Orova Recruit nutzen
Schritt für Schritt.

Eine Stelle eröffnen

• 1

  Auf Neue Stelle klicken. Die Schaltfläche befindet sich oben rechts auf dem Bildschirm Stellenausschreibungen. Es gibt kein Namensfeld und nichts zu bestätigen: Ein Klick legt die Stelle sofort an.

  

• 2

  Die neue Stelle öffnet sich. Orova springt direkt auf die Detailseite der neuen Stelle. Sie landen im Tab Stellenbeschreibung & Kriterien mit leerer JD — genau dort, wo der nächste Schritt stattfindet.

  

• 3

  Direkt auf der Seite umbenennen. Die neue Stelle heißt vorläufig „Neue Stelle“. Klicken Sie auf der Detailseite in das Feld Stellenbezeichnung und geben Sie den richtigen Namen ein, zum Beispiel „Head Barista“.

  

• 4

  Zurück zur Liste. Jede Stelle ist eine Zeile in der Tabelle. Die Spalte Lebensläufe zeigt, wie viele Bewerbungen eingegangen sind, und der Status-Chip zeigt, ob die Stelle bereit zur Bewertung ist.

  

Option 1 — eine vorhandene JD einfügen

• 1

  Den Inhalt direkt einfügen. Klicken Sie in das große Feld mit dem Hinweis „Oder fügen Sie den JD-Inhalt hier ein…“ und fügen Sie Ihre Stellenbeschreibung ein. Orova speichert automatisch: Sie sehen „Wird gespeichert…“ und dann „Automatisch gespeichert“.

  

• 2

  Oder eine JD-Datei hochladen. Klicken Sie auf JD hochladen und wählen Sie eine Datei. Orova akzeptiert PDF, Word (DOCX/DOC), TXT, RTF, ODT sowie JPG/PNG-Bilder bis 10MB pro Datei. Beim Hochladen einer JD-Datei liest AI sie aus, daher wird Quota verbraucht.

  

Option 2 — AI die JD schreiben lassen

• 1

  Einige Stichpunkte eingeben. Notieren Sie im JD-Feld nur das Wesentliche: die Aufgabe, wie viele Personen geführt werden, die gewünschte Erfahrung, was Sie bevorzugen. Drei bis fünf Zeilen genügen.

• 2

  Auf Stellenbeschreibung mit AI verfassen klicken. Die Schaltfläche befindet sich direkt über dem JD-Feld. AI liest Ihre Stichpunkte, schreibt eine vollständige JD und füllt Titel und Beschreibungsfeld aus. Diese Aktion verbraucht Quota.

  

• 3

  Gegenlesen und bearbeiten. AI schreibt, was Sie vorgeben, kennt aber Ihre internen Gegebenheiten nicht. Bearbeiten Sie direkt im Feld — Orova speichert weiterhin automatisch.

  

Die JD analysieren, um die Kriterien zu erhalten

• 1

  Auf JD analysieren klicken. Die Schaltfläche befindet sich unter dem JD-Feld. Der Bildschirm zeigt einige Sekunden lang „AI analysiert die JD…“. Diese Aktion verbraucht Quota.

  

• 2

  Zusehen, wie sich die Kriterientabelle füllt. Die Tabelle Bewertungskriterien füllt sich mit Zeilen, jede mit drei Spalten: Gruppe, Kriterium, Gewichtung. Das ist der Maßstab, den AI an jeden Lebenslauf dieser Stelle anlegt.

  

• 3

  Nach Ihren Vorstellungen anpassen. Ändern Sie die Gruppe, formulieren Sie den Text in der Spalte Kriterium um, passen Sie die Gewichtung an. Klicken Sie auf Kriterium hinzufügen für eine leere Zeile. Bei jeder Änderung der Tabelle speichert Orova sie und ruft AI auf, um die Kriterien in kleinere Punkte zu zerlegen — das verbraucht Quota.

  

• 4

  Wenn Sie neu anfangen möchten. Bearbeiten Sie den JD-Inhalt und klicken Sie dann auf Erneut analysieren. Die Kriterientabelle wird aus der neuen JD neu aufgebaut.

Bestehensgrenze und Prüfbereich festlegen

• 1

  Bestehensgrenze ausfüllen. Der Prozentsatz, den ein Lebenslauf braucht, um als Geeignet eingestuft zu werden. Das Feld steht direkt unter der Kriterientabelle. Ein Lebenslauf mit gleicher oder höherer Punktzahl besteht.

  

• 2

  Prüfbereich ausfüllen. Das Prozentfenster direkt unterhalb der Bestehensgrenze. Ein Lebenslauf in diesem Fenster wird als Überprüfen eingestuft, damit Sie ihn selbst ansehen, statt ihn direkt abzulehnen. Diese beiden Zahlen entscheiden, in welche Gruppe jeder Lebenslauf fällt.

