Utilisez Orova Recruit
une étape à la fois.

Créer un poste

• 1

  Cliquez sur New opening (Nouveau poste). Le bouton se trouve en haut à droite de l'écran Job openings. Pas de champ de nom, rien à confirmer : un seul clic crée le poste immédiatement.

  

• 2

  Le nouveau poste s'ouvre. Orova ouvre directement la page de détail du nouveau poste. Vous arrivez sur l'onglet JD & Criteria (JD et critères) avec une JD vide — exactement là où se passe l'étape suivante.

  

• 3

  Renommez-le directement sur la page. Le nouveau poste s'appelle provisoirement « New opening ». Cliquez dans le champ Position name (Intitulé du poste) de la page de détail et saisissez le vrai nom, par exemple « Chef barista ».

  

• 4

  Revenez à la liste. Chaque poste occupe une ligne du tableau. La colonne CVs indique combien de candidatures sont arrivées, et la pastille de statut vous dit s'il est prêt à être noté.

  

Option 1 — importer une JD que vous avez déjà

• 1

  Collez directement le contenu. Cliquez dans la grande zone qui indique « Or paste the JD content here… » et collez votre description de poste. Orova l'enregistre pour vous : vous voyez « Saving… » puis « Saved automatically ».

  

• 2

  Ou importez un fichier JD. Cliquez sur Upload JD (Importer la JD) et choisissez un fichier. Orova accepte les PDF, Word (DOCX/DOC), TXT, RTF, ODT et les images JPG/PNG, jusqu'à 10MB par fichier. L'import d'un fichier JD utilise l'IA pour le lire, il consomme donc du quota.

  

Option 2 — laisser l'IA rédiger la JD pour vous

• 1

  Saisissez quelques points clés. Dans le champ JD, notez uniquement l'essentiel : le rôle, combien de personnes il encadre, l'expérience souhaitée, vos préférences. Trois à cinq lignes suffisent.

• 2

  Cliquez sur Write JD with AI (Rédiger la JD avec l'IA). Le bouton se trouve juste au-dessus du champ JD. L'IA lit vos points, rédige une JD complète et remplit à la fois le titre et le champ de description. Cette action consomme du quota.

  

• 3

  Relisez et corrigez. L'IA écrit ce que vous avez demandé, mais elle ne connaît pas votre contexte interne. Modifiez directement dans le champ — Orova continue d'enregistrer automatiquement.

  

Analyser la JD pour obtenir les critères

• 1

  Cliquez sur Analyze JD (Analyser la JD). Le bouton se trouve sous le champ JD. L'écran affiche « AI is analyzing the JD… » pendant quelques secondes. Cette action consomme du quota.

  

• 2

  Regardez le tableau des critères se remplir. Le tableau Evaluation criteria se remplit de lignes, chacune avec trois colonnes : Group (Groupe), Criterion (Critère), Weight (Pondération). C'est l'étalon que l'IA appliquera à chaque CV de ce poste.

  

• 3

  Ajustez selon ce que vous voulez. Changez le Group, réécrivez le texte de la colonne Criterion, ajustez le Weight. Cliquez sur Add criterion (Ajouter un critère) pour une ligne vide. À chaque modification du tableau, Orova l'enregistre et appelle l'IA pour découper les critères en points plus fins, cela consomme donc du quota.

  

• 4

  Si vous voulez tout recommencer. Modifiez le contenu de la JD, puis cliquez sur Re-analyze (Réanalyser). Le tableau des critères est reconstruit à partir de la nouvelle JD.

Définir le seuil de réussite et la zone de révision

• 1

  Renseignez Pass threshold (Seuil de réussite). C'est le pourcentage qu'un CV doit atteindre pour être marqué Pass. Le champ se trouve juste sous le tableau des critères. Un CV qui atteint ou dépasse ce niveau est retenu.

