Bruk Orova Recruit
ett steg om gangen.

Opprett en stilling

• 1

  Klikk Ny stilling. Knappen sitter øverst til høyre i skjermbildet Ledige stillinger. Det finnes ingen navneboks og ingenting å bekrefte: ett klikk oppretter stillingen med en gang.

  

• 2

  Den nye stillingen åpnes. Orova hopper rett til detaljsiden for den nye stillingen. Du havner på fanen JD og kriterier med en tom JD – akkurat der neste steg skjer.

  

• 3

  Gi den nytt navn rett på siden. Den nye stillingen heter «Ny stilling» foreløpig. Klikk boksen Stillingstittel på detaljsiden og skriv det ekte navnet, for eksempel «Head barista».

  

• 4

  Gå tilbake til listen. Hver stilling er én rad i tabellen. Kolonnen CV-er viser hvor mange søknader som har kommet inn, og statusmerket forteller om den er klar til scoring.

  

Alternativ 1 – bruk en JD du allerede har

• 1

  Lim inn innholdet direkte. Klikk i det store feltet der det står «Eller lim inn JD-innholdet her …», og lim inn stillingsbeskrivelsen. Orova lagrer den for deg: du ser «Lagrer …» og deretter «Lagret automatisk».

  

• 2

  Eller last opp en JD-fil. Klikk Last opp JD og velg en fil. Orova godtar PDF, Word (DOCX/DOC), TXT, RTF, ODT og JPG/PNG-bilder, opptil 10 MB per fil. Opplasting av en JD-fil bruker KI til å lese den, så det bruker Quota.

  

Alternativ 2 – la KI skrive JD-en for deg

• 1

  Skriv noen stikkord. Skriv bare det viktigste i JD-feltet: rollen, hvor mange den skal lede, erfaringen du ønsker og hva du foretrekker. Tre til fem linjer er nok.

• 2

  Klikk Skriv JD med KI. Knappen står rett over JD-feltet. KI leser stikkordene dine, skriver en fullstendig JD og fyller ut både tittelen og beskrivelsesfeltet. Denne handlingen bruker Quota.

  

• 3

  Les gjennom og rediger. KI skriver det du ba om, men kjenner ikke den interne konteksten din. Rediger direkte i feltet – Orova lagrer fortsatt automatisk.

  

Analyser JD-en for å få kriteriene

• 1

  Klikk Analyser JD. Knappen står under JD-feltet. Skjermen viser «KI analyserer JD-en …» i noen sekunder. Denne handlingen bruker Quota.

  

• 2

  Se kriterietabellen fylles ut. Tabellen Vurderingskriterier fylles med rader, hver med tre kolonner: Gruppe, Kriterium, Vekt. Dette er målestokken KI bruker på hver CV for denne stillingen.

  

• 3

  Juster den slik du vil ha den. Endre Gruppe, skriv om teksten i kolonnen Kriterium og juster Vekt. Klikk Legg til kriterium for en tom rad. Hver gang tabellen endres, lagrer Orova den og kaller KI for å dele kriteriene opp i mindre punkter, så det bruker Quota.

  

• 4

  Hvis du vil begynne på nytt. Rediger JD-innholdet, og klikk deretter Analyser på nytt. Kriterietabellen bygges opp på nytt fra den nye JD-en.

Angi bestått-terskelen og vurderingsområdet

• 1

  Fyll ut Bestått-terskel. Dette er prosentandelen en CV trenger for å bli merket Bestått. Feltet står rett under kriterietabellen. En CV som scorer på eller over dette nivået, består.

  

• 2

  Fyll ut Vurderingsområde. Dette er prosentintervallet rett under bestått-terskelen. En CV som havner i det intervallet, merkes Vurder, slik at du kan se på den selv i stedet for å avvise den med en gang. Disse to tallene avgjør hvilken gruppe hver CV havner i.

  

Gi stillingen til de rette personene

• 1

  Klikk Rekrutterere. Knappen står øverst på detaljsiden for stillingen. En dialog åpnes med medlemmene i arbeidsområdet ditt.

  

• 2

  Velg et tilgangsnivå per person. Det finnes fire nivåer: Bruk standard, Kan redigere, Bare visning, Ingen tilgang. Den som er satt til Ingen tilgang, ser ikke CV-ene for denne stillingen.

  

Få CV-ene inn i stillingen

• 1

  Åpne skjermen CV-screening. Klikk fanen CV-er og resultater på detaljsiden for stillingen. Uten søknader ennå viser skjermen «Ingen CV-er ennå. Last opp CV-er for å starte vurderingen.» sammen med de to opplastingsknappene.

  

• 2

  Klikk Last opp CV-er for å velge enkeltfiler. Filvelgeren på datamaskinen åpnes. Hold inne Ctrl (eller Command på Mac) for å velge flere filer samtidig.

