Use Orova Recruit
paso a paso.

Crear una vacante

• 1

  Haga clic en New opening (Nueva vacante). El botón está arriba a la derecha de la pantalla Job openings. No hay cuadro de nombre ni nada que confirmar: un solo clic crea la vacante al instante.

  

• 2

  Se abre la nueva vacante. Orova le lleva directamente a la página de detalle de la nueva vacante. Llega a la pestaña JD & Criteria (JD y criterios) con la JD vacía, justo donde ocurre el siguiente paso.

  

• 3

  Cámbiele el nombre en la misma página. De momento la nueva vacante se llama “New opening”. Haga clic en el cuadro Position name (Nombre del puesto) de la página de detalle y escriba el nombre real, por ejemplo “Jefe de baristas”.

  

• 4

  Vuelva a la lista. Cada vacante es una fila de la tabla. La columna CVs muestra cuántas candidaturas han llegado y la etiqueta de estado le dice si ya está lista para puntuar.

  

Opción 1: traiga una JD que ya tenga

• 1

  Pegue el contenido directamente. Haga clic en el cuadro grande que dice “Or paste the JD content here…” y pegue su descripción del puesto. Orova la guarda por usted: verá “Saving…” y después “Saved automatically”.

  

• 2

  O suba un archivo con la JD. Haga clic en Upload JD (Subir JD) y elija un archivo. Orova acepta PDF, Word (DOCX/DOC), TXT, RTF, ODT e imágenes JPG/PNG, hasta 10MB por archivo. Subir un archivo de JD usa IA para leerlo, así que consume quota.

  

Opción 2: deje que la IA redacte la JD por usted

• 1

  Escriba unas cuantas viñetas. En el cuadro de la JD, anote solo lo esencial: el puesto, a cuántas personas dirige, la experiencia que busca y lo que prefiere. Con tres a cinco líneas basta.

• 2

  Haga clic en Write JD with AI (Redactar JD con IA). El botón está justo encima del cuadro de la JD. La IA lee sus viñetas, redacta una JD completa y rellena tanto el título como el cuadro de descripción. Esta acción consume quota.

  

• 3

  Reléala y edítela. La IA escribe lo que usted pidió, pero no conoce su contexto interno. Edite directamente en el cuadro: Orova sigue guardando automáticamente.

  

Analice la JD para obtener los criterios

• 1

  Haga clic en Analyze JD (Analizar JD). El botón está debajo del cuadro de la JD. La pantalla muestra “AI is analyzing the JD…” durante unos segundos. Esta acción consume quota.

  

• 2

  Vea cómo se rellena la tabla de criterios. La tabla Evaluation criteria se llena de filas, cada una con tres columnas: Group (Grupo), Criterion (Criterio), Weight (Peso). Esta es la vara de medir que usará la IA con cada CV de esta vacante.

  

• 3

  Ajústela a lo que quiere. Cambie el Group, reescriba el texto de la columna Criterion y ajuste el Weight. Haga clic en Add criterion (Añadir criterio) para obtener una fila en blanco. Cada vez que la tabla cambia, Orova la guarda y llama a la IA para dividir los criterios en puntos más pequeños, así que consume quota.

  

• 4

  Si quiere empezar de cero. Edite el contenido de la JD y haga clic en Re-analyze (Volver a analizar). La tabla de criterios se reconstruye a partir de la nueva JD.

Defina el umbral de aprobado y la franja de revisión

• 1

  Rellene Pass threshold (Umbral de aprobado). Es el porcentaje que necesita un CV para marcarse como Pass. El campo está justo debajo de la tabla de criterios. Un CV que alcanza o supera este nivel aprueba.

  

• 2

  Rellene Review band (Franja de revisión). Es la franja de porcentaje justo por debajo del umbral de aprobado. Un CV que cae en esa franja se marca como Review para que usted lo mire en lugar de rechazarlo directamente. Estas dos cifras deciden en qué grupo entra cada CV.

  

Asigne la vacante a las personas adecuadas

• 1

  Haga clic en Recruiters (Reclutadores). El botón está en la parte superior de la página de detalle de la vacante. Se abre un cuadro de diálogo con la lista de miembros de su workspace.

  

• 2

  Elija un nivel de acceso por persona. Hay cuatro niveles: Use default (Usar el predeterminado), Can edit (Puede editar), View only (Solo ver), No access (Sin acceso). Quien tenga No access no verá los CV de esta vacante.

  

Meta los CV en la vacante

• 1

  Abra la pantalla CV Screening. En la página de detalle de la vacante, haga clic en la pestaña CVs & Results. Sin candidaturas todavía, la pantalla muestra “No CVs yet. Upload CVs to start scoring.” junto con los dos botones de subida.

  

• 2

  Haga clic en Upload CVs (Subir CV) para elegir archivos sueltos. Se abre el selector de archivos de su ordenador. Mantenga pulsada Ctrl (o Command en un Mac) para seleccionar varios archivos a la vez.

