Gebruik Orova Recruit
stap voor stap.

Een vacature maken

• 1

  Klik op Nieuwe vacature. De knop staat rechtsboven op het scherm Vacatures. Er is geen naamvak en niets te bevestigen: één klik maakt de vacature direct aan.

  

• 2

  De nieuwe vacature opent. Orova springt direct naar de detailpagina van de nieuwe vacature. U komt op het tabblad JD & criteria met een lege JD — precies waar de volgende stap plaatsvindt.

  

• 3

  Hernoem de vacature direct op de pagina. De nieuwe vacature heet voorlopig “Nieuwe vacature”. Klik op het vak Functienaam op de detailpagina en typ de echte naam, bijvoorbeeld “Head barista”.

  

• 4

  Ga terug naar de lijst. Elke vacature is één rij in de tabel. De kolom Cv's toont hoeveel sollicitaties er binnenkwamen, en het statuslabel laat zien of de vacature klaar is om te beoordelen.

  

Optie 1 — gebruik een JD die u al hebt

• 1

  Plak de inhoud direct. Klik op het grote vak met “Of plak de JD-inhoud hier…” en plak uw functieomschrijving. Orova slaat die voor u op: u ziet “Opslaan…” en daarna “Automatisch opgeslagen”.

  

• 2

  Of upload een JD-bestand. Klik op JD uploaden en kies een bestand. Orova accepteert PDF, Word (DOCX/DOC), TXT, RTF, ODT en JPG/PNG-afbeeldingen, tot 10 MB per bestand. Bij het uploaden van een JD-bestand leest AI het bestand, dus dit verbruikt quota.

  

Optie 2 — laat AI de JD voor u schrijven

• 1

  Typ een paar opsommingspunten. Noteer in het JD-vak alleen de kern: de functie, hoeveel mensen er worden aangestuurd, de gewenste ervaring en uw voorkeuren. Drie tot vijf regels is genoeg.

• 2

  Klik op JD schrijven met AI. De knop staat direct boven het JD-vak. AI leest uw punten, schrijft een volledige JD en vult zowel de titel als het omschrijvingsvak in. Deze actie verbruikt quota.

  

• 3

  Lees het na en pas aan. AI schrijft wat u vraagt, maar kent uw interne context niet. Bewerk de tekst direct in het vak — Orova blijft automatisch opslaan.

  

Analyseer de JD om de criteria te krijgen

• 1

  Klik op JD analyseren. De knop staat onder het JD-vak. Het scherm toont enkele seconden “AI analyseert de JD…”. Deze actie verbruikt quota.

  

• 2

  Bekijk hoe de criteriatabel zich vult. De tabel Evaluatiecriteria vult zich met rijen, elk met drie kolommen: Groep, Criterium, Weging. Dit is de maatstaf die AI gebruikt voor elk cv van deze vacature.

  

• 3

  Pas de tabel aan naar uw wensen. Wijzig de Groep, herschrijf de tekst in de kolom Criterium en pas de Weging aan. Klik op Criterium toevoegen voor een lege rij. Elke keer dat de tabel verandert, slaat Orova die op en laat AI de criteria in kleinere punten opsplitsen, dus dit verbruikt quota.

  

• 4

  Als u opnieuw wilt beginnen. Pas de JD-inhoud aan en klik daarna op Opnieuw analyseren. De criteriatabel wordt opnieuw opgebouwd vanuit de nieuwe JD.

Stel de drempelwaarde en het beoordelingsbereik in

• 1

  Vul Drempelwaarde voor kwalificatie in. Dit is het percentage dat een cv nodig heeft om als Geschikt te worden gemarkeerd. Het veld staat direct onder de criteriatabel. Een cv dat op of boven dit niveau scoort, is geschikt.

  

• 2

  Vul Beoordelingsbereik in. Dit is het percentagevenster net onder de drempelwaarde. Een cv in dat venster wordt gemarkeerd als Beoordelen, zodat u het zelf kunt bekijken in plaats van het meteen af te wijzen. Deze twee getallen bepalen in welke groep elk cv terechtkomt.