  

• 3

  Eller klikk Last opp mappe. Bruk dette når du allerede har samlet CV-ene i én mappe på datamaskinen. Orova tar hver gyldig fil i den og hopper over resten.

  

• 4

  Vent til opplastingslinjen er ferdig. Et kort «Laster opp CV-er» vises med linjen «Laster opp {done}/{total} …». Når det er ferdig, melder Orova «{n} CV-er mottatt.», og de nye radene dukker opp i CV-tabellen.

• 5

  Sjekk linjen om filer som ble hoppet over. Har en fil feil format eller er for stor, samler Orova dem i én linje: «{n} filer hoppet over (format eller over 10 MB).» Se gjennom disse filene og last dem opp på nytt.

Kjør en vurderingsrunde

• 1

  Klikk Analyser alle. Knappen står over tabellen på skjermen CV-screening. En bekreftelsesboks vises og forteller hvor mange CV-er som vurderes, og at hver CV bruker Quota etter faktisk KI-bruk.

  

• 2

  Eller vurder bare noen få søknader. Kryss av i avmerkingsboksene på radene du vil ha. En verktøylinje vises nederst med Analyser, Slett, Tøm. Dette passer når du nettopp har lagt til en håndfull CV-er.

  

• 3

  Bekreft og la den kjøre. Kortet Scorer CV-er vises, teller «{done}/{total} CV-er ferdig» og viser «Vurderer: {file name}». Hver CV tar noen titalls sekunder, så seks CV-er tar et sted mellom tre og seks minutter.

• 4

  Forlat siden hvis du vil. Rett under fremdriftskortet står linjen «Du kan forlate denne siden – vurderingen kjører i bakgrunnen.» Gjør noe annet og kom tilbake til resultatene.

Les resultatene

• 1

  Se på kolonnene Poeng og Resultat. Poengsummen er det vektede gjennomsnittet av alle kriteriene. Kolonnen Resultat gjør poengsummen om til ett av tre lettleste merker, basert på tersklene du har satt.

  

• 2

  Klikk en rad. Et resultatvindu åpnes med CV-filnavnet øverst. Det inneholder kandidatopplysningene (fullt navn, e-post, telefon, års erfaring, siste stilling), de samlede kommentarene og poengtabellen per kriterium.

  

• 3

  Se den originale CV-en med en gang. Klikk Vis CV for å åpne originalfilen i Orova i stedet for å laste den ned. PDF-er og bilder vises direkte, Word-filer gjenskapes som en tekstside. Det finnes en knapp for å åpne den i en ny fane og en for å laste den ned.

  

• 4

  Skriv ned din egen vurdering. Bruk kolonnen Din vurdering til å registrere den menneskelige avgjørelsen. Den overskriver aldri KI-poengsummen – de to kolonnene står side om side, så du kan sammenligne.

  

Lag det felles spørsmålssettet

• 1

  Velg stillingen. Klikk nedtrekkslisten Stilling øverst og velg rollen du forbereder deg til. Uten spørsmål ennå viser skjermen «Ingen spørsmål ennå – klikk «KI fra JD» eller «Rediger manuelt» for å skrive dine egne.»

  

• 2

  Klikk Generer. KI leser JD-en og kriteriene og skriver ut spørsmålslisten. Noen sekunder senere fyller spørsmålene skjermen. Denne handlingen bruker Quota.

  

• 3

  Rediger og legg til. Klikk Rediger manuelt for å endre ordlyden i et spørsmål. Klikk Legg til spørsmål for å legge til et eget. Ingen av delene koster Quota.

  

Lag et personlig sett for én kandidat

• 1

  Velg kandidaten. Klikk nedtrekkslisten Kandidat øverst og velg en person. Listen kommer fra CV-ene som er lastet opp til den stillingen.

  

• 2

  Klikk Generer. Med en kandidat valgt leser Generer personens CV og skriver om spørsmålssettet slik at det spør direkte om erfaringen og prosjektene i søknaden. Denne handlingen bruker Quota.

  

• 3

  Gjenbruk det for hele gruppen om du vil. Klikk Bruk for alle for å sende settet du ser på, til alle kandidatene til stillingen. Orova melder «Brukt for {n} kandidater.» Denne handlingen koster ingen Quota.

  

Gjør det i denne rekkefølgen

• 1

  Sett opp rommene først. I området Planlegg klikker du Rom. En dialog kalt «Intervjurom» åpnes. Fyll ut romnavnet, bookingtidene og standardlengden for ett intervju. Slå på Samme tider hver dag hvis alle dager er like. Lagre, så vises rommet i listen med en gang.

  

• 2

  Book ett intervju. Klikk Book intervju. Velg Ledig stilling, og velg deretter Kandidat blant CV-ene til den samme stillingen. Velg dato, starttid og rom. Lagre, så vises intervjuet som en blokk i kalenderen.

  

• 3

  Se hele uken. Kalenderen har en dagsvisning og en ukesvisning. Hvert intervju er en blokk med kandidatens navn. Du ser med ett blikk om noen er booket rett etter hverandre, eller hvilket rom som er fullt.

