Orova Connect gebruiken
stap voor stap.

00 · Voordat u begint

Wat Orova Connect is en wat u eerst moet weten

Dit onderdeel legt de drie gebieden van de module uit, de paar woorden die u in de hele handleiding tegenkomt en precies waar quota wordt verbruikt.

De drie gebieden

De enige plekken die quota kosten

1. AI-herschrijving van een e-mail of sjabloon. Elke herschrijving wordt afgerekend op het AI-gebruik dat ze werkelijk vraagt.
2. AI-vertaling van een e-mail in het leespaneel. Afgerekend op het werkelijke AI-gebruik; dezelfde e-mail binnen 7 dagen opnieuw naar dezelfde taal vertalen is gratis.
3. Live ondertiteling in een Orova Meet-ruimte. Afgerekend op het aantal getranscribeerde spraakminuten, plus de vertaling naar de taal van elke lezer.
4. AI-transcriptie en -samenvatting van een vergadering — AI-samenvatting in de ruimte, de samenvattingspagina voor fysieke vergaderingen, of een opname die u uploadt naar het vergaderverslag. Transcriptie wordt afgerekend op de lengte van de audio, de samenvatting op de hoeveelheid tekst. Elke keer Opnieuw samenvatten telt als een nieuwe run.

Al het andere kost geen quota: mailboxen koppelen en synchroniseren, e-mail lezen, versturen en inplannen, handtekeningen, sjablonen, contacten, filters, de agenda, uitnodigingen, vergaderingen op Orova Meet (niet geteld per persoon of per minuut, tenzij live ondertiteling aan staat), scherm delen, chat, achtergronden, opnemen op uw apparaat, aanwezigheid en Excel-export, en een samenvatting e-mailen. Elk abonnement heeft alle functies; abonnementen verschillen alleen in de hoeveelheid quota.

01 · Een mailbox koppelen

Koppel een mailbox en bepaal wie hem mag gebruiken

Voordat er iets in de Inbox verschijnt, hebt u minstens één mailbox nodig. Dit onderdeel behandelt Gmail, zakelijke e-mail via IMAP/SMTP en de toegangsinstellingen per mailbox.

Elke mailbox beheren

• Als standaard instellen kiest de mailbox die als eerste wordt gebruikt wanneer u een nieuwe e-mail schrijft.
• Opnieuw testen controleert de verbinding opnieuw. De statuskolom toont Verbonden, Verbindingsfout of Nog niet getest.
• Logo uploaden geeft de mailbox een eigen afbeelding (PNG, JPG of WEBP, tot 1 MB). Die verschijnt in de mailboxlijst en wanneer u kiest vanaf welke mailbox u verstuurt.
• Elke mailbox bevat maximaal 2 GB aan e-mail. Is hij vol, dan blijft Orova de tekst van nieuwe e-mail downloaden, maar slaat het de bijlagen over.
• Verwijderen haalt de mailbox uit Orova, samen met alle al gedownloade mappen, berichten en bijlagen. De e-mail op de server van uw provider blijft onaangetast.

Wie de mailbox kan zien en gebruiken

02 · Lezen en sorteren

Uw e-mail lezen en sorteren

De Inbox werkt grotendeels zoals Gmail. Dit onderdeel behandelt de categorietabbladen, gesprekken, de dagelijkse acties, zoeken, filters en blokkeren, en het automatische afwezigheidsbericht.

Dagelijkse acties

• Klik met de rechtermuisknop op een bericht om Berichtacties te openen: verplaats het naar een ander tabblad, E-mails van deze afzender zoeken, beantwoorden, doorsturen en meer.
• Sneltoetsen in Gmail-stijl (j/k, c, r, a, f, e, #, s, /) staan standaard uit. Zet Sneltoetsen aan in Instellingen › Algemeen; wijzig elke toets op het tabblad Sneltoetsen.
• Externe afbeeldingen worden standaard getoond. Zet Externe afbeeldingen op Eerst vragen als u ze liever pas laadt nadat u op Afbeeldingen weergeven hebt geklikt.
• Vertrouwde afzenders tonen altijd afbeeldingen en worden nooit naar Spam gestuurd. Voeg ze toe in Instellingen › Filters & geblokkeerd.
• Het leespaneel kan breder of smaller worden gesleept.

Een e-mail vertalen in het leespaneel

Zoeken

Typ in het zoekvak om e-mail te vinden op afzender of onderwerp. Open Geavanceerd zoeken om Van, Aan, Onderwerp, Bevat de woorden, Bevat niet, grootte, datumbereik, de map bij Zoeken in en Heeft bijlage te combineren. Vanuit hetzelfde paneel maakt Filter maken van uw zoekopdracht een filter.

