Använd Orova Recruit
ett steg i taget.

Skapa en tjänst

• 1

  Klicka på Skapa tjänst. Knappen sitter uppe till höger på skärmen Lediga tjänster. Det finns ingen namnruta och inget att bekräfta: ett klick skapar tjänsten direkt.

  

• 2

  Den nya tjänsten öppnas. Orova hoppar direkt till detaljsidan för den nya tjänsten. Du hamnar på fliken JD och kriterier med en tom JD — precis där nästa steg sker.

  

• 3

  Byt namn direkt på sidan. Den nya tjänsten heter ”Ny tjänst” tills vidare. Klicka på rutan Tjänstens namn på detaljsidan och skriv det riktiga namnet, till exempel ”Barista-chef”.

  

• 4

  Gå tillbaka till listan. Varje tjänst är en rad i tabellen. Kolumnen CV visar hur många ansökningar som har kommit in, och statusetiketten visar om den är redo att bedömas.

  

Alternativ 1 – använd en JD du redan har

• 1

  Klistra in innehållet direkt. Klicka i den stora rutan där det står ”Eller klistra in JD-innehållet här…” och klistra in din arbetsbeskrivning. Orova sparar åt dig: du ser ”Sparar…” och sedan ”Sparat automatiskt”.

  

• 2

  Eller ladda upp en JD-fil. Klicka på Ladda upp JD och välj en fil. Orova tar emot PDF, Word (DOCX/DOC), TXT, RTF, ODT och JPG/PNG-bilder, upp till 10 MB per fil. När du laddar upp en JD-fil läser AI den, så det förbrukar quota.

  

Alternativ 2 – låt AI skriva JD:n åt dig

• 1

  Skriv några punkter. Skriv bara det viktigaste i JD-rutan: rollen, hur många personer den leder, vilken erfarenhet du söker och vad du föredrar. Tre till fem rader räcker.

• 2

  Klicka på Skriv JD med AI. Knappen sitter precis ovanför JD-rutan. AI läser dina punkter, skriver en komplett JD och fyller i både titeln och beskrivningsrutan. Den här åtgärden förbrukar quota.

  

• 3

  Läs igenom och redigera. AI skriver det du bad om, men känner inte till ert interna sammanhang. Redigera direkt i rutan – Orova sparar fortfarande automatiskt.

  

Analysera JD:n för att få kriterierna

• 1

  Klicka på Analysera JD. Knappen sitter under JD-rutan. Skärmen visar ”AI analyserar JD:n…” i några sekunder. Den här åtgärden förbrukar quota.

  

• 2

  Se kriterietabellen fyllas. Tabellen Bedömningskriterier fylls med rader, var och en med tre kolumner: Grupp, Kriterium, Vikt. Det här är måttstocken AI använder på varje CV för den här tjänsten.

  

• 3

  Justera efter vad du vill. Ändra Grupp, skriv om texten i kolumnen Kriterium och justera Vikt. Klicka på Lägg till kriterium för en tom rad. Varje gång tabellen ändras sparar Orova den och anropar AI för att dela upp kriterierna i mindre punkter, så det förbrukar quota.

  

• 4

  Om du vill börja om. Redigera JD-innehållet och klicka sedan på Analysera igen. Kriterietabellen byggs om utifrån den nya JD:n.

Ställ in godkänt-gränsen och granskningsintervallet

• 1

  Fyll i Godkänt-gräns. Det här är den procentsats ett CV behöver för att markeras Godkänt. Fältet sitter precis under kriterietabellen. Ett CV som når den här nivån eller högre blir godkänt.

  

• 2

  Fyll i Granskningsintervall. Det här är procentintervallet strax under godkänt-gränsen. Ett CV som hamnar i det intervallet markeras Granska så att du kan titta på det själv i stället för att avvisa det direkt. De här två siffrorna avgör vilken grupp varje CV hamnar i.

  

Lämna över tjänsten till rätt personer

• 1

  Klicka på Rekryterare. Knappen sitter högst upp på tjänstens detaljsida. En dialogruta öppnas med medlemmarna i din arbetsyta.

  

• 2

  Välj en åtkomstnivå per person. Det finns fyra nivåer: Använd standard, Kan redigera, Endast visa, Ingen åtkomst. Den som har Ingen åtkomst ser inte CV:na för den här tjänsten.

  

Få in CV:n i tjänsten

• 1

  Öppna skärmen CV-granskning. Klicka på fliken CV och resultat på tjänstens detaljsida. När det inte finns några ansökningar än visar skärmen ”Inga CV:n än. Ladda upp CV:n för att börja bedöma.” tillsammans med de två uppladdningsknapparna.

  

• 2

  Klicka på Ladda upp CV:n för att välja enskilda filer. Datorns filväljare öppnas. Håll ned Ctrl (eller Command på Mac) för att välja flera filer samtidigt.

  

• 3

  Eller klicka på Ladda upp mapp. Använd det här när du redan har samlat CV:na i en mapp på datorn. Orova tar varje giltig fil i den och hoppar över resten.

