สร้างคอร์สออนไลน์จากเอกสารที่มีอยู่ ในหนึ่งสัปดาห์

เรื่องมักเริ่มจากประโยคเดียวในที่ประชุม ว่าปีนี้เราน่าจะทำคอร์สอบรมของตัวเองไว้ใช้ในบริษัท คนที่รับงานไปก็เปิดกูเกิลหาวิธี สร้างคอร์สออนไลน์ แล้วสิ่งที่เจอคือหน้าเว็บของแพลตฟอร์มขายคอร์สเรียงกันเต็มหน้าจอ ทุกหน้าพูดเรื่องเดียวกันหมด คือทำคอร์สแล้วขายให้คนทั้งประเทศ มีทีมถ่ายทำให้ มีหน้าเว็บขายให้ มีระบบเก็บเงินให้ อ่านไปสักพักก็เริ่มรู้สึกว่างานนี้ใหญ่กว่าที่คิด ต้องมีกล้อง ต้องมีไมค์ ต้องเขียนสคริปต์ ต้องมีคนตัดต่อ สุดท้ายไฟล์ที่ตั้งใจจะทำก็ค้างอยู่ในโฟลเดอร์เดิมอีกหนึ่งไตรมาส

ปัญหาไม่ได้อยู่ที่คุณขี้เกียจ ปัญหาอยู่ที่คุณกำลังอ่านคู่มือของงานอีกงานหนึ่ง คอร์สที่ทำไว้ขายคนแปลกหน้ากับคอร์สที่ทำไว้สอนพนักงานของตัวเอง เป็นงานคนละแบบตั้งแต่เป้าหมายไปจนถึงมาตรฐานงานผลิต การหยิบคู่มือของงานแรกมาใช้กับงานที่สอง ทำให้คุณเสียแรงไปกับสิ่งที่ผู้เรียนของคุณไม่ได้ต้องการเลยสักอย่าง เพราะคนที่จะเข้ามาเรียนคือพนักงานที่เซ็นสัญญากับคุณแล้ว เขาไม่ต้องถูกโน้มน้าวให้ซื้อ เขาแค่อยากรู้ว่าต้องทำงานตรงหน้าให้ถูกต้องยังไง

บทความนี้เขียนสำหรับฝ่ายบุคคล หัวหน้าทีม หรือเจ้าของกิจการที่ต้องทำคอร์สอบรมภายในให้เสร็จ ทั้งที่ยังมีงานประจำเต็มมือ เราจะเริ่มจากเส้นแบ่งของสองงานที่ว่า แล้วเดินตามตารางเจ็ดวันทีละวัน ตั้งแต่เลือกว่าจะทำคอร์สไหนก่อน รวบเอกสารที่บริษัทมีอยู่แล้วมาตัดเป็นบทเรียนสั้น แปลงเป็นสไลด์และเสียงโดยไม่ต้องมีห้องอัด ออกข้อสอบที่ถามงานจริง มอบหมายให้ถูกกลุ่ม ไปจนถึงการทดลองกับสามคนแรกก่อนปล่อยให้ทั้งบริษัท ทุกวันในตารางนี้ใช้เวลาไม่เกินสองถึงสามชั่วโมง และไม่มีวันไหนที่ต้องซื้ออุปกรณ์เพิ่ม

คอร์สขายสาธารณะกับคอร์สอบรมภายใน เลือกผิดแบบเสียแรงเปล่าเกือบทั้งหมด

ก่อนจะแตะไฟล์แรก ต้องตอบให้ได้ก่อนว่าคุณกำลังทำงานแบบไหน คำถามนี้ฟังดูเหมือนคำถามเชิงปรัชญา แต่จริง ๆ มันเป็นคำถามเชิงงบประมาณและเวลา เพราะสองงานนี้แบ่งแรงคนละแบบสิ้นเชิง ถ้าเลือกถูก คอร์สแรกของคุณจะเสร็จในสัปดาห์เดียว ถ้าเลือกผิด คุณจะใช้เวลาสามเดือนแล้วได้คอร์สที่สวยกว่าเดิมเล็กน้อย แต่ไม่มีใครในบริษัทเรียนจบสักคน

สองงานนี้ต่างกันตรงไหนบ้าง

ข้อแรก ผู้เรียนต่างกัน คอร์สขายสาธารณะต้องดึงคนแปลกหน้าที่ยังไม่รู้จักคุณ ให้ยอมจ่ายเงินและยอมเสียเวลาเรียน หน้าที่ครึ่งหนึ่งของคอร์สแบบนั้นคือการโน้มน้าว ตั้งแต่หน้าแรกของคอร์ส ตัวอย่างบทเรียนฟรี ไปจนถึงรีวิวของคนที่เรียนจบ ส่วนคอร์สอบรมภายใน ผู้เรียนคือพนักงานที่คุณรู้จักชื่อ รู้ว่าเขานั่งอยู่แผนกไหน และรู้ว่าเขาต้องใช้ความรู้นี้กับงานอะไรในวันจันทร์ถัดไป งานโน้มน้าวหายไปทั้งก้อน สิ่งที่เหลือคือความชัดเจน

ข้อสอง มาตรฐานงานผลิตต่างกัน คอร์สขายสาธารณะแข่งกับคอร์สอื่นในหน้าเดียวกัน ภาพสวย เสียงคม กราฟิกดี เป็นส่วนหนึ่งของราคาที่ลูกค้าจ่าย ส่วนคอร์สอบรมภายในแข่งกับสิ่งเดียวคือการที่หัวหน้าเดินมาบอกปากเปล่าแล้วลืมภายในสองวัน สไลด์ที่อ่านออก เสียงที่ฟังรู้เรื่อง และลำดับที่ไม่ข้ามขั้น ชนะการบอกปากเปล่าได้แล้ว คุณไม่ได้กำลังทำหนัง คุณกำลังทำคู่มือที่กดเล่นได้

ข้อสาม ตัวชี้วัดต่างกัน คอร์สขายวัดกันที่ยอดขายและคะแนนรีวิว คอร์สอบรมภายในวัดกันที่คนทำงานถูกขึ้นไหม ผิดน้อยลงไหม และใช้เวลาน้อยลงไหม สองชุดตัวเลขนี้ไม่มีทางแทนกันได้ คอร์สที่คนกดถูกใจเยอะแต่หน้างานยังผิดเท่าเดิม คือคอร์สที่ล้มเหลวในบริบทของบริษัท ต่อให้เอาไปขายได้ก็ตาม

ข้อสี่ อายุการใช้งานต่างกัน คอร์สขายต้องอยู่ได้เป็นปีเพื่อให้คุ้มค่าถ่ายทำ ทำให้คนทำเลี่ยงรายละเอียดที่เปลี่ยนบ่อย ส่วนคอร์สอบรมภายในต้องพูดถึงรายละเอียดที่เปลี่ยนบ่อยนั่นแหละ ชื่อระบบที่บริษัทใช้ เลขที่แบบฟอร์ม ชื่อคนที่ต้องขออนุมัติ ซึ่งแปลว่าคอร์สของคุณจะต้องแก้ทุกไตรมาส และนั่นคือเหตุผลที่คุณไม่ควรลงทุนถ่ายทำจนแก้ไม่ไหว

ทำไมผลการค้นหาถึงเต็มไปด้วยแพลตฟอร์มขายคอร์ส

ลองพิมพ์คำว่าสร้างคอร์สออนไลน์ลงในช่องค้นหาแล้วดูสิบผลแรก คุณจะเจอสองกลุ่มเท่านั้น กลุ่มแรกคือแพลตฟอร์มที่รับให้คุณเปิดคอร์สแล้วขาย พร้อมบริการถ่ายทำ ตัดต่อ ทำกราฟิก และทีมการตลาดช่วยโปรโมต กลุ่มที่สองคือบทความรวมเครื่องมือที่แปลมาจากภาษาอังกฤษ ซึ่งเขียนถึงคนทำคอร์สขายเหมือนกัน ไม่มีบทความไหนเขียนถึงบริษัทที่อยากทำคอร์สไว้ใช้เอง

เหตุผลตรงไปตรงมา แพลตฟอร์มขายคอร์สมีรายได้จากส่วนแบ่งค่าคอร์ส เขาจึงมีแรงจูงใจจะทำหน้าเว็บและบทความให้ติดอันดับ ส่วนบริษัทที่ทำคอร์สไว้ใช้เองไม่มีใครได้ส่วนแบ่งจากใคร เลยไม่มีใครเขียนคู่มือให้ ผลคือคนที่ค้นหาด้วยความตั้งใจแบบที่สอง ต้องอ่านคำแนะนำของความตั้งใจแบบแรกไปโดยปริยาย แล้วก็ลงเอยด้วยการประเมินงานตัวเองสูงเกินจริง

ข้อควรระวังคือหน้าเว็บพวกนี้ไม่ได้โกหก ทุกอย่างที่เขาเขียนเป็นจริงสำหรับคนที่จะขายคอร์ส ปัญหาอยู่ที่คุณอ่านมันในฐานะคนละกลุ่มเป้าหมาย เหมือนอ่านคู่มือเปิดร้านอาหารตอนที่คุณแค่อยากทำกับข้าวให้ครอบครัวกิน ทุกบรรทัดถูกหมด แต่ไม่มีบรรทัดไหนตรงกับสิ่งที่คุณกำลังจะทำ

เช็กสามข้อว่าคุณกำลังทำแบบไหนอยู่

ถ้ายังไม่แน่ใจ ถามตัวเองสามข้อนี้ หนึ่ง คนที่จะเรียนคอร์สนี้ มีชื่ออยู่ในระบบพนักงานของคุณหรือเปล่า ถ้าใช่ นี่คือคอร์สอบรมภายใน สอง ถ้าคนไม่เข้าเรียน คุณจะทำอะไรได้บ้าง ถ้าคำตอบคือมอบหมายงานและติดตามผ่านหัวหน้าสายงาน แปลว่าคุณมีเครื่องมือที่คอร์สขายไม่มี และคุณไม่ต้องใช้ลูกเล่นเพื่อดึงความสนใจ สาม ถ้าเนื้อหาผิด ใครเดือดร้อน ถ้าคำตอบคือลูกค้าของบริษัทหรือหน้างานจริง แปลว่าความถูกต้องสำคัญกว่าความสวยงาม และงบทั้งหมดควรลงไปที่ความถูกต้อง