• Exporteren en Importeren verplaatsen uw filters als bestand, bijvoorbeeld tussen werkruimtes.
• Geblokkeerde afzenders toont elk geblokkeerd adres of domein (name@domain.com of @domain.com), met wie het blokkeerde en wanneer. Deblokkeren maakt het ongedaan.

Automatisch antwoord tijdens uw afwezigheid

Open in Instellingen › Algemeen Automatisch beantwoorden voor de gewenste mailbox en zet het Aan. Kies onder Antwoordmodus Op datum (een bereik Van–Tot), Op werkschema (buiten Werktijden, op Wekelijkse vrije dagen en op de Feestdagen en aangepaste vrije dagen die u toevoegt), of Beide. Schrijf het Onderwerp en het bericht. Vink Alleen contactpersonen aan om alleen mensen in uw contacten te antwoorden. Elke afzender krijgt hooguit één automatisch antwoord per 4 dagen.

03 · Opstellen en AI

E-mail schrijven, handtekeningen, sjablonen en AI-herschrijving

Klik op Opstellen om te beginnen. Dit onderdeel behandelt de editor, handtekeningen, ontvangers, ingepland verzenden, ongedaan maken, herschrijven met AI en werken met sjablonen.

Het opstelvenster

• De editor ondersteunt tekstopmaak, lijsten, tabellen, Afbeelding invoegen en Link invoegen. Schakel over naar HTML-modus om ruwe HTML te plakken of te bewerken, en terug naar Editor.
• Het venster kan Minimaliseren, Uitvouwen of naar Volledig scherm.
• Standaardlettertype, -grootte en -kleur komen uit Standaardlettertype in Instellingen › Algemeen. Lettertype uploaden voegt uw eigen .woff2- of .ttf-bestand tot 2 MB toe.
• Kies de verzendende mailbox bij Van. De bijbehorende handtekening wordt automatisch ingevoegd.
• Ontvangers worden voorgesteld uit Contactpersonen en Groepen. Eén e-mail kan naar maximaal 100 ontvangers gaan over Aan, Cc en Bcc samen, met bijlagen tot in totaal 25 MB.
• Antwoorden en doorgestuurde berichten openen direct onder het bericht dat u leest. Het origineel wordt geciteerd en ingeklapt; Geciteerde tekst verwijderen laat het weg.

Herschrijven met AI

Sjablonen

Open Sjablonen in het modulemenu. Er zijn twee bibliotheken. Uw sjablonen zijn de sjablonen die u zelf maakt, bewerkt, tagt, groepeert en in bulk beheert (Tag toevoegen, Verplaatsen naar groep, Sjablonen verwijderen). Systeemsjablonen zijn 35 alleen-lezen sjablonen — offertes, facturen, betaalverzoeken, orderbevestigingen, bedankberichten en meer. Ze volgen uw interfacetaal: Vietnamees als uw interface Vietnamees is, Engels in elke andere taal.

Een sjabloon dat een collega heeft gedeeld met Kan gebruiken, opent als alleen-lezen: u kunt het gebruiken maar niet wijzigen. Sjablonen maken en gebruiken is gratis; AI-herschrijving binnen een sjabloon kost quota, net als in een e-mail.

04 · Contacten

Uw contacten beheren

Contacten is het gedeelde adresboek van de werkruimte voor e-mail. Het levert de ontvangerssuggesties wanneer u schrijft en staat los van de klantgegevens in Orova CRM.

• Zoeken en filteren. Gebruik het zoekvak, het filter op beginletter (namen met Vietnamese accenten worden nog steeds onder de juiste letter gesorteerd, dus "Đặng" staat onder D), het filter Tags of Gemaild om mensen te zien naar wie u hebt geschreven.
• Tags. Kies uit een palet van 24 kleuren. Eén persoon kan meerdere tags hebben. Maak er een met Nieuwe tag.
• Groepen. Een groep is een lijst adressen die u in één keer in het veld Aan kunt zetten. Maak er een met Nieuwe groep.
• Meerdere selecteren. Vink rijen aan en gebruik Tag, Tag verwijderen, Aan groep toevoegen of Verwijderen om ze allemaal tegelijk te bewerken.
• Contacten automatisch opslaan (standaard aan, in Instellingen › Algemeen) voegt iedereen naar wie u mailt toe aan Contacten, zodat ze de volgende keer worden voorgesteld.
• Kolommen kunnen breder of smaller worden gesleept.

CSV exporteren downloadt het hele adresboek als CSV-bestand.