  

• 4

  Vänta tills uppladdningsfältet är klart. Ett kort ”Laddar upp CV:n” visas med raden ”Laddar upp {done}/{total}…”. När det är klart meddelar Orova ”{n} CV:n mottagna.” och de nya raderna dyker upp i CV-tabellen.

• 5

  Kontrollera raden om överhoppade filer. Om en fil har fel format eller är för stor samlar Orova dem på en rad: ”{n} filer hoppades över (format eller över 10 MB).” Se över de filerna och ladda upp dem igen.

Kör en bedömningsomgång

• 1

  Klicka på Analysera alla. Knappen sitter ovanför tabellen på skärmen CV-granskning. En bekräftelseruta visas som berättar hur många CV:n som bedöms och att varje CV förbrukar quota efter faktisk AI-användning.

  

• 2

  Eller bedöm bara några ansökningar. Markera kryssrutorna på de rader du vill ha. Ett verktygsfält visas längst ned med Analysera, Ta bort, Rensa. Det passar när du just har lagt till en handfull CV:n.

  

• 3

  Bekräfta och låt det köra. Kortet Poängsätter CV visas, räknar ”{done}/{total} CV:n klara” och visar ”Bedömer: {file name}”. Varje CV tar några tiotals sekunder, så sex CV:n tar ungefär tre till sex minuter.

• 4

  Lämna sidan om du vill. Precis under förloppskortet står raden ”Du kan lämna sidan – bedömningen körs i bakgrunden.” Gör något annat och kom tillbaka till resultaten.

Läs resultaten

• 1

  Titta på kolumnerna Poäng och Resultat. Poängen är det viktade genomsnittet över alla kriterier. Kolumnen Resultat gör om poängen till en av tre lättlästa etiketter, utifrån de gränser du har satt.

  

• 2

  Klicka på en rad. Ett resultatfönster öppnas med CV-filens namn som rubrik. Det innehåller kandidatuppgifterna (fullständigt namn, e-post, telefon, antal års erfarenhet, senaste befattning), de samlade kommentarerna och bedömningstabellen per kriterium.

  

• 3

  Visa original-CV:t direkt där. Klicka på Visa CV för att öppna originalfilen i Orova i stället för att ladda ned den. PDF:er och bilder visas direkt, Word-filer byggs om till en textsida. Det finns en knapp för att öppna den i en ny flik och en för att ladda ned den.

  

• 4

  Skriv ned din egen bedömning. Använd kolumnen Ditt beslut för att registrera den mänskliga bedömningen. Den skriver aldrig över AI-poängen – de två kolumnerna står sida vid sida så att du kan jämföra.

  

Bygg den gemensamma frågeuppsättningen

• 1

  Välj tjänsten. Klicka på rullgardinsmenyn Tjänst överst och välj rollen du förbereder. När det inte finns några frågor än visar skärmen ”Inga frågor än – klicka på ”AI från JD” eller ”Redigera manuellt” för att skriva egna.”

  

• 2

  Klicka på Skapa. AI läser JD:n och kriterierna och skriver frågelistan. Några sekunder senare fyller frågorna skärmen. Den här åtgärden förbrukar quota.

  

• 3

  Redigera och lägg till. Klicka på Redigera manuellt för att ändra formuleringen i en fråga. Klicka på Lägg till fråga för att lägga till en egen. Ingetdera kostar quota.

  

Gör en personlig uppsättning för en kandidat

• 1

  Välj kandidaten. Klicka på rullgardinsmenyn Kandidat överst och välj en person. Listan kommer från de CV:n som laddats upp till tjänsten.

  

• 2

  Klicka på Skapa. När en kandidat är vald läser Skapa personens CV och skriver om frågeuppsättningen så att den frågar direkt om erfarenheten och projekten i ansökan. Den här åtgärden förbrukar quota.

  

• 3

  Återanvänd den för hela gruppen om du vill. Klicka på Tillämpa på alla för att ge uppsättningen du tittar på till alla kandidater för tjänsten. Orova meddelar ”Tillämpad på {n} kandidater.” Den här åtgärden kostar ingen quota.

  

Gör det i den här ordningen

• 1

  Ställ in rummen först. Klicka på Rum i området Schema. En dialogruta som heter ”Intervjurum” öppnas. Fyll i rummets namn, bokningstider och standardlängden för en intervju. Slå på Samma tider varje dag om alla dagar är likadana. Spara, så visas rummet direkt i listan.

  

• 2

  Boka en intervju. Klicka på Boka intervju. Välj Ledig tjänst och sedan Kandidat bland CV:na för samma tjänst. Välj datum, starttid och rum. Spara, så visas intervjun som ett block i kalendern.

  

• 3

  Se hela veckan. Kalendern har en dagsvy och en veckovy. Varje intervju är ett block med kandidatens namn. Du ser direkt om någon är bokad tätt i följd eller vilket rum som är fullt.