มีกรณีก้ำกึ่งอยู่หนึ่งแบบ คือบริษัทที่อยากทำคอร์สให้ลูกค้าหรือคู่ค้าเรียน เช่น ตัวแทนจำหน่าย ร้านค้าในเครือ หรือลูกค้าองค์กรที่ซื้อสินค้าไปแล้วต้องใช้เป็น กรณีนี้ให้จัดเป็นคอร์สอบรมภายในไว้ก่อน เพราะผู้เรียนมีความสัมพันธ์กับคุณอยู่แล้วและคุณรู้ว่าเขาเป็นใคร ต่างจากคนแปลกหน้าที่เดินเข้ามาจากหน้าค้นหา สิ่งเดียวที่ต้องเพิ่มคือความระมัดระวังเรื่องข้อมูลภายในที่ไม่ควรหลุดออกไปนอกบริษัท ให้แยกบทที่มีตัวเลขต้นทุนหรือข้อมูลลูกค้าออกเป็นคอร์สอีกชุดตั้งแต่แรก อย่าทำรวมแล้วค่อยมาตัดทีหลัง

สร้างคอร์สออนไลน์ไว้อบรมพนักงาน ต้องใช้เวลานานแค่ไหน

ตัวเลขเจ็ดวันนี้ไม่ใช่คำโฆษณา มันเป็นผลของการตัดงานสามอย่างที่กินเวลามากที่สุดออกไป คือการเขียนเนื้อหาใหม่ตั้งแต่ศูนย์ การถ่ายทำ และการทำหน้าเว็บขาย สามอย่างนี้รวมกันคือแปดสิบเปอร์เซ็นต์ของเวลาในโครงการทำคอร์สทั่วไป เมื่อคุณเริ่มจากเอกสารที่มีอยู่แล้ว งานที่เหลือคือการเรียบเรียงและการตัด ซึ่งเร็วกว่าการสร้างมาก

สิ่งที่ทำให้โครงการยืดออกไปเป็นเดือน ไม่ใช่ปริมาณงาน แต่เป็นการรอ รอสไลด์จากอีกแผนก รอหัวหน้าอนุมัติหัวข้อ รอคิวห้องประชุมเพื่อถ่ายทำ รอความเห็นจากคนห้าคนที่ตอบกลับไม่พร้อมกัน ตารางเจ็ดวันนี้จึงถูกออกแบบให้ทุกวันจบด้วยผลงานที่จับต้องได้ ไม่ค้างรอใคร และถ้าจำเป็นต้องรอจริง ๆ ก็เดินหน้าด้วยของที่มีก่อนแล้วค่อยเปลี่ยนทีหลัง

เจ็ดวันทำการ ไม่ใช่เจ็ดวันติดกัน

ให้กระจายเจ็ดวันนี้ลงในปฏิทินจริง ส่วนใหญ่จะกลายเป็นสองสัปดาห์ครึ่ง เพราะมีประชุมและงานด่วนแทรก นั่นเป็นเรื่องปกติและไม่ทำให้แผนพัง สิ่งที่ทำให้แผนพังคือการเว้นช่วงยาวเกินหนึ่งสัปดาห์ระหว่างวัน เพราะคุณจะลืมบริบทของสิ่งที่ตัดสินใจไว้ แล้วต้องกลับไปอ่านของเก่าซ้ำ เสียเวลาเพิ่มโดยไม่ได้อะไร ถ้ารู้ว่าสัปดาห์หน้าจะยุ่งมาก ให้เลื่อนทั้งโครงการไปเริ่มสัปดาห์ถัดไปดีกว่าเริ่มแล้วทิ้งค้าง

ใครควรเป็นเจ้าของงานนี้

ต้องมีคนเดียวที่เป็นเจ้าของ ไม่ใช่คณะทำงาน คนคนนี้ไม่จำเป็นต้องเก่งเนื้อหาที่สุดในบริษัท แต่ต้องเป็นคนที่ไล่ตามคนอื่นได้และตัดสินใจแทนได้ในเรื่องเล็ก ส่วนผู้เชี่ยวชาญเนื้อหาซึ่งมักเป็นหัวหน้าหน้างาน ให้เข้ามาเป็นคนตรวจ ไม่ใช่คนทำ เพราะถ้าให้หัวหน้าหน้างานลงมือทำเอง งานจะค้างทันทีที่หน้างานยุ่ง ซึ่งเกิดขึ้นทุกสัปดาห์

เวลาที่ต้องขอจากผู้เชี่ยวชาญเนื้อหามีแค่สองช่วง ช่วงแรกคือหนึ่งชั่วโมงในวันที่หนึ่งเพื่อตกลงว่าเรียนจบแล้วต้องทำอะไรได้ ช่วงที่สองคือสามสิบนาทีในวันที่ห้าเพื่อตรวจข้อสอบว่าคำตอบถูกจริง นอกจากสองช่วงนี้ คุณเดินเองได้ทั้งหมด การบอกกรอบเวลาที่ชัดแบบนี้ตั้งแต่ต้น ทำให้ขอเวลาจากหัวหน้าที่ยุ่งได้ง่ายขึ้นมาก เพราะเขารู้ว่าจะไม่ถูกดึงเข้าประชุมทุกสัปดาห์

ถ้าคอร์สแรกคือหลักสูตรพนักงานใหม่

กรณีที่พบบ่อยที่สุดคือคอร์สแรกของบริษัทเป็นหลักสูตรสำหรับพนักงานใหม่ ถ้าเป็นแบบนั้น ให้แยกงานสองชั้นออกจากกันก่อน ชั้นแรกคือการวางว่าหลักสูตรทั้งหมดมีกี่หมวดและแต่ละหมวดสอนอะไร ชั้นที่สองคือการทำหมวดหนึ่งหมวดให้กลายเป็นคอร์สออนไลน์ที่กดเรียนได้จริง บทความนี้พูดถึงชั้นที่สอง ส่วนชั้นแรกเราเขียนแยกไว้แล้วในเรื่องหลักสูตรอบรมพนักงานใหม่หกหมวดที่องค์กรเล็กทำเองได้ อ่านชั้นแรกให้จบก่อนจะช่วยให้เลือกได้ว่าควรทำหมวดไหนเป็นคอร์สแรก

ข้อควรระวังของบริษัทที่เพิ่งเริ่ม คืออย่าตั้งเป้าว่าจะทำครบทุกหมวดในรอบเดียว หลักสูตรพนักงานใหม่ที่ครบถ้วนมักมีห้าถึงหกหมวด ถ้าทำพร้อมกันทั้งหมด คุณจะได้ของครึ่ง ๆ กลาง ๆ หกชิ้นในเวลาสองเดือน แทนที่จะได้ของที่ใช้ได้จริงหนึ่งชิ้นในเวลาหนึ่งสัปดาห์ แล้วค่อยทำชิ้นที่สองด้วยความเร็วที่สูงขึ้นเพราะมีแบบให้เดินตามแล้ว

วันที่หนึ่ง เลือกคอร์สเดียว แล้วเขียนหนึ่งประโยคว่าเรียนจบแล้วทำอะไรได้

วันแรกไม่ต้องแตะไฟล์เลยสักไฟล์ งานทั้งวันมีสองอย่างคือเลือกว่าจะทำคอร์สไหนก่อน และเขียนประโยคเดียวที่บอกว่าคนเรียนจบแล้วต้องทำอะไรได้ ฟังดูน้อยจนน่าตกใจ แต่สองอย่างนี้คือสิ่งที่ตัดสินว่าอีกหกวันจะเดินตรงหรือเดินวน คอร์สที่ล้มเหลวเกือบทุกคอร์สล้มตรงนี้ ไม่ได้ล้มตรงคุณภาพวิดีโอ

วิธีเลือกว่าคอร์สไหนควรทำก่อน

ให้เขียนรายการงานที่ต้องสอนคนซ้ำ ๆ ในหนึ่งปีออกมาก่อน แล้วให้คะแนนสามข้อกับแต่ละงาน ข้อแรกคือความถี่ ปีหนึ่งต้องสอนเรื่องนี้กี่ครั้ง ข้อสองคือราคาของความผิดพลาด ถ้าคนทำผิดเรื่องนี้ บริษัทเสียเงินหรือเสียลูกค้าเท่าไร ข้อสามคือความนิ่งของเนื้อหา เรื่องนี้เปลี่ยนบ่อยแค่ไหนในรอบสองปีที่ผ่านมา คอร์สแรกควรเป็นเรื่องที่ถี่มาก ผิดแล้วแพง และเนื้อหานิ่ง

ตัวอย่างที่ผ่านเกณฑ์นี้บ่อยในบริษัทไทยขนาดสิบถึงร้อยคน ได้แก่ ขั้นตอนรับออเดอร์และออกใบเสนอราคา วิธีตอบลูกค้าในแชทตามมาตรฐานของบริษัท การใช้ระบบหลังบ้านที่บริษัทเพิ่งเปลี่ยนมาใช้ ขั้นตอนตรวจรับของเข้าคลัง และการปิดการขายหน้าร้านตามลำดับที่กำหนดไว้ ทั้งหมดนี้ถี่ ผิดแล้วเห็นผลทันที และมีขั้นตอนที่เขียนไว้อยู่แล้วในบริษัท

ตัวอย่างที่ไม่ควรเป็นคอร์สแรก ได้แก่ เรื่องที่เป็นแนวคิดกว้าง ๆ อย่างการทำงานเป็นทีมหรือการคิดเชิงกลยุทธ์ เพราะวัดผลยากและเนื้อหาไม่มีขั้นตอนตายตัวให้ยึด อีกกลุ่มคือเรื่องที่กำลังจะเปลี่ยนภายในหกเดือน เช่น วิธีใช้ระบบที่กำลังจะย้ายไปตัวใหม่ ทำไปก็ต้องรื้อ ให้รอให้ระบบนิ่งก่อน