05 · Agenda

Vergaderingen plannen en uitnodigingen versturen

De vergaderagenda is waar elke vergadering begint. U stelt de tijd en de mensen in, Orova maakt de ruimte aan en mailt de uitnodigingen.

• Wissel de weergave tussen Dag, Week en Maand (Week is de standaard). Vandaag springt terug naar de huidige datum.
• Het tijdraster verspringt standaard in stappen van 30 minuten; u kunt de stap wijzigen.
• Zoek vergaderingen op titel, organisator, ruimte of tag met Vergaderingen zoeken… en verfijn de agenda met Filters op tag of ruimte.
• Sleep een vergadering naar een nieuw tijdvak om hem te verplaatsen. Bij een terugkerende vergadering opent in plaats daarvan het bewerkformulier, zodat u kunt bepalen wat u wijzigt.

Uitnodigingen en antwoorden

Elke genodigde ontvangt een e-mail met een agendabestand (.ics) en twee knoppen, Accepteren en Weigeren. Om via die knoppen te antwoorden moet u bij Orova inloggen. Antwoorden verschijnen bij de vergadering als Geaccepteerd, Geweigerd of In afwachting. Vergadering annuleren vraagt of u de vergadering wilt annuleren en de deelnemers wilt informeren, en verstuurt daarna een annuleringsmail.

Ruimtes, onderwerpen en tags

Klik op Ruimtes in de agenda om een venster te openen met drie tabbladen: Ruimtes, Onderwerp en Tags, elk met een naam en een kleur. Een fysieke ruimte kan openingstijden hebben; Orova waarschuwt u met De ruimte is al geboekt voor dit tijdstip of De ruimte is gesloten op dit tijdstip. In de agenda krijgt elke vergadering twee kleurlagen: de balk links volgt het onderwerp, de achtergrond volgt de eerste tag.

06 · Vergaderruimte

De Orova Meet-ruimte en een vergadering leiden

Orova Meet draait op de eigen servers van Orova, niet via Zoom of Google. Niemand hoeft iets te installeren: open de link in een browser en u bent binnen. Dit onderdeel behandelt wie mag deelnemen, wat u in de ruimte kunt doen en de bediening voor hosts.

Wie kan deelnemen

Wijzig de optie door de vergadering te bewerken; ze geldt vanaf de volgende persoon die deelneemt. Haal de link op met Link kopiëren in de vergaderdetails of in de wachtruimte. De ruimte gaat 15 minuten vóór de starttijd open en blijft tot 24 uur daarna open. Gasten die met alleen een naam deelnemen, worden beperkt in snelheid tegen spam.

In de ruimte

• Kwaliteit. Automatisch gaat tot 1080p en schakelt zelf terug naar 720p, 360p en 180p als uw netwerk of apparaat het moeilijk heeft; u kunt ook zelf kiezen onder Kwaliteit. Als de server ruimte heeft, passen er tot 50 mensen in één vergadering.
• Indeling. Automatisch, Spreker, een raster van 4, 9 of 16 tegels, of Alleen scherm. Bij Alleen scherm vult het gedeelde scherm het kader en staan de mensen in een kleine tegel die u overal heen kunt slepen; de oogknop naast de instellingenknoppen wisselt tussen Personen verbergen / Personen weergeven. Volledig scherm verbergt al het andere.
• Scherm delen. Kies een tabblad, een venster of uw hele scherm. Vink Audio delen aan in het browservenster zodat iedereen ook het geluid van uw computer hoort (alleen Chrome en Edge). Delen stoppen beëindigt het delen. De host bepaalt wie mag delen.
• Ondertiteling. De knop CC opent live ondertiteling — zie hieronder.
• Chat. Berichten met emoji en bestanden tot 25 MB.
• Hand opsteken en Reageren laten u een signaal geven zonder te praten. Iedereen krijgt een melding wanneer iemand deelneemt.
• Achtergrond. Geen, Vervagen, Sterk vervagen, 10 kant-en-klare ruimtes (Glazen kantoor, Minimalistische vergaderruimte, Thuiskantoor, Bakstenen loft, Uitzicht op de stad, Bibliotheek, Groen kantoor, Hotellounge, Coworkingruimte, Japandi-kamer), of Afbeelding uploaden (onder 8 MB). Het effect wordt op uw eigen apparaat verwerkt en Orova maakt het automatisch lichter op tragere apparaten.
• Opnemen. Slaat de vergadering op uw apparaat op als 2 bestanden: video en afzonderlijke audio. Orova bewaart geen kopie op zijn servers.