  

Wijs de vacature toe aan de juiste mensen

• 1

  Klik op Recruiters. De knop staat bovenaan de vacaturepagina. Er opent een venster met de leden van uw werkruimte.

  

• 2

  Kies per persoon een toegangsniveau. Er zijn vier niveaus: Standaard gebruiken, Kan bewerken, Alleen weergeven, Geen toegang. Wie op Geen toegang staat, ziet de cv's van deze vacature niet.

  

Cv's in de vacature krijgen

• 1

  Open het scherm Cv-screening. Klik op de vacaturepagina op het tabblad Cv's & resultaten. Zijn er nog geen sollicitaties, dan toont het scherm “Nog geen cv's. Upload cv's om te beginnen met beoordelen.” met de twee uploadknoppen.

  

• 2

  Klik op Cv's uploaden om losse bestanden te kiezen. De bestandskiezer van uw computer opent. Houd Ctrl (of Command op een Mac) ingedrukt om meerdere bestanden tegelijk te selecteren.

  

• 3

  Of klik op Map uploaden. Gebruik dit als u de cv's al in één map op uw computer hebt verzameld. Orova neemt elk geldig bestand daarin mee en slaat de rest over.

  

• 4

  Wacht tot de uploadbalk klaar is. Er verschijnt een kaart “Cv's uploaden” met de regel “Uploaden {done}/{total}…”. Zodra die klaar is, meldt Orova “{n} cv's ontvangen.” en verschijnen de nieuwe rijen in de cv-tabel.

• 5

  Controleer de regel met overgeslagen bestanden. Heeft een bestand een verkeerd formaat of is het te groot, dan bundelt Orova dat in één regel: “{n} bestanden overgeslagen (formaat of groter dan 10 MB).” Controleer die bestanden en upload ze opnieuw.

Voer een beoordelingsronde uit

• 1

  Klik op Alles analyseren. De knop staat boven de tabel op het scherm Cv-screening. Er verschijnt een bevestigingsvenster dat aangeeft hoeveel cv's worden beoordeeld en dat elk cv quota verbruikt op basis van het werkelijke AI-gebruik.

  

• 2

  Of beoordeel slechts enkele sollicitaties. Vink de selectievakjes aan bij de gewenste rijen. Onderaan verschijnt een werkbalk met Analyseren, Verwijderen, Wissen. Handig wanneer u net een handvol cv's hebt toegevoegd.

  

• 3

  Bevestig en laat het draaien. De kaart Cv's beoordelen verschijnt, telt “{done}/{total} cv's klaar” en toont “Beoordelen: {file name}”. Elk cv duurt enkele tientallen seconden, dus zes cv's zijn ongeveer in drie tot zes minuten klaar.

• 4

  Verlaat de pagina als u wilt. Direct onder de voortgangskaart staat de regel “U kunt deze pagina verlaten — het beoordelen gaat op de achtergrond door.” Doe iets anders en kom terug voor de resultaten.

Lees de resultaten

• 1

  Bekijk de kolommen Score en Resultaat. De score is het gewogen gemiddelde over alle criteria. De kolom Resultaat zet die score om in een van drie duidelijke labels, op basis van de drempels die u hebt ingesteld.

  

• 2

  Klik op een rij. Er opent een resultaatvenster met de bestandsnaam van het cv als kop. Het bevat de kandidaatgegevens (volledige naam, e-mail, telefoon, jaren ervaring, meest recente functie), de algemene opmerkingen en de beoordelingstabel per criterium.

  

• 3

  Bekijk het originele cv direct. Klik op Cv bekijken om het originele bestand in Orova te openen in plaats van het te downloaden. PDF's en afbeeldingen worden direct getoond, Word-bestanden worden als tekstpagina opgebouwd. Er is een knop om het in een nieuw tabblad te openen en een om het te downloaden.