เขียนประโยคผลลัพธ์ให้ตรวจได้ด้วยตาเปล่า

ประโยคผลลัพธ์ที่ดีต้องมีสามส่วน คือใคร ทำอะไรได้ และวัดยังไง เขียนเป็นประโยคเดียวที่คนนอกอ่านแล้วเห็นภาพทันที ตัวอย่างเช่น พนักงานขายหน้าร้านออกใบเสนอราคาในระบบได้เองครบทุกช่องภายในสิบนาที โดยไม่ต้องถามหัวหน้า ประโยคแบบนี้ตรวจได้ เพราะคุณเดินไปดูได้ว่าเขาทำได้จริงไหม ใช้เวลากี่นาที และถามหัวหน้ากี่ครั้ง

ประโยคที่ตรวจไม่ได้จะขึ้นต้นด้วยคำว่าเข้าใจ ตระหนัก หรือรู้จัก เช่น พนักงานเข้าใจกระบวนการขายของบริษัท ประโยคแบบนี้ผ่านที่ประชุมได้ง่ายเพราะไม่มีใครเถียง แต่มันแปลเป็นบทเรียนไม่ได้ และแปลเป็นข้อสอบไม่ได้ พอถึงวันที่ห้าคุณจะนั่งเขียนข้อสอบไม่ออก แล้วจะย้อนกลับมาแก้ประโยคนี้อยู่ดี เสียเวลาไปสี่วัน

วิธีตรวจง่าย ๆ คือเอาประโยคที่เขียนไปต่อท้ายด้วยคำว่า วัดจากอะไร ถ้าตอบได้ทันทีในหนึ่งประโยค แปลว่าใช้ได้ ถ้าต้องคิดนาน แปลว่ายังกว้างไป ให้ตัดขอบเขตลงจนกว่าจะตอบได้ การตัดขอบเขตในวันแรกเจ็บน้อยกว่าการตัดในวันที่ห้ามาก

สามประโยคผลลัพธ์ที่เขียนผิดบ่อย และวิธีแก้

แบบที่หนึ่ง ประโยคที่ครอบคลุมทั้งแผนก เช่น ทีมบริการลูกค้าให้บริการได้ตามมาตรฐาน คำว่าตามมาตรฐานกินความหมายกว้างเกินกว่าจะเป็นคอร์สเดียว ให้แตกออกเป็นสถานการณ์ เช่น ตอบคำถามเรื่องการคืนสินค้าได้ถูกต้องตามเงื่อนไข แล้วทำคอร์สละสถานการณ์ คอร์สจะสั้นลงและคนเรียนจบมากขึ้น

แบบที่สอง ประโยคที่ผูกกับความรู้สึกของผู้สอน เช่น พนักงานเห็นความสำคัญของความปลอดภัย ประโยคนี้วัดไม่ได้และมักถูกใช้เพื่อกลบเนื้อหาที่ยังคิดไม่ออก ให้เปลี่ยนเป็นพฤติกรรมที่มองเห็น เช่น พนักงานสวมอุปกรณ์ครบตามรายการก่อนเข้าพื้นที่ผลิตทุกครั้ง แล้ววัดด้วยการสุ่มตรวจ

แบบที่สาม ประโยคที่รวมสามงานไว้ด้วยกันเพราะเสียดายเวลาทำคอร์ส เช่น พนักงานใหม่ใช้ระบบหลังบ้านได้ เข้าใจนโยบายบริษัท และรู้ขั้นตอนเบิกจ่าย สามเรื่องนี้ควรเป็นสามคอร์ส เพราะผู้เรียนต่างกลุ่มกันและจังหวะที่ต้องใช้ก็ต่างกัน การรวมกันทำให้คอร์สยาวจนคนเรียนไม่จบ และทำให้คุณแก้เนื้อหาเรื่องหนึ่งไม่ได้โดยไม่กระทบอีกสองเรื่อง

ก่อนจบวันแรก ให้ส่งประโยคผลลัพธ์ให้ผู้เชี่ยวชาญเนื้อหาอ่านและตอบกลับด้วยคำเดียวว่าใช่หรือไม่ใช่ ถ้าไม่ใช่ ให้เขาแก้เป็นข้อความ ไม่ต้องนัดประชุม การขอความเห็นแบบปิดคำถามแบบนี้ได้คำตอบเร็วกว่าการส่งไฟล์ยาว ๆ ไปให้อ่านหลายเท่า และเป็นนิสัยที่จะช่วยคุณตลอดหกวันที่เหลือ

วันที่สองถึงสาม รวบเอกสารที่มีอยู่ แล้วตัดเป็นบทเรียนห้าถึงสิบนาที

สองวันนี้คืองานที่หนักที่สุดของทั้งสัปดาห์ แต่ก็เป็นสองวันที่ประหยัดเวลาให้คุณมากที่สุดเช่นกัน เพราะเนื้อหาเกือบทั้งหมดที่คุณต้องใช้ มีอยู่ในบริษัทแล้ว แค่กระจัดกระจายอยู่คนละที่และอยู่ในรูปแบบที่เอาไปสอนไม่ได้ทันที งานของคุณคือรวบมากองเดียว ตัดของซ้ำ แล้วเรียงใหม่ตามลำดับที่คนทำงานจริงต้องเดิน

เอกสารสามกองที่มีอยู่แล้วในทุกบริษัท

กองแรกคือเอกสารขั้นตอนการทำงานหรือ SOP ไฟล์เหล่านี้มักเขียนถูกต้องแต่เขียนไว้สำหรับคนตรวจ ไม่ได้เขียนไว้สำหรับคนเรียน ภาษาจะเป็นทางการ มีเลขข้อเยอะ และไม่มีตัวอย่าง แต่ข้อดีคือลำดับขั้นตอนถูกต้องแล้ว คุณเอาลำดับมาใช้ได้เลย แล้วเปลี่ยนแค่ภาษา

กองที่สองคือสไลด์เก่าที่เคยใช้อบรมในห้อง ไฟล์กลุ่มนี้ภาษาดีกว่ากองแรกเพราะเขียนไว้พูดให้คนฟัง แต่มักมีช่องว่างเยอะ เพราะคนพูดเติมเนื้อหาปากเปล่าตอนยืนหน้าห้อง สไลด์ที่มีแค่หัวข้อสามคำต่อหน้า จึงใช้เป็นบทเรียนออนไลน์ไม่ได้ทันที ต้องเติมสิ่งที่วิทยากรเคยพูดกลับเข้าไป

กองที่สามคือของที่กระจายอยู่ในแชท ทั้งข้อความในกลุ่มไลน์ของทีม คำตอบที่หัวหน้าพิมพ์ตอบคำถามเดิม ๆ ภาพหน้าจอที่มีวงกลมสีแดงชี้ปุ่ม และคลิปสั้นที่ใครสักคนอัดหน้าจอไว้ตอนสอนเพื่อน กองนี้มีค่ามากที่สุดและถูกมองข้ามมากที่สุด เพราะมันคือคำอธิบายที่ผ่านการทดสอบกับคนจริงมาแล้ว ให้เลื่อนหาย้อนหลังสามเดือนแล้วคัดลอกส่วนที่ตอบคำถามซ้ำ ๆ ออกมา

ในกองที่สามมีข้อควรระวังหนึ่งเรื่อง อย่ายกภาพหน้าจอที่มีชื่อลูกค้า เบอร์โทร หรือเลขที่เอกสารจริงไปใส่ในคอร์สโดยไม่ลบข้อมูล ให้เบลอหรือแทนที่ด้วยข้อมูลสมมติก่อนเสมอ ข้อมูลส่วนบุคคลของลูกค้ามีกฎหมายคุ้มครองอยู่ และคอร์สอบรมภายในก็ยังนับเป็นการนำข้อมูลไปใช้ต่อ การทำให้เป็นนิสัยตั้งแต่คอร์สแรกง่ายกว่าการไล่ตามแก้ทีหลัง

กฎการตัดบทเรียน ห้าถึงสิบนาทีต่อบท

กฎข้อเดียวที่ใช้ได้เสมอคือ หนึ่งบทเรียนตอบหนึ่งคำถาม ถ้าบทหนึ่งกำลังตอบสองคำถาม ให้ตัดเป็นสองบท ความยาวห้าถึงสิบนาทีไม่ใช่กฎเหล็ก แต่มันเป็นผลลัพธ์ตามธรรมชาติของกฎข้อนี้ เพราะหนึ่งคำถามในงานจริงมักอธิบายจบภายในเวลาเท่านั้น ถ้าบทไหนยาวเกินสิบห้านาที ให้กลับไปดูว่ามันกำลังตอบกี่คำถามกันแน่

เหตุผลที่บทต้องสั้นไม่ใช่เพราะคนสมัยนี้สมาธิสั้น แต่เพราะพนักงานเรียนคอร์สในช่วงเวลาที่ถูกขัดจังหวะเสมอ ระหว่างรอลูกค้า ก่อนเข้ากะ ตอนพักกลางวัน ถ้าบทยาวยี่สิบนาที เขาจะเลื่อนไปเรียนตอนว่างจริง ๆ ซึ่งไม่เคยมาถึง บทที่จบในเจ็ดนาทีมีโอกาสถูกกดเล่นสูงกว่าหลายเท่า และการเรียนจบทีละบทยังทำให้เห็นความคืบหน้า ซึ่งช่วยให้คนกลับมาเรียนต่อ

เมื่อตัดบทเสร็จ ให้เรียงลำดับตามงานจริง ไม่ใช่ตามโครงสร้างเอกสาร SOP หลายฉบับเริ่มด้วยนิยามศัพท์และขอบเขต ซึ่งเป็นลำดับที่ถูกต้องสำหรับเอกสาร แต่ผิดสำหรับคนเรียน คนเรียนอยากเห็นภาพรวมของงานก่อน แล้วค่อยลงรายละเอียด ให้ย้ายบทนิยามศัพท์ไปไว้ท้ายคอร์สในฐานะบทอ้างอิง หรือตัดทิ้งแล้วอธิบายศัพท์ตรงจุดที่ใช้จริง