  

• 1

  Öppna rätt kandidats anteckningsruta. Välj Tjänst först och sedan Kandidat. Innan du skrivit något står det ”Inga anteckningar än…” i rutan. Knappen Spela in sitter precis där.

  

• 2

  Skriv medan du lyssnar. Skriv en kort punkt per rad. Varje rad sparas av sig själv och får tiden den skrevs. Det kostar ingen quota och fungerar alltid, även i ett bullrigt rum eller på en dator utan mikrofon.

  

• 3

  Eller låt maskinen lyssna åt dig. Klicka på Spela in, webbläsaren ber om tillåtelse att använda mikrofonen och du klickar på Tillåt. I Chrome, Edge och Safari lyssnar maskinen och skriver medan du pratar. Andra webbläsare spelar bara in, och texten transkriberas efteråt.

  

• 4

  Stoppa och få texten. Klicka på Stoppa och transkribera. AI lyssnar igenom filen och lägger till texten i din anteckningsruta. Det här steget förbrukar quota, och siffran visas innan du klickar. Ljudfiler tas emot upp till 300 MB.

• 5

  Avsluta intervjuomgången. När intervjun är klar sparar du anteckningarna som en session. Skärmen frågar ”Spara de aktuella anteckningarna som en intervjusession?”. Godkänn, så lagras omgången och kan läsas när som helst.

  

• 1

  Klicka på Utvärdera alla. AI läser varje kandidats anteckningar och bedömer dem mot frågeformuläret. Skärmen visar förloppsrader som ”Kandidat {i}/{n} · {name}” och ”AI bedömer mot frågeformuläret…”. Varje kandidat tar några tiotals sekunder; vänta tills tabellen visar poäng.

  

• 2

  Läs bedömningstabellen. Tabellen ställer CV-poängen bredvid intervjupoängen för samma person. Den som ser stark ut på papperet men svag i verkligheten, eller tvärtom, syns här direkt.

  

• 3

  Be AI jämföra kandidaterna. Klicka på AI-rekommendation. AI rangordnar utifrån både CV-poängen och intervjupoängen och ger en motivering för varje person. Det krävs minst 2 kandidater med bedömt CV, annars visar skärmen ”Minst 2 granskade kandidater behövs för att jämföra.”

  

• 4

  Fatta det slutgiltiga beslutet. I kolumnen Slutgiltigt beslut väljer du Anställ för den du tar och Anställ inte för den du inte tar. Låt det stå på Ej beslutat medan du fortfarande funderar. De automatiska mejlreglerna i Kandidatmejl använder det här värdet.

  

• 5

  Exportera bedömningsfilen som PDF. Ladda ned en PDF som innehåller både CV-granskningen och intervjudelen. Praktiskt när du ska presentera för din chef eller arkivera rekryteringsunderlaget.

  

Anslut e-postkontot först

• 1

  Öppna fliken E-postkonto. Välj fliken E-postkonto i området Kontakt. Du ser ett fält för Avsändarkonto, ett fält för applösenord, ett fält för SMTP-värd och ett fält för port. För Gmail anger du Gmail-adressen och ett applösenord; för företagets e-post ber du IT-avdelningen om värd och port.

  

• 2

  Spara och vänta på Ansluten. Klicka på spara. Skärmen visar ”Testar inloggning…” i några sekunder och växlar sedan till Ansluten. Det ordet betyder att e-postkontot fungerar. Om det blir fel, se Vanliga frågor längst ned på sidan.

  

Skriv mallarna och skicka

• 1

  Skapa en mall och namnge den efter syftet. Gå till fliken Mallar. Ge mallen ett namn som säger syftet, till exempel ”Intervjuinbjudan, omgång 1”, ”Erbjudandebrev” eller ”Avslagsbrev”, så att det är lätt att välja rätt i en regel. Skriv innehållet i mallens HTML-fält, eller skriv några krav i anteckningsfältet till AI och klicka på Skapa med AI. Att fråga AI förbrukar quota.

  

• 2

  Förhandsgranska innan du använder den. Klicka på Förhandsgranska för att se brevet exakt som kandidaten ser det. För att infoga en bild, till exempel företagets logotyp, laddar du upp den direkt i redigeraren. Bilder tas emot upp till 3 MB.

  

• 3

  Öppna fliken Skicka e-post. Fliken innehåller bara de automatiska utskicksreglerna – det finns ingen Till-ruta och ingen redigerare för att skriva ett enstaka brev. Breven skickas via reglerna, vart och ett i en av mallarna du just skapade. Utan anslutet e-postkonto skickas ingenting.

• 4

  Slå på de automatiska reglerna. På fliken Skicka e-post kopplar varje regel ett villkor till en mall. Villkoren du kan välja är: AI-granskningens resultat, Ditt beslut om CV:t, AI:s intervjubedömning, Slutgiltigt beslut, Intervju nyss bokad. Slå på kolumnen På, så körs regeln.