Brug Orova Recruit
ét trin ad gangen.

Opret en stilling

• 1

  Klik på Ny stilling. Knappen sidder øverst til højre på skærmen Ledige stillinger. Der er intet navnefelt og intet at bekræfte: ét klik opretter stillingen med det samme.

  

• 2

  Den nye stilling åbner. Orova springer direkte til detaljesiden for den nye stilling. Du lander på fanen JD og kriterier med en tom JD — præcis dér, hvor næste trin sker.

  

• 3

  Omdøb den direkte på siden. Den nye stilling hedder indtil videre “Ny stilling”. Klik på feltet Stillingsbetegnelse på detaljesiden, og skriv det rigtige navn, for eksempel “Chefbarista”.

  

• 4

  Gå tilbage til listen. Hver stilling er én række i tabellen. Kolonnen CV'er viser, hvor mange ansøgninger der er kommet ind, og statusmærket viser, om stillingen er klar til scoring.

  

Mulighed 1 — brug en JD, du allerede har

• 1

  Indsæt indholdet direkte. Klik i det store felt med teksten “Eller indsæt JD-indholdet her…”, og indsæt din jobbeskrivelse. Orova gemmer den for dig: du ser “Gemmer…” og derefter “Gemt automatisk”.

  

• 2

  Eller upload en JD-fil. Klik på Upload JD, og vælg en fil. Orova accepterer PDF, Word (DOCX/DOC), TXT, RTF, ODT og JPG/PNG-billeder, op til 10 MB pr. fil. Når du uploader en JD-fil, bruger Orova AI til at læse den, så det bruger Quota.

  

Mulighed 2 — lad AI skrive JD'en for dig

• 1

  Skriv nogle få punkter. Skriv kun det vigtigste i JD-feltet: rollen, hvor mange personer den leder, den erfaring, du ønsker, og hvad du foretrækker. Tre til fem linjer er nok.

• 2

  Klik på Skriv JD med AI. Knappen sidder lige over JD-feltet. AI læser dine punkter, skriver en komplet JD og udfylder både titlen og beskrivelsesfeltet. Denne handling bruger Quota.

  

• 3

  Læs den igennem, og ret til. AI skriver det, du bad om, men kender ikke jeres interne forhold. Ret direkte i feltet — Orova gemmer stadig automatisk.

  

Analysér JD'en for at få kriterierne

• 1

  Klik på Analysér JD. Knappen sidder under JD-feltet. Skærmen viser “AI analyserer JD'en…” i nogle sekunder. Denne handling bruger Quota.

  

• 2

  Se kriterietabellen blive udfyldt. Tabellen Evalueringskriterier fyldes med rækker, hver med tre kolonner: Gruppe, Kriterium, Vægt. Det er den målestok, AI bruger på hvert CV til denne stilling.

  

• 3

  Tilpas den, så den passer til det, du vil have. Skift Gruppe, omskriv teksten i kolonnen Kriterium, juster Vægt. Klik på Tilføj kriterium for at få en tom række. Hver gang tabellen ændres, gemmer Orova den og kalder AI for at dele kriterierne op i mindre punkter, så det bruger Quota.

  

• 4

  Hvis du vil starte forfra. Ret JD-indholdet, og klik derefter på Analysér igen. Kriterietabellen bygges op igen ud fra den nye JD.

Sæt grænsen for bestået og overvejelseszonen

• 1

  Udfyld Godkendelsestærskel. Det er den procentdel, et CV skal nå for at blive markeret Bestået. Feltet sidder lige under kriterietabellen. Et CV, der scorer på eller over dette niveau, består.

  

• 2

  Udfyld Overvejelseszone. Det er procentintervallet lige under godkendelsestærsklen. Et CV, der lander i det interval, markeres Overvej, så du selv kan se på det i stedet for at afvise det direkte. Disse to tal afgør, hvilken gruppe hvert CV kommer i.

  

Giv stillingen til de rette personer

• 1

  Klik på Rekrutterere. Knappen sidder øverst på stillingens detaljeside. En dialog åbner med en liste over medlemmerne af dit arbejdsområde.

  

• 2

  Vælg et adgangsniveau for hver person. Der er fire niveauer: Brug standard, Kan redigere, Kun visning, Ingen adgang. Den, der er sat til Ingen adgang, kan ikke se CV'erne til denne stilling.

  

Få CV'er ind i stillingen

• 1

  Åbn skærmen CV-screening. Klik på fanen CV'er og resultater på stillingens detaljeside. Uden ansøgninger endnu viser skærmen “Ingen CV'er endnu. Upload CV'er for at begynde at score.” sammen med de to uploadknapper.

  

• 2

  Klik på Upload CV'er for at vælge enkelte filer. Din computers filvælger åbner. Hold Ctrl (eller Command på en Mac) nede for at vælge flere filer på én gang.

  

• 3

  Eller klik på Upload mappe. Brug dette, når du allerede har samlet CV'erne i én mappe på din computer. Orova tager alle gyldige filer i den og springer resten over.