บทไหนตัดทิ้งได้เลยโดยไม่ต้องเสียดาย

กลุ่มแรกคือประวัติความเป็นมาขององค์กรที่ยาวเกินสองนาที ข้อมูลนี้มีค่าในวันปฐมนิเทศ แต่ในคอร์สที่สอนงานเฉพาะเรื่อง มันทำให้คนที่เปิดมาหาคำตอบต้องเลื่อนผ่าน และหลายคนปิดไปตั้งแต่ตรงนั้น ถ้าจำเป็นต้องมี ให้แยกเป็นคอร์สต่างหาก

กลุ่มที่สองคือทฤษฎีเบื้องหลังที่ไม่เปลี่ยนวิธีทำงาน ถ้ารู้แล้วก็ยังทำเหมือนเดิม แปลว่าไม่ต้องรู้ในคอร์สนี้ ให้เก็บไว้ในเอกสารอ้างอิงสำหรับคนที่อยากอ่านต่อ กลุ่มที่สามคือขั้นตอนที่ระบบทำให้อัตโนมัติไปแล้ว ซึ่งพบบ่อยมากใน SOP ที่ไม่ได้ปรับหลังเปลี่ยนระบบ ให้เดินไปถามคนหน้างานว่าตอนนี้ยังต้องกดเองไหม แล้วตัดออกทันทีถ้าไม่ต้อง

กลุ่มสุดท้ายคือกรณียกเว้นที่เกิดปีละครั้ง คนทำคอร์สมักอยากใส่ให้ครบเพราะกลัวคนถาม แต่การใส่กรณียกเว้นสิบแบบลงในคอร์สพื้นฐาน ทำให้คนจำกรณีปกติไม่ได้ ให้เขียนไว้ในเอกสารแยกแล้วบอกในคอร์สว่ากรณีแบบนี้ให้ถามใคร การบอกว่าถามใครมีประโยชน์กว่าการสอนกรณีที่เขาจะลืมก่อนได้ใช้

เมื่อจบวันที่สาม สิ่งที่คุณควรมีคือรายการบทเรียนหกถึงสิบสองบท แต่ละบทมีชื่อที่เป็นคำถามหรือเป็นงาน มีเนื้อหาดิบครบ และรู้ว่าดึงมาจากไฟล์ไหน ยังไม่ต้องสวย ยังไม่ต้องจัดหน้า ขอแค่ครบและเรียงถูก

วันที่สี่ เปลี่ยนเอกสารเป็นสไลด์ เสียง และวิดีโอ โดยไม่ต้องมีห้องอัด

วันนี้คือวันที่คนส่วนใหญ่กลัวที่สุด และเป็นวันที่ง่ายที่สุดจริง ๆ ถ้าวันที่สองกับสามทำมาดี เพราะสิ่งที่คุณมีอยู่ในมือแล้วคือเนื้อหาที่ตัดเป็นบทเรียบร้อย งานที่เหลือคือการเปลี่ยนรูปแบบ ไม่ใช่การเขียนใหม่ และการเปลี่ยนรูปแบบเป็นงานที่เครื่องช่วยได้มากที่สุด

สี่รูปแบบที่ได้จากไฟล์เดียวกัน

รูปแบบแรกคือสไลด์ ใช้สำหรับบทที่มีขั้นตอนเป็นลำดับและมีภาพหน้าจอประกอบ ข้อดีของสไลด์คือคนเลื่อนกลับไปดูขั้นตอนที่พลาดได้เร็ว และสั่งพิมพ์ออกมาแปะไว้หน้างานได้ ในโรงงานหรือหน้าร้าน สไลด์ที่พิมพ์ออกมาได้มีค่ามากกว่าวิดีโอสวย ๆ เพราะคนหยิบดูตอนมือเปื้อนได้

รูปแบบที่สองคือเสียงหรือพอดแคสต์ เหมาะกับบทที่เป็นแนวคิดหรือเป็นบทสนทนา เช่น วิธีรับมือลูกค้าที่ไม่พอใจ พนักงานฟังระหว่างเดินทางหรือระหว่างจัดของได้ และการฟังเสียงคนสองคนคุยกันจำง่ายกว่าอ่านข้อความยาว ๆ ข้อจำกัดคือเสียงใช้สอนขั้นตอนที่ต้องกดปุ่มไม่ได้ เพราะคนฟังมองไม่เห็นหน้าจอ

รูปแบบที่สามคือวิดีโอ ใช้เมื่อจำเป็นต้องเห็นการเคลื่อนไหวจริง เช่น การจับสินค้า การใช้เครื่องมือ หรือลำดับการกดในระบบที่ซับซ้อน ในคอร์สแรกให้ใช้วิดีโอเท่าที่จำเป็นและอัดจากหน้าจอหรือมือถือก็พอ อย่าเพิ่งจองห้องประชุมเพื่อถ่ายคนพูดหน้ากล้อง เพราะวิดีโอคนพูดคือรูปแบบที่แก้ยากที่สุดเมื่อเนื้อหาเปลี่ยน

รูปแบบที่สี่คือบัตรคำช่วยจำ ใช้กับสิ่งที่ต้องจำแม่นและใช้บ่อย เช่น รหัสสินค้า เงื่อนไขการคืนของ หรือชื่อขั้นตอนที่ต้องเรียงถูก บัตรคำเป็นรูปแบบที่ถูกมองข้ามมากในคอร์สอบรมองค์กร ทั้งที่มันตรงกับสิ่งที่พนักงานหน้าร้านต้องใช้จริงมากที่สุด คือการนึกออกภายในสามวินาทีตอนลูกค้ายืนรออยู่ตรงหน้า

ทำไมไม่ควรถ่ายวิดีโอให้สวยในคอร์สแรก

เหตุผลแรกคือค่าเสียโอกาส เวลาที่ใช้ถ่ายและตัดต่อหนึ่งบท เท่ากับเวลาที่ใช้ทำบททั้งคอร์สในรูปแบบสไลด์และเสียง ถ้าคุณมีเวลาจำกัด การเลือกทำให้ครบทั้งคอร์สแบบพอใช้ ให้ผลมากกว่าการทำหนึ่งบทให้สวย เพราะคนเรียนต้องการเส้นทางที่จบ ไม่ได้ต้องการบทเปิดที่ดูดี

เหตุผลที่สองคือต้นทุนการแก้ เนื้อหาอบรมภายในเปลี่ยนทุกไตรมาสตามระบบและนโยบายที่เปลี่ยน ถ้าเนื้อหาอยู่ในสไลด์ คุณแก้หนึ่งหน้าแล้วจบในสองนาที ถ้าอยู่ในวิดีโอที่มีคนพูด คุณต้องนัดคนคนเดิม แต่งตัวแบบเดิม จัดไฟแบบเดิม แล้วอัดใหม่ ในทางปฏิบัติแปลว่าคุณจะไม่แก้ และคอร์สจะค่อย ๆ กลายเป็นข้อมูลผิดที่ยังเปิดให้คนเรียนอยู่

เหตุผลที่สามคือความคาดหวังของผู้เรียน พนักงานไม่ได้เปรียบเทียบคอร์สของคุณกับคอร์สที่เขาซื้อในเน็ต เขาเปรียบเทียบกับการที่ไม่มีคอร์สเลย ซึ่งเป็นสถานะเดิม การมีคำอธิบายที่ถูกต้องและหาเจอ ชนะสถานะเดิมไปแล้วตั้งแต่วันแรก ความสวยเป็นเรื่องของคอร์สที่สองหรือสาม เมื่อคุณรู้แล้วว่าบทไหนคนดูซ้ำบ่อยที่สุดและควรลงแรงเพิ่มตรงไหน

ข้อจำกัดของไฟล์ที่ควรรู้ก่อนเริ่มอัปโหลด

ก่อนเริ่มวันที่สี่ ให้เช็กว่าระบบที่คุณจะใช้รับไฟล์แบบไหนและขนาดเท่าไร เพราะการรู้ทีหลังแปลว่าต้องกลับไปแปลงไฟล์ใหม่ทั้งชุด ระบบส่วนใหญ่ที่รับเอกสารเข้ามาแปลงเป็นบทเรียน จะรับไฟล์เอกสารตระกูล PDF DOCX DOC TXT MD RTF และ ODT โดยมีเพดานขนาดต่อไฟล์ ส่วนไฟล์วิดีโอมีเพดานแยกอีกชุดหนึ่งซึ่งสูงกว่ามาก

สำหรับ Orova Training เพดานคือเอกสารไฟล์ละไม่เกิน 10 MB และวิดีโอไฟล์ละไม่เกิน 500 MB ตัวเลขนี้ฟังดูน้อยสำหรับเอกสาร แต่ในทางปฏิบัติแทบไม่เคยเป็นปัญหา เพราะไฟล์เอกสารที่เกินสิบเมกะไบต์เกือบทั้งหมดใหญ่เพราะภาพหน้าจอความละเอียดสูงที่แปะรวมกันมา ไม่ได้ใหญ่เพราะเนื้อหา วิธีแก้คือลดขนาดภาพก่อนหรือแยกเอกสารเป็นสองไฟล์ตามบท ซึ่งคุณควรทำอยู่แล้วตามกฎหนึ่งบทหนึ่งคำถาม

ข้อควรระวังอีกอย่างคือไฟล์ที่เป็นภาพสแกน เอกสารที่สแกนจากกระดาษแล้วบันทึกเป็น PDF ไม่มีตัวอักษรอยู่ข้างใน มีแค่ภาพ ระบบใด ๆ ที่อ่านข้อความจากเอกสารจะได้ผลลัพธ์ว่างเปล่าหรือได้ตัวอักษรมั่ว ถ้าเอกสารต้นฉบับของคุณเป็นแบบนี้ ให้พิมพ์เนื้อหาใหม่ในไฟล์ข้อความธรรมดาก่อน จะเร็วกว่าการไล่แก้ผลลัพธ์ที่ออกมาผิด และควรถือโอกาสนี้ตัดเนื้อหาที่ล้าสมัยออกไปพร้อมกันเลย

