trang rồi chọn vị trí cần chuẩn bị. Khi chưa có câu nào, màn hình hiện “Chưa có câu hỏi — bấm “AI tạo từ JD” hoặc “Sửa tay” để tự nhập.”

  

• 2

  Bấm AI tạo. AI đọc JD và bộ tiêu chí rồi viết ra danh sách câu hỏi. Chờ ít giây là câu hỏi đổ ra màn hình. Việc này tốn quota.

  

• 3

  Sửa và bổ sung. Bấm Sửa tay để đổi chữ trong từng câu. Bấm Thêm câu hỏi để thêm câu của riêng bạn. Hai việc này không tốn quota.

  

Làm bộ riêng cho một ứng viên

• 1

  Chọn ứng viên. Bấm ô Ứng viên ở đầu trang rồi chọn một người. Danh sách lấy từ CV đã tải lên đúng vị trí đó.

  

• 2

  Bấm AI tạo. Khi đã chọn ứng viên, AI tạo đọc CV người này rồi viết lại bộ câu hỏi, hỏi thẳng vào kinh nghiệm và dự án ghi trong hồ sơ. Việc này tốn quota.

  

• 3

  Dùng lại cho cả nhóm nếu muốn. Bấm Áp cho mọi CV để đẩy bộ câu hỏi đang xem sang mọi ứng viên của vị trí. Orova báo “Đã áp cho {n} ứng viên.” Việc này không tốn quota.

  

Làm theo thứ tự này

• 1

  Khai phòng họp trước. Ở khu Lịch phỏng vấn, bấm Phòng họp. Một bảng tên “Phòng họp phỏng vấn” hiện ra. Điền tên phòng, khung giờ nhận lịch và thời lượng mặc định của một cuộc. Bật Mọi ngày cùng giờ nếu mọi ngày giống nhau. Bấm lưu, phòng hiện ngay trong danh sách.

  

• 2

  Đặt một cuộc phỏng vấn. Bấm Đặt lịch phỏng vấn. Chọn Vị trí, rồi chọn Ứng viên trong danh sách CV của đúng vị trí đó. Chọn ngày, giờ bắt đầu và phòng. Bấm lưu, cuộc phỏng vấn hiện thành một khối trên lịch.

  

• 3

  Nhìn lại cả tuần. Lịch xem được theo ngày hoặc theo tuần. Mỗi cuộc là một khối mang tên ứng viên. Bạn kiểm nhanh xem có ai bị xếp sát giờ nhau không, hoặc phòng nào đang kín.

  

• 1

  Mở khung ghi chú của đúng ứng viên. Chọn Vị trí trước, rồi chọn Ứng viên. Khi chưa ghi gì, khung báo “Chưa có ghi chú nào…”. Nút Ghi âm nằm sẵn ở đó.

  

• 2

  Gõ tay trong lúc nghe. Gõ từng ý ngắn rồi xuống dòng. Mỗi dòng tự lưu và mang theo giờ ghi. Cách này không tốn quota và luôn chạy được, kể cả khi phòng ồn hay máy không có micro.

  

• 3

  Hoặc để máy nghe hộ. Bấm Ghi âm, trình duyệt xin quyền micro, bạn bấm Cho phép. Trên Chrome, Edge và Safari, máy nghe và gõ lại ngay trong lúc nói. Trình duyệt khác chỉ ghi âm, chữ được gỡ sau.

  

• 4

  Dừng và lấy bản chữ. Bấm Dừng & gỡ băng. AI nghe lại file rồi nối bản chữ vào khung ghi chú. Bước này có trừ quota, số hiện ra trước khi bạn bấm. File âm thanh nhận tối đa 300 MB.

• 5

  Chốt vòng phỏng vấn. Phỏng vấn xong, lưu ghi chú thành một phiên. Màn hình hỏi “Lưu ghi chú hiện tại thành một phiên phỏng vấn?”. Đồng ý là vòng đó được cất lại, xem lại bất cứ lúc nào.