  

• 3

  O haga clic en Upload folder (Subir carpeta). Úselo cuando ya haya reunido los CV en una carpeta de su ordenador. Orova toma todos los archivos válidos que contiene y omite el resto.

  

• 4

  Espere a que termine la barra de subida. Aparece una tarjeta “Uploading CVs” con la línea “Uploading {done}/{total}…”. Cuando termina, Orova informa “{n} CVs received.” y las filas nuevas aparecen en la tabla de CV.

• 5

  Revise la línea de archivos omitidos. Si un archivo tiene un formato incorrecto o pesa demasiado, Orova los agrupa en una sola línea: “{n} files skipped (format or over 10MB).” Revise esos archivos y súbalos de nuevo.

Lance una ronda de puntuación

• 1

  Haga clic en Analyze all (Analizar todo). El botón está encima de la tabla en la pantalla CV Screening. Aparece un cuadro de confirmación que le indica cuántos CV se puntuarán y que cada CV consume quota según el uso real de la IA.

  

• 2

  O puntúe solo algunas candidaturas. Marque las casillas de las filas que quiera. Aparece una barra de herramientas abajo con Analyze, Delete, Clear. Esto encaja cuando acaba de añadir un puñado de CV.

  

• 3

  Confirme y déjelo en marcha. Aparece la tarjeta Scoring CVs, que cuenta “{done}/{total} CVs done” y muestra “Scoring: {file name}”. Cada CV tarda unas decenas de segundos, así que seis CV rondan entre tres y seis minutos.

• 4

  Salga de la página si quiere. Justo debajo de la tarjeta de progreso está la línea “You can leave this page — scoring runs in the background.” Vaya a hacer otra cosa y vuelva a por los resultados.

Lea los resultados

• 1

  Mire las columnas Score (Puntuación) y Result (Resultado). La puntuación es la media ponderada de todos los criterios. La columna Result convierte esa puntuación en una de tres etiquetas fáciles de leer, según los umbrales que usted definió.

  

• 2

  Haga clic en una fila. Se abre una ventana de resultado encabezada por el nombre del archivo del CV. Contiene los datos del candidato (nombre completo, correo, teléfono, años de experiencia, último puesto), los comentarios generales y la tabla de puntuación por criterio.

  

• 3

  Vea el CV original ahí mismo. Haga clic en View CV (Ver CV) para abrir el archivo original dentro de Orova en lugar de descargarlo. Los PDF y las imágenes se muestran directamente; los archivos de Word se reconstruyen como una página de texto. Hay un botón para abrirlo en una pestaña nueva y otro para descargarlo.

  

• 4

  Anote su propia opinión. Use la columna Your call (Su decisión) para registrar el veredicto humano. Nunca sobrescribe la puntuación de la IA: las dos columnas están una al lado de la otra para que pueda compararlas.

  

Prepare el conjunto de preguntas compartido

• 1

  Elija la vacante. Haga clic en el desplegable Opening de arriba y elija el puesto que está preparando. Sin preguntas todavía, la pantalla muestra “No questions yet — click “AI from JD” or “Edit manually” to type your own.”

  

• 2

  Haga clic en Generate (Generar). La IA lee la JD y los criterios y redacta la lista de preguntas. Unos segundos después, las preguntas llenan la pantalla. Esta acción consume quota.

  

• 3

  Edite y añada. Haga clic en Edit manually (Editar manualmente) para cambiar la redacción de cualquier pregunta. Haga clic en Add question (Añadir pregunta) para añadir una propia. Ninguna de las dos consume quota.

  

Cree un conjunto personal para un candidato

• 1

  Elija al candidato. Haga clic en el desplegable Candidate de arriba y elija a una persona. La lista sale de los CV subidos a esa vacante.

  

• 2

  Haga clic en Generate (Generar). Con un candidato elegido, Generate lee el CV de esa persona y reescribe el conjunto de preguntas para preguntar directamente por la experiencia y los proyectos de su candidatura. Esta acción consume quota.

  

• 3

  Reutilícelo para todo el grupo si quiere. Haga clic en Apply to all (Aplicar a todos) para llevar el conjunto que está viendo a todos los candidatos de la vacante. Orova informa “Applied to {n} candidates.” Esta acción no consume quota.

  

Hágalo en este orden

• 1

  Configure primero las salas. En el área Schedule, haga clic en Rooms (Salas). Se abre un cuadro de diálogo llamado “Interview rooms”. Rellene el nombre de la sala, su horario de reservas y la duración predeterminada de una entrevista. Active Same hours daily (Mismo horario todos los días) si todos los días son iguales. Guarde y la sala aparece en la lista al instante.

  

• 2

  Reserve una entrevista. Haga clic en Book interview (Reservar entrevista). Elija la Job opening y después el Candidate entre los CV de esa misma vacante. Elija la fecha, la hora de inicio y la sala. Guarde y la entrevista aparece como un bloque en el calendario.

