Usando o Orova Connect
passo a passo.

00 · Antes de começar

O que é o Orova Connect e o que saber primeiro

Esta seção explica as três áreas do módulo, as poucas palavras que você vai encontrar ao longo do guia e exatamente onde a quota é gasta.

As três áreas

Os únicos lugares que consomem quota

1. Reescrita com IA de um e-mail ou de um modelo. Cada reescrita é cobrada pela IA que realmente usa.
2. Tradução com IA de um e-mail no painel de leitura. Cobrada pela IA que realmente usa; traduzir o mesmo e-mail para o mesmo idioma de novo em até 7 dias é grátis.
3. Legendas ao vivo em uma sala do Orova Meet. Cobradas pelos minutos de fala transcritos, mais a tradução para o idioma de cada leitor.
4. Transcrição e resumo de reunião com IA — o resumo com IA na sala, a página de resumo de reunião presencial ou uma gravação que você envia para o relatório da reunião. A transcrição é cobrada pela duração do áudio e o resumo pela quantidade de texto. Cada Resumir novamente conta como uma nova execução.

Todo o resto é livre de quota: conectar e sincronizar caixas de e-mail, ler, enviar e agendar e-mails, assinaturas, modelos, contatos, filtros, o calendário, convites, reuniões no Orova Meet (sem contagem por pessoa ou por minuto, a menos que as legendas ao vivo estejam ligadas), compartilhamento de tela, chat, fundos, gravação no seu dispositivo, presença e exportação para Excel, e envio do resumo por e-mail. Todos os planos têm todos os recursos; os planos só diferem na quantidade de quota.

01 · Conectar uma caixa de e-mail

Conecte uma caixa de e-mail e defina quem pode usá-la

Antes que qualquer coisa apareça na Caixa de entrada, você precisa de pelo menos uma caixa de e-mail. Esta seção cobre o Gmail, o e-mail corporativo via IMAP/SMTP e as configurações de acesso de cada caixa.

Gerenciar cada caixa de e-mail

• Definir como padrão escolhe a caixa de e-mail usada primeiro quando você escreve um novo e-mail.
• Testar novamente verifica a conexão outra vez. A coluna de status mostra Conectado, Erro de conexão ou Ainda não testado.
• Fazer upload do logotipo dá à caixa de e-mail uma imagem própria (PNG, JPG ou WEBP, até 1 MB). Ela aparece na lista de caixas de e-mail e quando você escolhe de qual caixa enviar.
• Cada caixa de e-mail armazena até 2 GB de e-mails. Quando ela fica cheia, o Orova continua baixando o texto dos novos e-mails, mas ignora os anexos.
• Excluir remove a caixa de e-mail do Orova junto com todas as pastas, mensagens e anexos já baixados. Os e-mails no servidor do seu provedor não são afetados.

Quem pode ver e usar a caixa de e-mail

02 · Ler e organizar

Leia e organize seus e-mails

A Caixa de entrada funciona de forma muito parecida com o Gmail. Esta seção aborda as abas de categoria, as conversas, as ações do dia a dia, a pesquisa, os filtros e bloqueios e a resposta automática de ausência.

Ações do dia a dia

• Clique com o botão direito em uma mensagem para abrir Ações da mensagem: mova-a para outra aba, Localizar e-mails deste remetente, responda, encaminhe e muito mais.
• Os atalhos de teclado no estilo do Gmail (j/k, c, r, a, f, e, #, s, /) ficam desativados por padrão. Ative Atalhos de teclado em Configurações › Geral; altere qualquer tecla na aba Atalhos.
• As imagens externas são exibidas por padrão. Defina Imagens externas como Perguntar antes se preferir carregá-las só depois de clicar em Exibir imagens.
• Remetentes confiáveis sempre exibem imagens e nunca vão para o Spam. Adicione-os em Configurações › Filtros e bloqueados.
• O painel de leitura pode ser arrastado para ficar mais largo ou mais estreito.