  

• 4

  Vent, til uploadbjælken er færdig. Et kort med “Uploader CV'er” vises med linjen “Uploader {done}/{total}…”. Når det er færdigt, melder Orova “{n} CV'er modtaget.”, og de nye rækker dukker op i CV-tabellen.

• 5

  Tjek linjen med oversprungne filer. Hvis en fil har forkert format eller er for stor, samler Orova dem i én linje: “{n} filer sprunget over (format eller over 10 MB).” Gennemgå de filer, og upload dem igen.

Kør en scoringsomgang

• 1

  Klik på Analysér alle. Knappen sidder over tabellen på skærmen CV-screening. En bekræftelsesboks vises og fortæller dig, hvor mange CV'er der scores, og at hvert CV bruger Quota efter det faktiske AI-forbrug.

  

• 2

  Eller score kun nogle få ansøgninger. Sæt flueben i de rækker, du vil have. En værktøjslinje vises nederst med Analysér, Slet, Fravælg. Det passer til den situation, hvor du lige har tilføjet en håndfuld CV'er.

  

• 3

  Bekræft, og lad den køre. Kortet Scorer CV'er vises, tæller “{done}/{total} CV'er færdige” og viser “Scorer: {file name}”. Hvert CV tager et par dusin sekunder, så seks CV'er tager et sted mellem tre og seks minutter.

• 4

  Forlad siden, hvis du vil. Lige under statuskortet står linjen “Du kan forlade denne side — scoringen kører i baggrunden.” Lav noget andet, og kom tilbage til resultaterne.

Læs resultaterne

• 1

  Se på kolonnerne Score og Resultat. Scoren er det vægtede gennemsnit på tværs af alle kriterier. Kolonnen Resultat gør scoren til et af tre letlæste mærker ud fra de tærskler, du har sat.

  

• 2

  Klik på en række. En resultatpopup åbner med CV-filens navn øverst. Den indeholder kandidatoplysningerne (fulde navn, e-mail, telefon, års erfaring, seneste stilling), de samlede kommentarer og scoringstabellen pr. kriterium.

  

• 3

  Se det originale CV direkte. Klik på Se CV for at åbne den originale fil i Orova i stedet for at downloade den. PDF'er og billeder vises direkte, Word-filer genopbygges som en tekstside. Der er en knap til at åbne den i en ny fane og en til at downloade den.

  

• 4

  Skriv din egen vurdering ned. Brug kolonnen Din vurdering til at registrere den menneskelige dom. Den overskriver aldrig AI-scoren — de to kolonner står side om side, så du kan sammenligne.

  

Opbyg det fælles spørgsmålssæt

• 1

  Vælg stillingen. Klik på rullemenuen Stilling øverst, og vælg den rolle, du forbereder dig til. Uden spørgsmål endnu viser skærmen “Ingen spørgsmål endnu — klik på “AI fra JD” eller “Redigér manuelt” for at skrive dine egne.”

  

• 2

  Klik på Generér. AI læser JD'en og kriterierne og skriver spørgsmålslisten. Nogle sekunder senere fylder spørgsmålene skærmen. Denne handling bruger Quota.

  

• 3

  Redigér og tilføj. Klik på Redigér manuelt for at ændre ordlyden af et spørgsmål. Klik på Tilføj spørgsmål for at tilføje dit eget. Ingen af delene koster Quota.

  

Lav et personligt sæt til én kandidat

• 1

  Vælg kandidaten. Klik på rullemenuen Kandidat øverst, og vælg en person. Listen kommer fra de CV'er, der er uploadet til den stilling.

  

• 2

  Klik på Generér. Med en kandidat valgt læser Generér vedkommendes CV og omskriver spørgsmålssættet, så det spørger direkte ind til erfaringen og projekterne i ansøgningen. Denne handling bruger Quota.

  

• 3

  Genbrug det til hele gruppen, hvis du vil. Klik på Anvend på alle for at sende det sæt, du kigger på, ud til alle kandidater til stillingen. Orova melder “Anvendt på {n} kandidater.” Denne handling koster ingen Quota.

  

Gør det i denne rækkefølge

• 1

  Opret lokalerne først. Klik på Mødelokaler i området Samtalekalender. En dialog kaldet “Lokaler til samtaler” åbner. Udfyld lokalets navn, dets bookingtider og standardlængden for én samtale. Slå Samme tider hver dag til, hvis alle dage er ens. Gem, og lokalet vises med det samme på listen.

  

• 2

  Book én samtale. Klik på Book samtale. Vælg Ledig stilling, og vælg derefter Kandidat blandt CV'erne til den samme stilling. Vælg dato, starttidspunkt og lokale. Gem, og samtalen vises som en blok i kalenderen.

  

• 3

  Se hele ugen. Kalenderen har en dagsvisning og en ugevisning. Hver samtale er en blok med kandidatens navn. Du kan med ét blik se, om nogen er booket lige efter hinanden, eller hvilket lokale der er fuldt.