  

• 1

  Åpne notatfeltet til riktig kandidat. Velg Stilling først, deretter Kandidat. Før du skriver noe, står det «Ingen notater ennå …» i feltet. Knappen Ta opp står rett der.

  

• 2

  Skriv mens du lytter. Skriv ett kort punkt per linje. Hver linje lagres av seg selv og får tidspunktet den ble skrevet. Dette koster ingen Quota og fungerer alltid, selv i et støyende rom eller på en maskin uten mikrofon.

  

• 3

  Eller la maskinen lytte for deg. Klikk Ta opp, nettleseren ber om tilgang til mikrofonen, og du klikker Tillat. I Chrome, Edge og Safari lytter maskinen og skriver mens du snakker. Andre nettlesere tar bare opp, og teksten transkriberes etterpå.

  

• 4

  Stopp og få teksten. Klikk Stopp og transkriber. KI lytter gjennom filen og legger teksten til i notatfeltet ditt. Dette steget bruker Quota, og tallet vises før du klikker. Lydfiler godtas opptil 300 MB.

• 5

  Avslutt intervjurunden. Når intervjuet er over, lagrer du notatene som en økt. Skjermen spør «Lagre gjeldende notater som en intervjuøkt?». Svar ja, så lagres runden og er klar til å leses når som helst.

  

• 1

  Klikk Vurder alle. KI leser hver kandidats notater og vurderer dem mot spørsmålsarket. Skjermen viser fremdriftslinjer som «Kandidat {i}/{n} · {name}» og «KI vurderer mot spørsmålsarket …». Hver kandidat tar noen titalls sekunder; vent til tabellen viser poeng.

  

• 2

  Les vurderingstabellen. Tabellen setter CV-poengsummen ved siden av intervjupoengsummen for samme person. Den som ser sterk ut på papiret, men svak i virkeligheten, eller omvendt, skiller seg ut her med en gang.

  

• 3

  Be KI sammenligne kandidatene. Klikk KI-anbefaling. KI rangerer etter både CV-poengsum og intervjupoengsum og gir en begrunnelse for hver person. Det krever minst 2 kandidater med vurdert CV, ellers står det «Trenger minst 2 screenede kandidater for å sammenligne.»

  

• 4

  Ta den endelige avgjørelsen. I kolonnen Endelig avgjørelse velger du Ansett for den du tar, og Avvis for den du ikke tar. La den stå på Ikke bestemt mens du fortsatt tenker. De automatiske e-postreglene i Kandidat-e-poster bruker denne verdien.

  

• 5

  Eksporter vurderingsfilen som PDF. Last ned en PDF som inneholder både CV-screeningen og intervjudelen. Praktisk når du skal presentere for lederen din eller arkivere ansettelsesmappen.

  

Koble til postkassen først

• 1

  Åpne fanen E-postkonto. I området Kontakt velger du fanen E-postkonto. Du ser et felt Avsenderkonto, et felt for app-passord, et felt SMTP-vert og et portfelt. For Gmail skriver du inn Gmail-adressen og et app-passord; for firma-e-post ber du IT-avdelingen om vert og port.

  

• 2

  Lagre og vent på Tilkoblet. Klikk lagre. Skjermen viser «Tester pålogging …» i noen sekunder og endres deretter til Tilkoblet. Det ordet betyr at postkassen fungerer. Får du en feil, se FAQ-en nederst på denne siden.

  

Skriv malene og send

• 1

  Opprett en mal og gi den navn etter formålet. Gå til fanen E-postmaler. Gi malen et navn som sier formålet, for eksempel «Intervjuinvitasjon, runde 1», «Tilbudsbrev» eller «Avslagsbrev», slik at det er lett å velge riktig i en regel. Skriv innholdet i HTML-feltet for malen, eller skriv noen krav i notatfeltet til KI og klikk KI lager mal. Å spørre KI bruker Quota.

  

• 2

  Forhåndsvis før du bruker den. Klikk Forhåndsvis for å se brevet nøyaktig slik kandidaten vil se det. For å sette inn et bilde, for eksempel firmalogoen, laster du det opp direkte i redigeringsprogrammet. Bilder godtas opptil 3 MB.

  

• 3

  Åpne fanen Send e-post. Denne fanen inneholder bare de automatiske utsendingsreglene – det finnes ingen Til-boks og ingen redigering for å skrive et enkeltbrev. Brevene sendes via reglene, hvert pakket inn i en av malene du nettopp laget. Uten tilkoblet postkasse sendes ingenting.

• 4

  Slå på de automatiske reglene. I fanen Send e-post kobler hver regel én betingelse til én mal. Betingelsene du kan velge, er: KI-screeningsresultat, Din vurdering av CV-en, KI-konklusjon etter intervju, Endelig avgjørelse, Intervju nettopp planlagt. Slå på kolonnen På, så kjører regelen.