Traduzir um e-mail no painel de leitura

Pesquisa

Digite na caixa de pesquisa para encontrar e-mails por remetente ou assunto. Abra Pesquisa avançada para combinar De, Até, Assunto, Contém as palavras, Não contém, tamanho, intervalo de datas, a pasta em Pesquisar em e Com anexo. No mesmo painel, Criar filtro transforma sua pesquisa em um filtro.

• Exportar e Importar transferem seus filtros como arquivo, por exemplo entre espaços de trabalho.
• Remetentes bloqueados lista todos os endereços ou domínios bloqueados (name@domain.com ou @domain.com), com quem os bloqueou e quando. Desbloquear desfaz o bloqueio.

Resposta automática enquanto você estiver ausente

Em Configurações › Geral, abra Resposta automática para a caixa de e-mail desejada e coloque em Ativado. Em Modo de resposta, escolha Por datas (um intervalo De–Até), Por horário de trabalho (fora do Horário de trabalho, nos Dias de folga semanais e nos Feriados e folgas personalizadas que você adicionar) ou Ambos. Escreva o Assunto e a mensagem. Marque Apenas contatos para responder somente às pessoas dos seus contatos. Cada remetente recebe no máximo uma resposta automática a cada 4 dias.

03 · Escrever e IA

Escreva e-mails, assinaturas, modelos e reescrita com IA

Clique em Escrever para começar. Esta seção aborda o editor, as assinaturas, os destinatários, o envio programado, o desfazer, a reescrita com IA e o uso de modelos.

A janela de escrita

• O editor lida com formatação de texto, listas, tabelas, Inserir imagem e Inserir link. Mude para Modo HTML para colar ou editar HTML puro e volte para Editor.
• A janela pode Minimizar, Expandir ou ir para Tela cheia.
• A fonte, o tamanho e a cor padrão vêm de Fonte padrão em Configurações › Geral. Fazer upload de fonte adiciona seu próprio arquivo .woff2 ou .ttf de até 2 MB.
• Escolha a caixa de e-mail de envio em De. A assinatura dela é inserida automaticamente.
• Os destinatários são sugeridos a partir de Contatos e Grupos. Um e-mail pode ir para no máximo 100 destinatários somando Para, Cc e Cco, com anexos de até 25 MB no total.
• Respostas e encaminhamentos se abrem logo abaixo da mensagem que você está lendo. O original fica citado e recolhido; Remover texto citado o descarta.

Reescrever com IA

Modelos

Abra Modelos no menu do módulo. Há duas bibliotecas. Seus modelos são os que você cria, edita, marca com tags, agrupa e gerencia em massa (Adicionar tag, Mover para o grupo, Excluir modelos). Modelos do sistema são 35 modelos somente leitura — orçamentos, faturas, solicitações de pagamento, confirmações de pedido, agradecimentos e muito mais. Eles seguem o idioma da sua interface: vietnamita se a interface estiver em vietnamita, inglês em todos os outros idiomas.

Um modelo que um colega compartilhou com Pode usar abre como somente leitura: você pode usá-lo, mas não alterá-lo. Criar e usar modelos é gratuito; a reescrita com IA dentro de um modelo consome Quota da mesma forma que em um e-mail.

04 · Contatos

Mantenha seus contatos

Contatos é a agenda de endereços compartilhada do espaço de trabalho para e-mail. Ela alimenta as sugestões de destinatários quando você escreve e é separada dos registros de clientes do Orova CRM.

• Pesquisar e filtrar. Use a caixa de pesquisa, o filtro pela primeira letra (nomes com acentos vietnamitas continuam na letra certa, então "Đặng" fica em D), o filtro Tags ou E-mails enviados para ver as pessoas para quem você já escreveu.
• Tags. Escolha em uma paleta de 24 cores. Uma pessoa pode ter várias tags. Crie uma com Nova tag.
• Grupos. Um grupo é uma lista de endereços que você pode colocar no campo Para de uma só vez. Crie um com Novo grupo.
• Selecionar vários. Marque as linhas para Adicionar tag, Remover tag, Adicionar ao grupo ou Excluir todas de uma vez.
• Salvar contatos automaticamente (ativado por padrão, em Configurações › Geral) adiciona aos Contatos todas as pessoas para quem você envia e-mail, para que sejam sugeridas na próxima vez.
• As colunas podem ser arrastadas para ficar mais largas ou mais estreitas.