  

• 2

  Renseignez Review band (Zone de révision). C'est la fenêtre de pourcentage juste sous le seuil de réussite. Un CV qui tombe dans cette fenêtre est marqué Review pour que vous l'examiniez vous-même au lieu de le rejeter d'office. Ces deux chiffres décident du groupe de chaque CV.

  

Confier le poste aux bonnes personnes

• 1

  Cliquez sur Recruiters (Recruteurs). Le bouton se trouve en haut de la page de détail du poste. Une fenêtre s'ouvre avec la liste des membres de votre workspace.

  

• 2

  Choisissez un niveau d'accès par personne. Il y a quatre niveaux : Use default (Par défaut), Can edit (Peut modifier), View only (Lecture seule), No access (Aucun accès). Une personne réglée sur No access ne verra pas les CV de ce poste.

  

Ajouter des CV au poste

• 1

  Ouvrez l'écran CV Screening. Sur la page de détail du poste, cliquez sur l'onglet CVs & Results. Sans candidature, l'écran affiche « No CVs yet. Upload CVs to start scoring. » avec les deux boutons d'import.

  

• 2

  Cliquez sur Upload CVs (Importer des CV) pour choisir des fichiers. Le sélecteur de fichiers de votre ordinateur s'ouvre. Maintenez Ctrl (ou Commande sur Mac) pour sélectionner plusieurs fichiers à la fois.

  

• 3

  Ou cliquez sur Upload folder (Importer un dossier). À utiliser quand vous avez déjà rassemblé les CV dans un dossier de votre ordinateur. Orova prend tous les fichiers valides qu'il contient et ignore le reste.

  

• 4

  Attendez la fin de la barre d'import. Une carte « Uploading CVs » apparaît avec la ligne « Uploading {done}/{total}… ». Une fois terminé, Orova annonce « {n} CVs received. » et les nouvelles lignes s'affichent dans le tableau des CV.

• 5

  Vérifiez la ligne des fichiers ignorés. Si un fichier a le mauvais format ou est trop lourd, Orova les regroupe sur une seule ligne : « {n} files skipped (format or over 10MB). ». Vérifiez ces fichiers et importez-les à nouveau.

Lancer une notation

• 1

  Cliquez sur Analyze all (Tout analyser). Le bouton se trouve au-dessus du tableau de l'écran CV Screening. Une fenêtre de confirmation apparaît, indiquant combien de CV seront notés et que chaque CV consomme du quota selon l'usage réel de l'IA.

  

• 2

  Ou notez seulement quelques candidatures. Cochez les cases des lignes voulues. Une barre d'outils apparaît en bas avec Analyze, Delete, Clear. Pratique quand vous venez d'ajouter quelques CV.

  

• 3

  Confirmez et laissez tourner. La carte Scoring CVs apparaît, compte « {done}/{total} CVs done » et affiche « Scoring: {file name} ». Chaque CV prend quelques dizaines de secondes, donc six CV prennent environ trois à six minutes.

• 4

  Quittez la page si vous le souhaitez. Juste sous la carte de progression figure la ligne « You can leave this page — scoring runs in the background. ». Passez à autre chose et revenez voir les résultats.

Lire les résultats

• 1

  Regardez les colonnes Score et Result. La note est la moyenne pondérée de tous les critères. La colonne Result (Résultat) traduit cette note en l'une de trois pastilles faciles à lire, selon les seuils que vous avez définis.

  

• 2

  Cliquez sur une ligne. Une fenêtre de résultat s'ouvre, avec le nom du fichier du CV en en-tête. Elle contient les informations du candidat (nom complet, e-mail, téléphone, années d'expérience, dernier poste), les commentaires généraux et le tableau de notation par critère.

  

• 3

  Consultez le CV original sur place. Cliquez sur View CV (Voir le CV) pour ouvrir le fichier original dans Orova au lieu de le télécharger. Les PDF et les images s'affichent directement, les fichiers Word sont reconstruits en page de texte. Un bouton permet de l'ouvrir dans un nouvel onglet, un autre de le télécharger.