  

Die Stelle den richtigen Personen übergeben

• 1

  Auf Recruiter klicken. Die Schaltfläche befindet sich oben auf der Stellendetailseite. Ein Dialog öffnet sich mit den Mitgliedern Ihres Workspace.

  

• 2

  Eine Zugriffsstufe pro Person wählen. Es gibt vier Stufen: Standardzugriff verwenden, Kann bearbeiten, Nur anzeigen, Kein Zugriff. Wer auf Kein Zugriff steht, sieht die Lebensläufe dieser Stelle nicht.

  

Lebensläufe in die Stelle bringen

• 1

  Den Bildschirm „Lebenslauf-Screening“ öffnen. Klicken Sie auf der Stellendetailseite auf den Tab Lebensläufe & Ergebnisse. Solange keine Bewerbungen vorliegen, zeigt der Bildschirm „Noch keine Lebensläufe. Laden Sie Lebensläufe hoch, um mit der Bewertung zu beginnen.“ sowie die beiden Upload-Schaltflächen.

  

• 2

  Auf Lebensläufe hochladen klicken, um einzelne Dateien zu wählen. Die Dateiauswahl Ihres Computers öffnet sich. Halten Sie Strg (oder Command auf einem Mac) gedrückt, um mehrere Dateien auf einmal auszuwählen.

  

• 3

  Oder auf Ordner hochladen klicken. Verwenden Sie diese Option, wenn Sie die Lebensläufe bereits in einem Ordner auf Ihrem Computer gesammelt haben. Orova übernimmt jede gültige Datei darin und überspringt den Rest.

  

• 4

  Warten, bis der Upload-Balken fertig ist. Eine Karte „Lebensläufe werden hochgeladen“ erscheint mit der Zeile „Wird hochgeladen {done}/{total}…“. Danach meldet Orova „{n} Lebensläufe empfangen.“, und die neuen Zeilen erscheinen in der Lebenslauftabelle.

• 5

  Die Zeile mit übersprungenen Dateien prüfen. Hat eine Datei das falsche Format oder ist sie zu groß, fasst Orova das in einer Zeile zusammen: „{n} Dateien übersprungen (Format oder über 10MB).“ Prüfen Sie diese Dateien und laden Sie sie erneut hoch.

Einen Bewertungsdurchlauf starten

• 1

  Auf Alle analysieren klicken. Die Schaltfläche befindet sich über der Tabelle auf dem Bildschirm Lebenslauf-Screening. Ein Bestätigungsfenster zeigt, wie viele Lebensläufe bewertet werden und dass jeder Lebenslauf Quota entsprechend der tatsächlichen AI-Nutzung verbraucht.

  

• 2

  Oder nur einige Bewerbungen bewerten. Kreuzen Sie die Kontrollkästchen der gewünschten Zeilen an. Unten erscheint eine Symbolleiste mit Analysieren, Löschen, Auswahl aufheben. Das passt, wenn Sie gerade einige Lebensläufe ergänzt haben.

  

• 3

  Bestätigen und laufen lassen. Die Karte Lebensläufe werden bewertet erscheint, zählt „{done}/{total} Lebensläufe fertig“ und zeigt „Wird bewertet: {file name}“. Jeder Lebenslauf dauert einige Dutzend Sekunden, sechs Lebensläufe also etwa drei bis sechs Minuten.

• 4

  Seite bei Bedarf verlassen. Direkt unter der Fortschrittskarte steht „Sie können diese Seite verlassen — die Bewertung läuft im Hintergrund.“ Erledigen Sie etwas anderes und kehren Sie später zu den Ergebnissen zurück.

Ergebnisse lesen

• 1

  Auf die Spalten Ergebnis und Ergebnis achten. Die Punktzahl ist der gewichtete Durchschnitt über alle Kriterien. Die Spalte Ergebnis übersetzt diese Punktzahl anhand Ihrer Schwellenwerte in einen von drei gut lesbaren Chips.

  

• 2

  Auf eine Zeile klicken. Ein Ergebnis-Popup öffnet sich, überschrieben mit dem Dateinamen des Lebenslaufs. Es enthält die Kandidatendaten (vollständiger Name, E-Mail, Telefon, Jahre an Erfahrung, letzte Position), die Gesamteinschätzung und die Bewertungstabelle pro Kriterium.

  

• 3

  Den Original-Lebenslauf direkt ansehen. Klicken Sie auf Lebenslauf ansehen, um die Originaldatei in Orova zu öffnen, statt sie herunterzuladen. PDFs und Bilder werden direkt angezeigt, Word-Dateien als Textseite aufbereitet. Es gibt eine Schaltfläche zum Öffnen in einem neuen Tab und eine zum Herunterladen.