  

• 3

  Mire la semana completa. El calendario tiene vista de día y vista de semana. Cada entrevista es un bloque con el nombre del candidato. Puede comprobar de un vistazo si alguien tiene citas seguidas o qué sala está llena.

  

• 1

  Abra el cuadro de notas del candidato correcto. Elija primero la Opening y después el Candidate. Antes de que escriba nada, el cuadro dice “No notes yet…”. El botón Record (Grabar) está justo ahí.

  

• 2

  Escriba mientras escucha. Escriba un punto breve por línea. Cada línea se guarda sola y lleva la hora en que se escribió. No consume quota y siempre funciona, incluso en una sala ruidosa o en un equipo sin micrófono.

  

• 3

  O deje que la máquina escuche por usted. Haga clic en Record, el navegador pide permiso de micrófono y usted hace clic en Permitir. En Chrome, Edge y Safari la máquina escucha y escribe mientras usted habla. Los demás navegadores solo graban, y el texto se transcribe después.

  

• 4

  Detenga y obtenga el texto. Haga clic en Stop & transcribe (Detener y transcribir). La IA vuelve a escuchar el archivo y añade el texto a su cuadro de notas. Este paso consume quota, y la cifra aparece antes de hacer clic. Se aceptan archivos de audio de hasta 300 MB.

• 5

  Cierre la ronda de entrevista. Cuando termine la entrevista, guarde las notas como sesión. La pantalla pregunta “Save the current notes as an interview session?”. Acepte y esa ronda queda almacenada, lista para leerla cuando quiera.

  

• 1

  Haga clic en Review all. La IA lee las notas de cada candidato y las puntúa según la hoja de preguntas. La pantalla muestra líneas de progreso como “Candidate {i}/{n} · {name}” y “AI is scoring against the question sheet…”. Cada candidato tarda unas decenas de segundos; espere hasta que la tabla muestre las puntuaciones.

  

• 2

  Lea la tabla de evaluación. La tabla pone la puntuación de CV junto a la puntuación de entrevista de la misma persona. Quien parece fuerte sobre el papel pero flojo en persona, o al revés, salta a la vista aquí de inmediato.

  

• 3

  Pida a la IA que compare a los candidatos. Haga clic en AI recommendation (Recomendación de la IA). La IA ordena según la puntuación de CV y la de entrevista y da un motivo para cada persona. Necesita al menos 2 candidatos con CV puntuado; si no, la pantalla dice “Need at least 2 screened candidates to compare.”

  

• 4

  Tome la decisión final. En la columna Final call, elija Hire para la persona que contrata y No hire para la que no. Déjelo en Not decided mientras lo sigue pensando. Las reglas de correo automático de Correos a candidatos usan este valor.

  

• 5

  Exporte el archivo de evaluación en PDF. Descargue un PDF que reúne tanto la parte del filtrado de CV como la de la entrevista. Útil cuando tiene que presentarlo a su responsable o archivar el expediente de contratación.

  

Conecte primero el buzón

• 1

  Abra la pestaña Email account. En el área Contact, elija la pestaña Email account. Verá un campo Sending account (Cuenta de envío), un campo de contraseña de aplicación, un campo SMTP host y un campo de puerto. Con Gmail, introduzca la dirección de Gmail y una contraseña de aplicación; con el correo de empresa, pida el host y el puerto a su equipo de TI.

  

• 2

  Guarde y espere a ver Connected. Haga clic en guardar. La pantalla muestra “Testing login…” durante unos segundos y después cambia a Connected (Conectado). Esa palabra significa que el buzón funciona. Si da error, consulte las preguntas frecuentes al final de esta página.

  

Redacte las plantillas y envíe

• 1

  Cree una plantilla y nómbrela por su fin. Vaya a la pestaña Templates. Dé a la plantilla un nombre que indique su fin, por ejemplo “Invitación a entrevista, ronda 1”, “Carta de oferta” o “Carta de rechazo”, para que sea fácil elegir la correcta en una regla. Escriba el contenido en el campo HTML de la plantilla, o ponga algunos requisitos en el campo de notas para la IA y haga clic en AI generate (Generar con IA). Pedírselo a la IA consume quota.

  

• 2

  Previsualice antes de usarla. Haga clic en Preview (Vista previa) para ver la carta exactamente como la verá el candidato. Para insertar una imagen, por ejemplo el logotipo de su empresa, súbala directamente dentro del editor. Se aceptan imágenes de hasta 3 MB.

  

• 3

  Abra la pestaña Send email. Esta pestaña solo contiene las reglas de envío automático: no hay cuadro To ni editor para escribir una carta suelta. Las cartas salen a través de las reglas, cada una envuelta en una de las plantillas que acaba de crear. Sin un buzón conectado, no se envía nada.

• 4

  Active las reglas automáticas. En la pestaña Send email, cada regla une una condición con una plantilla. Las condiciones que puede elegir son: AI screening result, Your call on the CV, AI interview verdict, Final call, Interview just scheduled. Active la columna On (Activada) y la regla se ejecuta.