  

• 1

  Bấm Chấm tất cả. AI đọc ghi chú của từng ứng viên rồi chấm theo phiếu câu hỏi. Màn hình chạy các dòng báo tiến độ như “Ứng viên {i}/{n} · {tên}” và “AI đang chấm theo phiếu câu hỏi…”. Mỗi ứng viên mất vài chục giây, bạn chờ cho tới khi bảng có điểm.

  

• 2

  Đọc bảng đánh giá. Bảng đặt điểm CV cạnh điểm phỏng vấn của cùng một người. Ai mạnh trên giấy nhưng yếu khi nói, hoặc ngược lại, nhìn ra ngay ở đây.

  

• 3

  Nhờ AI so các ứng viên. Bấm AI đề xuất quyết định. AI xếp hạng theo cả điểm CV lẫn điểm phỏng vấn và nêu lý do từng người. Cần ít nhất 2 ứng viên đã chấm CV, nếu không màn hình báo “Cần ít nhất 2 ứng viên đã chấm CV để so sánh.”

  

• 4

  Chốt quyết định cuối. Ở cột Quyết định cuối, chọn Chọn cho người bạn nhận, Loại cho người không nhận. Chưa nghĩ xong thì để Chưa quyết định. Giá trị này sẽ được luật gửi email tự động dùng tới ở mục Email cho ứng viên.

  

• 5

  Xuất hồ sơ đánh giá ra PDF. Tải bản PDF gồm phần sàng lọc CV và phần phỏng vấn. Tiện khi bạn phải trình lại cho cấp trên hoặc lưu hồ sơ tuyển.

  

Kết nối hộp thư trước

• 1

  Mở tab Kết nối email. Ở khu Liên hệ, chọn tab Kết nối email. Bạn thấy ô Tài khoản email gửi, ô mật khẩu ứng dụng, ô Máy chủ gửi (SMTP) và ô cổng. Dùng Gmail thì điền địa chỉ Gmail và mật khẩu ứng dụng; dùng email công ty thì hỏi bộ phận kỹ thuật lấy máy chủ và cổng.

  

• 2

  Lưu và chờ báo Đã kết nối. Bấm lưu. Màn hình hiện “Đang thử đăng nhập…” trong vài giây rồi đổi thành Đã kết nối. Thấy chữ đó là hộp thư dùng được. Báo lỗi thì xem mục Hỏi đáp ở cuối trang.

  

Soạn mẫu thư và gửi

• 1

  Tạo mẫu và đặt tên rõ mục đích. Sang tab Mẫu email. Đặt tên mẫu rõ mục đích, ví dụ “Mời phỏng vấn vòng 1”, “Thư nhận việc” hoặc “Thư từ chối”, để lúc gắn vào luật dễ chọn đúng. Viết nội dung vào ô HTML của mẫu, hoặc ghi vài yêu cầu vào ô ghi chú cho AI rồi bấm AI soạn mẫu. Bước nhờ AI có trừ quota.

  

• 2

  Xem thử trước khi dùng. Bấm Xem thử để nhìn lá thư đúng như ứng viên sẽ thấy. Muốn chèn ảnh, ví dụ logo công ty, thì tải ảnh lên ngay trong khung soạn. Ảnh nhận tối đa 3 MB.

  

• 3

  Mở tab Gửi email. Tab này chỉ chứa các luật gửi tự động — không có ô Gửi tới hay khung soạn để gửi lẻ một lá thư. Thư đi ra qua luật, mỗi lá bọc trong một mẫu bạn vừa tạo. Chưa kết nối hộp thư thì không thư nào được gửi.

• 4

  Bật luật gửi tự động. Trong tab Gửi email, mỗi luật gồm một điều kiện và một mẫu thư. Điều kiện chọn được: AI sàng lọc CV, Bạn đánh giá CV, AI kết luận sau phỏng vấn, Quyết định cuối, Vừa xếp lịch phỏng vấn. Bật cột Bật là luật chạy.