เมื่อจบวันที่สี่ คุณควรมีบทเรียนทุกบทอยู่ในรูปแบบที่กดเปิดดูได้จริง อาจยังไม่ครบทุกรูปแบบทุกบทและไม่จำเป็นต้องครบ บทที่เป็นขั้นตอนมีสไลด์ บทที่เป็นแนวคิดมีเสียง บทที่ต้องเห็นการเคลื่อนไหวมีวิดีโอสั้น และคำที่ต้องจำมีบัตรคำ แค่นี้พอสำหรับคอร์สแรก

วันที่ห้า เขียนข้อสอบสิบข้อที่ถามงานจริง ไม่ถามทฤษฎี

ข้อสอบในคอร์สอบรมภายในมีหน้าที่ต่างจากข้อสอบในโรงเรียนอย่างสิ้นเชิง มันไม่ได้มีไว้จัดอันดับคน แต่มีไว้ตอบคำถามเดียวว่าคนนี้กลับไปทำงานเองได้หรือยัง คำถามที่ตอบคำถามนี้ไม่ได้ ไม่ควรอยู่ในข้อสอบ ต่อให้ดูฉลาดแค่ไหน สิบข้อคือจำนวนที่พอดี ทำเสร็จในสิบนาที และครอบคลุมจุดที่พลาดแล้วเสียหายได้ครบ

สูตรเขียนคำถามจากงานจริง

เริ่มจากเปิดประโยคผลลัพธ์ที่เขียนไว้วันแรก แล้วถามตัวเองว่าถ้าคนคนหนึ่งทำงานนี้ผิด เขามักผิดตรงไหน คำตอบที่ได้มักมีสามถึงห้าจุด ให้แต่ละจุดกลายเป็นหนึ่งถึงสองคำถาม แค่นี้ก็ได้ข้อสอบเกือบครบสิบข้อแล้ว โดยไม่ต้องนั่งคิดว่าจะถามอะไรดี

รูปแบบคำถามที่ได้ผลที่สุดคือการวางสถานการณ์ก่อนแล้วถามว่าจะทำอะไรต่อ เช่น ลูกค้าโอนเงินมาแล้วแต่ระบบยังไม่ขึ้นสถานะชำระเงิน คุณต้องทำอะไรเป็นอย่างแรก แล้วให้ตัวเลือกสี่ข้อที่ทุกข้อฟังดูสมเหตุสมผล ตัวเลือกที่ผิดควรเป็นสิ่งที่คนเคยทำผิดจริงในบริษัท ไม่ใช่ตัวเลือกที่ผิดอย่างเห็นได้ชัด เพราะตัวเลือกที่ผิดอย่างเห็นได้ชัดทำให้ข้อสอบผ่านง่ายโดยไม่ต้องรู้อะไรเลย

คำถามอีกแบบที่ใช้ได้ดีคือให้เรียงลำดับขั้นตอน เหมาะกับงานที่ลำดับสำคัญ เช่น ขั้นตอนตรวจรับของหรือขั้นตอนปิดร้าน ถ้าระบบที่ใช้ไม่รองรับคำถามแบบเรียงลำดับ ให้แปลงเป็นคำถามเลือกตอบว่าขั้นตอนใดต้องทำก่อนขั้นตอนใด ได้ผลใกล้เคียงกันและสร้างง่ายกว่า

ห้าแบบคำถามที่ควรเลิกใช้

แบบแรกคือคำถามนิยาม เช่น ข้อใดคือความหมายของการบริการที่เป็นเลิศ คำถามแบบนี้วัดว่าคนอ่านสไลด์หรือเปล่า ไม่ได้วัดว่าเขาทำงานเป็นหรือเปล่า แบบที่สองคือคำถามที่ตอบว่าถูกทุกข้อ เพราะคนเดาถูกได้จากรูปแบบโดยไม่ต้องอ่าน แบบที่สามคือคำถามที่ยาวกว่าห้าบรรทัด คนอ่านบนมือถือจะข้ามและกดมั่ว

แบบที่สี่คือคำถามที่มีคำว่าไม่ อยู่ในโจทย์ เช่น ข้อใดไม่ใช่ขั้นตอนที่ถูกต้อง คำถามปฏิเสธทำให้คนที่รู้เรื่องตอบผิดเพราะอ่านเร็ว ซึ่งวัดการอ่าน ไม่ได้วัดความรู้ ถ้าจำเป็นต้องใช้จริง ๆ ให้ทำตัวหนาที่คำว่าไม่ และใช้ไม่เกินหนึ่งข้อในสิบข้อ

แบบที่ห้าคือคำถามที่คำตอบขึ้นกับดุลพินิจ เช่น ควรตอบลูกค้าแบบไหนดีที่สุด ถ้าหน้างานจริงมีมากกว่าหนึ่งคำตอบที่ยอมรับได้ อย่าเอามาทำเป็นข้อสอบเลือกตอบ ให้ย้ายไปเป็นหัวข้อพูดคุยกับหัวหน้าแทน มิฉะนั้นคุณจะได้ข้อโต้แย้งจากพนักงานทุกรอบที่จัดอบรม และเสียเวลาไปกับการอธิบายว่าทำไมคำตอบของเขาถึงผิดทั้งที่มันไม่ผิด

เกณฑ์ผ่านควรตั้งเท่าไร และให้ทำซ้ำได้กี่ครั้ง

สำหรับคอร์สที่สอนงานซึ่งผิดแล้วเสียหาย ให้ตั้งเกณฑ์ผ่านที่แปดในสิบข้อ และให้ทำซ้ำได้ไม่จำกัดครั้ง เหตุผลคือเป้าหมายของคุณไม่ใช่การคัดคนออก แต่คือการทำให้ทุกคนไปถึงระดับที่ทำงานได้ การให้ทำซ้ำได้ทำให้ข้อสอบกลายเป็นเครื่องมือเรียนรู้ ไม่ใช่ด่านที่ต้องผ่านให้พ้น ๆ ไป

สิ่งที่ต้องระวังคือถ้าให้ทำซ้ำได้ไม่จำกัดแล้วใช้คำถามชุดเดิมทุกครั้ง คนจะจำตำแหน่งของคำตอบได้ภายในสามรอบ วิธีแก้คือสลับลำดับข้อและสลับลำดับตัวเลือกในแต่ละครั้ง ถ้าระบบรองรับก็ให้สุ่มจากคลังคำถามที่ใหญ่กว่าจำนวนข้อที่ออก เช่น มีสิบห้าข้อในคลังแล้วสุ่มออกมาสิบข้อ

อีกเรื่องที่มักถูกมองข้ามคือการตรวจคำตอบต้องเกิดฝั่งเซิร์ฟเวอร์ ไม่ใช่ฝั่งเบราว์เซอร์ของผู้เรียน ถ้าเฉลยถูกส่งไปอยู่ในหน้าเว็บของผู้เรียนตั้งแต่ต้น คนที่อยากดูก็เปิดดูได้ ซึ่งทำให้ผลสอบไม่มีความหมายในเชิงหลักฐาน ประเด็นนี้สำคัญเป็นพิเศษถ้าคุณต้องเก็บผลไว้เป็นหลักฐานว่าอบรมแล้วจริง

ถ้าต้องการดูวิธีวางข้อสอบออนไลน์ให้ละเอียดกว่านี้ เรามีบทความแยกไว้แล้วเรื่องการทำข้อสอบออนไลน์สำหรับงานอบรม ซึ่งเป็นบทความภาษาอังกฤษ ลงลึกเรื่องรูปแบบคำถาม การจับเวลา และการอ่านผลรายข้อ ส่วนบทความที่คุณอ่านอยู่นี้ตั้งใจให้จบภายในหนึ่งสัปดาห์ จึงพูดถึงข้อสอบเท่าที่จำเป็นต่อคอร์สแรกเท่านั้น

ก่อนปิดวันที่ห้า ให้ส่งข้อสอบทั้งสิบข้อพร้อมเฉลยให้ผู้เชี่ยวชาญเนื้อหาตรวจสามสิบนาที ขอแค่สองอย่างคือเฉลยถูกไหม และมีข้อไหนที่หน้างานจริงตอบได้มากกว่าหนึ่งคำตอบไหม สองคำถามนี้จับข้อผิดพลาดได้เกือบทั้งหมด และใช้เวลาของเขาน้อยพอที่จะได้คำตอบกลับมาในวันเดียวกัน

วันที่หก มอบหมายคอร์สให้ถูกกลุ่ม แล้วตั้งกำหนดส่งที่คนทำตามได้จริง

คอร์สที่ดีแต่ส่งไปไม่ถึงคน มีค่าเท่ากับคอร์สที่ยังไม่ได้ทำ วันที่หกจึงเป็นวันของงานจัดการล้วน ๆ ไม่มีการเขียนเนื้อหาเพิ่ม แต่เป็นวันที่ตัดสินว่าอัตราการเรียนจบจะอยู่ที่สามสิบเปอร์เซ็นต์หรือเก้าสิบเปอร์เซ็นต์ ความต่างเกือบทั้งหมดมาจากสามเรื่องคือ ส่งให้ใคร ส่งเมื่อไร และมีกำหนดส่งหรือเปล่า

แบ่งกลุ่มผู้เรียนยังไงไม่ให้พัง

อย่าส่งคอร์สให้ทั้งบริษัทในรอบแรก แม้จะดูเหมือนเป็นวิธีที่ง่ายที่สุด เพราะคนที่ไม่เกี่ยวข้องจะไม่เรียน แล้วตัวเลขอัตราการเรียนจบของคุณจะดูแย่ตั้งแต่วันแรก ทำให้อ่านผลไม่ออกว่าคอร์สมีปัญหาหรือกลุ่มเป้าหมายผิด ให้ส่งเฉพาะคนที่ต้องใช้ความรู้นี้ในสามเดือนข้างหน้า