Live ondertiteling, vertaald voor elke luisteraar

Live ondertiteling zet tijdens de vergadering om wat iedereen zegt in tekst en vertaalt die naar de taal die elke lezer kiest. Orova herkent spraak in meer dan 30 talen, waaronder Engels, Vietnamees, Chinees, Japans, Frans, Spaans en Thai. Lao en Khmer kunnen nog niet als spraak worden herkend, maar u kunt ze wel kiezen om te lezen. Uw spreektaal volgt de taal van uw eigen Orova-interface.

Bediening voor hosts

• Ruimte-instellingen: stel Wie kan chatten, Wie kan dempen opheffen, Wie kan camera inschakelen en Wie kan scherm delen in op Iedereen of Alleen hosts. Het geldt direct; niemand hoeft opnieuw deel te nemen.
• Mede-hosts (e-mail): typ een e-mailadres of kies iemand uit de deelnemers, tot 20 co-hosts. Gasten die met alleen een naam deelnamen, kunnen geen co-host worden.
• Bij elke deelnemer: Dempen, Video stoppen, Microfoon toestaan, Camera toestaan, Chat vergrendelen / Chat ontgrendelen, Mede-host maken / Mede-host verwijderen, en Verwijderen uit de ruimte.
• De balk Opgestoken handen is alleen zichtbaar voor hosts en heeft een knop Alle handen laten zakken.
• Alleen een host kan de AI-recap starten (onderdeel 07). Vergaderingen kosten geen quota, hoeveel mensen of minuten ook; alleen live ondertiteling wordt, als die aanstaat, berekend.

07 · AI-recap en rapport

AI-recap, recap van fysieke vergaderingen en het vergaderrapport

Dit is het onderdeel "vergaderen zonder notities te maken". AI luistert mee, maakt een transcript en zet dat om in een samenvatting van vier delen — voor online vergaderingen, voor vergaderingen aan tafel en voor opnames die u al hebt.

Het vergaderrapport (online vergaderingen)

Open het vanuit de vergaderdetails of via Rapport in de ruimte. Fysieke vergaderingen gaan in plaats daarvan naar de recappagina. De pagina heeft twee kaarten: Aanwezigheid en AI-samenvatting.

• Aanwezigheid toont wie deelnam, Deelgenomen om, Verlaten om, Duur en het aantal Sessies. De totalen tonen Unieke deelnemers (één persoon op twee apparaten telt niet dubbel), Deelnamesessies, Totale tijd en wie Langst gebleven. Een sessie zonder vastgelegd vertrektijdstip telt tot de ruimte sloot en is gemarkeerd als geschat. Gasten die zich registreerden, verschijnen met hun e-mailadres en telefoonnummer.
• Excel exporteren downloadt een bestand met 2 bladen: één rij per sessie en een samenvatting per persoon.
• AI-samenvatting komt uit de AI-recap, of uit een bestand dat u uploadt: Bestand kiezen (webm, mp4, m4a of mp3, tot 500 MB), daarna Samenvatten met AI. Het transcript toont het aantal sprekers en ieders spreektijd.
• .md downloaden slaat de samenvatting op als tekstbestand. Opnieuw samenvatten voert de samenvatting opnieuw uit op basis van de bewaarde opname — bijvoorbeeld nadat u de interfacetaal hebt gewijzigd om de samenvatting in een andere taal te krijgen.
• Verzenden naar deelnemers mailt de samenvatting naar de genodigden en de organisator, vanaf het Verzenden vanaf account van de vergadering. Heeft de vergadering geen verzendende mailbox, bewerk de vergadering dan en kies er eerst een.

Quota voor recaps

• Transcriptie wordt berekend op de lengte van de audio, de samenvatting op de hoeveelheid tekst. De portemonnee toont dit als Meeting — AI-vergadersamenvatting.
• Orova schat de kosten op basis van de opnameduur voordat het wordt uitgevoerd. Is het saldo te laag, dan blijft de opname bewaard: waardeer op en klik daarna op Opnieuw samenvatten.
• Elke keer Opnieuw samenvatten is een nieuwe afschrijving.
• Een stille opname, of een met alleen ruis, toont Er is geen spraak gedetecteerd in de opname — de AI wordt niet aangeroepen en er wordt niets berekend.
• Eén opname mag tot 600 MB groot zijn.
• Aanwezigheid, Excel-export en het mailen van de samenvatting kosten geen quota.

08 · FAQ

Veelgestelde vragen en veelvoorkomende fouten

De vragen die het vaakst worden gesteld, gevolgd door de fouten die het vaakst voorkomen en hoe u ze oplost.