  

• 4

  Ihre eigene Einschätzung festhalten. Halten Sie in der Spalte Ihre Beurteilung das menschliche Urteil fest. Sie überschreibt nie die AI-Punktzahl — beide Spalten stehen nebeneinander, damit Sie vergleichen können.

  

Den gemeinsamen Fragensatz aufbauen

• 1

  Die Stelle wählen. Klicken Sie oben auf das Auswahlfeld Stelle und wählen Sie die Position, für die Sie sich vorbereiten. Ohne Fragen zeigt der Bildschirm „Noch keine Fragen — klicken Sie auf „AI aus JD“ oder „Manuell bearbeiten“, um eigene einzugeben.“

  

• 2

  Auf Generieren klicken. AI liest die JD und die Kriterien und schreibt die Fragenliste. Wenige Sekunden später füllen die Fragen den Bildschirm. Diese Aktion verbraucht Quota.

  

• 3

  Bearbeiten und ergänzen. Klicken Sie auf Manuell bearbeiten, um den Wortlaut einer Frage zu ändern. Klicken Sie auf Frage hinzufügen, um eine eigene hinzuzufügen. Beides kostet kein Quota.

  

Einen persönlichen Satz für einen Kandidaten erstellen

• 1

  Den Kandidaten wählen. Klicken Sie oben auf das Auswahlfeld Kandidat und wählen Sie eine Person. Die Liste stammt aus den Lebensläufen, die für diese Stelle hochgeladen wurden.

  

• 2

  Auf Generieren klicken. Ist ein Kandidat gewählt, liest Generieren dessen Lebenslauf und schreibt den Fragensatz so um, dass gezielt nach der Erfahrung und den Projekten in seiner Bewerbung gefragt wird. Diese Aktion verbraucht Quota.

  

• 3

  Bei Bedarf für die ganze Gruppe wiederverwenden. Klicken Sie auf Auf alle anwenden, um den angezeigten Satz auf alle Kandidaten der Stelle zu übertragen. Orova meldet „Auf {n} Kandidaten angewendet.“ Diese Aktion kostet kein Quota.

  

In dieser Reihenfolge vorgehen

• 1

  Zuerst die Räume einrichten. Klicken Sie im Bereich Terminplan auf Räume. Ein Dialog namens „Interviewräume“ öffnet sich. Tragen Sie den Raumnamen, die buchbaren Zeiten und die Standarddauer eines Interviews ein. Aktivieren Sie Täglich gleiche Zeiten, wenn jeder Tag gleich ist. Speichern Sie, und der Raum erscheint sofort in der Liste.

  

• 2

  Ein Interview buchen. Klicken Sie auf Interview buchen. Wählen Sie die Stelle und dann den Kandidaten aus den Lebensläufen genau dieser Stelle. Wählen Sie Datum, Startzeit und Raum. Speichern Sie, und das Interview erscheint als Block im Kalender.

  

• 3

  Die ganze Woche im Blick. Der Kalender bietet eine Tages- und eine Wochenansicht. Jedes Interview ist ein Block mit dem Namen des Kandidaten. So prüfen Sie auf einen Blick, ob Termine zu dicht aufeinanderfolgen oder welcher Raum ausgebucht ist.

  

• 1

  Das Notizfeld des richtigen Kandidaten öffnen. Wählen Sie zuerst die Stelle, dann den Kandidaten. Solange nichts notiert ist, zeigt das Feld „Noch keine Notizen…“. Die Schaltfläche Aufnehmen ist gleich daneben.

  

• 2

  Beim Zuhören mitschreiben. Geben Sie pro Zeile einen kurzen Punkt ein. Jede Zeile speichert sich selbst samt Uhrzeit. Das kostet kein Quota und funktioniert immer, auch in einem lauten Raum oder an einem Gerät ohne Mikrofon.

  

• 3

  Oder die Maschine zuhören lassen. Klicken Sie auf Aufnehmen, der Browser fragt nach der Mikrofonberechtigung, und Sie klicken auf Zulassen. In Chrome, Edge und Safari hört die Maschine zu und tippt mit, während Sie sprechen. Andere Browser nehmen nur auf, der Text wird danach transkribiert.

  

• 4

  Stoppen und Text erhalten. Klicken Sie auf Stoppen & transkribieren. Die AI hört die Datei ab und hängt den Text an Ihr Notizfeld an. Dieser Schritt verbraucht Quota, die Menge wird vor dem Klick angezeigt. Audiodateien werden bis 300 MB angenommen.