วิธีแบ่งกลุ่มที่ใช้ได้ในบริษัทส่วนใหญ่มีสามแบบ แบบแรกคือแบ่งตามตำแหน่ง เหมาะกับคอร์สที่ผูกกับหน้าที่โดยตรง เช่น คอร์สออกใบเสนอราคาสำหรับทีมขาย แบบที่สองคือแบ่งตามสาขาหรือหน่วยงาน เหมาะกับบริษัทที่แต่ละสาขามีขั้นตอนต่างกันเล็กน้อย แบบที่สามคือแบ่งตามรุ่นที่เข้างาน เหมาะกับหลักสูตรพนักงานใหม่ที่ต้องเรียนตามลำดับวันเข้างาน

ข้อควรระวังคืออย่าสร้างกลุ่มตามโครงสร้างองค์กรทั้งหมดตั้งแต่วันแรก เพราะโครงสร้างเปลี่ยนบ่อยกว่าที่คิด และคุณจะกลายเป็นคนที่ต้องคอยตามแก้กลุ่มทุกครั้งที่มีคนย้ายแผนก ให้สร้างเฉพาะกลุ่มที่คอร์สแรกต้องใช้ แล้วค่อยเพิ่มเมื่อมีคอร์สที่สอง

กำหนดส่งที่คนทำตามได้จริง

คอร์สที่ไม่มีกำหนดส่งจะถูกเลื่อนตลอดไป นี่ไม่ใช่เรื่องวินัยของพนักงาน แต่เป็นเรื่องลำดับความสำคัญ งานที่มีกำหนดจะถูกทำก่อนงานที่ไม่มีกำหนดเสมอ ในทุกบริษัท กำหนดส่งที่ได้ผลดีที่สุดคือสิบถึงสิบสี่วันหลังมอบหมาย นานพอให้หาช่วงว่างได้ และสั้นพอที่จะยังไม่ลืม

เรื่องที่ต้องคิดพร้อมกันคือเวลาที่ใช้เรียนอยู่ในเวลางานหรือนอกเวลางาน ถ้าคุณคาดหวังให้พนักงานเรียนนอกเวลา ต้องพูดออกมาให้ชัดและต้องแน่ใจว่านโยบายบริษัทรองรับ ในทางปฏิบัติ คอร์สอบรมภายในที่บังคับเรียน ควรถือเป็นเวลางานและควรบอกหัวหน้าสายงานให้กันเวลาไว้ให้ลูกทีม การไม่พูดเรื่องนี้ให้ชัดคือสาเหตุอันดับต้น ๆ ที่ทำให้คอร์สถูกต่อต้านเงียบ ๆ

วิธีแจ้งก็สำคัญ อย่าส่งเป็นอีเมลฉบับเดียวแล้วหวังว่าทุกคนจะเปิด ในบริษัทไทยส่วนใหญ่ ช่องทางที่คนเปิดจริงคือกลุ่มไลน์ของทีม ให้หัวหน้าสายงานเป็นคนโพสต์แจ้งพร้อมลิงก์ ไม่ใช่ฝ่ายบุคคลส่งเอง เพราะข้อความจากหัวหน้าโดยตรงมีน้ำหนักต่างกันมาก แล้วค่อยตามด้วยอีเมลไว้เป็นหลักฐานอ้างอิง

ใบประกาศนียบัตรมีไว้ทำอะไรกันแน่

ใบประกาศนียบัตรในคอร์สอบรมภายในไม่ใช่ของรางวัล มันคือหลักฐานว่าบริษัทได้อบรมเรื่องนี้กับคนนี้เมื่อวันไหน ซึ่งมีประโยชน์จริงในสามสถานการณ์ หนึ่ง เมื่อมีการตรวจจากภายนอกหรือจากลูกค้าองค์กรที่ขอดูหลักฐานการอบรม สอง เมื่อเกิดข้อผิดพลาดหน้างานแล้วต้องย้อนดูว่าคนคนนั้นเคยได้รับการสอนเรื่องนี้หรือยัง สาม เมื่อพนักงานย้ายแผนกหรือขอปรับตำแหน่ง แล้วต้องแสดงว่าผ่านอะไรมาบ้าง

เพราะฉะนั้น สิ่งที่ควรมีบนใบประกาศคือชื่อคน ชื่อคอร์ส วันที่ผ่าน และรหัสอ้างอิงที่ตรวจสอบย้อนกลับได้ ส่วนลวดลายและตราประทับเป็นเรื่องรอง ถ้าคุณกำลังใช้เวลาครึ่งวันเลือกแบบใบประกาศ แปลว่ากำลังใช้เวลาผิดที่ ให้ใช้แบบมาตรฐานไปก่อน แล้วกลับมาปรับตอนที่คอร์สที่สามเสร็จแล้ว

ข้อควรระวังสำหรับบริษัทที่อบรมเรื่องที่มีข้อกำหนดตามกฎหมาย เช่น ความปลอดภัยในการทำงาน ใบประกาศที่บริษัทออกเองไม่ได้แทนหลักฐานตามที่กฎหมายกำหนดเสมอไป เรื่องแบบนี้ต้องดูข้อกำหนดของหน่วยงานที่เกี่ยวข้องเป็นรายกรณี อย่าเหมารวมว่าอบรมออนไลน์แล้วจบ คอร์สอบรมภายในของคุณเสริมได้ แต่ไม่ได้แทนที่การอบรมที่กฎหมายบังคับรูปแบบไว้

เมื่อจบวันที่หก ให้เปิดหน้ารายชื่อผู้เรียนแล้วดูว่าตัวเลขตรงกับที่ตั้งใจไหม จำนวนคนที่ได้รับมอบหมายควรเท่ากับจำนวนคนในกลุ่มเป้าหมายพอดี ถ้าเกินแปลว่ากลุ่มกว้างไป ถ้าขาดแปลว่ามีคนตกหล่นซึ่งมักเป็นคนที่เพิ่งเข้างานหรือคนที่อยู่คนละสาขา ตรวจตรงนี้ห้านาที ประหยัดการตามแก้ในสัปดาห์ถัดไปได้มาก

วันที่เจ็ด ทดลองกับสามคน แล้วแก้เฉพาะจุดที่เขาสะดุด

วันสุดท้ายเป็นวันที่คนข้ามบ่อยที่สุดเพราะรู้สึกว่าคอร์สเสร็จแล้ว แต่มันเป็นวันที่ให้ผลตอบแทนสูงที่สุดต่อชั่วโมงที่ลงไป การนั่งดูคนสามคนใช้คอร์สจริงหนึ่งชั่วโมง บอกคุณได้มากกว่าการอ่านทวนเนื้อหาเองสิบรอบ เพราะคุณมองไม่เห็นจุดที่ตัวเองอธิบายข้ามไปแล้ว ในขณะที่คนที่ไม่รู้เรื่องมาก่อนจะสะดุดตรงนั้นทันที

เลือกสามคนแบบไหน

คนที่หนึ่งควรเป็นคนที่ตรงกลุ่มเป้าหมายที่สุด คือคนที่จะต้องเรียนคอร์สนี้จริงในเดือนหน้า เขาจะบอกคุณได้ว่าเนื้อหาตรงกับงานจริงไหม คนที่สองควรเป็นคนที่รู้เรื่องนี้ดีอยู่แล้ว เช่น คนที่ทำงานนี้มาสามปี เขาจะจับได้ว่าตรงไหนอธิบายผิดหรือขาด คนที่สามควรเป็นคนที่ไม่เกี่ยวกับเรื่องนี้เลย เช่น คนจากอีกแผนก เขาจะบอกคุณได้ว่าตรงไหนใช้ศัพท์เฉพาะโดยไม่อธิบาย

อย่าเลือกคนที่เกรงใจคุณทั้งสามคน เพราะจะได้คำตอบว่าดีมากทุกอย่าง ซึ่งไม่มีประโยชน์ ถ้าในทีมมีคนที่พูดตรงจนบางครั้งฟังแล้วขัดใจ คนนั้นแหละคือคนที่ควรเชิญ และให้บอกเขาตรง ๆ ว่าคุณอยากได้ข้อติ ไม่ได้อยากได้คำชม

นั่งดูเงียบ ๆ แล้วจดอะไรบ้าง

กติกาข้อเดียวของการทดลองคือคุณห้ามอธิบาย ให้เขานั่งทำเองตั้งแต่เปิดลิงก์จนถึงส่งข้อสอบ ส่วนคุณนั่งดูอยู่ข้าง ๆ แล้วจดสี่อย่าง หนึ่ง จุดที่เขาหยุดนานเกินสิบวินาทีโดยไม่กด สอง จุดที่เขาถามออกมาดัง ๆ ว่าอันนี้แปลว่าอะไร สาม จุดที่เขาเลื่อนกลับไปดูซ้ำ และสี่ ข้อสอบข้อที่เขาตอบผิด

สี่อย่างนี้ตีความต่างกัน จุดที่หยุดนานมักแปลว่าคำสั่งไม่ชัดว่าให้ทำอะไรต่อ จุดที่ถามแปลว่ามีศัพท์ที่ต้องอธิบายเพิ่ม จุดที่เลื่อนกลับไปดูซ้ำแปลว่าเนื้อหาตรงนั้นแน่นเกินไปหรือเร็วเกินไป ส่วนข้อสอบที่ตอบผิดต้องดูให้ดีว่าเขาผิดเพราะไม่รู้ หรือผิดเพราะคำถามกำกวม ถ้าทั้งสามคนผิดข้อเดียวกัน สาเหตุอยู่ที่คำถามหรือที่บทเรียน ไม่ได้อยู่ที่คน

หลังจบให้ถามคำถามเดียวว่า ถ้าพรุ่งนี้ต้องทำงานนี้จริง มีตรงไหนที่ยังไม่มั่นใจบ้าง คำถามนี้ให้ข้อมูลมากกว่าการถามว่าคอร์สเป็นยังไงบ้าง เพราะมันบังคับให้เขานึกถึงสถานการณ์จริงแทนที่จะประเมินคอร์สในภาพรวม

แก้อะไรก่อนหลัง

เรียงลำดับการแก้ตามความเสียหาย ไม่ใช่ตามความง่าย อันดับแรกคือเนื้อหาที่ผิด ต้องแก้ทันทีก่อนปล่อย อันดับสองคือจุดที่ทำให้คนไปต่อไม่ได้ เช่น ลิงก์เสียหรือคำสั่งที่ไม่บอกว่าให้กดตรงไหน อันดับสามคือศัพท์ที่ต้องอธิบายเพิ่ม อันดับสี่คือความสวยงามและการจัดหน้า ซึ่งเลื่อนไปทำหลังปล่อยได้