  

• 4

  Notez votre propre avis. Utilisez la colonne Your call pour consigner le verdict humain. Elle n'écrase jamais la note de l'IA — les deux colonnes sont côte à côte pour que vous puissiez comparer.

  

Construire la grille commune

• 1

  Choisissez le poste. Cliquez sur la liste Opening en haut et choisissez le rôle que vous préparez. Sans question, l'écran affiche « No questions yet — click “AI from JD” or “Edit manually” to type your own. ».

  

• 2

  Cliquez sur Generate (Générer). L'IA lit la JD et les critères et rédige la liste de questions. Quelques secondes plus tard, les questions remplissent l'écran. Cette action consomme du quota.

  

• 3

  Modifiez et complétez. Cliquez sur Edit manually (Modifier manuellement) pour changer la formulation d'une question. Cliquez sur Add question (Ajouter une question) pour ajouter la vôtre. Aucune de ces actions ne coûte de quota.

  

Créer une grille personnelle pour un candidat

• 1

  Choisissez le candidat. Cliquez sur la liste Candidate en haut et choisissez une personne. La liste provient des CV importés pour ce poste.

  

• 2

  Cliquez sur Generate (Générer). Une fois un candidat choisi, Generate lit le CV de cette personne et réécrit la grille pour interroger directement l'expérience et les projets de sa candidature. Cette action consomme du quota.

  

• 3

  Réutilisez-la pour tout le groupe si vous le souhaitez. Cliquez sur Apply to all (Appliquer à tous) pour appliquer la grille affichée à tous les candidats du poste. Orova annonce « Applied to {n} candidates. ». Cette action ne coûte aucun quota.

  

Procédez dans cet ordre

• 1

  Configurez d'abord les salles. Dans l'espace Schedule, cliquez sur Rooms. Une fenêtre intitulée « Interview rooms » s'ouvre. Renseignez le nom de la salle, ses horaires de réservation et la durée par défaut d'un entretien. Activez Same hours daily si tous les jours sont identiques. Enregistrez, et la salle apparaît aussitôt dans la liste.

  

• 2

  Réservez un entretien. Cliquez sur Book interview. Choisissez le Job opening, puis le Candidate parmi les CV de ce même poste. Choisissez la date, l'heure de début et la salle. Enregistrez, et l'entretien apparaît comme un bloc dans le calendrier.

  

• 3

  Regardez toute la semaine. Le calendrier propose une vue jour et une vue semaine. Chaque entretien est un bloc portant le nom du candidat. Vous voyez d'un coup d'œil si des entretiens s'enchaînent sans pause, ou quelle salle est pleine.

  

• 1

  Ouvrez le bloc de notes du bon candidat. Choisissez d'abord l'Opening, puis le Candidate. Avant que vous n'écriviez quoi que ce soit, le bloc affiche « No notes yet… ». Le bouton Record est juste là.

  

• 2

  Tapez en écoutant. Saisissez un point court par ligne. Chaque ligne s'enregistre toute seule et porte l'heure à laquelle elle a été écrite. Cela ne coûte aucun quota et fonctionne toujours, même dans une pièce bruyante ou sur un appareil sans micro.

  

• 3

  Ou laissez la machine écouter pour vous. Cliquez sur Record, le navigateur demande l'accès au micro et vous cliquez sur Autoriser. Sur Chrome, Edge et Safari, la machine écoute et tape pendant que vous parlez. Les autres navigateurs se contentent d'enregistrer, et le texte est transcrit ensuite.

  

• 4

  Arrêtez et récupérez le texte. Cliquez sur Stop & transcribe. L'IA réécoute le fichier et ajoute le texte à votre bloc de notes. Cette étape consomme du quota, et le chiffre s'affiche avant le clic. Les fichiers audio sont acceptés jusqu'à 300 MB.