Exportar CSV baixa toda a agenda de endereços como um arquivo CSV.

05 · Calendário

Agende reuniões e envie convites

O calendário de reuniões é onde toda reunião começa. Você define o horário e as pessoas, e o Orova cria a sala e envia os convites por e-mail.

• Alterne a visualização entre Dia, Semana e Mês (Semana é o padrão). Hoje volta para a data atual.
• A grade de horários avança em intervalos de 30 minutos por padrão; você pode alterar o intervalo.
• Pesquise reuniões por título, organizador, sala ou tag com Pesquisar reuniões… e refine o calendário com Filtros por tag ou por sala.
• Arraste uma reunião para um novo horário para movê-la. Em uma reunião recorrente, o formulário de edição se abre para que você decida o que alterar.

Convites e respostas

Cada convidado recebe um e-mail com um arquivo de calendário (.ics) e dois botões, Aceitar e Recusar. Responder por esses botões exige fazer login no Orova. As respostas aparecem na reunião como Aceito, Recusado ou Pendente. Cancelar reunião pergunta se você quer cancelar e avisar os participantes e, em seguida, envia um e-mail de cancelamento.

Salas, tópicos e tags

Clique em Salas no calendário para abrir uma janela com três abas: Salas, Tópico e Tags, cada item com um nome e uma cor. Uma sala física pode ter horário de funcionamento; o Orova avisa com A sala já está reservada para este horário ou A sala está fechada neste horário. No calendário, cada reunião é pintada em duas camadas: a barra à esquerda segue o tópico, e o fundo segue a primeira tag.

06 · Sala de reunião

A sala do Orova Meet e como conduzir uma reunião

O Orova Meet roda nos servidores do próprio Orova, não pelo Zoom nem pelo Google. Ninguém precisa instalar nada: abra o link no navegador e pronto. Esta seção aborda quem pode participar, o que você pode fazer na sala e os controles do anfitrião.

Quem pode participar

Altere a opção editando a reunião; ela vale a partir da próxima pessoa que entrar. Pegue o link com Copiar link nos detalhes da reunião ou no lobby. A sala abre 15 minutos antes do horário de início e fica aberta até 24 horas depois. Convidados que entram só com o nome têm limite de frequência contra spam.

Na sala

• Qualidade. Automático vai até 1080p e cai sozinho para 720p, 360p e 180p quando sua rede ou seu dispositivo está com dificuldade; você também pode escolher em Qualidade. Quando o servidor tem capacidade, até 50 pessoas cabem em uma reunião.
• Layout. Automático, Orador, uma grade de 4, 9 ou 16 blocos, ou Apenas tela. Em Apenas tela, a tela compartilhada ocupa o quadro e as pessoas ficam em um bloco pequeno que você pode arrastar para qualquer lugar; o botão de olho ao lado dos botões de configuração alterna entre Ocultar pessoas / Mostrar pessoas. Tela cheia oculta todo o resto.
• Compartilhar tela. Escolha uma aba, uma janela ou a tela inteira. Marque Compartilhar áudio na caixa de diálogo do navegador para que todos também ouçam o som do seu computador (apenas Chrome e Edge). Interromper compartilhamento encerra o compartilhamento. O anfitrião decide quem pode compartilhar.
• Legendas. O botão CC abre as legendas ao vivo — veja abaixo.
• Chat. Mensagens com emoji e arquivos de até 25 MB.
• Levantar a mão e Reagir permitem sinalizar sem falar. Todos são avisados quando alguém entra.
• Fundo. Nenhum, Desfoque, Desfoque intenso, 10 salas prontas (Escritório de vidro, Sala de reunião minimalista, Home office, Loft de tijolos, Vista da cidade, Biblioteca, Escritório verde, Lounge de hotel, Espaço de coworking, Sala Japandi) ou Enviar imagem (menos de 8 MB). O efeito é processado no seu próprio dispositivo, e o Orova o suaviza automaticamente em dispositivos mais lentos.
• Gravar. Salva a reunião no seu dispositivo em 2 arquivos: vídeo e áudio separado. O Orova não guarda cópia em seus servidores.