สิ่งที่ไม่ควรทำในวันสุดท้ายคือรื้อโครงคอร์สใหม่ทั้งหมดเพราะคนหนึ่งคนเสนอไอเดียที่ฟังดูดี ให้จดไว้ในรายการสำหรับรอบถัดไป แล้วปล่อยของที่มีก่อน คอร์สที่ปล่อยแล้วแก้ได้เรื่อย ๆ ดีกว่าคอร์สที่สมบูรณ์แบบในไฟล์ที่ไม่มีใครเห็น ในทางปฏิบัติ ข้อมูลที่มีค่าที่สุดจะมาจากผู้เรียนสามสิบคนแรกอยู่ดี ไม่ได้มาจากการคิดเอาเองก่อนปล่อย

สามอย่างที่ไม่ควรทำในคอร์สแรก

ตลอดเจ็ดวันที่ผ่านมา มีทางแยกอยู่สามจุดที่ทำให้โครงการยืดจากหนึ่งสัปดาห์เป็นสามเดือน ทั้งสามจุดมีเหตุผลที่ฟังดูดีมาก จึงต้องเขียนออกมาให้ชัดว่าอย่าเลี้ยวเข้าไป

หนึ่ง ถ่ายวิดีโอให้สวยก่อนแล้วค่อยว่ากัน

เหตุผลที่ฟังดูดีคือคอร์สที่สวยจะทำให้คนอยากเรียน ความจริงคือคนอยากเรียนเพราะหัวหน้าบอกให้เรียนและเพราะเนื้อหาช่วยงานเขาได้ การถ่ายทำเพิ่มเวลาโครงการอย่างน้อยสองสัปดาห์ ต้องเขียนสคริปต์ จองห้อง หาคนถ่าย หาคนตัด แล้วรอคิว ทั้งหมดนี้เกิดก่อนที่จะมีใครได้เรียนสักคน ถ้าอยากมีวิดีโอจริง ๆ ให้อัดหน้าจอพร้อมเสียงพูดสามนาทีต่อบท จบในวันเดียวและแก้ง่าย

สอง ทำเว็บไซต์หรือซื้อธีมเป็นของตัวเอง

เหตุผลที่ฟังดูดีคืออยากให้หน้าตาเข้ากับแบรนด์บริษัท ความจริงคือผู้เรียนเป็นพนักงานของคุณอยู่แล้ว เขาไม่ต้องถูกทำให้ประทับใจในแบรนด์ก่อนเรียน การทำหน้าเว็บเองยังพาปัญหาชุดใหญ่มาด้วย ทั้งเรื่องบัญชีผู้ใช้ การรีเซ็ตรหัสผ่าน การเก็บผลสอบ และการดูแลระยะยาว ซึ่งเป็นงานที่ไม่มีวันจบและไม่ได้ทำให้พนักงานทำงานถูกขึ้นเลยสักนิด

สาม ทำทั้งคลังคอร์สรวดเดียว

เหตุผลที่ฟังดูดีคือทำทีเดียวให้จบ ประหยัดกว่า ความจริงคือคุณยังไม่รู้ว่าคอร์สแบบไหนได้ผลในบริษัทของคุณ การทำสิบคอร์สพร้อมกันแปลว่าถ้าสมมติฐานผิด คุณผิดสิบเท่า ให้ทำหนึ่งคอร์ส ปล่อย เก็บผลสามสิบวัน แล้วค่อยทำชุดถัดไปโดยใช้สิ่งที่เรียนรู้มา คอร์สที่สองจะเร็วกว่าคอร์สแรกประมาณครึ่งหนึ่ง เพราะโครงและวิธีทำงานนิ่งแล้ว

พนักงานเปิดคอร์สจากมือถือและจากลิงก์ในไลน์ ออกแบบให้ตรงกับความจริงนั้น

ข้อสมมติที่ผิดบ่อยที่สุดในการทำคอร์สอบรมภายใน คือคิดว่าคนจะนั่งเรียนหน้าคอมพิวเตอร์ ในบริษัทไทยส่วนใหญ่ พนักงานหน้าร้าน พนักงานคลัง พนักงานขับรถ และพนักงานฝ่ายผลิต ไม่มีคอมพิวเตอร์ประจำตัว เครื่องเดียวที่เขามีคือมือถือ และช่องทางเดียวที่เขาเปิดแน่ ๆ คือกลุ่มไลน์ของทีม ถ้าคอร์สของคุณไม่ทำงานบนสองอย่างนี้ ตัวเลขอัตราการเรียนจบจะตกโดยที่เนื้อหาไม่ได้ผิดอะไรเลย

สไลด์ที่อ่านบนมือถือไม่ออก คือสไลด์ที่ไม่มีอยู่จริง

สไลด์ที่ทำไว้ฉายในห้องประชุมมักมีตัวอักษรขนาดเล็กและตารางกว้าง พอย่อลงมาบนจอมือถือ ตัวอักษรจะเล็กจนต้องซูม และตารางจะต้องเลื่อนซ้ายขวา คนจะยอมทำแบบนั้นได้ประมาณสองหน้าแล้วก็เลิก กฎง่าย ๆ คือหนึ่งหน้าหนึ่งความคิด ไม่เกินห้าบรรทัด และห้ามใส่ตารางที่มีเกินสามคอลัมน์

ถ้าจำเป็นต้องแสดงข้อมูลที่เป็นตารางจริง ๆ ให้แยกออกเป็นเอกสารแนบสำหรับพิมพ์ แล้วในบทเรียนบอกแค่ว่าให้เปิดตารางนั้นดูตอนทำงาน วิธีนี้ตรงกับพฤติกรรมจริงมากกว่า เพราะไม่มีใครจำตารางได้อยู่แล้ว สิ่งที่ต้องจำคือรู้ว่ามีตารางนี้อยู่และเปิดหาเจอ

ภาพหน้าจอที่ใช้ประกอบก็ต้องคิดเรื่องเดียวกัน ภาพหน้าจอเต็มจอคอมพิวเตอร์ที่ย่อลงบนมือถือจะอ่านไม่ออกทั้งภาพ ให้ครอบเฉพาะส่วนที่เกี่ยวข้องแล้วขยาย พร้อมวงหรือลูกศรชี้จุดที่ต้องกด การครอบภาพใช้เวลาเพิ่มสามสิบวินาทีต่อภาพ แต่เปลี่ยนบทเรียนจากที่ดูไม่รู้เรื่องเป็นดูรู้เรื่องได้ทันที

เสียงและวิดีโอในสภาพการทำงานจริง

คนที่เปิดคอร์สระหว่างพักกลางวันหรือระหว่างรอลูกค้า มักอยู่ในที่ที่เปิดเสียงไม่สะดวก หรือไม่มีหูฟัง ถ้าบทเรียนของคุณเป็นเสียงล้วนหรือเป็นวิดีโอที่ข้อมูลสำคัญอยู่ในคำพูดเท่านั้น เขาจะข้ามไปเลย วิธีแก้ที่ถูกที่สุดคือทุกบทที่เป็นเสียงหรือวิดีโอ ต้องมีสรุปเป็นข้อความสั้นควบคู่ไปด้วย สามถึงห้าบรรทัดก็พอ

สรุปข้อความนี้ยังมีประโยชน์อีกสองอย่างที่ไม่ได้ตั้งใจ อย่างแรกคือคนที่เรียนไปแล้วกลับมาหาข้อมูลซ้ำ จะหาจากข้อความได้เร็วกว่าการเลื่อนหาในวิดีโอมาก อย่างที่สองคือมันบังคับให้คุณสรุปให้ได้ว่าบทนี้สอนอะไรกันแน่ ถ้าสรุปเป็นห้าบรรทัดไม่ได้ แปลว่าบทนั้นยังตอบหลายคำถามอยู่และควรตัดเป็นสองบท

ส่งลิงก์ยังไงให้คนกดจริง

ลิงก์ที่ส่งในไลน์ควรพาไปที่คอร์สโดยตรง ไม่ใช่พาไปหน้าแรกของระบบแล้วให้คนไปหาเอง ทุกขั้นตอนที่เพิ่มระหว่างการกดกับการเริ่มเรียน จะทำให้คนหายไปส่วนหนึ่ง โดยเฉพาะขั้นตอนเข้าสู่ระบบ ถ้าระบบของคุณให้ส่งลิงก์ตรงเข้าคอร์สแล้วเด้งไปหน้าเข้าสู่ระบบและกลับมาที่คอร์สเดิมได้เอง ให้ใช้แบบนั้น

ข้อความที่ส่งพร้อมลิงก์ควรมีสามอย่างเท่านั้น คือคอร์สนี้ทำให้ทำอะไรได้ ใช้เวลากี่นาที และต้องเสร็จเมื่อไร อย่าเขียนย่อหน้ายาวอธิบายความสำคัญของการพัฒนาบุคลากร ไม่มีใครอ่าน และมันทำให้ข้อความดูเหมือนประกาศทั่วไปที่เลื่อนผ่านได้

ตามผลยังไงโดยไม่ต้องนั่งไล่ทีละคน

หลังปล่อยคอร์สไปแล้ว สิ่งที่ต้องดูมีแค่สามตัวเลข คือกี่คนเปิดแล้ว กี่คนเรียนจบ และคะแนนสอบเฉลี่ยต่อข้อ ตัวเลขที่สามสำคัญที่สุดและถูกมองข้ามบ่อยที่สุด เพราะมันชี้ว่าบทไหนสอนไม่รู้เรื่อง ถ้าข้อสอบข้อหนึ่งมีคนตอบผิดเกินครึ่ง ให้กลับไปดูบทที่เกี่ยวข้องกับข้อนั้น ไม่ใช่ไปดูที่คน