  

• 4

  Noteer uw eigen oordeel. Gebruik de kolom Uw oordeel om het menselijke oordeel vast te leggen. Die overschrijft nooit de AI-score — de twee kolommen staan naast elkaar zodat u kunt vergelijken.

  

Stel de gedeelde vragenset op

• 1

  Kies de vacature. Klik bovenaan op de keuzelijst Vacature en kies de functie waarvoor u zich voorbereidt. Zijn er nog geen vragen, dan toont het scherm “Nog geen vragen — klik op “AI uit JD” of “Handmatig bewerken” om zelf vragen te typen.”

  

• 2

  Klik op Genereren. AI leest de JD en de criteria en schrijft de vragenlijst uit. Enkele seconden later staan de vragen op het scherm. Deze actie verbruikt quota.

  

• 3

  Bewerken en toevoegen. Klik op Handmatig bewerken om de formulering van een vraag te wijzigen. Klik op Vraag toevoegen om een eigen vraag toe te voegen. Geen van beide kost quota.

  

Maak een persoonlijke set voor één kandidaat

• 1

  Kies de kandidaat. Klik bovenaan op de keuzelijst Kandidaat en kies een persoon. De lijst komt uit de cv's die naar die vacature zijn geüpload.

  

• 2

  Klik op Genereren. Met een gekozen kandidaat leest Genereren het cv van die persoon en herschrijft de vragenset zodat die direct ingaat op de ervaring en projecten uit de sollicitatie. Deze actie verbruikt quota.

  

• 3

  Hergebruik de set voor de hele groep als u wilt. Klik op Toepassen op alles om de set die u bekijkt naar alle kandidaten van de vacature door te zetten. Orova meldt “Toegepast op {n} kandidaten.” Deze actie kost geen quota.

  

Doe het in deze volgorde

• 1

  Stel eerst de ruimtes in. Klik in het onderdeel Planning op Ruimten. Er opent een venster “Gespreksruimtes”. Vul de naam van de ruimte, de reserveringstijden en de standaardduur van één gesprek in. Zet Dagelijks dezelfde tijden aan als elke dag hetzelfde is. Sla op en de ruimte verschijnt meteen in de lijst.

  

• 2

  Plan één gesprek in. Klik op Sollicitatiegesprek inplannen. Kies de Vacature en daarna de Kandidaat uit de cv's van diezelfde vacature. Kies de datum, de begintijd en de ruimte. Sla op en het gesprek verschijnt als blok in de agenda.

  

• 3

  Bekijk de hele week. De agenda heeft een dagweergave en een weekweergave. Elk gesprek is een blok met de naam van de kandidaat. U ziet in één oogopslag of iemand gesprekken direct achter elkaar heeft, of welke ruimte vol is.

  

• 1

  Open het notitievak van de juiste kandidaat. Kies eerst de Vacature en daarna de Kandidaat. Voordat u iets schrijft, staat in het vak “Nog geen notities…”. De knop Opnemen staat er direct bij.

  

• 2

  Typ terwijl u luistert. Typ één kort punt per regel. Elke regel wordt vanzelf opgeslagen met het tijdstip waarop die is geschreven. Dit kost geen quota en werkt altijd, ook in een rumoerige ruimte of op een computer zonder microfoon.

  

• 3

  Of laat de machine voor u luisteren. Klik op Opnemen, de browser vraagt om toegang tot de microfoon en u klikt op Toestaan. In Chrome, Edge en Safari luistert de machine mee en typt terwijl u spreekt. Andere browsers nemen alleen op, en de tekst wordt achteraf getranscribeerd.

  

• 4

  Stop en ontvang de tekst. Klik op Stoppen en transcriberen. De AI luistert het bestand terug en voegt de tekst toe aan uw notitievak. Deze stap verbruikt quota, en het aantal ziet u voordat u klikt. Audiobestanden worden geaccepteerd tot 300 MB.

• 5

  Sluit de gespreksronde af. Is het gesprek voorbij, sla de notities dan op als sessie. Het scherm vraagt “De huidige notities opslaan als gesprekssessie?”. Bevestig en die ronde wordt bewaard, op elk moment te lezen.