• 5

  Clôturez le tour d'entretien. Une fois l'entretien terminé, enregistrez les notes comme session. L'écran demande « Save the current notes as an interview session? ». Acceptez et ce tour est archivé, consultable à tout moment.

  

• 1

  Cliquez sur Review all. L'IA lit les notes de chaque candidat et les note selon la grille de questions. L'écran affiche des lignes de progression comme « Candidate {i}/{n} · {name} » et « AI is scoring against the question sheet… ». Chaque candidat prend quelques dizaines de secondes ; attendez que le tableau affiche les notes.

  

• 2

  Lisez le tableau d'évaluation. Le tableau place la note de CV à côté de la note d'entretien de la même personne. Celui qui brille sur le papier mais déçoit en personne, ou l'inverse, saute tout de suite aux yeux.

  

• 3

  Demandez à l'IA de comparer les candidats. Cliquez sur AI recommendation. L'IA classe selon la note de CV et la note d'entretien, et donne une raison pour chaque personne. Il lui faut au moins 2 candidats avec un CV noté, sinon l'écran indique « Need at least 2 screened candidates to compare. ».

  

• 4

  Prenez la décision finale. Dans la colonne Final call, choisissez Hire pour la personne retenue et No hire pour celle que vous écartez. Laissez Not decided tant que vous réfléchissez. Les règles d'e-mail automatiques de la partie E-mails aux candidats utilisent cette valeur.

  

• 5

  Exportez le dossier d'évaluation en PDF. Téléchargez un PDF qui contient à la fois la partie tri des CV et la partie entretien. Pratique pour présenter à votre responsable ou archiver le dossier de recrutement.

  

Connectez d'abord la boîte mail

• 1

  Ouvrez l'onglet Email account. Dans l'espace Contact, choisissez l'onglet Email account. Vous voyez un champ Sending account (Compte d'envoi), un champ mot de passe d'application, un champ SMTP host et un champ port. Avec Gmail, saisissez l'adresse Gmail et un mot de passe d'application ; avec une messagerie d'entreprise, demandez l'hôte et le port à votre équipe informatique.

  

• 2

  Enregistrez et attendez Connected. Cliquez sur enregistrer. L'écran affiche « Testing login… » pendant quelques secondes, puis passe à Connected (Connecté). Ce mot signifie que la boîte mail fonctionne. En cas d'erreur, consultez la FAQ en bas de cette page.

  

Rédigez les modèles et envoyez

• 1

  Créez un modèle et nommez-le selon son usage. Allez dans l'onglet Templates. Donnez au modèle un nom qui dit son usage, par exemple « Invitation entretien, 1er tour », « Lettre d'offre » ou « Lettre de refus », pour choisir facilement le bon dans une règle. Rédigez le contenu dans le champ HTML du modèle, ou indiquez quelques consignes à l'IA dans le champ de notes et cliquez sur AI generate. Solliciter l'IA consomme du quota.

  

• 2

  Prévisualisez avant de l'utiliser. Cliquez sur Preview pour voir le courrier exactement comme le candidat le verra. Pour insérer une image, par exemple le logo de votre entreprise, importez-la directement dans l'éditeur. Les images sont acceptées jusqu'à 3 MB.

  

• 3

  Ouvrez l'onglet Send email. Cet onglet ne contient que les règles d'envoi automatique — pas de champ To ni d'éditeur pour rédiger un courrier ponctuel. Les courriers partent via les règles, chacun placé dans l'un des modèles que vous venez de créer. Sans boîte mail connectée, rien n'est envoyé.

• 4

  Activez les règles automatiques. Dans l'onglet Send email, chaque règle associe une condition à un modèle. Les conditions disponibles sont : AI screening result (Résultat du tri IA), Your call on the CV (Votre avis sur le CV), AI interview verdict (Verdict IA de l'entretien), Final call (Décision finale), Interview just scheduled (Entretien tout juste planifié). Basculez la colonne On (Activé) et la règle s'exécute.