  

• 1

  Åbn notefeltet for den rigtige kandidat. Vælg Stilling først og derefter Kandidat. Før du skriver noget, står der “Ingen noter endnu…” i feltet. Knappen Optag sidder lige der.

  

• 2

  Skriv, mens du lytter. Skriv ét kort punkt pr. linje. Hver linje gemmer sig selv og får tidspunktet, den blev skrevet. Det koster ingen Quota og virker altid, også i et larmende lokale eller på en maskine uden mikrofon.

  

• 3

  Eller lad maskinen lytte for dig. Klik på Optag, browseren beder om tilladelse til mikrofonen, og du klikker på Tillad. I Chrome, Edge og Safari lytter maskinen og skriver, mens du taler. Andre browsere optager kun, og teksten transskriberes bagefter.

  

• 4

  Stop, og få teksten. Klik på Stop og transskribér. AI lytter filen igennem og føjer teksten til dit notefelt. Dette trin bruger Quota, og tallet vises, før du klikker. Lydfiler accepteres op til 300 MB.

• 5

  Afslut samtalerunden. Når samtalen er slut, gemmer du noterne som en session. Skærmen spørger “Gem de aktuelle noter som en samtalesession?”. Sig ja, og runden gemmes, klar til at blive læst når som helst.

  

• 1

  Klik på Evaluér alle. AI læser hver kandidats noter og scorer dem ud fra spørgsmålsarket. Skærmen viser statuslinjer som “Kandidat {i}/{n} · {name}” og “AI scorer ud fra spørgsmålsarket…”. Hver kandidat tager et par dusin sekunder; vent, til tabellen viser scorer.

  

• 2

  Læs evalueringstabellen. Tabellen stiller CV-scoren ved siden af samtalescoren for samme person. Den, der ser stærk ud på papiret, men svag i virkeligheden, eller omvendt, springer straks i øjnene her.

  

• 3

  Bed AI om at sammenligne kandidaterne. Klik på AI-anbefaling. AI rangerer ud fra både CV-scoren og samtalescoren og giver en begrundelse for hver person. Det kræver mindst 2 kandidater med et scoret CV, ellers siger skærmen “Der kræves mindst 2 screenede kandidater for at sammenligne.”

  

• 4

  Træf den endelige beslutning. I kolonnen Endelig beslutning vælger du Ansæt for den person, du tager, og Ansæt ikke for den, du ikke tager. Lad den stå på Ikke besluttet, mens du stadig tænker. De automatiske mailregler i Kandidatmails bruger denne værdi.

  

• 5

  Eksportér evalueringsfilen som PDF. Download en PDF, der rummer både CV-screeningsdelen og samtaledelen. Praktisk, når du skal fremlægge for din leder eller arkivere ansættelsessagen.

  

Forbind postkassen først

• 1

  Åbn fanen E-mailkonto. Vælg fanen E-mailkonto i området Kontakt. Du ser et felt Afsenderkonto, et felt til app-adgangskode, et felt SMTP-server og et portfelt. Med Gmail indtaster du Gmail-adressen og en app-adgangskode; med firmamail spørger du jeres IT-afdeling om server og port.

  

• 2

  Gem, og vent på Forbundet. Klik på gem. Skærmen viser “Tester login…” i nogle sekunder og skifter derefter til Forbundet. Det ord betyder, at postkassen virker. Hvis der opstår en fejl, så se FAQ'en sidst på denne side.

  

Skriv skabelonerne, og send

• 1

  Opret en skabelon, og navngiv den efter formål. Gå til fanen Skabeloner. Giv skabelonen et navn, der siger, hvad den er til, for eksempel “Samtaleinvitation, runde 1”, “Tilbudsbrev” eller “Afslagsbrev”, så det er nemt at vælge den rigtige i en regel. Skriv indholdet i skabelonens HTML-felt, eller skriv nogle krav i notefeltet til AI, og klik på AI-generér. At spørge AI bruger Quota.

  

• 2

  Forhåndsvis, før du bruger den. Klik på Forhåndsvisning for at se brevet præcis, som kandidaten vil se det. Vil du indsætte et billede, for eksempel virksomhedens logo, så upload det direkte i editoren. Billeder accepteres op til 3 MB.

  

• 3

  Åbn fanen Send e-mail. Denne fane rummer kun de automatiske afsendelsesregler — der er intet Til-felt og ingen editor til at skrive et enkeltstående brev. Brevene sendes via reglerne, hver pakket ind i en af de skabeloner, du lige har lavet. Uden en forbundet postkasse sendes intet.

• 4

  Slå de automatiske regler til. I fanen Send e-mail parrer hver regel én betingelse med én skabelon. De betingelser, du kan vælge, er: AI-screeningsresultat, Din vurdering af CV'et, AI-konklusion efter samtale, Endelig beslutning, Samtale lige planlagt. Slå kolonnen Til til, så kører reglen.