Legendas ao vivo, traduzidas para cada ouvinte

As legendas ao vivo transformam em texto o que cada pessoa diz durante a reunião e depois traduzem para o idioma que cada leitor escolhe. O Orova reconhece fala em mais de 30 idiomas, incluindo inglês, vietnamita, chinês, japonês, francês, espanhol e tailandês. Laosiano e khmer ainda não podem ser reconhecidos como fala, mas você ainda pode escolhê-los para leitura. Seu idioma de fala segue o idioma da sua própria interface do Orova.

Controles do anfitrião

• Configurações da sala: defina Quem pode usar o chat, Quem pode ativar o microfone, Quem pode ativar a câmera e Quem pode compartilhar a tela como Todos ou Apenas anfitriões. A mudança vale na hora; ninguém precisa entrar de novo.
• Coanfitriões (e-mail): digite um e-mail ou escolha alguém entre os participantes, até 20 coanfitriões. Convidados que entraram só com o nome não podem virar coanfitriões.
• Em cada participante: Silenciar, Desativar vídeo, Permitir microfone, Permitir câmera, Bloquear chat / Desbloquear chat, Tornar coanfitrião / Remover coanfitrião e Remover da sala.
• A faixa Mãos levantadas é visível apenas para os anfitriões e tem um botão Abaixar todas as mãos.
• Somente um anfitrião pode iniciar o AI recap (seção 07). As reuniões não consomem Quota, independentemente do número de pessoas ou de minutos; apenas as legendas ao vivo, quando ativadas, são cobradas.

07 · AI recap e relatório

AI recap, recap presencial e o relatório da reunião

Esta é a parte das "reuniões sem fazer anotações". A IA ouve, escreve uma transcrição e a transforma em um resumo em quatro partes — para reuniões online, para reuniões em torno de uma mesa e para gravações que você já tem.

O relatório da reunião (reuniões online)

Abra-o pelos detalhes da reunião ou por Relatório na sala. As reuniões presenciais vão para a página de recap. A página tem dois cartões: Presença e Resumo por IA.

• Presença lista quem entrou, Entrou às, Saiu às, Duração e o número de Sessões. Os totais mostram Participantes únicos (uma pessoa em dois dispositivos não é contada duas vezes), Sessões de participação, Tempo total e quem Permaneceu por mais tempo. Uma sessão sem horário de saída registrado é contada até o fechamento da sala e marcada como estimado. Convidados que se cadastraram aparecem com e-mail e telefone.
• Exportar para Excel baixa um arquivo com 2 planilhas: uma linha por sessão e um resumo por pessoa.
• O Resumo por IA vem do AI recap ou de um arquivo que você envia: Escolher arquivo (webm, mp4, m4a ou mp3, até 500 MB) e depois Resumir com IA. A transcrição mostra o número de oradores e o tempo de fala de cada um.
• Baixar .md salva o resumo como arquivo de texto. Resumir novamente executa de novo a partir da gravação armazenada — por exemplo, depois de mudar o idioma da interface para obter o resumo em outro idioma.
• Enviar aos participantes envia o resumo por e-mail aos convidados e ao organizador, a partir da conta em Enviar da conta da reunião. Se a reunião não tiver caixa de e-mail de envio, edite a reunião e escolha uma antes.

Quota dos recaps

• A transcrição é cobrada pela duração do áudio, e o resumo pela quantidade de texto. A carteira mostra isso como Meeting — resumo da reunião por IA.
• O Orova estima o custo pela duração da gravação antes de executar. Se o saldo da carteira for insuficiente, a gravação é mantida: recarregue e clique em Resumir novamente.
• Cada Resumir novamente é uma nova cobrança.
• Uma gravação silenciosa, ou só com ruído, mostra Nenhuma fala foi detectada na gravação — a IA não é chamada e nada é cobrado.
• Uma única gravação pode ter até 600 MB.
• Presença, exportação para Excel e envio do resumo por e-mail não consomem Quota.

08 · FAQ

Perguntas frequentes e erros comuns

As perguntas mais feitas, seguidas dos erros mais comuns e de como corrigir cada um.