• 5

  Die Interviewrunde abschließen. Ist das Interview vorbei, speichern Sie die Notizen als Sitzung. Der Bildschirm fragt „Aktuelle Notizen als Interview-Sitzung speichern?“. Stimmen Sie zu, wird die Runde abgelegt und ist jederzeit nachlesbar.

  

• 1

  Auf Alle bewerten klicken. Die AI liest die Notizen jedes Kandidaten und bewertet sie anhand des Fragenbogens. Auf dem Bildschirm laufen Fortschrittszeilen wie „Kandidat {i}/{n} · {name}“ und „AI bewertet anhand des Fragenbogens…“. Pro Kandidat dauert es einige Dutzend Sekunden, warten Sie, bis die Tabelle Bewertungen zeigt.

  

• 2

  Die Beurteilungstabelle lesen. Die Tabelle stellt die Lebenslauf-Bewertung neben die Interview-Bewertung derselben Person. Wer auf dem Papier stark, im Gespräch aber schwach ist, oder umgekehrt, fällt hier sofort auf.

  

• 3

  Die AI die Kandidaten vergleichen lassen. Klicken Sie auf AI-Empfehlung. Die AI erstellt eine Rangfolge nach Lebenslauf- und Interview-Bewertung und begründet sie für jede Person. Es braucht mindestens 2 Kandidaten mit bewertetem Lebenslauf, sonst meldet der Bildschirm „Zum Vergleich sind mindestens 2 bewertete Kandidaten nötig.“

  

• 4

  Die endgültige Entscheidung treffen. Wählen Sie in der Spalte Endgültige Entscheidung Einstellen für die Person, die Sie nehmen, und Nicht einstellen für die, die Sie nicht nehmen. Solange Sie noch überlegen, lassen Sie Nicht entschieden stehen. Die automatischen E-Mail-Regeln im Abschnitt E-Mails an Kandidaten verwenden diesen Wert.

  

• 5

  Die Beurteilungsakte als PDF exportieren. Laden Sie ein PDF mit dem Lebenslauf-Screening und dem Interviewteil herunter. Praktisch, wenn Sie es Ihrer Führungskraft vorlegen oder die Einstellungsakte archivieren müssen.

  

Zuerst das Postfach verbinden

• 1

  Den Tab E-Mail-Konto öffnen. Wählen Sie im Bereich Kontakt den Tab E-Mail-Konto. Sie sehen ein Feld Absenderkonto, ein Feld für das App-Passwort, ein Feld SMTP-Host und ein Feld für den Port. Bei Gmail geben Sie die Gmail-Adresse und ein App-Passwort ein; bei Firmen-E-Mail erfragen Sie Host und Port bei Ihrer IT-Abteilung.

  

• 2

  Speichern und auf Verbunden warten. Klicken Sie auf Speichern. Der Bildschirm zeigt einige Sekunden „Anmeldung wird getestet…“ und wechselt dann zu Verbunden. Dieses Wort bedeutet, dass das Postfach funktioniert. Bei einem Fehler lesen Sie die FAQ am Ende dieser Seite.

  

Vorlagen schreiben und senden

• 1

  Eine Vorlage erstellen und nach Zweck benennen. Wechseln Sie zum Tab Vorlagen. Geben Sie der Vorlage einen Namen, der ihren Zweck nennt, zum Beispiel „Interview-Einladung, Runde 1“, „Zusageschreiben“ oder „Absageschreiben“, damit Sie in einer Regel leicht die richtige wählen. Schreiben Sie den Inhalt in das HTML-Feld der Vorlage, oder notieren Sie einige Anforderungen im Notizfeld für die AI und klicken Sie auf Mit AI generieren. Die AI zu beauftragen verbraucht Quota.

  

• 2

  Vor der Verwendung in der Vorschau prüfen. Klicken Sie auf Vorschau, um den Brief genau so zu sehen, wie ihn der Kandidat sieht. Um ein Bild einzufügen, etwa Ihr Firmenlogo, laden Sie es direkt im Editor hoch. Bilder werden bis 3 MB angenommen.

  

• 3

  Den Tab E-Mail senden öffnen. Dieser Tab enthält nur die automatischen Versandregeln – es gibt kein Feld An und keinen Editor für einen einzelnen Brief. Briefe gehen über die Regeln hinaus, jeder in eine der eben erstellten Vorlagen eingebettet. Ohne verbundenes Postfach wird nichts gesendet.

• 4

  Die automatischen Regeln einschalten. Im Tab E-Mail senden verbindet jede Regel eine Bedingung mit einer Vorlage. Wählbare Bedingungen sind: AI-Screening-Ergebnis, Ihre Beurteilung des Lebenslaufs, AI-Interview-Gesamturteil, Endgültige Entscheidung, Interview soeben terminiert. Schalten Sie die Spalte Ein um, und die Regel läuft.