ถ้าคุณต้องรายงานผลให้ผู้บริหารดูทุกเดือน และอยากรวมตัวเลขจากหลายคอร์สไว้ที่เดียว วิธีที่เบาที่สุดคือดึงตัวเลขออกมาเป็นตารางแล้วทำเป็นบอร์ดสรุป เราเขียนวิธีทำไว้แล้วในบทความเรื่องทำ Dashboard จาก Google Sheet ให้อัปเดตเองทุกวัน หลักการเดียวกันใช้กับข้อมูลการอบรมได้ตรง ๆ คือเริ่มจากทางเข้าของข้อมูลก่อน แล้วค่อยคิดเรื่องกราฟ

สิ่งที่ไม่ควรทำคือรายงานเฉพาะอัตราการเรียนจบให้ผู้บริหารดู เพราะตัวเลขนั้นวัดการกดปุ่ม ไม่ได้วัดผลงาน ให้เติมอีกหนึ่งบรรทัดเสมอว่าหลังอบรมแล้วตัวเลขหน้างานเปลี่ยนไปยังไง เช่น จำนวนครั้งที่ต้องแก้เอกสารย้อนหลัง หรือจำนวนคำถามซ้ำในกลุ่มไลน์ของทีม สองตัวนี้เก็บง่ายและเถียงยาก

ระบบแบบไหนที่รองรับเส้นทางเจ็ดวันนี้ได้จริง

คำถามที่ตามมาหลังจากเห็นตารางเจ็ดวันคือ แล้วต้องใช้ระบบอะไร คำตอบตรงไปตรงมาคือคุณต้องการระบบที่ทำสี่อย่างนี้ได้ ไม่ต้องมากกว่านั้น หนึ่ง รับไฟล์เอกสารที่บริษัทมีอยู่แล้วแล้วแปลงเป็นบทเรียนได้ สอง มีที่เก็บข้อสอบและตรวจให้ สาม มอบหมายคอร์สให้คนและกลุ่มได้ สี่ บอกได้ว่าใครเรียนถึงไหน ระบบที่มีมากกว่านี้ไม่ผิด แต่คุณจะจ่ายค่าสิ่งที่ไม่ได้ใช้ในปีแรก

ส่วนที่ต้องมีจริง กับส่วนที่ขายกันเยอะแต่ยังไม่ต้องใช้

ส่วนที่ต้องมีจริงคือขาเข้าของเนื้อหา ถ้าระบบรับได้แค่วิดีโอที่คุณต้องอัดเอง แปลว่าคุณต้องกลับไปทำงานที่บทความนี้พยายามตัดออก ระบบที่เหมาะกับเส้นทางเจ็ดวันต้องรับไฟล์เอกสารเข้ามาตรง ๆ ได้ อีกส่วนที่ต้องมีคือการตรวจข้อสอบฝั่งเซิร์ฟเวอร์ และการเก็บผลไว้เป็นหลักฐาน

ส่วนที่มักถูกขายหนักแต่ยังไม่จำเป็นในปีแรก ได้แก่ เส้นทางการเรียนรู้หลายชั้นที่ผูกกับแผนพัฒนารายบุคคล ระบบเกมและคะแนนสะสม การเชื่อมกับระบบบุคคลหลักแบบสองทาง และรายงานที่ปรับแต่งได้ทุกช่อง ทั้งหมดนี้มีประโยชน์จริงเมื่อคุณมีคอร์สหลายสิบคอร์สและคนหลายร้อยคน ไม่ใช่ตอนที่มีคอร์สเดียว

อีกเรื่องที่ควรถามตั้งแต่แรกคือการส่งออกเป็น SCORM ซึ่งเป็นรูปแบบมาตรฐานที่ทำให้คอร์สของคุณย้ายไปเปิดในระบบอื่นได้ ถ้าวันหนึ่งบริษัทเปลี่ยนระบบ คำถามนี้ฟังดูไกลตัวในวันที่หนึ่ง แต่มันคือสิ่งที่กันไม่ให้เนื้อหาที่คุณลงแรงทำติดอยู่กับผู้ให้บริการรายเดียวตลอดไป

Orova Training ทำอะไรได้ และไม่ได้ทำอะไร

เพื่อความชัดเจน เราขอเล่าตรง ๆ ว่าเครื่องมือของเราครอบคลุมส่วนไหนของเส้นทางนี้ Orova Training รับไฟล์เอกสารตระกูล PDF DOCX DOC TXT MD RTF และ ODT ไฟล์ละไม่เกิน 10 MB และรับไฟล์วิดีโอไม่เกิน 500 MB แล้วแปลงเนื้อหาเป็นสไลด์ที่สั่งพิมพ์ได้ พอดแคสต์หรือไฟล์เสียง วิดีโอ และบัตรคำช่วยจำ ซึ่งตรงกับงานวันที่สี่ทั้งวัน จากนั้นจัดเป็นคอร์ส ออกข้อสอบที่ตรวจฝั่งเซิร์ฟเวอร์ ออกใบประกาศนียบัตร มอบหมายให้ผู้เรียนรายคนหรือเป็นกลุ่ม และส่งออกเป็น SCORM ได้

สิ่งที่ระบบนี้ไม่ได้ทำ และเราไม่อยากให้เข้าใจผิด ข้อแรกคือมันไม่ใช่ตลาดขายคอร์ส ไม่มีหน้าร้าน ไม่มีระบบเก็บเงินจากผู้เรียน ถ้าเป้าหมายของคุณคือขายคอร์สให้คนทั่วไป แพลตฟอร์มขายคอร์สที่คุณเจอในหน้าค้นหาเหมาะกว่าและเราแนะนำให้ใช้ตัวนั้น ข้อสองคือมันไม่ได้แทนระบบบุคคลหลัก ไม่คำนวณเงินเดือน ไม่จัดการวันลา และไม่บันทึกเวลาเข้าออกงาน สองเรื่องนั้นยังเป็นงานของระบบที่คุณใช้อยู่

ข้อสาม การแปลงเอกสารเป็นสไลด์ เสียง วิดีโอ และบัตรคำ ใช้การประมวลผลด้วยปัญญาประดิษฐ์ ซึ่งแปลว่าผลลัพธ์ต้องมีคนตรวจก่อนปล่อยเสมอ โดยเฉพาะตัวเลข ชื่อเฉพาะ และลำดับขั้นตอน อย่ามอบหมายคอร์สทันทีที่ระบบแปลงเสร็จ ให้อ่านทวนทั้งคอร์สหนึ่งรอบก่อน ซึ่งอยู่ในตารางวันที่สี่ถึงห้าอยู่แล้ว

ข้อสี่ หน้าแนะนำผลิตภัณฑ์ของเรายังเป็นภาษาอังกฤษ ถ้าคุณอยากดูรายละเอียดของฟีเจอร์ทั้งหมด เปิดได้ที่หน้าแนะนำ Orova Training ส่วนตัวระบบเมื่อเข้าใช้งานจริงรองรับหลายภาษา บทความภาษาไทยอื่น ๆ ของเราอยู่รวมกันที่หน้ารวมบทความ ซึ่งมีทั้งเรื่องการอบรม การตลาด และการอ่านข้อมูล

สรุปเป็นรายการตรวจก่อนเริ่มวันจันทร์

ถ้าอ่านมาถึงตรงนี้แล้วอยากเริ่มจริง ให้ใช้รายการนี้เป็นตัวตั้งต้น หนึ่ง เขียนชื่อคอร์สแรกลงกระดาษ เลือกจากงานที่ต้องสอนซ้ำบ่อยที่สุดและผิดแล้วแพงที่สุด สอง เขียนประโยคผลลัพธ์หนึ่งประโยคที่มีคำว่าทำอะไรได้และวัดจากอะไร สาม เปิดโฟลเดอร์ SOP กับสไลด์เก่า แล้วรวบไฟล์ที่เกี่ยวข้องมาไว้ที่เดียว

สี่ ไล่ดูกลุ่มไลน์ของทีมย้อนหลังสามเดือน คัดคำตอบที่หัวหน้าพิมพ์ซ้ำ ๆ ออกมา ห้า ตัดเนื้อหาเป็นบทละห้าถึงสิบนาที บทละหนึ่งคำถาม หก แปลงเป็นสไลด์และเสียงตามลักษณะของแต่ละบท เจ็ด เขียนข้อสอบสิบข้อจากจุดที่คนพลาดบ่อย แปด มอบหมายให้เฉพาะกลุ่มเป้าหมายพร้อมกำหนดส่งสิบถึงสิบสี่วัน เก้า ทดลองกับสามคนแล้วแก้ตามลำดับความเสียหาย สิบ ปล่อย แล้วดูสามตัวเลขหลังจากนั้นสามสิบวัน

สิ่งที่ต้องเตือนตัวเองไว้ตลอดทางคือ คอร์สแรกไม่ได้มีไว้ให้สมบูรณ์แบบ มันมีไว้เพื่อพิสูจน์ว่าบริษัทของคุณทำคอร์สเองได้โดยไม่ต้องจ้างข้างนอก และเพื่อสร้างแบบให้คอร์สที่สองเดินตาม เมื่อคุณทำคอร์สที่สามเสร็จ คุณจะพบว่าเวลาที่ใช้ลดลงเหลือสองถึงสามวัน เพราะงานที่เหลือคือการเรียบเรียง ซึ่งเป็นทักษะที่ฝึกได้เร็ว ต่างจากการถ่ายทำที่ต้องใช้อุปกรณ์และคน

สุดท้าย อย่ารอให้เนื้อหาครบก่อนแล้วค่อยเริ่ม เพราะเนื้อหาไม่มีวันครบ ระบบเปลี่ยน นโยบายเปลี่ยน คนเปลี่ยน คอร์สอบรมภายในเป็นของที่ต้องแก้ตลอดอายุการใช้งานอยู่แล้ว การยอมรับข้อนี้ตั้งแต่ต้นทำให้คุณออกแบบมันให้แก้ง่าย และคอร์สที่แก้ง่ายคือคอร์สที่ยังถูกต้องอยู่ในอีกสองปีข้างหน้า ซึ่งมีค่ากับบริษัทมากกว่าคอร์สที่สวยแต่ล้าสมัยไปตั้งแต่ไตรมาสที่สอง