  

• 1

  Klik op Alles beoordelen. De AI leest de notities van elke kandidaat en scoort ze aan de hand van de vragenlijst. Het scherm toont voortgangsregels zoals “Kandidaat {i}/{n} · {name}” en “AI scoort aan de hand van de vragenlijst…”. Elke kandidaat duurt enkele tientallen seconden; wacht tot de tabel scores toont.

  

• 2

  Lees de evaluatietabel. De tabel zet de cv-score naast de gespreksscore van dezelfde persoon. Wie op papier sterk is maar in persoon zwak, of andersom, valt hier meteen op.

  

• 3

  Laat de AI de kandidaten vergelijken. Klik op AI-aanbeveling. De AI rangschikt op zowel de cv-score als de gespreksscore en geeft per persoon een reden. Er zijn minstens 2 kandidaten met een beoordeeld cv nodig, anders meldt het scherm “Minstens 2 gescreende kandidaten nodig om te vergelijken.”

  

• 4

  Neem de eindbeslissing. Kies in de kolom Eindbeslissing Aannemen voor de persoon die u aanneemt en Niet aannemen voor wie niet. Laat het op Niet besloten staan zolang u nog twijfelt. De automatische e-mailregels in Kandidaatmails gebruiken deze waarde.

  

• 5

  Exporteer het evaluatiebestand als PDF. Download een PDF met zowel het deel cv-screening als het deel sollicitatiegesprek. Handig als u aan uw leidinggevende moet presenteren of het wervingsdossier wilt archiveren.

  

Koppel eerst de mailbox

• 1

  Open het tabblad E-mailaccount. Kies in het onderdeel Contact het tabblad E-mailaccount. U ziet een veld Verzendaccount, een veld voor het app-wachtwoord, een veld SMTP-host en een poortveld. Bij Gmail vult u het Gmail-adres en een app-wachtwoord in; bij bedrijfsmail vraagt u uw IT-team om de host en de poort.

  

• 2

  Sla op en wacht op Gekoppeld. Klik op opslaan. Het scherm toont enkele seconden “Inloggen testen…” en verandert dan in Gekoppeld. Dat woord betekent dat de mailbox werkt. Krijgt u een fout, bekijk dan de FAQ onderaan deze pagina.

  

Schrijf de sjablonen en verstuur

• 1

  Maak een sjabloon aan en geef het een naam naar het doel. Ga naar het tabblad Sjablonen. Geef het sjabloon een naam die het doel aangeeft, bijvoorbeeld “Uitnodiging gesprek, ronde 1”, “Aanbiedingsbrief” of “Afwijzingsbrief”, zodat u in een regel makkelijk het juiste kiest. Schrijf de inhoud in het HTML-veld van het sjabloon, of zet een paar wensen in het notitieveld voor de AI en klik op Genereren met AI. De AI vragen verbruikt quota.

  

• 2

  Bekijk een voorbeeld voordat u het gebruikt. Klik op Voorbeeld om de brief precies te zien zoals de kandidaat die ziet. Wilt u een afbeelding invoegen, bijvoorbeeld uw bedrijfslogo, upload die dan direct in de editor. Afbeeldingen worden geaccepteerd tot 3 MB.

  

• 3

  Open het tabblad E-mail verzenden. Dit tabblad bevat alleen de automatische verzendregels — er is geen vak Aan en geen editor voor een losse brief. Brieven gaan uit via de regels, elk in een van de sjablonen die u net hebt gemaakt. Zonder gekoppelde mailbox wordt er niets verstuurd.

• 4

  Zet de automatische regels aan. In het tabblad E-mail verzenden koppelt elke regel één voorwaarde aan één sjabloon. De voorwaarden die u kunt kiezen zijn: AI-screeningresultaat, Uw oordeel over het cv, AI-gespreksoordeel, Eindbeslissing, Sollicitatiegesprek zojuist gepland. Zet de kolom Aan om en de regel draait.